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Casablanca le 21/04/2022

Note d’information

Utilisation des solutions Microsoft Teams et de la messagerie instantanée

Mesdames, Messieurs

L’adoption des solutions digitales de collaboration nous a permis, en période de confinement et depuis
la reprise du travail en mode hybride, de maintenir un niveau satisfaisant de fonctionnement.

En effet, grâce aux outils de collaboration et de messagerie instantanée nous avons pu tenir des
réunions, communiquer, partager et nous informer d’une manière fluide et efficace.

Ces outils sont de plus en plus adoptés par nos collaborateurs et sont désormais considérés comme
des outils indispensables au quotidien. Dans l’objectif d’optimiser et de sécuriser leur niveau
d’utilisation, je vous prie de trouver ci-après des recommandations et bonnes pratiques, qui tiennent
compte des conclusions de la consultation réalisée auprès des collaborateurs des Domaines Agricoles :

Utilisation de Teams
- Favoriser l’utilisation de Teams et de l’ensemble des modules pour collaborer, partager et
communiquer en interne,
- Interdire le partage des données confidentielles dans les groupes Teams : documents
confidentiels, informations stratégiques, rapports consolidés financiers et Contrôle de gestion,
courriers officiels LDA,
- Lors des réunions Teams, être sensible à la confidentialité de l’information, n’inviter que les
collaborateurs concernés et décomposer les réunions corporate en réunions par BU ou par
périmètre fonctionnel.
- Recommander un ratio de temps de réunion Teams à 40% du temps de travail quotidien,
- Interdire la participation à plusieurs réunions en simultané,
- Interdire le transfert des liens de réunion. Seul l’organisateur est habilité à inviter les
participants,
- Limiter le nombre de participants aux réunions et inviter uniquement les collaborateurs
concernés. Le nombre moyen recommandé ne doit pas dépasser 20 collaborateurs,
- Interdire la participation aux réunions en conduisant,
- Adopter Yammer, réseau social de l’entreprise, pour la communication interne,

Utilisation de la messagerie instantanée (exp : Whatsapp, Kaizala, …)


- Favoriser l’utilisation des solutions de messagerie instantanée pour la communication, le
partage et la collaboration,
- Interdire le partage des données confidentielles : documents confidentiels, informations
stratégiques, rapports consolidés financiers et Contrôle de gestion, courriers officiels LDA,
- Maitriser la création des groupes de diffusion et leurs membres et interdire les transferts
d’invitation,
- Sauf urgence, respecter la vie privée en évitant les communications après 20h
- Favoriser l’utilisation de la solution Kaizala. Cette dernière fait partie du catalogue des solutions
offertes par Microsoft Office365 et permet de déployer une stratégie de sécurité corporate,

L’usage de l’email reste, bien entendu, d’actualité pour supporter les communications formelles,
nécessitant un suivi, un classement et un archivage. Il est, cependant, recommandé d’adopter la règle
des trois emails : au-delà d’un échange de trois e-mails sur un sujet, il est recommandé de provoquer
une réunion ou un appel téléphonique pour avancer.

Les solutions Teams et Kaizala font parties d’un catalogue de produits proposés par Office365. Ces
solutions sont disponibles sur www.office.com, vous pouvez vous y connecter en utilisant vos
identifiants Teams.

L’équipe de la DTD est à votre disposition pour vous accompagner à tirer le meilleur de ces outils
digitaux.

Annexe

4 niveaux de confidentialité sont retenus :


Confidentiel : information qui aurait un impact majeur sur l’image et la réputation de
l’entreprise si elle était communiquée en dehors des personnes nommément
autorisées à en connaitre le contenu. Le circuit de l’information doit être validé par
le top management,
Classification des Restreint : Information qui aurait un impact significatif pour l’Entreprise si elle était
données communiquée hors du périmètre souhaité ; elle nécessite un accès limité à des
personnes ou à un groupe de diffusion bien défini.
Interne : Information ayant vocation à demeurer au sein de l’Entreprise. Sa
communication à l’extérieur ne peut se faire que sur autorisation hiérarchique
Public : Information qui peut être rendue publique sans implication pour l’entité ou
pour l’Entreprise

Catalogue des To Do, Planer, visio, Forms, Kaizala, Yammer, MS Office web, OneNote, Project, …
solutions disponibles
sur www.office.com
Plusieurs solutions de messagerie instantanée existent sur le marché. La plus
populaire est Whatsapp (2 Milliard d’utilisateurs), suivi de Telegram (500 millions),
Solution de Signal (50 millions) et Kaizala (15 millions).
messagerie Toutes ces solutions offrent une communication chiffrée de bout en bout. La solution
instantanée Kaizala offre un avantage de gestion corporate de la sécurité à travers la plateforme
www.office.com, pour prévenir contre la fuite des informations.

Le Directeur Général : B. BOUAMAR

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