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Gu a

prctica

para

hacer

Exposiciones exitosas

ISBN: 970689327-X 9 789706893277 Gua prctica para hacer exposiciones exitosas Autor: Giovanni M. Martnez Castillo Primera edicin: noviembre de 2007 Universidad de Sonora Divisin de Ciencias Sociales Licenciatura en Ciencias de la Comunicacin. Portada: Platn y Aristteles en La escuela de Athena de Rafael Sanzio 1510-1511 ( fragmento) Publicacin arbitrada por: M.C. Zoila Pablos Lugo y M.C. Carlos Tena Figueroa. Universidad de Sonora Rosales y Boulevard Luis Encinas C. P. 83000

2007, Giovanni Mauricio Martnez Castillo

Agradecimientos:

Mi ms sincero agradecimiento a todas aquellas personas, empresas e instituciones que colaboraron para la realizacin de esta gua, en especial a aquellos que me motivaron a realizarla: Dra. Silvia Molina y Vedia Dr. Aquiles Fuentes Fierro Dr. Daniel Carlos Gutirrez Rohn C. Dra. Norma Guadalupe Pesqueira Bustamante M. C. Karina vila Dominguez Lic. Jess Moreno Durazo A quienes revisaron y corrigieron este trabajo gracias por sus consejos, observaciones y sugerencias: M. C. Carlos Tena Figueroa M. C. Zoila Pablos Lugo A quienes me externaron su apoyo y me motivaron para la consumacin de este esfuerzo: M. C. Lisset Oliveros Rodrguez M. C. Manuela Matuz Verduzco M. C. Joaqun Flix Anduaga Y, lo ms importante, a quienes dedico este trabajo, a mi esposa Mara Esthela y a mis hijos: Gabriel Elas, Paul Abraham, Charity Victoria y Jos Miguel

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ndice
Descripcin general
El mtodo expositivo El modelo de entrenamiento S3P3 7 7 10 14 15 15 17 19 19 21 23 25 25 26 27 28 28 29 30 31 31 32 36 36 37 38 42 43 43 43 50 53 54 54 55 55 56 56 58

1. Planeacin
1.1 Visualizacin 1.1.1 El tema 1.1.2 La audiencia 1.1.2.1 Tipos de Audiencia 1.1.2.2 Estilos de la toma de decisin en ejecutivos 1.1.2.3 Mtodos de aprendizaje de la audiencia 1.1.3 Su propsito 1.2 Proyeccin 1.2.1 La evidencia 1.2.1.1 Tipos de evidencias 1.2.1.2 En dnde investigar 1.2.2 La Estructura 1.2.2.1 Organice la estructura 1.2.2.2 Patrones estructurales de organizacin 1.2.2.3 La estructura inversa, el sistema 3-1-2 1.2.2.4 Aplique la estructura inversa en su proyeccin Tres: Disee su conclusin Uno: Planee su introduccin Dos: Organice el desarrollo del tema 1.2.3 Mida su tiempo 1.2.4 Materiales de apoyo 1.2.4.1 Por qu usar materiales impresos? 1.2.4.2 Por qu usar una presentacin digital? 1.3 Realizacin 1.3.1 La forma 1.3.1.1 Concepto del diseo 1.3.1.2 Diseo en pantalla 1.3.1.3 Elaboracin de materiales impresos

2. Preparacin
2.1 La prctica hace al maestro 2.1.1 Preprese para entregar de la exposicin 2.1.2 Practique en voz alta 2.1.3 Practique usando tecnologa 2.1.4 Practique el Consejo de Expertos 2.1.5 Eliminando hbitos molestos

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2.2 Busque asesora profesional Consejos y tcnicas de los expertos para las grandes presentaciones

59 59 61 61 62 64 66 67 69 70 70 71 73 75 79

3. Performance
3.1 El discurso pblico acertado 3.1.1 Comunicacin no verbal 3.1.2 Comunicacin verbal - la voz 3.1.3 Escuche activamente 3.1.4 Estilo 3.1.5 Nervios? 3.1.5.1 En la situacin de me olvid de lo que iba a decir 3.1.5.2 Concentracin 3.2 Sesin de preguntas y respuestas 3.3 D el salto hacia la excelencia 3.4 Logstica 3.5 Evaluacin Actividades Uno Presentacin del tema Dos Aprenda a definir su audiencia Tres El Mtodo de planeacin 3-1-2 Cuatro Performance Cinco Auto-evaluacin Resumen ejecutivo de la exposicin Fuentes

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Descripcin general
Lo que se oye tiende a olvidarse, lo que se ve queda en nuestra memoria, lo que se hace se aprende. Lo que se escucha, se observa y se realiza, se domina. Para tener control sobre la realizacin de una exposicin, el hecho de argumentar en pblico una idea, un proyecto, una propuesta de solucin a un problema o simplemente compartir informacin, es necesario que cumpla con los estndares de calidad, atributos y caractersticas que lleven a efectuar el propsito para el que fue diseada, es decir, que logre el xito.

El mtodo expositivo
El mtodo expositivo, que consiste en la declaracin de un tema lgicamente estructurado, en donde el recurso principal es el lenguaje oral, es uno de los ms antiguos y probablemente es el recurso de enseanza, capacitacin y promocin ms utilizado. De esta manera, la exposicin como mtodo provee de estructura y organizacin de temas complejos pero tambin permite extraer los puntos importantes de esa amplia gama de informacin. Para realizarla, es preciso lograr que nuestros interlocutores reciban un mensaje claro, concreto, especfico y acorde a los objetivos trazados. La posibilidad de contar con el tiempo y la atencin de un grupo de personas, muchas veces con poder de decisin, es una oportunidad estratgica que puede aprovecharse al mximo si se cuenta con los conocimientos y tcnicas adecuadas. Mientras que el trabajo duro y las buenas ideas son esenciales para el xito, la habilidad para expresar esas ideas y conseguir que otros se sumen a ellas es igual de importante. Cuando el discurso es uno a uno, en grupos pequeos, depende mucho de la expresin verbal y no-verbal del orador, pero en discursos ms formales como un examen de grado o la venta de un proyecto, o una conferencia ante pblicos numerosos, lo primero que se requiere es capacitarse, ya que en el mundo actual frecuentemente se producen situaciones en las que es necesario exponer un tema determinado ante pblicos especficos. En la actualidad, con las facilidades que ofrecen las nuevas tecnologas de la informacin y las posibilidades de mayor acceso a la misma, este recurso ha ido variado sus caractersticas originales al integrar herramientas de diversa ndole para que el expositor pueda estructurar y organizar un determinado material para hacerlo ms accesible a su audiencia. Actualmente el discurso oral se ha visto enriquecido hasta convertirse en verdaderas experiencias multimedia; la principal virtud de las presentaciones digitales es que permiten integrar fcilmente informacin de diferentes fuentes y tipos (texto, imagen, sonido, vdeo, interaccin). Esta gua profundiza aquellos aspectos que se refieren a la preparacin, forma y ejecucin de las exposiciones en diferentes mbitos acadmicos o empresariales. 7

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Si este pensamiento lo pone nervioso, recuerde que no est solo; muchos expositores carecen de las habilidades y la confianza para hacer exposiciones eficaces, en algn momento todos hemos sido vctimas de oradores que nos pusieron a dormir y, aunque probablemente ellos saban de su ineficacia se enfrentaron al reto, a pesar de tener las mejores intenciones, puede ser que usted no lo haga mejor. Puede conocer el tema y anotar las ideas, pero en el momento de exponerlo todava no lo hace bien: Ser por la manera en que entrega su discurso? O quiz la audiencia no est interesada en el tema? sta es una descripcin bastante exacta de lo que sucede, una y otra vez, a estudiantes de nivel superior y posgrado, profesores, profesionistas y ejecutivos de muchas compaas. Por qu estas personas talentosas dudan en el momento de disear una buena exposicin? Quiz porque no saben organizar lgicamente los puntos cmo crear un mensaje claro y preciso, cmo incluir historias vvidas en su charla, cmo desarrollar el tema, cmo motivar a la audiencia, cmo sacarle provecho a todas las herramientas y recursos audiovisuales, cmo practicar su exposicin de la manera correcta y cmo llamar a la accin. En pocas palabras, dudan porque desconocen cmo hacer exposiciones exitosas. La clave para lograr el xito en esas situaciones, supone los siguientes aspectos: Conocimiento del tema La seleccin y estructuracin de los contenidos Facilidad a la hora de comunicarlos Comodidad ante los interlocutores La utilizacin eficaz de herramientas tecnolgicas de apoyo Sin embargo, cuando la comunicacin es escasa y el contenido deficiente no se puede solucionar ni con la ms moderna tecnologa ni con un libro, un curso y, ciertamente, no por la presente gua; lo que se necesita es aprender a investigar. Cuando el mtodo de exposicin se aplica de manera apropiada, con el contenido adecuado a los espacios de tiempo disponible e integrado otras estrategias didcticas, puede contribuir enormemente a lograr su objetivo. No obstante, cuando estas premisas no se cumplen y slo se emplean los recursos tecnolgicos sin sentido algunos autores, como Tufte,1 denominan a este fenmeno el sndrome de PowerPoint, PowerPointlessness o PowerPointitis; es decir, el abuso del medio digital para intentar suplir la deficiencia de contenidos, aunado al desconocimiento del lenguaje audiovisual en una herramienta eminentemente multimedia; en la que se intenta saturar de texto como si fuese un medio impreso al desconocer todos sus potenciales. No estamos en contra del empleo del software
1

Edward R. Tufte. Profesor emerito de ciencia poltica, ciencias computacionales y estadstica, y diseo grafico de la Universidad de Yale. En The Cognitive Style of PowerPoint escribi: las diapositivas con movimiento a menudo reducen la calidad analtica de las presentaciones. En particular, las populares plantillas de PowerPoint* (prediseadas y listas para usarse). * PowerPoint es una marca registrada de Microsoft Corporation de esta particular aplicacin del software; pero tambin se domina as a las presentaciones digitales alrededor del mundo, por lo que la palabra PowerPoint ha venido a ser esencialmente sinnimo de charlas a toda clase de pblico apoyadas con laminas o diapositivas digitales. Microsoft tiene una demanda de 400 millones de usuarios por todo el planeta de Suite Office, el paquete que contiene PowerPoint. Aunque no existe ninguna estimacin de la firma con nmeros reales de los usuarios de este software ni para programas de usos similares tales como Keynote de Apple, Lotus Freelance Graphics de IBM o programas libres como OpenOffice Impress, tales datos es probablemente que sumen centenares de millones (Card 2005, estimacin basada sobre respuesta del E-mail del departamento de la comercializacin de Microsoft Corporation).

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sino de su uso deficiente; de hecho, lo que aqu se propone es el empleo adecuado tanto del mtodo de exposicin como del uso didctico de las presentaciones digitales el problema no es el software, por el contrario, si se le aplica un enfoque sistemtico relacional de manera que el expositor pueda emplearla de forma no-lineal es una magnfica herramienta para comunicar informacin, para motivar y ensear. Entonces, aprender a hacer exposiciones exitosas es una habilidad crtica. Una exposicin exitosa es un proceso de comunicacin en el que cada uno de los componentes cumple con su objetivo: el expositor (emisor) intenta que su informacin (mensaje) llegue a toda la audiencia (sus receptores), quienes esperan que se les proponga algo til y prctico para cubrir alguna de sus necesidades, (por lo que el emisor previamente debe investigar las caractersticas generales de su pblico: su edad, gnero, nivel educativo, creencias y experiencias previas, autoestima, necesidad de aprobacin y forma de aprendizaje auditivo, visual, kinestsico) y para ello realizar una presentacin (medio) que contemple diversos canales (auditivos, visuales, audiovisuales o multimedia) en busca de un contexto comn sirva para que los datos, hechos y evidencias expuestas una vez que estos se reinterpreten sirvan para lograr una retroalimentacin, es decir una respuesta a la propuesta de solucin al problema planteado; ser exitosa en la medida que se cumplan las expectativas del emisor, lo que requiere una evaluacin posterior a este proceso altamente persuasivo.
Cuadro 1: Elementos del proceso de comunicacin durante el mtodo de exposicin

Podramos decir que la capacidad de comunicarse est ntimamente relacionada ms que con saber hablar, saber escuchar al interlocutor para efectuar la retroalimentacin. En una exposicin exitosa el auditorio busca un consejo, informacin, inspiracin, o todo en conjunto y no hay mejor forma de convencer al pblico que entregarle un mensaje que realmente diga algo y que les proporcione una experiencia que valoren como algo verdaderamente significativo.

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El modelo de entrenamiento S3P3


El siguiente modelo fue diseado originalmente por Lawrence L. Tracy, autor de The Shorcut to Persuasive Presentations (Los Atajos para las Presentaciones Persuasivas) y es empleado en talleres avanzados de comunicacin dirigido a las grandes corporaciones y las agencias estatales norteamericanas para los diplomticos que se preparan para ir a las embajadas. Este modelo es sostenido por tres pilares conocidos en ingls como las tres S; Sustancia, el conocimiento que el expositor investigo sobre el tema; Estructura, los medios lgicos por los cuales este conocimiento es expuesto a la audiencia; y Estilo, el uso de dispositivos retricos, el arreglo y eleccin de palabras, la calidad vocal, expresin facial, los gestos y comunicacin no verbal. Estos pilares son la base de la pirmide que Tracy denomina las tres P: Planeacin, Prctica y Presentacin. Veamos como las define: Planeacin Es la preparacin de una exposicin que agregue valor a su audiencia; definiendo el objetivo lo qu quisiera que su audiencia hiciera en trminos de su propio inters; definiendo su exposicin para esa audiencia, en ese tiempo, en ese tema; ganando la atencin de manera que pueda engranar su objetivo con las necesidades y las preocupaciones de la audiencia; superando las limitaciones inherentes en las exposiciones orales de retencin y atencin de la audiencia; explotando el efecto de novedad y primaca para conducirlos hacia los puntos clave.

Diseado Modelo S3P3 por Tracy (2005)

Practica Es la realizacin previa en forma de ensayo enfocada hacia una unidad temtica planeada con el mtodo 3-1-2; llamando la atencin en la apertura y reforzando el cierre; forma que construye un andamio lgico; ejemplificando y reforzando con citas; dominando los atajos a la elocuencia las pausas estratgicas, el ritmo en el discurso y las preguntas retricas para llegar a ser un expositor ms experimentado: aprendiendo la elegancia; anticipando las probables objeciones y preguntas, a travs de la simulacin rigurosa del consejo de expertos con colegas que actan en papel de la audiencia, de manera que pueda preverlas en su exposicin y buscar la forma de contestar adecuadamente. De la misma manera, aprender cundo y cundo no utilizar representaciones visuales que refuercen su mensaje y no que lo distraigan; as como conocer las ventajas y las trampas de las presentaciones digitales, haciendo todo lo posible por evitar la ley de Murphy que a grandes rasgos dice: si algo tiene la posibilidad de salir mal, saldr mal. Performance Hemos empleado la palabra Performance como el acto de realizar y ejecutar la entrega de (o dar a conocer) la informacin, con el fin de no confundir al lector con la

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palabra presentacin la que hemos usado para identificar al conjunto de herramientas digitales que utiliza el orador para orientar al auditorio sobre el tema de su exposicin. Recuerde que la primera impresin siempre perdura, para mantenerse enfocado en el tema y tener congruencia entre la comunicacin no-verbal y las palabras es necesario aprender cmo leer la comunicacin no-verbal de su audiencia mientras que le est hablando; canalizando su nerviosismo para que trabaje a su favor, porqu cmo usted se vea y se escuche ser el impacto para conseguir el objetivo de su mensaje; eliminando los molestas muletillas; haciendo la que la sesin de preguntas y de respuesta sea su momento ms fino, tendiendo un puente entre la audiencia para revertir la disonancia cognoscitiva a su favor y conseguir que sus ltimas palabras faciliten la retencin de su principal argumento. Otros expertos como Lenn Millbower (2006) acentan la importancia de la personalidad del expositor durante el performance, argumentando que la planeacin y la preparacin ayudan a la perfeccin tcnica, pero no la conexin personal con la audiencia. Lo que se busca es lograr la credibilidad al ser competente y cuidadoso en la forma en que se entrega y comparte la informacin y para eso, dice Millbower, se requiere que el estilo resalte la personalidad del orador; la clave es compartir esos elementos que le son genuinos. Podramos decir que lo que constituye el corazn del modelo S3P3 no es otra cosa que la actualizacin de la Retrica de Aristteles traducida y aplicada en los tiempos modernos: la sustancia contesta a la pregunta Qu se investig?, es decir, el proceso de investigacin sobre un tema y objeto de estudio que requiri una metodologa y tcnicas especficas para conocer los datos y encontrar las evidencias que nos permitan proponer alternativas de solucin al problema planteado. Una vez realizada la investigacin y slo entonces, surge la necesidad de compartir los resultados y aqu es cuando el mtodo de entrenamiento de la tcnica de exposicin se hace necesario y gracias a que el modelo S3P3 es flexible hemos integrado, ampliado y desarrollado algunos de sus elementos sobretodo en diseo del proceso de produccin y realizacin en lo referente a la estrategia de planeacin y entrega con la aplicacin de los recursos bsicos de la comunicacin. El acercamiento que presentamos aqu afirma la nocin que para realizar una exposicin implica la parte final de proceso de investigacin en el que hay que seguir una serie de pasos bsicos: la reflexin del objeto de la exposicin, el anlisis de la audiencia, la elaboracin y estructuracin de la exposicin, la utilizacin de apoyos audiovisuales, la interaccin con la audiencia y dentro de cada uno de ellos aprender a tomar decisiones estratgicas. Para ello precisaremos los elementos, preguntas crticas y ejemplos necesarios para reflexionar sobre ellos. Nuestra finalidad es que su mensaje tenga una mayor efectividad, ayudarle a mejorar su habilidad de comunicarse y, en definitiva, ser capaz de llevar a cabo las acciones dentro del proceso de su exposicin que le orienten a alcanzar sus metas; ya sea si su actividad profesional le implica hacer exposiciones frente a grupos pequeos, disear y realizar proyectos para una reunin, convencer a inversionistas para que piensen en su empresa o institucin, realizar exposiciones formales en salas de conferencias, presentar su examen de grado o simplemente preparar una clase. 11

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La informacin incluida en esta gua es un esquema de entrenamiento el cual, a pesar de su brevedad, le ayudar a ser un expositor eficaz y persuasivo: una habilidad vital para el profesionista de hoy. Nos enfocaremos en tcnicas prcticas, diseadas por los consultores en comunicacin ms renombrados a nivel mundial, para disear, planificar y ejecutar exposiciones exitosas, apoyadas por materiales impresos y herramientas visuales en presentaciones asistidas por computadora; con pasos bsicos que nos orientan en cmo formular una estrategia para la audiencia especfica, desarrollar una estructura flexible que fluya, preparar el material para realzar y no para distraer, preparndolo para dar respuestas confiables e informadas a las preguntas del pblico y enfrentar el desafo.
Cuadro 2: Modelo simplificado de entrenamiento S3P3 para realizar exposiciones exitosas

Elaboracin propia con base en: Adler (2005), Clark B. (2006), Clark D. (1998), Mills (2005), Wilder (2001), Millbower (2006) y Tracy (2005).

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VENTAJAS DEL USO DE ESTA GUA Respuesta favorable de la audiencia: Los miembros de la audiencia prefieren las exposiciones que son sistemticas y fciles de seguir. Ahorro de tiempo: El expositor ahorrar tiempo para dedicarlo al contenido. No ms sentarse y comenzar a hacer diapositivas digitales. En su lugar, comenzar decidiendo el formato que va a utilizar para presentar los datos y las recomendaciones de manera lgica y secuencial. Comprensin: La audiencia encontrar que la exposicin es fcil de seguir por su lgica y orden; con ello lograr un mejor desempeo, enfocado y profesional. Mensajes claros: Durante la exposicin el mensaje estar presentado de forma clara y precisa para cumplir el objetivo esperado. Mejores decisiones tomadas: Cuando la informacin se da de manera organizada, la audiencia pueden comparar y contrastar la decisin que se les estn pidiendo tomar.

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1 P lan eacin
Primero est el pensamiento, luego la organizacin de dicho pensamiento en ideas y planes y por ltimo, la transformacin de dichos planes en realidad. El inicio, como podrn ver, parte de su imaginacin. Napolen Hill2 El proceso de planeacin para analizar cmo abordar el tema de su exposicin lo dividiremos en tres secciones: 1. Visualizacin: Aqu se examinarn los elementos bsicos de una exposicin exitosa, comenzando con el planteamiento del problema Un anlisis de cmo debe abordarse el tema, cul es su objetivo y que caractersticas tiene la audiencia a la que se va a dirigir. 2. Proyeccin: Comprender los pasos necesarios para preparar una exposicin que d posibles soluciones al tema planteado. 3. Realizacin: Aprender cmo motivar a la accin apoyado de materiales escritos y visuales integrando los recursos digitales necesarios en sus materiales proyectados e impresos para reforzar su presentacin digital para que sea atractiva para el pblico.
Cuadro 3: Cmo abordar el tema de exposicin

Elaboracin propia con base en: Hill (2005), Prophet (1998) y Garner (1987). 2 Napolen Hill (1883-1970). Ha sido quizs el hombre ms influyente en el rea de logro personal de todos los tiempos. Su clsico Piense y hgase rico ha ayudado millones de personas. Su cita ms famosa es: lo que la mente del hombre puede concebir y puede creer, lo puede lograr." Hill fue un hombre increble. Luchando contra toda clase de desventajas y presiones, dedic ms de 25 aos de su vida a entrevistar a los grandes triunfadores e investigar sus carreras. Su meta? aislar y definir las razones por las cuales tantos fracasan y tan pocos alcanzan el xito. Entrevisto a 500 millonarios que le revelaron el origen de su riqueza. El resultado de su trabajo fue una filosofa con los siguientes principios: 1) Precisin de objetivos, 2) Genio creador, 3) Una personalidad agradable, 4) Fe aplicada, 5) Recorre un kilmetro ms, 6) Trabajo en equipo, 7) Visin creadora, 8) Autodisciplina, 9) Exactitud de pensamiento, 10) Aprender de la derrota, 11) Atencin controlada, 12) Iniciativa personal, 13) Entusiasmo, 14) Dedicacin de tiempo y dinero, 15) Conservacin de una buena salud fsica y mental, 16) Utilizacin de la fuerza del "hbito", y 17) Una actitud mental positiva .

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1.1 Visualizacin
La visualizacin es concentracin La concentracin produce visualizacin Elizabeth Clare Prophet3 El primer criterio para realizar una exposicin exitosa es: concentracin, concentracin y ms concentracin. Para Howard Garner, quin desarrollo la Teora de las Inteligencias Mltiples, la visualizacin es la capacidad para construir o evocar imgenes visuales y acsticas mentalmente,4 lo que adems es un gran recurso para fomentar la creatividad cuando se expone un tema. Es posible que esto le suene demasiado elemental, pero existen varios puntos que debe tener claros antes de hacer cualquier exposicin: 1. El tema 2. La audiencia 3. Su propsito (qu va a decir) (a quin se dirige) (qu quiere conseguir)

Y para despus de haber expuesto: 4. Evaluacin (segn su audiencia cumpli con sus expectativas) 5. Autoevaluacin (logr su propsito?)

1.1.1 El tema
Defina el tema y las palabras fluirn solas Al preparar la exposicin de un tema es importante considerar los siguientes aspectos: Delimitar el tema le permite: desechar todo lo que est dems, integrar lo que le hace falta y presentar justo lo necesario. Definir el nombre del tema es el 50% del trabajo, el otro 50% se va integrando a medida que se investiga, procesa y relaciona. Plantear el problema relacionado con el tema es el primer paso que se debe dar para exponer cualquier estudio; en su redaccin se puede detectar en forma implcita y sinttica los objetivos, el contenido, la metodologa y, en general, las caractersticas del estudio; un buen principio para redactarlo responde a qu se estudi, porqu, cmo, cuando y dnde?

3 Elizabeth Clare Prophet, escritora, conferencista e instructora. Entre ella y su esposo, Mark L. Prophet, han registrado y publicado algo de las enseanzas espirituales ms profundas y hermosas del mundo en ms de 75 libros. Ha instruido ampliamente a lo largo de los Estados Unidos y en 29 pases ms, dando conferencias en ms de 150 ciudades de los seis continentes Presidente y fundadora de Montesori Internacional, The Summit Lighthouse, Summit University, Summit University Press. Ha hablado de su vida, trabajo y enseanzas en numerosos programas de radio y televisin. 4 Garner Howard, en su Teora de las Inteligencias Mltiples, propone que no hay una sola inteligencia sino muchas y ofrece criterios para observarlas y desarrollarlas, no medirlas. Las inteligencias que menciona son ocho: 1) Cinestsica Verbal-lingstica, 2) Musical, 3) Lgico- matemtica, 4) Interpersonal, 5) Visual-espacial, 6) Intrapersonal, 7) Corporal y 8) Naturalista.

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Clarificar la naturaleza del tema para que el pblico conozca la perspectiva desde la cual se abordar, esto les permite dar sentido a la informacin que se est exponiendo. La idea decir lo que ya otros han encontrado (estado del arte), sino comparar, actualizar y aportar nueva informacin al reflexionar sobre como esa informacin permite conocer mejor y dar solucin al problema que nos hemos planteado. Aportar informacin (datos nuevos) y evidencia suficiente para sustentar un argumento slido que cubra los tpicos y dimensiones exigidos por el proyecto de investigacin impreso. La respuesta a cunto es suficiente? depende del tema que se aborde. Se debe tener en cuenta que las exposiciones efectivas dependen de la calidad de la informacin expuesta y no slo de la forma como sta se presente. Ponga especial cuidado en la articulacin de la informacin que aporta en su exposicin. Un argumento slido debe conducir a una exposicin fluida de los datos nuevos sobre un tema en particular que la audiencia desconozca. Cuando el orador haya construido respuestas, creado soluciones, tomado decisiones y propuesto recomendaciones sobre un tema, podr dedicarse a compartir sus descubrimientos.5 La informacin puede ser infinita, a menos que se organice; es decir cuando definimos un tema y seleccionamos qu informacin es necesaria y cul no, esto slo puede lograrse cuando se organiza por localizacin, por alfabeto, por tiempo, por categora y por jerarqua. Una vez organizada se denomina compartibilidad6 al grado por el cual la informacin es compartible. La informacin tiene compartibilidad alta si es fcil compartir entre diversos individuos sin la prdida de fidelidad. La informacin perceptiva y emocional no es particularmente compartible. Cuando comparte tiene un tiempo limitado para exponer su idea y la atencin de la audiencia tambin es limitada a no ms de ocho minutos por aspecto. Dependiendo de la cantidad de tiempo que le sea asignado y del nimo del pblico lo mejor es apegarse de tres a cinco ideas principales. Cualquiera que sea el tema seguramente no podr decirlo todo en 30 minutos; en cambio, tendr que centrarse a esos aspectos sobresalientes que desea que la audiencia comprenda y as ganarse su atencin y confianza. Para ello es necesario proporcionar las evidencias que respalden sus ideas, por lo que debe organizarse de modo que tenga suficiente tiempo para tratar cada punto con detalle. Sea cual sea su eleccin, asegrese de no salirse del tema: recuerde, slo puede presentar una idea a la vez.

5 Eduteka (2002) Consejos de los expertos para realizar presentaciones efectivas 6 Freyd, Jennifer J. (2003) What is Shareability? http://dynamic.uoregon.edu/~jjf/defineshareability.html

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1.1.2 La audiencia
Las palabras pensadas para llegar a todos puede que no lleguen a nadie. Adlai E. Stevenson, Jr.7 Una vez que sabe lo que desea comunicar, su siguiente tarea es definir a quin va a dirigirse. El xito de la exposicin depender de su habilidad para llegar a los diferentes pblicos. Si el mensaje no es relevante para la vida, experiencia o preocupacin de la audiencia, hasta el orador ms impecable puede fallar a la hora de inspirar al pblico. Conocer al mximo a la audiencia le ayudar, no slo a preparar el contenido y a cmo decirlo, sino tambin a adaptarlo a las necesidades y expectativas de los presentes, as como a su nivel cultural, grado de formacin, posicin que ocupan en la institucin o empresa y cualquier otro rasgo de inters. Conteste las siguientes preguntas: Quin ser la audiencia? Los miembros de la audiencia son sus pares? (personas con su mismo nivel de conocimiento) Son sus superiores? (maestros, jefes, inversionistas, etc.) Son estudiantes, amigos o clientes? Es un pblico cerrado (personas con caractersticas homogneas) o es abierto al pblico en general? Cul es el nivel de conocimiento y dominio que tienen sobre el tema? Los miembros de su audiencia estn familiarizados con el tema? Estn familiarizados de forma general pero no de los detalles? Es la primera vez que han odo hablar de este tema? Qu es lo que espera la audiencia que toque en su exposicin? La audiencia tiene una descripcin general? Qu necesidades y expectativas tienen al finalizar la exposicin? Esperan aprender los detalles intrincados de un tema elaborado? Cmo presentar la informacin para que la audiencia tome la decisin de poner en prctica el plan de accin que les propone? Pregntese quin es su pblico meta?, es decir, espera que todos los asistentes estn de acuerdo con usted, o slo aquellos a quienes dirigi su mensaje. Qu informacin necesita presentar y cmo?

7 Adlai Ewing Stevenson II (1900-1965) poltico americano, conocido por su habilidad en el discurso y la oratoria. Fue dos veces candidato demcrata a la presidencia de los Estados Unidos (1952 y 1956). Discurso a la Convencin Nacional Democrtica en Chicago, Illinois, el 21 de julio de 1952, frase citada por Hewlett-Packard (2007).

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A fin de orientar su exposicin tome en cuenta los siguientes aspectos de la audiencia: Tamao: Las exposiciones dirigidas a un grupo grande de personas generalmente requieren mayor formalidad y estructuracin, mientras que si es dirigida a un grupo pequeo parecer muy rgida y hasta fuera de lugar. Si va a dirigirse a un grupo grande, tendr que hacer mucho ms para lograr que todos los miembros de la audiencia se sientan involucrados en la exposicin; en cambio, con un grupo pequeo puede ser ms fcil incitar a la participacin. Considere factores como edad, profesin, origen tnico o cultural, estatus socio-econmico, perfil acadmico y sexo. Por ejemplo, hacer una exposicin a un grupo de ejecutivos experimentados requerir mayor deferencia a la edad y la experiencia que al exponer ante un grupo de recin graduados. Qu es lo que la audiencia ya sabe sobre el tpico de la exposicin? Si va a dirigirse ante un grupo de sinodales, asuma que habr mayor conocimiento del tema que si expone ante un grupo de alumnos; los expertos harn preguntas precisas sobre lo que expone, mientras que las intervenciones de los nefitos sern vagas e incluso podrn ser absurdas. Por qu la audiencia est escuchando su exposicin? Es un proceso administrativo para examinarlo? O es un experto exponiendo ante un grupo de personas que han pagado por or su opinin? O convoc a una reunin para dar a conocer su punto de vista? Si el pblico no est motivado a escucharle por naturaleza propia, entonces tendr que realizar la exposicin de una forma tan llamativa que logre motivarles en los primeros minutos a prestarle la suficiente atencin. La percepcin que se forma la audiencia sobre el expositor, puede ser real o no estar ajustada a la realidad. Cuando el orador crea percepciones positivas genera oportunidades y resultados. Aquellos que no se preocupan por la forma en que son percibidos, corren el riesgo de tener poca influencia sobre su pblico. Las percepciones se forman en tres niveles: 1) la mente humana recibe los datos, 2) los procesa y 3) emite juicios en el contexto de su propia experiencia. Aunque no podemos cambiar en la experiencia anterior de la audiencia, si podemos influir en como nos escuchan y en lo que perciben cuando exponemos.

Datos demogrficos:

Conocimiento del tema:

Motivacin:

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Suponiendo que haya creado el inters y la necesidad de que escuchen su mensaje, todava falta considerar en que forma lo procesarn los miembros de su audiencia. Por ello, debemos evitarles que tengan que hacer un esfuerzo por comprender nuestro mensaje si lo elaboramos en forma ordenada, eliminando los datos confusos, vagos o complicados y describiendo con claridad y precisin para que no se desconecten. Antes de que usted pretenda solucionar las dudas, expectativas y problemas del pblico, ellos necesitan saber que los comprende y que est capacitado para hacerlo pues sabe qu es lo que estn experimentando y entiende sus necesidades. En otras palabras, dgales cmo lleg a conocer las respuestas a sus necesidades, antes de solucionarlas. Usted se maravillar de cunto se acorta el proceso de aceptacin y cuanto mejorar su exposicin. A pesar de ello, como dice el refrn nadie es monedita de oro para caerle bien a todos, contemple que no llegar a la totalidad de la audiencia, no se desanime si alguna vez crey que lo lograra.

1.1.2.1 Tipos de Audiencia


En cualquier caso el expositor encontrar tres tipos de audiencia: La audiencia hostil: (dominantes, pensadores, oponentes e incrdulos) son las personas que por desconocimiento del tema o por conviccin estn en su contra, si les demuestra que sabe, que su propuesta es viable y que ellos estn contemplados en ella quiz se vuelvan su ms fiel pblico. La audiencia neutral: (escpticos) aquellos quienes no tienen informacin sobre el tema y no les interesa lo que viene a compartir, puede llegar a tocar sus fibras si en algn momento de su exposicin los integra a la misma. La audiencia de apoyo: (simpatizantes y seguidores) aquellos que conocen el tema y le reconocen como experto en el rea.

1.1.2.2 Estilos de la toma de decisin en ejecutivos


Entonces, cmo presentar la informacin para los distintos pblicos tomen la decisin de poner en prctica el plan de accin que les propone? Miller, Williams y Hayashi (2004) en Los cinco Senderos a la Persuasin encuestaron a 1700 ejecutivos y describen cinco estilos de la toma de decisin: Dominantes: Son conducidos por el miedo y manejan esa emocin proactivamente. Altamente independientes, tienen el gusto de tener el control del procedimiento en la toma de decisin final y tienen la tendencia de refutar al expositor. No les gusta ser empujados ni que les hagan creer que ellos tomaron la decisin. Ellos ven la informacin desde su perspectiva y es difcil hacerlos tomar algn dato que funcione contrario 19

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a su opinin. Tambin son los perfeccionistas que no estn muy interesados en ir junto con toda la gente y hacerlos sentir confortables. Pensadores: Estn abiertos a nuevas ideas, pero son muy cuidadosos y metdicos. Tienen gusto por los hechos y datos duros e investigan la informacin que los convence. Son reservados y cautelosos, exploran cada ventaja y desventaja. Son muy racionales, su lgica es el anlisis exhaustivo para tomar decisiones. Esta es la razn por la cual puede ser que no tengan las mejores habilidades sociales, y sean impertinentes Mantienen su visin del mundo y son muy desconfiados de la informacin que no entra en ella. Para un escptico, todo y todos son sospechosos. Son quienes preguntan enseguida, dicen lo que piensan sin consideracin alguna hacia su reaccin. Ellos ven los datos para encontrar qu apoya su visin; la informacin tiene que ser creble ante sus ojos antes de que le escuche. No se ponga a la defensiva ni ataque a escptico, pues no tienen miedo de ser incorrectos. Parecen estar muy excitados sobre lo que se est discutiendo, ya que les gustan las ideas novedosas. No desean escuchar una charla completa con PowerPoint slo quieren or los resultados y no todos los detalles que condujeron a ellos. Lo que realmente necesita presentarles son los riesgos y cmo reducirlos al mnimo. Aunque los simpatizantes no pueden parecer no estar interesados en el anlisis, lo que ellos buscan es la opinin de otros, por eso, entregue todos los detalles de forma impresa para que la examinen y entonces decidirn. Por lo regular son abiertos y entusiastas; pero pierden inters a menos que les hable de cmo puede ser puesto en ejecucin con xito el proceso que describi; desean pruebas y que les demuestre en donde se ha hecho eso antes. Son quienes compran marcas de fbrica conocidas; no les gusta innovar y desean proteger lo que ya tienen.

Escpticos:

Simpatizantes:

Seguidores:

Cuando expone un tema en realidad est vendiendo su idea, su xito del proyecto. Ciertamente har una charla eficaz si tiene una comprensin de cmo ests personas toman decisiones. Como ya se dijo, para que la exposicin sea acertada y persuasiva debe estar centrada en la audiencia. Preocpese por conocer los problemas de la audiencia porque siempre su objetivo debe ofrecer una solucin. Esto requiere investigacin a profundidad su la audiencia. Como primera motivacin para que la gente escuche su punto de vista tenga presente la pregunta clsica de todas las audiencias es cul es el beneficio para m?. Adems, el pblico es capaz de escuchar la informacin de maneras muy diversas de acuerdo a la organizacin de su exposicin y al mismo tiempo hacerse otras preguntas bsicas:

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Por qu debo prestar la atencin a este expositor cuando puedo estar haciendo cosas ms interesantes? Ahora que estoy escuchando, por qu debo creer estos datos y resultados? Estoy de acuerdo cmo trata el tema, pero cmo justifica el orador sus ideas? S!, pues ahora convnzame, qu es lo que quiere de m?

1.1.2.3 Mtodos de aprendizaje de la audiencia


El pblico es una mezcla de personas que aprenden de distintas maneras, 8 as que en su charla contemple usar todos los mtodos de aprendizaje visual, auditivo y kinestsico y procesan la informacin como se describe a continuacin: Mtodo Visual En los modernos procesos de comunicacin la imagen se muestra con mayor energa que las palabras, siempre es ms enftica y en muchos casos ms til. La imagen presenta la informacin y el texto fija el conocimiento, de ah que se recuerde apenas un 20% de lo que escuchamos y ms de un 50 % de lo que vemos. A las personas visuales les gusta ver cosas. Desean ver apoyos visuales tales como diagramas, organigramas, lneas de tiempo, grficas, cuadros, fotografas y videos. Necesitan ver un grfico en su cabeza o externamente para entender la informacin; tambin les gusta dibujar diagramas y escribir sus palabras tanto como a otros charlar, esto los mantiene en contacto mientras ilustran lo que se les dice. Los apoyos visuales se utilizan para apuntalar el contenido, no para impresionar, estos pueden hacer o deshacer una presentacin. La ventaja de usarlos es que la mayora de las personas somos visuales y podemos absorber ms fcilmente la informacin que se presenta grficamente. La desventaja es que las diapositivas pueden convertirse en una muletilla y el uso excesivo de grficas, con efectos y sonidos, puede ser una distraccin confusa. El punto es no permitir que las maravillas del software sean recordadas mientras que la sustancia de la exposicin se olvide.
SISTEMA DE REPRESENTACIN VISUAL Las personas visuales aprenden mejor cuando leen o ven la informacin de alguna manera. En una conferencia, por ejemplo, preferirn leer las fotocopias o diapositivas a seguir la explicacin oral, o, en su defecto, tomarn notas para poder tener algo que leer. Cuando pensamos en imgenes (por ejemplo, cuando vemos en nuestra mente la pgina del libro de texto con la informacin que necesitamos) podemos traer a la memoria mucha informacin a la vez. Por eso la gente que utiliza el sistema de representacin visual tiene mayor facilidad para absorber grandes cantidades de informacin con rapidez. Visualizar nos ayuda adems a establecer relaciones entre distintas ideas y conceptos. Cuando un alumno tiene problemas para relacionar conceptos muchas veces se debe a que est procesando la informacin de forma auditiva o kinestsica. La capacidad de abstraccin y la capacidad de planificar estn directamente relacionadas con la capacidad de visualizar. Esas dos caractersticas explican que la gran mayora de los alumnos sean visuales.9

8 Estilos de aprendizaje, se especifican las caractersticas de cada uno de estos tres sistemas segn el sistema de representacin de la Programacin Neurolingstica, tal como lo explica Jess Prez Jimnez (2001). 9 Cazau, Pablo (2001). Estilos de aprendizaje: generalidades. Argentina.

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Mtodo Auditivo Las personas auditivas tienen el gusto de or, su voz tiene que ser fuerte y segura, tambin les agrada que la informacin se les explique de manera organizada. Algunas personas auditivas repiten lo que se les dijo sus comentarios para procesar la informacin, no se sienta ofendido.
SISTEMA DE REPRESENTACIN AUDITIVO. Cuando recordamos al utilizar el sistema de representacin auditivo, lo hacemos de manera secuencial y ordenada. Los alumnos auditivos aprenden mejor cuando reciben las explicaciones oralmente y cuando pueden hablar y explicar esa informacin a otra persona. En un examen, por ejemplo, el alumno que vea mentalmente la pgina del libro podr pasar de un punto a otro sin perder tiempo, porque est viendo toda la informacin a la vez. Sin embargo, el alumno auditivo necesita escuchar su grabacin mental paso a paso. Los alumnos que memorizan de forma auditiva no pueden olvidarse ni una palabra, porque no saben que sigue. Es como cortar la cinta de un cassette. Por el contrario, un alumno visual que se olvida de una palabra no tiene mayor problema, porque sigue viendo el resto del texto o de la informacin. El sistema auditivo no permite relacionar conceptos o elaborar conceptos abstractos con la misma facilidad que el sistema visual y no es tan rpido; es, sin embargo, fundamental en el aprendizaje de los idiomas y naturalmente de la msica.

Mtodo Kinestsico A las personas kinestsicas les gusta estar ocupadas. Mientras habla ellos estn escribiendo tomando nota. Tienen dificultad en sentarse por ms de una hora. Les gusta hacer preguntas para que se les conteste en los siguientes diez minutos. Parecen estar siempre adelante de la charla. Eso es porque se mantienen concentrados pensando en lo que sigue.
SISTEMA DE REPRESENTACIN KINESTSICO. Cuando procesamos la informacin asocindola a nuestras sensaciones y movimientos, a nuestro cuerpo, estamos utilizando el sistema de representacin kinestsico. Utilizamos este sistema, naturalmente, cuando aprendemos un deporte, pero tambin para muchas otras actividades. Por ejemplo, muchos profesores comentan que cuando corrigen ejercicios de sus alumnos, notan fsicamente si algo est mal o bien, o que las faltas de ortografa les molestan fsicamente. Escribir a mquina o en PC es otro ejemplo de aprendizaje kinestsico. Aprender utilizando el sistema kinestsico es lento, mucho ms lento que los sistemas visual y auditivo. El aprendizaje kinestsico tambin es profundo; nos podemos aprender una lista de palabras y olvidarlas al da siguiente, pero cuando uno aprende a montar en bicicleta, no se olvida nunca. Una vez que sabemos algo con nuestro cuerpo, que lo hemos aprendido con la memoria muscular, es muy difcil que se nos olvide, por tanto, los alumnos que utilizan preferentemente el sistema kinestsico necesitan ms tiempo que los dems. Decimos de ellos que son lentos; esa lentitud no tiene nada que ver con la falta de inteligencia, sino con su distinta manera de aprender. Las personas kinestsicas aprenden cuando hacen cosas como por ejemplo, experimentos de laboratorio o proyectos debido a que necesitan moverse. Cuando estudian muchas veces pasean o se balancean para satisfacer esa necesidad de movimiento; en el aula tambin buscarn cualquier excusa para levantarse y moverse.

Si considera motivar al pblico contemple estas diferencias, recuerde que el comportamiento ms importante que puede hacer es estar verdaderamente interesado en ellos. Hable directamente de sus necesidades al principio de la charla, durante el desarrollo y termine pensando en discutir el siguiente paso que pueden hacer.

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1.1.3 Su propsito
Planee su exposicin cuidadosamente alrededor de un mensaje bsico y tenga en mente cul es el propsito de su exposicin? El primer planteamiento que debe contemplar a la hora de iniciar un proceso de comunicacin es determinar el objetivo que persigue, porque ste ser el referente a la hora de construir el mensaje (qu va a decir y cmo), por lo tanto, deber definir cul es su propsito. La mayora de las exposiciones tienen uno de los siguientes objetivos: Informar Persuadir Entretener Analice su propsito, cul es su objetivo: Lo que desea es informar? Informar es un acto tanto de dar a conocer, de explicar, como de informarse a s mismo. Tienda a enfocar el conocimiento sobre lo desconocido y reducir la incertidumbre, as como de comunicar conocimientos que permitan ampliar y precisar lo que ya se conoce sobre cierta materia y, concretamente, sobre hechos que se producen da a da en nuestro contexto respecto a las actividades humanas y que son de inters para el pblico. Se trata de presentar el tema de forma clara y concreta. Si lo que quiere convencer, deber resaltar los beneficios que su argumento tiene para su interlocutor. Lo que pretende es persuadir? La persuasin es mover a la accin o motivar a un cambio de actitud, inducir, modificar, mover con razones a creer o hacer una cosa, cambiando los criterios contrarios del interlocutor; es el objetivo bsico y razn de la educacin, la publicidad, la propaganda y las relaciones pblicas. Para promover a la accin o a un cambio de actitud, debe obtenerse el compromiso del participante al final del proceso mediante un plan de accin. Lo que quiere es entretener? Necesitara recrear el nimo de la audiencia para comunicar su mensaje de manera divertida, chistosa, con ingenio y humor. El propsito triple o la regla de las tres E Piense de nuevo en los ejemplos de las diferentes audiencias que asistirn a su exposicin (vase 1.1.2.1). En el primer caso: con el pblico hostil, oponentes e incrdulos, les est tratando de educar, convencer, de remar contracorriente, si se esfuerza sobremanera quiz lo logre. En el segundo, el pblico neutral, el objetivo es meramente informativo; les est explicando los datos para tratar de integrarlos, es el pblico ms difcil. Y en el tercero, el pblico de apoyo, simpatizantes y seguidores, est tratando de mantener su simpata, en este caso no trate de persuadirlos, d nuevos elementos vvidos con ejemplos prcticos que lo llevar a una exposicin ldica muy efectiva y entretenida.

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En realidad prevea que tendr los tres tipos de pblico simultneamente su audiencia por lo que es preferible integrar a su propsito la regla de las tres E: 1. Educar 2. Explicar 3. Entretener
CUANDO SU CHARLA INFLUYE A OTROS Una charla que rene la regla de las tres E literalmente puede cambiar su vida. En cierta ocasin estaba colaborando en la Maestra de Derecho para llevar a cabo un circuito cerrado de televisin de un gran conferencista y autor, el Dr. Leonel Prez-Nieto; eran tantos los abogados que queran escucharle que fue la nica solucin posible en ese momento. Siendo experto en Derecho Internacional Privado todos sus ejemplos hacan rer a los participantes salvo a uno, quien le cuestion diciendo: Yo no estoy de acuerdo con su libro! el silencio fue total y la tensin creci en el ambiente a lo que, con una sonrisa en el rostro, contest: Es muy sencillo escriba uno! Su respuesta redujo la tensin e hizo reflexionar a todos los presentes, incluso a m que me motiv a escribir sobre los temas que siempre me haban apasionado y de los que, hasta ese momento, no encontraba respuestas. Dondequiera que est, le agradezco por su enseanza y estimulacin.

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1.2 Proyeccin
Normalmente, un discurso improvisado toma ms de tres semanas de preparacin. Mark Twain10 Despus de haber delimitado el tema, conocer quin ser su audiencia y determinar cul es su propsito, es de suma importancia que no corra el riesgo de dar a conocer detalles que no deba exponer o de causar una mala impresin en el pblico, por lo que nuestro siguiente paso es proyectar. Los discursos exitosos requieren un arduo trabajo. stos no brotan de la nada ya elaborados de forma completa y espectacular como un libro recin impreso. La buena noticia es que cualquier persona puede realizar el trabajo implcito en la redaccin de un buen discurso, slo basta con que sepa cules son los pasos a seguir y los siga: Presente la evidencia, los hechos Establezca una estructura de presentacin slida Cite y ejemplifique

1.2.1 La evidencia
Llegue a los hechos, o los hechos llegarn a usted. Y si llega a ellos, hgalo bien, pues si ellos llegan a usted primero, no ser de la mejor manera. Thomas Fuller11 Cualquier que sea el propsito de su exposicin necesitar presentar las evidencias de lo que expone. Esto quiere decir que es ineludible realizar una investigacin preliminar. Asimismo, tendr que seleccionar cuidadosamente los hallazgos que va a mostrar. Su propsito debe ser asegurarse de brindar a su pblico las evidencias basadas en hechos reales, de modo que respalden su argumento de manera slida. Sin embargo, evite sobrecargar a la audiencia con gran cantidad de nmeros insignificantes o de datos complejos que no se relacionen directamente con los subtemas sobre los que haya decidido exponer. En las mejores condiciones, la evidencia es el elemento que le da vida al tema, si la utiliza razonablemente conseguir: Dejar en claro su posicin y su idea principal Respaldar lo que est diciendo Causar una impresin impactante

10 Mark Twain, seudnimo del escritor Samuel Langhorne Clemens (1835-1910), fue un humorista, novelista, y conferencista americano. En ocasiones Twain era confundido como empresario y hombre de negocios, su humor e ingenio eran tan afilados que lo llevaron a gozar de un enorme reconocimiento, probablemente fue la celebridad americana ms popular de su tiempo. 11 Dr. Thomas Fuller (1608-1661), sacerdote e historiador ingls, frase citada en Hewlett-Packard (2007).

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1.2.1.1 Tipos de evidencias


El conocimiento es de dos tipos: Tenemos conocimiento propio sobre un tema, o sabemos dnde encontrar la informacin sobre el mismo. Samuel Johnson12 Una exposicin bien diseada incluye diversos tipos de evidencias, pues la combinacin de stas fortalece el argumento. No obstante, siempre asegrese de integrar de manera clara y coherente todas las evidencias en su presentacin, poco har si aparecen solas y sin conexin alguna. Entre los tipos de evidencias que puede utilizar se encuentran: Datos y hechos: Estadsticas: Informacin que puede ser verificada por una fuente externa. Datos que explican algo en trminos de variables (de tiempo y frecuencia). Las estadsticas son muy poderosas, sin embargo, pueden ser manipuladas con facilidad. Al evaluar datos estadsticos, considere siempre la fuente de donde provienen, compare los datos con otras fuentes a fin de asegurarse que estos sean precisos. Al presentar estadsticas use slo informacin actual. Declaraciones de autoridades en la materia. Si la persona a quin est citando no es lo suficientemente conocida, adems de la cita, muestre alguna informacin sobre su perfil. El citar las palabras de alguien tiene dos ventajas: 1) Es probable que alguien ya haya expresado lo mismo que quiere decir, 2) Le permite respaldar su mensaje con una fuente con credibilidad. No todas las referencias deben tomarse de algn personaje distinguido, siempre y cuando las palabras que evoque sean adecuadas para el tema y el pblico; quien las haya dicho puede ser prcticamente cualquiera, hasta un personaje ficticio. Testimonios: Declaraciones de un tercero que funciona como una recomendacin para respaldar y enfatizar una idea; los testimonios13 pueden provenir de personas expertas, de personas con prestigio o de particulares sin referencias.

Citas de expertos:

12 Dr. Samuel Johnson (1709-1784), fue una de las figuras literarias ms grandes de Inglaterra: un poeta, ensayista, bigrafo, lexicgrafo y a menudo considerado crtico de la literatura inglesa. Tambin fue un gran estilista del ingenio y de la prosa. Frase citada en Hewlett-Packard (2007). 13 Los testimonios son una tcnica altamente persuasiva aplicada en los dispositivos de publicidad y propaganda. Entre los espectadores causa sensacin las personas famosas o reconocidas en alguna rea. De seguro una celebridad captar su atencin. Sin embargo, la gente comn y corriente es ms eficaz que las celebridades, pues los espectadores son escpticos respecto a las celebridades, modelos y talentos que aparecen en pantalla, puesto que estn conscientes de que se les paga por su intervencin o que tienen un inters particular. Martnez Giovanni (2006) Treinta Segundos de Marketing Electoral. Tesis de maestra. Facultad de Ciencias Polticas y Sociales. UNAM (pp. 117 y 126).

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Un testimonio proveniente de un experto tiene la fuerza de una autoridad en la materia. Los testimonios de personalidades que gozan de gran estima, incluyendo polticos, empresarios, deportistas, incluso actores, constituyen los testimonios de prestigio. Por su parte, los testimonios particulares (provenientes de personas sin referencias profesionales) se utilizan generalmente para demostrar que un problema o asunto es identificable, frecuente y de preocupacin para los dems. Narraciones: Ejemplos relatados en forma de historia; deben tener un inicio, un desarrollo y un final y ser interesantes sin tener que incluir detalles innecesarios.

1.2.1.2 En dnde investigar


Hemos clasificado doce grandes categoras de fuentes de informacin en donde investigar datos y hechos, de manera directa e indirecta, las cuales pueden observarse en el siguiente cuadro:
Cuadro 4: Tipologa de fuentes de informacin

Elaboracin de Zoila Pablos y Giovanni Martnez (2007)

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1.2.2 La estructura
Una vez que conoce los problemas, necesidades y preocupaciones de la audiencia determine cules son los puntos ms importantes que van a resaltar durante su discurso e intgrelos en su propuesta dentro de la estructura. El prximo paso es identificar una buena estructura de organizacin de las ideas. La estructura del argumento depender principalmente de su propsito. Si su propsito es informar, utilice el desarrollo de la presentacin para describir el tema y demostrar como se relaciona con la audiencia. En cambio, si su propsito es persuadir, utilice el cuerpo de la presentacin para definir el problema y plantear su solucin. Por ltimo, si su propsito es entretener busque los ejemplos y citas que le permitan a su audiencia reflexionar sobre el problema y la solucin que les plantea.

1.2.2.1 Organice la estructura


Para que un mensaje se transmita de forma eficaz es importante distinguir tres partes de la estructura de organizacin lgica y lineal: 1. Introduccin. Diga lo que tenga que decir; una buena introduccin propicia un ambiente adecuado para la exposicin del tema: permite captar la atencin del pblico, despierta su inters por el contenido del tema, los motiva a atender y participar y, consecuentemente, permite asegurar mejores resultados. Dgalo! No desarrolle ms de tres puntos ni ms de dos subtemas por punto. Es la exposicin gradual del contenido, lgicamente ordenado, como forma de lograr un aseguramiento de la continuidad. Asegrese de haberlo dicho; sintetice la informacin de las ideas expuestas, resalte y repase los principales puntos de inters para conectar los conocimientos previos con los adquiridos, solicite la respuesta de retorno y predisponga a la adquisicin de compromisos.

2. Desarrollo del tema

3. Conclusin.

Qu va a decir? Si no sabe lo que desea lograr en su exposicin, la audiencia tampoco lo sabr. Dar un gran discurso no es un propsito en s mismo el medio no es un fin, el fin es lo que quiere que la audiencia haga con la informacin que le presentar. Sea absolutamente especfico, diga su objetivo en no ms de una frase o dos. Imprmalo y pguelo cerca del monitor de su computadora, esto lo mantendr enfocado en el objetivo mientras organiza la estructura de su exposicin.

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Cmo lo va a entregar? A la hora de construir el mensaje siempre busque que sea: Concreto: centrado en un argumento principal Activo: que suscite la discusin y reflexin Progresivo: que la introduccin de los conceptos se establezca de forma paulatina, siendo estos asimilados antes de pasar a los siguientes Estimulante: que incremente la autoestima y estimule los esfuerzos Dirigido: que permita corregir inmediatamente los errores, si los hay Autoformativo: que favorezca el descubrimiento de las cosas por uno mismo Individualizado: tenga en cuenta la personalidad de cada individuo y trtele segn la misma Repetitivo: que reitere los conceptos claves Variado: que evite el aburrimiento Cmo lo va a decir? Determine el canal de comunicacin ms adecuado, a la hora de elegir el canal tenga en cuenta que en situaciones habituales el ser humano asimila: 20% de lo que oye 30% de lo que lee 50% de lo que ve 70% de lo que corrobora 90% de lo que practicamos Por lo tanto, al combinar la comunicacin verbal con apoyos visuales y audiovisuales que ilustren el contenido de su exposicin la refuerzan; traslade dicho mensaje a la realidad de la audiencia y sobre todo, lo ms importante, observe permanentemente si la audiencia est comprendiendo el mensaje.

1.2.2.2 Patrones estructurales de organizacin


Trate de organizar el desarrollo de la exposicin de manera que tenga sentido para el tema. En efecto, la mayor parte de los temas tienden a inclinarse, por naturaleza, a una estructura en particular. Los patrones estructurales de organizacin ms comunes son: Causa-efecto: Los eventos son citados y explicados haciendo referencia a las situaciones que provocaron su origen y luego se plantean sus efectos reales y las formas de mitigarlos, pueden ser hechos que han ocurrido o ocurrirn, lo que es conveniente para discursos persuasivos ya que se puede usar para probar que ciertas circunstancias ocasionan un problema. La informacin se estructura en orden secuencial cronolgico. Tambin se le conoce como lnea de tiempo y

Cronolgico:

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Espacial:

Sirve para organizar el material siguiendo el punto donde se encuentra fsicamente. Ideal para presentar modelos, productos y ubicar lugares. Se presenta un problema, se sugiere una solucin y se dan a conocer las ventajas y beneficios, esto es muy til para casos que requieren persuasin. Se seala el problema en una situacin determinada y a continuacin se sugiere tomar una medida y dirigir la atencin hacia los mritos de la propuesta en particular. Pero si la propuesta no contiene recomendaciones especficas para dar solucin al problema planteado el pblico se sentir impotente de cambiar esa situacin. Se utiliza al agrupar sus ideas sobre algunos temas o divisiones de forma lgica desde un punto central y cada idea se convierte a su vez en un punto importante. Esta estructura es til para exposiciones informativas. Las ideas se enumeran del ms simple al ms complejo. Tambin puede hacerlo en orden inverso.

Problema/solucin:

Temtico:

Es posible que un tema admita varios tipos de estructura, por lo tanto, considere distintos enfoques estructurales antes de decidir cul es el mejor para su exposicin. Por ejemplo, una exposicin puede organizarse con una estructura cronolgica o con una temtica. Si se opta por la cronolgica, se describir la secuencia de acciones necesarias para llevar a cabo el anlisis. Mientras que en la temtica, se puede cubrir de tres a cinco subtemas importantes del tema principal.

1.2.2.3 La estructura inversa, el sistema 3-1-2


Como hemos visto todas las exposiciones se disean para dar la solucin a un problema. Las distintas audiencias y quienes le evalan, no ven con buenos ojos a aquellos que descuidan este punto y no dan soluciones. Por ello, al desarrollar un tema integrador d respuesta al problema que pretende resolver puede pensar en el tema como si fuera el prrafo principal de un artculo de un peridico la nota de ocho columnas que describe el programa que emprender. Esto es fcil de aprender a travs del mtodo de proyeccin de la estructura inversa 3-1-2 que le ayuda a desarrollar el enfoque y la unidad temtica de la exposicin. Cuando lo haga, su charla tendr mayor claridad, cohesividad y consistencia. La mayora de las personas hemos aprendido a escribir y hablar con una estructura 1-2-3: 1) introduccin, 2) desarrollo y 3) conclusin. En la planeacin de los discursos orales esto es contraproducente. En contraste con la lectura de una nota, en una charla no se tiene el lujo de ir hacia atrs y leer de nuevo lo que falt. Pero, si durante la etapa de proyeccin inicia con la esquematizacin o el bosquejo de su estructura con el punto tres, la conclusin; su exposicin estar centrada en la
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combinacin de su objetivo con los problemas, intereses y preocupaciones de la audiencia. Escriba su conclusin en una hoja electrnica o tarjeta brstol marcada como (3), despus desarrolle una introduccin que seale a la audiencia que conoce de sus problemas y que les ofrecer una solucin. Coloque esto en una hoja o tarjeta marcada como (1). Finalmente escriba sus argumentos de soporte en una serie marcada como (2A), (2B) y (2C).

1.2.2.4 Aplique la estructura inversa en su proyeccin


Lleg el momento de aplicar la estructura inversa 3-1-2 en nuestra exposicin. En resumen, inicie el diseo de la estructura por la conclusin, luego contine por la introduccin y finalmente por el desarrollo. Esto es slo para organizar las ideas, recuerde que en el momento de la presentacin se expondrn en el orden 1-2-3.

Tres: Disee su conclusin


Qu dira si asistiera a un concierto y la ltima cancin est desentonada? Desafortunadamente muchos personas terminan sus exposiciones sin hablar del mensaje porque estn alegres de haber terminado y lo que desean es salir del lugar. Incluso si siente eso, nunca lo demuestre a la audiencia. Debe concluir con estilo y confianza para dar la impresin que podra estar parado otra hora y mantenerse perfectamente contento. Un cierre es adecuado cuando el propsito fundamental de la reunin ya se ha expuesto lo que permite la consolidacin de la estructura conceptual, mediante la relacin explcita entre las ideas previas del pblico que han sido activadas y la organizacin conceptual de los materiales presentados en la fase del desarrollo de la exposicin. La conclusin es tan importante como la apertura, conduce a la audiencia a recordar el tema o a olvidar por completo la experiencia. Por ello, ahorre bastante energa para mantenerse animado mientras que d su conclusin. Aqu estn algunas formas de concluir con estilo: Exponga el panorama Concluya su presentacin con una historia sobre qu suceder despus de que se pongan en accin sus pasos. Presente una grfica clara y concisa, sobre todas las ventajas que ocurrirn cuando pongan su idea en ejecucin o contraten sus servicios. Para un cierre con lgica, muestre un nmero razonable de hechos y estadsticas. Incluso si ha mencionado ciertos nmeros durante su charla, puede repetir esas estadsticas durante la conclusin y terminar con una historia memorable. Puede dar una exposicin en la cual quisiera que la audiencia tomara una decisin a la conclusin de su charla. Pida que decidan. No deje abierto el cierre. Puede

Presente hechos y estadsticas

Pida que tomen una decisin

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hacer preguntas tales como qu otra informacin necesitan para tomar la decisin? Ya han escuchado las ventajas y desventajas qu les parece el plan que les he propuesto realizar para ponerlo en prctica? Trate de mantener el llamado a la accin lo suficientemente simple como para que sea algo que la audiencia pueda lograr. Hgales saber que con tan slo dar un pequeo paso el que les propuso pueden lograr grandes resultados. D a la audiencia el incentivo suficiente para que piensen en su exposicin fuera de las paredes de la sala de conferencia, indique las instrucciones sobre qu hacer con toda la informacin que les acaba de presentar. Los puntos importantes Tendr su exposicin organizada alrededor de un tema general y tres subtemas. Bajo esos puntos habr presentado los hechos, estadsticas, cuadros etc. para sostenerlos. Cuando concluya resuma a su audiencia estos puntos clave.

Probablemente concluir y despus contestar preguntas. Despus de las preguntas, debe concluir de nuevo. Por qu? Si no concluye despus del perodo de preguntas y respuestas su exposicin podra ser vctima de la ltima pregunta. Su conclusin es lo ltimo que la gente escuchar. Prepare una diapositiva para mostrarla despus del perodo de preguntas y respuestas en la que repita al auditorio de manera resumida cul ha sido el principal aporte de su trabajo. Tenga lista una frase que resuma su charla de manera positiva y enrgica. Si est dudando de que no pueda recordar esos puntos principales, escrbanlos en una tarjeta y tnganla frente a s para hacer las observaciones finales.

Uno: Planee su introduccin


Primero, considere dos tipos de introduccin, a una la podemos llamar introduccin a la introduccin, donde brevemente se hacen comentarios sobre la propia reunin, pasando con una transicin suave a la introduccin del tema de la exposicin la cual se divide en tres partes: presentacin del orador, descripcin de la estructura de la exposicin y la introduccin del tema. El objetivo fundamental es captar desde un inicio la atencin e inters del pblico. En una introduccin a la introduccin usted puede responder o ampliar la presentacin que le hicieron, comentar sobre lo especial de la ocasin de la reunin, recordar alguna fecha especial o asociada al tema, elogiar a la audiencia, referirse a algn acontecimiento anterior, reconocer a personas clave en la audiencia y expresar el placer de hacer sido elegido para ser el expositor.

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Sus comentarios deben ser breves no ms de dos o tres frases antes de pasar a la introduccin al tema. Si est utilizando una presentacin digital la introduccin puede visualizarse de la siguiente manera: a) En la primera diapositiva integre el logo de la institucin (universidad, facultad, departamento) o empresa en donde se realiz la investigacin y la fecha (mes o temporada y ao. Esto le servir como fondo durante la introduccin a la introduccin.

b) En la siguiente diapositiva escriba el tema de la exposicin y su nombre. Le servir para introducirse a s mismo y dir quin es usted y porqu deben de escucharle, al tiempo que mantiene el ttulo de la exposicin y nombre del expositor en pantalla.

c) La mayora de la gente que atiende a una exposicin recuerda no ms de cinco


puntos dominantes, por ello, lo ltimo es lo primero en la tercera diapositiva o sumaria: se enumera, a manera de ndice o agenda, los puntos que se tratarn en la exposicin. No enumere ms de tres o cuatro subtemas en su agenda, no importa si estos se ramifican en otros, si la audiencia ve una lista larga puede sentirse agobiada si considera que tendr que escuchar sobre todos esos asuntos.

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Otra opcin es explicar brevemente cules sern los subtemas a tratar a modo de mapa general. hgalo fcil de seguir vaya lgicamente de lo simple a lo complejo.

En cualquier opcin que elija comience por indicar al pblico lo que presentar y mantngalo en los materiales de su exposicin. Piense en la agenda como una gua que lo orientar en el resto de su presentacin. Mientras la da a conocer no debe dar mayores detalles sobre los puntos a tratar, sino proporcione un mapa general que defina la estructura organizativa de su presentacin y permita al pblico saber qu esperar. Enganche a la audiencia con una entrada provocativa, algo que los ponga a pensar sobre el tema que va a exponer. stas son las reas principales que planea sean cubiertas. Comience colocando su tema en contexto; puede ser que desee proporcionar un bosquejo o delinear un mapa mental. Dgales lo que vinieron a escuchar, es decir, cul es el tema que tiene para compartir. D una visin general de lo que necesitan saber, esto no debe llevarle ms de cinco minutos. La introduccin al tema acta como un puente cognitivo entre los conocimientos previos del auditorio y la informacin contenida en la exposicin.14

14 Coll, C.; Pozo, J.; S., Bernab; Valls, E. (1992). Los contenidos en la Reforma, enseanza y aprendizaje de conceptos, procedimientos y actitudes. Madrid, Santillana.

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Algunos tipos de introduccin consiste en: Revisin de material previo Consiste en la revisin de conocimientos, habilidades y/o actitudes previamente adquiridos por el pblico. La revisin de material previo es una actividad importante, sin embargo es necesario tener en cuenta que su manejo a manera de introduccin, puede resultar terriblemente montona. Aqu se hace referencia a algn evento ocurrido recientemente en alguna organizacin en la localidad, en el pas o a nivel internacional y que haya sido divulgado en algn medio de comunicacin. El expositor utiliza una experiencia que ilustra el aspecto central que es objeto de estudio. El expositor alude a un concepto o situacin que ya es conocido por la audiencia para clarificar el concepto o situacin que constituye la idea central del tema en cuestin. Se hace referencia a una situacin ya pasada que ha dejado huella en la historia universal o local y que refleja de una u otra manera la idea central del tema a desarrollar en la sesin de clase. Decir una broma o una historia graciosa, ya sea real o imaginaria, es una forma de introducir al tema. A las personas les gusta escuchar algo gracioso y la referencia humorstica es una buena manera de llamar y captar la atencin de los que escuchan. Son historias que describen una imagen, verbalmente o por medio de apoyos visuales (fotografas, imgenes, videos o algn otro tipo de material de apoyo). Este tipo de introducciones llama la atencin de la audiencia al presentar al inicio de la sesin una historia que involucre al que escucha, con la imaginacin o por medio del canal visual. Su intencin es hacer que las personas piensen sobre ella, sin que necesariamente se pida una respuesta. Esta respuesta podr construirse a partir del desarrollo de la exposicin.

Alusin a un asunto de actualidad

Ancdotas

Analogas

Alusin a un evento histrico

Referencias humorsticas

Ejemplos

Preguntas

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Dos: Organice el desarrollo del tema, la parte principal


Una exposicin ser ms eficaz cuando est organizada jerrquicamente, es decir, cuando desarrolla una red conceptual cuyos elementos se ramifican progresivamente. El aprendizaje que deriva de una exposicin no depende slo del significado lgico del contenido, sino tambin de la coherencia e ilacin con que est estructurada la informacin expuesta. As pues, es importante que las ideas estn conectadas entre s y no simplemente yuxtapuestas, que se perciba un hilo conductor o argumental. El tema se comprende mejor cuando parte de las ideas ms generales para irse adentrando en los detalles. Es conveniente que esa estructura conceptual jerrquica de la exposicin venga denotada no slo por su organizacin secuencial, sino tambin por otras ayudas, seales o elementos complementarios que faciliten al auditorio el seguimiento de la estructura argumental. En el caso de un texto, estas ayudas pueden consistir en el uso adecuado de los apartados del mismo, la presentacin de esquemas, el uso de recursos formales (tipografa, subrayado, etc.). En una exposicin oral se suele recurrir a elementos no verbales del lenguaje tales como el nfasis, la reiteracin, la clasificacin o el uso de material grfico, con el fin realzar la estructura y organizacin interna de la exposicin. Deben servir no slo para destacar cules son las ideas principales, sino tambin para hacer explcita la forma en que se relacionan. Ms adelante se presenta informacin sobre el papel que juega el manejo de la comunicacin no verbal en la aplicacin de la exposicin como tcnica didctica. Por ser la parte ms importante de la exposicin es necesario dedicarle dos tercios del tiempo y espacio. En la presentacin digital incluya los aportes al conocimiento, los resultados obtenidos y el significado de su trabajo para el futuro. Es muy importante transmitir esta parte de la mejor manera posible al auditorio, use: Un mensaje central, no ms de tres puntos complementarios y no ms de dos subpuntos por tema. Para estructurar el desarrollo, en al menos tres diapositivas plantee el problema, explique el estado del arte y se seale cul es la solucin que propone. Por lo general, los detalles no son parte de la exposicin, quienes estn interesados en ellos le harn preguntas al final de la misma.

1.2.3 Mida el tiempo


Elegir el tiempo es ahorrar tiempo Francis Bacon15 Como expositor deber saber cul es el tiempo que ha sido programado para su exposicin y si este tiempo incluye las preguntas del pblico. Uno de los objetivos exposicin es la retroalimentacin de conocimientos con el auditorio, por lo cual es recomendable dejar un tiempo razonable para las preguntas que puedan surgir.
15 Francis Bacon. (1561-1626) Padre del razonamiento inductivo y el mtodo cientfico, responsable de la actual tecnologa. Saba que slo la ciencia aplicada podra liberar a las masas de la miseria humana. Lucho contra la mayor conspiracin, al serle negado el trono como hijo natural de la Reina Isabel I y Lord Leicester, algunos historiadores aseguran que algunas de sus obras las firm como William Shaspeare.

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Mantenga al tiempo permitido, si puede mantenerlo corto: funciona mejor cuando es por debajo de lo establecido. En general, d un plazo de dos minutos para cada diapositiva que utilice en su presentacin digital, pero d ms tiempo para cuando desee desarrollar puntos especficos. Sin embargo, las audiencias se aburren con algo en la pantalla por ms de cinco minutos, especialmente si no se est hablando activamente sobre ella; si este es el caso, substituya la diapositiva por una imagen de descanso, por ejemplo el logotipo de la institucin o compaa. Una regla general, cada apoyo visual merece por lo menos 10 segundos y ninguno clasifica para ms de ocho minutos. Si pasan de varios minutos en una diapositiva, o en un video considere subdividirlos (no estamos sugiriendo esto como regla obligatoria, sino como una buena pauta. Obviamente, algunos cuadros o grficos pueden llevarle varios minutos). Apguese al plan para la presentacin, no intente desviarse, consumir tiempo importante y podra terminar en un punto muerto sin escape! A menos que se haya dicho explcitamente, tiempo ideal para la discusin es suficiente con cinco minutos clarificar las dudas. El presidente de la sesin puede ampliarlo si las preguntas llegan a ser interesantes hasta por diez minutos ms. La distribucin del tiempo ideal para una exposicin exitosa es: 1. Introduccin ( 4 minutos, o un 10% del tiempo asignado) 2. Desarrollo (20 minutos, o un 65% del tiempo asignado) 3. Conclusin ( 6 minutos, o un 25% del tiempo asignado) 4. Preguntas y respuestas (de 5 a 15 minutos o el tiempo asignado) En el cierre de su exposicin pregunte si hay algunas dudas evite de ser conciso, cuando hace esto las audiencias pueden encontrarlo que intimida si las hay eso le demuestra que no prestaban atencin o que quieren saber ms sobre un punto determinado. Si las preguntas tardan en llegar, puede comenzar haciendo una pregunta a la audiencia as que tngala preparada. Tpicamente, las exposiciones en seminarios y congresos duran 15 minutos y la sesin de preguntas y respuestas cinco minutos. Las clases de licenciatura tienen una duracin entre 30 y 45 minutos y el resto de tiempo se dedica a preguntas. En la defensa de una tesis, la exposicin es de unos 30 minutos y las preguntas de la comisin evaluadora pueden prolongar se hasta dos horas. Y las presentaciones ejecutivas duran a lo sumo 5 minutos.

1.2.4 Materiales de apoyo


Nos referimos en este caso a aquellos recursos fsicos que apoyan y facilitan la comunicacin entre el expositor y el pblico. Ningn apoyo es mejor que otro por s mismo. Su disponibilidad, las caractersticas fsicas del lugar, el tamao de la audiencia, el tiempo disponible para su preparacin y el uso apropiado de los mismos es lo que resulta determinante para apoyar de manera efectiva el proceso de comunicacin.

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Los materiales de apoyo ofrecen un refuerzo fundamental tanto para las ideas principales como para las evidencias que las respaldan. Tambin actan como refuerzo para la memoria y como gua para el orador mientras est de pie frente a su audiencia. Existe una variedad de materiales de apoyo, que pueden ser agrupados en cinco grandes categoras:
Cuadro 5: Categoras de apoyos para exposiciones Escritos
Libros Materiales de mano Notas

Lexi-visuales
Diaporamas Pizarrn Rotafolios Acetatos

Auditivos
Grabaciones de todo tipo de sonido.

Visuales
Fotografas pinturas y bocetos Grficos, mapas y cuadros

Audiovisuales
Videos Pelculas Presentaciones digitales

1.2.4.1 Por qu usar materiales impresos?


Los materiales impresos son excelentes porque el pblico puede volver a verlos posteriormente. Identifquenlos, en el encabezado con el tema de la exposicin y su nombre, y el pie de pgina con el nombre de la institucin y/o empresa, el ao de publicacin, el smbolo de derechos de autor y el nmero de la pgina. 16 A diferencia de otros tipos de materiales en los impresos como los materiales de mano (hand out) se puede incluir una cantidad substancial de informacin. Si optan por una lectura complementaria, de preferencia entregue material didctico de su autora y no copias fotostticas o compilaciones de material de otros autores, recomiende la adquisicin de libros originales impresos por las editoriales, lo que a la larga ayudar a crear la biblioteca del pblico. Una recomendacin tcnica es no entregar material impreso de baja resolucin (copias de la copia), un solucin profesional es imprimir originales en centros de copiado especializados, le ser ms econmico, le ahorrar tiempo y dinero que si lo imprime en su casa u oficina. Si va a usar materiales impresos, decida con suficiente antelacin si va a repartirlos antes de comenzar a hablar o al final. A fin de que los materiales de mano le ayuden a mantener la atencin de la audiencia durante la presentacin, es recomendable que los entregue en el momento previo, ya que le servirn de gua. Si piensa compartir materiales impresos como lectura complementaria o de cualquier otro tipo de formato durante la exposicin, tome un momento para avisar a la audiencia que lo har. Si el material impreso tiene varias pginas, no olvide enumerarlas, e indique qu pgina ver al momento de hacer referencia al mismo. Algunas veces es de mucha ayuda distribuir los materiales impresos como trpticos, carpetas y promocionales al concluir de la exposicin, si no tendr que competir con stos para ganarse la atencin de la audiencia. Contemple utilizar el ltimo borrador del esquema
16 Para registrar sus trabajos profesionales y evitar plagios el procedimiento es sencillo y el pago es mnimo, pregunte en su localidad por la oficina del Instituto Nacional del Derecho de Autor en la SEP. o sus representaciones en el interior del pas o busque informacin en la pgina http://www.sep.gob.mx.

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de su exposicin, ya que as podr incluir los puntos ms importantes y las evidencias ms relevantes de manera simple, clara y coherente. Aydese visualizando sus ideas con fotografas, cuadros, grficos, ilustraciones, etc. Una presentacin exitosa se logra en un 63% cuando cuenta con apoyos visuales, ya que stas ayudan a que el pblico haga asociaciones, recuerde experiencias previas, se emocione, se transporte en el tiempo y lugar y retenga mejor el mensaje. Persuasin visual La mejor forma de explicar un resumen visual es con un grfico de lo que hasta aqu hemos expuesto:
Cuadro 6: Ejemplo de resumen visual Partes de una exposicin

Diseado por Harry Mills, Presentation PRO (2005), traducido y adaptado.

Pero tenga cuidado, si los apoyos visuales se emplean de manera inadecuada pueden convertirse en distracciones que opacan al expositor e inhiben el mensaje que se trata transmitir, Qu debe tomar en cuenta para usar sus materiales visuales impresos?: El propsito del material impreso. La calidad y el nmero de apoyos visuales impresos deben realzar la charla, no distraer de mensaje. Exhiba o distribuya un boceto de la presentacin digital para ayudar a la audiencia a seguir de la presentacin a largo y aumentar el inters; recuerde el valor las imgenes, grficos, smbolos y objetos. El aspecto que debe tener su material impreso pregntese: Puede la audiencia captar rpido y fcilmente lo que l ve?, Pueden al mismo tiempo leer y escuchar? Existen varios tipos y formatos de materiales impresos que se pueden generar desde su computadora: manuales, trpticos, volantes, etc tambin puede imprimir su presentacin digital en hand out (material de mano); con notas al lado, sin notas y espacio en blanco para escribir, sin espacio para escribir y slo las imgenes representativas, en una diapositiva por hoja, dos, cuatro u ocho diapositivas por hoja, en fin. La decisin vara dependiendo el tipo y el nmero de pblico, adems contemple los costos de reproduccin y si el auditorio paga por ellos o son gratuitos.

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El diseo de su presentacin digital en hand out (material de mano) es sencillo, pero requiere de revisin ya que muchos de los colores pasarn automticamente a tonos grises junto con el texto y se puede confundir uno con el otro hacindolos ilegibles. Por ello, se recomienda realizar una copia de su presentacin, convirtala a blanco y negro, elimine cualquier elemento no deseado para imprimir (fondos confusos, rellenos de color, etc.). Una vez corregida exprtela a su procesador de textos desde la funcin archivo/ enviar a, ordene sus grficas como crea conveniente e identifique el tema, nmero de pgina y crditos. Vea los siguientes ejemplos:
Cuadro 7: Ejemplo de hand out (material de mano) tamao carta de ocho diapositivas por hoja y sus partes (1) Rtulo de cabecera: indica el nombre de la exposicin; curso, seminario, o tipo de material, por ejemplo:

(2) Ttulo del tema: aparece exactamente debajo del rtulo de cabecera y es el mismo que aparece en su segunda diapositiva de su presentacin. Note que aqu no se integra aqu la primera diapositiva en la que aparece el logo de la institucin o empresa. (3) Diapositivas (4)Referencias para el expositor: adems de citar las referencias al final existe la posibilidad de citar a los autores de forma que el orador con una simple mirada en la pantalla recuerde la fuente, por ejemplo:

(5) Autor: Escriba su nombre, ao y registro (si lo tiene) (6) Nmero de pgina

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Cuadro 8: Ejemplo de hand out tamao carta de cuatro y dos diapositivas

Cuadro 9: Ejemplo de hand out tamao carta de una diapositiva por hoja vertical con lneas de notas y horizontal de pantalla completa

Diseo de los ejemplos: Giovanni Martnez (2007).

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1.2.4.2 Por qu usar una presentacin digital?


Gracias a los avances tecnolgicos una presentacin digital le permite usar una serie de recursos visuales, auditivos, lexi-visuales y audiovisuales, todos en un mismo equipo y al mismo tiempo, es decir un recurso multimedia. Ventajas: La presentacin digital permite tener un guin para el orador y un medio de anotacin para la audiencia fcil de seguir, adems, se puede modificar de ltima hora el contenido, cambiar el orden fcilmente de las diapositivas, integrar efectos visuales y sonoros que resulten efectivos, as como elaborar rpidamente otra presentacin usando diapositivas procedentes de otras charlas, lo que le ahorra tiempo y esfuerzo y por ltimo, es barato.

Desventajas: Existen inconvenientes en las exposiciones electrnicas cuando la inversin inicial en el software y el hardware es alto, as como puede haber problemas de configuracin entre el equipo y los medios de proyeccin. Algunas de las recomendaciones ms importantes son: No mostrar ninguna diapositiva hasta que no est listo para usarla. Una vez que haya terminado su referencia al material, retrelo. No obstaculice la visin de la audiencia para ver el material en pantalla, prense a un lado. Cuando se refiera a su material, apunte hacia l. A medida que desarrolla el esquema estructural de la presentacin, piense en cmo utilizar los elementos audiovisuales para estimular la atencin de la audiencia y hacer nfasis en la idea principal. Si son usados apropiadamente, los recursos audiovisuales pueden: Fortalecer la comprensin del tema Agregar variedad Reforzar las ideas principales Otorgarle a la presentacin un impacto duradero

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1.3 Realizacin
El contenido y la forma son componentes bsicos e irreductibles de todos los medios, pero por muy acabada que pueda ser la perfeccin de la forma, una idea carente de valor no puede sostenerse por demasiado tiempo. Y, sin embargo, es importante recordar que cmo presente la informacin es tan importante como lo qu usted presenta. -Jos Crdenas17

1.3.1 La forma
El diseo de la exposicin inici con la investigacin del contenido o sustancia, misma que orden bajo una estructura que le servir de guin, veamos ahora como tomar forma y energa con la aplicacin del estilo a travs de crear el concepto de diseo claro y sencillo. En el diseo tanto de materiales impresos como de diapositivas digitales incluya solamente la informacin necesaria, elija sus puntos cuidadosamente, con cada punto pregntese: ste es un punto importante? Es realmente algo que necesita ser destacado? El contenido de la diapositiva debe ser evidente; los ttulos de sus diapositivas deben destacar los puntos importantes. Y sobre todo evite las diapositivas de mega datos; si pone demasiada informacin en una diapositiva perder a su audiencia. Algo que ayuda es utilizar cifras con slo los dgitos significativos (redondee en caso de necesidad). Adems una simple regla es: siete palabras por lnea, siete lneas por diapositiva.

1.3.1.1 Concepto del diseo


En cualquier exposicin los apoyos audiovisuales si estn bien diseados sern siempre su aliado. Independientemente del medio que utilice para crear sus materiales tome en cuenta siempre los mismos lineamientos. Este paso le ayudar a crear sus propias presentaciones digitales de forma eficaz, vindose profesional de forma impresa y en pantalla. Independientemente de la estructura organizacional que elija, asegrese de mantener el mismo concepto y estilo de diseo durante toda la presentacin. El concepto, es un elemento del diseo que consiste de: a) Plantilla b) Fondo c) Elementos gua, (lneas de soporte, botones interactivos) d) Estilo, tamao de la tipografa y fototextos e) Estilo fotogrfico f) Grficas estadsticas, diagramas y tablas g) otros archivos (audio, video y animacin) y dos elementos de composicin que son el color y el balance.
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Jos Crdenas.- Lder de opinin mexicano, periodista. Desde 1982 se ha destacado por su labor informativa en los principales medios impresos y electrnicos. Tomado de El lenguaje aplicado a la propaganda y la publicidad, la ciencia sin conciencia. Programa Debate, TV Azteca (2003) 10 de junio de 2003.

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a) Plantilla
Utilice una plantilla (template) para sus diapositivas digitales; la plantilla integra todos los elementos del concepto de forma pre-diseada. Existen empresas que ofrecen todo el desarrollo pre-establecido, las plantillas crean un tema y un sentido de la unidad a travs de su presentacin digital. Cuando la plantillas son originales y estn diseadas profesionalmente ayudan a la audiencia a no distraerse a menos que el ambiente cambie: Las plantillas incluyen un diseo del fondo y un esquema de color. El diseo del fondo puede variar a travs de la presentacin pero mantendr el mismo concepto. Para evitar la monotona puede variar el concepto slo al grado de mostrar ligeros cambios que ayuden a la legibilidad de los grficos, por ejemplo: El esquema de color debe permanecer constante a travs de la presentacin Estandarice la posicin, el color y el estilo para elementos comunes A travs de la presentacin, los ttulos y los subttulos deben aparecer en el mismo lugar, el mismo color; y la misma fuente. La plantilla es un buen lugar a anunciar: su institucin; su departamento; o el nombre de la conferencia que est presentando. El logotipo u otra informacin que identifique pueden incorporarse en la plantilla. La esquina inferior derecha es el mejor lugar para el logotipo. El ojo viaja a la esquina inferior derecha mientras que est cambiando una diapositiva, pero si lo que quiere es que recuerden a largo plazo alguna informacin colquela en el extremo superior derecho.

b) El fondo
El fondo o (background), no es solo una imagen que acompaa a la informacin, si no que ayuda a mantener la atencin en el tema. Cudese de ciertas combinaciones: las letras rojas en un fondo azul causan vrtigo.Las combinaciones rojas y verdes no funcionan porque mucha gente daltnica. Fondos oscuros con imgenes y textos claros est bien; los colores agradables del fondo incluyen azul oscuro y verdes, los buenos colores del texto son blancos y amarillos plidos.

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c) Elementos gua
Mejore eliminando toda aquella informacin extraa que no necesite en las diapositivas y utilice pequeos elementos gua que le ayuden a un mejor recorrido visual (flechas, botones, barras de accin, detalles, imgenes diluidas).

d) Estilo y tamao de la tipografa


El estilo y tamao de fuente debe comunicar la importancia relativa del contenido del texto en la diapositiva: El ttulo debe ser ms grande que el cuerpo del texto principal. El cuerpo del texto principal debe ser mayor que cualquier texto secundario. Y las notas al pie y los subttulos de los grficos deben ser el texto ms pequeo de todos. Realice una prueba de claridad y sencillez observando si tiene el ttulo preciso, si emplea una idea por imagen y si est libre de estorbos. Una segunda prueba es la de visibilidad: las fuentes ilegibles detraen el mensaje; mientras que una fuente legible no agrega nada al mensaje de la presentacin, una fuente ilegible distrae del mensaje requiriendo al observador quitndole energa para leer simplemente el texto. La legibilidad de la fuente es determinada por dos factores: los movimientos que hacen hacia arriba los caracteres y su apertura. Las mejores fuentes tienen movimientos de igual anchura. Una variedad de anchuras dentro de los movimientos del caracter puede satisfacer artsticamente, pero los hace difciles de reconocer. Utilice el tamao de fuente apropiado. El ttulo de cada diapositiva va entre de 30 a 44 puntos, los textos deben medir entre 20 a 28 puntos las indicaciones y referencias entre 10 a 18 puntos y por ltimo, pero el ms importante, el ttulo principal 44 puntos o ms. Las fuentes de palo seco o sans serif (Arial, Tahoma, Helvtica, Verdana) son ideales para el texto en diapositivas. Puede utilizar fuentes de adorno o serif (Times New Roman, Courier) slo para el ttulo principal. Cul es la diferencia? En un texto escrito con Times New Roman pueden ver los patines rizados en cada letra, esto es excelente en textos impresos. Cuando la oracin est escrita en Arial puede ver en pantalla que las letras son ms claras, pero no sirve para textos muy largos.
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Llenado de pgina:

Si escribe textos largos en pantalla, no tendr nada que agregar. Utilice las palabras como guas para recordarle sobre el comentario adicional que agregar. Puede dejar espacios en blanco, le permitir tener un mejor recorrido visual, pero no agrupe el texto en el centro dejando un gran borde ancho y en blanco. Por otra parte, si lee el texto de las diapositivas y no agrega nada, aburrir a la audiencia; recuerde: ellos tambin saben leer. Escriba un ttulo para cada diapositiva. Tan pronto como la audiencia vea el ttulo en la pantalla sabr el tema de esa diapositiva. Haga que cada punto comience con un verbo y que cada frase comience con un sustantivo. Esta estructura en las frases facilita que se liguen punto por punto.

El estilo y tamao de la tipografa nos sita en tiempo y espacio, lugar y pblico al que se dirige la informacin.

Algunos de los fundamentos tipogrficos son: Las maysculas carecen de ascendentes y descendentes lo que las hace menos distintivas, es decir, es pesado de leer TODO EN MAYSCULAS; ms del 95% de todo el material impreso est en letras minsculas; debido a esto, cuando las palabras estn en maysculas los asistentes tienden a ser lectores lentos. Evite abreviaturas, las abreviaturas deben ser evitadas a menos que est seguro que la audiencia est familiarizada con el material. Los signos de puntuacin pueden ser omitidos (especialmente las comas y los puntos) si no tienen ninguna funcin. 46

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El fototexto es la fotografa digital de un texto para que ste no pierda sus caractersticas. Una forma sencilla de que el texto siempre se vea tal como fue diseado es guardarlo como imagen.

e) Estilo fotogrfico y visual


El estilo fotogrfico le otorga unidad, presencia y originalidad a los apoyos visuales y no es simplemente ilustrar sino saber aplicar las funciones de la imagen: referencial, expresiva, apelativa o conativa, potica y ftica. Todo de acuerdo a su pragmtica: informativa, propagandstica, publicitaria, cientfica, documental, artstica y crtica. En la escritura visual se contempla la codificacin espacial (el uso del encuadre, plano, profundidad de campo, angulacin y perspectiva), as como la codificacin gestual, escenogrfica, lumnica, ptica y mecnica, compositiva y relacional. No tan simple como pegar una imagen bajada de Internet. Cuando produzca sus propias fotografas puede emplear una serie de filtros digitales que le permitan mejorar, corregir e individualizar sus imgenes para darles mayor originalidad y profesionalismo, por ejemplo:

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f) Grficas estadsticas, diagramas y tablas


Al presentar alguna informacin, pregntese: hay alguna forma grfica de darla a conocer? Si se muestra grficamente, probablemente la audiencia podr entender la informacin en un corto perodo de tiempo mientras que est en la pantalla. Los grficos, por lo general, se emplean para presentar informacin estadstica. Los elementos mnimos bsicos que deben contener son: 1) Tema; ttulo, subttulo, nmero de cuadro, 2) Datos; variables y unidades de medida y 3) Fuente; autor, ao, nombre e institucin.
Cuadro 10 Elementos de los grficos estadsticos

Dentro del grfico podemos encontrar diversos tipos de diagramas que responden a diversos propsitos: 1. Diagrama de barras, histogramas y columnas que demuestran relaciones entre dos o ms cosas. 2. Diagramas de sectores; grficas circulares y de pastel que dividen un conjunto en piezas. 3. Diagramas figurativos o pictogramas. 4. Diagrama de lneas para demostrar tendencias y 5. Diagrama de ojivas que muestran el desarrollo de un proceso y secuencias. Cualquiera que sea el formato de sus de grficas, recuerde no utilizar una pgina llena de nmeros sin sentido. Emplee diagramas o modelos para presentar conceptos complejos; utilice grficas que ilustren diversas etapas o segmentos del modelo completo; comience con el marco simple y construya los componentes sucesivamente en el modelo o proceso completo.
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h) Otros archivos (audio, video y animaciones)


El ltimo elemento del concepto pero no el menos importante son los archivos de audio, video y animaciones, los cuales deben emplearse con suma delicadeza y nicamente si son absolutamente necesarios.

Color
Emplee colores de manera inteligente: elija el color para las diapositivas que transporte el mensaje apropiado. La mayora de las exposiciones limitan la combinacin de color. Nunca puede quedar mal con un fondo azul degradado a negro, pero siempre personalcelo. Elija colores que contrasten de tal manera que la diferencia entre los mismos sea fcil de percibir.
LA IMPORTANCIA DEL COLOR El color ayuda a la persuasin, motiva, suma energa, adhiere textura y profundidad, aade impacto, crea inters y centra la vista. En la educacin, el color apoya el aprendizaje pues la retencin del contenido se incrementa en un 78% adems de motivar a la participacin ms del 80% En la publicidad, el color atrae ms lectores; con su uso se incrementa la retencin del contenido del anuncio de un 55% a un 80%. Las ventas de productos aumentan en un 85% ms con anuncios a color que con publicidad blanco y negro ya que cautiva al pblico. Las composiciones cromticas crean atmsferas; al aplicar el color lmite su paleta y otrguele un cdigo en sus diapositivas para diferenciar clases, niveles, elementos, patrones, etc.

Balance
Para obtener claridad, la informacin se puede balancear y ordenar de arriba abajo y de izquierda a derecha. Asegrese de que los elementos visuales y textos cumplan con la regla 7+/-2 de diseo grfico, siete lneas ms/menos dos, es decir, de cinco a nueve lneas y no ms de siete palabras por lnea. Puede ser que tenga un par de diapositivas de ocho lneas pero no hace falta estandarizarlas. Realice una impresin de sus diapositivas antes de presentarlas y cercirese de que haya una variedad a travs de su presentacin. Utilice tablas para comparar informacin, fotos de los productos que quiere demostrar, grficos para explicar tendencias y frases en texto como ltimo recurso. El castellano se lee de izquierda a derecha; por orden debe leerse generalmente de izquierda a derecha. Los ojos tienden para dirigirse hacia el centro ptico de la pantalla; cuando una representacin visual es la primera vez que se ha mostrado los ojos tienden para dirigirse hacia en el centro ptico de la pantalla. Cree un equilibrio visual entre todos los componentes grficos y el texto, sin este equilibrio visual, estos elemento pueden funcionar juntos pero hacer difcil la lectura para la audiencia y que esta no comprenda el punto que usted est intentando mostrar.

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No apriete su informacin cerca de los bordes, la informacin cerca del borde tambin es una muestra de demasiada informacin en una diapositiva; algunos sistemas pueden no mostrar la informacin cerca del borde de una diapositiva, por ello, deje espacio entre las lneas de la tipografa para asegurar legibilidad.

1.3.1.2 Diseo en pantalla


Cuando se emplea una presentacin digital proyectada en pantalla, los elementos visuales efectivos son aqullos que se pueden entender a simple vista. Esto significa que todos los grficos deben ser claros y sencillos, en lugar de densos y entremezclados con el texto. Si necesita incluir mucha informacin en una diapositiva, utilice vietas para resaltar los puntos clave. La informacin que presenta cada elemento visual debe ser relevante para la audiencia y estar diseada para atraer la atencin de diferentes estilos de aprendizaje, sin ser exagerados. No olvide que deben servir para satisfacer las necesidades de la audiencia y no las del presentador. Las imgenes deben complementar su discurso oral, mas no copiarlo. Si est pensando leer directamente del elemento visual, entonces no es el adecuado y no debera usarlo. Siempre que sea posible use grficas, mapas conceptuales y diagramas para reducir el nmero de palabras en las diapositivas. La grfica correcta debe impresionar a la audiencia; aclarar conceptos difciles; sumar inters a un punto simple y con ello generar confianza. Si utiliza un efecto especial o transicin slo porque se ve bien o llama la atencin, entonces reflexione sobre lo que est haciendo.

La plantilla (template):
Las estructuras e imgenes ayudan a recordar la informacin, otorgue una unidad visual, sea original y difernciese. A medida que vaya reuniendo los materiales para su presentacin, recuerde que los elementos de apoyo visual deben complementarla, pero nunca convertirse en el centro de atencin de la misma. Cuando est trabajando en la parte de elementos visuales, tenga presente estos lineamientos. Realice una prueba de impacto, pregntese: Es sencilla?, Es ntida?, Es visible? Si desea un fondo que sirva para mostrar su informacin busque que sea limpio e integre elementos gua. Disee o modifique un fondo para que cubra requisitos particulares, de manera que no se vea como todas las plantillas pre-diseadas que vienen con el software de fbrica. Cuide de no usar fotografas de fondo para mostrar grficos, textos, datos y nmeros. Y asegrese que la informacin sea legible y visible contra el fondo.

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Por ejemplo, la diapositiva de la izquierda incluye demasiado texto innecesario y no se puede entender a simple vista; adems, tampoco incluye colores que resalten los trminos importantes, no es nada atractiva. A diferencia de la anterior, la diapositiva de la derecha emplea palabras clave que estn bien espaciadas al aplicarse la regla 7+/-2 y son fciles de entender. Tiene una apariencia profesional y utiliza colores para resaltar los puntos ms importantes, lo que capta y mantiene la atencin del pblico.

Ejemplo traducido y adaptado del original de HP (2006)

Las diapositivas que se muestran a continuacin presentan dos tipos diferentes de informacin: la primera incluye un cuadro con datos estadsticos, mientras que la otra muestra la agenda de la presentacin. A pesar de que el tipo de informacin es diferente, ambas diapositivas (slide) siguen los parmetros del mismo concepto en su plantilla.

Ejemplo traducido y adaptado del original de HP (2006)

DIEZ SEGUNDOS PARA CAPTAR LA ATENCIN: De modo emprico, recuerde lo siguiente, disee elementos visuales que emitan el mensaje en menos de diez segundos. Comience con una idea general y luego vaya a lo especfico. Sus apoyos visuales deben dar al pblico una imagen general antes de entrar en detalle.

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Veamos dos ejemplos ms de diapositivas antes y despus aplicarles el concepto de diseo, son ideas de cmo reducir el texto para centrase en el tema, cmo crear imgenes ms interesantes que muestren la informacin grficamente y no slo simples puntos identificados con vietas. Resaltar lo ms importante en las diapositivas permite al expositor entregar una exposicin con mayor eficacia. Observe el siguiente ejemplo de una charla que est dividida por secciones; el punto no es resaltar la seccin sino enfocarse en lo verdaderamente relevante: el tema. Adems la fuente es Times New Roman lo que dificulta su lectura. Aqu se logra corregir con la ayuda del color, el tamao de la tipografa, una fuente Arial y una imagen representativa.

Ejemplo traducido y adaptado del original de Claudyne Wilder (2001)

La diapositiva del lado izquierdo tiene demasiado texto; si la oracin o parte del texto es algo que el expositor puede decir y lo dir, elimnela. Vea cun interesante es ahora al colocar las palabras dentro de formas geomtricas mostrando cada uno de los puntos clave uno a la vez. Las formas agregan variedad a la presentacin pero no utilice muchas simultneamente.

Ejemplo traducido y adaptado del original de Claudyne Wilder (2006)

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Tome la siguiente lista de comprobacin y cercirese de haber seguido las siguientes pautas para disear diapositivas: Utilizar tipografa legible en pantalla, evitando las diapositivas manuscritas y la calidad de baja resolucin Redactar el texto en pantalla a unas pocas palabras clave; escribiendo frases, no oraciones Limitar el nmero de datos estadsticos; su lectura requiere de por lo menos de uno a dos minutos por dato indirecto. Tenga una buena razn de mostrarlos. Los diagramas o grficos empleados hacen su punto ms rpido y claro Colocar ttulo en cada diapositiva Variar la vista de las diapositivas dentro de un mismo concepto y estilo Mantener un fondo simple y agradable Utilizar el color ms adecuado en la tipografa, los grficos y fondos

1.3.1.3 Elaboracin de materiales impresos


A diferencia de otros tipos de apoyos visuales, en los materiales impresos puede incluir mucha ms informacin. Si los utiliza, es fundamental que sean de alta calidad, es por ello que debe tener en cuenta los siguientes parmetros al momento de elaborarlos: A menos que tenga una sola pgina que entregar, rena varias pginas en lugar de distribuir las hojas una por una. Agrupe, identifique, enumere y presente los materiales en una carpeta. De esta manera, realzar su importancia frente a la audiencia y permitir al pblico pasar fcilmente de pgina a pgina sin enredarse con las hojas. Utilice papel de calidad para sus materiales impresos y materiales de apoyo. Cartulinas, papel brillante y otros tipos de papeles artsticos le dan un aspecto profesional. Si la audiencia es pequea, considere la posibilidad de personalizar los materiales impresos de la presentacin para cada participante. Aunque esta personalizacin slo implique colocar el nombre y cargo de la persona en la portada, podr demostrar a su audiencia cun cerca estn a ella y a cada participante.

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2 Pr epa racin
Una exposicin implica ofrecer al pblico mucha mayor cantidad de informacin que en un entorno normal de conversacin o dilogo, sin interrupciones, por lo que es preciso darle a la presentacin un orden lgico y claridad para que pueda ser seguida por el pblico Michael Stevens18 Una vez que hemos definido el propsito de la charla y proyectado el esquema de exposicin y que en consecuencia poseemos un plan general de accin, debemos preparar la presentacin en todos sus detalles. Responder a la pregunta de cmo voy a decir lo que quiero decir?, significa ir ms all de la organizacin genrica de las ideas y del tipo de discurso que va a ofrecer. Significa darle cuerpo a la presentacin, materializarla.

2.1 La prctica hace al maestro


Mientras que las exposiciones con computadoras porttiles se vuelven cada vez ms y ms sofisticadas; con colores, estructuras, sonidos y videos el expositor contina leyendo la imagen de la pantalla? Si se mueven las diapositivas, el expositor necesita estar animado! Si las lminas tienen sonido e imgenes interesantes, la voz del expositor necesita ser entusiasta y alegre! sa es la naturaleza a nivel mundial de las exposiciones de hoy. Ya quedaron lejos las conferencias sin apoyos multimedia. Es casi imposible leer un discurso de manera eficaz sin que se utilicen diapositivas o un telepromter.19 Si desea ser un expositor eficaz he aqu tres prcticas necesarias: 1) Practique en voz alta, 2) Practique usando tecnologa, 3) Practique el Consejo de Expertos, 4) Practique un plan de reserva, el Plan B que hacer si la tecnologa falla. Recuerde que al practicar su exposicin podr resolver las necesidades de su audiencia lo mejor posible y para ello necesita: Mantener el contacto visual con la audiencia Utilizar los gestos naturales de la mano Mantener la tranquilidad y cuidar el movimiento natural del cuerpo Mantener el volumen apropiado de la voz Evitar distraer con la ropa o los accesorios Mantener un ritmo constante del discurso Si es posible, practique su exposicin en el mismo lugar donde se llevar a cabo. Use la presentacin digital que ha preparado, cuando practica de esta manera la integrar mejor en su charla. Finalmente, no sienta que tiene que memorizar parte por parte. En muchos casos podr utilizar indicadores de ayuda a su memoria tales como tarjetas de notas o bosquejos. La mayora de las personas encuentra que cuanto ms practican, con mayor facilidad realizan su exposicin y se sienten cmodos.
18 19

Stevens, Michael. (1998) Cmo ser mejor... hablando en pblico. Panorama Editorial S.A, Argentina Uso de Telepromter. El expositor lee directamente lo que aparece frente a l en un cristal esmerilado que refleja a 45 la seal de un monitor de computadora y del que l tiene el control para pasar la informacin al ritmo que desee. Ante los ojos del espectador esto pasa desapercibido y parece que le est hablando sin ningn apoyo escrito.

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2.1.1 Preprese para entregar de la exposicin


Fallar en prepararse es prepararse a fallar
EJEMPLO DE VIDA Despus de un concierto, un fantico se acerc hasta el famoso guitarrista Chamn Correa y le dijo con excesiva efusin: dara mi vida entera por tocar tan maravillosamente como usted lo hace. A lo que Chamn contest yo lo hice.

Las grandes exposiciones requieren una cierta planeacin, la parte importante practique, practique, practique. El propsito principal de crear un boceto es desarrollar un plan coherente de lo que desea hablar. Usted debe conocer su presentacin muy bien, as durante la exposicin real, con slo un vistazo a sus notas le asegura permanecen en el tema. Tambin le ayuda a controlar sus nervios dndole la confianza de que usted puede realizarla sin desmerito.

2.1.2 Practique en voz alta


Practique su presentacin en voz alta varias veces antes de ir ante la audiencia verdadera; practique los textos, la sincronizacin de las diapositivas y las palabras que acentuar durante su charla. Imagine que ha decidido participar en una carrera de bicicletas y slo ha tenido la bicicleta por un mes, pero en tres meses tendr que pedalear treinta kilmetros. Sus amigos tambin estarn compitiendo, as que desea poder participar en la contienda. Qu comienza a hacer? Se monta en la bicicleta con el objeto de practicar todos los das. Esto es lo mismo que necesita hacer si desea sentir la sensacin de ser un expositor profesional. Tiene que practicar en voz alta, no en la mente y ensayar antes de la presentacin real. Por eso practique en voz alta con una audiencia real, incluso apenas si son unos cuantos. Su confianza y equilibrio aumentarn. Gestos. No desea estar de pie en un slo sitio con los brazos en el pdium o fijos a su lado. Consiga que la energa de sus nervios se enfoque en la direccin apropiada, gesticule, muvase alrededor y no se quede en un slo lugar. Camine dos o tres pasos al mismo tiempo; no d un paso a la vez. Por qu? Parecer inquieto si mueve pie por pie. Cuando da varios pasos seguros parecer convincente. Mantenga sus manos vacas, a menos que est sosteniendo el control remoto. Si va a utilizar un micrfono, busque que sea inalmbrico de solapa para que pueda moverse libremente. Tome una caminata. Si est cansado el da de su charla, tome una caminata alrededor de la cuadra. Salga y haga algo fsico. En ese momento no lucir bien, pero estar energizado y vigoroso para su exposicin. Mucha gente come porciones de carbohidratos el da de su charla y se sienten ms activos. Calcule qu le ayuda a estar fsicamente activo y alerta y entonces hgalo. 55

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Visualice su xito. Vase una y otra vez frente a su audiencia haciendo un fantstico trabajo; tranquilo y entusiasta, comenzando su charla mirando hacia su audiencia, detenindose brevemente para acentuar palabras, enrgico al caminar alrededor, dando de una conclusin clara y fuerte, hablando con confianza y contestando preguntas con facilidad. Cuando visualiza su sensacin de xito calma su cuerpo por dentro.

Los atletas, bailarines y actores se preparan para su momento; como expositor tambin debe estar preparado. Si desea ser el mejor puede serlo, esa prctica toma tiempo.

2.1.3 Practique usando tecnologa


Mientras que la tecnologa cada vez en ms y ms sofisticada, necesita practicar y usarla. Qu tecnologa necesita conocer? Probablemente usar un proyector de LCD un can. Si tiene uno de los modelos ms nuevos, el proyector har todo el trabajo. Enfocar su pantalla y emparejar su resolucin con la de su computadora. Pero si es de esos caones antiguos y pesados, es recomendable revisarlos sobretodo los cables. Si va a usar animacin, audio y/o video desear estar seguro que su computadora sea lo bastante rpida para que los materiales trabajen bien. Eso significa practicar su charla con los recursos reales y ver cunto tiempo toma y si aparecen en pantalla como lo desean.

2.1.4 Practique el Consejo de Expertos


El Consejo20 de Expertos es una simulacin realista de la prctica con sus colegas, compaeros de trabajo, de la familia, o de amigos que actan en el papel de los evaluadores, es la clave para ganar en las exposiciones competitivas. Ellos pueden valorarle y proveerle de retroalimentacin y le dan la oportunidad de practicar controlar sus nervios. Estas sesiones de prctica intensa le permitirn mejorar sus habilidades de exposicin y anticipar preguntas y objeciones de los evaluadores reales. Algunos expositores probablemente se opondrn a participar en tales sesiones de prctica intensa y decidir que no lo requieren; a estas personas seguras (o temerosas) les recuerdo las palabras de Albert Einstein:21 lo que a una persona hace por s mismo, sin ser estimulado por los pensamientos y las experiencias de otras, es, en los mejores casos, algo nfimo y montono. Si Einstein crey en la necesidad del estmulo exterior para realizar mejor su trabajo, quizs estos expositores renuentes pueden ser convencidos que pueden beneficiarse del crisol que es el Consejo de Expertos. Otra gran tcnica de retroalimentacin es grabar una cinta video y audio todos los ejercicios de este tipo y repasarla crticamente con un colega. Las siguientes cuatro reas, concentradas en el Consejo de Expertos, elevan la rentabilidad en la exposicin:

20 Consejo.- rgano colegiado que dirige o coordina una organizacin. 21 Albert Eintein (1879-1955) fue el cientfico ms importante del siglo XX. En 1905 public su Teora de la Relatividad, mejor conocida por su ecuacin fsica E=mc 2 como expresin matemtica. Obtuvo el Premio Novel de Fsica en 1921. Tomado de Clark, Donald W. (1971), Einstein: The Life and Times, N.Y.

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a) Eleve su habilidad de exponer. El propsito de la exposicin oral es transmitir, de manera clara y persuasiva, la visin en cuanto a cmo puede lograr solucionar el problema expuesto. Muchos expositores se centrarn en el qu de la presentacin, mientras que el asesor externo le proporciona la valiosa experiencia de cmo comunicar sus ideas a los evaluadores. El falso contacto visual y el lenguaje pobre del cuerpo, as como la mala inflexin vocal, especialmente la forma de presentar los qu y los cmo de forma montona, pueden afectar negativamente la forma en que se recibe el mensaje. Nos gusta pensar que la lucidez de nuestra exposicin es ms importante que cmo nos vemos y escuchamos; sin embargo, tambin es de gran relevancia la comunicacin no-verbal sobre la opinin que las audiencias tienen con respecto a usted y su mensaje. b) No lea del guin escrito. Uno de los mayores errores en los discursos es que el expositor no est acostumbrado a leer el guin de la presentacin. Si lee un guin escrito, el poco contacto visual que tiene con la audiencia, puede hacer pensar a los evaluadores que est leyendo palabras escritas por otra persona. Por ello, el expositor debe demostrar que maneja el tema y que el material es propio, las tarjetas de notas brstol pueden ayudarle como motivadoras de la memoria son las mejores porque su tamao le imposibilita escribir demasiado. c) No lea los apoyos visuales en pantalla. Tanto el pblico como los evaluadores saben leer y escribir y no necesitan que les lea la pantalla. Pocas cosas molestan tanto a la gente de cualquier audiencia que el expositor lea un texto extenso directamente de la pantalla. El expositor debe aprender a reducir a un mnimo el texto y racionalizar los apoyos visuales durante la prctica con el Consejo de Expertos para evitar de caer en esa trampa.

d) Utilice los dispositivos retricos para reforzar su mensaje. El uso de dispositivos retricos puede agregar impacto al contenido intelectual de su mensaje, as como aumentar la retencin de la audiencia. La repeticin de los conceptos clave, el uso cuidadoso de la pausa estratgica y la construccin paralela, son algunos de los dispositivos que puede emplear para agregar energa y cadencia a su exposicin. Comience por usarlos en las sesiones de prctica y estar absolutamente cmodo durante la presentacin real.
UN FRASE CLEBRE PRONUNCIADA POR UN PERSONAJE CLEBRE El ex-presidente norteamericano, John F. Kennedy, en los momentos ms delicados de la guerra fra utiliz otro dispositivo clsico de la retrica cuando dijo: Nunca debemos negociar con miedo, pero nunca debemos temer negociar

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La repeticin de los conceptos clave, hecha diestramente en cadencias de tres, tiene una capacidad notable de hacer que los miembros de la audiencia recuerden sus observaciones. Las pausas, especialmente si se utilizan como substituto de los aja! y los mmm, este o cualquier otra muletilla, tienden a reforzar las palabras y el mensaje del expositor. stas y varias tcnicas ms son lo que los expertos llaman atajos a la elocuencia y ayudan incluso los expositores ms inexpertos, cuando agregan estos recursos a su discurso se ir articulando y puliendo. e) Mantngase de pie mientras hace su exposicin. Los oradores inexpertos prefieren sentarse mientras hacen su exposicin. Puede ser que estn ms cmodos, pero el expositor que est de pie tiene mejor presencia, mayor control de la voz, mejor contacto visual. Durante el grupo de prctica haga el ejercicio de pie para ayudarle a tener control de la audiencia cuando est en esta etapa.

2.1.5 Eliminando hbitos molestos


Al hablar durante los primeros cinco minutos, la audiencia adems de escucharle se da cuenta de los hbitos molestos del expositor. Todos tenemos diferentes tipos de hbitos, algunos son buenos y otros son molestos. Por ejemplo, cuando usan algunas muletillas como: mmm, me entienden?, o colocar las manos en los bolsillos y jugar con las llaves o el dinero, marcar el paso o golpear el podium durante su exposicin; esto a veces para afecta, pero a menudo distrae, del mensaje que est intentando emitir. Para que la exposicin cumpla con su propsito didctico, es importante que el expositor tenga en cuenta la siguiente consideracin est distrayendo a la audiencia o llevando su atencin lejos de su mensaje? Cuando queremos que la audiencia se centre en lo que tenemos que decirle ms que en nosotros, es importante pensar en cualquier cosa que puede distraerlos de nuestro mensaje. Esto puede ser un tema sensible puesto que algunos de estos factores son personales o parte de quines somos: en ocasiones, sin darse cuenta grita o susurra juzgue la acstica del cuarto no acometa o hable deliberadamente lento, sea natural aunque no sea conversacional. Pause en los puntos clave, esto tiene el efecto de acentuar la importancia de un punto particular que est haciendo. Utilice las manos para acentuar puntos pero no las agite mucho demasiado y evite mantener un movimiento de pndulo un paso hacia adelante y otro hacia atrs delata a la audiencia, su nerviosismo, aunque una cierto movimiento es deseable. La mejor manera de deshacer estos hbitos que distraen es con la retroalimentacin inmediata. Esto se puede lograr con un pequeo grupo de ensayo al finalizar la exposicin, ellos deben convenir en dos o tres hbitos molestos que debe eliminar. Posteriormente, los miembros de su grupo deben escribir el habito desagradable en hojas de papel tamao carta con un marcador y en letras grandes. En el segundo ensayo de su charla, cada miembro mostrar la hoja correspondiente cuando escuchen o vean el hbito molesto. Para la mayora de las personas este mtodo romper un mal hbito practicando por lo menos una vez al da durante dos semanas.
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2.2 Busque asesora profesional


El propsito del nuevo nfasis en las exposiciones orales es, por supuesto, hacer que el orador realice la exposicin con conocimiento profundo del tema. El experto que hace una presentacin con mayor claridad aumenta con certeza sus perspectivas profesionales. Para aprender cmo hacer una exposicin clara y eficaz enfocada en sus necesidades busque la ayuda de asesor-entrenador de discursos o actualcese en seminarios, talleres o diplomados. Adems de proporcionarle el conocimiento del arte de discurso, un asesorentrenador externo ser mucho ms franco en la crtica constructiva de su exposicin que la que podran hacer sus compaeros y amigos, quienes deseando mantener buenas relaciones, pueden ser buenos y apacibles en su crtica y no indicarle cules son sus debilidades. El objetivo del asesor-entrenador externo es mezclar las tcnicas de la exposicin eficaz con la experiencia del orador. La fusin de estos dos elementos produce exposiciones altamente exitosas y redituables.

Consejos y tcnicas de los expertos para las grandes exposiciones


Nadie debe sentirse inferior, a menos que est de acuerdo con eso Eleanor Roosevelt22 1. Hable a la audiencia... no a los apoyos visuales, tales como rotafolios, pizarrn, pintarrn, o pantalla. Por lo mismo, no est parado entre su herramienta visual y la audiencia. 2. Hable claramente y en voz alta suficiente para que todos escuchen. No hable con una voz montona. Utilice la inflexin para acentuar sus puntos principales. 3. Si proporciona folletos (handouts), no lea directo de ellos. La audiencia no sabr si leer junto con usted o escucharle. 4. No ponga ambas manos en sus bolsillos; esto tiende a que se vea poco profesional. Es aceptable poner una mano en un bolsillo, pero asegrese que all no lleve monedas o llaves pues distraer a la audiencia. 5. No agite el indicador lser en el aire como si fuera un caballero Jedi que lucha con su espada. Utilice el indicador para mostrar en pantalla de lo que est hablando y despus apguelo, si no las audiencias se fijarn en su espada, en lugar de usted y su mensaje
22 Anna Eleanor Roosevelt (1884 -1962) Primera Dama estadounidense. Esposa del Presidente Franklin Delano Roosevelt, diplomtica y activista por los derechos humanos. En sus aos mozos era una joven tmida que le aterrorizada pensar en dar un discurso en pblico, pero con el paso de los aos creci en confianza y autoestima hasta llegar a ser una de las mujeres que ms ha influido en el siglo XX. Particip en las formaciones de numerosas instituciones, siendo las ms notables entre ellas las Naciones Unidas, la Asociacin de Naciones Unidas, y la Casa de la Libertad. Presidi el comit que aprob la Declaracin Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas, refirindose a ella como "La carta magna de la humanidad". El Presidente Harry Truman se refiri a ella como la Primera Dama del Mundo en honor a sus extensos viajes para promover los Derechos Humanos.

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6. Una de las desventajas de presentaciones digitales es que la gente no puede ver la puntuacin si usted lee directamente de la pantalla y esto puede conducir a malentendidos. Una manera eficaz de superar este problema es detenerse brevemente donde habra normalmente signos de puntuacin. 7. Cuando realice presentaciones digitales no utilice las plantillas pre-establecidas ni las imgenes de galera; puede ser que ya muchos antes que usted las hayan empleado y mostrado a la misma audiencia, lo que reduce su efectividad y calidad. Si le es posible realice sus propios diseos y recursos. Otra buena opcin es suscribirse a los servicios profesionales de empresas especializadas, observe la diferencia:
Recursos pre-establecidos Recursos propios (originales) Recursos profesionales

Ejemplos propios con imgenes adaptadas de Aspire Comunications (2006) y Presentation Pro (2006)

8. Escuche atento los comentarios y las opiniones; use la tcnica de pensamiento lateral (agregue ideas ms que desecharlas), la audiencia sentir que sus ideas, comentarios y opiniones tienen mrito. 9. Enumere y discuta sus objetivos desde el principio de la exposicin. Deje que la audiencia conozca las metas y objetivos de su presentacin. Discuta algunos de sus miedos y aprehensiones que junto con y la audiencia pudiera tener. Dgales lo que deben esperar de usted y cmo contribuir a sus metas. 10. Termine la presentacin antes de su audiencia lo haga. La mayora de las personas encuentra que si slo practican en su cabeza, la charla real tomar cerca de 25 por ciento ms tiempo. Usar cualquier apoyo visual tambin agrega tiempo. Recuerde: es mejor terminar temprano que pasarse de tiempo. 11. Est preparado para utilizar un acercamiento alterno si siente que no avanza y se ha quedado empantanado. Debe estar bastante seguro con su propio material; de modo que los intereses y preocupaciones de la audiencia de la presentacin, determinen el formato. Utilice su experiencia y conocimiento para correlacionar su tema. 12. Considere la hora y cunto tiempo tiene para su charla. El tiempo puede afectar a la audiencia. Despus del almuerzo se sabe que no funciona bien el entrenamiento pues la audiencia se sentir ms como en una siesta que escuchando una charla. 13. Siempre contemple un Plan B y espere lo inesperado! 60

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3 Perfo rman ce
He conocido a muchos de ingenieros con ideas fabulosas que tenan apuro en explicarlas a otros. Siempre es una vergenza cuando un individuo con gran talento no puede decir frente a un Comit lo que est en su cabeza. Lee Iacocca23 Aquellos que pueden pensar, pero no pueden expresar lo que piensan, se colocan en el nivel de los que no puedan pensar Pericles24 Ambas frases, escritas en distintos siglos, subrayan la importancia de la habilidad de saber hablar, tanto Iacocca como Pericles hacen una advertencia: las ideas fabulosas pueden exponerse fcilmente por aquellos que pueden expresar lo que piensan, es decir preparar su puesta en escena y presentarla. Algunos expositores han intentado copiar el estilo de otros para intentar llegar a la audiencia, a veces trabaja, pero generalmente no; la audiencia busca autenticidad. En contraste, los expositores acertados desarrollan un estilo genuino que resalte su propia personalidad, lo que requiere exponerse tal como es, con todos sus errores y virtudes. La clave es compartir esos elementos que son genuinos en usted y aprender el arte del discurso.

3.1 El discurso pblico acertado


Muchos profesionistas estn mejorando la habilidad de exponer debido a la importancia que se le da a los discursos orales, otros siguen confiando nicamente en sus ideas, programas y experiencia; estos pueden encontrar que su testarudez les est ayudando a perder grandes oportunidades. Hay que reconocer que un pequeo esfuerzo en su entrenamiento para realizar exposiciones les ayudar en momentos decisivos, no me cabe la menor duda. Otro problema es ser concisos; muchos entrenan slo para dar una introduccin, un desarrollo y una conclusin y decir ms y mejor. Mientras que en algunos empresas e instituciones no hay paciencia para ir lento y gradual. En este caso, se necesita ir directo al punto, probar de forma concisa su punto de vista y hacer sus recomendaciones. El discurso pblico acertado consiste en tres elementos: 1) Contenido, un mensaje prctico, fcil recordar y la informacin til. 2) Confianza, sabiendo que lo qu comparte es valioso y til y qu es el que lo est compartiendo. 3) Conexin, cuando atrae a la audiencia hacia el mensaje; esto lo conducir a la risa, las lgrimas y las ovaciones.
23

Lee Iacocca, uno de los personajes ms representativo de la industria automotriz norteamericana, entre sus logros financieros est la concepcin del Ford Mustang (1964) y el rescate de Chrysler Corporation (en 1978) as como la innovacin de las minivan. Es autor de dos bestsellers: Iacocca: una autobiografa (1984) y Hablando claro (1988). 24 Pericles, (495 a.C. - 429 a.C.). Poltico, orador y gran estadista griego. Fue el principal estratega ateniense. Gran dirigente, un hombre honesto y virtuoso. Llamado el Olmpico, por su imponente voz.

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3.1.1 Comunicacin no verbal


Hay un aspecto fundamental en la comunicacin que no se refiere al significado de las palabras, sino a todo aquello que no tiene un significado explcito pero que aporta informacin dentro del nivel emocional. Se trata de la comunicacin no verbal; al transmitir un mensaje cada ser humano posee cualidades nicas para hablar en pblico, derivadas de la propia personalidad y modeladas por el entorno social y cultural. Nunca est por dems cuidar y preparar la forma de expresarse oralmente y conocer cmo apoyarse con recursos tcnicos. Recuerde que una exposicin efectiva tiene como componentes bsicos: 1. El tono de voz 2. La comunicacin corporal 3. El contenido verbal La audiencia recordar su mensaje el 7% por sus palabras, el 38% el tono de voz que haya empleado y el 55% por su comunicacin corporal.

Mills Harry (2005)

Dentro de la comunicacin no verbal podemos identificar los siguientes elementos: La mirada Mirar a otra persona a los ojos, establecer contacto visual. La mirada se emplea, junto con el dilogo, para sincronizar o comentar la palabra hablada. En general, si el oyente mira ms, genera ms respuesta por parte del que habla y si el que habla mira ms, es visto como persuasivo y seguro. La cara es el principal sistema de seales para mostrar las emociones. La expresin facial ser el primer elemento de distorsin de la comunicacin. Si una persona muestra una expresin facial de miedo o de enfado mientras intenta iniciar una conversacin con alguien, es probable que no tenga xito. Puede utilizarse como gesto de pacificacin, para transmitir el hecho de que a una persona le gusta otra, para suavizar un rechazo, comunicar una actitud amigable y animar a los dems a que le respondan con una sonrisa. Son cualquier accin que enva un estmulo visual a un observador. Los gestos son bsicamente culturales y se constituyen en un segundo canal de comunicacin; aqullos que sean propios a las palabras que se dicen servirn para acentuar el mensaje aadiendo nfasis, franqueza y calor. La posicin del cuerpo y de las extremidades, la forma en que se sienta la persona, cmo est de pie y cmo se desplaza en el

La expresin facial

La sonrisa.

Los gestos

La postura

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saln o auditorio, refleja su actitud y sentimientos sobre s misma y su relacin con los otros. La distancia espacial El grado de proximidad expresa claramente la naturaleza de cualquier interaccin y vara con el contexto social. Dentro del contacto corporal, existen diferentes grados de presin y distintos puntos de contacto que pueden sealar estados emocionales, como miedo, actitudes interpersonales o un deseo de intimidad. Todos tenemos un espacio personal, la proxemia estudia cmo nos relacionamos los seres humanos entre s en el espacio que nos circunda. Hall,25 estableci una caracterizacin en el manejo del espacio personal del ser humano, en cuatro niveles. Pareciera ser como si el ser humano se paseara dentro de una burbuja, o campo ureo, que siente cual es la distancia ideal entre l y los otros. As lo propone Moriano,26 al proponer las siguientes distancias proxmicas: El espacio ntimo vara entre 15 a 46 cm.; es el ms cercano y limitado a personas con las que se tengan algn vnculo ntimo con la pareja. Distancia de contacto: subdividida en espacio ntimo muy privado, ntimo privado, e ntimo reservado, las personas se comunican por tacto, olor y temperatura del cuerpo. El espacio personal entre 46 cm. a 1.20 m.; Distancia ntimapersonal reservada a seres queridos que se usa en relaciones cercanas, como entre familiares y amigos. Distancia personal social o lejana: limitada por la extensin del brazo, lmite del dominio fsico. El espacio social entre 1.20 a 3.6 m.; es el que usamos para interactuar con las personas en nuestra vida cotidiana. Personas con las que interactuamos con frecuencia, pero no tienen una relacin interpersonal con uno. Distancia social prxima: las personas que trabajan juntas en una empresa, adoptar tal vez esta distancia para conversar. Distancia social pblica o lejana: son conversaciones formales. Los escritorios de personas importantes suelen ser muy anchos para mantener una cierta distancia

25 26

Hall, Edward T. (1986) La dimensin oculta. Siglo XXI Editores, Mxico. Moriano, Juan Antonio. (2001) La comunicacin no verbal. http://www.terra.es/personal/moriano/psicologia/comunicacin.htm.

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El espacio pblico; es el que se suele utilizar en los lugares pblicos, donde estn presente personas desconocidas. Distancia pblica: es la adecuada para pronunciar discursos o algunas formas muy rgidas y formales de conversacin. Distancia pblica lejana: prcticamente para perderse entre el ambiente. Comunquese con entusiasmo: entusiasme al pblico Use un lenguaje corporal de alto impacto Cuide que su lenguaje corporal sea positivo Sonra para generar calidez Mantngase de pie en una postura abierta Mueva su cuerpo hacia delante, apyese en sus pies Vare el grado, velocidad y ritmo de su voz Haga contacto visual con todas las secciones de la audiencia Centre su discurso con movimientos de su cabeza y gestos vigorosos

3.1.2 Comunicacin verbal la voz


La herramienta ms valiosa del expositor probablemente es la voz; lleva la mayora del contenido que la audiencia toma. Una de las singularidades del discurso oral es que podemos escuchar fcilmente cuando hay algo incorrecto en la voz (cuando comemos mucho hablamos demasiado suave, cuando tenemos apuro se escucha tensa). Pero qu es lo que cambia la voz; hay cuatro trminos usados para definir las cualidades vocales: El volumen de la voz La funcin bsica del volumen de la voz consiste en hacer que un mensaje llegue a ser escuchado sin gritar hasta un oyente potencial. Los buenos oradores bajan su voz para atraer a las audiencias y la levantan para marcar un punto, los cambios en el volumen de voz se emplean en una conversacin para enfatizar puntos. Una voz que vara poco de volumen no ser muy interesante de escuchar. La entonacin sirve para comunicar sentimientos y emociones. Unas palabras pueden expresar esperanza, afecto, sarcasmo, ira, excitacin o desinters, dependiendo de la variacin de la entonacin de quien habla. Muchas veces la entonacin que se da a las palabras es ms importante que el mensaje verbal que se quiere transmitir. El tono es una de las caractersticas de un sonido. Un aeroplano tiene un sonido distinto que las hojas que crujen por el viento. Una voz que tiene miedo puede asustar a la audiencia, mientras que una voz que tiene risa puede conseguir a las audiencias sonrer. Los expositores profesionales enfatizan los registros
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La entonacin

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ms bajos de sus voces (hombres y mujeres) y generalmente evitan variaciones dramticas en la velocidad; ocasionalmente esta regla se puede romper de vez en cuando. Timbre (pitch): Cmo es una nota alta y cmo una nota baja; Chabelo y Pee Wee Herman tienen una voz de nota alta, Talina Fernndez y Brbara Walters tiene una voz moderada, mientras que Enrique Rocha o James Earl Jones tienen una voz de nota baja y potente. Esto es cunto tiempo dura un sonido. Al hablar demasiado rpido las palabras acortan las slabas, mientras que el hablar lentamente las alarga. Variar el paso ayuda a mantener el inters de la audiencia. Tanto la proyeccin como la variacin del tono pueden ser practicadas tomando la lnea Esta nueva poltica va a ser emocionante! dicindola primero con sorpresa, luego con irona, con pena y finalmente con clera. La clave es sobreactuar. Recuerde las palabras de Shakespeare Todo el mundo es un escenario las presentaciones son como una overtura de Broadway.

Duracin (lapso):

Color de la voz:

Modulacin de la voz Si se escucha energtico y confiado, probablemente ser visto como energtico y confiado Vare su volumen para dar mayor importancia a sus palabras y frases Vare el tono para generar inters Perfeccione las pausas para impactar Use tonos bajos para proyectar autoridad Hable con pasin, nos gusta comprar a los entusiastas y comprometidos

Existen dos mtodos para mejorar su voz: 1. Escchese! Practique el escuchar su voz mientras est en casa, al conducir, al caminar, etc. Entonces cuando est estudiando para su exposicin supervise su voz para ver si la est utilizando como desea. 2. Para escuchar su voz realmente, ahueque su mano derecha alrededor de su odo derecho y tire suavemente del odo hacia adelante. Despus, ahueque su mano izquierda alrededor de su boca y dirija el sonido derecho en su odo. Esto le ayudar a or su voz como la oyen otros... y puede que sea totalmente diferente a la voz que pens que era! Ahora practique modulando su voz.

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3.1.3 Escuche activamente


Los buenos expositores no solamente informan a su audiencia, tambin las escuchan. Al escuchar, sabe si estn entendiendo la informacin y si la informacin es importante para ellos. Escuchar activamente no es igual que or! Or es la primera parte y consiste en la percepcin del sonido. Escuchar, la segunda parte, implica fijar el significado a los smbolos aurales que se perciben. El escuchar pasivamente ocurre cuando el receptor tiene poca motivacin a escuchar con cuidado. El escuchar activamente con un propsito se utiliza para ganar informacin, para determinar cmo se siente otra persona y entender a los dems. Algunos buenos rasgos de los que saben escuchar Pase ms tiempo escuchando que hablando (pero por supuesto, como expositor, har que la mayora hable) No acabe la oracin de otros No conteste a las preguntas con preguntas No suee despierto ni se preocupe de sus pensamientos cuando otros hablan Deje que otros hablen, no domine la conversacin Planee las respuestas despus de que otros hayan acabado de hablar... no mientras estn hablando. Su plena concentracin est en lo que estn diciendo los otros, no en lo que va a responder Proporcione retroalimentacin pero no interrumpa incesantemente Analice mirando todos los factores relevantes y haciendo preguntas abiertas. Gue al pblico a travs del anlisis (resuma) Cuide la conversacin sobre todo lo que dice el interlocutor... no sobre l.

Escuchar puede ser una de las herramientas de mayor alcance en la comunicacin. Si es un grupo pequeo pregunte el nombre de cada participante y ttulo con el que prefieren ser llamados; aprenda el nombre de cada participante para crear una atmsfera agradable, llmelos por su nombre y usando seor, seora, seorita, o el grado acadmico que han alcanzado. Asegrese de utilizarla! Parte del proceso de escuchar es conseguir la retroalimentacin y alternar el mensaje, para que la intencin original del emisor sea entendida por el receptor. Esto se realiza parafraseando las palabras del remitente y exponiendo sus sensaciones o ideas en forma modificada, ms que repitiendo las suyas; Lo que usted quiere decir, segn lo entend, es esto, estoy bien o me corrige? No slo incluye respuestas verbales, sino tambin las no verbales: moviendo su cabeza o apretando su mano para demostrar estar de acuerdo, frunciendo las cejas para demostrar que no entiende absolutamente nada del significado de sus palabras, o aspirar el aire profundamente y expirarlo como una dura demostracin que le exaspera la situacin.

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Carl Roger27 indica cinco categoras principales de la retroalimentacin, se enumeran en el orden en el que ocurren con mayor frecuencia en las conversaciones diarias (note que a menudo hacemos ms juicios de lo que intentamos entender): 1. Evaluativo: cuando se hace un juicio sobre el valor, la calidad o la conveniencia de la declaracin de la otra persona. 2. Interpretativa: cuando parafrasea procurando explicar lo que otras personas declararon. 3. De apoyo: cuando procura asistir o alentar al interlocutor. 4. De sondeo: cuando se propone ganar informacin adicional, continuar la discusin, o clarificar un punto. 5. Comprensin: cuando busca descubrir totalmente lo que significa sus declaraciones para su interlocutor.

3.14 Estilo
Nadie le pondr atencin si no obtiene por ello un beneficio personal Aristteles escribi que la persuasin exitosa necesita tener tres elementos conocidos como: 1) logos, 2) ethos y 3) pathos. El logos se refiere a la organizacin lgica del mensaje; ethos se refiere a la credibilidad del orador; y el pathos se refiere a la importancia de adaptar un mensaje a las necesidades de la audiencia y sus emociones. En trminos sencillos, cualquier exposicin exitosa, para organizarse bien, debe personalizarse a un pblico especfico y llevarse a cabo por un expositor creble. Los expositores profesionales reconocen que la comunicacin es un proceso tanto intelectual como emocional. Por ello, la organizacin de sus ideas es parte fundamental de la tarea, el otro es ganar y mantener la atencin de la audiencia. Las formas de comunicacin que ms se emplean son la oral y la escrita. Un buen orador debe ser capaz de conmover para ensear, educar y entretener, por ello, es esencial la habilidad de saber comunicarse para lograr exposiciones exitosas. Los objetivos generales de toda comunicacin pblica son: atraer la atencin de la audiencia abriendo con fuerza, mantenerla el tiempo que dure la intervencin, que el auditorio obtenga una ventaja de lo comunicado y dejar una buena impresin del comunicador.
27 Carl Rogers (1902-1987) fue uno de los fundadores de la psicologa humanstica que promueve un acercamiento ms personal a la relacin tradicional del terapista-paciente, y acenta la responsabilidad y la intencin en el comportamiento humano. Mejor conocido por su contribucin a la terapia centrada-en-el-cliente, tambin tuvo mucho que decir sobre la educacin. Su habilidad de ligar juntos todos los elementos le ayud a poner en contexto sus ltimos logros. Tambin fue un mdico confiado que observaba sus propias experiencias. l ofreci un nuevo camino, una rotura con tradiciones anteriores: su libro Freedom to Learn Libertad a aprender; publicado en 1969, 1983, y 1993) es una declaracin clsica de la posibilidad educativa. Rogers fue un profesor dotado, su acercamiento creci de su orientacin con el encuentro profesional; se vio como facilitador alguien que crea el ambiente propicio para el compromiso. Carl Rogers ha provisto a los educadores de algunas preguntas fascinantes e importantes con respecto a su forma de trabajar con los participantes y de los procesos que puede emplearse. La educacin informal no se centra tanto en la persona como en el dialogo.

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Abra con fuerza Los cinco primeros minutos son vitales; en ese corto periodo de tiempo tiene que lograr impactar a sus interlocutores, despertar su inters y crear un clima agradable. Conseguir una primera impresin dinmica depender en los primeros 30 segundos, cuando inicie la comunicacin para que conseguir el propsito establecido, por ello la apertura debe enganchar la atencin del pblico; llevar a la audiencia a escucharle, proporcionar las razones para escucharlo; explicar al pblico los beneficios que van a escuchar, describir de qu va a hablar; dar una visin rpida de su agenda; vender el beneficio de escucharle; exhibir la clave de su mensaje. Construya su credibilidad: Las tres C de la Credibilidad Candoroso Sea abierto y honesto, use un lenguaje corporal positivo Competente Muestre sus aptitudes y vaya completamente preparado Cuidadoso Muestre su preocupacin, al pblico le gusta seguir a quien comparte sus preocupaciones Mantenga el inters de su audiencia: Para mantener el inters de su audiencia en su exposicin aplique la frmula de persuasin A.I.M. (ATENCIN INTERS MOTIVACIN): Busque la atencin de la audiencia, mantenga el inters en su propsito y motive un deseo que atrape la atencin. Proporcione variedad y descanso si es posible; la novedad y la unidad aumentarn el impacto. Alterne moverse y estar de pie, hablando y escuchando, haciendo y pensando; utilice el espacio fsico y el movimiento del cuerpo para realzar su mensaje. Trate de agregar las historias, ancdotas, testimoniales, analogas y demostraciones. Intente presentarse con simpata ante la audiencia. El contacto visual es su herramienta principal para establecer la participacin de la audiencia; mire a su audiencia rotando al azar. Utilice los gestos naturalmente; desenvulvase de manera natural. Tcnicas bsicas para mantener la atencin del pblico Transmita su tema controle el entusiasmo la audiencia perdonar muchos errores si el expositor es entusiasta Su audiencia reflejar su actitud irradie confianza sin sermonar No confunda el entusiasmo con intensidad; intente transmitir una gama de emociones (preocupacin, anticipacin, entusiasmo, consternacin) Cuando sea apropiado, discuta sinceramente los pros y contras; explique las ventajas; presente los riesgos o los desafos Una vez que obtenga la atencin debe conservarla. Los miembros de la audiencia vacilan hacia adentro y fuera, sin poner atencin completa todo el tiempo. Si necesita reenfocar a la audiencia peridicamente; los siguientes son algunos ejemplos: D las tres razones bsicas por las que el cambio es necesario. Realice una transicin, por ejemplo ahora que hemos analizado el problema, necesitamos mirar las soluciones posibles!, la discusin conduce hasta ahora a este pensamiento final...! Haga una conclusin sincera: ... si efecta este programa, resultarn las tres ventajas bsicas!

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3.1.5 Nervios?
El enemigo principal de un expositor es la tensin sta que arruina la voz, la postura y la espontaneidad. La voz alta tensa los msculos de la garganta, los hombros se aprietan y limitan la flexibilidad mientras que las piernas comienzan a temblar y causando inestabilidad. La presentacin se endurece cuando del expositor se centra nicamente en sus notas y comienza a leer directamente en ellas. Primero, no luche contra los nervios, la ansiedad y la tensin dles la bienvenida y canalice esa energa en concentracin y expresividad! Sepa que la ansiedad y la tensin no son perceptibles a la audiencia tanto como a usted la siente. Entonces podr conseguir enfocarse en la presentacin en vez de centrarse en sus nervios. Los actores reconocen el valor de nervios... saben que agregan valor al performance. Esto es porque la adrenalina comienza a moverse en su interior. Nuestros antepasados le llamaron el sndrome de vuelo (o el miedo a volar en aviones). Si le da la bienvenida a los nervios, despus la presentacin ha vencido el desafo y se convierte en un mejor expositor. Pero, si deja a sus nervios asumir el control, despus la presentacin entrar el sndrome de vuelo retirndose de la audiencia. Una vez que da la bienvenida a sus nervios y los reconoce, djelos ayudarle a ganar ese reto necesario! La clave es continuar con mayor fuerza despus del error. Si se levanta y contina, ganar a la audiencia. Los ganadores continan y la utilizan a su favor! Los perdedores se detienen y se abruman con ella! La tensin puede reducirse con algunos ejercicios de la relajacin: Antes de la presentacin: Acustese, su espalda debe estar plana, estire de sus pies hacia usted de modo que sus rodillas estn arriba en el aire. Cierre los ojos. Estire cada parte de su cuerpo, relajando una seccin a la vez - sus dedos de los pies, pies, piernas, el torso, etc. Cuando finalice, pngase de pie lentamente e intente mantener la sensacin relajada en una posicin derecha. Si no puede acostarse: colquese de pie y separe las piernas casi un metro, deje que sus brazos cuelguen a los lados y los dedos de las manos separados. Sacuda suavemente a cada parte de su cuerpo, comenzando con sus manos, brazos, hombros, torso y piernas. Concntrese en sacudir la tensin; entonces rote lentamente sus hombros, mueva su cabeza a la derecha y despus rtela lentamente a la izquierda. Visualizacin: Antes de la exposicin, visualcese en el saln con la audiencia y vea como les entrega su presentacin sin ningn problema. Repase mentalmente lo que va a hacer a partir del momento que comienza hasta el final de la exposicin. Durante la presentacin: Tome un momento para beber agua, respire profundamente, concntrese en relajar a la parte ms tensa de su cuerpo y despus vuelva a la exposicin diciendo a s mismo, "puedo hacerlo!" Por ningn motivo beba alcohol para reducir la tensin! Afecta no solamente su coordinacin sino tambin su memoria. Puede ser que no lo note, pero su audiencia s!

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3.1.5.1 En la situacin de me olvid de lo que iba a decir.


Una de las razones de que dar un discurso frente a un grupo sea el principal miedo de muchos expositores, es que mantienen en su mente la certeza que tendrn un espacio en blanco en un momento crtico. Esto es por lo que caen en el error de leer de la pantalla durante su exposicin. Cada quien experimenta el pnico al podium de diferente manera: ansiedad por el discurso, o terror de hablar. Las estadsticas demuestran que el miedo al discurso delante de grupos es uno de los miedos ms grandes que tiene la gente. Algunos datos muestran, sin exagerar, que el pensamiento de dar un discurso es ms espantoso que pensar en caer de un acantilado, pasar por dificultades financieras o estar con serpientes enfrentndose a la muerte. 28 La siguiente lista muestra algunas tcnicas que usa la gente para hacerle frente: La audiencia entiende su nerviosismo; saben cul es la sensacin y le perdonarn los errores honestos. El nerviosismo generalmente es invisible; la mayora no notan los pequeos cambios en su voz o errores ocasionales; la mayora de los oradores que se describen como nerviosos aparecen seguros y tranquilos ante la audiencia. Compruebe el saln; el espacio, el equipo, las luces. Cntrese en el mensaje. Lo ms importante: est preparado y practique. Pero si se enfrenta a la situacin de me olvid de lo que iba a decir puede controlarlo con apenas dos tarjetas brstol. Previamente en una tarjeta escriba una ancdota, cita o la estadstica concerniente al problema que presentar, identifquela como (A). En la segunda tarjeta, disee un boceto de su exposicin, identifquela como (B). Si su mente se pone en blanco, simplemente alcance la primera tarjeta y relacione la informacin sobre el tema. Probablemente se recuperar de su amnesia temporal. Si no, deslice la segunda tarjeta hacia el frente y utilcela para ver donde debe retomar la charla. Las tarjetas son como salvavidas cuando se est ahogando de pnico.

3.1.5.2 Concentracin
En teora, si disea una exposicin eficaz, no necesitar de ninguna nota adicional. Su presentacin digital es como una gua, su apoyo. Por qu? Es suficiente para mantener contacto visual con su audiencia, para hablar sobre el contenido de las diapositivas en pantalla y permanecer con nimo y entusiasmo. No intente agregar detalles adicionales sobre las diapositivas que tenga que leer desde sus tarjetas. Si necesita alguna referencia escrbalas usando un tamao de tipografa grande y comience cada oracin en el lado izquierdo de la pgina. Esto es indispensable si quiere dar un discurso slo con notas escritas. Escriba los puntos del exclamacin necesarios para recordarle detenerse brevemente y subraye las palabras que desea acentuar.

28

Clark, Bruce H. (2006) Making Effective Oral Presentations. Northeastern University Collage of Business Administration.

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3.2 Sesin de preguntas y respuestas


Asegrese de terminar de hablar antes de que la audiencia haya terminado de escucharle. Dorothy Sarnoff29 Maneje la sesin de preguntas y respuestas. Por lo general, toda charla tiene una sesin de preguntas y respuestas para clarificar las dudas. En la mayora de las exposiciones, se espera que contesten las preguntas con tolerancia, gracia y una sonrisa en su rostro. Siempre d un plazo al final de la presentacin para las preguntas. Despus de invitar a hacerle preguntas no se precipite si nadie tiene dudas. Detngase brevemente por cerca de 10 segundos para permitir que la audiencia prepare sus pensamientos. Cuando le hagan una pregunta, repita la pregunta para asegurarse de que cada participante la oy (y de que usted la escuch correctamente). Al contestar, dirija sus observaciones a toda la audiencia; de tal la forma que se enfoquen en la respuesta y no en quin realiz la pregunta. Para reforzar su exposicin, intente relacionar la pregunta de nuevo con los puntos principales. Cercirese de escuchar la pregunta que le han hecho. Si no la entiende, pida que la clarifiquen. Detngase brevemente para pensar cmo responder a la pregunta de forma correcta, pero sin apartarse del punto principal. Si no sabe la respuesta, sea honesto, no cantinflee (divague). Dgales que investigar y les informar de nuevo... y cerciorarse de hacerlo! Utilice entre 10 y 40 segundos para contestar lo mejor posible, las respuestas cortas trabajan mejor. Si son demasiado cortas parecen precipitadas; mientras que si son largas parecen demasiado elaboradas. Tambin, asegrese de cuidar la lnea y no desviarse del tema. No se aparte sin sentido a las reas que no son relevantes a su exposicin. Aqu estn diez formas para contestar preguntas con eficacia: 1. Anticipe las preguntas potenciales. Antes de su charla piense en las diez preguntas ms probables que crea que pueden preguntarle y planee sus respuestas. Practique esas respuestas en voz alta. Muchos se ponen nerviosos antes de hacer una exposicin porque temen que les hagan ciertas preguntas. En consecuencia, si prev las preguntas a las que teme y practique varias veces las respuestas, entonces, podrn contestarlas con facilidad. Tambin se recomienda integrar al final de su presentacin digital tantas diapositivas como respuestas a sus preguntas haya previsto.

29

Dorothy Sarnoff (1914-1998) Cantante, consultora, conferencista y autora norteamericana. Se grado de la Universidad de Cornell en 1935. Cantante reconocida en Broadway, hizo televisin y pera, protagonizo El rey y yo" con Yul Brynner. Sus crditos incluyen un sin nmero de obras, pero lo ms relevante es que fund Speech Dynamics Inc., una firma de consultora de discursos en New York, entre sus clientes tuvo al primer ministro israel Menachem y al presidente Jimmy Carter durante sus gobiernos.

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2. Mantngase energizado. Es probable que tenga muchas preguntas al final de su charla. Piense que su discurso slo es la mitad de su exposicin, la otra mitad son las respuestas a las dudas de los asistentes. Por ello, guarde bastante energa y entusiasmo para contestar a esas preguntas. 3. Sea breve. Conteste las preguntas tan brevemente como sea posible y despus diga: Ampliar un poco ms sobre ese asunto o Hay otros puntos especficos que quisiera conocer ahora? Si dice menos, el pblico har ms preguntas. No deje de hablar hasta que las personas lo pidan y mida las respuestas de su audiencia. 4. Tome el tiempo. Entienda la pregunta, si necesita un momento para pensar antes de contestar, reformule la pregunta. Esto es una manera de darle tiempo de la mente para organizar una respuesta. Para ello pueden escribir la pregunta y decir: Usted se refiere a esto? 5. Sea agradable, no importa lo que suceda. Sea respetuoso de quien le interroga incluso si su intento es desconcertarle. La audiencia le respetar si contesta a cada pregunta como legtima: es una pregunta interesante, mi opinin es 6. Est concentrado. Conteste nicamente a las preguntas relacionadas con su exposicin y sugiera que las preguntas sin relacin las discutirn posteriormente. No aburra a toda la audiencia con informacin que no vinieron a or. 7. Tenga una reserva. Contemple en su presentacin, a manera de reserva, los hechos detallados de lo que pueda ser que necesite durante el perodo de preguntas. Muestre esta informacin nicamente si la requiere para realzar su respuesta. En caso de ser necesario, ofrezca asesora en cuanto a como obtener informacin adicional. No deje respuestas vagas y procure tomar el control de la presentacin; sea corts pregunte: gracias es lo que estaba buscando?, si gusta puedo darle mayor informacin al finalizar la charla 8. La etapa de centro. Algunas audiencias no tienen preguntas, slo desean escuchar lo que sabe sobre el tema. Ellos desean reconocimiento, djelos hacer su declaracin y entonces diga: gracias por su comentario. Si puede encontrar una forma de reconocerla mejor, hgalo. Por ejemplo, podra decir: s, es verdad, aprecio su comentario para clarificar ese punto para todos nosotros. Evite el dilogo uno-a-uno con personas especficas y reinterprete las preguntas insidiosas: si le agraden trate de mostrar templanza y controle el intercambio; si la pregunta de un participante se convierte en un intento de interrumpir y desviar a audiencia intente recordar a la audiencia el objetivo y meta de la exposicin Mantenga la cordura si algn interlocutor discrepa con usted. Sea un profesional! No importa que intentarlo se difcil, no todo el mundo convendr con usted! Aunque algunas personas buscan un placer perverso de atraer a otros a 72

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su terreno, algunos buscan verse bien ante el jefe, la mayora de las personas hacen preguntas con un inters genuino. Las preguntas no significan que no se haya explicado suficiente bien el tema, sino que el inters es ms profundo que en una audiencia media. Si alguien toma un segmento de algo que dijo en su charla e intenta sacarlo de contexto para ponerlo a discusin, responda, por ejemplo, Entiendo su posicin, pero... o Me alegro que usted haya planteado de esa forma el tema, pero... La idea es ser diplomtico, elogiar su punto y convenir con ellos, pero no desviar a todos los dems miembros del pblico. La audiencia a veces tiende a pensar en nosotros versus el expositor no se arriesgue a perder el control. 9. Sea honesto. Si no puede contestar dgalo. 10. Concluya por segunda vez. Tenga entusiasmo y motivacin para concluir de nuevo al finalizar despus de que haya contestado todas las preguntas. Haga algunas observaciones que concluyan o muestre una diapositiva de resumen, porqu a un buen expositor no le gustara ser vctima de la ltima pregunta y deseara controlar el mensaje final que escuchar la audiencia. Haga de la retroalimentacin una experiencia de mutua satisfaccin; d a sus interlocutores tiempo de pensar y de expresar su respuesta; el pblico ayuda a ahorrar el resumen si participa en lo que ha dicho hasta ahora y pregunte si cualquier persona tiene algo que agregar Recuerde esto la prxima vez que le hagan preguntas: Esa persona, est aqu para escuchar mi charla y para hacer esta pregunta, por lo tanto, soy afortunado! Por ltimo, cudese de un falso sentido de comodidad. Practique la sesin de preguntas y respuestas como parte integral de su ensayo y anticipe las probables preguntas que se le harn, ah es donde las dudas pueden resolverse, su nivel de la confianza crecer con la habilidad y la certeza de que est haciendo bien el trabajo.

3.3 D el salto hacia la excelencia


Qu separa al expositor realmente excelente del apenas aceptable? Cmo puede moverse al siguiente nivel? Observe la siguiente lista y comience por incorporar estas ideas en su exposicin y presentacin. a) Personalice la presentacin al grupo. Utilice ejemplos, historias, apoyos visuales y nombres de personas, autores o personajes. Hable de su institucin, empresa industria o negocio. Desarrolle puntos relevantes a su inters especfico. b) Cuente historias. La audiencia ama or hablar cmo otros solucionaron un problema, enfrentaron una crisis, o utilizaron un producto que dio grandes 73

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resultados. Busque a travs de su presentacin y encuentre dos o tres sitios (dependiendo de cunto tiempo es la charla) donde pueda contar una historia memorable con ejemplos aplicables a la vida real que enriquezca su exposicin y permita una comprensin del tema. No es necesario dar a su audiencia fechas y hechos exactos, pero asegrese de que las historias y ejemplos tengan una estrecha relacin con el tema y con el pblico. Mantenga energa a cada momento, recuerde que las historias, grficas, citas y el humor, no son nada sin la sustancia del contenido de la investigacin y la relacin coherente con el tema. c) Utilice el humor sabiamente. Todos apreciamos un poco de humor. Las exposiciones que hacen uso del humor son generalmente ms agradables y entretenidas para el pblico. Siendo realistas, no todos saben cmo utilizarlo, algunos son buenos para hacer comentarios agradables, otros son maravillosos para las bromas. Sin embargo, tenga cuidado, no cuente un chiste si no est seguro que funcionar. Usted no es un cmico, si no es bueno para las bromas, mejor no las haga; si cuenta un chiste, primero asegrese de que sus palabras no ofendern a nadie. Es ms importante para un expositor que sea l mismo y no forzarse a utilizar alguna tcnica que no vaya con su personalidad y habilidad. La idea de utilizar el humor es hacer sentir a la audiencia ms cmoda y relajada. Forzarla slo sera hacer sentir a la gente excluida y agregar tensin a la exposicin.

d) Use la emocin cuando hable. Para ser un expositor que motive, se espera que mantenga a la audiencia despierta y activa mientras que habla, para ello: acente las palabras, comparta su entusiasmo, atrvase a ir ms all de su forma de hablar normal. La audiencia reconocer la fuerza que le imparte a su charla. Es ms vigorizante cuando les desafa a tomar retos, en ese momento su exposicin adquirir un nuevo nivel. e) Sea usted mismo. Todos hemos visto expositores increbles y nos comparamos con ellos. Podramos pensar: ellos tienen un tema mucho ms interesante que el mo y han practicado por aos, adems probablemente tienen un asesor que los entrena antes de su exposicin. Piense que tambin sera energa pura si es usted mismo; evale si puede desarrollar su propia forma de exponer. f) Contrate a un asesor-entrenador externo. Un asesor puede ayudarle a conseguir una mejor exposicin y disear una mejor presentacin. Si busca uno, encuentre a alguien que le ayude a consolidar su personalidad. Si no desea ser entrenado para ser expositor, no lo ser. Est seguro que un asesor-entrenador le ayudar a identificar sus debilidades y fortalezas, as como las reas donde podra trabajar para mejorar sus exposiciones. Cuando utiliza herramientas visuales, quisiera que el asesor pudiera darle ideas en cmo sus apoyos visuales pueden realzar el estilo de su presentacin. Pdale que le diga su filosofa de entrenamiento. Si se siente cmodo con esa filosofa, trabaje con esa persona.

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g) Presntese. Asegrese de presentarse y que todo el pblico lo conozca. Este paso es muy importante, especialmente, si es la primera vez que expone ante ese grupo, ya sea que usted mismo se presente o alguien lo introduzca, lo importante es que logre el objetivo. La audiencia necesita saber quin es y por qu deben escucharle. Haga una breve presentacin de su perfil profesional y comunquele al pblico por qu es experto en la materia o el tema. Si alguien ms estar a cargo de su presentacin al pblico, es de mucha ayuda que le suministre algunas notas sobre su currculum y por qu es la persona indicada para hablar en dicho evento. Lleve consigo tarjetas de presentacin con la informacin necesaria para localizarlo, podran pedrselas al final. h) Cuidado con los riesgos del software. Si le permiten utilizar presentaciones electrnicas, no use todos los efectos de sonido ni visuales disponibles. Cuide que la presentacin visual sea tan sencilla en la medida de lo posible y ganar la ventaja que le proporciona. Evite que los apoyos visuales abrumen la sustancia de la presentacin; usted quiere que la audiencia recuerde sus recomendaciones, no cmo volaron las flechas de todos lados y como us creativamente las fotos o los videos.

3.4 Logstica
Compruebe y vuelva a inspeccionar Entre ms pronto consiga arreglar el saln donde se llevar a cabo la exposicin de la forma que desea e instale el equipo que necesite, se sentir ms relajado. Si es posible, (y si es permitido por la institucin o empresa) visite el saln donde se realizar la presentacin antes del gran da. Traiga su propio equipo (si es necesario). Los proyectores varan en cmo funcionan. Un expositor que muestra su presentacin con su propio equipo enva la seal de que tiene el control, y sabe con certeza que funciona todo. Por el contrario, un expositor que no sabe cmo funciona el proyector del saln, que se enfrenta con un bulbo fundido o un cable descompuesto, aparecer como alguien sin preparacin. Llevar su propia pantalla porttil le permitir evitar verse forzado a proyectar en una pantalla incorporada frente a un banco de luces. Sucede lo mismo cuando se requiere presentar videos y audios, traiga su propia PC y bocinas, o haga pruebas si puede reproducirlos en el equipo ya instalado; en pocas palabras, est listo para los pequeos problemas creados por el uso de la tecnologa. Instale todo el equipo y protjalo. Cercirese que su presentacin trabaja y se ve como desea. Si lleva extensiones de corriente asegrelas con cinta protectora, tambin necesitar mltiples y protectores de energa para eliminar problemas de corriente elctrica de su equipo. Recuerde: antes de conectar algo pregunte a los encargados de mantenimiento qu tipo de voltaje tiene el local. 75

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UNA SITUACIN EMBARAZOSA En cierta ocasin un trabajador del hotel, en el que se llevara a cabo una exposicin de una institucin de educacin superior internacional, se tropez y enganch con la extensin de corriente que haba conectado el orador sin proteccin provocando que la computadora porttil del expositor cayera al suelo momentos antes de que iniciara su charla para promover sus servicios; la pantalla se quebr, la exposicin fue muy tensa, la presentacin digital no se pudo ver y la institucin no logr su objetivo.

Distribucin de los espacios. Arregle las sillas (y mesas) para que cada participante pueda ver la pantalla, pizarrn, pintarrn o cualquier otro recurso que emplee. Decida dnde estar parado para controlar la PC y ver la pantalla. Esto depende del tipo de presentacin y cantidad de pblico que asistir. Si es una conferencia, un taller, un seminario, un examen de grado, una clase, etc. la disposicin cambia.
Conferencia/charla:

Usted es el experto y, por lo tanto, el centro de atencin, lo ms probable es que su exposicin se lleve a cabo en un auditorio o saln especializado, no mueva nada a menos que consulte con el personal de mantenimiento.

Seminario:

Cada uno de los participantes son expertos en sus respectivas reas, por lo que usted slo gua la discusin para aprender al compartir. La distribucin de la sala es en U. Asegrese de llevar suficientes materiales impresos originales de su presentacin y distribyalos a cada participante como parte de su plan B.

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Taller:

Usted es el experto y tendr que muy de cerca a su pblico para mostrar cmo se hace y guiarlos cmo hacerlo. La distribucin es en mesas de trabajo individual o grupal. Escuche activamente a cada tallerista.

Presentacin ejecutiva:

Los ejecutivos determinan si su propuesta es viable y aunque ellos asesoran slo el ejecutivo en jefe (CEO) toma la decisin. Es la exposicin ms tensa e intensa. La distribucin es en V o en rectngulo.

Examen de grado:

Existe un protocolo que seguir, Los sinodales, miembros del jurado, determinan y evalan si su propuesta es viable. Recuerde que ellos ya revisaron su investigacin y le hicieron las indicaciones pertinentes y slo estn comprobando su desempeo. La distribucin es en I.

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a) Iluminacin. Localice cmo trabajan las luces, dnde se encuentran los enchufes elctricos y cul es su voltaje no querr quemar su equipo (siempre hay personal de mantenimiento que le puede ayudar). Si el saln carece de cortinas o persianas la luz del sol puede no dejar ver los apoyos visuales cuando est programado hacer su presentacin; pregunte si se puede controlar las luces delante de la pantalla por separado.
MINUTOS VALIOSOS Acabo de estar una exposicin en la que el orador no haba calculado la iluminacin antes de levantarse a dar su discurso. El caso es que pas varios minutos para cambiar las luces y por intervalos se perdi arreglando la pobre iluminacin porque estaba ms oscuro de lo necesario.

b) No olvide nada. Al salir hacia el lugar de exposicin donde realizar su exposicin, repase una pequea lista de verificacin de materiales, asegrese de tener: Sus notas y su presentacin digital respaldada en CD o disco porttil. Cualquier equipo que pueda necesitar, incluyendo una computadora porttil y si es posible un proyector porttil. Un plan alterno en caso de que los equipos fallen. Suficientes copias de los materiales impresos que haya preparado.
UNA SERIE DE EVENTOS DESAFORTUNADOS En cierta ocasin una prestigiosa institucin educativa organiz un evento acadmico a fin de actualizar a directores de escuelas preparatorias en un nuevo mtodo de enseanza. La cita era todo un da de 9 a.m. a 8 p.m. Por la relevancia contrataron los servicios de un experto en el tema. Los asistentes se dieron cita en el lugar y la hora establecida, pero el expositor no lleg sino hasta una hora despus. Todos intuyeron que dara inicio el taller, sin embargo, el orador desapareci durante media hora ms. Cuando por fin se present, dijo: experimente un calorcito descubr que no traa el archivo electrnico de mi presentacin digital que les prepar. Por respeto al expositor, todos sonrieron, tomaron su asiento y dio inicio con su charla. Despus de un receso, la amable asistente conect la cafetera y el ruido era tan intenso que no dejaba escuchar la charla, por lo que poco a poco la sala qued vaca

c)

El contacto personal y las relaciones interpersonales. El contacto personal y las relaciones interpersonales son importantes para el xito de cualquier exposicin, pero absolutamente vitales cuando procura persuadir al auditorio a adoptar su posicin, aceptar su proyecto, cambiar de opinin, o simplemente comprar el producto que est vendiendo; tendemos a aceptar la informacin de la gente que nos agrada y rechazamos la que nos presenta la gente que nos desagrada

d) Llegue temprano para reunirse y saludar. Muchas exposiciones comienzan antes de que la presentacin formalmente empiece. Por lo general, existe un pequeo lapso que transcurre mientras la gente llega a la sala y elige dnde sentarse, sacarle provecho a ese tiempo! Si sta es la primera vez que realizar una exposicin ante

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este grupo, use el tiempo para presentarse, cruzar apretones de mano y aprenderse los nombres de la gente. Pero si ya conoce a algunos de los miembros de la audiencia, utilice el tiempo para ponerse al da con ellos y preguntarles cmo les va. Si todava requiere supervisar el equipo y las instalaciones lo ideal es llegar dos horas antes, pero si nicamente recibir al pblico una hora es suficiente. e) Una vez que comience. Concntrese en el tema sobre el cual organiz la informacin y del objetivo de su charla. Resista el impulso de hablar de todo lo que sabe. Sea breve y vaya al punto, as su audiencia podr digerir ms fcil y rpido la informacin y recomendaciones. El tiempo que pase frente a la audiencia seguramente transcurrir muy rpido. No se descuide ni permanezca parado en el escenario demasiado tiempo, en su lugar pngase de pie, diga lo que tenga que decir y luego tome asiento. No olvide tampoco dejar un espacio al final para preguntas y respuestas, a menos que tenga planeado contestar las preguntas durante la presentacin.
CONTROL DEL CIERRE: Antes de comenzar su presentacin, decida si desea responder preguntas al final o durante su exposicin y durante su introduccin, indquele a la audiencia sobre su preferencia, de modo que ellos sepan cundo hacerle las preguntas. Si es un examen de grado el Presidente del Jurado le har saber las reglas del mismo, el tiempo que se le ha asignado y todo el protocolo. Una vez que haya cubierto todas sus ideas principales y no tenga ninguna otra que presentar, estar listo para cerrar su presentacin. Puede presentar nuevas evidencias en su cierre, pero no debe intentar desarrollar nuevas ideas. Nunca opte por continuar hablando, aunque le hayan sido otorgados 30 minutos y slo us 20. La gente normalmente valorar si termina antes porque ya dijo todo lo que tena que decir. Esto tambin es una muestra de respeto por el tiempo de su audiencia (y el lapso de atencin).

3.5 Evaluacin
Pida que el pblico le evale los resultados y mida el impacto que ha generado: Cul ha sido el resultado? , De qu ha dependido? Autoevalese Identifique su FODA; fortalezas (las claves de xito) y sus debilidades (las reas de mejora). Cmo puede mejorar? Establezca acciones correctoras para la prxima ocasin Anlisis del resultado final Trate de evaluar el proceso de comunicacin tomando como referencia tanto su punto de vista, como el de sus interlocutores. Muchas veces nuestra percepcin se basa en la divergencia entre los propsitos que nos habamos marcado originalmente y los conseguidos realmente, mientras que la percepcin de nuestros interlocutores est basada en la informacin que aportamos. Autoevalese con el instrumento de la actividad cinco. Factores que han influido en el resultado del proceso

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El paso anterior le aportar informacin descriptiva sobre cobertura de expectativas. No obstante, es importante profundizar a nivel cualitativo de los factores que influyeron, tanto positiva como negativamente en el desarrollo del proceso de la exposicin y que han hecho que sta sea eficaz o no. Establecimiento de acciones correctivas y lneas de mejora El objetivo de analizar cmo se desenvolvi durante la exposicin es poder realizar mejoras con la mxima informacin posible para detectar aquello que ha hecho bien y potenciarlo en el futuro, as como tambin establecer acciones correctivas en los aspectos que le han dificultado el xito.

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1.1 Presentacin del tema Disear una presentacin digital lineal bsica para dar a conocer el tema de exposicin en tres minutos y exponerlo.

30 minutos

1. Ingrese a su software 2. Disee, tres diapositivas: Pgina Uno: Nombre de la institucin, materia, taller o seminario y la fecha, Pgina Dos: Nombre del tema a desarrollar y firma electrnica (nombre del expositor) Pgina Tres: Objetivo general 3. Guarde la presentacin 4. Exponga ante sus compaeros el trabajo realizado 5. Tome nota de todas las observaciones 6. Corrija los errores 7. Guarde la presentacin

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1.1.2 Aprenda a definir a su audiencia Identificar quin es su audiencia

30 minutos

Conteste las respuestas a las siguientes siete preguntas para analizar a su audiencia antes de una presentacin: 1. Quin es mi pblico? a. Cul es su posicin? Qu antecedentes existen? b. Qu tanto saben sobre el asunto? c. Qu predisposicin pueden tener sobre el tema? 2. Cul es su motivo principal para escucharme? a. Para mejorar su negocio? Para aumentar la productividad? b. Para ser motivados? c. Para aprender algo? d. Otro? 3. Cules son los tres puntos dominantes que ellos deben ver en mi presentacin? a. _______________________ b. _______________________ c. _______________________ 4. Cul es el material correcto que debo presentar para esos puntos? a. Cunto detalle es necesario? (v.g., ms conceptual, ms tcnico, ms detallado.) b. Cul es el tono apropiado para ese grupo? Serio? Ligeramente chistoso? Informal? Otro? c. Qu ejemplos, historias o analogas sern las ms apropiadas? Seleccione escenarios y experiencias de su contexto, no del suyo _____________________________________________________ 5. Qu apoyos visuales trabajarn lo mejor posible para ese grupo? Presentacin digital? Acetatos? Multimedia? Video? Otro?

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6. Anticipe las preguntas, preocupaciones, dudas y respuestas para su prctica. Posibles preguntas: _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ Posibles preocupaciones: _________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ Posibles dudas: _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________

Mis respuestas son: _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________

7. Enumere cualquier factor no cubierto sobre lo que afectara esta exposicin a. Poltico b. Religioso c. Econmico d. Social e. Credibilidad f. Quin debe participar? g. Otro

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El mtodo de planeacin 3-1-2 Aplicar las funciones del mtodo de planeacin inversa 3-1-2 en su presentacin digital tomando en cuenta su concepto del diseo; realizar la primera revisin de estilo y exponerla

45 minutos

1. Ingrese a su presentacin digital anterior, decida que tipo de modelo de presentacin usar: lineral, lineal interactiva, mixta o en red 2. Al menos inserte nueve pginas nuevas 3. Disee, nueve diapositivas: Pgina cuatro: Bosquejo general de la presentacin (mapa o agenda) Pgina cinco: Primer punto de tres (Antecedentes y estado del arte) Pgina seis: Segundo punto de tres (Otros datos compilados) Pgina siete: Tercer punto de tres (Observacin directa) Pgina ocho: Posible solucin al problema planteado Pgina nueve: Pgina de descanso para la sesin de preguntas y respuestas; contiene el nombre del tema y el nombre del expositor, el logo de la institucin o empresa y fecha del da de la exposicin Pgina diez: Respuesta a la primera pregunta prevista Pgina once: Estadsticas o datos que sostienen su visin del problema, como respuesta a la segunda pregunta prevista Pgina doce: Bibliografa y fuentes de su investigacin Las diapositivas debern incluir en lo posible: el mismo concepto de diseo en el fondo, texto, grficos e imgenes. 4. 5. 6. 7. 8. Guarde su trabajo Presntenlo ante el grupo Tome nota de todas las preguntas y observaciones Desarrolle las diapositivas de cada uno de los tres subtemas y corrija los errores En la medida de lo posible disee nuevas diapositivas para dar respuesta a las preguntas que le hicieron durante la prctica 9. Guarde la presentacin

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Performance Aplicar las ligas e hipervnculos a la presentacin digital y exponerla.

30 minutos

1. Aplique a su presentacin digital la opcin de ligas internas o hipervnculos a otras presentaciones. 2. Imprima el material de apoyo para sus apuntes y el material de mano para la audiencia. 3. Exponga en 25 minutos y deje el tiempo restante para preguntas y respuestas Indicaciones Abra a su presentacin Powerpoint, ligue las diapositivas a su ndice desde Barra de Mens/ Configuracin de la accin/ Hipervnculo a y seleccione la opcin deseada, posteriormente guarde y revise que funcione correctamente.

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Auto evaluacin Realizar una auto-evaluacin para conocer sus debilidades y fortalezas. 3 minutos La siguiente tabla contempla las preocupaciones ms comunes que puede tener al hacer su exposicin. Califquense entre 0 y 5, donde 0 es el mnimo y 5 es el mximo. Observe dnde puede mejorar sus habilidades para hacer exposiciones. Cmo lo hace?
Habilidades 1. Introduccin: La introduccin captur el inters; el prembulo tuvo un propsito claro 2. Organizacin: Tuvo una organizacin clara; las transiciones entre las secciones fueron precisas y eficaces, condujo a una conclusin clara? 3. Contenido: Cumpli con las expectativas; el material de soporte fue relevante y est actualizado? 4. Apoyos Visuales: Los apoyos visuales se utilizaron con eficacia y apropiadamente, fueron preparados cuidadosamente? 5. Conclusin: Los puntos clave fueron reforzados; tuvo sentido del cierre; si fue apropiado, propuso una lnea de accin? 6. Conclusin (actitud): Concluyo con seguridad y entusiasmo por segunda vez despus de la sesin de preguntas y respuestas. 7. Entrega: Fue natural, entusiasta; hablo con claridad; fueron sus gestos expresiones y postura apropiados 8. Discusin: Contest las preguntas de forma exacta, clara y con eficacia? 9. Realizacin (tcnica): El software y los equipos (de audio y video) funcionaron correctamente. 10. Realizacin (logstica): No tuvo ningn contratiempo con la entrega de materiales, equipo mobiliario, servicio de agua y cafetera, etc para los asistentes. Total 0
No aplica

1
Pobre

Calificacin 2 3
Apenas suficiente Bien

4
Muy bien

5
Excelente

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PUNTAJES: 10 a 20 puntos: No se presente hasta que acumule mayor confianza y conocimiento. Primero consiga un cierto entrenamiento. Encuentre a un asesor excelente para ayudarle en su presentacin. Haga un plan de cmo mejorar y hacer sentir mejor a la audiencia. Vaya por l! tendr que hacer muchas exposiciones toda su vida. 20 a 30 puntos: Necesita entrenar y seguir practicando. Considere si necesitan ayuda para desarrollar su presentacin, disear apoyos visuales, o entregar su mensaje. Identifique sus necesidades para comenzar su entrenamiento. No desestime el xito en sus exposiciones pueden ayudarles en su carrera. 30 a 40 puntos: Tiene la idea de cmo lograrlo. Observe la lista y escojan dos pasos de una vez que quiera mejorar, haga que su audiencia est satisfecha de escucharle. 40 a 50 puntos: Es un excelente expositor sus audiencias deben tener el gusto de escucharle. Ahora regrese y escoja un punto en el que pueda enfocarse durante su exposicin y mejorar incluso ms

Cul cree usted que es su punto dbil?

Qu puede habilidad necesita mejorar?

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RESUMEN EJECUTIVO DE LA EXPOSICIN Ttulo de la presentacin


Nmero de diapositivas: 12 Tiempo Total: 30 min.
Fecha: D/M/A

Introduccin (1. Enganche - 2. Ubique su posicin - 3. Visin general) 5 min.


Diapositiva 1 Tiempo: (Desde que est listo y vayan entrando los invitados de la audiencia hasta justo antes de empezar) 1) Identifique a la Institucin (Empresa/proyecto) a) Use esta diapositiva como identificacin del evento (Nombre de la institucin o empresa, logotipo, materia o proyecto, taller/seminario y fecha). Cuando requiera una diapositiva para detener la presentacin, hacer un receso o contestar preguntas regrese a ella presionando 1 + enter.

b)

Diapositiva 2 Tiempo: 1 min. T. acumulado 1 min.

2) Introdzcase (deje saber quin es usted y el tema que va a desarrollar) Mantngase de pie durante toda la presentacin a menos que lo inviten a sentarse. a) b) c) Escriba el nombre del tema a desarrollar y su firma electrnica. Interselos estratgicamente definiendo el problema a solucionar (cuente una historia, o presente una estadstica impactante) Autoridad (porqu deben escucharle a usted?)

Diapositiva 3 Tiempo: 2 min. T. acumulado 3 min. Diapositiva 4 Tiempo: 2 min. T. acumulado 5 min.

3)

Delinee la Presentacin Declaracin del motivo y el problema a solucionar a) Objetivo general - Aydeles a visualizar una meta clara, tal como si esta informacin les ayudar con una tarea o un trabajo. b) Instrucciones especiales, facilidades, etc. c) De un bosquejo general de la estructura de la presentacin. Aydese con un mapa mental y/o agenda

Desarrollo (4. Primer punto - 5. Segundo punto - 6. Tercer punto) 20 min.


Presente su investigacin, trabajos relacionados y mtodos Diapositiva 5 Tiempo: 6 min. T. acumulado 11 min. 4) Primer punto (de tres): Enfquese a un tema, v.g. antecedentes del tema y/o estado del arte i) No intente cubrir demasiado. En su lugar, programe ms reuniones. ii) Permita a la audiencia estar enfocada! Diapositiva 6 Tiempo: 7 min. T. acumulado 18 min. 5) Segundo punto (de tres): conecte con la audiencia - presente sus evidencias. i) ii) iii) Diapositiva 7 Tiempo: 7 min. T. acumulado 25 min. 6) Implique a la audiencia. Sea creativo! ya que es el momento donde puede descender la atencin del pblico. Utilice los medios para reforzar su mensaje. Prepare al pblico para lo ms importante.

Tercer punto: Comente sus hallazgos. Los resultados de su investigacin, situaciones dominantes, e interpretacin de los datos

Conclusin (7. Recapitule 8. Cuente una historia 9. Llame a la accin) 5 min.


Diapositiva 8 Tiempo: 2 min. T. acumulado 27 min. Tiempo: T. acumulado Tiempo: T. acumulado 2 min. 29 min. 1 min. 30 min. 7) Inicie su cierre: Presente un resumen de lo ms importante y su propuesta de solucin al problema planteado. Cierre: Concluya con determinacin el pblico recuerda lo ltimo que oye. Cuente una historia memorable. Cierre: Llame a la accin, dgales lo que quiere que hagan con la informacin

8)

9)

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que present e invteles a iniciar las preguntas.

Seccin de preguntas y respuestas (10. Descanso 11. Respuestas 12. Bibliografa - 13. Vuelva a concluir)
Diapositiva 9 Tiempo: (Mientras inician las preguntas) 10) Identifique la Institucin (Empresa/proyecto). a) Use est diapositiva como identificacin del evento (Nombre de la institucin o empresa, logotipo, materia o proyecto, taller/seminario y fecha). b) Escriba el nombre del tema que desarroll y su firma electrnica. 11) Apunte cada pregunta que le hagan; si hacen referencia a alguna diapositiva vaya directo a la diapositiva escribiendo el nmero y luego enter, o escriba el nmero de las respuestas previstas a) Primera respuesta prevista durante las prcticas b) 12) Estadsticas o datos de evidencias y hechos que sostienen su visin del problema como respuesta a la Segunda Pregunta revista.

Diapositiva 10 Diapositiva 11 Diapositiva 12

Escriba la bibliografa, videografa, entrevistas, o cualquier otra fuente empleada. Regrese a la diapositiva 9 y vuelva a cerrar.

13)

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Sobre el autor: Giovanni Mauricio Martnez Castillo (Mxico, D.F.1963) Maestro en Comunicacin por la Facultad de Ciencias Polticas de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico. Egresado de la especialidad en Publicidad y Propaganda de la Licenciatura en Comunicacin de la Universidad de Sonora de la cual hoy es profesor. Ha experimentado con el uso de tecnologas desde 1982, por lo que le han otorgado premios y reconocimientos en la produccin de anuncios, programas de televisin, anlisis de campaas y diseo de material didctico. Autor de libros como Videografa y Comunicacin Audiovisual. Dedicado a la capacitacin en el uso de las nuevas tecnologas en los procesos comunicativos. Hoy nos presenta la Gua prctica para hacer Exposiciones Exitosas en respuesta para enfrentar uno de los mayores retos de estudiantes y profesionistas, exponer sus ideas ante pblicos, ideal para todos aquellos que sustentarn su examen de grado, aqu encontrarn un mtodo sencillo de la tcnica expositiva que el lector podr aplicar en distintas situaciones.

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