Estado Libre Asociado de Puerto Rico DEPARTAMENTO DE HACIENDA rea de Contabilidad Central de Gobierno

Carta Circular Nm. 1300-01-08

Ao Fiscal 2007-2008 6 de julio de 2007

A los Secretarios de Gobierno y Directores de Dependencias del Estado Libre Asociado de Puerto Rico Asunto: Estimados seores: La Carta Circular Nm. 1300-51-07 estableci las instrucciones de cmo identificar los comprobantes de pago correspondientes a cuentas a pagar al 30 de junio de 2007. Tambin responsabiliz a las agencias a enviar dichos comprobantes a este Departamento no ms tarde del 31 de agosto de 2007. El propsito de esta Carta Circular es impartir las instrucciones a seguir en la preparacin y trmite del Modelo SC 943A, Resumen de Cuentas a Pagar Obligadas al 30 de junio de 2007, del Modelo SC 943B, Resumen de Cuentas a Pagar No Obligadas al 30 de junio de 2007 y del Modelo SC 943C, Resumen de Deudas Aos Anteriores. MODELO SC 943A 1. Aquellas agencias que despus del 31 de agosto tengan comprobantes identificados como AP, pendientes de procesar, deben enviar al Negociado de Intervenciones del rea de Contabilidad Central de Gobierno el Modelo SC 943A, Resumen de Cuentas a Pagar Obligadas al 30 de junio de 2007 (Anejo 1). 2. En el Modelo SC 943A totalizarn, por cuenta de gasto especfica, las cuentas a pagar de cada fondo individual (incluyendo el Fondo General) y dentro de cada fondo, por clase acreedor, segn se indica a continuacin: A. B. C. D. E. F. Cuentas a Pagar - Entidades Privadas e Individuos Cuentas a Pagar - Otros Fondos Cuentas a Pagar - Corporaciones Pblicas Cuentas a Pagar - Municipios Cuentas a Pagar - Gobierno Federal Otras Cuentas a Pagar Cuentas a pagar al 30 de junio de 2007

3. Las agencias prepararn, adems, una lista, en original y copia, en la cual indicarn: nombre de los suplidores, nmero de las facturas, nmero del fondo, nmero de la

CC 1300-01-08 6 de julio de 2007 Pgina 2

cuenta de gasto especfica y el nmero de obligacin. Enviarn el original de la lista al Negociado de Intervenciones acompaada del original del Modelo SC 943A. Al certificar dicho Modelo, el Jefe de la Agencia o su Representante Autorizado, se asegurar que la informacin que se indica en el mismo es correcta. 4. Las agencias que no tengan cuentas a pagar obligadas al 30 de junio de 2007 debern indicarlo as en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo. MODELO SC 943B 1. Aquellas agencias que al 30 de junio de 2007 tengan deudas pendientes de pago para los cuales no obligaron fondos al cierre de ao fiscal debern preparar el Modelo SC 943B, Resumen de Cuentas a Pagar No Obligadas al 30 de junio de 2007 (Anejo 2). Al preparar dicho Modelo seguirn las instrucciones establecidas para el Modelo SC 943A y debern preparar tambin la lista requerida para el Modelo SC 943A. 2. Las agencias que no tengan cuentas a pagar no obligadas al 30 de junio de 2007 debern indicarlo as en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo. MODELO SC 943C 1. En aquellos casos que tengan deudas pendientes de pago de aos anteriores al ao fiscal 2006-2007 debern preparar el Modelo SC 943C, Resumen de Deudas Aos Anteriores (Anejo 3). En la columna de cuentas a pagar registradas en aos anteriores se incluirn las cuentas registradas en aos pasados y an no han sido pagadas durante este ao fiscal. En la columna de cuentas a pagar no registradas en aos anteriores se indicarn las cuentas que no se incluyeron en aos pasados. Estas deudas no deben ser incluidas en los Modelos SC 943A y SC 943B. Al preparar dicho Modelo seguirn las instrucciones establecidas para el Modelo SC 943A y debern preparar tambin la lista requerida para el Modelo SC 943A. 2. Las agencias que no tengan cuentas a pagar de aos anteriores debern indicarlo as en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo. DISPOSICIONES GENERALES 1. Las agencias no utilizarn los siguientes objetos de gastos para completar estos Modelos, porque afectan los anlisis que realiza el Departamento para propsitos de los Estados Financieros: A. E 9050 - Anticipos de Fondos a OPES B. E 9760 - Transferencias Operacionales a Otros Fondos

CC 1300-01-08 6 de julio de 2007 Pgina 3

C. D. E. F. G. H.

E 9761 - Transferencia a un Mismo Fondo E 9762 - Fondo de Construccin E 9763 - Fondo de Renovacin y Reemplazo E 9801 - Transferencias de Saldos Libres E 9950 - Traspaso de Costos Indirectos al Fondo General Sobrante E 9951 - Costos Indirectos - Fondos Federales

2. Los Modelos SC 943A, SC 943B y SC 943C deben recibirse en el Negociado de Intervenciones no ms tarde del 7 de septiembre de 2007. Las agencias retendrn copia de cada modelo en sus expedientes para evaluacin en el proceso de auditora de los estados financieros. En dicho expediente conservarn tambin copia de la lista antes mencionada, las facturas u otros documentos que utilicen para preparar la informacin que se les solicita en esta Carta Circular. 3. Las agencias que utilizan la Aplicacin People Soft 8.4 tambin tienen que cumplir con las disposiciones de esta Carta Circular. 4. Las agencias podrn reproducir el Modelo SC 943A, SC 943B y SC 943C (Anejos 1, 2 y 3) en sus propias facilidades, igual a los diseos que se acompaan. Si desean recibir los Modelos antes mencionados por correo electrnico debern comunicarse con el Negociado de Sistemas Fiscales al (787) 721-2020 exts. 2322 2333. Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Nm. 1300-02-07, aprobada el 13 de julio de 2006. Ser responsabilidad de las agencias hacer llegar esta Carta Circular al Personal que tenga a su cargo la preparacin y trmite de la informacin aqu solicitada. Cordialmente,

Juan C. Mndez Torres Secretario de Hacienda

Anejos