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REPUBLIQUE DU BENIN

MINISTERE DE LA DECENTRALISATION, DE LA GOUVERNANCE LOCALE,


DE L’ADMINISTRATION ET DE L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE

MINISTERE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES

GUIDE A L’USAGE DU MAIRE,


ORDONNATEUR DE LA
COMMUNE

Décembre 2011
.
REPUBLIQUE DU BENIN
R

MINISTERE DE LA DECENTRALISATION, DE LA GOUVERNANCE LOCALE,


DE L’ADMINISTRATION ET DE L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE
R
MINISTERE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES
R

GUIDE A L’USAGE DU MAIRE,


ORDONNATEUR DE LA
COMMUNE

Décembre 2011
.
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

PREAMBULE PREAMBULE
Le guide à l’usage du Maire, Ordonnateur de la Commune, conçu en janvier 2003, ne
répond plus aujourd’hui aux nouvelles techniques et normes en matière de gestion budgétaire
et comptable des Communes.

En effet, depuis cette date, plusieurs réformes ont été effectuées, notamment dans le
domaine de la gestion financière des Communes et ont nécessité, en Juin 2011, l'actualisation
de la nomenclature budgétaire et comptable des communes.

Dès lors, il est apparu nécessaire d’actualiser le ‘’guide à l’usage du Maire,


Ordonnateur de la Commune’’ pour le rendre conforme à la nouvelle nomenclature.

Le présent guide est un manuel de gestion budgétaire et comptable destiné à aider les
élus et les responsables communaux à s’approprier :

- les règles et techniques de préparation, de vote et d’exécution des budgets locaux.


- les procédures de comptabilité administrative et de comptabilité-matières

Il a aussi l’ambition de :

- prendre en compte les récents travaux de modification et d’amélioration de la


nomenclature des comptes par nature des communes.
- remédier aux faiblesses constatées lors de l’utilisation du guide du maire version de
janvier 2003.

Pour sa meilleure exploitation, il pourra faire l’objet de mises à jour périodiques par le
ministère en charge de la décentralisation en collaboration avec celui des finances.

2 2
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

TABLE DES MATIERES


TABLE DES MATIERES
PREAMBULE............................................................................................................................................. 2
INTRODUCTION ....................................................................................................................................... 7
TITRE I : GENERALITES ............................................................................................................................. 8
CHAPITRE 1 : CONCEPTS DE LA DECENTRALISATION ET DE LA DECONCENTRATION ............................. 8
1. La définition de la décentralisation ................................................................................................. 8
2. La distinction entre décentralisation et déconcentration ............................................................... 8
CHAPITRE 2 : DOMAINES DE COMPETENCE DES COMMUNES............................................................... 9
1. Les compétences générales de toutes les Communes .................................................................. 9
2. Les compétences spécifiques aux Communes à statut particulier ............................................... 10
CHAPITRE 3 : GENERALITES SUR LE BUDGET DE LA COMMUNE ........................................................... 11
1. Notion de budget communal et principes budgétaires ................................................................ 11
1.1 Notion de budget communal............................................................................................ 11
1.1.1 Le budget, acte de prévision et d’autorisation.............................................................. 11
1.1.2 La nomenclature budgétaire et comptable des communes ......................................... 11
1.1.2.1 La présentation du cadre comptable de la nomenclature des comptes par nature ..... 12
1.1.2.2 La présentation du cadre comptable de la nomenclature des comptes par fonction .. 12
1.1.2.2.1 Reclassement fonctionnel des domaines de compétence des communes............... 13
1.1.2.2.2 Cadre comptable de la nomenclature des comptes par fonction des communes ... 13
1.1.3 Les documents budgétaires........................................................................................... 14
1.1.3.1 Le budget primitif .......................................................................................................... 14
1.1.3.2 Le Budget supplémentaire............................................................................................ 15
1.1.3.3 Les autorisations spéciales ............................................................................................ 15
1.1.3.4 Le Compte administratif ................................................................................................ 15
1.2 Principes budgétaires ........................................................................................................ 16
1.2.1 Les principes généraux du droit budgétaire .................................................................. 16
1.2.1.1 L’annualité budgétaire .................................................................................................. 16
1.2.1.2 L’unité budgétaire ......................................................................................................... 17
1.2.1.2.1 Budgets annexes au budget principal ....................................................................... 17
1.2.1.2.2 Ajustements en cours d’année .................................................................................. 18
1.2.1.3 L’universalité budgétaire ............................................................................................... 18
1.2.1.4 La spécialité des crédits budgétaires ............................................................................ 18

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3
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

1.2.1.5 L’équilibre réel du budget ............................................................................................. 19


1.2.1.6 La hiérarchie des dépenses ........................................................................................... 19
1.2.1.7 La légalité des ressources .............................................................................................. 19
1.2.1.8 Le principe de la sincérité .............................................................................................. 20
1.2.2 Le principe de séparation des fonctions d’ordonnateur et de comptable.................... 20
2. Les responsabilités liées à l’exécution du budget de la commune ........................................... 21
2.1 La responsabilité du Maire, ordonnateur du budget de la commune .................................... 21
2.2 La responsabilité du Receveur-Percepteur, comptable de la commune .......................... 21
TITRE 2 : GESTION BUDGETAIRE DU MAIRE ......................................................................................... 22
CHAPITRE 1 : ELABORATION ET VOTE DU BUDGET DE LA COMMUNE ................................................ 22
1- Elaboration du budget de la Commune ...................................................................................... 22
1.1 Cadre juridique de l’élaboration du budget ............................................................................ 22
1.2. Procédure d’élaboration du budget communal .................................................................... 23
1.2.1 Mise en place de la commission chargée de l’élaboration de l’avant-projet de budget pour
le compte de l’exercice N ............................................................................................................. 23
1.2.2: Travaux de la commission chargée de l’élaboration de l’avant-projet de budget.............. 24
1.2.2.1. Techniques de prévisions des recettes et dépenses de fonctionnement ........................ 25
1.2.2.2 Techniques de prévisions des recettes et dépenses d’investissement ............................. 27
1.2.3 : Restitution des travaux de la commission.......................................................................... 27
2. Vote du budget de la Commune ................................................................................................... 28
2.1. Règles juridiques en matière du vote du budget .................................................................. 28
2.2. Principes relatifs à l’adoption du budget communal ............................................................. 28
2.3. Adoption du budget ............................................................................................................... 29
2.4 Forme et contenu du budget de la Commune ........................................................................ 30
CHAPITRE 2 : EXECUTION DU BUDGET DE LA COMMUNE .................................................................... 31
1. L'exécution des recettes ................................................................................................................ 32
1.1. Principes ................................................................................................................................. 32
1.2. Procédure d’exécution des recettes ...................................................................................... 32
1.2.1. Constatation des droits et créances de la commune .......................................................... 33
1.2.2. Liquidation des droits et créances de la commune ............................................................. 33
1.2.3. Emission des titres de recettes............................................................................................ 33
1.2.3.1. Recette après émission de titres de recettes ................................................................ 34
1.2.3.2. Recette avant émission de titres de recettes ................................................................ 34
1.2.3.2.1 L’organisation de la régie de recette .............................................................................. 34

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

1.2.3.2.2 Le fonctionnement de la régie de recettes ................................................................... 34


1.2.3.3. Contenu et présentation des titres de recettes ............................................................ 35
1.2.3.3.1 Contenu des titres de recettes ...................................................................................... 35
1.2.3.3.2. Présentation formelle des titres de recettes ................................................................ 35
1.2.3.3.2.1. Titres individuels ........................................................................................................ 35
1. 2.3.3.2.2 Titres collectifs............................................................................................................ 36
1. 2.3.4. Les annulations ou réductions de titre de recette .......................................................... 36
1. 2.3.4.1. Réduction de titre de recette ....................................................................................... 36
1. 2.3.4.2. Annulation de titre de recette ..................................................................................... 36
1. 2.3.4.3 Remise gracieuse de dette fiscale ................................................................................. 37
1. 2.3.4.4 Admission en non-valeur .............................................................................................. 37
1. 2.3.5. Les rectifications de titre de recette ............................................................................... 37
1. 2.3.6. Transmission des titres de recettes au comptable.......................................................... 37
2. L’exécution des dépenses.............................................................................................................. 38
2.1. La procédure normale d’exécution des dépenses ................................................................. 38
2.1.1. L’engagement ...................................................................................................................... 38
2.1.1.1 : Engagement juridique des dépenses communales ......................................................... 40
2.1.1.2 : Engagement comptable des dépenses communales ...................................................... 41
2.1.2. La liquidation ....................................................................................................................... 42
2.1.2.1 Constatation du service fait............................................................................................... 42
2.1.2.2 : Liquidation proprement dite ........................................................................................... 43
2.1.3. Mandatement des dépenses communales ........................................................................ 45
2.2. La procédure exceptionnelle d’exécution des dépenses ....................................................... 46
2.2.1. L’organisation de la régie d’avance ..................................................................................... 47
2.2.1.1 La création de la régie d’avance ....................................................................................... 47
2.2.1.2 La nomination du régisseur d’avance ............................................................................... 47
2.2.2. Les étapes de la procédure exceptionnelle d’exécution des dépenses .............................. 48
2.2.2.1 La mise en place de l’avance ............................................................................................. 48
2.2.2.2 La reconstitution de l’avance ............................................................................................ 49
2.2.2.3. La régularisation de l’avance ............................................................................................ 49
2.2.2.3.1. Régularisation des dépenses faites par des personnes autres que les régisseurs ........ 50
2.2.2.3.2. Régularisation des dépenses exécutées par les régisseurs ........................................... 50
2.3. La réduction et l’annulation de dépenses .............................................................................. 51
2.3.1. La réduction ou l’annulation sur exercice en cours ............................................................ 51

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

2.3.2. La réduction ou l’annulation sur exercice clos .................................................................... 52


CHAPITRE 3 IMPLICATION DU MAIRE DANS L’ETABLISSEMENT DU PLAN DE TRESORERIE DE LA
COMMUNE ............................................................................................................................................ 52
TITRE 3 : COMPTABILITE DU MAIRE ..................................................................................................... 53
CHAPITRE 1 COMPTABILITE ADMINISTRATIVE ...................................................................................... 53
1. Enregistrement des dépenses et des recettes .............................................................................. 53
1.1. Tenue du registre des dépenses engagées et des mandats émis .......................................... 53
1.1.1. Le registre ou journal des engagements ............................................................................. 53
1.1.2. Le registre ou journal des mandats de paiement émis ....................................................... 54
1.2. Enregistrement des titres de recettes ................................................................................... 54
2. Opérations de la journée complémentaire .................................................................................. 55
2.1. Les opérations de rattachement des charges et produits...................................................... 55
2.1.1. Le rattachement des charges .............................................................................................. 55
2.1.2. Le rattachement des produits ............................................................................................. 56
2.2. Les charges et produits constatés d’avance ........................................................................... 56
2.2.1. Les charges constatées d'avance ......................................................................................... 56
2.2.2. Les produits constatés d'avance.......................................................................................... 57
2.3. Les charges à répartir sur plusieurs exercices ........................................................................ 57
3. La confection et le vote du compte administratif ....................................................................... 58
CHAPITRE 2 : COMPTABILITE DES MATIERES ........................................................................................ 59
1. Enregistrement des opérations relatives aux entrées ou sorties de matériels............................ 59
1.1 Enregistrement des opérations relatives aux entrées............................................................ 59
1.2 Enregistrement des opérations relatives aux sorties ............................................................. 59
2. La tenue de la fiche de stock et du grand livre des stocks ........................................................... 60
2.1 La fiche de stock ..................................................................................................................... 60
2.2 Le grand livre des stocks ......................................................................................................... 60
3. Compte de gestion du comptable des matières ....................................................................... 61
4. Inventaire de biens meubles et immeubles .............................................................................. 61

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

INTRODUCTION
INTRODUCTION
L’article premier de la Loi 97-028 du 15 janvier 1999 dispose que l’administration
territoriale en République du Bénin est assurée par les autorités et services déconcentrés de
l’Etat et par les collectivités territoriales décentralisées dénommées communes.
La commune, conformément à l’article 1er de la loi 97-029 du 15 janvier 1999 portant
organisation des communes en République du Bénin, est dotée de la personnalité juridique et
de l’autonomie financière.
L’autonomie financière de la commune implique l’existence d’un budget propre à la
commune, exécuté par les autorités de la commune.
La gestion financière de la commune implique une organisation financière et
comptable. Cette organisation fait du Maire (organe exécutif de la commune), l’ordonnateur
principal du budget de la commune. A ce titre, il joue un rôle prépondérant dans l’élaboration
et l’exécution du budget de la commune.
Outre la gestion budgétaire caractérisée par la préparation du budget et son exécution,
il incombe au maire, la tenue d’une comptabilité administrative.
Il convient de signaler que le Maire n’est pas le seul acteur budgétaire de la
commune . A ses côtés, se trouve le Receveur –percepteur, comptable de la commune, à qui
revient la phase comptable de l’exécution du budget.
Le présent guide ne portera que sur les missions du Maire en tant qu’ordonnateur du
budget de la commune.

L’objectif visé par ce guide est de permettre au maire, ordonnateur de mieux


appréhender ses responsabilités et de maîtriser les missions qui lui sont assignées à chaque
niveau du processus budgétaire et comptable.
Le présent guide décrit le cadre budgétaire et comptable des communes et est
structuré en trois titres :

TITRE I: Généralités;
TITRE II : Gestion budgétaire du Maire ;
TITRE III : Comptabilité du Maire.
Les développements se rapportant à ces titres sont complétés par une série d’annexes.

7
7
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

TITRE I : GENERALITES
TITRE I : GENERALITES
TITRE I : GENERALITES
Ce titre aborde :
Ce titre
- lesaborde :
concepts de la décentralisation et de la déconcentration
-- les
les concepts
domainesdedelacompétence
décentralisation et de la déconcentration
des communes
-- les généralités
les domaines desurcompétence
le budget des communes
- les généralités sur le budget
CHAPITRE
CHAPITRE1 : CONCEPTS
1 : CONCEPTS DE LA DEDECENTRALISATION ET DE LA
LA DECENTRALISATION
CHAPITRE 1 : CONCEPTS DE LA DECENTRALISATION ET DE LA
DECONCENTRATION ET DE LA DECONCENTRATION
DECONCENTRATION
1. La définition de la décentralisation
1. La définition de la décentralisation
La décentralisation est un système de gestion des affaires locales par des élus locaux.
La décentralisation
Elle consacre le partage du est un système
pouvoir, de gestion des
des compétences, desaffaires locales par
responsabilités desmoyens
et des élus locaux.
entre
Elle
l’Etatconsacre le partage du
et les Collectivités pouvoir, des
Territoriales compétences, des responsabilités et des moyens entre
Décentralisées.
l’Etat
Lesetcaractéristiques
les Collectivitésd’une
Territoriales Décentralisées.
Collectivité Territoriale décentralisée sont les suivantes :
Les
- Uncaractéristiques d’une
territoire propre ; Collectivité Territoriale décentralisée sont les suivantes :
-- LaUn personnalité
territoire propre ;
juridique et l’autonomie financière ;
-- La personnalité
L’élection juridiquelocales
des autorités et l’autonomie
(Maire etfinancière ; ;
Conseillers)
- L’élection des autorités
2. La distinction locales
entre (Maire et Conseillers)
décentralisation ;
et déconcentration
2. La distinction entre décentralisation et déconcentration
Dans le cas de la décentralisation, une plus grande liberté est octroyée aux collectivités
locales Dans
alors leque
cas dans
de la le
décentralisation, une plus grande liberté
cadre de la déconcentration, la loi est octroyée
confie aux pouvoirs
certains collectivités
de
locales
décisionalors que dans le cadre
aux représentants de la déconcentration,
de l’administration la loi le
centrale. Ainsi, confie certains
maire, élu parpouvoirs de
le conseil
décision
communalaux représentants
constitue de l’administration
une autorité décentralisée ; centrale.
alors que Ainsi, le maire,duéluPréfet
les attributions par le conseil
procèdent
communal
de constitue une
la déconcentration. A autorité
cet effet,décentralisée ; alorsenque
le Préfet exerce, tantles attributions
qu’autorité de du Préfetunprocèdent
tutelle, contrôle
de
sur la
lesdéconcentration.
actes pris par le A cet effet, le Préfet exerce, en tant qu’autorité de tutelle, un contrôle
Maire.
sur les actesde
Le contrôle pris par les’exerce
tutelle Maire. par voie :
Le contrôle de tutelle s’exerce
- d’approbation ; par voie :
-- d’approbation
d’annulation ; ;
-- d’annulation ;
de substitution.
de substitution.
Le -pouvoir de tutelle sur la commune comporte des fonctions :
Le -pouvoir de tutelle
d’assistance et sur la commune
de conseil comporte des fonctions :
à la commune,
-- d’assistance et de
de contrôle de conseil àdes
la légalité la commune,
actes pris par le conseil communal et le maire ainsi que
- de
du contrôle
budget dedelalacommune
légalité des actes142
(article prisdepar le conseil
la loi communal et le maire ainsi que
n° 97-029).
du budget de la commune (article 142 de la loi n° 97-029).

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

CHAPITRE 2 : DOMAINES DE COMPETENCE


CHAPITRE 2 : DOMAINES DE
DESCOMPETENCE
COMMUNESDES COMMUNES

La commune, en tant que collectivité territoriale décentralisée dotée de la personnalité


morale et de l’autonomie financière, se caractérise par sa mission de conception, de
programmation et de mise en œuvre des actions de développement économique, social et
culturel.
En vertu de cette mission générale de développement, on distingue deux sortes de
compétences des communes :
- les compétences générales de toutes les Communes
- les compétences spécifiques aux Communes à statut particulier
1. Les compétences générales de toutes les Communes

Conformément aux dispositions de l’article 82 de la loi n° 97-029 du 15 Janvier 1999


portant organisation des communes en République du Bénin, la commune dispose de
compétences qui lui sont propres. Elle exerce, en outre, sous le contrôle de l’autorité de
tutelle, d’autres attributions qui relèvent des compétences de l’Etat. Elle concourt avec l’Etat
et les autres collectivités à l’administration et à l’aménagement du territoire, au
développement économique, social, sanitaire, culturel et scientifique ainsi qu’à la protection
de l’environnement et à l’amélioration du cadre de vie. En vertu des articles 84 à 107 de la loi
n° 97-029, sept (7) domaines de compétence sont transférés à toutes les communes (qu’elles
soient ordinaires ou à statut particulier) à savoir :
- le développement local, l’aménagement, l’habitat et l’urbanisme (élaboration et
adoption du plan de développement local, élaboration des documents de planification,
délivrance des permis d’habiter et de construire, promotion immobilière, autorisation
et contrôle de l’occupation du domaine public communal) ;
- les infrastructures, l’équipement et les transports (travaux d’aménagement, de gestion
et de maintenance des infrastructures et équipements communaux, urbanisation,
entretien des voies urbaines, des routes, pistes et ouvrages d’art, signalisation routière,
éclairage public, infrastructures hydrauliques, installation des lignes de
communication locales, cabines publiques, centres d’écoute publique, radiophonique
et/ou télévisuelle, transport des biens et des personnes);
- l’environnement, l’hygiène et la salubrité (fourniture et distribution d’eau potable,
collecte et traitement des déchets, évacuation des eaux usées et des eaux pluviales,
aménagement des bas-fonds et protection contre les inondations, délimitation des
zones interdites à l’urbanisation, création et gestion des cimetières, création des

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

plantations et des espaces verts, protection des ressources naturelles, préservation des
conditions d’hygiène et de salubrité publique, lutte contre les vecteurs de maladies
plantationstransmissibles,
et des espacesréglementation concernant
verts, protection l’assainissement
des ressources naturelles,individuel);
préservation des
- l’enseignement
conditions maternel
d’hygiène et de et primaire
salubrité publique,(construction, équipement,
lutte contre les entretien
vecteurs de et réparation
maladies
des écoles
transmissibles, publiques)concernant
réglementation ; l’assainissement individuel);
- - l’alphabétisation
l’enseignement maternel etetprimaire
l’éducation des adulteséquipement,
(construction, (promotion entretien
des langues nationales);
et réparation
- lapubliques)
des écoles santé, l’action
; sociale et culturelle (réalisation, équipement, réparations des centres
- publicsetdel’éducation
l’alphabétisation santé et dedes
promotion sociale, desdes
adultes (promotion infrastructures publiques culturelles, de
langues nationales);
- la santé, l’action sociale
jeunesse, et culturelle
de sport (réalisation,
et de loisir, au niveau équipement, réparations
de l’arrondissement, du des centres
village et du quartier
publics dedesanté
ville)et; de promotion sociale, des infrastructures publiques culturelles, de
- de
jeunesse, les sport
services marchands
et de loisir, au et les investissements
niveau économiques
de l’arrondissement, (construction,
du village équipement,
et du quartier
de ville) ; réparation, entretien et gestion des marchés et abattoirs, promotion du tourisme,
- promotion
les services desetactivités
marchands économiques).
les investissements économiques (construction, équipement,
L’article 108
réparation, de la et
entretien même loi fixe
gestion deslesmarchés
modalités
et d’exercice
abattoirs, de ces compétences.
promotion du tourisme,
promotion des2.activités
Les compétences spécifiques aux Communes à statut particulier
économiques).
L’article 108 de la même loi fixe les modalités d’exercice de ces compétences.
Outre les compétences sus-énumérées, prévues par la loi 97-029, les communes à
2. Les compétences spécifiques aux Communes à statut particulier
statut particulier exercent les compétences spécifiques ci-après :
Outre -les en matière d’enseignement
compétences et de
sus-énumérées, formation
prévues professionnelle
par la : lacommunes
loi 97-029, les commune aà la charge
de la construction,
statut particulier exercent des spécifiques
les compétences réparations ci-après
et de l’équipement
: des établissements publics
- en matièred’enseignement
d’enseignementsecondaire et desprofessionnelle
et de formation : ladecommune
centres publics formation
a laprofessionnelle
charge de
niveau communal.
de la construction, Elle assure
des réparations et en
deoutre l’entretiendes
l’équipement de ces établissements.
établissements publics
- en matière
d’enseignement de transport
secondaire et centres
et des de circulation
publics: ladecommune
formationélabore son plan dedecirculation
professionnelle
urbaine, Elle
niveau communal. organise
assurelesentransports urbainsdecollectifs,
outre l’entretien installe et entretient les feux de
ces établissements.
- en matièresignalisation.
de transport et de circulation : la commune élabore son plan de circulation
en matière
- organise
urbaine, lesdetransports
sécurité : urbains
les responsables deinstalle
collectifs, la sécurité soumettentles
et entretient au feux
conseil
de municipal
le plan de sécurité publique et de lutte contre la délinquance et la criminalité.
signalisation.
- - en
en matière de matière
sécurité :delescommunication
responsables de :lalasécurité
commune a la charge
soumettent de l’information
au conseil municipal de la
le plan de population sur la et
sécurité publique viedede la contre
lutte cité; à lacetdélinquance
effet, elle et
dispose des organes d’informations
la criminalité.
- en matièreécrites, crée et/ou favorise
de communication l’installation
: la commune a ladecharge
stationsdedel’information
radiodiffusion
desonore
la et de
populationtélévision
sur la vielocale.
de la cité; à cet effet, elle dispose des organes d’informations
A cet favorise
écrites, crée et/ou effet, l’Etat leur transfère
l’installation de les ressources
stations nécessaires. sonore et de
de radiodiffusion
télévision locale.
A cet effet, l’Etat leur transfère les ressources nécessaires.

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

CHAPITRE 3 : GENERALITES SUR LE BUDGET


DE LA COMMUNE
CHAPITRE 3 : GENERALITES SUR LE BUDGET DE LA COMMUNE
Les généralités sur le budget de la commune sont consacrées à :
- la notion de budget communal et la clarification de certains principes budgétaires ;
- les responsabilités des principaux acteurs impliqués dans l’exécution du budget de la
commune.

1. Notion de budget communal et principes budgétaires

1.1 Notion de budget communal

L’article 3 de la loi n° 98-007 du 15 janvier 1999 définit le budget de la commune


comme «l’acte par lequel sont prévues et autorisées les recettes et les dépenses annuelles».
Les recettes et dépenses sont prévues et autorisées par référence à la nomenclature
budgétaire et comptable.
Il en est de même des différents documents budgétaires.
1.1.1 Le budget, acte de prévision et d’autorisation

Le budget est un état prévisionnel des recettes et des dépenses. Si les montants portés
aux chapitres et articles de recettes présentent un caractère évaluatif, les crédits budgétaires
inscrits aux chapitres et articles de dépenses déterminent quant à eux les limites dans lesquels
doivent se contenir les actions du maire, ordonnateur du budget de la Commune.
L’autorisation budgétaire relève de la compétence exclusive de l’assemblée
délibérante. C’est en effet le conseil communal qui détient réellement l’autorité financière .
.Toute initiative du maire devra toujours être ratifiée par l’assemblée communale pour être
exécutoire.
De ce fait, le budget n’emporte pas automatiquement autorisation de payer ou de
recouvrer. En plus de l’autorisation de l’organe délibérant, l’ordonnateur doit constater et
liquider les charges et droits de la Commune et les rendre exécutoires ou exigibles.
1.1.2 La nomenclature budgétaire et comptable des communes

C’est un document de référence qui retrace le cadre réglementaire dans lequel s’inscrit
l’ensemble des opérations de recettes et de dépenses de la commune.

La nomenclature a deux composantes : une nomenclature des comptes par nature (qui
est la nomenclature budgétaire et comptable) et la nomenclature par fonction (qui présente les
comptes par fonction dans le but d’une classification fonctionnelle des opérations).

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11
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

1.1.2.1 La présentation du cadre comptable de la nomenclature des comptes par nature

La nomenclature budgétaire et comptable par nature est unique aussi bien pour
l’ordonnateur que pour le comptable.
Par rapport au volet budgétaire, elle permet le classement des recettes et des dépenses
en sections, chapitres et articles. Quant au volet comptable, elle permet le classement des
opérations, en comptes principaux, comptes divisionnaires et sous-comptes.
Le nouveau cadre comptable des communes, unique pour l’ordonnateur et le
comptable, comprend huit (8) classes de comptes ainsi qu’il suit :
- Classe 1 : Comptes de ressources durables;
-Classe2 : Comptes d’actifs immobilisés ;
- Classe 3 : Comptes de stocks ;
- Classe 4 : Comptes de tiers;
-Classe 5 : Comptes de trésorerie ;
- Classe 6 : Comptes de charges ;
- Classe 7 : Comptes de produits ;
- Classe 9 : Comptes des engagements hors bilan.

1.1.2.2 La présentation du cadre comptable de la nomenclature des comptes par fonction

L’institution de la nomenclature des comptes par fonction répond essentiellement à


des besoins d’information d’ordre politique, économique et statistique. Ainsi, les recettes et
les dépenses des communes initialement réparties suivant la nomenclature des comptes par
nature font l’objet d’une seconde ou nouvelle répartition par fonction.
Il en résulte :
- un reclassement fonctionnel des domaines de compétence des communes
- un cadre comptable de la nomenclature des comptes par fonction des communes qui
distingue les comptes fonctionnels de la section d’investissement de ceux de la section
de fonctionnement.

12
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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

1.1.2.2.1 Reclassement fonctionnel des domaines de compétence des communes

Fonction 0 Services généraux de la commune


Fonction 1 Enseignement
Fonction 2 Action culturelle, communication, alphabétisation et éducation des
adultes
Fonction 3 Santé
Fonction 4 Action sociale
Fonction 5 Développement local, aménagement, habitat et urbanisme
Fonction 6 Infrastructures et équipement
Fonction 7 Environnement, hygiène et salubrité
Fonction 8 Transport et circulation
Fonction 9 Activités économiques

1.1.2.2.2 Cadre comptable de la nomenclature des comptes par fonction des communes

Au regard d’une part, du choix des comptes principaux de base, à savoir, les comptes
93 et 94 réservés respectivement aux opérations de la section «d’Investissement» et de la
section de «Fonctionnement», de la codification proposée pour les fonctions principales
exercées par les communes, d’autre part, le cadre comptable de la nomenclature des comptes
par fonction des communes se présente comme suit :

93 – COMPTES FONCTIONNELS DE LA SECTION D’INVESTISSEMENT

930 Opérations d’investissement «Services généraux de la commune

931 Opérations d’investissement «Enseignement»

932 Opérations d’investissement « Action culturelle, communication, alphabétisation et éducation des


adultes»

933 Opérations d’investissement «Santé»

934 Opérations d’investissement «Action sociale»

935 Opérations d’investissement «Développement local, aménagement, habitat et urbanisme»

936 Opérations d’investissement «Infrastructures et équipement»

937 Opérations d’investissement « Environnement, hygiène et salubrité»

938 Opérations d’investissement «Transport et circulation»

939 Opérations d’investissement « Activités économiques»

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13
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

94 – COMPTES FONCTIONNELS DE LA SECTION FONCTIONNEMENT

940 Opérations de fonctionnement «Services généraux de la commune»

941 Opérations de fonctionnement t «Enseignement»

942 Opérations de fonctionnement « Action culturelle, communication, alphabétisation et éducation des


adultes»

943 Opérations de fonctionnement «Santé»

944 Opérations de fonctionnement «Action sociale»

945 Opérations de fonctionnement «Développement local, aménagement, habitat et urbanisme»

946 Opérations de fonctionnement «Infrastructures et équipement»

947 Opérations de fonctionnement « Environnement, hygiène et salubrité»

948 Opérations de fonctionnement «Transport et circulation»

949 Opérations de fonctionnement « Activités économiques»

1.1.3 Les documents budgétaires

Ils comprennent :
- le budget primitif ;
- le budget supplémentaire ou collectif budgétaire ;
- les autorisations spéciales éventuellement ;
- le compte administratif.
1.1.3.1 Le budget primitif

Premier acte obligatoire du cycle budgétaire annuel de la collectivité territoriale


décentralisée, il doit être voté par le conseil communal avant le 31 mars de l’année à laquelle
il se rapporte et être transmis au Préfet, pour approbation, dans les 15 jours qui suivent son
adoption.
Le budget de la Commune se présente en deux parties : une section de fonctionnement
et une section d’investissement. Les recettes et les dépenses sont classées dans chacune de ces
sections par chapitre et articles. (Article 6 de la loi n°98-007 du 15 Janvier 1999 portant
régime financier des communes en république du Bénin).

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14
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

1.1.3.2 Le Budget supplémentaire

Le budget supplémentaire ou collectif budgétaire intervient en cours d’exercice pour


réajuster les prévisions du budget primitif aux réalisations et aux modifications d’objectifs. Le
budget supplémentaire doit être adopté avant le 1er Novembre de l’exercice auquel il
s’applique.

1.1.3.3 Les autorisations spéciales

Si en cours d’exécution du budget communal, les crédits votés se révèlent insuffisants


pour faire face à des besoins urgents, les prévisions inscrites au budget primitif peuvent être
modifiées selon qu’il s’agit d’autorisations spéciales portant sur les crédits de fonctionnement
ou d’autorisations portant sur les crédits d’investissement.
En cas d’autorisations spéciales portant sur la section de fonctionnement.
Le Maire a la possibilité de :
- procéder à des virements de crédits d’article à article au sein d’un même chapitre, à
charge pour lui d’en rendre immédiatement compte à l’autorité de tutelle puis au
conseil communal dès la session suivante. (article 37 de la loi n°98-007 du 15
janvier 1999 portant régime financier des communes en république du Bénin).
- Procéder à des virements de crédits de chapitre à chapitre suite à une délibération
du conseil communal et après approbation de l’autorité de tutelle (art 37 de la loi
n°98-007) .
.En cas d’autorisations spéciales portant sur la section d’investissement, « Tout
virement de crédits relève de la compétence du conseil communal et doit être approuvé par
l’autorité de tutelle » (Art 38 de la loi n°98-007)
1.1.3.4 Le Compte administratif

C’est un document élaboré à la clôture de l’exercice. Il retrace toutes les recettes et les
dépenses qui ont eu lieu au cours de l’exercice y compris celles qui ont été engagées mais pas
encore payées. Il est voté par le conseil communal ou municipal au plus tard le 1er juillet de
l’année suivant l’exercice sur le compte administratif présenté par le Maire (article 50 de la
loi n°98-007).

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15
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

1.2 Principes budgétaires

Il y a lieu de distinguer ici les principes généraux du droit budgétaire et le principe de


séparation des fonctions d’ordonnateur et de comptable.
1.2.1 Les principes généraux du droit budgétaire

1.2.1.1 L’annualité budgétaire

Le budget est prévu pour la durée d'un exercice qui commence le 1er janvier et se
termine le 31Décembre. Il peut être adopté jusqu'au 31 mars de l'exercice auquel il s'applique.
Au-delà de ce délai, l’autorité de tutelle règle le budget et le rend exécutoire.
Toutefois, si le retard dans la mise en place du budget est dû à la non communication
des informations nécessaires à l’établissement du budget dans les délais prévus par l’article 26
de la loi n°98-007), le conseil communal dispose de deux mois à compter de cette
communication pour arrêter et voter le budget de la commune. Ce délai est impératif.
Dans le cas où le budget n'a pas été adopté avant le premier janvier de l'exercice
auquel il s'applique, le maire est en droit, du 1er janvier de l'exercice jusqu'à l'adoption du
budget, de mettre en recouvrement les recettes et d'engager, de liquider et de mandater
mensuellement les dépenses de la section de fonctionnement dans la limite du douzième de
celles inscrites au budget de l'année précédente.
Il peut mandater les dépenses relatives au remboursement en capital des annuités de la
dette venant à échéance avant le vote du budget.
Sur autorisation du conseil communal, le maire peut jusqu’à l’adoption du budget ou
jusqu’au 31 mars, engager, liquider et mandater des dépenses d’investissement dans la limite
du quart des crédits ouverts au budget de l’exercice précédent (cf. article 30 la loi 98-007
portant régime financier des communes en République du Bénin).
Aussi, est-il possible de prolonger fictivement la journée comptable du 31
décembre jusqu'au dernier jour du mois de janvier de l'année suivante, pour suivre :
- l'exécution des opérations intéressant la section de fonctionnement, afin de
permettre l'émission des mandats correspondants à des services faits au cours de
l'exercice considéré et des titres de recettes correspondants à des droits acquis à la
commune au cours dudit exercice ;
- l'exécution des opérations d'ordre de chacune des deux sections

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

1.2.1.2 L’unité budgétaire

Toutes les dépenses et toutes les recettes annuelles de la commune doivent figurer sur
un document unique, c’est-à-dire un budget unique. Néanmoins, cette règle comporte deux
exceptions :
- le budget principal peut être assorti de budgets annexes ;
- le budget primitif peut être modifié au cours de l'exercice par d'autres décisions
budgétaires
1.2.1.2.1 Budgets annexes au budget principal

Par exception au principe d'unité budgétaire, l’article 7 de la loi n°98-007 du 15


janvier 1999 portant régime financier des communes en République du Bénin, a prévu
l'établissement de budgets annexes qui ont pour objet de regrouper les opérations de service
public ayant une organisation dotée d'une autonomie relative et dont l'activité tend à produire
ou à rendre des services.
Les services gérés en budgets annexes font l'objet d'un budget et d'une comptabilité
distincts. L'exécution de ces budgets donne lieu à émission de titres et de mandats dans des
séries de bordereaux distinctes de celles du budget principal.
Ces budgets distincts permettent de façon obligatoire ou facultative :
- de fournir des indications détaillées sur le fonctionnement de ces services, de
suivre d'année en année l'évolution de leur situation financière, de dégager leurs
propres résultats et de retracer l'affectation donnée à ces résultats ;
- de décrire les mouvements financiers qui s'opèrent entre le budget général de la
commune et chaque service : constitution, augmentation ou réduction du fonds
d'établissement, versement d'excédents d'exploitation, versement de subventions
(couverture de déficit d'exploitation ou d'investissement des services autres que
ceux ayant un caractère industriel et commercial), prestations réciproques ;
- d'isoler les risques financiers de certaines opérations qui peuvent être importants
compte tenu de la nature de ces opérations et de leur durée (ex : opérations de
lotissement ou d'aménagement).
Les résultats du budget principal et des budgets annexes font l'objet d'une présentation
agrégée en annexe du compte administratif.

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

1.2.1.2.2 Ajustements en cours d’année

Comme le budget primitif est un document prévisionnel, il est nécessaire pour la


commune d'ajuster en cours d'année ses prévisions.
Ces corrections s'effectuent dans le cadre des autorisations spéciales, tout en respectant
les principes relatifs à la préparation, au vote et à l'équilibre du budget.
Le budget supplémentaire est une décision modificative qui a pour objet de reprendre
les résultats de l'exercice précédent et éventuellement de décrire des opérations nouvelles.

1.2.1.3 L’universalité budgétaire

Le budget de la commune doit comprendre l'ensemble des recettes et des dépenses.


Cette règle suppose donc :
- la non contraction entre les recettes et les dépenses : chacune d'entre elles doit
donc figurer au budget pour son montant intégral (la règle du produit brut) ;
- la non affectation d'une recette à une dépense,
Les recettes doivent être rassemblées en une masse unique et indifférenciée couvrant
indistinctement l'ensemble des dépenses.
Toutefois, certaines taxes ou redevances sont affectées, du fait des textes, à des
dépenses particulières.
1.2.1.4 La spécialité des crédits budgétaires

Elle porte sur l’étendue de l’autorisation budgétaire. Les recettes et les dépenses
communales sont autorisées par catégorie regroupant des opérations de même nature ou
concourant à la même fonction (frais de personnel, frais financiers, voirie, enseignement, aide
sociale, sécurité, etc.)
La spécialisation des crédits budgétaires est fonction des décisions du Conseil
communal. Par déduction, des dispositions des articles 37 et 38 de la loi 98-007 du 15 janvier
1999 portant Régime financier des Communes, en section de fonctionnement, les crédits sont
spécialisés par chapitres alors qu’en section d’investissement, ils sont spécialisés par articles.
Ce qui signifie que le maire peut opérer des ajustements de crédits à l’intérieur d’un chapitre
de la section de fonctionnement sans l’intervention du conseil communal a priori.
Il en résulte que le dépassement de crédit à l’intérieur d’un chapitre de la section de
fonctionnement est admis si et seulement si ce dépassement n’affecte pas le montant initial du
chapitre. Ce qui n’est pas le cas en section d’investissement.

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18
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

Tout mouvement tendant à modifier le niveau des crédits des articles et des chapitres
de la section d’investissement appelle obligatoirement l’intervention du conseil communal et
nécessite l’approbation de l’autorité de tutelle. C’est également le cas en ce qui concerne les
mouvements (virement) de crédits de chapitre à chapitre à l’intérieur de la section de
fonctionnement.
Les crédits de dépenses sont limitatifs et ceux de recettes sont évaluatifs
1.2.1.5 L’équilibre réel du budget

« Le budget de la commune doit être en équilibre réel des recettes et des dépenses »
(article 04 de la loi 98-007).C’est un principe fondamental en matière de droit budgétaire
communal. Pour être en équilibre réel, le budget doit remplir les conditions suivantes :
- l’équilibre doit être réalisé par section : la section de fonctionnement et la section
d’investissement doivent être votées l’une et l’autre en équilibre ;
- les recettes et les dépenses doivent être évaluées de façon sincère sans majoration
ou minoration fictive ;
- le remboursement de la dette en capital doit être exclusivement couvert par des
recettes propres de la commune à l’exclusion du produit des emprunts ;
- les dépenses obligatoires doivent être prévues et évaluées de façon sincère.
Ce principe vaut autant pour le budget primitif que pour tous les actes modificatifs pris
par le Conseil Communal au cours de l’année.
1.2.1.6 La hiérarchie des dépenses

Les dépenses facultatives ne peuvent être inscrites au budget et votées que si les
moyens de financement des dépenses obligatoires sont préalablement dégagés.
Les dépenses obligatoires sont exhaustives et listées dans les dispositions de l’article 17 de la
loi 98-007 du portant régime financier des communes.
1.2.1.7 La légalité des ressources

Le principe de la légalité de l’impôt et par conséquent des ressources communales


relève des dispositions de la constitution du 11 décembre 1990 qui dispose en son article 98
que « les règles concernant l’assiette, les taux et les modalités de recouvrement des
impositions de toute nature, sont du domaine de la Loi ».
De même l’article 08 de la Loi 98-007 dispose que « la création des impôts et taxes
est du domaine de la loi. Le Conseil Communal, par sa délibération, en fixe le taux dans la
limite du plafond déterminé par la Loi de Finances »

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19
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

1.2.1.8 Le principe de la sincérité

Ce principe veut que, les ressources et charges de la Commune soient présentées de


façon sincère. Leur sincérité s’apprécie compte tenu des informations disponibles, des
prévisions qui peuvent raisonnablement en découler et de la connaissance que les
responsables en charge de l’établissement du budget ont de l’importance relative des
évènements saisis.

1.2.2 Le principe de séparation des fonctions d’ordonnateur et de comptable

Aux termes du décret 2001-039 portant Règlement Général sur la Comptabilité


Publique, les fonctions d’ordonnateur et de comptable sont incompatibles (art 5) :
- les ordonnateurs prescrivent l’exécution des recettes et des dépenses (art 6) ;
- les comptables publics sont seuls chargés, notamment, de la prise en charge et du
recouvrement des titres de recettes qui leur sont remis par les ordonnateurs, de la prise
en charge et du règlement des dépenses (art 13) ;
D’où le principe de la séparation des fonctions d’ordonnateur et de comptable public ;
règle qui veut que seuls les comptables publics manient les deniers publics et que seuls les
ordonnateurs soient chargés de la phase administrative des opérations de recettes et de
dépenses.

Ce principe répond à la volonté d’organiser un contrôle réciproque entre :


- d’une part, le décideur : l’ordonnateur qui juge de l’opportunité des recettes et des
dépenses ;
- d’autre part, celui qui assure l’exécution matérielle et le dénouement financier des
opérations présentées par l’ordonnateur, dans la mesure du contrôle de leur
régularité formelle : le comptable public.
Cependant, pour des raisons pratiques, le principe de séparation ordonnateurs-comptables
connaît deux dérogations :
- les régies de recettes permettent l’encaissement de recettes par le régisseur,
notamment dans le cadre du paiement par les usagers des services publics ;
- les régies d’avances permettent au régisseur de régler des dépenses revêtant un
caractère urgent, avant mandatement.
Les régisseurs de recettes et les régisseurs d’avances dépendent hiérarchiquement de
l’ordonnateur, mais effectuent des opérations d’encaissement et de décaissement pour le
compte du Receveur-Percepteur.

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20
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

Le maire, par délibération du conseil communal ou municipal, peut ainsi décider de


créer une régie et de nommer, après avis du comptable, un régisseur.

2. Les responsabilités liées à l’exécution du budget de la commune

2.1 La responsabilité du Maire, ordonnateur du budget de la commune

La responsabilité du Maire ou de son adjoint a été introduite par la loi n°97-029 du 15


janvier 1999 portant organisation des communes en République. En effet, conformément à
l’article 54 alinéa 1er «le maire ou l’adjoint qui commet une faute lourde peut être révoqué de
ses fonctions ».
Au nombre des fautes lourdes retenues par l’article 55 de la même loi, il convient de
citer entre autres :
- l’utilisation des fonds de la commune à des fins personnelles ;
- les prêts d’argents effectués sur les fonds de la commune ;
- le faux en écritures publiques ;
- la vente ou l’aliénation abusive des biens communaux ;
- toutes autres violations des règles de la déontologie administrative ;
L’article 57 dispose à son tour que « la sanction administrative ne fait pas obstacle aux
poursuites judiciaires. A cet effet, le maire peut encourir une peine pénale pour tous les
manquements au devoir de probité (concussion, corruption, prise illégale d’intérêts,
favoritisme, etc.).
Il convient de préciser que lorsqu’un ordonnateur s’immisce dans les fonctions propres
au comptable public, il commet une irrégularité habituellement appelée « gestion de fait » et
sa propre responsabilité est engagée.

2.2 La responsabilité du Receveur-Percepteur, comptable de la commune

Le Receveur-Percepteur, comptable public de la commune, encourt comme tout


fonctionnaire, une responsabilité disciplinaire ou pénale en raison de fautes ou d'actes
délictueux qu'il peut accomplir dans l'exercice de ses fonctions.
Enfin, s'ajoute une responsabilité particulière "La responsabilité personnelle et
pécuniaire".
Elle est liée aux fonctions attribuées au Receveur-Percepteur (responsabilité du fait
personnel), et s'étend également aux opérations effectuées par d’autres personnes, notamment
les agents placés sous son autorité (responsabilité du fait d’autrui).

21
21
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

TITRE 2 : GESTION BUDGETAIRE DU MAIRE


TITRE 2 : GESTION BUDGETAIRE DU MAIRE
TITRE 2 : GESTION
TITRE BUDGETAIRE
2 : GESTION DU DU
BUDGETAIRE MAIRE
MAIRE
Après avoir rappelé la notion de budget communal, clarifié certains principes
budgétaires et mis en exergue les responsabilités des principaux acteurs impliqués dans
Après avoiravoir
Après rappelé la notion
rappelé de budget
la notion de budget communal,
communal,clarifié certains
clarifié principes
certains principes
l’exécution du budget de la commune, il s’agit à présent de décrire le processus budgétaire.
budgétaires et mis
budgétaires en exergue
et mis en exergueles responsabilités
les responsabilités des des
principaux acteurs
principaux impliqués
acteurs dansdans
impliqués
Le présent titre comporte trois volets que sont :
l’exécution
l’exécution
du budget
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de lade
commune,
la commune,
il s’agit
il s’agit
à présent
à présent
de décrire
de décrire
le processus
le processus
budgétaire.
budgétaire.
- les procédures d’élaboration et de vote du budget de la commune
Le présent
Le présent
titre titre
comporte
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troistrois
volets
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que sont
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: :
- les procédures d’exécution du budget de la commune
- les- procédures
les procéduresd’élaboration et deetvote
d’élaboration du budget
de vote de lade
du budget commune
la commune
- l’implication du maire dans l’établissement du plan de trésorerie de la commune.
- les- procédures d’exécution
les procédures du budget
d’exécution de lade
du budget commune
la commune
CHAPITRE 1 : ELABORATION
- l’implication du maire
- l’implication dansdans
du maire ET VOTE
l’établissement duDUduBUDGET
plan
l’établissement DE
de trésorerie
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lade
de trésorerie COMMUNE
commune.
la commune.
CHAPITRE 1 : ELABORATION ET VOTE DU
CHAPITRE 1 : ELABORATION
CHAPITRE BUDGET
ET
1 : ELABORATION VOTE DE
DU
ET VOTE LA COMMUNE
BUDGET
DU DE DE
BUDGET LA COMMUNE
LA COMMUNE
1- Elaboration du budget de la Commune
1.1 Cadre juridique de l’élaboration du budget
1- Elaboration
1- Elaboration
du budget
du budget
de lade
Commune
la Commune
1.1 Cadre Le juridique
1.1 Cadre budget
juridique dede la l’élaboration
communeduestbudget
l’élaboration
de préparé
du budgetet soumis au vote de l’organe délibérant par le
Maire en sa qualité d’ordonnateur du budget communal et ceci, conformément aux
Le budget
Le budgetde ladecommune
la commune est préparé et soumis
est préparé au vote
et soumis de l’organe
au vote délibérant
de l’organe par le
délibérant par le
dispositions de l’article 24 de la loi n° 98-007 du 15 janvier 1999 portant régime financier des
Maire en sa
Maire en qualité
sa qualitéd’ordonnateur
d’ordonnateur du budget
du budgetcommunal
communal et ceci, conformément
et ceci, conformément aux aux
communes en République du Bénin. Dans l’accomplissement de cette mission, le Maire est
dispositions
dispositions
de l’article
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n° 98-007
du 15dujanvier
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19991999
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financier
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appuyé par les services déconcentrés de l’Etat que sont la Recette-Perception du trésor et le
communes
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en République du Bénin.
du Bénin. DansDansl’accomplissement
l’accomplissement de cette
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mission,
mission,
le Maire
le Maire
est est
service des impôts de la commune. Il peut aussi solliciter les conseils du Préfet du
appuyé
appuyé
par les
parservices
les services
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déconcentrés de l’Etat
de l’Etat
que que
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la Recette-Perception du trésor
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du 15 janvier
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du Préfet
des
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service impôts de la commune. Il peut solliciter les conseils du Préfet
communes
département en République
(article 25 de du Bénin).
département (article 25ladeloilan°loi98-007
n° 98-007du 15dujanvier 19991999
15 janvier portant régime
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financier
communes
communes
En outre,
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du Bénin). les
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Commission
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Ministères sectoriels.
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à venir des services
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des services
Mairie
Mairie L’élaboration
et des
et Chefs du budget se fait dans le respect des objectifs et priorités de la politique
d’arrondissement.
des Chefs d’arrondissement.
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ou sur
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sur l’analyse financière
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prospective.
financière
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du titre guide.
du présent :
guide. :
22
22 22 22
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE
1.2. Procédure d’élaboration du budget communal
1.2. Procédure d’élaboration du budget communal
La préparation du budget constitue la première étape de l’exercice budgétaire. Elle se
dérouleLa préparation
suivant du budget
une chaîne constitue
d’activités la première
déclinées étape de
en des tâches l’exercicedans
à exécuter budgétaire. Elle
un certain se
délai
déroule
par suivant
différents une chaîne
acteurs d’activités déclinées en des tâches à exécuter dans un certain délai
concernés.
par différents
Ces tâches sontacteurs
: concernés.
Ces tâches
- lasont : en place de la commission chargée de l’élaboration de l’avant-projet de
mise
- budget
la mise pour le compte
en place de l’exercice
de la commission N
chargée de l’élaboration de l’avant-projet de
- les travaux de la commission chargée
budget pour le compte de l’exercice N de l’élaboration de l’avant-projet de budget
-- lesrestitution
la travaux dedesla commission
travaux de lachargée de l’élaboration de l’avant-projet de budget
commission
- la restitution des travaux de la commission

1.2.1 Mise en place de la commission chargée de l’élaboration de l’avant-projet de budget


1.2.1 Mise
pour le en place de
compte de l’exercice
la commission
N chargée de l’élaboration de l’avant-projet de budget
pour le compte de l’exercice N

Relevé des tâches à exécuter Acteurs Période/ Délai


Relevé des tâchesdes
 Désignation à exécuter Acteurs
membres de la Le Maire Période/ Délai
Désignation chargée
 commission des membres de la Le Maire
de l’élaboration
commission
de chargée
l’avant-projet de l’élaboration Secrétaire
de budget; Général et A partir de Juin N-1
de l’avant-projet
 Prise d’un arrêté de budget;
portant Secrétaire Général
attributions, responsable de et A partir de Juin N-1
la
Prise d’un arrêtéetportant
 fonctionnement attributions,
composition responsablechargée
de la structure de la
des
fonctionnement
commission ; et composition de la Affaires
structureFinancières
chargée des
commission ; dudit arrêté à l’autorité Affaires Financières
 Transmission
Transmission
 de dudit
tutelle à titre arrêté àrendu
de compte l’autorité
de tutelle à titre de compte rendu

La commission chargée d’élaborer l’avant-projet du budget est composée comme suit :


La commission chargée d’élaborer l’avant-projet du budget est composée comme suit :
Président : le maire ou un de ses adjoints ;
Président : le maire ou un de ses adjoints ;
Rapporteur : le responsable de la structure chargée des Affaires Financières ;
Rapporteur : le responsable de la structure chargée des Affaires Financières ;
Membres : le président de la commission des Affaires Economiques et Financières ;
Membres : le président de la commission des Affaires Economiques et Financières ;
- un Adjoint au Maire ;
unSecrétaire
-- le Adjoint auGénéral
Maire ;de la mairie ;

-- le Secrétaire
le ResponsableGénéral
de la de la mairie
structure ;
chargée des Affaires Economiques ;
-- le Receveur
le Responsable de la structure
Percepteur ; chargée des Affaires Economiques ;

-- le Receveur
le Receveur des
Percepteur
impôts ;;
-- le Receveur des
l’Inspecteur des impôts
impôts ;;
-- l’Inspecteur
le desde
Responsable impôts ;
la structure chargée de la planification.
- le Responsable de la structure chargée de la planification.
23
23
23
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

1.2.2: Travaux de la commission chargée de l’élaboration de l’avant-projet de budget


Conformément aux dispositions de l’article 26 de la loi n° 98-007 du 15 janvier 1999
portant régime financier des communes en République du Bénin, le maire recourt aux services
compétents déconcentrés de l’Etat pour la collecte des informations nécessaires aux travaux
de la commission chargée de l’élaboration de l’avant-projet du budget. Ceux-ci sont tenus de
les lui communiquer au plus tard deux mois avant le vote du budget.
Les tâches à exécuter par la commission se présentent comme ci-après :

Relevé des tâches à exécuter Acteur Période/ Délai


 Collecte des informations et documents relatifs La commission chargée de
à la situation financière de la commune ; l’élaboration de l’avant-projet
 Prévisions des recettes et des dépenses de la de budget communal
section de fonctionnement (voir techniques de
prévision au 1.2.2.1 ci-dessous ) ;.
 Prévision des recettes et des dépenses de la Juillet à Novembre N-1
section d’investissement (voir techniques de
prévision au 1.2.2.2 ci-dessous) ;
 Recherche de l’équilibre réel de l’avant projet
de budget ;
 Rédaction du rapport détaillé contenant toutes
les informations réunies ;
 Transmission du rapport au Maire.

Outre la méthode traditionnelle de préparation du budget qui consiste à tabler sur les
montants des recettes recouvrées et des dépenses effectuées au cours des années antérieures
(règle de la pénultième année), il existe une autre méthode d’évaluation dite méthode de
Budget à Base Zéro (B.B.Z).

La méthode de la pénultième année corrigée consiste à faire la moyenne arithmétique des


réalisations (base compte administratif voté et approuvé) des deux dernières années améliorée
par un coefficient pour tenir compte de l’évolution des recettes dans le temps. Ce coefficient
est de 20%.

Quant à la méthode BBZ, les techniques d’évaluation varient selon qu’il s’agit de la section
de fonctionnement ou de la section d’investissement.

24
24
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

1.2.2.1. Techniques de prévisions des recettes et dépenses de fonctionnement


TECHNIQUES DE PREVISIONS DES RECETTES DE FONCTIONNEMENT

Catégorie de recettes de fonctionnement Techniques de prévisions

Produits des impôts directs - Recenser et évaluer les matières imposables par le
service local des impôts

- communiquer au maire les montants des produits de


ces impôts directs locaux qu’il intègre dans ses
prévisions.

Autres recettes fiscales et non fiscales dont - Recenser de façon exhaustive la matière imposable
dans le but de déterminer le nombre d’objets à
la matière imposable est recensable imposer (places occupées au marché, mètre carré du
domaine public occupé, quantité de matière transportée
ou vendue, etc.)

- Déterminer le montant de la taxe à payer qui doit être


proportionnel à la valeur de la matière à imposer (la
place dans un hangar construit en matériaux définitifs n’a
pas la même valeur imposable qu’une place dans un
hangar en matériaux précaires).

- Déterminer la périodicité du paiement de la taxe dans


l’année

- Multiplier le montant de la taxe à payer par le nombre


de périodes dans l’année et par le nombre d’objets
obtenus au cours du recensement
(cf. guide d’élaboration du BBZ).

Autres recettes fiscales et non fiscales dont - Faire des recherches pour appréhender l’évolution de la
la matière imposable ne peut être recensée matière imposable de cette catégorie de recettes sur les
cinq (5) dernières années.

- Analyser les évènements présents ou à venir qui


pourraient influer sur la matière imposable (la survenance
d’une crise économique peut influer négativement sur la
matière imposable, alors que la découverte et l’exploitation
d’une carrière de sable dans une commune peut influer
positivement sur la matière imposable) ;

- Déterminer la valeur de la matière imposable à partir des


statistiques et des évènements présents et futurs qui pourraient
impacter ladite matière ;

- Déterminer le montant de la taxe à payer. La taxe à payer


et son mode de liquidation doivent avoir fait l’objet d’une
délibération en Conseil Communal et d’un arrêté du Maire
après délibération dudit Conseil.;

- Appliquer le taux de cette taxe à la valeur de la matière


imposable pour obtenir la prévision des recettes.

(cf. guide d’élaboration du BBZ).

25
25
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

Subventions et dotations de Tenir compte des ressources du FADeC affectées et non


fonctionnement affectées (il s’agit des informations du Secrétaire
Permanent de la Commission Nationale des Finances
Locales (SP-CONAFIL) relatives à ces ressources)

- Tenir compte des subventions hors FADeC : le maire ne


peut les prévoir dans son budget qu’après délibération du
conseil communal ou municipal et après approbation de
l’autorité de tutelle si elles sont grevées de conditions ou
d’affectation spéciale.
Dans le cas contraire, elles peuvent être prises en compte dès
la signature de la convention par le maire. A charge pour lui
d’en informer le conseil communal à sa prochaine réunion (.
articles 121 et 122 de la loi 97-029 du 15 janvier 1999 portant
organisation des communes en République du Bénin).

(cf. manuel FADeC).

Par rapport à l’évaluation des recettes qui suppose un recensement exhaustif de la


‘‘
‘‘
matière imposable, le ‘’Guide pour l’évaluation du gisement fiscal des communes’’ réalisé par
la DGDGL et la DGID avec l’appui du PDDC/GTZ peut être consulté.

En ce qui concerne les techniques de prévision des dépenses de fonctionnement, il


y a lieu de retenir :
- le recensement des besoins réels des services,
- la tenue et la mise à jour des statistiques de suivi physique des consommations de
matières pour réaliser les activités des services.
En matière de dépenses, pour avoir des prévisions sincères de la section de
fonctionnement, il faut de moins en moins s’appuyer sur les réalisations passées. L’idéal est
de partir de la situation présente et de la projeter dans le futur immédiat pour aboutir à des
prévisions réalistes (cf. guide d’élaboration des BBZ).

26
26
1.2.2.2 Techniques de prévisions des recettes et dépenses d’investissement
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE
TECHNIQUES DE PREVISIONS DES RECETTES D’INVESTISSEMENT
1.2.2.2 Techniques de prévisions des recettes et dépenses d’investissement
Catégorie de recettes d’investissement Techniques de prévisions
TECHNIQUES DE PREVISIONS DES RECETTES D’INVESTISSEMENT
Produits des emprunts et avances Déterminer la capacité d’endettement de la commune
Catégorie de recettes d’investissement Techniques de prévisions
(montant maximum de dette que la commune peut contracter
tout en étant capable d’assurer le service de la dette
Produits des emprunts et avances Déterminer
ancienne).la capacité d’endettement de la commune
(montant maximum de dette que la commune peut contracter
tout en étant capable d’assurer le service de la dette
ancienne).

Produits des subventions ou dotations Centraliser les informations sur les subventions ou
d’investissement et d’équipement dotations d’investissement fournies par le S P CONAFIL
Produits et les Ministères sectoriels sur
NB les
(cf. Manuel FADeC).
allouées par des subventions ou dotations Centraliser
l’Etat les informations subventions
dotations d’investissement fournies par le S P CONAFIL
ou
d’investissement et d’équipement
et les Ministères sectoriels NB (cf. Manuel FADeC).
allouées par
Produits desl’Etataliénations de biens Déterminer, la valeur nette comptable du bien ou sa
patrimoniaux (produits de cession valeur vénale (avec le concours d’un expert qualifié)
Produits des aliénations de desbiens
biens Déterminer, la valeur nette comptable du bien ou sa
appartenant à la commune)
patrimoniaux (produits de cession des biens valeur vénale (avec le concours d’un expert qualifié)
Produits des àprélèvements
appartenant la commune) sur recettes de Prévoir 30% des recettes de fonctionnement réelles à
la Produits
section de affecter à l’investissement.
desfonctionnement
prélèvements sur(économie
recettes dede Prévoir 30% des recettes de fonctionnement réelles à
recettes de fonctionnement
la section de fonctionnement sur(économie de affecter à l’investissement..
les dépenses
de recettes de fonctionnement
fonctionnement sur lesfinancer
prévues pour dépensesles
investissements et équipements de lesla
de fonctionnement prévues pour financer
investissements et équipements de la
commune)
commune)

En
Encecequi
quiconcerne lestechniques
concerne les techniquesdede prévision
prévision des des dépenses
dépenses d’investissement,
d’investissement, il y il y
a alieu
lieudederetenir
retenirque
que la prévision des
la prévision desdépenses
dépenses d’investissement
d’investissement s’inspire
s’inspire du de
du Plan Plan de
Développement
Développementde delala Commune (PDC)etetnotamment
Commune (PDC) notamment le Plan
le Plan Annuel
Annuel d’Investissement
d’Investissement (PAI) (PAI)
ouou
le le PlanAnnuel
Plan Annuelde
de Développement
Développement (PAD).
(PAD).

1.2.3 : Restitution des travaux de la commission


1.2.3 : Restitution des travaux de la commission
Relevé des tâches à exécuter Acteurs Période/ Délai
Relevé des tâchesdes
 Convocation à exécuter
membres du bureau Acteurs Période/ Délai
 Convocation des membres
exécutif communal du bureau
à la séance de - Le maire et ses adjoints ;
exécutif communal
restitution à la séance
des travaux de la de - - LaLe maire et ses adjoints
commission chargée; de Fin Octobre N-1
restitution
commissiondes ; travaux de la - l’élaboration
La commission chargée
de l’avant projet de de Fin Octobre N-1
 Restitution ; proprement dite des
commission budget
l’élaboration de l’avant projet de
travaux de la commission
 Restitution proprement dite des ; budget
 Ajustements
travaux nécessaires
de la commission ; et
finalisation de l’avant-projet de
 Ajustements nécessaires et
budget (qui devient le projet de
finalisation de l’avant-projet de
budget de la commune)
budget
Fixation(quide devient
la date dele laprojet de
session
budget de la commune)
budgétaire
 Fixation de la date de la session
budgétaire

27
27

27
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

A l’issue des travaux de restitution le maire, par lettre circulaire, envoie à tous les
conseillers le projet de budget, avec précision de la date de la tenue de la session budgétaire.

2. Vote du budget de la Commune

On distingue en la matière quatre volets que sont :

- les règles juridiques qui président le vote du budget

- les principes relatifs à l’adoption du budget communal

- l’adoption du budget

- la forme et le contenu du budget adopté

2.1. Règles juridiques en matière du vote du budget

Le vote du budget communal relève des prérogatives du Conseil communal. Ce vote


doit intervenir avant le 31 mars de l’exercice auquel il s’applique (article 28 de la loi 98-007).
La loi fait obligation au Conseil communal de se réunir quatre (04) fois par an en sessions
ordinaires aux mois de mars, juin, septembre et novembre.
Le budget de la commune est voté, au cours de la session dite budgétaire de
novembre, Cette session ne peut excéder quatre jours (article 16 de la loi n° 97-029 du 15
janvier 1999 portant organisation des communes en République du Bénin).
La session budgétaire ne peut valablement se tenir que lorsque le quorum requis est
atteint. Le quorum est atteint lorsque le nombre de conseillers présents à ladite session est
égal à la moitié du nombre total plus un.
Lorsque le quorum n’est pas atteint, une seconde session est organisée dans un délai
de trois jours. A cette seconde convocation, les décisions prises sont valables quel que soit le
nombre des membres présents (cf. articles 21 et 22 de la loi 97-029).
Les séances budgétaires du conseil communal sont publiques.

2.2. Principes relatifs à l’adoption du budget communal

Plusieurs principes sous-tendent l’adoption du budget de la commune. Il s’agit notamment du


principe de l’antériorité et du principe de la hiérarchie des dépenses .

Le principe de l'antériorité : le budget primitif doit être voté avant le 1er janvier de l’année à
laquelle il s’applique. Si à cette date le budget n’est pas mis en place, il doit l’être au plus tard
le 31 mars de l’année à laquelle il s’applique. Dans le cas contraire, deux mois, à partir de

28
28
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

l’obtention des informations, sont accordés pour la mise en place du budget lorsque le retard
est dû à la non communication des informations par les autorités centrales.(cf. article 28 de la
loi 98-007).

Le principe de la hiérarchie des dépenses : Selon ce principe, le conseil communal doit


s’assurer que toutes les dépenses obligatoires de la commune sont prévues.
Le conseil communal doit en outre veiller à l’équilibre budgétaire.

Il apparaît que le Maire doit mettre à la disposition des conseillers tous les documents devant
leur permettre d’exercer ce contrôle.

2.3. Adoption du budget

Relevé des tâches à exécuter Acteurs Période/ Délai


 Présentation, en session budgétaire, du - Le maire
projet de budget dans ses grandes Au plus tard le 31 mars N en cas
lignes ; - Le conseil communal de vote du budget primitif
 Examen, discussion et vote du budget de ou au plus tard le 1er novembre
la commune par chapitre ou par article si N quand il s’agit d’un collectif
possible ; budgétaire
 Rédaction du procès verbal de la session
budgétaire .

Le budget ainsi adopté est transmis au Préfet, dans les quinze jours suivant son
adoption, accompagné:
- de la délibération du conseil communal portant adoption du budget,
- du procès verbal de la session budgétaire,
- du compte administratif N-1 de l’ordonnateur
- du compte de gestion N-1 du comptable de la commune ;

Le dépôt du budget au secrétariat du Préfet est constaté par la délivrance, au Maire,


d’un récépissé de dépôt. C’est la date de délivrance du récépissé qui marque le point de départ
des 30 jours accordés à l’autorité de tutelle pour approuver le budget. Passé ce délai et sans
réaction de la part du Préfet, le budget est considéré comme approuvé et peut être exécuté par
le Maire (article 29 de la loi n° 98-007 du 15 janvier 1999 portant régime financier des
communes en République du Bénin).
Il faut préciser également que si toutes les vérifications ci- dessus énoncées sont
concluantes, le Préfet approuve le budget par arrêté. Dans le cas contraire, il le rejette avec un
avis bien motivé. Le Préfet, autorité de tutelle des communes, dispose d’un délai d’un mois à

29
29
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

compter du vote du budget par le conseil communal pour proposer à la commune les mesures
nécessaires au rétablissement de l’équilibre budgétaire et demander au conseil communal une
nouvelle délibération qui doit intervenir dans un délai d’un mois à partir de la communication
des propositions du Préfet.
Si à l’expiration du délai d’un mois, les propositions du Préfet n’ont pas été prises en
compte ou pas suffisamment par le conseil communal, l’autorité de tutelle règle le budget et le
rend exécutoire sans mise en demeure.
Une fois voté par le conseil communal et approuvé par l’autorité de tutelle, le budget
de la commune reste déposé à la Mairie où il est tenu à la disposition du public (article 33 de
la loi n° 98-007 du 15 janvier 1999 portant régime financier des communes en République du
Bénin).
Il convient de préciser que la force exécutoire du budget voté est acquise sous trois
conditions :
- la délibération et l'ensemble des documents constituant le budget doivent être transmis
au préfet, autorité de tutelle des communes ;
- l’approbation du budget par l’autorité de tutelle ;
- la publication du budget, de l’acte d’approbation et de la délibération du conseil
communal ayant adopté le budget.
2.4 Forme et contenu du budget de la Commune

Outre le document principal appelé budget, il est prévu conformément à l’art. 5 de la


Loi 98-007) des annexes obligatoires.

Le budget comporte :

• une page de couverture avec les mentions suivantes :

République du Bénin ;

Département ;

Commune ;

Exercice budgétaire concerné ;

Numéro d’enregistrement à la mairie ;

• une page de garde

30 30
Exercice budgétaire concerné ;

Numéro
GUIDEd’enregistrement
A L’USAGE DUà MAIRE,
la mairie ORDONNATEUR
; DE LA COMMUNE

• une page de garde

• une Note de présentation du budget signée du Maire ;


30
• les informations générales sur la commune relatives à :

 la description de la commune : population, élèves, voirie communale,


superficie des bâtiments communaux ;
 la fiscalité directe locale : potentielle fiscale et taux d’imposition appliqué pour
chacune des taxes ;
 le service des emprunts garantis ;
 la présentation de la situation de la dette de la collectivité par prêteur, le
montant de la dette en capital, le montant en annuités ;
• la présentation générale du budget (vue d’ensemble par section puis par
chapitre)
• La présentation détaillée au niveau le plus fin par section avec mention des
montants par source (proposition du Maire, vote du Conseil)

• Les annexes explicatives qui présentent :

 un état explicatif des délibérations du conseil communal en matière de taux des impôts
et taxes : cet état compare les nouveaux taux des impôts et taxes aux anciens et donne
les motifs justificatifs de la fixation des nouveaux taux d’impôts ;
 un état des prêts ou créances à long ou moyen terme ;
 un état des emprunts ou dettes à long ou moyen terme;
 un état des emprunts garantis par la commune ;
 un modèle de l’état du personnel de la Commune.
L’annexe N°1 présente en détail une maquette portant sur le canevas du budget et ses
annexes

CHAPITRE 2 : EXECUTION DU BUDGET DE LA COMMUNE


Après son approbation par le Préfet du département, le budget communal doit être mis
en exécution dans le respect du principe sacro-saint de séparation des fonctions
d’ordonnateur et de comptable.

Dans le cadre de l’exécution du budget de la commune, deux procédures sont utilisées


la procédure de droit de commun (procédure normale) et la procédure dérogatoire (procédure
exceptionnelle), aussi bien pour l’exécution des recettes que celle des dépenses.
31
31
 un modèle de l’état du personnel de la Commune.
L’annexe N°1 présente en détail une maquette portant sur le canevas du budget et ses
annexes GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

CHAPITRE 2 : 2EXECUTION
CHAPITRE : EXECUTION DU BUDGET
DU BUDGET DE
DE LALA COMMUNE
COMMUNE
Après son approbation par le Préfet du département, le budget communal doit être mis
en exécution dans le respect du principe sacro-saint de séparation des fonctions
d’ordonnateur et de comptable.

Dans le cadre de l’exécution du budget de la commune, deux procédures sont utilisées


la procédure de droit de commun (procédure normale) et la procédure dérogatoire (procédure
exceptionnelle), aussi bien pour l’exécution des recettes que celle des dépenses.

1. L'exécution des recettes 31

1.1. Principes

Toute créance d'une commune ou d'un établissement public local, avant d’être
recouvrée, fait l'objet d'un titre qui matérialise ses droits (il s’agit là de la procédure normale).
Le titre de recettes peut revêtir diverses formes. Il peut s’agir d’un :
- jugement exécutoire ;
- contrat authentique.
C’est un acte pris et rendu exécutoire par l'ordonnateur et qui forme titre au profit de la
commune quelle qu'en soit la dénomination : titre de recettes, arrêtés, baux, contrats, états de
recouvrement, déclarations, rôles.... Les titres de recettes sont rendus exécutoires dès leur
émission en application de l'article 51 du décret n° 2001-039 du 15 février 2001 portant
règlement général sur la comptabilité publique. L’émission des titres doit intervenir dès que
la créance peut être constatée et liquidée.
Toutefois, la commune n'émet pas a priori de titres pour le recouvrement des créances
fiscales et non fiscales perçues au comptant.
Les sommes qui ont été encaissées sans titre par le Receveur-Percepteur l ou par un
régisseur donnent lieu, postérieurement, à l'émission d'un titre de régularisation (c’est la
procédure exceptionnelle).

1.2. Procédure d’exécution des recettes

La phase administrative de la procédure d’exécution des recettes relève de la


compétence du maire, ordonnateur du budget de la commune. (cf. article 46 du décret n°
2001-039 du 15 février 2001 portant règlement général sur la comptabilité publique.)

Toutefois, conformément au Code Général des Impôts, la phase administrative de


l’exécution des impôts directs locaux relève de la compétence de l’Administration fiscale.
32

La phase administrative d’exécution des recettes du budget communal comporte trois


1.2. Procédure d’exécution des recettes

LaGUIDE
phase Aadministrative de la procédure d’exécution des recettes relève de la
L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE
compétence du maire, ordonnateur du budget de la commune. (cf. article 46 du décret n°
2001-039 du 15 février 2001 portant règlement général sur la comptabilité publique.)

Toutefois, conformément au Code Général des Impôts, la phase administrative de


l’exécution des impôts directs locaux relève de la compétence de l’Administration fiscale.

La phase administrative d’exécution des recettes du budget communal comporte trois


(03) étapes suivantes :

- la constatation des droits et créances de la commune ;


- la liquidation des droits ;
- et l’émission des titres.

1.2.1. Constatation des droits et créances de la commune

La constatation des droits et créances de la commune se fonde sur le principe de32la


légalité des ressources de la commune.

Suivant ce principe, les communes ne peuvent pas, par elles-mêmes créer les impôts ;
mais elles peuvent en déterminer le taux dans la limite du plafond déterminé par la loi de
finances. (cf. article 8 de la loi n°98-007 du 15 Janvier 1999 portant régime financier des
communes en République du Bénin).

Une fois le taux déterminé par le conseil municipal ou communal, il est communiqué à
l’administration fiscale qui liquide les droits de la commune.

1.2.2. Liquidation des droits et créances de la commune

La liquidation a pour objet d’arrêter le montant de la somme à recouvrer. Elle est


effectuée suivant la nature des créances et sur la base des dispositions des lois, règlements,
décisions de justice ou conventions en vigueur.

Pour les recettes fiscales, conformément à la loi précitée, le montant de la créance est
obtenu en appliquant le taux déterminé par le conseil à la valeur de la matière imposable.

En ce qui concerne les recettes non fiscales, le montant est déterminé en application
des dispositions des textes pris par la commune ; par exemple un Arrêté du Maire pris sur
délibération du conseil communal. Il convient de préciser que la liquidation aboutit à la
détermination de montant à mettre à la charge du redevable.

1.2.3. Emission des titres de recettes

Cette étape consiste à émettre des titres de recettes. Le titre de recette est un document
administratif comportant tous les éléments d’assiette,
33 ainsi que la désignation du redevable.

Le titre de recettes comporte également l’ordre de percevoir la recette, donné au


des dispositions des textes pris par la commune ; par exemple un Arrêté du Maire pris sur
délibération du conseil communal. Il convient de préciser que la liquidation aboutit à la
GUIDE
détermination A L’USAGE
de montant DU MAIRE,
à mettre ORDONNATEUR
à la charge du redevable. DE LA COMMUNE

1.2.3. Emission des titres de recettes

Cette étape consiste à émettre des titres de recettes. Le titre de recette est un document
administratif comportant tous les éléments d’assiette, ainsi que la désignation du redevable.

Le titre de recettes comporte également l’ordre de percevoir la recette, donné au


comptable de la commune (Receveur-percepteur).

Le titre de recette peut être émis avant que la recette ne soit encaissée ou après
encaissement de la recette

1.2.3.1. Recette après émission de titres de recettes

Chaque fois que le redevable est connu, le montant à mettre à sa charge déterminé, il
doit être émis un titre de recettes.
33
1.2.3.2. Recette avant émission de titres de recettes

Il arrive très souvent que la commune ne peut identifier préalablement à


l’encaissement de la recette, le redevable. Ce dernier n’est connu qu’au moment du versement
de la taxe ou de la redevance. C’est le cas par exemple des droits de place sur les marchés,
taxe de stationnement, taxe de publicité, taxe sur les taxis-ville.

Pour cette catégorie de recettes, le comptable, après encaissement, adresse un


certificat de recettes au maire, qui émet le titre de recettes de régularisation.

Il convient de mentionner qu’une procédure de régie de recettes est mise en œuvre


dans le cadre de l’exécution des recettes sans titre préalable.

La régie de recettes est un mode particulier d’exécution du budget suivant lequel, un


agent, autre que le comptable, appelé régisseur de recette procède aux encaissements de
recettes.

1.2.3.2.1 L’organisation de la régie de recette

La régie de recettes est créée par un Arrêté du Maire, ordonnateur de la commune,


après avis du Receveur-Percepteur. Cet Arrêté, acte constitutif de la Régie, indique les
différentes opérations de recettes à effectuer dans ce cadre.

Il est nommé par le maire, sur avis du Receveur-Percepteur, comptable de la


commune, un régisseur de recettes placé auprès de l’ordonnateur, pour exécuter les opérations
de recettes dont il est habilité.

Le régisseur de recettes est responsable des opérations d’encaissement qu’il effectue.

1.2.3.2.2 Le fonctionnement de la régie de recettes


34
Le régisseur de recettes tient des registres dans lesquels il retrace les opérations qu’il
effectue. Les opérations de recettes qu’il réalise donnent lieu à son niveau, à la remise à la
commune, un régisseur de recettes placé auprès de l’ordonnateur, pour exécuter les opérations
de recettes dont il est habilité.
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE
Le régisseur de recettes est responsable des opérations d’encaissement qu’il effectue.

1.2.3.2.2 Le fonctionnement de la régie de recettes

Le régisseur de recettes tient des registres dans lesquels il retrace les opérations qu’il
effectue. Les opérations de recettes qu’il réalise donnent lieu à son niveau, à la remise à la
partie versante d’un reçu (valeur inactives). Ces reçus ou valeurs inactives sont remis au
Régisseur de recette par le comptable de la commune. Le régisseur de recettes justifie
l’emploi desdites valeurs au comptable.

Les recettes encaissées par cette procédure font l’objet de d’émission de titres de
régularisation comme mentionné ci-dessus.

1.2.3.3. Contenu et présentation des titres de recettes


34
1.2.3.3.1 Contenu des titres de recettes

Le titre de recettes comporte obligatoirement les mentions suivantes :


- numéro d'ordre pris dans une série annuelle continue ;
- indication précise de la nature de la créance ;
- référence aux textes ou au fait générateur sur lesquels est fondée l'existence de la
créance ;
- imputations budgétaires et comptables à donner à la recette aux niveaux les plus fins
- bases de la liquidation de la créance de manière à permettre au destinataire du titre
d'exercer ses droits ;
- montant de la somme à recouvrer ;
- désignation précise et complète du débiteur pour éviter toute hésitation sur son identité
et faciliter la tâche du recouvrement (pour les personnes physiques : nom, prénom,
adresse) ;
- date à laquelle le titre est émis et rendu exécutoire .
(Voir en Annexe N°2 un formulaire de titre de recette)
1.2.3.3.2. Présentation formelle des titres de recettes

On distingue les titres individuels et les titres collectifs.

1.2.3.3.2.1. Titres individuels

Le titre à utiliser doit être constitué d’une liasse de quatre volets :


- 1ervolet : Titre de recettes exécutoire formant bulletin de perception qui permet de
suivre le recouvrement de la créance ;
- 2èmevolet : Titre de recettes exécutoire annexé au compte de gestion avec les pièces
justifiant les droits de la collectivité ou la référence aux titres de créance détenus par le
comptable notamment dans le cas de recettes s'exécutant en plusieurs années (baux, par
exemple) ; 35
- 3èmevolet : Titre de recettes exécutoire formant avis des sommes à payer destiné au
suivre le recouvrement de la créance ;
- 2èmeGUIDE
volet : Titre de recettes exécutoire annexé au compte de gestion avec les pièces
A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE
justifiant les droits de la collectivité ou la référence aux titres de créance détenus par le
comptable notamment dans le cas de recettes s'exécutant en plusieurs années (baux, par
exemple) ;
- 3èmevolet : Titre de recettes exécutoire formant avis des sommes à payer destiné au
débiteur ;
- 4ème volet : Titre de recettes exécutoire formant bulletin de liquidation conservé par
l'ordonnateur.
Il est précisé que sous la rubrique imputation, doivent être portées les informations relatives à
l'article budgétaire, le numéro de comptes par nature.

1. 2.3.3.2.2 Titres collectifs 35

Le titre de recettes collectif regroupe sur un document unique, à raison d'une ligne par
débiteur, les créances de même nature mises en recouvrement à une même date.
Ce document adressé au redevable comporte obligatoirement la mention : " Extrait de
titre exécutoire collectif ".

1. 2.3.4. Les annulations ou réductions de titre de recette

Toute erreur de liquidation au préjudice du débiteur donne lieu à l’émission d’un ordre
d’annulation ou de réduction de recette ; cet ordre indique les bases de la nouvelle
liquidation…» .

Outre la réduction et l’annulation de titre de recette, la rectification de titre peut


également provenir :

- d’une remise gracieuse de dette fiscale accordée par les autorités communales.
- d’une admission en non- valeur.

1. 2.3.4.1. Réduction de titre de recette

Il y a réduction de titre de recette lorsqu’une partie seulement du titre est affectée par
une erreur de liquidation (erreur matérielle). La réduction du titre de recette a pour objet de
réviser à la baisse le montant initial du titre d’émission de recette, suite à des erreurs
matérielles décelées ultérieurement et justifiant une réduction du montant de l’impôt dû.

1. 2.3.4.2. Annulation de titre de recette

Elle est opérée lorsque la créance constatée doit entièrement disparaître (titre de
recette établi à l’encontre d’une personne qui n’est pas redevable ou faisant l’objet de double
emploi ou suite à des erreurs matérielles décelées ultérieurement et justifiant le retrait pur et
simple du titre antérieur). L’erreur matérielle
36 doit être rectifiée par l’annulation du titre de
recette en cause et comportant les caractéristiques initiales du titre de recette (date, numéros,
1. 2.3.4.2. Annulation de titre de recette

Elle est opérée


GUIDE lorsqueDU
A L’USAGE la MAIRE,
créance ORDONNATEUR
constatée doit entièrement disparaître (titre de
DE LA COMMUNE
recette établi à l’encontre d’une personne qui n’est pas redevable ou faisant l’objet de double
emploi ou suite à des erreurs matérielles décelées ultérieurement et justifiant le retrait pur et
simple du titre antérieur). L’erreur matérielle doit être rectifiée par l’annulation du titre de
recette en cause et comportant les caractéristiques initiales du titre de recette (date, numéros,
montant, imputation budgétaire et comptable ainsi que les motifs de l’annulation ou de la
réduction.)

1. 2.3.4.3 Remise gracieuse de dette fiscale

La demande de remise gracieuse de dette fiscale peut être introduite par un débiteur
d’impôts locaux. Dans ce cas, le conseil communal délibère soit en rejetant ou en acceptant
tout ou une partie de la demande du redevable d’impôt. 36

La remise gracieuse totale ou partielle de la dette fiscale fait disparaitre le lien de


droit qui existe entre la commune et son débiteur en éteignant la créance.

1. 2.3.4.4 Admission en non-valeur

Certaines créances fiscales peuvent s’avérer irrécouvrables et faire l’objet d’une


admission en non-valeur.

L’admission en non-valeur d’une créance peut être demandée par le Comptable, dès
que la créance lui paraît irrécouvrable ; cette situation apparaît dans l’un ou l’autre des cas ci-
après :

- insolvabilité du contribuable
- disparition ou décès du contribuable
- refus de l’ordonnateur à autoriser les poursuites.

L’admission en non-valeur ne modifie pas le droit existant entre la commune et le


contribuable.

Il s’agit d’une mesure d’ordre qui fait disparaitre des écritures de prise en charge du
comptable, les créances irrécouvrables.

La demande du Receveur des Impôts doit être soumise à l’avis de son supérieur
hiérarchique avant d’être adressée au conseil communal.

1. 2.3.5. Les rectifications de titre de recette

Les rectifications de titres de recettes interviennent en cas de décompte insuffisant ou


de minoration du montant à mettre à la charge du redevable.

1. 2.3.6. Transmission des titres de recettes au comptable


37
Les titres de recettes sont récapitulés dans l'ordre croissant des articles budgétaires sur
1. 2.3.5. Les rectifications de titre de recette

Les rectifications de titres de recettes interviennent en cas de décompte insuffisant ou


GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE
de minoration du montant à mettre à la charge du redevable.

1. 2.3.6. Transmission des titres de recettes au comptable

Les titres de recettes sont récapitulés dans l'ordre croissant des articles budgétaires sur
un bordereau journal des titres de recettes établi en trois exemplaires et transmis aux
destinataires suivants :

- un exemplaire pour les archives de la commune où les bordereaux doivent être classés
dans l'ordre chronologique ; 37

- deux exemplaires pour le comptable dont un exemplaire est ultérieurement joint au


compte de gestion.
Les bordereaux de titres de recettes doivent reproduire les indications portées sur les
titres de recettes qu'ils récapitulent, et notamment :
- le numéro du titre de recettes ;
- la désignation du débiteur ;
- la date d’émission.;
- l'imputation budgétaire et comptable de la recette et éventuellement sa codification
fonctionnelle;
- le montant de la somme à recouvrer.
Chaque bordereau de titres est numéroté suivant une série ininterrompue commencée
pour chaque exercice par un numéro.
(Voir en annexe N° 3 un modèle de bordereau d’émission de titres de recette)

2. L’exécution des dépenses

2.1. La procédure normale d’exécution des dépenses

Avant d’être payées par le comptable public de la commune, les dépenses sont
engagées, liquidées et ordonnancées (article 61 du décret n° 2001-39 du 15 février 2001
portant règlement général sur la comptabilité publique).
La phase administrative d’exécution des dépenses budgétaires communales relève de
la compétence du maire, ordonnateur principal du budget communal. En tant que tel, il est
chargé de :
- l’engagement de la dépense ;
- la liquidation de la dépense et
- le mandatement de la dépense .

2.1.1. L’engagement

L’engagement est l’acte par lequel la commune crée ou constate à son encontre une
38
obligation de laquelle résultera une charge. Il revêt les formes prévues par les règles en
vigueur et notamment le code des marchés publics. L’engagement des dépenses communales
- l’engagement de la dépense ;
- la liquidation de la dépense et
le mandatement
- GUIDE A L’USAGEde la
DU dépense
MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

2.1.1. L’engagement

L’engagement est l’acte par lequel la commune crée ou constate à son encontre une
obligation de laquelle résultera une charge. Il revêt les formes prévues par les règles en
vigueur et notamment le code des marchés publics. L’engagement des dépenses communales
est subordonné aux autorisations, avis ou visas prévus par les lois et règlements propres à la
commune et doit nécessairement rester dans la limite des autorisations budgétaires.
38
Dans ce volet de l’exécution du budget communal, il s’avère nécessaire de distinguer
les dépenses ne nécessitant pas la passation de marchés publics de celles nécessitant la mise
en œuvre des procédures de passation de marchés publics.
Conformément aux dispositions du Décret N° 2011-479 du 08 Juillet 2011 fixant les
seuils de passation, de contrôle et d’approbation des marchés publics au niveau des
communes, le seuil à partir duquel le Maire, ordonnateur du budget de la commune, a
l’obligation de procéder à la passation de marchés publics varie selon le statut de la commune:
 Pour les communes à statut particulier
- 60 000 000 FCFA Montant Hors Taxe pour les marchés de travaux ;
- 20 000 000 FCFA Montant Hors Taxe pour les marchés de fournitures ou de
services ;
- 10 000 000 FCFA Montant Hors Taxe pour les marchés de prestations
intellectuelles. (article 1 du Décret N° 2011-479).
 Pour les communes ordinaires
- 15 000 000 FCFA Montant Hors Taxe pour les marchés de travaux ;
- 7 500 000 FCFA Montant Hors Taxe pour les marchés de fournitures ou de
services ;
- 7 500 000 FCFA Montant Hors Taxe pour les marchés de prestations
intellectuelles. (article 2 du Décret N° 2011-479).
En deçà de ces seuils, le maire consulte au moins trois (3) fournisseurs, prestataires de
services ou entrepreneurs, au nombre desquels, il choisit le moins disant et lui adresse le bon
de commande.
Toutefois, les procédures de passation des marchés publics au niveau de la commune
font l’objet d’un contrôle a priori par la Direction Nationale de Contrôle des marchés publics
lorsque le montant hors taxes des dépenses est supérieur ou égal à :

- 200.000.000 de francs CFA pour les travaux ;


- 80.000.000 de francs CFA pour les fournitures et services ;
- 60.000.000 de francs CFA pour les prestations intellectuelles confiées à des bureaux de
consultants et ;
- 40.000.000 de francs CFA pour les prestations intellectuelles confiées à des consultants
individuels. 39

Il existe deux formes d’engagement : l’engagement juridique et l’engagement


- 200.000.000 de francs CFA pour les travaux ;
- 80.000.000 de francs CFA pour les fournitures et services ;
- GUIDE A
60.000.000 deL’USAGE DUpour
francs CFA MAIRE, ORDONNATEUR
les prestations DE LA
intellectuelles COMMUNE
confiées à des bureaux de
consultants et ;
- 40.000.000 de francs CFA pour les prestations intellectuelles confiées à des consultants
individuels.

Il existe deux formes d’engagement : l’engagement juridique et l’engagement


comptable.

L'engagement juridique d'une dépense peut résulter : 39


 de l'application de dispositions législatives ou réglementaires,
 d'actes individuels accomplis par l'ordonnateur ou ses représentants habilités (passation
d'un marché, d'un bail, commande d'une fourniture, acquisition immobilière, etc.),
 de la combinaison de lois, règlements et de décisions individuelles (dépenses de
personnel),
 d'une décision juridictionnelle (dommages et intérêts, expropriation).

L'engagement comptable est préalable ou concomitant à l'engagement juridique.

Il suppose l’affectation d’une partie du crédit budgétaire de la commune à la


réalisation de la dépense résultant de l’engagement juridique.
Les actions du Maire dans le cadre de l’engagement des dépenses se présentent ci-
après.
2.1.1.1 : Engagement juridique des dépenses communales

Relevé des tâches à exécuter Acteurs Période/ Délai


 Pour les dépenses de montants inférieures
aux seuils de passation des marchés publics,
- Consultation de trois prestataires ou
fournisseurs au moins ;
Le Maire, ordonnateur du
- Collecte et centralisation d’au moins trois
budget de la commune appuyé
devis ou factures pro-formas auprès des
du service des affaires
prestataires, fournisseurs ou entrepreneurs
financières de la Mairie
présélectionnés ;
- Analyse et dépouillement des propositions
d’offre en vue de la sélection du moins-
disant ou du mieux- disant ;
- Emission de la fiche d’engagement des
dépenses ; Au cours de l’exercice
- Emission en trois exemplaires du bon de budgétaire
commande précisant l’objet de la dépense, de
manière à identifier sans équivoque la nature et
le contenu exacts de la dépense ;
- Notification de l’original du bon de
commande, signé du Maire, au prestataire
de service ou au fournisseur ;
 Pour les dépenses de montants supérieurs
aux seuils de passation des marchés publics
- -Préparation des dossiers d’appel d’offres

40
40
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

- Lancement des dossiers d’appel d’offres ;


- Réception, analyse et dépouillement des
offres
- Désignation de l’adjudicataire
- Signature et attribution du marché
- (cf. code des marchés publics et textes
d’application en vigueur)

2.1.1.2 : Engagement comptable des dépenses communales

Relevé des tâches à exécuter Acteurs Période/ Délai


 Imputation du montant de la dépense au crédit
budgétaire correspondant ;
 Respect de la limite des autorisations
budgétaires prévues pour cette dépense ;
Le Maire, ordonnateur du
 Tenue régulière de la comptabilité des dépenses
budget de la commune appuyé
engagées. Au cours de l’exercice
du service des affaires
budgétaire
financières de la Mairie

L’annexe N°4 présente une maquette de la fiche d’engagement.

41
41
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

2.1.2. La liquidation
L’étape de la liquidation des dépenses communales suit celle de l’engagement desdites
dépenses. Elle a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant de la
dépense.
Elle ne peut être faite qu’au vu des titres offrant la preuve des droits acquis par les
créanciers de la commune. En ce qui concerne les fournitures, services et travaux, ces titres et
pièces sont constitués par les marchés, les mémoires ou travaux effectués et les procès
verbaux de réception signés par l’ordonnateur de la collectivité locale.
La liquidation des dépenses se fait suivant deux activités principales que sont :
- la constatation du service fait et
- la liquidation proprement dite.
2.1.2.1 Constatation du service fait

Relevé des tâches à exécuter Acteurs Période/ Délai


 Vérification de la réalité de la dette par rapport aux spécifications
du bon de commande ou des clauses du marché ;
 Matérialisation de la constatation du service fait par la signature
du bordereau de livraison ou du procès verbal de réception (.
NB : Le bon de livraison ou le procès verbal est cosigné par les
membres de la commission de réception et le fournisseur
concerné.

- Service des
Au cours de
affaires
l’exercice
financières de la
budgétaire
Mairie ;
- Commission de
réception

42
42
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

2.1.2.2 : Liquidation proprement dite

Relevé des tâches à exécuter Acteurs Période/ Délai


 Calcul du montant réel de la dette ;

 Vérification des documents justificatifs


- Le Maire, ordonnateur du
de la dépense. ;
budget de la commune ;

 Apposition des mentions de


1.1.1
certification de service fait ; Au cours de l’exercice budgétaire

 Apposition des mentions de liquidation


de la dépense. Le C/SAF de la Mairie,

Les mentions de certification de service fait varient selon qu’il s’agit :


- d’un bien fongible : ‘’Certifié le service fait et la mise en consommation immédiate,
(Nom de la commune), le…… (Date) suivi du prénom et nom du comptable-matière (ou
l’agent qui en tient lieu) suivi de la signature et cachet de l’administration communale’’ ou
- d’un bien non fongible : ‘’ Certifié la fourniture et le service fait, la mise en
consommation et l’inscription au registre inventaire de matériels en cours d’utilisation sous
le Numéro …. Suivi du prénom et nom comptable-matière (ou l’agent qui en tient lieu), de la
signature et du cachet de l’administration communale’’.
Le comptable-matière (ou l’agent qui en tient lieu), appose ces mentions au verso de
la facture en haut de celle-ci et dans l’angle gauche alors que l’ordonnateur du budget de la
commune appose les siennes toujours au verso de la facture mais en bas de celle-ci et dans
l’angle droit ainsi qu’il suit :

43
43
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

« Certifié la fourniture et le service fait,


la mise en consommation et l’inscription
au registre inventaire de matériels en cours
d’utilisation sous le numéro …. »
Suivi du prénom et du nom du gestionnaire
de crédit (C/SAF au niveau communal)
Suivi de la signature et cachet de
l’administration communale

VERSO DE LA FACTURE

« Vu, vérifié et liquidé la


présente facture
à la somme de………. (en
lettres et en chiffres)
Budget Commune de …………
Exercice : ………..
Imputation :………..
Chapitre : ………
Article : ………….. »
(Nom de la commune), le
……. (Date)
Prénom et nom du Maire
Signature du Maire
(ordonnateur du budget de la
commune de…….)

44
44
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

2.1.3. Mandatement des dépenses communales

Le mandatement.est l’acte administratif par lequel, conformément au résultat de la


liquidation, l’ordonnateur donne l’ordre au comptable de payer les dettes de la commune. Il
est matérialisé par un mandat de paiement appuyé d’un titre de règlement : bon de caisse pour
les dépenses payables à vue (en numéraires ou en espèces) aux guichets du Trésor Public et
dont le montant est inférieur ou égal à 200 000 FCFA ou avis de crédit en ce qui concerne les
dépenses payables par virement bancaire ou postal.

Les formulaires de mandats de paiement, de bon de caisse et d’avis de crédit figurent


aux annexes 6,7 et 8.
A cette dernière étape de la phase administrative de l’exécution des dépenses
communales, les tâches à exécuter se présentent comme ci-après :

Processus du mandatement de dépenses communales

Relevé des tâches à exécuter Acteurs Période/ Délai


 Emission du mandat de paiement Il
s’agit de renseigner les points ci-
dessous du formulaire de mandat de
paiement :
 l’exercice budgétaire concerné ;
 le numéro du mandat ;
 l’imputation budgétaire ;
 Le code du bailleur (pour indiquer le Le Maire, ordonnateur du
bailleur qui a financé l’opération) budget de la commune ; Au cours de l’exercice budgétaire
 Le code opération (pour indiquer la
source de financement)
 le montant brut de la somme à payer
(en lettres et en chiffres) ;
 le précompte ;
 le montant net ordonnancé ;
 les retenues ;
 la somme nette à payer ;
 l’objet de la dépense ;
 le nom, l’adresse ou la raison sociale
du créancier de la commune ;
 les références des pièces
justificatives produites à l’appui du
mandat de paiement ;
 le comptable assignataire de la
commune : prénom, nom et adresse :
 le numéro du compte à créditer (pour
les dépenses à payer par virement
bancaire ou postale.
 Transmission au Receveur Percepteur
des mandats récapitulés par un
bordereau d’émission établi en trois
exemplaires.

45
45
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

A la réception du bordereau, appuyé des mandats et pièces justificatives, le comptable


effectue le contrôle de régularité qui peut déboucher sur les situations ci-après : la prise en
charge, le rejet ou la suspension de paiement.
En cas d’acceptation, l’ordonnateur reçoit une copie du bordereau mis à jour par le
comptable.
Lorsque le comptable suspend le paiement en cas d’insuffisance de trésorerie, le Maire
détermine la priorité des paiements en fonction de la disponibilité de trésorerie et des
contraintes d’ordre politique et socio-économique.
Le rejet à l’ordonnateur, des mandats de paiement intervient lorsque le comptable
découvre des irrégularités à l’issue de son contrôle. Le Maire reçoit dans ce cas, à l’appui du
bordereau qui fait mention des mandats de paiement non acceptés par le comptable, les
mandats incriminés et la note de rejet qui détaille les irrégularités constatées.
A la réception de la note de rejet, l’ordonnateur peut être amené, soit à : :
- compléter le dossier de mandatement (régularisation du rejet);
- retirer le mandat de paiement définitivement (abandon du mandatement) ;
- réquisitionner le comptable à payer la dépense en dépit des irrégularités. Cette
réquisition ne peut être recevable par le comptable, que si elle est écrite et signée
de l’ordonnateur.
Il convient de mentionner que le comptable, défère à l’injonction contenue dans la
réquisition, sauf en cas :
- d’insuffisance de fonds communaux disponibles,
- de dépenses ordonnancées sur des crédits irrégulièrement ouverts ou insuffisants,
ou sur des crédits autres que ceux sur lesquels elles devraient être imputées,
- d’absence de service fait.
En cas de réquisition, la responsabilité de l’ordonnateur se substitue à celle du
comptable. (Cf. article 48 de la loi 98-007 du 15 janvier 1999 portant régime financier
des communes).

2.2. La procédure exceptionnelle d’exécution des dépenses

L’exécution de certaines dépenses n’obéit pas à la procédure décrite ci-dessus. L’exécution


de celles-ci est règlementée par l’arrêté interministériel n° 018 / MDGLAAT/MEF/DC/SGM
/ DGTCP/ RGF/ SCL du 18 avril 2011.

46
46
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

Il s’agit d’une procédure dérogatoire à la procédure normale, qui autorise le paiement


de certaines dépenses sans mandatement préalable. La procédure exceptionnelle d’exécution
des dépenses se déroule en trois étapes :

- la mise en place de l’avance,

- la reconstitution de l’avance ;

- la régularisation de l’avance.

Avant d’aborder ces étapes, il convient d’indiquer comment est organisée, la régie
d’avance.

2.2.1. L’organisation de la régie d’avance

Elle repose sur deux éléments principaux à savoir la création de la régie et la nomination
d’un régisseur d’avance

2.2.1.1 La création de la régie d’avance

Elle relève de la compétence du maire, ordonnateur principal du budget de la commune.


Elle est faite par un arrêté du maire, après délibération du conseil communal.
Cet arrêté fixe :

- les dépenses éligibles à la régie qui doivent être des dépenses à caractère urgent pour
lesquelles la procédure normale ne peut être utilisée ;
- le montant maximum des avances qui peuvent être consenties au Régisseur d’avances ;
- le délai à l’issue duquel, les justifications d’emploi des avances doivent être produites ;
- les chapitres et articles budgétaires sur lesquels, les avances doivent être imputées ;

Ledit arrêté est visé par le Receveur-Percepteur de la commune en sa qualité de


comptable principal de la commune.

2.2.1.2 La nomination du régisseur d’avance

La régie d’avance est gérée par un Agent (régisseur d’avance) nommé par le Maire,
ordonnateur du budget de la Commune après avis motivé du Receveur-Percepteur, comptable
principal du budget de la Commune.

Le régisseur d’avance encourt une responsabilité personnelle et pécuniaire analogue à celle


des comptables publics notamment en cas de déficit de caisse, de perte ou de vol de fonds.

47
47
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

2.2.2. Les étapes de la procédure exceptionnelle d’exécution des dépenses

2.2.2.1 La mise en place de l’avance

La mise à disposition des avances aux régisseurs ou à toute autre personne se fait au
vue d’un ordre de paiement qui présente les mêmes mentions obligatoires que sur le mandat
de paiement à l’exception à l’exception du ’’code opération’’ et du ‘’code bailleur’’.

Les dépenses éligibles à la procédure d’ordre de paiement sont :

- les frais de missions à l’extérieur de la Commune, mais sur le territoire national ;


- les frais de missions à l’extérieur du territoire national ;
- l’achat des tickets valeurs auprès des sociétés pétrolières ;
- les frais d’évacuations sanitaires du personnel émargeant au budget communal ;
- les premières avances aux régisseurs.

Pour les avances au titre des dépenses ci-dessus énumérées, il est émis un ordre de
paiement par nature de dépenses. S’agissant des avances aux régisseurs, l’ordre de paiement
peut être émis sur plusieurs rubriques budgétaires.

Il convient de signaler que la mise à disposition d’avance par ordre de paiement soit au
régisseur, soit au paiement de dépenses individuelles, doit faire l’objet d’une réservation de
crédit sur la ou les rubrique (s) budgétaire (s) concernée (s).

Les tâches relatives à l’émission de l’OP et à sa transmission au Receveur-Percepteur


se présentent ainsi qu’il suit :

Relevé des tâches à exécuter Acteurs Période/ Délai


 Emission de l’ordre de paiement Il s’agit
de renseigner les points ci-dessous du
formulaire d’OP :
 l’exercice budgétaire concerné ;
 le numéro de l’OP ;
 l’imputation budgétaire ;
 le montant brut de la somme à payer
(en lettres et en chiffres) ; Le Maire, ordonnateur du
 le précompte ;
 le montant net ordonnancé ; budget de la commune ; Au cours de l’exercice budgétaire
 les retenues ;
 la somme nette à payer ;
 l’objet de la dépense ;
 le nom, l’adresse ou la raison sociale
du créancier de la commune ;

48
48
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

 les références des pièces


justificatives produites à l’appui de
l’OP ;
 le comptable assignataire de la
commune : prénom, nom et adresse :
 le numéro du compte à créditer (pour
les dépenses à payer par virement
bancaire ou postale.
 Transmission des OP récapitulés par un
bordereau d’émission établi en trois
exemplaires au receveur percepteur.

NB L’OP transmis au RP est appuyé :

- d’une copie de l’arrêté portant création de la régie ;


- d’une copie de la décision de nomination du régisseur ;
- d’une demande d’appel de fonds adressée au maire ;
- d’une décision de mise à disposition de fonds prise par le maire ;
- d’une copie du PV de délibération du conseil communal autorisant la création de la
régie, dûment signé et approuvé par l’autorité de tutelle ;
- d’une copie de la décision d’engagement et de réservation de crédit délivrée par le
Maire.

A la réception du bordereau, appuyé des OP et pièces justificatives le comptable


effectue le contrôle de régularité et procède au paiement si la trésorerie est disponible.
2.2.2.2 La reconstitution de l’avance

La reconstitution de l’avance ne concerne que les régies d’avances et se déroule ainsi qu’il
suit.

Relevé des tâches à exécuter Acteur Période/ Délai


 Production des pièces justificatives par rubrique
Régisseur d’avance
budgétaire concernée par la dépense
 Prise d’une décision d’engagement-
mandatement de reconstitution de l’avance
 Emission au nom du régisseur d’avances d’un Maire
mandat de reconstitution appuyé des pièces
justificatives et de titre de règlement
 Transmission du mandat de reconstitution de
Maire
l’avance au Receveur-Percepteur.

2.2.2.3. La régularisation de l’avance

La régularisation concerne aussi bien les dépenses faites par des personnes autres que les
régisseurs et celles réalisées par les régisseurs.

49
49
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

2.2.2.3.1. Régularisation des dépenses faites par des personnes autres que les régisseurs
Dans ce cas, la régularisation doit intervenir dans un délai de trente (30) jours suivant
le schéma ci-après :

Période/
. Relevé des tâches à exécuter Acteur
Délai
 Production des pièces justificatives de la dépense
 Reversement éventuel de reliquat à la Recette-
Perception contre quittance Personne autre que le
 Transmission à l’ordonnateur des pièces justificatives régisseur d’avance
de la dépense et éventuellement de la quittance de
reversement
Trente (30)
 Réception des pièces justificatives de la dépense et
jours après
éventuellement de la quittance de reversement
paiement de
 Prise d’une décision d’engagement- mandatement de
Maire l’OPC
régularisation de l’avance
 Emission au nom du Receveur-Percepteur du mandat
de régularisation appuyé des pièces justificatives.
 Transmission du mandat de régularisation de l’avance
au Receveur-Percepteur Maire

2.2.2.3.2. Régularisation des dépenses exécutées par les régisseurs

Cette régularisation, encore appelée ‘’clôture de la régie’’, intervient en fin d’exercice, soit le
31 décembre suivant le schéma ci-après.

Période/
. Relevé des tâches à exécuter Acteur
Délai
 Production des dernières pièces justificatives par
rubrique budgétaire concernée
 Reversement éventuel de reliquat par rubrique
budgétaire concernée à la Recette-Perception contre
31 décembre
le régisseur d’avance
quittance au plus tard
 Transmission à l’ordonnateur des pièces justificatives
et éventuellement de quittance de reversement par
rubrique budgétaire concernée

50
50
GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

 Réception des pièces justificatives et éventuellement


de quittance de reversement
 Prise d’une décision d’engagement- mandatement de
régularisation de l’avance Maire
 Emission au nom du Receveur-Percepteur des mandats
de régularisation appuyé des pièces justificatives par
rubrique budgétaire concernée
 Transmission des mandats de régularisation de
l’avance par rubrique budgétaire concernée au
Maire
Receveur-Percepteur

NB Le mandat de régularisation est appuyé des pièces justificatives ci-après :


- une demande d’engagement et de réservation de crédits ;
- une photocopie de l’OPC ;
- les factures dûment certifiées et liquidées pour les dépenses effectivement exécutées au
titre de l’OPC ;
- une photocopie de la quittance de reversement du reliquat de fonds éventuellement;
- les bordereaux de livraison dûment signés par les livreurs et les réceptionnaires
respectifs ;
- la fiche de dégagement de crédit produite par le Maire, suite au rétablissement de
crédits. (cf. nomenclature des pièces justificatives de dépenses au niveau communal).

2.3. La réduction et l’annulation de dépenses

2.3.1. La réduction ou l’annulation sur exercice en cours

Le total des mandats de paiement émis tel qu'il apparaît sur le dernier bordereau
desdits mandats ne doit pas être modifié lorsque l'un des mandats émis vient à être annulé.
Les mandats rectificatifs, comportant la même imputation budgétaire et comptable que
les mandats initiaux et rappelant s'il y a lieu la codification fonctionnelle, sont transmis aux
comptables par bordereaux de mandats à annuler numérotés dans une série spéciale distincte
de la série des bordereaux de mandats émis.
Le mandat rectificatif vaut alors ordre de reversement et peut être rendu exécutoire dans
les mêmes conditions qu'un titre de recettes.

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

2.3.2. La réduction ou l’annulation sur exercice clos

Le document rectificatif, représenté matériellement par un titre de recettes, est imputé


à l'article budgétaire mouvementé lors de l'émission du mandat de paiement initial si la
rectification se rapporte à une dépense d'investissement.
S'il s'agit d'une rectification relative à une dépense de fonctionnement, le titre est
imputé à l'article 7584 ‘’ Annulations ou réductions de mandats (exercices clos)’’.

CHAPITRE
CHAPITRE 33 : IMPLICATION
IMPLICATION DUDU MAIRE
MAIRE DANS
DANS L’ETABLISSEMENT
L’ETABLISSEMENT DU
DU PLAN
PLAN DE TRESORERIE
DE TRESORERIE DE LA COMMUNE
DE LA COMMUNE
Conformément à l’article 35 de la loi portant régime financier de la commune: «la
commune est tenue de domicilier les recettes auprès du receveur-percepteur sauf dérogation
expresse du ministre chargé des finances. Les recettes de la commune sont exclusivement
affectées aux dépenses de la commune. Le comptable de la commune convient avec le maire,
de la trésorerie qui doit être mise à la disposition de la commune pour faire face aux dépenses
programmées.
Pour ce faire, le comptable et le maire établissent, après concertation, en fonction des
disponibilités, un plan de trésorerie auquel ils doivent se conformer».

Le maire dans le cadre de l’établissement de ce plan, transmet au Receveur-


Percepteur, selon une périodicité (le mois ou le trimestre) l’expression anticipée des dépenses
aussi bien de la section de fonctionnement que de la section d’investissement. Ces prévisions
de dépenses seront examinées par le Receveur percepteur qui les confrontera aux recettes
attendues de la Commune pour la période considérée.
Après concertation avec le Maire, le Receveur Percepteur élabore le plan de trésorerie qui
tiendra compte :

- du montant des recettes disponibles au début de la période ;

-des autorisations budgétaires en recettes et en dépenses ;

-du rythme de recouvrement des recettes de la commune ;

-des recettes attendues pour la période ;

-des dépenses à payer au cours de la période.

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

TITRE 3 : COMPTABILITE DU MAIRE


TITRE 3 : COMPTABILITE DU MAIRE
Ce titre aborde :
TITRE 3 : COMPTABILITE
--lalacomptabilité DU MAIRE
comptabilitéadministrative
administrative
Ce titre aborde : --lalacomptabilité-matières
comptabilité-matières
-la comptabilité administrative
CHAPITRE 1 COMPTABILITE ADMINISTRATIVE
CHAPITRE
-la comptabilité-matières 1 : COMPTABILITE
Cette comptabilité s’articule autour de trois ADMINISTRATIVE
points à savoir :
CHAPITRE 1 COMPTABILITE ADMINISTRATIVE
-l’enregistrement des dépenses et des recettes
Cette comptabilité s’articule autour de trois points à savoir :
-les opérations de la journée complémentaire
-l’enregistrement des dépenses et des recettes
-la confection et le vote du compte administratif
-les opérations de la journée complémentaire

-la confection et le1.vote du compte administratif


Enregistrement des dépenses et des recettes

1.1. Tenue du registre des dépenses engagées et des mandats émis


1. Enregistrement des dépenses et des recettes

1.1. Tenue du registreLe


dessuivi de l’exécution
dépenses engagées etdes
desdépenses
mandats s’effectue
émis à travers le registre ou journal de
engagements ainsi que le registre ou journal des mandats émis.
Le suivi de l’exécution des dépenses s’effectue à travers le registre ou journal des
engagements ainsi que le registre ou journal des mandats émis.
1.1.1. Le registre ou journal des engagements

Le oulivre
1.1.1. Le registre journal
journal des engagements enregistre les engagements de dépenses par ordr
des engagements
chronologique et par rubrique budgétaire. Il est servi à chaque engagement et dégagement d
Le livre journaldépenses.
des engagements enregistre les engagements de dépenses par ordre
chronologique et par rubrique budgétaire. Il est servi à chaque engagement et dégagement de
dépenses. L’enregistrement des écritures au journal des engagements s’effectue à partir, d’un bon d
commande, d’un marché ou encore de tout autre acte de la commune formalisant la décisio
L’enregistrement des écritures au journal des engagements s’effectue à partir, d’un bon de
commande, d’unde procéder
marché ou àencore
une dépense.
de tout autre acte de la commune formalisant la décision
de procéder à uneLedépense.
dégagement se produit dès que l’engagement a été annulé.
Le dégagement se produit dès que
Le registre ou l’engagement a été annulé.
journal des engagements indique :
Le registre ou journal -des
la engagements
rubrique budgétaire
indiqueet: son intitulé;
- les crédits
- la rubrique budgétaire ouverts
et son ;
intitulé;
- le ;Cumul des crédits ouverts ;
- les crédits ouverts
- la date
- le Cumul des crédits de l’engagement
ouverts ; ou du dégagement ;
- le numéro
- la date de l’engagement ou de
du l’engagement
dégagement ; ou du dégagement ;
- la nature deou
- le numéro de l’engagement l’engagement ou du
du dégagement ; dégagement ;
- la nature de l’engagement ou dududégagement
- la désignation créancier ; ;
- la désignation du créancier ;

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

- le numéro du bon de commande ou marché ;


- le montant des engagements ;
- le montant des dégagements ;
- le cumul des engagements ;
- les crédits disponibles (cumul des crédits ouverts – cumul des engagements).
Le journal des engagements (cf annexe N° 9) est arrêté mensuellement.

1.1.2. Le registre ou journal des mandats de paiement émis

Le registre ou journal des mandats de paiement émis enregistre les mandats émis par
ordre chronologique et par rubrique budgétaire.

Le registre ou journal des mandats est servi dès qu’un mandat est émis ou annulé. Il
indique :

- la rubrique budgétaire et son intitulé;


- les crédits ouverts ;
- le Cumul des crédits ouverts ;
- la désignation du créancier ;la date du service fait ;
- le n° du mandat ;
- la date du mandat ;
- le montant du mandat ;
- le montant des annulations ou réductions de mandats ;
- le cumul du montant des mandats émis ;
- le montant des crédits disponibles ;
- les références de l’engagement ; (cf Annexe N°10).

1.2. Enregistrement des titres de recettes

Les titres de recettes sont enregistrés par rubrique budgétaire et par ordre chronologique dans
le registre ou journal des titres de recettes.

Le registre ou journal des titres de recettes indique :

- le numéro d’ordre ;
- la date de l’opération ;
- le nom du débiteur ;
- les numéros du bordereau et du titre ;
- les montants des émissions ;

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

- les montants des annulations et réductions ;


- les montants des émissions nettes ;
- les réalisations ;
- les restes à réaliser. (cf. annexe N° 11)
Les titres de recettes sont émis dans une série continue. Leur enregistrement doit
permettre de connaître à tout moment, le montant des émissions nettes réalisées et de dégager
au 31 décembre, les restes à réaliser.

Tâches à exécuter ACTEURS Période /délai

- Passation des écritures relatives aux émissions Maire et le Sans délai (les écritures
de titres de recettes C/SAF sont passées dès
- Détermination des restes à réaliser par émissions des titres de
différence entre les émissions nettes et les
recettes)
réalisations.
31 décembre : Situation
des restes à réaliser.

Le registre ou journal des titres de recettes est arrêté mensuellement.

2. Opérations de la journée complémentaire

L’exercice budgétaire commence le 1er janvier et s’achève le 31 décembre. Cette période


admet une période complémentaire d’un mois qui court du 1er au 31 janvier de l’année
suivante. Elle permet à l’ordonnateur d’exécuter ses opérations de fin de gestion. Il s’agit :

- des opérations de rattachement des charges et produits ;


- des charges et produits constatés d'avance ;
- des charges à répartir sur plusieurs exercices.

2.1. Les opérations de rattachement des charges et produits

Les opérations de rattachement concernent aussi bien les charges (dépenses) que les produits
(recettes).

2.1.1. Le rattachement des charges

A la clôture de l’exercice, l’ordonnateur fait le point des dépenses de fonctionnement


régulièrement engagées suivies de services faits non mandatées (dont les factures ne sont pas
parvenues au service de l’ordonnateur). Au vu de cet état et des copies des procès verbaux de
réception, l’ordonnateur émet un mandat sur les rubriques budgétaires concernées. Ce mandat

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

3. La confection et le vote du compte administratif

Le compte administratif est le compte rendu du maire au conseil communal sur


l’exécution du budget. Le Compte Administratif permet la détermination du résultat et son
affectation par le conseil communal. Il est élaboré dans les mêmes formes que le budget de la
commune.

Il est appuyé des documents ci-après :


- l’état des travaux d’investissement effectués en régie. Il permet d’immobiliser les
travaux réalisés ;
- l’état des charges rattachées ;
- l’état des produits rattachés : (état des recettes certaines qui n’ont pas fait l’objet
de titres).
- l’état de la dette ;
- l’état des provisions constituées ;
- l’état des engagements donnés ;
- l’état des engagements reçus. (Voir maquette Annexe 12 )
Le compte administratif voté par le Conseil communal, accompagné du compte de
gestion, est transmis à l'autorité de tutelle au plus tard quinze jours après le délai limite fixé
pour son adoption (le 1er juillet de l’année suivant l’exercice).
Dans le mois qui suit la date de réception du compte administratif, l'autorité de tutelle,
assistée des représentants du ministère chargé des finances dans le Département doit donner
son approbation. L'approbation est réputée acquise si aucune suite n'est donnée à l'issue de ce
délai. Le compte administratif approuvé par 1'autorité de tutelle reste déposé à la Mairie où il
est tenu à la disposition du public.
Le Maire en transmet un exemplaire au Receveur-Percepteur. (Cf. article 53 de la loi
98-007 du 15 janvier 1999 portant régime financier des communes).
Un manuel détaillant la procédure d’élaboration, de vote et d’adoption du compte
administratif est disponible au niveau de toutes les communes.

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

CHAPITRE 2 : COMPTABILITE DES MATIERES


CHAPITRE 2 : COMPTABILITE DES MATIERES
La tenue d'une comptabilité des matières est obligatoire dans toutes les communes
conformément :
 à l’article 94 du décret 2001-039 du 15 février 2001 portant règlement général sur la
comptabilité publique.
 au décret N° 2009-194 du 13 mai 2009 portant mise en œuvre de la comptabilité des
matières dans les Administrations Publiques et les Collectivités Locales.
La comptabilité des matières comprend toutes les opérations relatives aux entrées ou
sorties des matériels et outillages, mobiliers, matériels de transport, valeurs inactives,
bons d’essence etc. Elle est tenue par un agent de l’ordonnateur nommé par ce dernier.
Il exécute les missions suivantes :
- l’élaboration des bons de commande ;
- le contrôle des livraisons effectuées dans les magasins placés sous sa
responsabilité ;
- la liquidation des factures ;
- la gestion des magasins ;
- la tenue de la comptabilité des stocks ;
- la conservation de certains biens mobiliers (matériel et outillage, mobilier,
matériel de transport, etc.) ;
- la tenue de la comptabilité d’inventaire.
1. Enregistrement des opérations relatives aux entrées ou sorties de matériels

1.1 Enregistrement des opérations relatives aux entrées

Lors de chaque livraison, le comptable des matières ou le responsable des magasins :


- établit un bon d’entrée, après s’être assuré de la conformité de la livraison
par rapport aux spécifications de la commande (cf Annexe 13’’bon
d’entrée’’);
- enregistre l’opération dans les colonnes du livre journal des matières
réservées aux entrées (cf Annexe 15’’livre-journal des matières’’);
1.2 Enregistrement des opérations relatives aux sorties

Chaque service établit ses besoins, en général hebdomadaires, sur un bon de sortie à
usage interne, document dûment visé par le comptable des matières ou un agent désigné à cet
effet, qui est ensuite adressé au responsable des magasins.

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

Pour chaque sortie de matériel, le comptable des matières ou le responsable des


magasins :
- établit un bon de sortie de matières (cf Annexe N° 14 ‘’bon de sortie’’) au profit du service
demandeur.
- enregistre l’opération de remise effective de matériel au service demandeur dans les
colonnes du livre journal des matières réservées aux sorties (cf Annexe N° 15’’livre-journal
des matières’’);
2. La tenue de la fiche de stock et du grand livre des stocks

A l’issue de chaque opération de sortie, intervient la mise à jour de la fiche de stock.


La comptabilité des stocks est décrite en quantité et en valeur pour tous les mouvements des
articles stockés à l'intérieur de la commune. Elle s'établit à partir de la fiche de stock et du
grand livre des stocks.
2.1 La fiche de stock

La fiche de stock enregistre les mouvements des articles stockés dans la commune en quantité
et en valeur. Elle a pour but de permettre aux responsables de la Commune de connaître
instantanément la situation du stock d’un produit ou d’une matière. Elle permet aussi une vue
d’ensemble et fait ressortir tous les mouvements. Elle se remplit en permanence et enregistre
chaque mouvement de la matière.
Il est recommandé une fiche de stock pour chaque produit ou matière. La fiche de stock, une
fois remplie complètement, est renouvelable.
Toutes les fiches de stock portent au départ le N°1 ; puis après épuisement de la fiche d’un
produit donné, la fiche est renouvelée et porte le N° 2, etc.
Lorsqu’on prend la fiche de stock N° 7 par exemple, cela suppose l’existence de six (6) fiches
complètement remplies.
La fiche de stock comprend deux parties : L’entête et le corps de la fiche. (cf Annexe n°16)
2.2 Le grand livre des stocks

Le grand-livre des stocks est constitué par l'ensemble des fiches de stock- matières, à
raison d'une fiche par article.
Sur les fiches de stocks sont reportés notamment:
- le numéro de compte budgétaire ;
- le numéro de code-matières ;
- l'évolution mensuelle du prix d'achat unitaire moyen ;
- le numéro du bon de commande ;

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

- la provenance ou la destination ;
- les entrées, les sorties, les stocks existants (en quantité et en valeur).
En début d'exercice, les fiches de stocks constituant le grand-livre des stocks sont
ouvertes en reprenant le résultat du stock initial figurant à la balance d'entrée de l'exercice en
quantité et en valeur.
Les quantités désignées sur une fiche le sont toujours dans l'unité réglementaire
retenue pour l'article auquel la fiche est affectée. Les quantités entrées sont portées dans la
colonne « Entrées-quantités » et viennent augmenter le dernier montant exprimant le stock, tel
qu'il figure dans la colonne « Stocks-quantités ».
3. Compte de gestion du comptable des matières

A la clôture de l'exercice, le comptable des matières établit son compte de gestion au


moyen des renseignements figurant sur l'ensemble des fiches de stocks.
Le compte de gestion du comptable des matières (cf Annexe n°17 ’’Compte de
gestion des mouvements des matières’’ fait apparaître en valeur et par compte divisionnaire
de classe 6, l'écart entre le stock initial au 1er janvier de l'exercice et le stock final au 31
décembre du même exercice.
Le compte de gestion du comptable des matière après avoir été certifié exact par
celui-ci, puis visé et contrôlé par le maire, ordonnateur du budget, est ensuite adressé au
comptable de la commune avant la clôture de l'exercice pour lui permettre de rapprocher les
opérations de sorties de stocks avec ses écritures.
4. Inventaire de biens meubles et immeubles

Le comptable des matières tient un inventaire des biens meubles et immeubles.


Cet inventaire intervient en fin d’année ou à la prise de service d’un nouveau comptable des
matières. Il intervient également dans le cadre d’un contrôle inopiné.
La procédure d’inventaire des matières se présente comme ci-après :

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

Supports à utiliser
Relevé des tâches à exécuter Acteur
 Création d’ une commission de recensement composée
obligatoirement du maire ou son représentant, le
C/SAF ou le DAF, le dépositaire comptable, le Maire
Receveur-Percepteur ou son représentant


 Etablissement et signature du relevé récapitulatif des
matières (cf Annexe N°18)
Dépositaire comptable
 Transmission du relevé récapitulatif des matières au
C/SAF ou DAF

 Réception du relevé récapitulatif des matières

 Convocation de la commission de recensement Maire

C/SAF ou DAF
 Transmission du relevé récapitulatif des matières à la
commission de recensement
 Réception du relevé récapitulatif des matières
- Relevé récapitulatif des
matières
 Vérification de la conformité du relevé récapitulatif des -PV de recensement
matières par rapport à la liste des matières et des
quantités existantes dans les écritures de la
comptabilité des matières de la Commune.

Commission de
 Organisation du comptage physique des matières
recensement
 Etablissement d’ un PV de recensement(cf. Annexe 19)

 Signature du PV de recensement

 En cas de discordance entre l’existant comptable et


l’existant physique ; procéder aux corrections

NB En ce qui concerne le cas particulier des valeurs inactives, constituées des


formules de différentes natures (timbres de légalisation, tickets de droits de place sur les
marchés, tickets de droits de stationnement de véhicules, etc.), la tenue de leur comptabilité
relève formellement du Receveur-percepteur.

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GUIDE A L’USAGE DU MAIRE, ORDONNATEUR DE LA COMMUNE

Seules les tâches purement administratives incombent au maire à savoir :


- la commande des valeurs inactives suite à l’expression des besoins du Receveur-
Percepteur (conformément aux dispositions du code des marchés publics en vigueur) ;
- la création de commission de réception des valeurs inactives ;
- la mise à la disposition du Receveur-Percepteur des valeurs inactives commandées et
réceptionnées ;
- la prise d’arrêté de reconduction et /ou d’incinération des valeurs inactives sur
proposition du Receveur-Percepteur.

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FICS - Tél.: (229) 21 33 93 45 - 97 08 60 12

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