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AGREMENT ET CODIFICATION DES CLIENTS

1-OBJET :
Agrément et codification des distributeurs et autres clients des laiteries.

2- DOMAINE D’APPLICATION :

Cette procédure s’applique à toute opération de vente au comptant et à terme des


différentes catégories de lait et de produits laitiers.

3- PROCEDURE :

Le département et / ou le service vente de la laiterie accueille le distributeur ou le client et


lui remet la liste des pièces à fournir pour la constitution du dossier commercial.

Pièces exigées pour les ventes au comptant :

Registre de commerce pour attester de la qualité de commerçant et pour l’application de la


tarification : prix usine, prix de gros, prix détaillant.

Pièces exigibles pour les ventes à terme :

- Registre de commerce.
- Carte d’identification fiscale.
- Certificat de résidence de moins de six mois renouvelable.
- Acte de naissance n°12
- Bilan de l’année écoulée pour les sociétés de capitaux.
- Photocopie de l’imposition fiscale pour les sociétés de personnes.
- Justification de la solvabilité : patrimoine de pleine propriété.
- Convention signée par les deux parties.
- Réceptionne les pièces administratives exigées et procède au contrôle de conformité
et d’authenticité.
- Codifie le dossier client et porte les indications sur un registre ou un listing tenu à cet
effet.
- Etablit une carte client et la remet à l’intéressé.
TRAITEMENT DES COMMANDES
1- OBJET :

Modalités de réception, d’enregistrement et de traitement des commandes.

2- DOMAINE D’APPLICATION :

Cette procédure s’applique à toute commande de différentes catégories de lait et de


produits laitiers formulée par les clients de la laiterie.

3- PROCEDURE :

1)- réception et enregistrement de la commande.

Pour les ventes au comptant et à terme aux distributeurs, grossistes, sociétés


commerciales, organismes et collectives locales le service livraison de la laiterie
enregistre les commandes sur la base :
- Dun bon de commande dument établi a deux exemplaires.
- Un exemplaire est archive dans le dossier commercial du client.
- Un exemplaire est transmis à l’agent de programmation des ventes.

Our les ventes au comptant aux détaillants le service livraison de la laiterie peut
programmer leurs commandes et doit établir un bon de livraison à faire signer par le
détaillant a la réception de la marchandise.

- Un exemplaire est archive dans le dossier commercial du client.


- Un exemplaire est transmis à l’agent de programmation des ventes.
- Un exemplaire est remis ou est mis à la disposition du détaillant.

Toutes les commandes sont enregistrées chronologiquement sur un registre ad hoc ou


portée sur état informatique à des fins de suivi et de traitement statistique.

2- programmation des commandes

Sur la base du bon de commande réceptionne ou établi par le service livraison pour les
détaillants, l’agent charge de la programmation des commandes établi un ordre de
livraison en4 exemplaires.

- Un exemplaire est remis au service expédition lait à flux tendus.


- Un exemplaire est remis aux magasins produits laitiers.
- Un exemplaire est remis au chef de la brigade commerciale aqui un exemplaire reste
en souche
3) réception des emballages :

Emballages lait :

Sur la base de l’ordre de livraison, le service traitement et désinfection réceptionne les


emballages des distributeurs et autres clients.

Il remet un bon rendu emballage en 3 exemplaires :

- Un exemplaire reste en souche.


- Un exemplaire accompagne le transfert du lait à flux tendu.
- Un exemplaire set remis aux distributeurs et autres clients.

Emballages produits laitiers :

Clayette appartenant au distributeur ou au client :

Sur la base de l’ordre de livraison, le service désinfection réceptionne les emballages du


distributeur et/ou du client.

Emet un bon rendu emballage en 3 exemplaires :

- Un exemplaire reste en souche.


- Un exemplaire accompagne le transfert des emballages.
- Un exemplaire est remis au distributeur et ou au client.

Clayettes appartenant à la laiterie :

Sur la base de l’ordre de livraison le service désinfection des emballages qui gère le stock de
clayettes :

- Etablit un bon de sortie d’emballages en 4 exemplaires :


 Un exemplaire reste en souche
 Un exemplaire accompagne le transfert des emballages désinfectes
 In exemplaire est remis au chef de brigade commerciale à aqui qui le
transmettra à la facturation pour la consignation
 Un exemplaire est remis au distributeur et ou au client
GESTION DES LIVRAISON
1- OBJET :
Modalité de livraison des différentes catégories de lait et de produits
laitiers.
2- DOMAINE D’APPLICATION :
Cette procédure ‘applique à toute livraison des différentes catégories de
lait et de produits laitiers aux distributeurs et autres clients de la laiterie.
3- PROCEDURE :
Sur la base de l’ordre de livraison réceptionnent, le service lait émet un
bon de transfert à chaque expédition en 3 exemplaire.
- Un exemplaire reste en souche
- Un exemplaire est transmis à la facturation
- Un exemplaire est transmis au service livraison
Sur la base de l’ordre de livraison et du bon de transfert lait le magasinier lait a flux
tendus émet un bon de sortie en 3 exemplaire
- Un exemplaire reste en souche
- Un exemplaire est transmis a la facturation
- Un exemplaire est transmis au service livraison
Un agent de la brigade commerciale a aqui procède au comptage du lait charge sur le
véhicule du distributeur ou du client ou de laiterie. Il appose sa griffe sur
l’emplacement réserve à cet effet sur l’ordre de livraison et le bon de sortie du
magasin.
Le magasinier de lait à flux tendus doit renseigner ses fiches de stocks sur cette base.
2- livraison de produits laitiers
Sur la base de l’ordre de livraison le magasinier de produits laitiers émet un bon de
sortie en 3 exemplaires
- Un exemplaire reste en souche
- Un exemplaire est transmis à la facturation
- Un exemplaire est transmis service livraison
Un agent de la brigade commerciale a aqui procède au comptage des produits laitiers
charges sur le véhicule du distributeur ou du client ou de la laiterie. Il appose sa griffe
sur le l’emplacement réserve à cet effet sur l’ordre de livraison et sur le bon de sortie
du magasin.
Le magasinier des produits laitiers émet un bon de sortie du magasin et doit
renseigner ses fiches de stocks sur cette base.
FACTURATION
1- OBJET :
Modalités démission des factures de ventes de lait et produits laitiers
2- DOMAINE D’APPLICATION :
Cette procédure s’applique à toute opération de vente au comptant et a terme
des différentes catégories de lait et de produits laitiers.
3- PROCEDURE :
1) Edition des factures :
Le facturier après réceptionne :
 De l’ordre de livraison en provenance du service livraison sur lequel
sont précisées les modalités de paiement : à terme ou au comptant.
 Du bon de sortie des magasins lait / ou produits laitiers contresigné
par le chef de brigade commerciale a aqui ……………
 De bon d’emballages des clayettes à consigner, s’il y a lieu.
 Contrôle arithmétique et de la conformité.

Pour les ventes au comptant :

Le facturier doit :

 Editer sur la base des documents cités, la facture et le bon de livraison en 5


exemplaires :
 Un exemplaire est archivé au niveau de la facturation.
 Deux exemplaires dont les originaux sont remis au client qui déposera un exemplaire
à la sortie (poste de police).
 Deux exemplaires sont transmis au caissier qui garde une exemplaire à son niveau et
transmet avec le brouillard de caisse l’autre exemplaire signé par le client au service
livraison.

La facture et le bon de livraison doivent être signes par :

- Le facturier.
- Le chef de section facturation.

Pour les ventes à terme :

- Editer, sur la base des documents commerciaux mentionnes, la facture et le bon de


livraison en 5 exemplaire :
- Un exemplaire de cheque est archivé au niveau de la facturation.
- Deux exemplaires contresignes par le client qui accuse ainsi réception de la
marchandise sont transmis au service livraison.
La facture et le bon de livraison doivent être signes par :

- Le facturier.
- Le chef de section facturation.

Le logiciel de la facturation doit être verrouille afin de ne pas permettre au retour sur la
chronologie des numéros des bons de livraison et des factures.

En fin de journée

Le facturier doit :

- Editer les bordereaux de ventes au comptant et à terme en 4 exemplaire.


- Transmettre les bordereaux accompagnes des factures et des bons de livraison de la
journée au service livraison.
- Faire une situation des ventes (chiffre d’affaires) par produit de la journée.

Annulation de factures et édition de factures d’avoir :

1) Erreur de facturation :
Le facturier procède à l’annulation de la facture erronée en y transcrivant le mention
« annulée » entre deux barres et en la remplaçant par la facture corrigée qui doit
porter un autre numéro d’ordre.
2) Retour de produits sains ou avaries :
Le facturier reçoit le bon de réintégration du magasin produits finis, procède à la
saisie des données portées sur ce bon et édite une facture d’avoir client en 5
exemplaires. Apres signature, cette facture est diffusée comme la facture client.
3) Contrôle des ventes :
En fin de mois, le facturier établit un bilan mensuel des ventes et le diffuse aux
structures concernée.

Procède au contrôle de ventes :

Sur la base des :

- Des états journaliers de CA par produit


- De la situation journalière des stocks de produits finis.
- Procède au rapprochement entre les quantités portées sur les états journaliers de CA
et les quantités portées sur la situation des stocks.
- Etablit un état de rapprochement journalier et le classe.
- Etablit a fin de mois un état de rapprochement et le diffuse a :
 Structure vente.
 Contrôle de gestion.
 Classement.
- Etablit fin de mois, un rapport d’activité des ventes et le conforte a l’état de
rapprochement mensuel. Cet état de rapprochement permet la correction des
erreurs de facturation dans le cas de produits livres non factures ou de produits
factures non livres.
Gestion de fichier clients

1- OBJET :
Procédure de contrôle des ventes et de la gestion des dossiers commerciaux de la
clientèle.
2- DOMAINE D’APPLICATION :
Cette procédure ‘applique à toute opération de vente au comptant et à terme des
différences catégories de lait et de produits laitiers.
3- PROCEDURE :
Le service vente :
Reçoit en fin de journée de la facturation et du caissier :
- Un état des ventes au comptant accompagne des factures correspondantes.
- Un état des ventes à terme accompagnant des factures correspondantes.
- Un état récapitulatif de l’ensemble des ventes par client pour déterminer le chiffres
d’affaires et remplir l’état 104 et t par produits.
- Un exemplaire du brouillard de caisse.
- S’assure de la présence de toutes les factures listées.
- Procède au contrôle des factures : ordre séquentiel, contrôle arithmétique etc. …
- Conforte le total des factures u chiffres affiche sur les états des ventes.
- Classe un exemplaire de facture dans le dossier commercial clients.
RECOUVREMENT DES CREANCES CLIENTS

1- OBJET :

Procédure de tenue du fichier clients et du recouvrement des créances.

2- DOMAINE D’APPLICATION :

Cette procédure s’applique au recouvrement de créances à terme à échéance du


crédit commercial de 90 à 120 jours.

Le service recouvrement :

Pour la tenue du fichier clients :

Reçoit du service livraison en fin de journée :

- Un exemplaire de l’état de ventes au comptant accompagne des factures


correspondantes.
- Un exemplaire du brouillard de caisse.
- Les reçus de versement des clients lorsque ceux-ci règlent par espèces les factures
antérieures.
- Procède à limitation comptable des ventes à crédit par le débit des comptes
individuels clients.
- Procède a l’imputation de paiements par chèque et par espèce par le crédit des
comptes individuel clients.
- Classe les journées et les factures a crédit dans le chrono correspondant.
- Transmet les chèques reçus par bordereau au service finances.
- Transmet les factures au comptant au service finances.
- Transmet les factures à terme au service comptabilité générale.

Pour le recouvrement des créances dues :

- Confirme à échéance les créances dues en adressant une lettre au client.


- Envoi au client un bordereau de créances impayés.

En cas de règlement par espèces de la créance :

- Retire la facture à payer


- Accompagne le client à la caisse commerciale
- Remet au caissier la facture concernée
- Reçoit en fin de journée le reçu d’espèces
- Impute l’opération au crédit du compte client
Règlement par chèque de la créance :

- Retire la facture à payer


- Reçoit le chèque du client et lui accuse réception
- Renseigne le registre des cheque reçus.
- Remet le chèque au service finances et lui fait signer le registre des chèques
- Transmet une copie de la facture portant la référence du chèque à la comptabilité
générale
- Impute l’opération au crédit du compte client

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