Améliorer sa maîtrise des

logiciels bureautique

lucas.maere@gmail.com © Avril 2020 1

Word
Être plus productif

● En organisant son environnement

● En utilisant les raccourcis
Avoir à portée de mains les outils
et les documents nécessaires

• L’épingle

• Personnaliser sa barre d’outils

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 L’épingle

• Épingler les programmes que l’on utilise fréquemment dans sa

barre des tâches

• Épingler les documents que l’on utilise souvent

au sein du menu « Démarrer » de Word, Excel ou Powerpoint

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 L’épingle
Épingler les programmes

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7
Clic droit pour détacher

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Épingler les documents

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Survoler le fichier que l’on souhaite épingler pour faire
apparaître la capacité d’épingle

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11
12
Personnaliser sa barre d’outils

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14
15
Exercice 1 :

Allez créer votre barre d’outils personnelle

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Être plus productif

• En organisant son environnement

● En utilisant les raccourcis

Utiliser les raccourcis

• Les abréviations

• Les raccourcis claviers

• Les raccourcis pour les symboles

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Les abréviations

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20
21
Exercice 2

Créer des abréviations pour les mots suivants :

C’est-à-dire, SUPii Mécavenir etc..

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Les Raccourcis Claviers

⮚ CTRL + A : Sélectionner tout

⮚ CTRL+ X : Couper
⮚ CTRL+ C : Copier
⮚ CTRL+ V : Coller
⮚ CTRL+ S : Enregistrer
⮚ CTRL+ P : Imprimer
⮚ CTRL+ Z : « Undo » : Annuler
⮚ CTRL+ F : Rechercher, remplacer, atteindre

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24
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26
Autres raccourcis

⮚ SHIFT + CTRL + « BAS » : permet d’atteindre

directement le bas de la sélection (sans avoir à
tout dérouler)

⮚ SHIFT : permet de sélectionner l’intégralité

d’une sélection, dun point A à un point B.
Appuyer sur le point « A », shift, puis le point «
B ». => À utiliser quand on ne veut pas tout
sélectionner.

⮚ LE « PINCEAU » : reproduit la mise en forme à

partir d’un modèle

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Les raccourcis pour les symboles

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29
 Mettre en forme
ses documents
● Présenter un texte
• Mettre en forme un texte
Intégrer une page de garde sur son document

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Les en-têtes et pieds de page

33
Se servir de la fonction aujourd’hui

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35
Utilisation de Quick Part

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37
38
Exercice 3

Créer votre signature professionnelle

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 Mettre en forme
ses documents
● Présenter un texte

● Mettre en forme un texte

La mise en forme automatique
Afficher le squelette de son contenu

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Définir les styles

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43
44
45
Créer une table des matières

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47
48
Exercice 4

Intégrer une table des matières sur un

document word

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Maîtrise avancée

● Le publipostage
● La création de macro
 Lepublipostage
Le publipostage

• Permet de reproduire, tout en les personnalisant, certains

documents (lettres types, enveloppes, mail personnalisé etc.).

• Nécessite, au préalable, la confection d’une base

(liste d’envoi) sous Excel.

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Base de contact à convertir au format .csv

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53
Rédaction du message avec insertion des champs à fusionner

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Liaison des deux fichiers

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56
57
Fusionnage des champs

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Vérifier en générant un aperçu du publipostage

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Diffuser le publipostage

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61
Exercice 5

Envoyez, via un publipostage à

lucas.maere@gmail.com, en me nommant
par mon prénom, le niveau de maîtrise que
vous pensez avoir de word en août 2019 (sur
une échelle de 1 à 10) et celui que vous
estimez avoir aujourd’hui.

À partir du même fichier, faites parvenir à

l.maere@ccifrance.fr , en me nommant par
mes initiales, ces mêmes notes, toutes deux
amputées d’un point.

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 Maitrise avancée

• Le publipostage

● La création de macro
 Ouvrer
Le et fermer vos parenthèses automatiquement
publipostage

Commencer par ajouter l’onglet développeur à votre logiciel word

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Enregistrer une macro et paramétrer votre déclencheur (bouton
ou raccourci clavier)

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Définir son raccourci clavier

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Fermer la modale et exécuter l’opération à automatiser

67
Arrêter l’enregistrement une fois l’action exécutée

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Exercice 6
Créer votre propre macro afin d’automatiser
une action que vous réalisez régulièrement
sur word.

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Savoir adapter le choix
d’un outil en fonction
du besoin
Travailler en local ou sur un document en ligne ?
Le publipostage

• Permet de mettre en • Facilite le travail

forme de façon plus collaboratif et/ ou multi-
avancé son document device.
(exemple des guillemets)
• Proximité avec
• Convient davantage au l’environnement web
document ayant (exemple de la commande
vocation à être imprimé ctrl+k)

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Les outils dédiés à la documentation et à la prise de notes
Le publipostage

One Note outil de la suite Microsoft

Google Docs outil connecté à l’environnement Google

Bear outil accessible seulement sur Produit Apple

Notion outil au design et aux intégrations avancés

Evernote acteur leader dans la prise de notes

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Power Point
 Réussir
Le une présentation powerpoint
publipostage

Objet :

• Un exercice esthétique à visée communicationnelle (avec une

logique argumentative sous-jacente)

Mission :

• Permettre d’organiser sa pensée et de clarifier sa présentation

(elle sert de support à la communication)

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Réaliser une présentation
Power Point

● Organiser sa présentation

● Créer sa propre mise en forme

● Agencer ses diapositives

● Finaliser sa présentation
 Veiller
Le à bien être en mode « normal »
publipostage
Assez contre-intuitif, mais l’onglet « Accueil » peut-être consulté en dernier

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 Créer
Le des sections pour structurer sa présentation
publipostage
• Accueil > Diapositives > Section > Ajouter une section > Renommer une section
ou
• Directement en cliquant sur le bouton droit « Section » lorsque l’on s’est placé dans le ruban
de gauche, dans l’ossature

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78
79
 Les
Le raccourcis claviers utiles
publipostage
Ctrl + M = Insérer une nouvelle diapositive

Ctrl + D = Dupliquer une diapositive

Echap = Mettre fin à une présentation

Ctrl + T = Afficher la barre de tâches de l’ordinateur / la boîte à police

F5 = Lancer la présentation depuis le début

Maj + F5 = Lancer la présentation à partir de la diapositive actuelle

Exécuter l'animation suivante ou avancer à la diapositive suivante

= Entrée ou Espace

Exécuter l'animation précédente ou retourner à la diapositive précédente = Flèche

Gauche

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Réaliser une présentation
Power Point

• Organiser sa présentation

● Créer sa propre mise en forme

● Agencer ses diapositives

● Finaliser sa présentation
Créer sa propre mise en forme

• La Trame de fond

• Le code couleur et le choix des puces

• Les pieds de page

 Adapter
Le une trame existante
publipostage

83
Sélectionner une structure appropriée à notre contenu

84
Sélectionner une structure appropriée à votre présentation

85
Personnaliser les variantes : Les jeux de polices

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Personnaliser les variantes : styles d’arrière-plan

87
Possibilité d’appliquer un dégradé de couleur en arrière-plan

88
Réutiliser une trame personnalisée préalablement créée
Le publipostage

89
Aller chercher la présentation en question

90
L’appliquer sur votre nouvelle présentation

91
Possibilité d’enregistrer ce thème dans la bibliothèque de template

92
Créer ex nihilo sa trame
Le publipostage
Utiliser la mise en forme de l’arrière-plan

93
Possibilité de personnaliser son arrière-plan (couleur, texture etc..)

94
Possibilité de s’inspirer des idées de conception proposées

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96
Possibilité d’ajouter des éléments dans le masque de sa présentation

97
Ajouter des éléments dans le masque de sa présentation

98
Exemple d’un ajout de logo

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100
101
102
Les modifications apportées sont répercutées dans toutes les
diapositives qui suivent ce masque si effectuées sur la 1ère slide

103
Lorsque l’on juge le design de fond de ses diapositives terminées, il
faut rebasculer en mode normal

104
105
Mais garder en tête que le champs des personnalisations au sein du
mode masque sont bien plus nombreux. Ici modification de
l’épaisseur des éléments.

106
Possibilité de personnaliser la taille de ses éléments

107
Possibilité de personnaliser l’arrière-plan de ses titres

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109
110
111
Possibilité de personnaliser la couleur de ses titres

112
113
Possibilité de s’aider d’outils pour travailler le positionnement de
ses éléments

114
Sélectionner les dispositions appropriées

115
116
Exercice 7
Aller personnaliser la trame de fond de votre
présentation de votre rapport d’activité

117
Créer sa propre mise en forme

• La Trame de fond

• Le code couleur et le choix des puces

• Les pieds de page
Le choix de la police et des puces

• Choisir un code couleur en harmonie avec la trame de fond

• Choisir une police Lisible

• Choisir des puces travaillées et surtout :

o Respecter le principe de la hiérarchisation de

l’argumentation via le choix et la taille des puces

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120
121
122
Créer sa propre mise en forme

• La Trame de fond

• Le code couleur et le choix des puces

• Les pieds de page

Insérer un pied de page

124
Définir son pied de page

125
126
Rester cohérent dans le choix des polices

127
Rester cohérent dans le choix des polices

128
Redéploiement des pieds de page

• En dupliquant la diapo qui sert de modèle (bouton droit / « dupliquer la

diapo » ou sélectionner une diapo / Ctrl + D)

• En travaillant à partir du masque

129
Possibilité de réutiliser des diapositives d’une précédente
présentation

130
Le numéro de page s’ajustera automatiquement

131
Réaliser une présentation
Power Point

• Organiser sa présentation

• Créer sa propre mise en forme

● Agencer ses diapositives

● Finaliser sa présentation
Agencer ses diapositives

• Définir la structure
• Aligner ses éléments
Structure des diapositives

• Opter pour une configuration adaptée (éviter la double

colonne si les 2 contiennent du texte)

• Veiller à homogénéiser et harmoniser la présentation

o Même taille de police d’une
diapo à l’autre
o Aligner le texte de la même
manière (justifier par exemple
sur l’ensemble de la présentation)
o Possibilité d’aller ajuster ses
zones de texte

134
Agencer ses diapositives

• Définir la structure

• Aligner ses éléments

Aligner différents éléments d’une même diapositive

136
Insérer un graphique excel

137
Incorporer le graphique en tant qu’objet si souhait de distinguer
les deux fichiers

138
Possibilité de modifier le graphique directement depuis la
présentation

139
140
Coller avec liaison pour lier vos fichiers excel et ppt

141
Réaliser une présentation
Power Point

• Organiser sa présentation

• Créer sa propre mise en forme

• Agencer ses diapositives

● Finaliser sa présentation
Finaliser sa présentation

• S’assurer de la bonne articulation de sa

présentation

• Arranger ses transitions et ses animations

• Paramétrer le diaporama
Se servir du mode trieuse de diapositive afin d’avoir une vue
d’ensemble

144
Finaliser sa présentation

• S’assurer de la bonne articulation de sa

présentation

• Arranger ses transitions

• Paramétrer le diaporama
Les animations

Très utiles pour redynamisées une présentation

Se servir du volet animation pour modifier les ordres d’apparitions et
de l’onglet mise en forme pour modifier les durées des animations.

146
Les transitions entre diapositives

À utiliser avec parcimonie mais cohérence

• Privilégier des transitions telles qu’« Apparaître » et « Fondu »

• Proscrire « Captivant »

Usage du chronomètre déconseillé

147
Finaliser sa présentation

• S’assurer de la bonne articulation de sa

présentation

• Arranger ses transitions

• Paramétrer le diaporama
Configurer le diaporama

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lucas.maere@gmail.com