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1- OBJET 

:
La présente procédure a pour objet de définir les modalités de tenue de la caisse au sein de
l’ENAC.

2- DOMAINE DAPPLICATION :

Cette procédure s’applique à l’ensemble des caisses de l’ENAC.

3- DOCUMENTS DE REFERENCE :

Cette procédure fait référence à :

-loi de finance

-système comptable et financier

- code des marches

-charte de délégation de pouvoirs

4-RESPONSABILITE :

Le directeur finance et comptabilité et les différents intervenants sont charges de


l’application de la présente procédure.

5-CONTENU :

1-fond de roulement :

Le fond de roulement est établie par le caissier selon les nécessités opérationnelles de
service la caisse doit être tenue à base d’une provision plafonnée et doit être alimente par
réintégration de fonds sous la responsabilité du chef de servie trésorerie.

Toute variation du montant doit être approuvée par le directeur des finances et
comptabilité.

La direction juridique est tenu de souscrire une prime d’assurance contre le vol pour toutes
les caisses, sur demande de directeur finances et comptabilité.

La couverture d’assurance serait révisée chaque fois qu’il y a variation de fonds de caisse

Le caissier enregistre toutes les opérations de caisse (entrée – sorties) dans le rapport
d’activité caisse, il garde une copie à son niveau et transmet l’original et une autre copie au
service de comptabilité de l’unité.

2-documents de caisse :

A/pièces de caisse (justification) :


Les pièces de caisse, utilisées sont :

-bon de paiement par caisse.

-reçu de caisse.

-facture, quittance, (dont le montant ne dépasse pas le plafond payable en espèces soit
10000.00 DA).

-bon pour à titre exceptionnel pour un montant de 2500.00DA.

-décompte de frais de voyage.

-demande de fonds de roulement.

B/formulaires et registre de caisse (suivi) :

Les principaux documents de caisse sont les suivants :

-rapport d’activité caisse(R.A).

-demande de réintégration de fonds (D.R.F).


B/ dépenses (sortie de caisse) :

Les pièces de caisse doivent être ordonnancées par l’ordonnateur habilite conformément a
la charte de délégation de pouvoirs.

Les règlements, en espèces, doivent être plafonnes. Le montant maximum payable par
caisse et de :

-les factures, quittance,(dont le montant ne dépasse 1000.00 DA).

-bon pour à titre exceptionnel pour un montant de 2500.00 DA)

Le caissier doit au moment du paiement, oppose le tampon : PAYE PAR CAISSE LE…

Il est formellement interdit d’accepter, de traitre et de payer sur la base de documents


présents en PHOTOCOPIE.

Il est recommandé de limiter les paiements par caisse et ce pour éviter une encaisse
importante.

5-circuit de documents et remboursement de frais :

Les pièces de caisse (demande de fond,..), est émise par la structure concernée par la
dépense, la pièce de caisse dument signée par l’ordonnateur habilite conformément a la
charte de délégation de pouvoirs.

La pièce de caisse est soumise pour ordonnancement au responsable ordonnateur habilite


avant de la transmettre au caissier pour règlement.

Le caissier contrôle la pièce (les sommes et les autorisations, effectue le paiement et appose
la mention « PAYER PAR CAISSE « LE….

Le caissier enregistre la pièce de caisse parmi les sorties de la caisse en lui attribuant un
numéro progressif, la pièce est enregistrée dans le rapport d’activité caisse.

L’original de la feuille journalier du rapport d’activité caisse, sine et accompagne des pièces
justificative, est remis à la comptabilité pour vérification, constatation comptable et
conservation.

La 1ere copie est classée au niveau de la caisse dans un chrono classeur.

6-demande de fonds de roulement :

A/demande de fonds de roulement :

Pour des raisons de service et de modalités pratiques de l’activité, la caisse est sollicitée pour
des besoins temporaires de fonds de roulement par :
-la direction logistique

- le moyen général

-la direction juridique

- les chefs de projet

Le demandeur de fonds à titre temporaire doit :

-remplir la demande en indiquant le motif, pour combien de temps il a besoin des fonds et
quand il compte les restituer.

-obtenir l’autorisation au préalable du responsable ordonnateur ou toute autre personne


habilitée. Cette dernière doit :

-vérifier le bienfondé de la demande

-donner son autorisation.

-présenter sa demande, une fois approuvée a la structure finances et comptabilité pour


accord.

-remettre au caissier pour règlement.

-le caissier procède au règlement et appose la mention « AYE PAR CAISSE LE.. »,sur la
demande , il fait signer le bénéficiaire et remet les fonds.

-la demande et conservée par le caissier en tant que pièce justificative de solde, jusqu’à la
réception des justificatifs objets de la demande de fonds.

-si le délai accorde pour justifier de fonds obtenus, ne sont pas respectés par le bénéficiaire,
il sera procédé a la retenue systématique sue salaire.

Dans ce cas, la demande est comptabilisée en termes d’avance sur salaire de l’intéresse

Dans le cas, ou :

1le montant de pièce présentée et supérieur au montant de la demande, le caissier


remboursera la différence.

2-le montant de la pièce présentée est inférieur au montant de la demande, le bénéficiaire


remboursera au caissier la différence.

Les pièces de caisse présentées, sont passibles de la même procédure de traitement


d’approbation, de règlement, d’annulation et d’enregistrement citée en haut.
7- demande de réintégration de fond (D.R.F) :

La demande de réintégration de fonds et un formulaire, en deux (02) exemplaires, utilise par


le caissier pour demander l’alimentation de la caisse, en fonction des décaissent effectues.

La demande de réintégration fonds doit comprendre les informations suivantes :

-indentification de l’unité comptable

-code comptable de caisse

-numéro et date de la D.R.F

-période (du….au…)

-rapport d’activité caisse à réintégrer (numéro et montants).

-cumul des opérations pendant l’exercice (avances, dépense, solde)

-montant à réintégrer

La demande de fonds et établie par le caissier, accompagnée des copies de rapports


d’activité concernée, et remise au chef de service trésorerie pour vérification.

Le chef de service trésorerie vérifier et contrôle la demande appose sa signature.

Le recensable de la trésorerie remet le chèque, mentionne la références de paiement sur la


DRF et retourne, au caissier dument renseignée et approuvée par le responsable habilite.

8-constation comptable d’opérations de caisse :

Pour des modalités pratiques d’enregistrement comptable, l’imputation de pièces de caisse


se fait comme suit :

-un récapitulatif de imputations comptables, par compte par pièces est adresse pour chaque
rapport d’activité.

-un récapitulatif général et établi pour chaque rapport d’activité et par comte.

-une fois vérifies et approuves, les récapitulatifs sont reportés sur des journaux de caisse.

1ere copie : classée avec les récapitulatifs et pièces de caisse.

2eme copie : classée dans un chrono «  bordereaux de trésorerie caisse «.

-les pièces de caisse, récapitulatives de constations et le copies de bordeaux comptables


sont conservées par la structure comptabilité et tenus à disposition de tout contrôle
éventuel.
9- contrôle de la caisse :

Le responsable financier doit effectuer ou faire effectuer des contrôles INOPINES (au moins
une fois par trois mois) sur la caisse et rédiger un procès-verbal «  contrôle de caisse en
double exemplaire, dont la copie sera garde par le caissier et l’original sera classe a la
direction finance et comptabilité.

10- vente des cahiers des charges :

Le règlement des frais relatifs aux retraits des cahiers des charges doit s’effectuer par
versement à la caisse centrale siège. Sur présentation d’une demande établie par la direction
juridique, portant l’objet, le numéro d’appel d’offre et le nom ou raison sociale dument signe
par le responsable habilite.

11- archivage :

Les archives doivent être conservées et gardées en lieu sûr pendant au moins dix ans .

Les archives doivent être étiquetées et répertoriées, de manière à faciliter le classement et


les recherches.

A la clôture de l’exercice, le archives de l’exercice N-1 doivent être transférés a la sale des
archives.

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