1) Les missions de la Division de l’Organisation 

La Division de l’Organisation est chargée de l’élaboration et de la mise en place du schéma

organisationnel cible du Département, de la veille au bon fonctionnement des règles de
gestion du Département par la formalisation et la mise à jour des procédures des différentes
structures du Département soit au niveau central ou déconcentré.

La Division est impliquée aussi dans l’accompagnement d’élaboration des projets dans leurs
dimensions organisationnels (les organigrammes) en assurant le pilotage des chantiers de
création et de réorganisation des services centraux et déconcentrés et des établissements
publics agricoles sous tutelle et notamment dans l’élaboration des études relatives à l’audit
organisationnel et à la revue des procédures.

2) L’Utilité d’association de la Division de l’Organisation à la DSI :

Dans l’ère de la digitalisation, les SI et l’Organisation sont devenus indissociables. En effet,

une modification de l’organisation d’un service a des effets immédiats sur l’ensemble du
système d’information de celui-ci. A l’inverse, une évolution du système d’information dans
une direction impacte aussitôt l’organisation de celle-ci. Il n’est plus question de séparer les
ressources humaines et les moyens technologiques. Les deux sont complémentaires et
essentiels l’un à l’autre.

La Division de l’Organisation travaille sur les processus et sur les structures du Département
de manière transversale : elle est porteuse d’enjeux, en particulier par sa proximité avec les
Métiers au quotidien, et par sa compétence en conduite du changement. Que les processus
soient manuels ou automatisés, l’Organisation se place généralement avant le SI : l’un des
rôles de l’Organisation est de modéliser les processus à l’aide d’outils et de démarches.

Cependant, il peut arriver que ce soient des problématiques SI qui déclenchent une mise à jour
des processus métier existants et qui nécessitent de les redessiner. A ce stade, la Direction
peut se trouver soit dans une logique d’amélioration de l’existant, soit dans une logique de
transformation ce qui en résulte, les équipes SI et Organisation doivent être au cœur des
projets dans une logique de compréhension des besoins et des enjeux métiers, puis de
structuration, de construction et d’optimisation des processus.   C’est dans ce cadre que la
collaboration entre les fonctions SI et l’organisation porte une amélioration continue des
services et une bonne gestion du Département.

3) Utilité de la procédure :
Une procédure sert à :
1. Empêcher les erreurs et abus.
Souvent procédure rime avec contrôle. Nous devons suivre un ensemble d’étapes pour
demander des approbations, assurer la traçabilité, s’assurer que nous restons dans le cadre
défini comme sécurisé… Ainsi nous nous assurons qu’aucun abus ou erreur ne sera possible.
2. Apporter de la prévisibilité.
Une autre raison de la procédure est de fournir une solution stable à une situation récurrente.
On va alors s’assurer que la manière de traiter les situations soit identique ou pour le moins
très similaire pour toute exécution des activités couvertes par la procédure. Dans les cas
d’activités répétitives, cela rend la collaboration bien plus facile et fluide.

3. Réduire la variabilité.
En plus d’apporter de la prévisibilité, les procédures vont pouvoir réduire la variabilité des
résultats du traitement d’une situation. Ainsi pour toute cause A nous aurons un résultat B et
cela sans surprise. Cette aspect est particulièrement important en gestion de la production.
Nous ne voulons évidemment pas des objets différents en fin d’usinage. Une identification et
compréhension des différentes variables influant une procédure permettra de s’assurer une
réduction de variabilité.

4. Assurer l’efficacité d’une activité.

Souvent la procédure est écrite après une analyse de l’activité à effectuer. Le management,
éventuellement assisté de ressources internes et externes, va définir la manière la plus efficace
de parvenir à l’objectif attendu. La procédure peut donc être considérée comme un élément
important du contrôle des coûts et de la maîtrise du temps.

5. Faciliter le réductionnisme auquel nous sommes habitués.

La procédure de par son approche étape par étape est la traduction de notre approche
réductionniste bien ancrée dans nos mentalités depuis les travaux de Frederick Winslow
Taylor (1856-1915). La procédure va acter la décomposition d’une activité en sous opérations
qui pourront être exécutées de manière presque indépendante les unes des autres ou du moins
sans connaître tout l’historique. L’opérateur n’a plus qu’à savoir faire une opération,
généralement simple, qu’il maîtrisera très rapidement.
6. Faciliter la transmission.
L’existence même d’une procédure implique qu’elle est plus que probablement écrite. Cette
trace est importante pour l’organisation car elle permet de découpler la connaissance d’une
activité de son exécution. Cela permet à l’organisation d’être moins dépendante de ces
membres. Alliée à des profils de compétences, cela permet d’assurer l’indépendance, tout du
moins partielle, de l’organisation par rapport aux individualités de ses membres. Une
procédure est facile à transmettre alors qu’un savoir l’est beaucoup plus difficilement, ce
d’autant plus que l’approche réductionniste aura facilité l’apprentissage des différentes tâches.

Alors bien évidemment au vu de ces 6 points, les procédures sont très utiles et nécessaires.
Dans vos organisations, essayer de regarder vos procédures autrement. Quels sont leur buts
sous-jacent et sont-ils correctement rencontrés au vu de la réalité de leur suivi ?
Même utiles, nous pensons souvent qu’elles sont envahissantes. Est-ce un prix à payer ? La
deuxième partie s’attardera à cette question.