Metodologia Del Sistema

Doris Boutique Ropa para toda
la familia
Introduccin
En la actualidad todo gira en torno a la tecnologa es necesario enfocar un negocio con la visin ms alta posible para poder competir en un mercado cada vez ms difcil, hoy en da la atencin y calidad del servicio es importante para el cliente, por tanto es necesario automatizar procesos en empresas que faciliten el manejo de este y el servicio al cliente; De esta forma se podr ahorrar tiempo, esfuerzo, adems de estar al nivel de la brecha digital que cada vez exige ms.
La empresa Doris Boutique est dedicada a la venta de ropa para dama y caballeros, adems de nios, es un pequeo negocio el cual realiza los procesos de venta y compra de manera manual; Por esta razn es conveniente automatizar dichos procesos para tener un mejor control de las entradas y salidas de productos.
Laboratorio de Sistemas de Informacin.
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2. Tcnicas para recopilar la informacin.

Realizamos una entrevista no muy formal ya que fue a la Propietaria de una microempresa y para no hacerla tan tediosa y utilizar trminos tan tcnicos optamos por usar trminos comunes y de esta forma obtener la informacin que requeramos para nuestros fines. Entrevista 1-Nombre de la encargada? 2-Giro de la empresa? 3-Aos que lleva laborando en el negocio? 4-Actividades que se realizan diariamente 5- Actividades que se realizan por periodos 6- Cuenta con algn sistema automatizado para realizar las actividades del negocio? 7- Cree que es conveniente automatizar los procesos? Por qu? 8- Cuales son los problemas ms comunes a las cuales se enfrenta diariamente el negocio? 9- Cmo se lleva a cabo el control de ventas? 10- Cuntos empelados laboran en este negocio? Contacto: Sra. Doris Hernndez Garca
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3. Estructura Organizacional.
3.1.1 Nombre de la empresa. Doris Boutique Ropa para toda la familia. 3.1.2 Direccin. Calle Mariano Abasolo no. 123 ubicada en el centro del Mercado de Reforma Chiapas. 3.1.3. Ubicacin.
3.1.4 Contacto. Sra. Doris Hernndez Garca. Propietaria. Cel. 917191535.
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3.2 Antecedentes.
La empresa Doris Boutique, Ropa para toda la familia es una empresa que recientemente inaugur en Reforma Chiapas en el centro del mercado de esta ciudad, ubicada en la calle Mariano Abasolo. Es una micro empresa atendida por su Propietaria la Sra. Doris Hernndez Garca, y dos empleadas que contribuyen a vender las prendas que este negocio ofrece. En esta empresa se venden productos como pantalones, faldas, vestidos, etc. Ropa casual y para todo tipo de persona desde nios hasta adultos de la tercera edad.
3.3. FILOSOFIA (MISIN, VISIN)

MISIN: Brindar el mejor servicio a los clientes y ofrecer la ms amplia variedad de prendas de vestir para todos los gustos a precios accesibles.
VISIN:
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Lograr posesionar ms sucursales en el mercado, adems de abarcar mas estados en donde ofrecer prendas de calidad y ser la empresa ms importante en la regin.
3.4. Objetivos general y especfico.

General: Conocer las actividades necesarias y procesos que efecta el negocio para llevar el control de artculos vendidos y existencia de manera ms efectiva y cmoda. Especficos: -Aumentar rendimientos en empleados. -Elevar la calidad del servicio. -Saber qu hacer en caso de presentarse algn problema con la adquisicin del producto (inventario).
3.5 ORGANIGRAMA.
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3.6 reas funcionales involucradas en el desarrollo del sistema.

Gerente (duea): Encargada de realizar las compras adems de llevar el control de las ventas y de realizar pago a proveedores y personal que labora en el negocio. Administrador: Encargado de asignar tareas necesarias a los empleados den turno, adems de cobrar el dinero de las prendas y anotar las ventas del da, describiendo especficamente el producto adems de informar de la existencia de prendas al gerente. Empleados de mostrador: Relacionados estrechamente con el cliente se
encargan de vender las prendas con la mejor atencin posible, adems de etiquetar los productos para saber la existencia de estas, adems de decorar y acomodar el rea de venta para que luzca organizada. GIRO DE LA EMPRESA El giro de la empresa es de servicio debido que ofrece productos (prendas de vestir) al pblico en general.
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4. Procedimiento Venta De Producto.

RESPONSABLE CLIENTE No. 1 2 2.1 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Entra a las instalaciones y observa los productos. Se acerca al cliente y de manera amable y atenta lo saluda y le pregunta que producto desea En caso de que el cliente no desee algo en especial, se retira y espera a que el cliente solicite su ayuda ir al paso 3. En caso de que l quiera algo en especial el empleado le da alternativas ira al paso 4. Elige la prenda de su agrado y busca ayuda en el empleado. Proporciona la ayuda necesaria en cuanto a las necesidades que desee el cliente sobre la prenda, ya sea color , talla y tela En caso que la prenda que le muestra al cliente no sea de su agrado ir al paso 15. En caso de que la prenda haya sido de que agrado ir al paso 5. Entregar la prenda al empleado y le dice que la va a comprar y pregunta el costo de esta. Recibe la prenda e informa al cliente el costo de esta Le entrega la prenda al administrador Recibe la prenda y elabora la nota de remisin.
EMPLEADO
2.2 3
CLIENTE 4 EMPLEADO
4.1 4.2
CLIENTE
5 6
EMPLEADO 7 8
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ADMINISTRADOR CLIENTE ADMINISTRADOR CLIENTE
9 10 11 12 13 14 15
Solicita al cliente el monto a pagar Entrega el efectivo Recibe el efectivo y lo guarda en caja Entrega prenda y nota de remisin con nota e informa que cualquier cambio ser en 1 semana. Se despide de manera amable y agradece la compra Recibe la prenda y la nota de remisin (cambio) Fin de procedimiento
Devolucin Y Cambio.
RESPONSABLE CLIENTE
No. 1 2 2.1
EMPLEADO
2.2
3 3.1 CLIENTE 3.2 4 5 6 ADMINISTRADOR 6.1 6.2 CLIENTE 7
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Asiste al negocio e informa que la prenda que compro no le qued y que desea cambiarla. Solicita nota de remisin al cliente y la prenda para revisarla En caso de que el cliente no tuviera la nota se le informa que no podr hacer el cambio, ir al paso 10. En caso de que si tenga la nota le dice que el cambio ser por el mismo modelo de prenda u otro con el mismo valor de la anterior pagar la diferencia, pero no devolverla Elige otra prenda En caso de que la prenda sea del mismo precio de la anterior. ir al paso 6 En caso de que la prenda sea del mismo valor que la anterior Informa al empleado de la prenda que cambi Entrega la prenda al administrador para elaborar nueva nota y dar de alta al nuevo producto. Recibe la prenda y corrobora que sea del mismo precio Si no es as solicita al cliente pagar la diferencia y elabora nota de remisin. Ir al paso 7 En caso de que si elabora nueva nota y entrega al cliente el producto y nota. Ir al paso 8 Paga la diferencia del producto
EMPLEADO
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ADMINISTRADOR
8 9 10
Recibe el producto de la nueva nota Se despide de manera amable y le informa que para cualquier otro cambio ser en 3 das hbiles FIN DEL PROCEDIMIENTO
Compra A Proveedores.
RESPONSABLE ADMINISTRADOR
No. 1 2 3
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Informa al gerente de la existencia de productos Verifica la existencia de estas y elabora lista de prendas a comprar Llama por telfono al proveedor de la prenda y solicita el pedido necesario Entrega productos solicitados con respectiva factura Recibe productos y factura y solicita al empleado revisar y comparar la factura con lo que llego de mercanca. Verifica productos con factura En caso de que alguna prenda esta fallada o no vengan completas las prendas. Ir al paso 7 le informa al gerente En caso de que si este completa, la entrega, y sea lo que contiene la factura, le informa al gerente Corrobora la informacin que proporciono el empleado y le informa al proveedor Recibe informacin y en 3 das llegar la mercanca faltante Se despide
GERENTE PROVEEDOR GERENTE
4 5 6
EMPLEADO
6.1 6.2
GERENTE PROVEEDOR
7 8 9
GERENTE
Verifica el precio de compra para poder colocar precios de venta 10.1 En caso de que la mercancas haya subido de precio ordena etiquetar mercanca con nuevos precios 10.2 En caso de que la mercanca no haya incrementado
10
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EMPLEADO
11 12
precio ordena al empleado acomodarla Acomoda la mercanca en su lugar correspondiente Fin del procedimiento
4.3 Disponibilidad De Recursos.

Al ser una micro empresa que acaba de incursionar en este negocio todos los procedimientos de venta y compra los realiza de manera manual, de tal forma que no se cuenta con ningn recurso tecnolgico actualmente por lo que nos interesa automatizar los procesos que lleva a cabo este negocio.
5. Descripcin De La Problemtica.
La tienda Doris Boutique, acaba de abrir sus puertas al pblico a venderles a ellos y tambin ha realizado compras a sus proveedores. Pero el control tanto de ventas, compras, clientes y productos con que cuenta no han sido eficiente, ya que, no se cuenta con un control organizado y estructurado de tal manera que permita agregar, borrar o cambiar los datos de cada una de las actividades que el negocio realiza. Todos los procesos anteriormente mencionados se llevan a cabo de manera manual en una libreta donde anotan la fecha del da de la compra y de venta as como una descripcin del producto adquirido. para ofrecerles ropa de distintas marcas, cuenta ya con algunos clientes, ha empezado
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5.2 Lista De Problemas Encontrados.
1. Llevan un control en forma manual, que hace tardado los procesos. 2. 3. No expiden ticket de compra al adquirir un producto.
4. Pierden demasiado tiempo en contar las piezas que fueron vendidas

en el da. 5. Cuando algn empleado en turno no sabe el precio de alguna prenda demora en obtenerlo y esto hace que el cliente opte por retirarse de la tienda 6. No hay un orden en cuanto a clasificacin por prendas y tiempos de clientes. 7. Cuando se necesita realizar un cambio de prenda tienen que buscar en toda la libreta hasta encontrar el producto que fue devuelto.
5.3 LISTA DE NECESIDADES ENCONTRADAS.
1. Realizar un sistema que expida ticket al realizar una compra, con fecha y el nombre del vendedor que realizo la compra. 2. Automatizar todos los procesos de venta, compra y clientes para realizarlos de manera ms eficiente y disminuyendo tiempos. 3. Hacer ms fcil el inventario de prendas al ingresar los productos que ofrecen en una base de datos clasificndolas por el tipo de clientes que lo adquiere.
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4. Tener registrados en una base de datos los precios de todos los productos para que en caso de que algn empleado lo olvide o no este seguro recurrir a la base de datos de forma rpida y obtenerlo. Adems de poder dar de alta algn producto nuevo o eliminar algn producto por desabasto.
5. Llevar un orden de las ventas realizadas durante el da y obtener los ingresos del da. 6. Al realizar algn cambio de prenda solo ingresar el folio del ticket para poder obtener el nombre del cliente y la prenda que va a ser cambiada.
6. Especificaciones Del Sistema Propuesto.

6.1Nombre, logotipo y siglas del sistema.
Doris System
pretende resolver los problemas
que se han expuesto anteriormente ya que ser un sistema que permita automatizar todos los procesos que se llevan a cabo en Doris Boutique.
6.2
Descripcin Del Sistema Propuesto.
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Con la creacin de DORYS SYTEM se busca dar solucin a toda esta problemtica en cuanto al control de las ventas, compras, clientes y productos se refiere. Mediante este sistema se controlar el acceso a las ventas, clientes, productos y compras mediante nombre de usuarios y cada uno tendr las opciones que podr realizar y de esta manera hacer ms eficiente el este sistema.
Se implementar una base de datos en SQL Server, que estar enlaza a visual Basic. 6.0, ser un sistema sencillo, prctico de manejar, pero a la vez con pantallas que permitan al usuario accesar de manera rpido y oportuna
6.3 Objetivos del sistema

Ser un sistema eficiente y con una interfaz agradable al usuario, que controle correctamente el flujo de informacin que en el se maneje, para poder competir en el mercado mediante el uso de la tecnologa informtica, y de igual manera para ayudar al desarrollo del negocio Dorys Boutique y as poder brindar un mejor servicio a los clientes.
6.4 Justificacin.
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Automatizar y modernizar el servicio del negocio, hacerlo mas rpido y que la bsqueda de informacin sea ms eficiente, ya que en la actualidad todo gira en torno a la tecnologa y debido a la competencia que existe en el mercado se hace necesario brindar un buen servicio al cliente y adems que sea en el menor tiempo posible para que este quede satisfecho y quiera volver a adquirir un producto en nuestra empresa.
Cronograma De Actividades.
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Laboratorio de Sistema de Informacin Marianella lvarez Luna. Margarita Montiel Torres. April Valeria Uristela Garca Arias. Proyecto: boutique Cronograma de actividades ETAPAS 1- Introduccin 2- Tcnicas para recopilar informacin 3-Datos Generales 4-Descripcin del Sistema Actual 5-Descripcin de la Problemtica 6Especificacin del Sistema propuesto 7- Diagrama de Navegacin 8- Diagrama de Proceso Utilizando RICH PICTURE 9- diagrama de procesos 10Conclusiones 11- Glosarios de Trminos 12- Anexos 13Referencias 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 Tiempo (das) 5 6 7 8 1 2 3 4 5 8 9 0 1 2 Meses febrero
2 5
2 6
2 6
2 8 29 3

Ao 2008
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Conclusin.
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Sistema de control
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INDICE 1. Diseo de Base de Datos. Diagrama Entidad/R elacin. Diccionario de datos en lenguaje natural. Diagrama de relaciones normalizadas. Diccionario de datos en lenguaje tcnico normalizado. Descripcin de tablas normalizadas. 2. Diseo Arquitectnico. Diagrama de Navegacin. Descripcin de mdulos. 3. Diseo de la Interfaz Cliente/servidor y relacin con los usuarios. 4. Diseo de eventos 5. Diseo de Interfaz.(administrador e usuario). Diseo de pantallas. Tipos de mensajes. Mensaje de error. Mensaje de confirmacin. Mensaje informativo. Botones. Diseo de reportes. 6. Diseo de pruebas. 7. Cronograma de actividades del diseo. 8. Conclusin.
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9. Referencias. 10. Anexos.
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ESQUEMA. Entidad Relacin.
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Diccionario de Datos.
Tabla: CLASIFICACIN CAMPO CLASIFICACIN CLAVE_CLASIFICACION TIPO Texto Texto TAMAO 30 3 DESCRIPCIN Especifica qu tipo de persona es por la edad Llave principal: Clave identificadora de la persona por la edad
Tabla: MARCA CAMPO CLAVE_MARCA TIPO Texto TAMAO 30 DESCRIPCIN Llave principal: Clave para identificar la marca del producto Especifica el nombre de la marca del producto
MARCA_PRODUCTO
Texto
Tabla: TELAS CAMPO CLAVE_TIPO_TELA DESCRIPCION TIPO Texto Texto TAMAO 3 50 DESCRIPCIN Llave principal: Clave para identificar la tela Descripcin de la tela
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Tabla: TIPOS CAMPO CLAVE_TIPO_PRODUCTO TIPO Texto TAMAO 5 DESC Llave principal: Clave para identificar el tipo de producto Nombre del tipo de producto
DESCRIPCION_TIPO
Texto
50
Tabla: USUARIOS CAMPO USUARIO_ID TIPO Texto TAMAO 10 DESC Clave del usuario Llave principal: Clave para identificar al usuario Nombre del usuario Dgitos de identificacin al entrar al sistema Nombre completo del usuario Direccin del cliente Telfono del cliente
USUARIO CONTRASEA NOMBRE DOMICILIO TELFONO
Texto Numrico Texto Texto Texto
20 10 50 50 50
TIPO ELIMINADO
Texto Texto
30 50
Si es administrador o empleado Estado actual en el que se encuentra el usuario si fue eliminado o esta activo
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Tabla: COMPRAS
CAMPO COMPRA_ID TOTAL PROVEEDOR ID
TIPO Nmero numrico numrico
TAMAO Entero 1000 5
DESC Clave de la compra, es llave primaria. Monto de las compras totales Clave de la empresa a la que se le adquieren los productos. Da en que se efecta la compra Clave del usuario que realiza la compra
FECHA USUARIO_ ID
date numrico
10 5
Tabla: VENTAS CAMPO VTA_ID SUBTOTAL FECHA USUARIO_ID TIPO Nmero numrico date numrico TAMAO Simple 1000 10 5 DESCRIPCIN Clave de venta realizada, funciona como llave primaria Subtotal de venta realizada Da en que se efecta la venta Clave del empleado que realiza la venta
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Tabla: PRODUCTOS
CAMPO PRODUCTO_ID DESCRIPCIN TELA_ID MARCA_ID PRECIO TIPO_ID
TIPO NUMERICO Texto Texto Texto numrico Texto
TAMAO 13 50 5 50 1000 5
DESC Clave de la clasificacin del producto Descripcin del producto Tipo de tela del producto Marca de producto Lo que cuesta el producto Caracterstica del producto(falda, pantaln, short, etc.)) Se refiere de que clasificacin es la prenda si es nios, dama, juvenil,etc. Cantidad de productos en bodega y mostradores Conteo de productos vendidos.
CLASIFICACIN_ID
texto
20
EXISTENCIAS
numrico
100
ELIMINADOS
Nmero
100
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Tabla: PROVEEDOR
CAMPO PROVEEDOR_ID NOMBRE
TIPO NUMERO TEXTO
TAMAO 5 30
DESC CLAVE DEL PROVEEDOR NOMBRE DEL LA EMPRESA, TEXTILERA A LA QUE SE LE ADQUIEREN LOS PRODUCTOS. DOMICILIO DE LA SURCURSAL NOMBRE DE LA PERSONA CON LA QUE SE REALZA DIRECTAMENTE LA COMPRA TELEFONO DEL CONTACTO NUMERO DE FAX DE LA EMPRESA CUANTA DE CORREO DE LA EMPRESA O CONTACTO. SI CUENTA CON ALGUNA PAGINA PARA REALIZAR COMPRA ESTADO DEL PROVEEDOR
DIRECCIN CONTACTO
TEXTO TEXTO
30 30
TELEFONO FAX EMAIL
NUMERO NUMERO TEXTO
10 13 30
WEB
TEXTO
30
ELIMINADO
TEXTO
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TABLA: DETALLES_COMPRA CAMPO COMPRA_ID PRODUCTO_ID CANTIDAD PRECIO TIPO Nmero numrico numerico numrico TAMAO 5 5 100 1000 DESCRIPCIN Clave de COMPRA realizada, funciona como llave primaria Clave del producto adquirido, llave primaria Numero de productos comprados Precio unitario de cada prenda
TABLA: DETALLES_VENTA CAMPO VTA_ID PRODUCTO_ID PRECIO CANTIDAD TIPO Nmero numrico numrico numrico TAMAO 5 5 1000 1000 DESCRIPCIN Clave de venta realizada, funciona como llave primaria Clave del producto, llave primaria Costo total de la prenda Nmeros de productos vendidos
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DESCRIPCIN TABLAS.
TABLA
DESCRIPCIN Esta tabla contendr informacin acerca del tipo de cliente como pueden ser: dama, caballero, nios, etc. Incluir las marcas de las prendas que se venden. Mostrar el tipo de material con el que estn elaboradas las telas, puede ser: algodn, polyester, mezclilla, etc. Mostrar las prendas que ofrecen, faldas, pantalones, blusas, camisas, vestidos, etc. Contiene datos referentes al manejador del sistema, puede mostrar dos opciones, como administrador o como empleado, permite asignarle una cuenta que es el usuario y su contrasea. Mostrar todo lo referente a la compra de proveedores, fecha decompra tipo de producto, etc. Contendr los campos que permiten arrojar un reporte de las ventas realizadas, compras, devoluciones realizadas. Contendr informacin referente al producto que se vende, tipo de tela, marca, etc. Esta tabla mostrara datos como cantidad de la compra, fecha, descripcin del producto que se adquiere, as como asignacin de una clave, que permita contabilizar el no. De ventas.
Catalogo de clasificacin Catalogo de marcas Catalogo de telas Tipo de productos
usuarios Compras Reportes de ventas Productos Ventas
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DIAGRAMA DE NAVEGACIN.
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DESCRIPCION DE LOS MODULOS.
Ventas
Devolucin
Usuarios
Compras
Productos
Ventas: Este modulo desplegar la informacin que es necesaria para el registro de la compra del cliente como son: fecha, nombre del cliente, vendedor, folio, descripcin de la prenda, precio, direccin del cliente. Usuarios: Guardar en la base de datos todos los nombres, apellidos paterno y materno, direccin, telfono, poblacin de las personas que manejan el sistema de informacin, asignando contrasea y tipo de usuario, que pude ser administrador o empleado.
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Productos:
Este mdulo permitir guardar los datos de las prendas que han sido vendidas como son: tipo de prenda, marca, tela, precio, descripcin del producto, color, talla. Compras: Permite guardar las prendas que son compradas a los proveedores, guardando nombre del proveedor, folio de la compra, fecha de compra, direccin, poblacin, telfono, precio de la compra y descripcin del producto. Devolucin: Es una opcin cuando alguna venta o compra ha tenido imperfecciones o en su caso necesite ser cambiada por un cliente, cabe hacer mencin que solo se realizara la devolucin por el monto dela compra y no se podr devolver efectivo, solo podr pagarse diferencias de compra por si fuese necesario. la existencia y
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PANTALLA DE BIENVENIDA
Doris System
Versin 1.00
FORMULARIO PARA ACCESAR AL SISTEMA.
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Este formulario permite asegurar el sistema ya que para poder accesar a ste, deber ingresar una contrasea, sino invlida y manda un mensaje de error.
FORMULARIO DE MODULOS
Este formulario muestra los mdulos que tiene el sistema, permitiendo Mostrar los respectivos formularios del sistema.
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Modulo de Archivo
Modulo de Usuarios
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FORMULARIO PRODUCTOS.
FORMULARIO DE REPORTE DE VENTAS.

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Este formulario permite visualizar, las ventas del da, permitiendo Modificar, por algn cambio de prenda que se haya realizado, o dar de Baja algn producto del cual no hay existencia. Si desea salir definitivamente del sistema al dar clic en Salir definitivamente del sistema que se encuentra dentro del formulario en la opcin salir del sistema aparecer la siguiente ventana.
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Bibliografa. URL:www.lawebdelprogramador.co m
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URL:www.aulafacil.com URL:www.monografias.com.mx

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3.1.4 Contacto. Sra. Doris Hernndez Garca. Propietaria. Cel. 917191535.

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3.3. FILOSOFIA (MISIN, VISIN)

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3.4. Objetivos general y especfico.

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3.6 reas funcionales involucradas en el desarrollo del sistema.

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4. Procedimiento Venta De Producto.

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3 3.1 CLIENTE 3.2 4 5 6 ADMINISTRADOR 6.1 6.2 CLIENTE 7

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GERENTE PROVEEDOR GERENTE

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4.3 Disponibilidad De Recursos.

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5.2 Lista De Problemas Encontrados.

4. Pierden demasiado tiempo en contar las piezas que fueron vendidas

5.3 LISTA DE NECESIDADES ENCONTRADAS.

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6. Especificaciones Del Sistema Propuesto.

pretende resolver los problemas

Descripcin Del Sistema Propuesto.

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6.3 Objetivos del sistema

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