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Apresentao O que o Guia de Boas Prticas de Comunicao em Feiras e Eventos? As Entidades o ABRACOM (Associao Brasileira das Agncias de Comunicao) o FENAJ (Federao Nacional dos Jornalistas) o SINDIPROM (Sindicato de Empresas de Promoo, Organizao e Montagem de Feiras, Congressos e Eventos dos Estados de So Paulo e Rio de Janeiro). o SJSP o SINCO o UBRAFE Setor de Eventos O Papel de cada Profissional o O Assessor de Comunicao do Evento o O Promotor do Evento o O Assessor de Comunicao do Expositor ou Patrocinador o O Jornalista O Trabalho de Divulgao o A divulgao no perodo pr-evento o A divulgao durante o evento o A divulgao no ps-evento o Como Montar uma Sala de Imprensa o Normas de Credenciamento na Sala de Imprensa o Abordagem aos Jornalistas na Sala de Imprensa o Viagens de Jornalistas o Autoridades / Celebridades O Que Pensa a Imprensa?

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Apresentao Apresentao

O Guia de Boas Prticas de Comunicao em Feiras e Eventos Prticas e Procedimentos foi criado para colaborar com o processo de profissionalizao da comunicao em eventos. A proposta deste Guia fornecer prticas e procedimentos para que a ferramenta comunicao seja utilizada como instrumento eficiente e fundamental para ao sucesso de congressos, feiras e eventos em geral. A idia do Guia surgiu aps o Sindicato dos Jornalistas Profissionais no Estado de So Paulo/SJSP receber, com certa freqncia, reclamaes de jornalistas e de assessorias de imprensa sobre procedimentos que consideravam inadequados no trato com a informao e na conduo do trabalho em eventos. Havia tambm reclamaes sobre coordenao de sala de imprensa, atendimento imprensa e a assessores, e sistema de credenciamento. A partir desses episdios, o SJSP, ento, mobilizou outras entidades do setor para compor uma equipe de trabalho. Assim, foram fundamentais para o projeto as contribuies da ABRACOM - Asso-

ciao Brasileira das Agncias de Comunicao, da FENAJ Federao Nacional dos Jornalistas, do SINDIPROM Sindicato de Empresas de Promoo, Organizao e Montagem de Feiras, Congressos e Eventos dos Estados de So Paulo e Rio de Janeiro, do SINCO - Sindicato Nacional das Empresas de Comunicao Social e da UBRAFE - Unio Brasileira dos Promotores de Feiras.
O tema foi ampliado e o guia tambm prestigia os demais profissionais envolvidos na organizao de feiras e eventos, com destaque para as relaes com a imprensa. Entendemos que, atualmente, h pouca metodologia e escasso conhecimento sobre o assunto. Portanto, esperamos que a iniciativa seja acolhida pelo mercado como uma verdadeira tentativa de colaborar no processo de profissionalizao da comunicao em todos os seus aspectos e como ferramenta de sucesso para o segmento de eventos no pas.

O que o Guia de Boas Prticas O que o Guia de Boas Prticas de Comunicao em Feiras e Eventos?

de Comunicao em Feiras e Eventos?

As melhores feiras de negcios brasileiras atingiram, nos ltimos anos, um alto nvel de profissionalismo. Porm, em muit as delas, os jornalistas e profissionais de impre nsa em geral ainda so recebidos e trat ados de modo aqu m do ideal. No que t oca aos grandes eve nt os culturais, esportivos e empresariais ainda h muito que profissionalizar ne sse relacionamento com a mdia. Este guia prete nde ofe recer dire cionamento a todos que t rabalham para que a cobe rtura jornalstica das feiras e eventos seja a me lhor possvel. O guia foi confeccionado com o indispensv el apoio de reprteres de veculos da imprensa nacional (de t odos os por tes e segmentos) que viv em o dia-a-dia da cobertura das feiras. Esses profissionais, assim como os asse ssores de imprensa (que atendem feiras e ex posit ores) e os prprios promotores e organizadores de e ventos deram importante contribuio, apresentando as principais questes enfrentadas nos eve nt os. Com a chancela de t odas essas entidades, o Guia de Boas Prticas de Comunicao em Feiras e Eventos pretende ser um instrumento til para todos os profissionais envolvidos na cobertura jornalstica das feiras de negcios e de eventos em geral.

As Entidades As Entidades
O mercado de trabalho exige um aperfeioamento constante das prticas profissionais e das ferramentas empregadas no trabalho cotidiano. E cabe s entidades empresariais, nos setores organizados da economia, zelar para que as melhores prticas sejam sempre empregadas no atendimento aos clientes e no relacionamento com fornecedores e colaboradores das empresas. Este guia o resultado concreto desse esforo. A participao de entidades representativas dos segmentos de comunicao e de feiras e congressos revela que as sugestes contidas no guia esto embasadas nas observaes feitas pelos profissionais envolvidos no rduo trabalho de organizar eventos, montar feiras e garantir o acesso informao de qualidade para os profissionais da mdia.

ABRACOM
A Associao Brasileira das Agncias de Comunicao ABRACOM representa mais de 200 empresas em todo o pas, que estaro sintonizadas com os preceitos aqui inscritos. Temos a certeza de que todos os profissionais de nossas agncias paut aro suas atividades em feiras e congressos por esses valores, que esto em consonncia tambm com o que determina o Cdigo de tica das Agncias de C omunic a o (disponve l para con sult a n o site www.abracom.org.br). Um mercado em constante evoluo aquele que busca sempre o caminho da atualizao. Jos Luiz Schiavoni

Presidente da Abracom
www.abracom.org.br

FENAJ
A Federao Nacional dos Jornalistas (FENAJ) est efet ivamente incorporada s lutas em defesa dos jornalistas e do jornalismo no Brasil. Criada em 20 de setembro de 1946, a FENAJ sempre se destacou na longa e rdua jornada pela adoo de regras que organizassem a profisso e garantissem para a sociedade acesso pblico informao tica e plural. Com mais de 40 mil jornalistas associados aos seus 27 sindicatos estaduais e quatro municipais, a Federao t em dado demonstraes histricas de preocupao com a liberdade na comunicao e com a democracia como valor inalienvel do cidado, sem abrir mo de sua misso principal de lutar por melhores condies de vida e trabalho para os jornalistas profissionais. Srgio Murillo de Andrade

Presidente da FENAJ
www.fenaj.org.br

SINDIPROM
O SINDIPROM (Sindicato de Empresas de Promoo, Organizao e Montagem de Feiras, Congressos e Eventos dos Estados de So Paulo e Rio de Janeiro) representa hoje mais de 3000 empresas. Em 2004 criou o certificado de qualificao do setor, o CECAM Certificado de Capacitao de Montadoras e Prestadoras de Servios para Eventos. Drcio Bertocco

Presidente do SINDIPROM
www.sindiprom.org.br

SJSP
O Sindicato dos Jornalistas Profissionais no Estado de So Paulo (SJSP) completa em 2007, 70 anos de existncia. a maior entidade sindical dos jornalistas no Pas e na Amrica Latina, representando cerca de 20 mil profissionais em todo o Estado. Ao longo de sua histria, o Sindicato t em sido um dos principais instrumentos para a organizao dos jornalistas, estando frente da categoria em todos os seus desafios especficos, entre eles: a sua regulamentao profissional; a tica no exerccio do jornalismo; a busca pela plena liberdade de imprensa; a democratizao da comunicao; e o papel do jornalista na sociedade. O Sindicato marca sua presena nas redaes dos veculos de imprensa e das empresas de assessoria de comunicao. O Sindicato filiado Federao Nacional dos Jornalistas (FENAJ) e Central nica dos Trabalhadores (CUT). Sua sede fica na capital paulista e possui oito regionais situadas nas cidades de Bauru, Campinas, So Jos do Rio Preto, Santos, Ribeiro Preto, Piracicaba, Sorocaba e Vale do Paraba/Litoral Norte/Mantiqueira. Jos Augusto Camargo (Guto)

Presidente do SJSP
www.jornalistasp.org.br

SINCO
O SINCO - Sindicato Nacional das Empresas de Comunicao Social, criado em 11 de maio de 1989, uma das entidades que representam as empresas do setor de comunicao social e empresarial. reconhecido oficialmente pelo Ministrio do Trabalho e Emprego e pela Secretaria de Relaes do Trabalho e, tambm reconhecido pela FENAJ Federao Nacional dos Jornalistas e pelos Sindicat os regionais dos Jornalistas Profissionais como a entidade que legitima os acordos trabalhistas entre assessorias de imprensa e a classe jornalstica. a nica entidade sindical patronal de mbito nacional que congrega as diversas empresas de comunicao do Pas nos seguint es segmentos: Relaes Pblicas; Assessoria de Imprensa; Assessoria de Comunicao Integrada; Assessoria de Comunicao Empresarial; Publicaes Empresariais; Clipping; Eventos Institucionais; Vdeos Empresariais; Relae s Governamentais; Produo Visual; Desk-top Publishing; Auditoria; Marketing Institucional; Projetos Culturais. nio Campoi

Presidente do Sinco
gesto Junho/2004 a Julho/2006 www.sincosindicato.com.br

UBRAFE
A Unio Brasileira dos Promotores de Feiras UBRAFE - a entidade privada que representa desde 1986 as empresas envolvidas na organizao, promoo, operao e montagem das principais feiras de negcios do Brasil. Sob a liderana da UBRAFE, as feiras de negcios brasile iras cresceram 300% de 1992 a 2006 e consolidaram-se como os maiores e mais import antes encontros comerciais do Brasil para empresas de todos os portes: grandes, m dias, pequenas e micro. Nos seus 20 anos de at uao, a entidade abriu os olhos do governo brasileiro para a importncia das feiras de negcios, aprese nt ando a fora das f eiras de negcios para os lderes do poder nacional, cmaras de comrcio bilateral, embaix adas e corpo diplomtico. A UBRAFE publica, anualmente, o Calendrio das Principais Feiras de Negcios do Brasil e o distribui para meios de comunicao, associaes come rciais, industriais e de servios, embaixadas, consulados e cmaras de comrcio no Brasil e no exterior. E h cinco anos conta com um sit e que disponibiliza o calendrio para consulta em trs lnguas e publica notcias atualizadas sobre as feiras. A soma dessas aes faz da UBRAFE uma associao forte e reconhecida como representante legtima do setor. Com mais de 40 associados (entre promotoras, centros de exposies, empresas transitrias, de infra-estrutura e montadoras de estandes), a UBRAFE hoje um selo de qualidade que identifica as melhores feiras do Pas. Jorge Alves de Souza

Presidente da UBRAFE
www.ubrafe.com.br

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Setor de de Eventos Setor Eventos

Todos os anos acontecem cerca de 150 grandes feiras nacionais e internacionais de negcios em mais de 20 cidades brasileiras, segundo dados da UBRAFE (Unio Brasileira dos Promotores de Feiras). So quatro vezes mais feiras de negcios do que h 15 anos. Alm dessas grandes feiras, ocorrem ainda centenas de feiras e exposies menores, de carter regional e local, realizadas em dezenas de cidades de todos os estados do Pas. Somente as 150 grandes feiras de negcios realizadas pelos promotores ligados a UBRAFE renem, anualmente, 36 mil empresas expositoras e seis milhes de profissionais integrantes dos mais diversos segmentos da economia da indstria caladista de construo, do setor de alimentos ao automobilstico, do mercado de produtos orgnicos ao de tecnologia da informao. O encontro de milhares de empresas do setor produtivo (fabricantes, fornecedores e empresas) com milhes de compradores e profissionais do setor de distribuio (lojistas, revendedores, varejistas e comerciantes em geral) faz das feiras os mais importantes eventos anuais de negcios do Pas, autnticas janelas de oportunidades para a consolidao de relacionamentos comerciais e a criao de novas parcerias. Ofato de reunir 36 mil grandes, mdias, pequenas e microempresas expositoras faz tambm das feiras de negcios as maiores vitrines do setor produtivo nacional. nas feiras que as empresas expositoras exibem os mais modernos e eficazes produtos, servios, equipamentos, tecnologia e maquinaria. Numa feira possvel conhecer e comparar, em poucos dias, uma ampla oferta de solues. As feiras oferecem ainda grandes oportunidades de atualizao profissional em congressos, seminrios e outros eventos de disseminao e debate de idias. E, como se no bastasse, tambm chamam a ateno por atuarem como plataformas exportadoras (recebem 45 mil compradores internacionais por 11

ano) e movimentarem o setor de servios das cidades, gerando empregos antes, durante e depois de sua realizao, em dezenas de atividades dentro e fora dos pavilhes. Por todas essas razes, as feiras atraem naturalmente o interesse da imprensa nacional - dos grandes veculos da mdia impressa e eletrnica aos mais especializados. Os reprteres que cobrem feiras sabem que possvel sentir nas feiras a fora econmica de cada setor, buscar perspectivas e tendncias de mercado, encontrar casos de sucesso empresarial e conhecer em primeira mo os lanamentos que invadiro as lojas nos meses seguintes. Portanto, fica claro aqui, a importncia da criao deste guia que visa o aprimoramento do relacionamento e a troca de informaes entre promotores de feiras e imprensa.

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O papel de cada cada profissional O papel de profissional

O Assessor de Comunicao do Evento
Caber aos profissionais dessa equipe planejar as aes de comunicao para o pleno sucesso do evento. A assessoria dever se reunir com o organizador do evento para estabelecer as aes com antecedncia mnima de cinco meses da data do evento. Outra iniciat iva importante criar uma aproximao com os expositores e suas respectivas assessorias, orientando-os sobre a proposta de trabalho para o evento. Assim que o planejamento estiver aprovado, a assessoria de comunicao do evento deve agendar uma reunio com as assessorias dos expositores. O ideal que seja eleita uma pessoa que coordene as atividades dessas assessorias no pr-evento, durante o evento e no ps-evento. Seria uma espcie de coordenador responsvel, especialmente destacado para as aes voltadas para o relacionamento com as assessorias de imprensa dos expositores e deles com a imprensa que visitar o evento. A assessoria de comunicao do evento esclarecer, ainda, sobre o funcionamento da sala de imprensa, credenciais, confeco de press kits, clipping, entrevistas coletivas durante o evento etc.

O Promotor do Evento
Cabe ao promotor providenciar instalaes adequadas para a montagem da sala de imprensa, fornecer a infra-estrutura bsica de telecomunicaes, equipamentos de informtica e mobilirio, alm dos recursos humanos terceirizados. J na fase inicial de planejamento de uma feira, o promotor deve reservar uma rea nobre do evento para montar a sala de imprensa. fundamental lembrar que a boa cobertura de uma feira de negcios, de um evento ou de um show depende de uma boa sala de imprensa, bem localizada e sinalizada. (Ver mais detalhes no item Como montar uma sala de imprensa). 13

O Assessor de Comunicao do Expositor ou Patrocinador

Ao profissional envolvido com a comunicao para a imprensa de um expositor orientamos que estabelea aes de aproximao com a imprensa trs meses antes do evento. A esse profissional fica o encargo de cuidar exclusivamente da elucidao de dvidas sobre a participao do expositor para a assessoria do evento, o preparo do material para a sala de imprensa press kit, a organizao e o acompanhamento em coletivas de imprensa, caso ocorram, e o atendimento imprensa no estande ou na sala de imprensa.

O Jornalista
Para fazer uma cobertura adequada e obter informaes qualificadas referente a eventos, o jornalista deve buscar primeiramente as fontes oficiais do mesmo. A compreenso do contexto de mercado, importncia do setor, nmeros do segmento, representatividade e perspectivas so informaes concentradas em quem representa o setor como um todo. Contar com a assessoria de imprensa do evento para direcionar pautas especficas e exclusivas a atitude correta na realizao de uma reportagem, pois a assessoria do evento quem detm as informaes gerais e pode ajudar nas especficas por levantar previamente o que h de interessante para noticiar. O jornalista deve se ater s regras de credenciamento e procurar ser objetivo quando abordado por assessores de imprensa durante o evento. O ideal que se posicione sobre o interesse ou no de saber de temas paralelos paut a que est responsvel em cobrir. Tratar com respeito e objetividade os assessores de imprensa que esto trabalhando no evento recomendvel para evitar desgastes no relacionamento e perda de tempo de ambos os lados. 14

O trabalho de divulgao O trabalho de divulgao

A divulgao no perodo pr-evento
o

Pesquisa: dados do setor e concorrentes

O ponto de partida do trabalho de divulgao de um evento deve ser um profundo estudo do mercado, do setor, dos concorrent es e do prprio organizador. As fontes para a pesquisa podem ser diversas, como Internet, banco de dados, entidades etc.
o

Reunio de briefing com o organizador da feira ou evento

necessria uma preparao prvia para a reunio de briefing com o organizador, quando todas as informaes relevantes sobre o evento so transmitidas. Essa preparao inclui no somente a pesquisa anterior como tambm uma srie de questes elaboradas para entender o evento, as necessidades do cliente e a reunio de dados para a elaborao do passo seguinte, o planejamento da divulgao.
o n

Planejamento Definio das mensagens-chaves: principais mensagens a seEstruturao de Estratgias/Tticas: estabelecer, por meio de um Cronograma: instrumento de trabalho essencial para o acom-

rem transmitidas sobre o evento em todos os materiais de divulgao.

n

plano estratgico, todas as aes e atividades necessrias para a divulgao.

n

panhamento das atividades estabelecidas e o cumprimento dos prazos.

o n

Aes:

Estruturao de mailing - Seleo dos jornalistas a serem

atingidos pela divulgao, de forma separada, e recebero materiais diferenciados, de acordo com suas editorias.
n

Carta para a Imprensa apresentando a agncia como as-

sessoria da organizadora do evento e colocando-se disposio para informaes.

n

Contato com assessorias de imprensa dos ex15

positores/patrocinadores para colher informaes de seus

clientes. Essa uma ferramenta importante, pois essencial te r acesso s informaes e novidades dos participantes.
n

Estruturao de informaes das assessorias de imprensa As

informaes recebidas das assessorias de imprensa dos expositores/patrocinadores do evento devem ser avaliadas pelo enfoque de notcias relevantes. As notcias mais inusitadas devero ser usadas na divulgao do evento/feira para atrair pblico. No entanto, deve-se usar essas informaes com a anuncia da assessoria de imprensa do expositor/patrocinador.
n

Sala de Imprensa on-line Tanto os jornalistas quanto os

expositores/visit ant es/participantes utilizam essa ferramenta para buscar informaes sobre o evento. No perodo que antecede o evento, a sala de imprensa on-line deve conter todo o material textos, novidades, contatos, endereos etc. preparado pela assessoria de imprensa e adequado linguagem jornalstica.
n o

Redao de todos os textos:

Notas de aquecimento -O sucesso de pblico e cobertura

de imprensa do event o determinado pelo trabalho de divulgao de press-releases e notas no perodo que o antecede. Sugesto:
m

Elaborao e divulgao de nota sobre evento para as Divulgao de notas aquecimento: novidades sobre o Redao e divulgao de pautas variadas (avaliar editorias

agendas dos veculos;

m

event o e seus e xpositores; nmeros do se tor; e xpectativ as e tc;

m

conforme tema do evento. Exemplos: editorias de comportamento, economia/negcios, t endncias, turismo, cidades, oportunidades).
o

Perguntas e Respostas Roteiro de perguntas e sugestes

de respostas a serem tomadas como guia por todos os porta-vozes. O ideal que as respostas sejam formuladas com a participao ativa do organizador do evento. 16

Press-kit - Elaborao do pre ss-kit do ev ent o, que Carta para a imprensa com informaes gerais sobre o evento

deve r conter:
m

(data, horrio, endereo), dados de credenciamento, contatos da assessoria de imprensa (fones, e-mails).
m

Ficha tcnica com as principais informaes e nmeros Texto geral, com dados do evento e do mercado (o que o

do event o.
m

evento; dados de interesse; perspectivas de mercado, incluindo crescimento da feira em relao ao ano anterior; importncia do evento para o mercado; empresas participantes; antecipao de tendncias).
m m

Texto dos principais lanamentos apresentados no evento. Programao completa do evento, com destaque para as prinPerfil da empresa organizadora do evento e de seus prinMapa da Feira/Evento (localize-se, se houver). Imagens dos porta-vozes do evento e cenas gerais do evento

cipais atraes do evento.

m

cipais executivos.
m m

anterior (em caso de um evento anual).

n n

Envio de press-kit imprensa - A divulgao do press-kit deve

ser realizada com antecedncia de aproximadamente trs semanas ao evento, atingindo veculos de comunicao de todo o Brasil e, se necessrio, verses adaptadas para agncias de notcias/imprensa de outros pases. Essa antecedncia importante para chamar a ateno da imprensa para o evento, propiciando a gerao de notas/matrias de aquecimento, antes da realizao do evento.
n n

Follow-up com a imprensa Contato com a imprensa, a fim de

confirmar recebimento do material enviado e criar interesse da imprensa pelo evento, ressaltando os assuntos/atraes mais relevantes, assim como gerar interesse pela cobertura da imprensa durante o evento. Oportunidade para oferecer os diri17

gentes/porta-vozes do organizador, expositores e patrocinadores para entrevistas.

n n

Treinamento dos porta-vozes - um treinamento especfi-

co que tem por objetivo preparar os dirigentes/porta-vozes para as entrevistas com a imprensa (mdia impressa e eletrnica). Alm disso, este treinamento tambm tem a funo de informar a rotina de trabalho da imprensa, suas peculiaridades e a melhor maneira de atingi-la, a fim de otimizar os resultados.
n n

Coletiva de imprensa - A Coletiva de Imprensa uma estrat-

gia que est inserida no aquecimento do trabalho de divulgao, pois uma excelente oportunidade para evidenciar o evento, assim como os dirigentes/porta-vozes, transmitindo as principais mensagens de interesse do organizador, tais como: investimentos, crescimento, expectativas, posicionamento, retrospectiva das edies anteriores, novidades, tendncias, mercado, entre outros. Para a coletiva de imprensa so convidados jornalistas de todas as mdias impressa, virtual e eletrnica. importante ressaltar que a coletiva s deve ser sugerida caso existam dados relevantes e de interesse da imprensa. Se for o caso, alm dos porta-vozes da organizadora interessante contar com a presena de presidentes/dirigentes de associaes, para que esses possam acrescentar dados relevantes sobre o mercado/setor de atuao. No de praxe a participao de expositores e patrocinadores e suas assessorias na coletiva pr-evento.
n n

Elaborao de pautas diferenciadas para programas de TV -

Para as emissoras de televiso programas de jornalismo/femininos/variedades deve-se utilizar uma abordagem diferenciada de divulgao. Normalmente, so bem aceitas pelos produtores dos programas as pautas personalizadas, de acordo com o perfil de cada programa e que abordem assuntos de comportamento, tendncias, crescimento de um determinado mercado/setor, pesquisas, novas tecnologias, entre outros. O material para a imprensa de TV deve ser enviado com cerca de duas semanas de 18

antecedncia ao evento, contendo, alm do press-kit, uma sugesto de pauta especfica para TV. Essa sugesto de pauta deve trazer nmeros expressivos sobre o evento realizado, enumeraes das atraes, novidades e lanamentos mais significativos, tendo sempre em mente que para TV precisamos de boas imagens. Por isso, as sugestes devem ter um apelo visual que possa ter maior chance com essa mdia. Durante o follow-up com esses veculos, sugerimos que seja preparada uma pauta especifica, que corresponda ao perfil de cada programa, aumentando assim as chances de conseguir emplacar matrias diferenciadas nas mais diversas emissoras e programa. Durante o follow-up com esses veculos, sugerimos que seja preparada uma pauta especifica, que corresponda ao perfil de cada programa, aumentando assim as chances de conseguir emplacar matrias diferenciadas nas mais diversas emissoras e programa.

A divulgao durante o evento

n n

Organizao de materiais

- Press-kits em port ugus, ingls e espanhol (impressos e e m disquete/CD) Caso o eve nt o receba visitao da imprensa internacional, important e disponibilizar informaes adequadas para esse pblico. - Mailings - impressos e e m disquete Para r ealizaes de divulgae s e/ou cont ato com a imprensa dire tam ente do local do eve nto. - Mural principais clipping afixados Para que todos os e nvolvidos no event o possam acompanhar as notcias j publicadas/ divulgadas na impre nsa antes e durante a realizao do e vent o. Esse quadro ser usado tambm para a colocao de avisos gerais para a imprensa. 19

- Listagem das assessorias de expositores e patrocinadores fundament al ter mo todos os contatos de porta-vozes, parceiros, assessores e fornecedores. - Ficha de balano a ser usado no caso de feiras. Esta ser entregue s assessorias dos expositores no ltimo dia do evento. Esta ferramenta de trabalho ir auxiliar no levantamento de informaes relevantes para a divulgao do ps-evento. Exemplo: negcios realizados ao longo do evento, nmero de visitaes, parcerias firmadas, entre outros.
n n

Definio de tarefas da equipe de atendimento quem

faz o qu? - Credenciamento de imprensa - Definio de funes da equipe - Organizao da sala de imprensa - Acompanhamento do clipping / atualizao do mural - Acompanhamento da imprensa - Linha de f rente com o cliente - Redao e divulgao de boletins - Captao de notcias - Coordenao de fotos
n

Mapeamento do evento A visita de reconhecimento permitir assessoria de im-

prensa do organizador saber quais so as atraes mais interessantes do ponto de vista jornalstico, para poder, posteriormente, sugerir imprensa convidada a fazer a cobertura do evento. Esse reconhecimento deve ser realizado um dia antes da realizao do evento.

Identificao de portarias/acessos/ estacionamentos e lo-

cais para realizao de links de TV: a assessoria de imprensa do organizador do evento precisa ter todas as informaes necessrias 20

para melhor orientar a imprensa e as assessorias de imprensa que realizaro a cobertura do evento.
n n

Cobertura do ev ento pela imprensa

A assessoria de imprensa do evento deve estar ciente de quais veculos e jornalistas esto no evento para registrar sua cobertura, a fim de orient-los, assim como de comunicar s assessorias de imprensa dos participantes as oportunidades de gerar visibilidade para seus clientes.
n n

Links TVs Comunicao equipe de reportagem sobre os equipa-

mentos/informaes necessrios para a realizao do link: entrada/ estacionamento do carro (com altura suficiente), metragem dos cabos (previso de distncias) e telefones celulares da equipe de atendimento que acompanha o link.

Preparao (com antecedncia) de tudo o que envolver a Disponibilizao de equipes de segurana e manuteno,

matria: produtos, personagens, porta-vozes, locaes etc. caso se faa necessrio.

n n

Atendimento imprensa Principais atividades: Crede nciamento dos jornalistas de acordo com a or ien-

t ao do item Normas de Credenciame to na Sala de Imprensa deste guia. Entrega de press-kit oficial do evento. Atendimento das necessidades de inf ormao, logstica e Ident ificao do que o eve nto apresenta de

infraestrutura dos jornalist as que esto cobrindo o evento. m ais int eressante para cada pauta e fornecimento de sua localizao. 21


n n

Acompanhamento de entrevista e suporte ao organizador. Atendimento s assessorias de imprensa de expositoCompartilhamento de pautas - A assessoria de imprensa do

res e patrocinadores Principais atividades:

organizador deve compartilhar com as assessorias de imprensa dos expositores e patrocinadores a agenda de pautas que ser abordada pela imprensa durante o evento jornais, revistas, veculos on-line, emissoras de rdio e TV, para que as assessorias possam incluir seus clientes nas matrias.

Grade de coletivas A assessoria de imprensa do organizador

deve coordenar junto s assessorias dos expositores e patrocinadores a grade de coletivas de imprensa para que estas no se sobreponham e dar apoio logstico quando o evento dispor de sala de coletivas para uso comum dos expositores e patrocinadores. Captao de novidades e notcias de seus clientes As asse ssorias dos ex positore s/patrocinadores deve m v isit ar o evento antes de seu incio para de tectar os assuntos que possam gerar interesse da imprensa de ve se r repetida ao longo do eve nt o, v isando identificao de novas oportunidades a serem ex ploradas junt o impre nsa.
n n

Boletins

Os boletins so divulgados periodicamente, de acordo com a necessidade. Nos boletins so transmitidas as informaes mais relevantes levantadas ao longo do evento, visando a gerao de notas/ matrias e a ateno da imprensa para o evento e seus participantes. Alguns exemplos: movimentao do primeiro dia do evento, crescimento do evento comparado a edies anteriores, atraes do evento, presena de celebridades/autoridades, performance de negcios (nmeros) e participao de grandes empresas.
n

Balano 22

Para indicar o porte, crescimento e outras informaes que

demonstrem o sucesso do evento, a assessoria de imprensa contratada deve elaborar um balano, com informaes relevantes, como: participao, crescimento comparativo ao ano anterior (quando for o caso), movimentao de valores, negcios fechados, parcerias e depoimento do responsvel pela feira/evento. Captao Para a captao de dados na elaborao do balano final do evento preparada uma ficha com as principais perguntas que devem ser respondidas pelos participantes com dados do seu desempenho durante todo o evento. A ficha entregue s assessorias de imprensa no penltimo dia do evento e deve ser devolvida para a assessoria do organizador no ltimo dia do evento. Divulgao - O balano divulgado para todas as editorias de interesse do evento, via e-mail, a fim de motivar a imprensa na gerao de notas/matrias sobre a performance do evento e de seus participantes.

A divulgao no ps-evento
n

Follow-up balano

Aps o envio do balano para a imprensa, realizado followup, a fim de verificar o recebimento do material enviado, visando a gerar entrevist as com dirigentes/porta-vozes do organizador e de expositores/participantes que estiveram presentes ao evento.
n

Atendimento imprensa/solicitaes

Aps o evento realizado o at endimento s eventuais solicit aes da imprensa.

n

Fechamento de relatrio

Aps o event o, elaborado um re lat rio de tr abalho espec ificando todas as aes re alizadas ant es, durante e aps o e vento. O relatrio fe chado ce rca de 20 a 30 dias aps o t rm ino do evento, contendo as mat rias/notas publicadas na imprensa sobre o evento.

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Como Montar uma Sala de Imprensa

A importncia da sala de imprensa

Nem sempre os promotores de feiras e eventos tm a compreenso exata da importncia de uma sala de imprensa para o prprio evento que realizam. Por essa razo, alguns investem poucos recursos e esforos na montagem e na operacionalizao da sala, comprometendo o atendimento imprensa e o trabalho dos profissionais que cobrem o evento. A sala de imprensa o centro irradiador de informaes do evento, ponto de partida para a cobertura jornalstica do evento. nesse espao que os jornalistas de redao podem encontrar os assessores de imprensa do evento e dos expositores para trocarem idias e obterem informaes e orientaes para suas reportagens. Montar e operacionalizar uma sala de imprensa um investimento que traz retorno ao evento como um todo, beneficiando todos os seus participantes. Um nico jornalista, mesmo que trabalhe num veculo de circulao restrita, sempre se reporta a milhares de pessoas; portanto, os olhos de cada jornalista no evento so os olhos de milhares de pessoas. Constrangimentos, problemas e/ou desconfortos podem prejudicar a atuao do jornalista e, conseqentemente, passar a impresso de que o evento desorganizado o que, no limite, pode gerar uma cobertura jornalstica negativa. Quando o jornalista bem atendido na sala de imprensa, ele ganha disposio extra e positiva para fazer a cobertura do evento. Por isso, vale (e muito!) investir, para oferecer aos jornalistas um espao 24

adequado, funcional e confortvel para trabalhar, ou seja, para transmitir as informaes do seu evento para milhares de pessoas.
o

Como deve ser a sala de imprensa ideal?

Para que a sala de imprensa oferea boas condies de trabalho aos reprteres, fotgrafos e demais profissionais da imprensa envolvidos na cobertura do evento, ela deve ser:
n

Funcional A sala deve ser bem equipada, com computado-

res velozes que tenham acesso internet, linhas telefnicas, impressoras, mquinas de fax, xerox, scanner, prateleiras para press-kits, guardavolumes para os jornalistas e depsito para o material de divulgao dos assessores de imprensa.
n

Confortvel A sala deve ser aconchegante, ter mobilirio

moderno e decorao agradvel; ar-condicionado funcionando na temperatura certa; servio de buffet em tempo integral, com lanches reforados na hora do almoo e no final da tarde; garons atendendo e servindo os profissionais nos sofs e tambm na redao.
n

Espaosa Cada feira, congresso ou evento tm a sua prpria

dinmica, por isso difcil estabelecer um tamanho ideal para uma sala de imprensa. Considera-se como ponto de partida uma sala de, no mnimo, 50 metros quadrados. Detalhe importante: na redao, cada estao de trabalho dever ter pelo menos 3 metros quadrados para permitir conforto aos jornalistas.
n

Restrita para o uso de jornalistas e assessores de imprensa

Essa restrio no deve ser levada ao p da letra, mas como ponto de partida. Ou seja, em princpio, a sala deve ser s para uso de jornalistas e assessores de imprensa, mas, eventualmente, convidados dos organizadores podem se interessar em 25

conhecer o ambiente. Nessas ocasies, os convidados podero ser recebidos pelos membros da assessoria de imprensa do evento. Deve-se, porm, sempre restringir a entrada na rea da redao, quando os profissionais estiverem trabalhando.
n

Bem localizada a sala deve ter fcil acesso a partir da entra-

da do evento e ser localizada preferencialmente em rea central ou prxima s salas dos promotores. A boa localizao facilita o trnsito de ida e volta dos jornalistas durante o evento.
o

Os diversos ambientes da sala de imprensa

A sala de imprensa deve ter pelo menos quatro ambientes: recepo, redao, sala de coordenao/reunies e rea de convivncia. Dependendo do porte do evento, necessrio haver tambm uma sala para entrevistas coletivas. Recepo a ante-sala da sala de imprensa, onde os jornalistas sero recepcionados e credenciados (caso ainda no estejam). Os jornalist as que no se cadastraram com antec edncia f aro o cadastramento apresentando documentao especfica (ver item Normas de Credenciamento na Sala de Imprensa). A entrega das credenciais deve acontecer sempre na recepo da sala de imprensa, para que os assessores do evento possam receber e travar contato direto com todos os jornalistas presentes. O espao deve ter:
n

Paredes de vidro nas salas de recepo e convivncia para que

as pessoas que estejam dentro possam enxergar o que acontece fora e vice-versa. A redao, no entanto, dever ser protegida por paredes fechadas, para permitir a concentrao dos jornalistas em suas matrias, de modo que no sejam distrados pelo pblico.
n

Balco para o credenciamento de jornalistas e assessores

de impr en sa, c om t ele fon e, fax, micr o e im pre ssora para credenciamento, uma recepcionista bilnge (portugus-ingls) trabalhando em tempo integral. 26

Displays para os press-releases do evento, dos expositores e

patrocinadores (sugesto: prateleiras diagonais que tenham pelo menos 15 cm de profundidade).

n

Guarda-volumes com armrios individuais (com chave), que Depsito para press-kits e outros materiais de divulgao dos Painel para que sejam fixados os recortes das matrias

permitam guardar malas pequenas, para uso dos jornalistas.

n

assessores de imprensa dos expositores, junto sala da coordenao.

n

publicadas sobre o evento (sugesto: painel de cortia com face dupla, posicionado junto a uma das paredes de vidro da recepo; cpias dos recortes podero ser fixadas com tachinhas nas duas faces do painel, de forma que as notcias da feira possam ser vistas tanto por quem est dentro quanto por quem est fora da sala).
n

Sofs, mesas, cinzeiros, jornais do dia e revistas da semana, Material de escrit rio: papel sulf ite, canet as esferogrf i-

cestos de lixo.
n

cas, lpis, tesoura, cola, durex, grampeador com grampos, pincel atmico, clipes, etc. Redao a rea de trabalho dos jornalistas, onde eles podero escrever e enviar seus textos para as redaes, usar a internet e o telefone. A redao deve ter:
n

Porta que isole o ambiente dos demais ambientes da sala de

imprensa, para que os jornalistas possam trabalhar em silncio com tranqilidade, e placa com sinalizao indicando que se trata da Redao.
n n

Mesas e cadeiras para os jornalistas trabalharem. Computadores ligados internet de banda larga com progra-

mas como Word (para redao e edio de textos), Adobe Photoshop (edio de imagens), Internet Explorer (navegao na internet), Windows Media Player (para arquivos de udio ou vdeo) e outros programas como Excel e Power Point.
n

Linhas fixas de telefone (posicionadas ao lado dos 27

micros) que no estejam ligadas internet e que tenham bloqueio para ligaes internacionais.
n

Pontos para conexo de laptops/notebooks ligados internet Impressora, scanner. Material de escritrio: papel sulfite, canetas esferogrf icas,

de banda larga.
n n

lpis, tesoura, cola, durex, grampeador com grampos, pincel atmico, clips etc. Sala de coordenao/reunies o espao onde os assessores de imprensa do evento podem se reunir para coordenar os trabalhos. Essa sala pode ser tambm usada como sala de reunio e sala para entrevistas exclusivas. Deve ter:
n n

Mesa grande e cadeiras para reunio. Computadores ligados internet de banda larga com progra-

mas como Word (para redao e edio de textos), Adobe Photoshop (edio de imagens), Internet Explorer (navegao na internet), Windows Media Player (para arquivos de udio ou vdeo) e outros programas como Excel e Power Point.
n

Linhas f ix as de t elef one (posicionadas ao lado dos

micros) que no est ejam ligadas inter ne t e tenham bloque io para ligaes int ernac ionais.
n n

Armrio baixo para guardar materiais, cinzeiros e cestos de lixo. Material de escritrio: papel sulf ite, cane tas esferogrf i-

cas, lpis, tesoura, cola, durex, grampeador com grampos, pincel atmico, clips etc. rea de convivncia (lounge) Como o nome diz, o espao onde os jornalistas podem conversar e descansar. Deve ter:
n

Sofs, mesa, cinzeiros, jornais do dia e revistas da semana, 28

cestos de lixo.

Servio de buffet que sirva lanches, petiscos e salgados, sucos,

caf, ch, gua e refrigerante. Duas vezes por dia na hora do almoo e no final da tarde o bar deve servir lanches mais reforados (ex.: sanduches) para os jornalistas. O ideal contar com pelo menos dois garons, um para ficar no balco e outro para circular, servindo as pessoas na recepo e tambm na redao.
n

Computadores ligados internet de banda larga com prograLinhas f ixas de t elefone (posicionadas ao lado dos

mas do pacote Office.

n

m icros) que no est ejam ligadas interne t e tenham bloque io para ligaes int ernacionais.
n

Impressora, mquina de xerox, scanner, fax.

Sala de entrevistas coletivas:Dependendo do tamanho do evento, imprescindvel ter uma sala para a realizao de entrevistas coletivas. Essa sala deve ter uma mesa diretora para os entrevistados e o nmero de cadeiras necessrio para poder atender a todos os jornalistas credenciados no evento. Normalmente esta sala muito usada nos primeiros dias do evento, quando se concentram as entrevistas coletivas dos expositores e participantes em geral.
o

Como otimizar os gastos na montagem da Sala de

Imprensa? possvel viabilizar a montagem e a operao de uma sala de imprensa bem equipada, confortvel e funcional com permutas e patrocnios de empresas interessadas em obter visibilidade junto aos jornalistas e demais visitantes do evento. O argumento a ser usado para convencer os patrocinadores o mesmo que justifica os investimentos do promotor no evento: os jornalistas so formadores de opinio e sempre vale a pena expor produtos e servios para eles. Uma empresa de tecnologia pode, por exemplo, equipar a sala com computadores de ltima gerao e impressio29

nar os jornalistas; uma rede de cafs pode coordenar o servio de buffet e chamar a ateno para servios e produtos diferenciados; uma empresa de mveis pode ceder mesas e cadeiras modernas e com design arrojado. O mesmo vale para canetas e blocos dados de brinde aos jornalistas, entre muitos outros itens as oportunidades so vastas. Para valorizar as empresas parceiras e patrocinadoras de equipamentos e servios para a sala de imprensa, pode ser confeccionado um painel no qual sejam exibidos, do lado de fora da sala de imprensa, prximo entrada, os logotipos e crditos. Alm disso, naturalmente os patrocinadores e apoiadores podero distribuir brindes e colocar presskits e folders na sala de imprensa.
o

Brindes

So sempre bem-vindos, desde que no ult rapassem o valor considerado tico pelas grandes empresas jornalsticas (cerca de 20 dlares). No adequado colocar os brindes junto aos press-kits, pois a tendncia que est es press-kits se esgot em rapidamente por causa dos brindes. Sugere-se que o assessor de imprensa distribua diretamente os seus brindes, aproveit ando a oportunidade para conversar com os jornalistas sobre os produtos do seu expositor.
o

Concluso

Como pode se r observado, no h nada de ext raordinrio no trabalho de montagem de uma sala de impr ensa funcional e confortv el. E t ambm no existe mgica para t ransformar um projeto bem pe nsado na sala de imprensa ideal. O que h, sem dvida, muit a inspirao e ainda mais transpir ao. Mas no h problemas. Toda a verba, o tempo e os esforos aplicados na sala de impre nsa so um inve stime nt o que, invariave lmente, traz retor no. Portanto, no economize na hora de mont ar a sua sala de impre nsa. O evento agradece! 30

Normas de Credenciamento na Sala de Imprensa

n

A Sala de Imprensa um espao exclusivo para jornalistas,

assessores de imprensa, fotgrafos, fotgrafos e cinegrafistas. Portanto, no ser permitido o credenciamento ou entrada de nenhum outro profissional que no seja jornalista ou que no atue na rea editorial do veculo.
n

Os cr itrios de cre denciament o de vero obede cer aos

parmetros institudos pelas entidades representativas do setor.

n

Credenciais de imprensa podero ser fornecidas via Internet, no

website do evento ou, no prprio local, na sala ou guich de imprensa. Para tanto, o profissional dever apresentar documentao especfica.
n

Entende-se por documentao especfica a carteira funcional

do profissional, indicando o local onde trabalha, ou a carteira da FENAJ dentro do prazo de validade. Poder ser aceito ainda, uma carta em papel timbrado do veculo de comunicao que ateste que o profissional trabalha para a empresa exercendo a funo de jornalista e/ou reprter.
n

Assessores de comunicao de expositores, patrocinadores e

apoiadores do evento devero solicitar suas credenciais diretamente com seus clientes. No entanto, o promotor pode optar por troc-las por outras, para melhor sinalizar esses profissionais. Neste caso, esse recadastramento dever ser feito na sala ou guich de imprensa, apresentando a credencial do cliente e carto de visita.
n

A assessoria de comunicao do evento, visando um traba-

lho de qualidade, pode e deve conferir informaes de cadastro de profissionais, sejam eles jornalistas ou assessores, caso tenha dvidas sobre a origem da documentao apresentada para o credenciamento. 31

ATENO A SALA DE IMPRENSA UM ESPAO EXCLUSIVO PARA JORNALISTAS, ASSESSORES DE IMPRENSA, FOTGRAFOS E CINEGRAFISTAS. PORTANTO, FICA PROIBIDO O CREDENCIAMENTO OU ENTRADA DE PESSOAS QUE OCUPEM OUTROS CARGOS NO RELACIONADOS COM AS ATIVIDADES DE IMPRENSA, COMO PUBL IC IT RIOS, DIR ETOR ES DE ARTE, PROFISSIONAIS DE MARKETING, REPRESENTANTES COMERCIAIS OU SIMILARES. AGRADECEMOS PELA COMPREENSO.

Sugesto de texto para banner ou cartaz a ser afixado na Sala de Imprensa

Abordagem aos Jornalistas na Sala de Imprensa

O processo pr-evento O trabalho pr-evento muito mais importante do que a abordagem aos jornalistas somente na Sala de Imprensa. Abaixo alguns itens que podem auxiliar no trabalho de assessores de comunicao de expositores e patrocinadores:
o

O evento no se resume aos seus dias de realizao, por

isso, a assessoria deve, de forma antecipada, ir atrs do maior nmero de informaes para conhecer o terreno que vai trilhar;
o

Estar informado sobre o setor ao qual o evento est 32

relacionado e da participao do expositor/patrocinador nest e mercado fundamental para preparar a pauta com antecedncia e oferece-la ao jornalista que iro cobrir o evento.
o

A assessoria de comunicao oficial do evento uma

aliada fundamental para potencializar o trabalho de divulgao de cada expositor/patrocinador. O cont ato constante para saber se h veculos int eressados na cobertura e o envio de informaes importante para comear a demarcar territrio e mostrar interao com o trabalho geral de divulgao do evento;
o

O site do evento hoje um dos principais instrumentos de

divulgao para a empresa expositora/patrocinadora. O assessor deve utilizar-se das ferramentas que esto disposio (na maioria das vezes de forma gratuita), para que seu cliente possa aliar sua marca com a do evento;
o

Preparar o entrevistado para o atendimento durante o even-

t o. Muitas vezes o expositor/patrocinador est mais focado em vender seu produto do que atender a imprensa. Procurar orienta-lo com as informaes bsicas sobre o veculo, o nome do reprter, a pauta a ser seguida;
o

Procurar dar incio divulgao pelo menos trs meses Age ndar entrevistas ant ecipadamente e marca-las no

antes do evento;
o

estande/espao do expositor/patrocinador. Se possvel, t er um local reservado no estande/espao para atender imprensa;

o

Passar ao pauteiro ou reprter todos os contatos de sua Estudar o perfil do jornalista que convidar para o evento. Ler Sempre que possvel, pedir ao expositor/patrocinador que

equipe e como vocs podem ser localizados durante o evento;

o

as matrias que ele escreveu para conhecer o estilo de cada reprter;

o

instale uma tomada (110/220V) prxima principal novidade que est sendo exposta na feira/event o, caso alguma emissora tenha interesse em fazer imagens no local. 33

Durante o evento As mudanas em nossa rea esto cada vez mais evidentes e, em especial, no relacionamento entre assessores e colegas jornalistas dentro da Sala de Imprensa no momento da cobert ura. Invariavelmente, o que se nota uma post ura inadequada na abordagem dos colegas de redao que, constantemente, tm reclamado do modo que os assessores apresentam ou quererem fazer valer / vender suas pautas. Se gue m algumas dicas, c om o intuito de aux iliar este relacionam ent o:
o o

Manter contato com a assessoria de comunicao do evento; Procurar ficar a par de toda a estratgia e ferramentas

oferecidas pelo organizador do evento para potencializar a divulgao e respeitar as regras do jogo;
o

Conhecer bem a sua pauta. importante passar seguran-

a na hora de apresentar as argumentaes sobre a pauta. Este momento nico;

o

O press-kit serve como base aos jornalistas. Ter sempre uma

sinopse em mos vai ajudar a ir direto ao ponto, no momento onde os colegas de redao recebero muita informao, vinda de diferentes fontes. No forar os jornalistas a pegarem o material recomendvel;
o

Manter uma postura pr-ativa na Sala de Imprensa. Mante-

nha contato constante com o estande/espao do expositor/patrocinador para estar atualizado com o andamento dos negcios e presenas importantes;
o

Encaminhar os jornalistas para fazerem as entrevistas no

estande/espao do expositor/patrocinador. Lembrar-se que o estande durante o evento uma extenso da empresa, portanto, o melhor espao para as entrevistas. Utilizar a Sala de Imprensa apenas como ponto de encontro com os jornalistas j que um local exclusivo para o trabalho de assessores e jornalistas e serve de apoio para auxiliar no processo inicial do contato com o jornalista que cobre o evento; 34

Tentar trabalhar pautas casadas com os outros colegas que

esto na Sala de Imprensa. Uma pauta estruturada em conjunto ter, com certeza, um apelo muito mais atrativo para a mdia;
o

Procurar oferecer pautas de acordo com o perfil de cada

programa de televiso em que possam aparecer, seja ele jornalstico ou de entretenimento. Cuidado com as gafes. No insistir em vender a pauta a qualquer custo;
o

Mesmo que sua pauta se encaixe na matria que o reprter

for realizar, nunca abordar o jornalista antes que ele fale com a assessoria de comunicao do evento;
o

Tenha cuidado com a intimidade com o reprter, manter

uma postura profissional, oferecer a pauta e deixar ele decidir se vai usar a informao, recomendvel. No se deve insistir para no criar um clima desagradvel;
o

Geralmente, as pautas de TV so fechadas antes, pelos

pauteiros das emissoras. Procure sempre manter um contato amistoso com eles, de modo a entender as suas necessidades e respeitar o factual;
o

comum que fatos de ltima hora derrubem as pautas j

fechadas. Normalmente, isso ocorre nos primeiros jornais televisivos do perodo da manh. importante, ter em mos telefones celulares dos pauteiros para confirmar logo cedinho;
o

Manter sempre abastecida as prateleiras da Sala de Im-

prensa com os press-kits. De preferncia ter sempre alguns textos em ingls e espanhol;
o

No utilizar os equipamentos da Sala de Imprensa (tele-

f one, computador, copiadoras, fax) sem necessidade. Isso pode fazer com que voc perca alguns aliados como o assessor do evento, alm da possibilidade de perder boas oportunidades de pautas que surgem ao seu redor;
o

sempre bom ter disposio informaes

gerais sobre o eventoe ter no planejamento os horrios e eventos paralelos ( fundamental observar o que est ocorrendo no universo do evento para aliar a possveis pautas). 35

Viagens de Jornalistas
COMO ATENDER IMPRENSA DURANTE VIAGENS Tem-se tornado uma prtica comum a organizao de viagens de jornalistas para cobertura de feiras, congressos, lanamento de produtos, test drive, inauguraes e outros eventos, dentro ou fora do Pas. Essas iniciativas devem recebe r a maior ate no das assessorias, porque demandam alguns cuidados que visam a preservar o tempo, o interesse, o conforto, a agilidade e a inte gridade dos jornalistas participantes. Para essas viagens, uma srie de providncias ter de ser tomada, independentemente do nmero de colegas convidados, entre as quais:
n

Enviar os convites com uma antecedncia mnima de 15 dias,

se a viagem for no Brasil, e de 45 dias, se for internacional, especialmente se para um pas que exija passaporte e visto de entrada, dando tempo ao jornalista para providenciar a documentao necessria.
n

Preparo de uma programao objetiva e, ao mesmo tempo, de Fornecer detalhes da viagem, como horrios e nmeros dos

real interesse jornalstico, sem que se torne estressante e improdutiva.

n

vos, aeroportos de origem e destino, relao dos demais colegas de viagem, telefones (principalmente celulares) dos coordenadores da viagem, da empresa de turismo responsvel pela emisso das passagens e do hotel onde ficaro hospedados com os respectivos endereos e telefones/e-mail. Disponibilizar um agente de turismo responsvel pelo receptivo nos aeroportos de destino. Importante orientar cada jornalista sobre condies climticas da regio de destino, para que possa preparar sua bagagem adequadamente.
n

O coordenador dever ter mo todos os t elefones de

contato com os jornalistas, visando checagem final na vspe ra da viagem e, principalmente, ao monitoramento dos que possam se 36

atrasar em relao ao horrio de embarque.

n

Estabelecer, sempre, um ponto de encontro para recepcionar

os jornalistas nos aeroportos (ou outro local, se a viagem for via terrestre: como um hotel) e manter o agente de viagem no local para solucionar problemas com reservas de vos.
n

Fazer seguro de viagem para todos os jornalistas, independen-

temente do seguro j oferecido pela empresa transportadora. Dever cobrir acidentes de todo tipo - hospitalizao, remoo, fisioterapia e outros -, compreendendo desde a zero hora do dia da partida at as 24 horas da data de retorno da viagem.
n

O coordenador da viagem deve se preocupar em levar uma

mini-farmcia com medicamentos de emergncia para fazer frente s indisposies prprias de uma viagem. Importante saber se algum jornalista tem alguma doena crnica ou toma algum medicamento obrigatrio e, se possvel, t-lo na mini-farmcia. Em viagem pelo exterior, levar o nome do medicamento correspondente ao recomendado pelo mdico no Brasil. Alis, providencial ter o nome e telefone do mdico de confiana de cada jornalista, indicado por eles.
n

Contratar a viagem sempre com uma confivel transportado-

ra area ou empresa de nibus, para evitar surpresas. O mesmo deve ser observado em relao ao hotel da hospedagem.
n

No local dos eventos, manter um eficiente esquema de segu-

rana e de assistncia mdica, para atendimento a alguma emergncia, inclusive UTI mvel.
n

Programar a viagem de forma que os jornalistas cheguem

com boa antecedncia ao hotel, para que possam se acomodar com conforto e descansar. O melhor sempre chegar no dia ante rior ao incio da programao. O retorno tambm dever ser programado de maneira que os jornalist as tenham oportunidade de elaborar e e nviar suas matrias a tempo, em relao ao fechament o da sua redao.
n

Antes de qualquer viagem, a Assessoria deve enca37

minhar ao jornalista briefing completo com material infor-

mativo sobre o evento, sobre a empresa ou instituio promotora, alm de um perfil das personalidades a serem entrevistadas.
n

No Exterior, sempre importante que as entrevistas sejam

acompanhadas de um tradutor, para favorecer aos jornalistas que no dominam o idioma do pas visitado. O material distribudo deve estar traduzido para a lngua portuguesa.
n

No caso de eventos patrocinados por um pool de empresas

(geralmente em feiras), deve-se estabelecer uma programao que permit a aos jornalistas um razovel tempo para visitas a outros estandes de seu interesse ou participar de alguma programao oficial de grande valor jornalstico. No tico monopolizar o grupo para atender exclusivamente programao do pool. Necessrio, tambm, que o organizador do pool estabelea acertos prvios com a Assessoria de Comunicao do evento para harmonizar a programao do grupo de jornalistas participantes, providenciar crachs, presskits e outras facilidades, alm de incluir a programao do pool na grade de coletivas.
n

Nos locais dos eventos imprescindvel manter uma infra-

estrutura para dar pleno apoio aos jornalistas como um press room com computadores, telefones, fax, xerox. Se no for possvel, essa infra-estrutura poder ser instalada no hotel onde esto hospedados. Tambm necessrio cont ar com fotgrafos e cinegrafistas, especialmente contratados para atendimento s solicitaes dos representantes da mdia no local.
n

No retorno da viagem, atender com rapidez s solicitaes Para viagens de dois ou mais dias, sempre agradvel pro-

dos jornalistas convidados para fechament o de suas matrias.

n

gramar alguns eventos tursticos ou culturais para o lazer dos jornalistas participantes.
n

Finalmente, importante estabelecer as regras das despe-

sas de viagem, definindo previamente e comunicando os jornalistas quais sero aquelas patrocinadas pelos seus promotores. 38

Autoridades/Celebridades
A pre sena de aut or idades e ce lebridades at rai a imprensa. Por isso, to logo seja c onfirmada a pre sena de dignitrios, artist as, esportistas e celebridades em ge ral nos eve ntos, a assessoria do organizador do eve nto de ve estar pr eparada par a o r ecebime nt o e special a cada um dest es. Autoridades importante um trabalho preliminar junto aos assessores da autoridade em questo, anterior data da visita desta ao evento. H medidas protocolares e questes de segurana a serem combinados previamente. A assessoria do organizador do evento deve definir, em conjunto com os assessores das autoridades, os seguintes procedimentos:
n n n

Necessidade de pr-credenciamento. Limitao com relao ao nmero de jornalista por veculo. Utilizao de ide ntif ica o prpria, al m da prpria

credencial de imprensa do evento costuma-se usar pin (*) ou credencial diferenciada, fornecida pela assessoria da autoridade.
n n

Se a autoridade falar imprensa. Se a autoridade atender aos jornalistas que a aborda-

re m durante a visit a ou falar, organizadamente, em uma coletiv a pr ou ps-eve nt o.

n

Quem acompanhar a autoridade durante o evento (asPassar para os assessores da autoridade o mximo de infor-

sessores, familiar es, se guranas etc.).

n

maes sobre o evento, seus organizadores e demais autoridades previstas para facilitar a preparao do discurso da autoridade.
n

Env io de comunicado impre nsa informando

sobre a prese na da autor idade no evento, assim como 39

demais detalhes sobre como se dar o credenciame nt o e da agenda (vale reforar a nece ssidade de pontualidade ).
n

Solicitao, no at o da confirmao de dados bsicos

para credenciamento (na maioria das vezes preciso mandar com antecedncia para os assessores de imprensa da autoridade), tais como: nome do jornalista, v eculo, mt b do profissional e nmero do RG. A regr a vale tambm para fotgr afos e cinegraf istas que acompanhem o jornalista.
n

Montagem de esquema de recepo ao jornalista que

cobrir a autoridade, em separado ao esquema normal montado para a assessoria do evento em geral. O atendimento dever se r re alizado e m um e spao especfico somente para at ender a esses jornalistas entre ga de credencial e/ou pin especfico. (*) Obs. - Caso seja necessrio que a imprensa utilize identificao diferenciada, a assessoria da autoridade dever entregar esta identificao para a assessor ia de imprensa do evento com antecedncia. Celebridades comum a visita de celebridades, em geral artistas, esportistas, colunveis em eventos, a convite dos organizadores e tambm de expositores e patrocinadores. As assessorias dos expositores e patrocinadores que esto convidando celebridades para visita a seus devidos stands e lounges devem inf ormar, assessoria oficial do evento para que esta possa coordenar e otimizar o trabalho de jornalistas e fotgrafos. Caber assessoria de Imprensa dos expositores e patrocinadores:
n

Informar assessoria de imprensa do organizador sobre a 40

presena de celebridades no evento, com a maior antecedncia possvel;

Fornecer agenda completa (dia, hora, onde, o que vai fazer,

se dar entrevist as, quem atender a imprensa etc.) da celebridade, para que a assessoria do organizador possa informar aos jornalistas present es ao evento.
n

Informar sobre eventuais divulgaes que estejam sendo Preparar aviso para afixar na sala de imprensa do evento R eport ar aos assessores da celebridade as solicitaes Informar aos assessores da celebridade ou seus patroci-

realizadas para conhecimento da assessoria do evento.

n

com a programao da celebridade.

n

dos jornalist as.

n

nadores que devem providenciar segurana prpria. Caber Assessoria de Imprensa do evento:
n

Colaborar com a assessoria dos expositores/patrocinadores Avisar a imprensa especializada sobre a presena de cele-

nas questes de logstica e infraestrutura do evento.

n

bridades durante o evento, com a grade de programao, e j informar se estas daro entrevistas e/ou se faro sesso de fotos.

41

O que pensa a imprensa? O que pensa a imprensa?

Para entender como os jornalistas que costumam cobrir feiras e eventos vm o trabalho de comunicao executado pelos assessores dos organizadores e dos expositores/patrocinadores de eventos, ouvimos diversos profissionais. Essa pesquisa foi feita no ano de 2005, portanto, alguns profissionais podem no estar mais trabalhando neste momento no veculo aqui identificado. 1. Sobre relacionamento com a assessoria da Feira ou do Evento A iniciativa de credenciar os jornalistas antes do evento, pela internet, bastante producente, mas ela s funciona se realmente o crach chegar antes s mos do reprter, o que nem sempre acontece. O tempo gasto na pr-inscrio muit as vezes perdido e o reprter tem de enfrentar a fila do credenciame nto da mesma forma. Outra dificuldade que vejo na assessoria dos eventos a de controlar o acesso sala de imprensa. Muitas vezes, os reprteres que cobrem o ev ent o t m de agu ar dar compu tadore s qu e e st o se ndo indevidamente usados por executivos ou expositores que no so da rea de comunicao. (Tas Fuoco, Valor Online/So Paulo). Uma feira tem sempre o organizador, o promotor e o dono do espao. Quais podem f ornecer informaes? Quem deve fornece r informaes? O jornalista s vezes fica em crculos. Tirando que cada expositor pode ainda ter a sua assessoria. E, quando no t em, nem sempre o organizador tem os contatos. (Aline Sordili, Portal da Abril/So Paulo). Nunca tive problemas. (Silvia Balieiro, Info Exame/So Paulo). necessrio maior clareza quanto aos horrios de f uncionamento, nmeros de expositores e contato com a organizao para entrevistas. Antes mesmo de sugerir a pauta da feira para o reprt er ou editor na redao, necessrio conferir se o veculo costuma publicar matrias ou tem foco no tema proposto. (Dora Carvalho, Dirio do Comrcio/So Paulo). 42

Muitas vezes difcil encontrar os assessores de imprensa e m grandes feiras e ev entos. Ne m mesmo os recepcionistas sabem indicar quem so os jornalistas responsveis prese ntes. Quando a cober tura do evento inclui viagem na qual o assessor precisa indicar os dias e horrios de vos, tamb m h alguns problemas, s v ezes, j que o jornalista de ixa para a ltima hora e passa informaes muitas vezes incompletas. Em grandes feiras talvez f osse mais f cil para todos realizar uma coletiva sobre os resultados obtidos e no o que feito hoje. O que percebo que precisamos caar as pessoas que que remos entrevistar e no somos atendidos rapidamente. Inclusive, s vezes, e sse atendimento demora dias, o que prejudica no momento de e screver uma matr ia mais completa. ( Thais Medina, Panrotas/So Paulo). Um dos principais problemas no re lacionamento com as assessor ias de fe iras e eventos est na qualidade dos releases e nviados aos jornalist as. Muitas v ezes f alt am informaes bsic as sobr e a fe ira, com o nme ro de ex positores, pblico-alvo et c. Tamb m costumam f alt ar dados sobre o me rcado-alv o da fe ira, quant o movime nt a em ne gcios, cre scime nto, ex port aes, ou seja, inf or maes re lev antes para uma mat ria sobre uma f eira de ne gcios. Sem e ssas inf ormaes, fica difcil despe rtar o int eresse do jor nalista pela pauta. (Rafael Ribella, O Estado de S. Paulo/So Paulo) . Falta de estrutura de atendimento e sala de imprensa, o que raro. (Vinicius Neder, Jornal do Commercio/Rio de Janeiro). No costumo ter problemas com assessorias de feiras e eventos, at mesmo porque procuro desenvolver pautas prprias e paralelas s sugestes normais do evento. Mas acho que os assessores prestariam um grande servio, disponibilizando durante a feira nmeros atuais do setor em questo, assim como sugestes de f ontes set oriais, para falar sobre os temas extra-evento. (Thiago Copetti, Zero Hora/Rio Grande do Sul). 43

Falta ou confuso de informaes sobre horrio da feira, da existncia de sala de imprensa no evento. (Gabriela Godoi, Jornal do Commercio/RJ). Disponibilizao de material possvel; dificuldade na ident ificao e localizao das principais pessoas envolvidas no event o; falta de intermediao com os entrevistados. (Claudeci Martins de Assis, Imprensa Oficial do Estado de So Paulo). 2. Sobre o relacionamento com os jornalistas que esto cobrindo o evento No tenho queixas no relacionamento com os jornalistas que cobrem os eventos. (Tas Fuoco, Valor Online/So Paulo). Muitas f eiras t m salas de imprensa inade quadas. (Aline Sordili, Portal da Abril/So Paulo). Nunca tive problemas. (Silvia Balieiro, Info Exame/So Paulo). So raros os pr oble mas com os demais jor nalistas que esto cobr indo os eventos. Acho que uma coisa que atrapalha muito so os reprtere s que pensam que sabem demais e quer em tomar o lugar dos entrev istados. (Thais Medina, Panrotas/ So Paulo). O conflit o de inte resse s entre os jornalistas que cobrem o mesmo eve nt o para diferente s veculos pode provocar problemas durante a cole tiva de imprensa. Numa fe ira de moda, por e xemplo, h jornalistas atr s de informaes sobre tendncias de moda, outros e m busca de dados econmicos e out ros atrs de depoimentos de personalidade s polticas. Junt ar todos numa mesma cole tiva cost uma gerar muita confuso, j que o foco se perde e ningum conse gue as inf ormaes de que precisa. (Rafael Ribella, O Estado de S. Paulo/So Paulo). 44

Nunca tive. (Vinic ius Neder, Jornal do Commercio/Rio de Janeiro) . Tenho bom relacionament o com colegas que esto participando da cobertura, inclusive com troca de informaes e checando dados duvidosos com os colegas. (Thiago Copetti, Zero Hora/ Rio Grande do Sul). No sabe r ia inf or mar. (G abriela G odo i, J orna l d o Commerc io/RJ). Falt a promov er convv io harmonioso entr e os colegas, se m dar pr ef er ncias a jor nalist as ou v eculos de comunicao. ( Claudeci Martins de Assis, Imprensa Oficial do Estado de So Paulo).

3 . Sobre o relac ionamento com as assessorias dos Expositores ou Participantes Acho que alguns assessores acabam se exaltando, na t ent ativa de em placar matrias com os exposit ore s. O trnsit o de r eprt eres na sala de imprensa, que pre cisam usar as dependnc ias da sala para e screv er matrias, fica bastante difcil em alguns casos porque part e dos assessores que querem inter rom per seu trajet o para of erece r pautas. Acho que e sse trabalho poder ia ser mais re ativo quando o re prte r tiver pautas sobr e o assunt o, ele vai procurar o asse ssor, com ce rteza. A prt ica de insistir para que o r eprt er fique com o mate rial, mesmo que e le no se most re int eressado ne m t enha tem po de c obrir o assunto, tambm bast ante penosa porque o reprte r que cobre e ventos normalme nt e j tem de carre gar um mat erial signif icat ivo. E acresc entar mais pe so em seus braos no v ai gar antir retorno edit or ial quela empresa. (Tas Fuoco, Valor Online/SP). 45

Normalmente, a parte que funciona. (Aline Sordili, Portal da Abril/So Paulo). H assessores que insistem muito para fazermos alguma entrevista ou irmos a alguma coletiva. Nem sempre vamos feira para fazer uma cobertura de todos os expositores. s vezes queremos apenas dar uma olhada e saber as novidades apresentadas nos estandes. Acho positivo que haja um convite e um comunicado, mas a insistncia s vezes atrapalha. (Silvia Balieiro, Info Exame/So Paulo). As assessorias dos expositores, em muitos casos, dificultam o trabalho dos jornalistas, em razo da nsia por ver alguma nota do cliente sendo publicada. preciso conferir antes qual a paut a do jornalista. Depois, se interessar, o assessor pode colocar a fonte disposio para entrevistas. (Dora Carvalho, Dirio do Comrcio/ So Paulo). Acredito que varia muito de assessoria para assessoria. H profissionais que so bastante solcitos e rpidos em responder s informaes pedidas. Outros esquecem e precisam ser cobrados diversas vezes. (Thais Medina, Panrotas/So Paulo). Um dos principais inconvenientes para os jornalistas, durante a feira, o assdio descontrolado dos assessores que pulam em cima do repr ter na sala de imprensa com um nmero incont vel de releases. Cada um faz o seu trabalho, mas a falta de organizao e objetividade para passar a sugesto de pauta cost uma atrapalhar mais do que ajudar. (Rafael Ribella, O Estado de S. Paulo/So Paulo) . Maior foco de problema. O assdio, geralmente, excessivo e em momentos inoportunos. muito comum tambm assessores de imprensa usarem a sala de imprensa, sem levar em conta a urgncia de reprte res em enviar mat erial. (Vin icius Neder, Jornal do Commercio/Rio de Janeiro).

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Acho que o assdio de assessores sobre os jornalistas de veculos excessivo em alguns casos, principalmente onde a sala de imprensa no comporta tanta gente. Em alguns casos, acho que o prprio material/release deixado no local deve falar por si s, dispensando que o assessor tenha de atacar os reprteres que entram para vender sua pauta. (Thiago Copetti, Zero Hora/Rio Grande do Sul). Dificuldade na realizao de entrevistas com os executivos, falt a de agendamento de entrevistas. (Gabriela Godoi, Jornal do Commercio/RJ). Faltam destacar, de pronto, as principais atividades, pessoas envolvidas e materiais de apoio. Dificuldade na identificao de entrevistados, na localizao e mediao para entrevista. (Claudeci Martins de Assis, Imprensa Oficial do Estado de So Paulo). 4. Sobre o modelo ideal de Sala de Imprensa A que tem espaos separados para o material de divulgao e assessores e a redao para os jornalistas que esto cobrindo o evento (esta devidamente equipada com computadores conectados internet, fax, impressora e telefone). (Tas Fuoco, Valor Online/So Paulo). Com bons equipamentos, com muitos equipamentos e com bastante escaninhos com os releases dos expositores e organizadores. (Aline Sordili, Portal da Abril/So Paulo). O melhor modelo o que tem micros suficientes para todos os jornalistas. (Silvia Balieiro, Info Exame/So Paulo). O ideal que tenha computadores e telefones disponveis para os jornalistas que mandam matria e fotos do local da feira. O material dos expositores tambm precisa ser expost o. (Dora Carvalho, Dirio do Comrcio/SP).

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Com diversos computadores, mais de um telefone, fax, material de divulgao, tanto da feira quanto dos expositores, incluindo telefones de assessorias. Afinal, no adianta servir mesas fartas de aliment os e bebidas e no ter boas condies de trabalho. (Thais Medina, Panrotas/SP). Uma sala de imprensa deve ter uma estante com releases dos principais expositores, material de divulgao da prpria feira e, principalmente, um mapa para o jornalista no se perder! Tambm interessante ter algumas mesas e cadeiras para entrevistas, alm de telefones e computadores com internet para mandar material para a redao. (Rafael Ribella, O Estado de S. Paulo/So Paulo). Computadores conectados internet, t elefones, fax, caf e gua. Canetas e blocos de apurao so brindes muito teis. (Vinicius Neder, Jornal do Commercio/Rio de Janeiro). Computadores em nmero suficiente a partir de dez terminais com conexo rpida internet e tambm com cabos de conexo rpida extra para aqueles que levam seus prprios laptops. Linhas telefnicas disponv eis, local para assessores deix arem seus releases sem tumultuar a entrada do espao e roteiro de coletivas, palestras e fontes bem organizadas e disponveis em mais de um ponto. (Thiago Copetti, Zero Hora/RS). Computadores com acesso internet desde o primeiro minuto da feira, mais material disponvel sobre a feira. (Gabriela Godoi, Jornal do Commercio/Rio de Janeiro). Local em que o jornalista encontra material de apoio, pessoas capazes de fornecer ajuda e esclarecimentos, espao para realizar entrevistas e equipamentos para produo de matria. (Claudeci Martins de Assis, Imprensa Oficial do Estado de So Paulo). 5. Sugestes objetivas para minimizar os problemas apontados 48

Acho que seria interessante um trabalho de maior preparao dos assessore s envolv idos em fe iras e ev entos para um trabalho de mais qualidade e ditorial e menos busca de quantidade, seja na distribuio de mate rial, ou na conquista de e ntre vistas. Muitos deles seguem mirando os crachs s para dist inguir se quem v em pela porta um reprt er ou um assessor, nem se do ao trabalho de sabe r nosso nome e o perfil do nosso veculo e acabam insistindo na ofert a de pautas que esto tambm fora do nosso escopo, o que acaba por de sper diar seus prprios esforos... (Tas Fuoc o, Valor Online/So Paulo). Uma sala de imprensa bem montada, com informaes para o jornalista encontrar qualquer expositor o primeiro passo para melhorar o processo de cobertura do evento. Releases bem escritos, objetivos e claros, tambm ajudam o trabalho do reprter. Por ltimo, a abordagem ao jornalista deve ser organizada. Antes de vender qualquer pauta, o assessor deve se informar sobre qual a rea de cobertura do reprter e que informaes podem ser teis, para depois pensar na melhor forma de passar sua sugesto de pauta. (Rafael Ribella, O Estado de S. Paulo/ So Paulo). Ateno infra-estrutura, computadores e internet. Estrutura para divulgao das empresas/releases em sala parte do local onde ficar montada a redao. (Thiago Copetti, Zero Hora/Rio Grande do Sul) Agendamento prvio com organizao da feira para entrevistas, informaes mais precisas sobre o evento. (Gabriela Godoi, Jornal do Commercio/Rio de Janeiro) Preparar material de apoio com antecedncia e disponibilizlo a todos os jornalistas; fornecer informaes precisas a t odos com presteza; tornar-se uma ponte entre o jornalist a e a fonte; (Claudeci Martins de Assis, Imprensa Oficial do Estado de So Paulo). 49

Agradecimentos Agradecimentos
A concepo, redao, produo e divulgao deste guia, s foram possveis graas: - ao apoio das entidades:

- ao trabalho voluntrio dos profissionais: BIA BANSEN Ubrafe/SINDIPROM ENIO CAMPOI - SINCO MARA RIBEIRO FENAJ/SJPSP ROSNA MONTEIRO - ABRACOM

- ao auxlio dos profissionais: ADRIANA TOLEDO jornalista e assessora de comunicao ANA CRISTINA NOBRE relaes pblicas e coordenadora de comunicao de feiras ARMANDO ARRUDA PEREIRA CAMPOS MELLO - diretor executivo da Ubrafe/Sindiprom CARLOS HENRIQUE CARVALHO jornalista e executivo de entidade de comunicao CLEAN BARROS jornalista e assessora de comunicao ELAINE DORTH jornalista, ps-graduada em comunicao empresarial e relaes pblicas e assessora de comunicao ELAINE TESSAROLO jornalista e assessora de comunicao em feiras de negcios GEFFERSON EUSBIO jornalista e assessor de comunicao em feiras de negcios LUCIANO DURIGAN jornalista e assessor de comunicao MR CIA BONONI CAMPOI e specialista em administr ao e marketing PATRCIA HIDAKA jornalista e assessora de comunicao em feiras de negcios TERESA BILOTTA professora de portugus e revisora TONINHO ALVES gerente de comunicao de feiras e eventos YARA BONAF jornalista e assessora de comunicao - e ao patrocnio de:

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