TC-AA-Gestion Documentaire Manuel Travaux Pratiques

Manuel de travaux pratiques TC-AA Gestion documentaire Page 1 sur 36
Remerciements
La DRIF / Le CDC Gestion Commerce remercie toutes les personnes qui ont
participé à l’élaboration dudit manuel des travaux pratiques.
Document élaboré par :
Nom et prénom EFP

KHELFA Houria ISTA CHMAOU
BOUGRINI HASNA ISTA HAY NAHDA
EL FADILI HANANE CMC AGADIR
Document validé par :
Nom et prénom EFP

AMIZ AZIZA DRIF
KORCHI AMAL ISAT SIDI MOUMEN
N.B :
Les utilisateurs de ce document sont invités à communiquer à la DRIF / CDC
GC toutes les remarques et suggestions afin de les prendre en considération
pour l’enrichissement et l’amélioration de ce programme de formation.
DRIF

Préambule
« Une main sans la tête qui la dirige est un instrument aveugle ; la tête sans la
main qui réalise reste impuissante »
Claude Bernard
Les Travaux Pratiques sont une méthode de formation permettant de mettre en

application des connaissances théoriques, la plupart du temps en réalisant des
exercices, études de cas, simulations, jeux de rôles, révélations interactives…
L’objectif de ce manuel est une initiation à l’acquisition des techniques de base
permettant de mettre en évidence les transferts et les techniques mises en œuvre au
niveau de la séance de cours et d’adapter les supports pédagogiques en fonctions des
techniques étudiées.
Chaque séance de cours est divisée en deux parties :
- une partie théorique dont nous rappelons les principaux points à traiter,
- une partie pratique qui comprend au moins deux TP à réaliser par les
stagiaires à titre individuel ou en sous-groupes.
Les sujets abordés ici sont totalement interdépendants et présentent une complexité
croissante. Il est donc très conseillé d’assurer une présence continue. Toute absence
portera préjudice à la compréhension des séances ultérieures.

OFPPT
DRIF- CDC GC
Fiche Module
Filière Assistant Administratif
Module n° 105 Gestion documentaire Masse horaire : 50 H
Objectif du Savoir organiser son travail administratif en exploitant efficacement les

Module techniques d’organisation.
Séquences Masse Horaire
N° Intitulé
Gestion des documents en papier

Les ordres de classement
1 Etude de la norme z 44-001
1. Classement alphabétique
2. Le classement numérique 20H
3. Le classement idéologique
4. Le classement géographique
5. Le classement chronologique
6. Le classement alphanumérique
7. Le classement décimal
Connaître les procédés de classement

 le procédé horizontal 05 H
2
 le procédé vertical ordinaire
 le procédé vertical suspendu à visibilité suspendue et
 à visibilité latérale
Préciser et connaître les différents types de Fiches 10 H

3  Connaissance des fiches ordinaires
 Connaissance des différents types de fiches visibles
Plannings
 Répartition dans le temps d’opérations diverse
 Organisation, prévision des activités et contrôle de 10H
4
leurs réalisations
 Suivi de l’exécution des différentes phases prévues
 Mise à jour des plannings
5 ETUDE DE CAS 05H

OFPPT
DRIF-CDC GC
Fiche séquence
Module Gestion documentaire Masse horaire :50 H
Séquence N° 1 Gestion des documents en papier Temps prévu : 20 H
Objectif de la Etudier la norme AFNOR et appliquer le principe de

séquence : chaque ordre de classement
Partie théorique
Points à traiter
1 Etude de la norme
2 Ordre alphabétique
3 Ordre numérique
4 Ordre idéologique
5 Ordre Chronologique
6 Ordre alphanumérique
7 Ordre géographique
8 Ordre décimal
Partie pratique
TP Etude de la norme AFNOR / classement alphabétique
Objectifs ciblés : appliquer les règles de l’AFNOR pour choisir le mot directeur d’une rubrique
Durée estimée : 20 mn
Objectifs ciblés : appliquer les règles de l’AFNOR pour choisir le mot directeur
Déroulement du TP1 par groupe
Enoncé :
1 L’ONE, Casablanca
Entreprise de Peinture Astral, Casablanca
Société Laitière de l’Ouest du Maroc
Pharmacie de l’Etoile du Sud
Cuisinière Aga, 13 Bd Ibn Nousseir, Casablanca
Magasin du Nord Marocain, Rabat
Hôtel des Alaouites, Rabat
Transport Rapide du Nord-Ouest du Pays
Imprimerie Royale de l’Atlas
Pharmacie Ain Sébaa, Casablanca
Société Pull Over, Casablanca
Grand Hôtel, Fès
Travail à faire :
1- En fonction de la norme AFNOR, déterminez le mot directeur dans chacune
des dénominations, ci-dessus, et indexez-les ?
2- Classez les par ordre alphabétique
Corrigé du TP1

ONE, Casablanca (L’)
ASTRAL, Casablanca (Entreprise de Peinture)
MAROC (Société Laitière de l’Ouest du)
SUD (Pharmacie de l’Etoile du)
AGA, 13 Bd Ibn Nousseir, Casablanca
NORD Marocain, Rabat (Magasin du)
ALAOUITES, Rabat (Hôtel des)
NORD-OUEST du Pays (Transport Rapide du)
ATLAS (Imprimerie Royale de l’)
AIN SEBAA, Casablanca (Pharmacie)
PULL OVER, Casablanca (Société)
GRAND Hôtel, Fès
TP 2
Objectifs ciblés : appliquer les règles de l’AFNOR pour choisir le mot directeur
Déroulement du TP2 ; individuel
2 Enoncé :
Société du Verre textile
Yves Saint-Laurent
Savons le Chat
A Tout au beurre
Lignes Aériennes Chiliennes
Lire et relire
Compagnie Générale
Société des Trois Résidences
BMCE (Banque Marocaine du Commerce Extérieur)
Salon de Coiffure d’Estrées
Compagnie Internationale des Wagons-lits
Société Commerciale franco-polonaise
Travail à faire :
1- En fonction de la norme AFNOR, déterminez le mot directeur dans chacune
des dénominations, ci-dessus, et indexez-les ?
2- Classez les rubriques déjà indexées par ordre alphabétique.
Corrigé du TP 2
VERRE textile (Société du)
SAINT-LAURENT (Yves)
CHAT (Savons le)
TOUT au beurre (A)
LIGNES Aériennes Chiliennes
LIRE et relire
COMPAGNIE Générale
TROIS Résidences (Société des)
BMCE (Banque Marocaine du Commerce Extérieur)
ESTREES (Salon de Coiffure d’)
WAGONS-LITS (Compagnie Internationale des)
SOCIETE Commerciale franco-polonaise

TP L’ordre numérique
Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre numérique
Déroulement du TP 1 : individuel
1 Enoncé :
Votre directeur vous remet les dossiers, ci-après, pour lui préparer le répertoire de l’ordre
numérique, sachant que le dossier «Au Palais des Bijoux» porte le numéro 710.
16/10/10 Grand Magasin aux Cent Mille Petites Choses

08/09/12 Compagnie Financière Administrative
13/12/10 Régie des Tabacs
26/02/11 Grand Hôtel des Voyageurs
14/11/10 Papeterie du Nord de la Ville
29/10/10 Lycée Mohamed V
16/10/12 Compagnie Générale d’applications
31/12/11 Saint-Germain, Tout pour la mode
23/07/10 Au Palais des Bijoux
28/08/12 La Gaminerie, Bd Mohamed V, Casablanca
12/11/11 Magasin «Les Arts et les Techniques»
04/08/11 Café-restaurant «A l’agneau Blanc»
Corrigé du TP 2
Le répertoire numérique ;
AGNEAU Blanc» (Café-Restaurant «A l’) 716

APPLICATIONS Electriques (Compagnie Générale d’) 721
ART et les Techniques» (Magasin «Les) 717
CENT Mille Petites Choses (Grand Magasin Aux) 711
COMPAGNIE Financière Administrative 720
GAMINERIE, Bd Mohamed V, Casablanca (La) 719
HOTEL Des Voyageurs (Grand) 715
MOHAMED V (Lycée) 712
NORD de la Ville (Papeterie du) 713
PALAIS des Bijoux (Au) 710
REGIE des Tabacs 714
SAINT-GERMAIN, Tout pour la mode (A) 718

Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre numérique
2
Enoncé :
Vous êtes employé au service de classement d’une importante agence de publicité. Le 10

décembre dernier, la guichetière du service « offre d’emploi » vous remet sa feuille de la journée
sur laquelle inscrit, les diverses maisons de commerce ayant fait insérer une annonce d’offre
d’emploi ce jour là.
 Compagnie de Produits Céramiques

 Antiquité Originale
 Compagnie des Transports Réunis
 Société Régionale d’Alimentation
 Garage Balzac
 Entreprise Générale de Chauffage
 Etablissement Louis Guillaud et Cie
 Comptoir Thermique Européen
 Pâtisserie «Au Soleil d’Or»
 Hôtel des Deux Dauphins
Travail à faire :
Présenter dans l’ordre numérique les noms de diverses maisons sachant que le dernier dossier
déjà classé portait le numéro 525 ;
Corrigé du TP 3
Liste numérique :
Compagnie de Produits Céramiques 526

Antiquité Originale 527
Compagnie des Transports Réunis 528
Société Régionale d’Alimentation 529
Garage Balzac 530
Entreprise Générale de Chauffage 531
Etablissement Louis Guillaud et Cie 532
Comptoir Thermique Européen 533
Pâtisserie «Au Soleil d’Or» 534
Hôtel des Deux Dauphins 535

Répertoire alphabétique :
ALIMENTATION (Société Régionale de l’) 529

ANTIQUITE Originale 527
BALZAC (Garage) 530
COMPTOIR Technique Européen 533
DEUX dauphins (Hôtel des) 535
ENTREPRISE Générale de Chauffage 531
GUILLAUD et Cie (Etablissement Louis) 532
PALAIS d’Or» (Pâtisserie «Au) 534
PRODUITS Céramiques (Compagnie de) 526
TP L’ordre idéologique
Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre idéologique
1 Enoncé :
Indexer et classer dans l’ordre idéologique les rubriques suivantes :

Librairie Al Maarif
Éditions Maghrébines
Librairie-papeterie «aux belles images»
Grands Magasins Marocains
Libre-service de l’Océan
Librairie Internationale
Éditions «Rencontre »
Grands Magasins de Chaouia
Librairie de Best-sellers
Corrigé du TP 1 :
Librairie
AL MAARRIF (Librairie)
BELLES images » (Librairie-papeterie « Aux)
BEST-SELLERS (Librairie de)
LIBRAIRIE Internationale
Editions
EDITIONS Maghribines
RENCONTRE » (Editions «)
Grands magasins
CHAOUIA (Grands Magasins de)

GRANDS Magasins Marocains
OCEANS (Libre-service de l’)

Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre idéologique
2 Enoncé :
Votre chef vous demande de faire un plan de classement d’une documentation relative à
l’équipement du bureau «Installation et ameublement».
Environnement ; insonorisation ; Mobilier ; Siège ; cloisons mobiles ;
Eclairage ; Matériel de rangement ; Dossiers ; Répertoires ; Rayonnages ; Revêtement ; Fiches ;
Mobilier de rangement ; Fichiers ; Bureau ; Tables ; Classeurs ; Ventilation.
Corrigé du TP 3 :
Installation et ameublement
• Environnement
- cloisons mobiles
- Eclairage
- Insonorisation
- Revêtement
- Ventilation
• Mobilier
- Bureau
- Siège
- Tables
• Rangement
- Matériel de rangement
- Dossiers
- Fiches
- Répertoire
- Mobilier de rangement
- Classeurs
- fichiers
- rayonnages

TP L’ordre chronologique
Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre chronologique
Enoncé :
1
Le responsable du service des achats vous remet divers documents d’un fournisseur. Préparez le
dossier du fournisseur en classant les documents par ordre chronologique.
Liste des prix

Hiver 2010
Accusé de réception
18/09/2011
Lettre d’erreur dans une commande
Le 19 septembre 2011
Bon de commande
Le 28/09/2011
Bon de commande
28/08/2010
Promotions printemps 2011
Mars 2011
Note de crédit
Le 14 septembre 2010
Corrigé du TP 1 :
Le 28/08/2010 Bon de commande
Le 14/09/2010 Note de crédit
Hiver 2010 Liste des prix
18/09/2011 Accusé de réception

Le 19 septembre 2011 Lettre d’erreur dans une
commande
28/09/2011 Bon de commande
Mars 2011 Promotion printemps

2011

Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre chronologique
2 Enoncé :
Vous êtes secrétaire dans la société BATAOUI.

Votre patron vous demande de classer les lettres suivantes provenant de 5 clients.
- Société LOUBNA
- Etablissements «Le chauffage»
- Maison «Le jardin»
- Maison «Art et Déco»
- Société GEBRANE
Classez donc les lettres en faisant des dossiers individuels et en respectant les règles du classement
chronologique.
Le 10 janvier 2012 Lettre de LOUBNA

Le 14 mars 2012 Lettre des Etablissements «Le chauffage»
Le 29 avril 2012 Lettre des Etablissements «Le chauffage»
Le 9 avril 2012 Lettre de LOUBNA
Le 6 janvier 2012 Lettre de la Maison «Art et Déco»
Le 6 janvier 2012 Lettre la Maison «Le jardin»
Le 18 février 2012 Lettre de LOUBNA
Le 19 mars 2012 Lettre de la Maison «Art et Déco»
Le 18 février 2012 Lettre la Maison «Le jardin»
Le 10 mars 2012 Lettre de GEBRANE
Le 12 avril 2012 Lettre de GEBRANE
Le 10 mars 2012 Lettre de la Maison «Art et Déco»
Le 29 avril 2012 Lettre la Maison «Le jardin»
Corrigé du TP 2 :
ART et Décor» (Maison»)

0 6 janvier N° 1
10 mars N° 2
19 mars N°3
CHAUFFAGE» (Etablissements
«) 14 mars N° 1
29 avril N° 2
GEBRANE (Société)
10 mars N° 1
12 avril N° 2
JARDIN» (Maison «le)

06 janvier N° 1
18 février N° 2
29 avril N° 3

LOUBNA (Société)
10 janvier N° 1
18 février N° 2
09 avril N° 3
Remarque : on complète l’ordre chronologique par un ordre numérique pour plus de sécurité et
Pour avoir la lettre la plus récente au-dessus dans chaque dossier.
TP L’ordre géographique
Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre géographique
Enoncé :
1
Classer les rubriques suivantes par ordre géographique.
- Société Industrielle Gazière, Meknès

- Office National de l’électricité, Rabat
- Bijouterie « Au Diamant Bleu », Casablanca
- Union Marocaine du Travail, Rabat
- Compagnie Civile d’Ameublement, Safi
- Coopération Ouvrière, Casablanca
- Etablissement de La Fayette et Fils, Safi
Corrigé du TP 1 :
CASABLANCA
COOPERATION Ouvrière
DIAMANT Bleu» (Bijouterie «Au)
MEKNES
SOCIETE Industrielle Gazière
RABAT
OFFICE National de l’électricité
UNION Marocaine du Travail
SAFI
AMEUBLEMENT (Compagnie Civile d’)
LA FAYETTE et Fils (Etablissement)

TP L’ordre alphanumérique
Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre alphanumérique
Enoncé :
1
Classer les rubriques suivantes par l’ordre alphanumérique :
- Etablissement la Pelote du Nord

- La Revue de Nadir
- La Grande Couture du Coin
- Caisse Nationale de Sécurité Sociale
- Restaurant de la Route de France
- Auto-Ecole Hilali et Fils
- Hôtel la Mamounia
- Hôtel de Casablanca
Corrigé du TP 1 :
C
1
COUTURE du Coin (La Grande)
2
CAISSE Nationale de Sécurité Sociale
3
CASABLANCA (Hôtel)
F
1
FRANCE (Restaurant de la Route de)
H
1
HILALI et Fils (Auto-Ecole)
M
1
MAMOUNIA (Hôtel la)
N
1
NORD (Etablissement la Pelote du)
2
NADIR (La Revue de)

Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre alphanumérique
Enoncé :
2 Vous êtes secrétaire à l’assurance YASMINE, bd Zerktouni – Casablanca. Vous avez décidé de
classer les dossiers suivants par ordre alphanumérique.
Dénominations Date de création du dossier

Atelier d’Art Chinois 10/12/08
La Grande Galeries de la Ville 30/05/11
Acoustique Médicale «le Sourd» 25/10/09
La Générale de Surveillance 17/04/07
Horlogerie Saint-Hilaire 20/12/09
Transport de la Flèche du Sud 07/01/11
Société Générale Pâtissière 19/11/10
Grande Biscuiterie Libanaise 02/11/11
Compagnie Générale Ait Ali 24/09/09
Hôtel Lalla Fatima-Ezohra 21/10/10
Corrigé du TP 2
A
ATELIER d’Art chinois 1
AIT ALI (Compagnie Générale) 2
F
FATIMA-EZOHRA(Hôtel Lalla) 1
G
GENERALE de Surveillance (La) 1
GALERIE de la Ville (La 2
Grande) GRANDE Biscuiterie 3
S Libanaise
1
2
SAIN-HILAIRE (Horloge)
3
SOUR (Transport de la Flèche
du) SOCIETE Générale Pâtissière

TP L’ordre décimal
Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre décimal
Déroulement du TP1 : individuel
Enoncé :
1
Classez les rubriques, ci-dessous, qui correspondent à quelques-unes des divisions d’un ouvrage
documentaire sur les jeux.
200 Pigeon vole 102 Tennis
121 Croquet 203 Jacques a dit
31 Jeux de cartes 1230 Lyonnaise
310 Cartes classiques 311 Cartes spéciales
32 Dominos 123 Boules
12 Billets et boules 1 Jeux d’adresse
3111 Tarots 3102 Nain jaune
10 Jeux de balle 22 Ombres chinoises
3 Jeux de réflexion 2 Jeux de malice et d’observation
11 Jeux de ballon 302 Autre jeux de damier
300 Echecs 30 Jeux de damier
301 Jeux de dames 20 Jeux en commun
1231 Pétanque 201 Colin-maillard
204 Statues 3100 Bataille
122 Quilles 3110 Sept familles
3104 Canasta
Corrigé du TP1 :
1 Jeux d’adresse 2 Jeux de malice 3 Jeux de réflexion
10 Jeux de balle 20 Jeux en 30 Jeux de damier

102 Tennis 200 commun Pigeon 300 Echecs
11 Jeux de ballon 203 vole Jacques a 301 Jeux de dames
12 Billets de boules 204 dit Statues 302 Autre jeux de
121 Croquets 22 Ombres chinoises 31 damier Jeux de
122 Quilles 310 cartes Cartes
123 Boules 3100 classiques Bataille
1230 Lyonnaise 3102 Nain jaune
1231 Pétanque 3104 Canasta
3110 Sept familles
311 Cartes spéciales
3111 Tarots
32 Dominos

Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre décimal
Enoncé :
Voici un extrait du plan comptable : les comptes de bilan.
2
-43 Etat -21 Immobilisations -40 Fournisseurs -16 Emprunts
-10 Capital -35 Produits finis -214 Matériel et outillage -41 Clients
-30 Marchandises -420 Avances et -100 Capital social -42 Personnel
comptes personnel personnel
-210 Terrains -11 Réserves -12 Report à nouveau -212 Constructions

-31 Matières -109 Avances de l’Etat -46 Débiteurs et -37 Emballages
premières créditeurs divers commerciaux
-216 Autres -370 Emballages perdus -215 Matériel de transport
immobilisations
corporelles
-32 Matières -375 Emballages

consommables récupérés
Travail à faire : Attribuez à chacune des classes les comptes correspondants.
Corrigé du TP 2 :
Classe 1 Classe 2 Classe 3 Classe

10 Capital 21 Immobilisations 30 Marchandises 40 Fournisseurs
100 Capital social 210 Terrains 31 Matière première 41 clients
109 Avances de ‘Etat 212 Constructions 32 Matériel 42 Personnel
consommable
11 Réserves 214 Matériel et 35 Produits finis 420 Avances el

OFPPT
DRIF-CDC GC
Fiche séquence
Module 105 Gestion documentaire Masse horaire : 50 H
Séquence N° 2 Effectuer les opérations de classement selon les différents Temps prévu : 5H
procédés
Objectif de la Définir le procédé de classement approprié au matériel utilisé
séquence : en fonction du système de rangement prévu, en assurant une
bonne conservation.
Partie théorique
Points à traiter
1 Les différentes sortes de chemises (ou dossiers)

2 Le classement horizontal
3 Le classement vertical ordinaire
4 Le classement vertical suspendu à visibilité supérieure
5 Le classement vertical suspendu à visibilité latérale
Partie pratique
Exercice 1
Objectifs ciblés : connaître les systèmes de fermeture des certains meubles de classement Durée estimée : 10 mn
Déroulement du TP1 : individuel
Enoncé : Les portes des armoires peuvent être battantes (ordinaires), coulissantes et pliantes ; indiquez les avantages
Corrigé Exercice 1
Avantages inconvénients
Portes ordinaires visualisation total du classement Manipulation difficile
Portes coulissantes et pliantes  Manipulation facile Coût élevé
 Réduire l’encombrement

Exercice 2
Objectifs ciblés : savoir les différents dossiers à classer horizontalement
Déroulement de l’exercice 2 : individuel Enoncé : Indiquez dans quels cas sont
utilisés les différents meubles pour le classement horizontal des dossiers, tenir
compte de :
La nature des dossiers

Dossiers en cours
Corrigé de l’exercice 2
- les dossiers volumineux
- dessins et plans, dossiers de grand format
- fournitures de bureau : papier, carbones…
- les imprimés, les bandes magnétiques
Exercice 3
Objectifs ciblés : savoir choisir le matériel à utiliser
Déroulement de l’exercice : individuel
Enoncé :
1. Comparer les deux procédés : - classement suspendu à visibilité latérale : le cas

du classement dans une armoire. - classement suspendu à visibilité supérieure : le
cas du classement dans un classeur à tiroir.
2. Vous trouvez sur le bureau de la secrétaire commerciale les documents suivants :

- 2 factures de fournisseurs visées par le comptable après règlement
- 5 doubles de lettre qui ont été expédiées la veille
- 5 lettres de change tirées sur des clients, à remettre à l’encaissement le 28
- 2000 prospectus transmis par l’imprimeur
- plusieurs documents annotés : à faire dans la journée, urgent.
- Quelques lettres de clients avec le double de la réponse expédiée
- Un dossier « foire de Casablanca » en cours
- Le catalogue d’un fournisseur
- Deux ramettes de papier à en-tête.
L’équipement du bureau
- Une armoire à dossiers suspendus
- Une armoire à rayons
- Un bac à dossiers suspendus
- Un échéancier

1. classement dans une armoire : * classement visuel * classement facile * encombrement Classement
dans un classeur à tiroir : * étiquette permettant l’identification du contenu du tiroir; * bonne
conservation * capacité réduite
2.
Documents Ordre de Dossier mode de Meubles de rangement

class. class.
2 factures de fournisseurs Numérique Ds. Suspendu Suspendu Armoire à dossier suspendu
viséespar lecomptableaprès
règlement
Chronologique Biblorhapte Debout Armoire à rayons
5 doublesdelettrequi ont
été expédiées la veille
5 lettresdechangetiréessur Chronologique Class. A rabat Echéancier

des clients, à remettre à
l’encaissement le 28
Vertical posé Armoire à rayon
2000 prospectus transmis Sous chemise
par l’imprimeur
plusieurs documents annotés Horizontal Corbeille de classement

: à faire dans la journée, Hamac
urgent.
Quelques lettres de clients Chemise Suspendu

avec le double Bac à dossier suspendu
delaréponse expédiée Chronologique
Horizontal
Un dossier « foire de Corbeille de class.
Casablanca » en Horizontal
cours
Armoireà rayon
Le catalogue d’un horizontal
Idéologique
fournisseur Deux ramettes de Armoireà rayon
papier à
en-tête.

OFPPT
DRIF-CDC GC
Fiche séquence
Module Gestion documentaire Masse horaire : 50 H
Séquence N° 2 Les fiches Temps prévu :10 H

Objectif de la Préciser et connaître les différents types de fiches
séquence :
Partie théorique
Points à traiter
1
Connaissances des différents types de fiches
- les fiches ordinaires
- Les fiches visibles
Partie pratique
TP1
Objectifs ciblés : Elaboration d’une fiche
Durée estimée : 1h30
Déroulement de l’exercice : Individuel
Enoncé :
Un entrepreneur de transports routiers dispose de nombreux véhicules de tourisme
(voitures, camionnettes, jeep)
Etablissez le tracé d’une fiche d’indentification de ces informations, qui devra permettre
de suivre l’entretien, les réparations et les accidents de ces véhicules. Renseignements
devant figurer sur les fiches :
- Marque - numéro de chassis
- Type - Carburant utilisé
- Nombre de CV - Numéro d’immatriculation
- Numéro de police d’assurance Signalez
:
- La catégorie du véhicule,
- L’indisponibilité du véhicule et le motif,
- Le carburant utilisé (essence, gazoil).
TAF :
Etablissez la fiche correspondante

MARQUE
Type de voiture : Marque :

N° d’immatriculation : N° de chassis :
Nombre de CV : N° de police d’assuance :
Carburant utilisé :
Entretien Accident Réparation Observation
Dates Responsable Dates Dommages causés Dates Réparateur
Analyse de la fiche
Format : A5
Sens de l’écriture : à l’italienne Type
de fiche : Ordinaire
Commentaire
Signalisation fixe
1- Catégorie du véhicule : couleur de la fiche

Blanc (voiture) vert (camionnette)
Rose (camion) Jaune (jeep)
2- Carburant utilisé : gommette de couleur
Mauve(essence)
Orange (gasoil
Signalisation mobile
1- Indisponibilité du véhicule : sera signalisé par un cavalier pont
Marron (entretien)
Fushia (accident)
Bleu (reparation

Exercice 2
Objectifs ciblés : Elaboration d’une fiche visible

Durée estimée : 1h30
Déroulement de l’exercice 2 : individuel
Enoncé
Proposez le tracé d’une fiche client qui sera tenue au service commercial
permettant de faire ressortir toute les informations concernant son état civil,
son activité (zone, secteur,….) les conditions de ventes habituelles ainsi que
les commandes effectuées avec leur dates prévues réelles de livraison et de
paiement.
Travail à faire

client Nom ou raison sociale du client :
Adresse :
Tél : Email :
Activité
Zone d’activité
Nord Sud Est Ouest Centre
Secteur d’activité
Primaire Secondaire Tertiaire
Conditions de vente
Qualité du
client Conditions de livraison
- Délai :……………………………………………………..
Grossiste
- Mode de livraison : Port payé port dû Franco port
Semi- Conditions de paiement

grossiste - Mode de paiement : A crédit Au comptant
- Délai : ……………..
Détaillant
Commande Livraison Paiement obs
Date N° Montant Date Date Date Date
Janvier prévue réelle prévue réelle
Février
Mars
Avril
Mai
Juin
Juillet
Août
Septembre
Octobre
Novembre
Décembre
Analyse
Format : A4
Sens de l’écriture : à la française Type de fiche :
verticale décalé
Commentaire
Signalisation fixe
Qualité du client : papillon de couleur
Signalisation mobile
Date de la visite du représentant : Cavalier indexé à disposer sur une Des 12 cases
représentant les mois de l’année

OFPPT
DRIF-CDC GC
Fiche séquence
Filière Techniques Assistant Administratif
Module N° Gestion documentaire Masse horaire : 50 H
Séquence N°6 Plannings Temps prévu : 10H
Utiliser et créer les différents types de plannings afin de gérer son temps et les
Objectif de la temps qui lui incombent
séquence :
Partie théorique
Points à traiter
1  Répartition dans le temps d’opérations diverses
2 Organisation, prévision des activités et contrôle de leurs réalisations
3  Suivi de l’exécution des différentes phases prévues
4 Mise à jour des plannings.
Manuel de travaux pratiques / G E D Version Septembre 2021 Page 25 sur 36

Pa
rti
EXERCICE 1
Objectifs ciblés : Lire, mettre à jour et organiser un planigramme

Durée estimée : 1 H 15 mn
Déroulement de l’exercice : Travail individuel
Enoncé :
La société « EDEN 2020 » créée depuis peu, est spécialisé dans la location
d’appartements pour les vacances.
Après une campagne publicitaire de lancement, vous avez reçu de nombreuses demandes
que vous consignées sur une liste récapitulative.
Vous êtes chargée d’organiser un planning afin de faire connaître aux demandeurs dans
quelle mesure ils pourraient être satisfaits.
La société dispose d’un immeuble comportant :
 5 studios 3 avec vue sur la mer numérotés de 1 à 5

2 avec vue sur la pinède
 6 types II dont 4 avec sur la mer numérotés de 6 à 11
 4 types III dont 3 avec vue sur la mer numérotés de 12 à 15
Travail à faire : Réaliser le planning compte tenu de l’annexe et du fait que la
location s’effectue à la semaine.
Liste des demandeurs pour juillet et août

Date de la Nom des Type Dates
réception de la demandeurs d’appartements
demande
15/12/2020 ALAMI Studio « mer » 01 au 07/07
15/12/2020 ATTACHI 3 pièces « pinède » 12 au 25/08
15/12/2020 SEBTI Studio « pinède » 05 au 25/08
16/12/2020 HABAB 3 pièces « mer » 01 au 14/07
16/12/2020 CHERRAF 2 pièces « mer » 05 au 11/08
17/12/2020 MAAROUF 2 pièces « pinède » 05 au 18/08
18/12/2020 MOADINE Studio « mer » 01 au 07/07
22/12/2020 HADIRI 2 pièces « mer » 08 au 14/07
22/12/2020 HAMDOUCH 3 pièces « mer » 19 au 25/08
23/12/2020 SOUADKA 2 pièces « mer » 12 au 25/08
24/12/2020 LAHLOU Studio « pinède » 22 au 28/07
25/12/2020 SLAOUI 2 pièces « mer » 15 au 21/07
26/12/2020 BIAZ 3 pièces « mer » 22/07 au 04/08
02/01/2021 BOUHRICHI 2 pièces « mer » 22 au 28/07
02/01/2021 TADLAOUI Studio « pinède » 01 au 07/07
03/01/2021 FARIDI 2 pièces « pinède » 29/07 au 04/08
Manuel de travaux pratiques TC-AA-Gestion documentaire Page 26 sur 36

Corrigé de l’exercice1 :
PLANNING DE LOCATION DES STUDIOS ET APPARTEMENTS POUR LES MOIS JUILLET/AOÜT 2021
AOUT
JUILLET
10
11
12
13
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
14
27
31
13
10
16
19
20
22
24
28
29
30
30
12
15
17
18
21
23
26
6
7
2
3
9
Périodes
Appartement LM M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V SD L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S
ALAMI ATTACHI SEBTI HABAB CHERRAF
MAAROUF MOADINE
HADIRI HAMDOUCH SOUADKA LAHLOU SLAOUI BIAZ BOUHRICHI TADLAOUI
FARIDI
Légende :
Studio "mer" 3 pièces « pinède »
Studio "pinède" 2 pièces « mer »
3 pièces
« mer »
2 pièces « pinède »

Exercice 2
Objectifs ciblés : Tenir et mettre à jour un planning

Durée estimée : 1H
Déroulement du TP2 : Travail en groupe
Votre société ne dispose que de quatre voitures de fonction. Pour une gestion rigoureuse de
ces véhicules, le Directeur vous demande de prévoir un planning d’utilisation pour le mois
de juin.
 La Safrane, immatriculée 25132-28 utilisée par la direction.
 Les 2 Renault 21, immatriculées, 3517214 et 6721242 utilisés par les représentants.
 La Clio immatriculée 4887238 à la disposition des différents services.
- M. Badaoui, Directeur, doit se rendre à un congrès du 2 au 4 inclus.
- M. Redouane, représentant, part pour une tournée du 6 au 15, du 17 au 22 et du 26 au
30 inclus.
- Son collègue M. Fawzi, parti le 28/05/20.. en tournée et rentrera le 09 pour reprtir du
13 au 20 et du 23 au 29 inclus.
Un véhicule a été réservé pour Mesdames Idrissi et Fikri du service personnel qui partent à
Agadir du 20 au 23 inclus.
Le chef de l’atelier, M. Belkahia, désire avoir une R 21 à sa disposition pendant

48 h début juin. Choisissez-lui une possibilité.

PLANNING D'UTILISATION DES VOITURES DE FONCTION
POUR LE MOIS DE JUIN 20..
1 2 3 4 5 67 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
DIRECTEUR
M. BADAOUI
CHEFS DE SERVICE Mme IDRISSI

Mme FIKRI
REPRESENTANTS
M. REDOUANE
M. FAWZI
CHEF D'ATELIER
M. BELKAHIA
Safrane 25132-
Légende : 28 Clio 4887238
R 21,
3517214 R 21, 6721242

OFPPT
DRIF-CDC GC
Fiche séquence
Module Gestion documentaire Masse horaire : 50 h
Séquence Etudes de cas Temps prévu : 5H
Objectif de la Etude de cas

séquence :
Parti
Points à traiter
1  synthèse
Parti
TP
Objectifs ciblés : Synthèse
Durée estimée :5H
Déroulement du TP1 : individuel,
Exercice n°1
Société Moulay El Hadi, Marrakech

Station Service Saint-Tropez, Casablanca
Lycée Descartes, Rabat
Entreprise Hadj Jelloua et Associés, Berkane
Salle de Gymnastique El Alaoui Mohamed
Compagnie Degaulle et Fils
Scierie Mohamed-Amine
Auto-Ecole Ahmed Nassiri et Frères
Parfumerie Saint-Michel, Casablanca
Cabinet du Docteur-Abdelhadi
Etablissement Salah et Frères, Fès
Travail à faire :
En fonction de la norme AFNOR, déterminez le mot directeur dans chacune des

dénominations, ci-dessus, et indexez-les ?

EL HADJ, Marrakech (Société Moulay)

SAINT-TROPEZ, Casablanca (Station
Service) DESCARTES, Rabat (Lycée)
JELLOUA et Associés, Berkane (Entreprise Hadj)
EL ALAOUI Mohamed (Salle de Gymnastique)
GAULLE et Fils (Compagnie De)
MOHAMED-AMINE (Scierie)
NASSIRI et Frères (Auto-Ecole Ahmed)
SAINT-MICHEL, Casablanca
(Parfumerie) DOCTEUR-ABDELHADI
(cabinet du) SALAH et Frères, Fès
(Etablissement)
Exercice n°2
Soucieux (ce) à l’accès de l’information dans un laps du temps, vous installez un

système de classement plus efficace adopté à la nature des dossiers à classer, donc
vous avez choisi l’ordre numérique pour les dossiers suivants, sachant que le dernier
dossier déjà classé porte le n° 280.
Le 02/06/2016 Ameublement Istikbal

Le 22/06/2016 Restaurant « Au trois délices »
Fès Le 10/06/2016 Société de câblage,
Casablanca
Le 12/06/2016 Maison de l’esthétique, Tanger
Le 04/06/2016 Grand hôtel des voyageurs, Marrakech
Le 23/06/2016 Cabiner Alaoui Ismaili et frère, Fès
Le 20/01/2016 Café- Restaurant Marhaba, Casablanca
Le 01/01/2016 Espace « Beauté et Finesse » Fès
Le 16/06/2016 Hôtel Ramada
Le 15/06/2016 Etablissement Moulay-Ismaïl et Associés
Travail à faire :
Classez les rubriques par ordre numérique en créant les deux répertoires (liste
numérique et répertoire alphabétique).
Répertoire numérique :
281 –Espace « Beauté et Finesse » Fès

282 - Café- Restaurant Marhaba
283 - Ameublement Istikbal
284 -Grand hôtel des voyageurs
285 -Société de câblage
286 - Maison de l’esthétique
287 - Etablissement Moulay-Ismaïl et Associés
288 - Hôtel Ramada
289 - Restaurant « Au trois délices »
290 - Cabiner Alaoui Ismaili

Répertoire Alphabétique :
A
ALLAOUI ISMAILI (cabinet) 290
B
BEAUTE et Fitness (Espace) 281
C
CABLAGE (société de) 285
I
ISTIKBAL (Ameublement) 283
M
MAISON de L’Esthétique) 286
MARHABA (Café Restaurant) 282
MOULAY ISMAIL et associer (Etablissement) 287
R
RAMADA (Hôtel) 288
T
TROIS délices (Restaurant Aux) 289
V
VOYAGEURS (Grand Hôtel Fès) 284
Exercice n°3
Lorsque les factures sont réceptionnées, elles doivent être vérifiées avant d’être
réglées. Votre chef vous demande de procéder à la conception d’une fiche permettant
la vérification des factures
Cette fiche doit mentionner :
Les documents vérifiés, leur numéros et date
L’erreur constatée
La suite à donner pour rectifier cet erreur
Le nom du vérificateur
Autres renseignements jugés utiles.
Travail à faire
Préparer la fiche convenable

Fichier de vérification et transmission de facture
Documents vérifiés :
Nom :………………… n° :………………………..
Nom :………………… n° :………………………..
Nom :………………… n° :………………………..
Erreur constatée :
Suite à donner :
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………
Montant de l’avoir auquel nous avons droit :
En chiffres :
└┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┴┘
En toutes lettres :……………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….
Nom de vérificateur :
Signature : ……………………

Exercice 4
Dans le cadre des conventions signées entre votre entreprise et les établissements
supérieurs, vous recevez chaque année des stagiaires dans divers spécialités et vous devez
organiser leur emplacement dans les divers services et directions de la société.
Travail à faire :
A partir d’une note laissée par votre chef de service (Annexe N°1), tracer le planning pour
visualiser la rotation des stagiaires dans les différents services de l’entreprise.
ANNEXE1
Planning de rotation des stagiaires
Bonjour !
Nous avons accepté de recevoir des stagiaires pour la période du 1er mai au 30 juin.
Merci de préparer le planning afin de visualiser la rotation des stagiaires dans les différents
services.
 Mlle JAMILA ALAMI, prépare un diplôme du BTS en Secrétariat, elle sera

affectée au Service du Personnel tout le mois de mai et au Secrétariat de Direction
les trois premières semaines de juin, elle terminera son stage au Service
Comptabilité
 Mlle JINAN MASARI, prépare le même diplôme en Comptabilité, elle sera affectée
au Service Comptable tout le mois de mai et au Service Commercial tout le mois de
juin
 M Kamal BERTHIER, qui prépare la même chose sera affecté au Service

Commercial pendant le mois de mai et au Service Comptable pendant le mois de
juin.
 M JALAL SLIMANI , prépare un diplôme de technicien spécialisé en Maintenance

des Systèmes automatisés, il sera affecté au Service Technique tout le mois de juin.
 M NAZIH SABRI, prépare une licence dans les Métiers de la Comptabilité, il sera
affecté au Service Comptable les deux premières semaines du mois de mai puis la
troisième semaine au service Commercial
 Mlle Farida MAILLARD, prépare une licence des Métiers de la gestion des
ressources humaines, elle sera affectée les trois premières semaines de mai au
Secrétariat de Direction et la dernière semaine au Service Comptabilité.
 Mlle IHSAN AMRANI, prépare un diplôme en secrétariat commercial, elle sera

affectée au Service Commercial la dernière semaine de mai et au Secrétariat de
Direction les trois premières semaines de juin.
PLANNING DE ROTATION DES STAGIAIRES
Calendrier
MAI JUIN
Stagiaires
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
BERTHIER K.
JAMILA
ALAMI
MAILLARD F.
IHSAN
AMRANI
JINAN
SABRI N.
SLIMANI J.
Sce Personnel Sce Commercial
Sce Comptable S. Direction Sce

Technique
Exercice 5

Hésitant entre l’utilisation du classement et archivage classique et celui électronique ou
numérique, votre supérieur vous demande de lui dresser un tableau dans lequel vous faites
comparer les 2 en montrant les avantages et les inconvénients de chacun d’entre eux.
Type de classement Avantage Inconvénients
Classement classique
Classement numérique
Travail à faire
 Compléter le tableau
Type de classement Avantage Inconvénients

Archivage facile … Trop d’espace …
Classement classique
Pas d’espace … Risque de piratage…
Classement numérique

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Vous êtes employé au service de classement d’une importante agence de publicité. Le 10

 Compagnie de Produits Céramiques

Compagnie de Produits Céramiques 526

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ALIMENTATION (Société Régionale de l’) 529

Indexer et classer dans l’ordre idéologique les rubriques suivantes :

CHAOUIA (Grands Magasins de)

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Manuel de travaux pratiques TC-AA Gestion documentaire Page 10 sur 36

Liste des prix

Le 28/08/2010 Bon de commande

Le 14/09/2010 Note de crédit

Hiver 2010 Liste des prix

18/09/2011 Accusé de réception

28/09/2011 Bon de commande

Mars 2011 Promotion printemps

Manuel de travaux pratiques TC-AA Gestion documentaire Page 11 sur 36

Vous êtes secrétaire dans la société BATAOUI.

Le 10 janvier 2012 Lettre de LOUBNA

ART et Décor» (Maison»)

JARDIN» (Maison «le)

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- Société Industrielle Gazière, Meknès

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- Etablissement la Pelote du Nord

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Dénominations Date de création du dossier

Manuel de travaux pratiques TC-AA Gestion documentaire Page 15 sur 36

1 Jeux d’adresse 2 Jeux de malice 3 Jeux de réflexion

10 Jeux de balle 20 Jeux en 30 Jeux de damier

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-210 Terrains -11 Réserves -12 Report à nouveau -212 Constructions

-32 Matières -375 Emballages

Travail à faire : Attribuez à chacune des classes les comptes correspondants.

Classe 1 Classe 2 Classe 3 Classe

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