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08/06/2022 (date d’impression) 1/7 (page x de y) 001 (révision)

Achats

1. Objet

1.1 Finalité
1.2 Domaine d'application
1.3 Glossaire

2. Responsabilité

3. Documents

3.1 Procédures
3.2 Instructions et enregistrements

4. Exigences de la norme ISO 9001 : 2015

5. Déroulement

5.1 Achats de composants


5.2 Achats ponctuels
5.3 Modification produit/prestataire
5.4 Administrative d'achats

Historique

Toutes Création 01/01/2016


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1. Objet

1.1 Finalité

La présente procédure a pour finalité de définir les exigences pour évaluer et sélectionner
les prestataires externes, suivre leur performance, acheter les matériaux et services.

1.2 Domaine d'application

Cette procédure s'applique à tout type d’achats, des composants propres à un produit aux
investissements. Les enjeux externes et internes pertinents pour le SMQ et les actions face
aux risques identifiés et opportunités d’améliorations trouvées sont pris en compte.

1.3 Glossaire

CDP : Chef de projet


TQ : Technicien Qualité
GPAO : Gestion de la Production Assistée par Ordinateur
EI : Echantillons Initiaux
BL : Bordereau de Livraison
BR : Bon de réception
AQP : Assurance Qualité Produit
IQP : Indicateur Qualité Prestataire

2. Responsabilité

Le responsable achats a l’autorité de l’écriture, de la mise à jour et de l’application de cette


procédure.

3. Documents

3.1 Procédures

Revue de contrat
Prestataires externes
Démarrage projet
Modifications
Recette machine

3.2 Instructions et enregistrements

Liste des prestataires homologués


Cahier des charges PCB
Anomalie Comptabilité
Frais de déplacement

4. Exigences de la norme ISO 9001 : 2015

§ 8.4.1 S’assurer que les produits et services fournis par les prestataires externes sont
conformes.

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Déterminer la maîtrise devant être appliquée aux produits et services fournis par des
prestataires externes.

Déterminer et appliquer des critères pour l’évaluation, la sélection, la surveillance des


performances et la réévaluation des prestataires externes.

Conserver les informations documentées sur ces activités et les actions nécessaires.

§ 8.4.2 S’assurer que les produits et services fournis par les prestataires externes ne
compromettent pas l’aptitude à fournir des produits et services conformes.

§ 8.4.3 S’assurer de l’adéquation des exigences et les communiquer aux prestataires


externes.

5. Déroulement

5.1 Achats de composants

Il s’agit des achats des composants propres à un produit nécessitant un approvisionnement


régulier en fonction des commandes clients. Les consommables et conditionnements non
recyclables sont également concernés. Les négociations annuelles ainsi que la mise en
place et le suivi des contrats achats sont pilotées au niveau du groupe mais chaque site
suit en priorité ses prestataires (fournisseurs) stratégiques.

5.1.1 Cotation

La démarche achats commence lors de la cotation d’un produit. Plus de détails dans la
procédure Revue de contrat. Il est alors demandé au département Achats de proposer un
prix et un prestataire pour chaque référence du produit. Le département Achats s’appuie
pour cela sur :

 les caractéristiques du composant fourni par le client


 la liste des prestataires homologués par le client
 la liste des prestataires homologués par notre groupe

La liste client est prioritaire. Si le client n’impose pas de prestataire, le département Achats
utilise en priorité les prestataires homologués par notre groupe. Pour cela, il consulte le
Fichier d’homologation des prestataires. Ce fichier permet de connaître également les
prestataires ayant une certification ISO 9001, ces prestataires sont consultés en priorité.

5.1.2 Lancement de projet

Lors du démarrage d’un projet, le Chef de projet (CDP) gère la cotation du produit et lance
la démarche achats des composants avec l’aide du département Achats. Plus de détails
dans la procédure Démarrage projet. La création des références et la validation des
données sont saisies dans la GPAO. Si le prestataire n’est pas homologué par notre
groupe, une démarche d’homologation est lancée par le département Achats et le
département Qualité. Plus de détails dans la procédure Prestataires externes. Pour les
composants spécifiques, un représentant de l'équipe projet rédige un Cahier des charges
prestataires reprenant toutes les données techniques et qualité du produit :

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 spécifications techniques (plans – matière – technologie – finition - …)


 critères qualité
 niveau qualité requis
 norme éventuelle rattachée au produit

Les démarches qualité globale (gestion des retours – mise en AQP – responsabilités –
démarche de validation des EI - …) sont répertoriées sur le contrat qualité générique à
toutes les références d’un même prestataire et validé lors de la démarche d’homologation.

En accord avec la qualité les achats envoient aux prestataires le contrat Achats reprenant
les clauses de fonctionnement des achats (respect des livraisons à 100% -
approvisionnements – commandes fermes et prévisionnelles - …) ainsi que le Contrat
qualité. Le cahier des charges, une fois validé par les 2 parties, est diffusé en interne. Ce
suivi permet d’indiquer sur chaque commande de pièce spécifique l’indice du cahier des
charges en vigueur. Pour les composants spécifiques utilisés sur des produits automobiles,
il est demandé au prestataire de fournir un dossier d’homologation. Dans tous les cas, un
certificat de conformité doit être fourni avec les pièces.

5.1.3 Suivi des achats

Une fois le projet lancé, les fiches articles renseignées et saisies dans la GPAO, les
prestataires homologués et les cahiers des charges validées, le département
Approvisionnements peut lancer les approvisionnements de composants à partir du calcul
des besoins. Chaque commande éditée comporte systématiquement la référence de notre
groupe, la désignation, ainsi que le n° de commande. Les commandes sont validées par le
responsable approvisionnement.

La livraison des composants dans les délais est suivie par les assistantes
approvisionnements afin de respecter les délais à 100%. La performance de livraison des
prestataires est suivie dans le Compte rendu IQP trimestriel. En cas de dérive, le
département Achats demande au prestataire de mener les actions correctives nécessaires.
En cas de non-retour de demande d’actions correctives, d’une mauvaise efficacité des
actions proposées, de résultat IQP insatisfaisant et continu, le département qualité
demande au département Achats d’intervenir auprès du prestataire. Cela peut se traduire
par un audit du prestataire. Si les conclusions restent négatives, le prestataire est "dé
homologué" et une démarche d’homologation d’un nouveau prestataire est lancée. Par
contre, si la qualité d’une référence et le service du prestataire sont très satisfaisants, une
démarche de mise en AQP est lancée par le département Qualité.

5.2 Achats ponctuels

Il s’agit des achats concernant des outillages, investissements, achat ponctuel sur un
produit (conditionnement recyclable - …). Cet achat se base :

 sur un projet, les commandes de service propre au projet. L’éditeur de la


commande est alors un membre de l’équipe projet (Test – CDP)
 sur une activité, le budget annuel est la référence de l’achat. L’éditeur de la
commande est alors le responsable du secteur inscrit dans le budget
(Maintenance – Qualité – Fabrication - …)

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Le n° de la commande est attribué de manière chronologique. Les commandes sont


signées par le demandeur ou le responsable du budget. Les demandes d'investissement
doivent être argumentée (avantages, coûts, retour sur investissement) et validées par la
Direction.

5.3 Modification produit/prestataire

La démarche d'homologation d’un nouveau couple produit/prestataire doit être déclenchée


pour toute modification du produit (caractéristiques – boîtier - …) portant sur les
spécifications initiales ou du prestataire (nouveau prestataire) par rapport à la Liste des
prestataires homologués par le client ou par notre groupe. Cette démarche ne concerne par
conséquent pas les changements de prestataires homologués ou de caractéristiques
identiques lors de dépannage (problème de disponibilité). En cas de changement de
prestataire, le département Achats consulte en priorité les prestataires homologués en
interne. Sinon une démarche d’homologation du prestataire doit être lancée (cf.
Prestataires externes). Le demandeur de la modification (département Achats – CDP - …)
remplit la Demande de modification en joignant les caractéristiques techniques de l’ancien
et du nouveau composant pour les modifications techniques. Ces renseignements
techniques doivent être validés par le CDP et le responsable qualité en s’appuyant
éventuellement sur le département Test. En fonction des conséquences de la modification,
la demande de modification est envoyée au client pour validation. Après validation interne
et éventuellement client, le responsable qualité donne son accord au département
demandeur qui lance une commande en EI. Si la demande est rejetée, le responsable
qualité informe le demandeur en justifiant la décision. La demande de modification est alors
transmise au contrôle qualité entrée afin d’effectuer une validation " physique " du nouveau
composant.

A réception du composant, l’opérateur qualité contrôle les échantillons initiaux avec le


responsable qualité. Pour les composants spécifiques utilisés pour des produits
automobiles, une nouvelle démarche d’homologation du produit est lancée à partir des
documents du prestataire. Le résultat de ce contrôle est validé sur la demande de
modification. En cas de refus, le responsable qualité informe le demandeur en justifiant la
décision. En cas d’acceptation, le responsable qualité donne son accord au département
demandeur pour modification définitive de la nomenclature ou du nom du prestataire dans
la GPAO. La traçabilité de la modification par rapport au processus (date d’application –
identification) est gérée par le CDP. Plus de détails dans la procédure Modifications.

5.4 Administrative d'achats

5.4.1 Commande

Les commandes sont établies en 2 exemplaires (l'original + exemplaire Accusé de


Réception) et validées par l’éditeur. Les commandes 1xxxx sont numérotées en
automatique par le système informatique en ordre croissant. Les commandes d'EI sont
numérotées et enregistrées par l'assistante approvisionnement. Les commandes en
dépannage sont identifiées dans la GPAO ainsi que dans un fichier afin de suivre les
conséquences de ces dépannages (coût du composant – coût de transport – incidence sur
la fabrication - …). La commande doit comprendre les délais de livraisons, les conditions de
port, le mode et échéance de règlement ainsi que l’indice du cahier des charges pour les
composants spécifiques et la norme en vigueur. La réglementation Achats est imprimée

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derrière chaque commande. Chaque commande doit faire l'objet d'un accusé de réception
confirmant la commande. Dans le cas où le département achats ne reçoit pas d'accusé de
réception, celui-ci relance le prestataire. Si ce dernier ne confirme pas la commande dans
un délai de huit jours suivant la relance, le responsable achats prend une décision
d'annuler la commande.

5.4.2 Réception, validation

La réception est décrite dans la procédure Réception et stockage. Les BL originaux arrivent
du département Réception au département Comptabilité où ils sont classés par numéro de
lot (N° de B.R). Les factures arrivent à la Comptabilité en provenance du standard avec le
tampon du jour. Pour les articles non stockés et investissements, la facture est validée par
le département utilisateur après validation du bien. Plus de détails dans la procédure
Recette machine. Le département Comptabilité donne au département Maintenance, le N°
de code qui figurera physiquement sur l'investissement, et enregistre les informations
(codes + libellés) dans les états comptables d'immobilisation. Les BL sont alors rapprochés
des factures, en contrôlant la conformité de la facturation (prix, quantité...). Certaines
factures ne font pas l’objet d’une commande (transports – prestations). Dans ce cas, la
facture est validée par le responsable du budget et transmis au département Comptabilité.

5.4.3 Gestion des anomalies

Anomalie comptabilité :

En cas d'anomalie de facturation > 15 Euros HT (écart prix, quantité...), le département


Comptabilité rédige le document Anomalie Comptabilité qu'il transmet au département
concerné et bloque la facture en attente de réponse. Pour les commandes non franco,
l'anomalie est déclenchée s'ils sont > 3 % du montant total et > 15 Euros. Le département
concerné vérifie la raison de l’anomalie, mène les actions nécessaires pour résoudre le
problème :

 en cas d’acceptation d’un surcoût pour la société, la décision doit être validée par
le département concerné par l’anomalie sur le document Anomalie Comptabilité.
A ce stade, la facture pourra être débloquée
 en cas d’attente de nouvelle livraison, le département concerné transmet
directement l’anomalie au département Comptabilité qui bloque le paiement de
la facture jusqu’à réception de l’avoir

Anomalie magasin ou qualité :

Si une anomalie arrive à la comptabilité en provenance du magasin (écart de quantité), ou


si un bon de livraison pour retour à un prestataire arrive du département Expédition il
convient de rechercher le B.L. de réception correspondant afin d'en bloquer le paiement. Le
B.L. sera débloqué en fonction des informations fournies par le département concerné par
l’anomalie. Dans le cas d'un retour de pièces à un prestataire qui nous les a facturées, le
département concerné par l’anomalie émet une note de débit au prestataire ou demande
une nouvelle livraison ou un avoir au prestataire. Le département Comptabilité en reçoit un
double et règle le prestataire en déduisant le montant de cette note de débit.

5.4.4 Paiement

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Les factures sans problème sont classées en attente du paiement à l'échéance prévue.

5.4.5 Apurement des commandes

L'apurement des commandes est déclenché automatiquement tous les soirs.

5.4.6 Documents administratifs

Les documents Frais de déplacement sont remplis par l'intéressé, validés par le chef de
département et la direction et remis au département comptabilité dans les délais
demandés.

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