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Casa matriz. Contabilidad. Organización de ventas. Departamentalización territorial.

Personalidad jurídica Agencias y Sucursales:
- Son medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central. - Son lugares de negocios sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa toda, o parte de su actividad, procedimiento típico de expansión.

Agencia:
Una agencia es una etnicidad, física o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz. Su función: consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz.

Diferencia entre agencia y agente:
La diferencia básica entre agencias y agentes es que aquellas cuentan con un local físico con instalaciones para distribuir los bienes o servicios a donde normalmente el cliente acude a comprar los productos, mientras que los agentes son personas físicas que visitan a los potenciales clientes y no cuentan necesariamente con un local.

Características de una agencia o de un agente:
- Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes. - Cobran comisión por las mercancías vendidas. - No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz.

Ventajas:
- Poca inversión en infraestructura. - La comisión es un costo variable de ventas. - Rápido crecimiento. - Menores costos laborales.

Si la mercancía es enviada en consignación. costos y. Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de agentes. . ya que . Si la mercancía que se envía al agente ya ha sido previamente vendida por éste. Cada una de estas cuentas debe tener un sud cuenta por cada agente. los gastos relacionados con la remisión deben ser considerados parte del costo de la mercancía. información estadística de carácter administrativo así como otros datos de relevancia. gastos de ventas de agentes y ventas de agentes. los resultados de operación y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran su empresa.Desventajas: . debe efectuarse un control especial de la mercancía en consignación. el importe de los fletes. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento analítico o inventarios perpetuos. en su caso. La casa matriz necesita conocer la información financiera. de los gastos de cada agente. seguros y demás gastos originados por el envío deben considerarse como gastos de ventas.Pérdida de control.Elevado porcentaje de pago de comisiones. Contabilidad de la casa matriz. Cuando la casa matriz decide enviar mercancía al agente. ya que la propiedad de ésta es conservada por la casa matriz. . . Es poco común que las empresas utilicen sistemas manuales para realizar la contabilidad. con el fin de calcular las comisiones. Es conveniente llevar un control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas. .No existe contacto directo con el cliente. Sucursales: El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en diferentes lugares en los que se efectúen operaciones para los clientes.Mayor cartera incobrable.Poca fidelidad de los agentes. la selección de un adecuado programa de cómputo es primordial para un eficiente desempeño de los sistemas de información contable y administrativo. La casa matriz debe matriz debe llevar un control contable de las ventas.

Las sucursales pueden ser: a) Locales b) Foráneas . los costos fijos con que opera son más elevados. Debido a que el total de la inversión es aportada por la casa matriz.constituyen un elemento de juicio. El local y las inversiones necesarias para su constitución son aportados por la casa matriz. lo que ocasiona un mayor apalancamiento operativo que genera un mayor potencial de riesgo a bajos volúmenes de venta. A volúmenes altos el rendimiento se incrementa rápidamente. Aspectos financieros: Generan costos variables en menor proporción que los agentes. según el financiamiento de los mismos. El trato con los clientes es directo. Sin embargo. . lo cual se debe a que no pagan comisiones por ventas.Por su naturaleza. . Debido al monto de la inversión requerida. Debido a los menores costos fijos es posible que el margen de utilidad sobre las ventas sea más elevado que cuando se vende a través de agentes. es decir. La estructura financiera que presenta la empresa vista como un todo es mayor y más firme. tienen un local propio. el margen de rendimiento sobe la inversión puede no ser tan elevado debido a la mayor inversión en activos fijos. sin intermediarios. por lo general tienen inventarios y. imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales. que debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la cas matriz. la empresa tendrá más activos y. así como para evaluar la administración de cada una de ellas. pondrá presentar mayor firmeza financiera. Control de puntos de venta. pueden o no llevar una contabilidad propia.Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo local. de acuerdo con sus características.Jurídicamente son una extensión de la casa matriz. . por lo que es más fácil detectar necesidades y evaluar el grado de satisfacción de los mismos.Efectúa su propia facturación. por lo que es necesario presentar el correspondiente aviso al Registro Federal de Contribuyentes. Los costos fijos son más elevados por la inversión en infraestructura. Características para la apertura de una sucursal: .

En el caso de la administración de la casa matriz decida controlar e integrar a su sistema contable y administrativo directamente los aspectos de operación y financieros de cada sucursal. . permite un manejo más eficiente de los recursos financieros de la empresa. es posible centralizar diariamente en la casa matriz la información generada por cada una de ellas así como los cortes de caja. evitar que el cliente acuda con los competidores. Simplifica las reposiciones de mercancías vendidas. costos y gastos originados por el funcionamiento de cada sucursal. la sucursal equivale a un almacén e3 la casa matriz. Una de las ventajas contables de esta estrategia es que por su cercanía.Otros elementos que considere necesarios. . Es posible que la casa matriz desee llevar el control de las operaciones de la sucursal local como táctica para reducir costos administrativos. En ocasiones y principalmente motivado por el tamaño que pueden llegar a alcanzar las sucursales locales.Utilidades o pérdidas generadas.Mercancías en existencia.Sucursales Locales: Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. De esta manera. la casa matriz puede establecer cuentas especiales y registros auxiliares para el registro de las ventas. la casa matriz puede decidir descentralizar el control administrativo de las sucursales mediante la delegación de algunas funciones administrativas en cada una de ellas. gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los proveedores ni manejar cuentas de cheques. En la mayoría de los casos. por lo menos debe controlar los siguientes elementos: . el funcionamiento de las sucursales puede ser mucho más ágil y responder a las oportunidades ya los retos del entorno en el que efectúa su actividad. esto es sano debido a que evita saldos muy elevados en los bancos y en inventarios. . además. Desde el punto de vista financiero. ya que desde el punto de vista. la existencia de mercancías debe ser evaluada al costo más los gastos incurridos para el traslado de la misma sucursal. se fundan sucursales en diversas partes de la misma ciudad. Para llevar este control. Para proporcionar un mejor servicio y. El establecimiento de este tipo de sucursales obedece a que en ocasiones es difícil para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz debido a la lejanía o dificultada para llegar a ella.

realizan un control propio de cartera y en ocasiones hacen sus propias compras en los casos que resultan más prácticos hacerlo directamente a los proveedores en lugar de solicitar remesas de la casa matriz. El saldo de la sucursal le sirve a la casa matriz como un control de la inversión realizada en las sucursales y como un parámetro para medir le rendimiento de cada una de ellas en función de la inversión realizada. es normal que ocurran transacciones que representen cuentas corrientes entre la casa matriz y la sucursal. aunque la distancia que la separa de la oficina principal les permite y a veces hace indispensable una mayor independencia. . Para el control de las operaciones en este tipo de sucursales se manejan las cuentas siguientes: En la casa matriz: 1) Sucursal cuenta de inversión: Se utiliza para registrar el importe de los bienes que se envían a la sucursal para su constitución. La característica de estas transacciones es que no representan inversiones en la sucursal ya que no tienen la finalidad de permanecer en la misma. utilizar el envío periódico de la información a través de un servicio de mensajería.Sucursales Foráneas: Las sucursales foráneas se utilizan cuando se desea abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en la que se encuentra la casa matriz. Este tipo de sucursales requiere de un fondo de efectivo para su operación. las balanzas de movimientos deben sumarse cada cierto tiempo y la uniformidad de las cuentas que se manejan simplifica este procedimiento. y envíe cada cierto tiempo su información contable a la casa matriz. así como los gastos incurridos para iniciar sus operaciones. El catalogo de cuentas que utilice la sucursal para el registro de sus operaciones debe ser el mismo que el de la casa matriz ya que. Aquí las sucursales funcionan de manera similar a las locales. Cuando las operaciones de la sucursal son demasiado voluminosas. resulta más difícil la centralización diaria de la información contable. Debido a la distancia. Es este caso lo más conveniente es que la sucursal posea su propia contabilidad. otra. este envío diario de información no resulta práctico. una solución es comunicarse a través de una red de computadoras enlazadas por módem. 2) Sucursal cuenta corriente: Después de la creación de la sucursal.

Una agencia ejerce las mismas funciones. las cuentas por cobrar se lleven en los libros de la casa matriz. Si bien existen agencias y sucursales. Diferencias entre Agencia y Sucursal: Agencias a) Tienen un surtido de muestras para que las vean los clientes. c) Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local para que los acredite a la misma. pero siempre de igual saldo y diferente signo que la casa matriz. sujeta solamente a la inspección y el control de la casa matriz.En la sucursal: 1) Matriz cuenta de inversión: Representa la contra cuenta de la que utiliza la casa matriz para contabilizar las inversiones que efectúa en las sucursales. la cual lo repone a medida que se agota. por los que su naturaleza es acreedores. ésta efectúa los cobros. pero más o menos. c) El fondo fijo para los gastos de la agencia lo provee la casa matriz. el gerente de la sucursal extiende los cheques para pagar los gastos. en tanto la sucursal desempeña la mayor parte de sus funciones de una empresa independiente. Su naturaleza puede ser deudora o acreedora. Los pedidos se envían a la casa central y ésta la que los sirve. pero parte de las cuales puede haber comprado en otras entidades. La agencia no maneja ningún otro efectivo. b) Los créditos son concedidos por la casa matriz. ésta efectúa los cobros. 2) Matriz cuenta corriente: Es la contra cuenta de la que utiliza la casa matriz para las cuentas corrientes con la sucursal. b) Los créditos son concedidos por la sucursal. que un viajante. pero no mantiene existencias para hacer las entregas a los clientes. Las entregas se hacen de las existencias de la sucursal. Sucursales: a) Mantiene existencias de mercancías. Es el equivalente al capital con que opera ésta. existen otros establecimientos que tienen algunas de . las cuentas a cobrar se llevan a en los libros de la sucursal. la mayor parte de las cuales son obtenidas en la casa central.

las características de ambas. juntamente con los justificantes como evidencia de la índole a corrección de los desembolsos efectuados. y los pagos hechos con el mismo para sus gastos. Agencias que ejercen algunas de las funciones de las sucursales. la casa matriz debe hacer los asientos en sus libros cargando a Utilidad o Pérdida Neta de la sucursal y acreditando Gastos por Depreciación. Cuentas de las agencias: Una agencia no necesita llevar un sistema de contabilidad por partida doble. se envía a la casa central una copia de la hoja de pagos. los procedimientos de contabilización son los mismos. El activo fijo de las sucursales se lleva por lo regular en los libros de la casa central. Lo único que necesita es un libro de caja en el cual anota el dinero recibido de la cas matriz para su fondo fijo. o hacer un cálculo individual para cada partida del inventario de la sucursal. las cuentas a cobra. a la cuál se acredita todo aquello que se recibe de la casa matriz y debita de lo que se envía a la misma. . las ventas. Algunos de los gastos aplicables a las operaciones de la sucursal pueden aparecer en los libros de la casa central en lugar de aparecer en los de aquélla. se modifican necesariamente sus sistemas de contabilidad para adatarse a la situación. El registro de pagos suele llevarse por duplicado. Después de contabilizar las utilidades tal como las expone la sucursal. Lleva un juego completo de libros en el cual anota las mercancías recibidas de la casa matriz y las adquiridas de otras entidades. y sucursales sujetas a algunas restricciones que se aplican a las sucursales. Cuando el fondo fijo disminuye y se desea un cheque para reponerlo. El mayor contiene una cuenta denominada Casa Central. sin embargo en vez de rebajar el inventario de la sucursal el precio de costo mediante un porcentaje que se basa en un tipo uniforme de recargo. deben aplicarse diferentes recargos departamentales para ese cálculo. Los asientos a realizar por la casa matriz dependerán de si la gerencia desea determinar las utilidades netas. Cuentas de las sucursales: Esta es más complicada que la de las agencias. Cuando las mercancías se facturan a la sucursal al precio de venta. las cuentas a pagar y los gastos. y la copia queda en poder de la agencia. Si una agencia desempeña alguna de las funciones de una sucursal o si una sucursal se halla sujeta a alguna de las restricciones que generalmente se aplican a las agencias.