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31/01/2019

Copyright : Saâd Bricha

Management des Achats


« ‫» ﺍﻟﺭﺑﺢ ﻓﻲ ﺍﻟﻣﺷﺭﻯ‬
Animé par Saâd BRICHA

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Présentations
Nom & Prénoms Saâd BRICHA

E-mail saadbricha@hotmail.com

Objectifs Approfondir vos connaissances sur les 2


métiers : achats & Approvisionnements

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Relations avec les fonctions de l’entreprise


ACHATS
Contrats

ACHATS
Approvisionnements

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Evolution des achats par période

- Absence de planification
- Achat à n’importe quel prix 1950

- Prise de conscience pour les couts induits


par l’achat des MP 1960
- Planification des besoins (MRP), meilleure
organisation des approvisionnements 1970
- Logistique d’approvisionnement
- Synchronisation des achats ordonnancement 1980

- Marketing dans les achats


- Participation à la définition de la stratégie de l’entreprise 1990
- Globalisation
- Recherche de marchés étrangers émergeants
- E-sourcing, E-procurement, … 2000

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Contexte actuel
Dans le contexte industriel actuel, l'offre est largement excédentaire par rapport à la
demande (prix marché) et, par conséquent, la clientèle est de plus en plus exigeante.

 L’évolution de l’offre et de la demande


Les « Trente Glorieuses »
EXCEDENTS
1975
1945

PENURIE

1945 30 GLORIEUSES 1975 INFLATION 1990 MONDIALISATION

ECONOMIE DE ECONOMIE DE ECONOMIE DE


PRODUCTION MARCHE GLOBALISATION
PV = CR + Marge CR = PV - Marge Marge = PV - CR

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Contexte actuel
 Les « armes » employées contre la
concurrence
EXCEDENTS

Aujourd’hui

1975
4ème « arme » 5ème « arme »
1ère « arme » 2ème « arme » 3ème « arme » LA SECURITE LE SOCIETAL
LE PRIX LA QUALITE LE DELAI &
ENVIRONNEM Époque :
Époque : Époque : Époque : T - Participations
- du coût de - des cercles de -de la maîtrise des associatives
revient qualité flux Époque : - Aider son
- de la - de l’assurance - de la « chaîne de -Sécurité des prochain
productivité qualité valeur » moyens - Entreprises
- du contrôleur - de la qualité totale - du logisticien -sécurité des RH Citoyennes
de gestion - du qualiticien - environnement

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Contexte actuel
Pressions extérieures
 Pressions concurrentielles provenant d’entreprises
étrangères;
 L’importance de la qualité des produits comme
facteur de compétitivité;
 Le marketing international et les sources d’achat à
l’internationales;
 Les tendances à choisir un nombre restreint de
fournisseurs et à établir des relations à long terme;
 Le cycle de vie des produits devient plus court, la
vitesse de réponse au marché devient essentielle;
 L’utilisation de l’échange des données informatiques
(EDI) lors de l’approvisionnement.

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Contexte actuel
Ceci implique pour l'entreprise plusieures actions :
 La maîtrise des coûts grâce à un suivi précis de la production
 La réduction des coûts par la réorganisation ou l'élimination
des procédures coûteuses n'apportant que peu de valeur ajoutée,
par la minimisation des en-cours et des stocks;
 Des délais de livraisons courts et fiables;
 Une qualité constante et irréprochable;
 De petites séries de produits personnalisés et fréquemment
renouvelés
 Une grande adaptabilité face aux évolutions de plus en plus
rapides de la demande et à l'émergence de nouvelles
technologies.

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Montant des achats comparé au C.A au Maroc.

 Première transformation de l’acier 64%


 Fonderie et travail des métaux 61%
 Industrie papetière et cartonnerie 60%
 Industrie de peinture 56%
 Industrie du bois et du meuble 53%
 Industrie du cuir et de la chaussure 52%
 Construction mécanique 51%
 Construction électronique et électrique 51%
 Construction navale, aéronautique, armement 51%
 Industrie textile et habillement 51%
 Parachimie et industrie pharmaceutique 43%
 Industrie du verre 38%

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Quelques définitions

Approvisionnement :

Détermination des quantités nécessaires d’un produit et des


périodes auxquelles il convient de les acquérir, notamment par le
biais d’une gestion des stocks, de la passation des commandes et
de leur suivi.

Achat :
- On définit l’achat par l’acquisition d’un bien ou d’un service en
échange du paiement de son prix.
- Réponse à un besoin exprimé au sein de l’entreprise par la
recherche et la sélection de fournisseurs et la négociation des
conditions d’achats et finalement par la contractualisation.

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Rôle, politique & Objectifs


Rôle : La fonction achat a pour rôle d’assurer à l’entreprise aux meilleures
conditions économiques en vigueur le concours des entreprises
extérieures les plus aptes à satisfaire ses besoins en MP, matériels,
fournitures, services et sous traitance, cela compte tenu des volumes
nécessaires, de la qualité requise, du délai imparti et du service attendu

Politique Achat : L’ensemble des principes orientant la fonction achat dans


une entreprise est appelée « politique Achat »

Objectifs Achat :

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Les différents types de produits


Le services achats traite de nombreux produits et modifient leurs
procédures selon les cas de figure.
On distingue quatre (4) sortes de processus d’achat relevant de
quatre type de produits dépendant de 2 paramètres :
- Les produits de routine
- Les produits de levier
- Les produits goulots d’étranglement
- Les produits stratégiques

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Types de produits
 Les produits de routine
se caractérisent par leur faible coût pour le client et le
risque limité associé à l’achat (fournitures de bureau par
exemple ou eau de table). L’acheteur recherche alors le
plus bas prix et privilégie les achats routiniers.

 Les produits de Levier


sont coûteux mais impliquent un risque limité pour
l’acheteur car de nombreuses entreprises les proposent
(exemple des pare-brises de voitures).
Le fournisseur sait que le client compare les produits et les
prix, il doit donc montrer que son offre minimise le coût
total à supporter.

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Type de Produits

 Les produits goulots d’étranglement,


au coût limité impliquent un risque élevé (exemple de
pièces détachées des moyens de fabrication). L’acheteur
cherche alors à garantir la sécurité et la régularité de
l’approvisionnement.

 Les produits stratégiques


sont très coûteux et s’accompagnent d’un risque élevé pour
le client ( par exemple: unité centrale informatique).
L’acheteur recherche un fournisseur connu et réputé. Il est
prêt à payer un surcoût pour minimiser son risque perçu. Il
peut également chercher à impliquer le fournisseur en amont
du processus d’achat.

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Type de Produits

Produits à Goulet Produits


Risque Elevé
d’étranglement Stratégique

Produits de
Risque limité Produits de Levier
Routine

Cout Faible Cout Excessif

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Achats/appros : Qui fait Quoi ?

--LaContractualisation

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Achats/appros : Caractéristiques
Pour faire face à cela 2 fonctions rentrent en jeux :

ACHATS APPROVISONNEMENTS

 Gestion du moyen et du long  Gestion du court terme


terme  Suivi très rapproché des
 Anticipation livraisons
 Pro-activité  Anticipation
 Orientation plutôt externe à  Orientation plutôt internes à
l’entreprise l’entreprise

Les achats et les approvisionnements :


Deux fonctions différentes mais complémentaires

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Obligations de l’acheteur
L’acheteur se caractérise par :
a. La possession d’une vision globale des objectifs de
l’entreprise
b. Le pouvoir de répondre aux attentes spécifiques de ses
différents départements
c. La maitrise de l’ensemble des démarches relatives aux achats
(gestion du suivi des commandes, des stocks, des budgets)
d. La maîtrise des marchés locaux et internationaux.
e. La connaissance au mieux des caractéristiques des
fournisseurs et des produits.
f. Sa mission de veille permanente.

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Rôle d’un acheteur ?

Définir la politique
d’achats
Assurer une veille Définir objectifs et
technologique budgets
;

Garantir une politique Participer à l’élaboration


Régler les litiges des cahiers des charges
achat répondant aux
financiers
conditions de
performance
économique
Analyser les L’acheteur doit : Connaître
performances l’environnement
fournisseurs fournisseurs;

Consulter, négocier, Prospecter, analyser,


comparer évaluer

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Rôle d’un approvisionneur ?

Garantir la disponibilité
des pièces dans les
conditions de
performance
économique
L’approvisionneur doit
:

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Exercice de rôles

pour chacune des étapes


à
du processus, déterminez si
elle fait partie du processus
« Achat » ou
« Approvisionnement » ?
de la MP

de la MP

de la MP

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Le profil de l'acheteur
Quelque soit la taille de l’entreprise, l’acheteur doit :
 Etre un Homme de communication,
 Etre un homme/femme de projets ,
 Etre un professionnel crédible.
 Avoir une personnalité persévérante, patiente, et curieuse.
 Communiquer en interne et en externe
 Avoir la fibre commerciale pour convaincre, et faire preuve
de persuasion et de conviction.
 Etre un homme de projet : possédant “un feeling” pour se
projeter dans l’avenir , anticiper
 Etre constamment en train d’analyser la situation du
marché et de réagir rapidement en cas de besoin.

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Le profil de l'acheteur
 Etre un professionnel ayant ou capable d’acquérir le degré
de technicité lui permettant de juger des achats techniques
à faire
 maîtriser les techniques et méthodes d’achat.
 Etre au moins trilingue (anglais indispensable).
 Avoir des connaissances juridiques pour rédiger et
déchiffrer les conditions générales.
 Avoir des notions comptables et financières pour pouvoir
comparer les offres et en évaluer les incidences financières.

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Le profil de l'acheteur
 Avoir la capacité à prendre des décisions
 Avoir une très grande capacité à négocier
 Avoir une très grande capacité d’influence et de persuasion
 Etre capable de résoudre les conflits
 Avoir une grande capacité d’analyse
 Avoir une grande capacité de résolution de problème
 Et avant tout, avoir une grande préoccupation client

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Types d'acheteurs
 L’acheteur projet : fait le lien entre le besoin du
consommateur final et les possibilités techniques des outils
de fabrication des fournisseurs.
 L’acheteur chef de produit : il construit des collections
spécifiques qui répondent aux besoins des consommateurs.
 L’acheteur famille ou (marché) : négocie les composants,
les fournitures, les matières …
 L’acheteur pays: relais de l’acheteur régional; il veille à en
faire respecter les directives sur son territoire.
 L’acheteur régional : négocie les conditions d’achats de
produits finis en consolidant les chiffres pays.

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Compétences à montrer

 Le profit : facile à évaluer; il dépend de la


capacité de l’acheteur à mettre les sources
d’approvisionnement en concurrence réelle.
 La qualité : du produit comme défini sur le
cahier des charges.
 Le service : délais, garantie, après vente.
 L’image : donnée à travers l’acheteur.

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Organisations des achats dans l’entreprise

2 cas de figures se présentent :


- les organisations centralisées
- les organisations décentralisées

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Organisations des achats dans l’entreprise


Les organisations achats centralisées
Un rattachement peut être alors soit à :
- la direction générale de l'entreprise, ce qui
témoigne du caractère stratégique de la fonction et
est souvent le signe d'une certaine maturité de la
fonction.
- ou à une autre direction, le plus souvent la direction
administrative et financière ce qui montre que la
stratégie achats de l'entreprise porte avant tout sur
les réductions de coûts et moins sur la recherche de
la qualité et de l'innovation.

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Organisations des achats

Une direction achats centralisée gère à la fois :


- les achats de production
- les achats hors production.

Les collaborateurs peuvent être répartis :


- par familles d'achats, configuration la plus classique.
- en mode projet, avec des acheteurs polyvalents.

NB : certaines directions peuvent aussi couvrir d'autres domaines


que les achats, comme les services généraux ou la logistique.

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Organisations des achats


Les organisations achats décentralisées
Les achats sont directement rattachés à la direction d'une business
unit. Les équipes sont essentiellement focalisées sur les achats de
production.

Cas de figures :
- Un même groupe peut donc posséder plusieurs directions
achats, sans qu'il y ait nécessairement un lien entre elles
- ou avoir des achats de production gérés en local mais des
achats hors production centralisés au niveau du siège social.
- aussi, certains grands groupes ont mis en place une direction
de la coordination des achats qui coordonne les achats des
business units sur un certain nombre de projets pouvant être
menés en commun.

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Typologie des Achats

? ? ?

? ?
Ou sous-traitance - La formation
?

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• Notion de Processus
Ensemble des ressources et des activités liés qui transforment des
éléments entrants en éléments sortant.
Toute tâche, toute activité qui génère un produit ou un service constitue un
processus, ou un enchaînement de processus

Attention !!
Ne pas confondre, procédure, processus (procédé) et produit :
• la procédure écrite est un document précisant la manière d'effectuer un
processus ou une activité (qui, quand, où, comment)
• le processus est l'ensemble d'activités de transformation d'éléments
d'entrées en éléments de sortie (quoi, pourquoi)
• le produit est le résultat d'un processus

Interactions
Éléments d’entrée Éléments de sortie
Déroulements des opérations

Donnez des exemples de vie courante ??

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Exemple de processus
Entrants et sortants de processus de production

-Commandes
-Demande d’achats (entrée)

Matière
Première (entrée) Processus de -Produit Fini
Production -Facture
(sortie)

Moyens
humains, techniques
et organisationnels (entrée)

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LE PROCESSUS ACHAT

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Définition du besoin
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Lct appel d’offre

Le processus achats simplifié Analyse des offres

La négociation

Contractualisation

L'acte d'achat est le résultat de plusieurs tâches opérationnelles exécutées


de façon chronologique. Le processus achats peut se décomposer en 6
phases essentielles :
- la définition du besoin,
- la recherche de fournisseurs,
- le lancement d'appel d'offres,
- l'analyse des offres,
- la négociation
- et la contractualisation.
Chaque phase doit être abordée avec rigueur et méthodologie.
 Tout au long de ce processus, l'acheteur se doit d'être à l'écoute de ses
prescripteurs internes afin de cerner leurs besoins.
 L’acheteur doit également suivre et gérer de manière efficace les relations
avec ses fournisseurs et anticiper les éventuels risques.

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Les étapes du processus achat


L'acte d'achat est le résultat de plusieurs tâches opérationnelles
exécutées de façon chronologique.

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Les étapes du processus achat

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Les étapes du processus achat

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La demande d’achat

La demande d’achat est un document papier ou informatique sur


lequel sont regroupés les articles à commander pour le
réapprovisionnement des magasins.
Elle véhicule un ensemble de renseignements sur :
- les articles en général (code, désignation détaillée, quantité, unité,…)
- les fabricants (nom, adresse, …)
- les sources d’approvisionnements possibles
- un bref historique des consommations
- le lieu de livraison (adresse du magasin ou les articles seront rangés
- le nom de l’émetteur de la demande Définition du besoin

- la date d’émission de la demande Recherche Fournsseur

Lct appel d’offre


- la date de livraison sollicitée Analyse des offres

- le numéro de la demande La négociation

Contractualisation

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Caractéristiques de la demande d’achat


Afin de favoriser son traitement rapide, une demande d’achat (DA) doit
obéir au respect conjugué de certaines règles. Il est recommandé de
faire un tri préalable :
- de faire un regroupement des articles suivant des critères liés à
leurs natures(matériel électrique, informatique, …)
- de faire un regroupement par source d’approvisionnement
(fournisseur)
- de faire un regroupement par destination ou utilisation
(utilisateur, adresse de livraison,…)
Définition du besoin
- etc … Recherche Fournsseur

Lct appel d’offre

Une demande d’achat ne doit pas être Analyse des offres

La négociation

très longue (maximum = 8 lignes) Contractualisation

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A - La définition du besoin (cas général)


Cette première étape revient à définir correctement le produit ou le service
que l'on veut acheter, en adéquation avec les besoins de l'entreprise.
 La rédaction d'un cahier des charges permet de spécifier les attentes vis-à-
vis de ce produit ou de ce service.
 Le cahier des charges peut être rédigé soit de façon :
• détaillée (les fournisseurs se contentent d'y répondre point par point.
• soit de façon fonctionnelle (le demandeur fait appel à leur capacité à
proposer des solutions).
 Le cahier des charges précise les conditions commerciales (objectif,
caractéristiques du produit ou service, conditions de règlement, Définition du besoin

devise de facturation, etc.) et indique les critères que doivent Recherche Fournsseur

remplir les fournisseurs pour répondre à l'appel d'offres, ceci Lct appel d’offre

Analyse des offres

dans le but de mieux gérer les risques . La négociation

Contractualisation

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A - La définition du besoin (suite)

-Plus les termes du cahier des charges sont précis, plus les risques sont
réduits.
-Les prescripteurs internes concernés doivent obligatoirement être
associés à la rédaction de ce cahier des charges
=> améliorer la communication interne. Définition du besoin

Recherche Fournsseur
- 3 questions que doit se poser un acheteur : Lct appel d’offre

 Le client interne a-t-il défini un besoin juste ? Analyse des offres

 Y a-t-il un risque de sur-qualité ? La négociation

Contractualisation
 Y a-t-il des coûts élevés et inutiles ?

-L'acheteur doit travailler avec son prescripteur interne afin de mieux


définir le besoin, sans accepter des exigences exagérées et motivées
par une attente de sécurité absolue.

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B- La recherche de fournisseurs

A cette étape du processus achats, deux hypothèses sont possibles :


- Les fournisseurs pouvant répondre aux besoins font déjà partie
du panel de l'entreprise. Dans ce cas, ils sont connus, évalués et
les risques sont maîtrisés.

- Dans la seconde hypothèse, le besoin a évolué et il faut


rechercher de nouveaux fournisseurs. Dans ce cas, il faut
employer des méthodes de sourcing et d'homologation des
nouveaux fournisseurs. Définition du besoin

Recherche Fournsseur

Lct appel d’offre

Analyse des offres

La négociation

Contractualisation

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Le sourcing

Le sourcing se déroule en trois grandes étapes :


- La 1ère , consiste à rechercher des données macroéconomiques.
Cette recherche est caractérisée par :
 l'identification d'une zone géographique à explorer,
 par la qualité du produit (ou du service) à partir de la définition
d'objectifs opérationnels
 et enfin, par le produit (ou le service) lui-même.
Tous ces aspects doivent être croisés et permettront l'identification
des fournisseurs potentiels par pays. Définition du besoin

Recherche Fournsseur

Lct appel d’offre

Analyse des offres

La négociation

Contractualisation

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Le sourcing
Le sourcing se déroule en trois grandes étapes :

- La 2ème étape est la collecte d'informations.


Les fournisseurs potentiels sont contactés et répondent à des demandes
d'information (Request for Information - RFI).

Si le sourcing est international, les ambassades à l'étranger ainsi


que les douanes et les chambres de commerce peuvent apporter des
informations sur les produits et fournisseurs.
- La 3ème étape est la réalisation d'une cartographie à partir Définition du besoin

Recherche Fournsseur

de toutes ces informations. Lct appel d’offre

Analyse des offres

La négociation

NB: Ce travail peut se révéler extrêmement long et délicat. Contractualisation

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Homologation fournisseur
Une fois les fournisseurs ciblés, il faut les homologuer avant de pouvoir les
consulter.
Mais dans quels buts ?

Le but de cette homologation est de minimiser :

 les risques financiers,

 les risques de fiabilité technique,

 les capacités logistiques.


Définition du besoin

Recherche Fournsseur

L'homologation passe par des audits de fournisseurs. Lct appel d’offre

Analyse des offres

La négociation

Contractualisation

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L’appel d’offres

1. L'équipe projet
Il convient de déterminer quels collaborateurs auront la responsabilité
du lancement. Selon les situations, cette équipe est composée
différemment.
- Dans le cas d'une organisation achats centralisée, l'acheteur spécialisé
concerné par le produit ou le service lance l'appel d'offres.
- Dans le cadre d'une organisation décentralisée forte, l'appel d'offres
sera mené par l'acheteur leader.
-Dans le cas d'achats non stratégiques délégués aux Définition du besoin

Recherche Fournsseur

utilisateurs, l'appel d'offres peut rester sous leur Lct appel d’offre

responsabilité. Analyse des offres

La négociation

Contractualisation

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Définition du besoin

L’appel d’offres Recherche Fournsseur

Lct appel d’offre


2. Les documents à fournir Analyse des offres

- une lettre d'introduction qui présente le contexte et les objectifs visés; La négociation

Contractualisation
- un accusé réception que doivent retourner les fournisseurs;
- un guide de l'appel qui donne les principes particuliers régissant son déroulement;
- le cahier des charges des produits ou services;
- les termes et conditions de l'établissement d'une relation d'affaires;
- un questionnaire (RFI) afin de recueillir des informations générales sur le
fournisseur;
- un guide de réponses (standard) qui précise les supports à utiliser, les formulaires-
types, les délais de réponse...
-des annexes, s'il y a lieu.
Envoi de ces documents aux fournisseurs, soit par courrier postal,
soit par mail.
NB :
L'appel d'offres peut aussi être lancé via une solution d'e-sourcing. Les fournisseurs
présélectionnés sont consultés en ligne et soumettent leurs offres sur un portail dédié.
L'acheteur gagne un temps considérable pour analyser ses offres et garde
une traçabilité.

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L’analyse de l’offre

Une fois les réponses des fournisseurs reçues et validées, l'acheteur


procède à l'analyse multicritères des offres reçues pour aboutir à une
short-list. L'analyse des offres se déroule généralement en deux temps :
- Une 1ère étape de présélection s'effectue sur la base de critères ayant
un caractère éliminatoire. Il peut s'agir : Définition du besoin

Recherche Fournsseur

 d'une compétence technique particulière, Lct appel d’offre

 des équipements industriels spécifiques, Analyse des offres

La négociation

 etc. Contractualisation

Les fournisseurs ayant franchi la 1ère étape ont proposé des solutions
conformes au cahier des charges passent en 2ème étape.

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L’analyse de l’offre

- La 2nde étape consiste à faire :


une analyse multicritères des offres restantes, afin de faire un
choix final, cette analyse doit être formelle et explicite. Elle
permettra de communiquer sur le choix final non seulement en
interne mais également vis-à-vis des fournisseurs non retenus
pour qu'ils soient plus compétitifs à l'avenir.

Principaux critères de choix


 Qualité Définition du besoin

Recherche Fournsseur

 Coût Lct appel d’offre

 Délai
Analyse des offres

La négociation

… Contractualisation

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L’analyse de l’offre

- Le critère de la qualité
Le premier critère de sélection est la qualité du produit ou du service
acheté, à condition, bien entendu, que le cahier des charges soit
toujours bien respecté.
Il faut donc maîtriser parfaitement le produit ou service acheté.
D'autant que les entreprises apprécient de travailler avec des
fournisseurs dont les systèmes de management et les pratiques qualité
sont bien définis. La certification sur une norme ISO est souvent
recherchée car elle démontre la capacité de l'entreprise Définition du besoin

Recherche Fournsseur
à répondre aux besoins de ses clients de manière optimale. Lct appel d’offre

Analyse des offres

La négociation

Contractualisation

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L’analyse de l’offre

- Le coût global d'acquisition


Le deuxième critère de sélection est le coût global d'acquisition et les
Conditions commerciales. L'acheteur doit maîtriser la structure de
coûts de ses fournisseurs en demandant des chiffrages détaillés.
Le fournisseur doit proposer un prix compétitif par rapport à ses
concurrents.

Les conditions de règlement demandées doivent être acceptables


et les incoterms (modalités de la transaction) proposés avantageux
selon la situation géographique. Définition du besoin

Recherche Fournsseur

Le coût global d'acquisition doit également être Lct appel d’offre

Analyse des offres

compétitif. La négociation

Contractualisation

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L’analyse de l’offre

- Le critère du délai
Le troisième aspect est le délai. Il doit être conforme au besoin et
maîtrisé.
- les délais de livraison,
- les délais de mise à disposition,
- les délais de mise en service
sont des critères-clés pour sélectionner des fournisseurs.
Définition du besoin
Le fournisseur choisi dispose donc d'un système logistique Recherche Fournsseur

lui permettant de livrer à l'heure et, en cas de besoin, Lct appel d’offre

Analyse des offres

être capable de stocker. La négociation

Contractualisation

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L’analyse de l’offre Définition du besoin

Recherche Fournsseur

Lct appel d’offre

Analyse des offres


- Les autres critères La négociation

Contractualisation

Certains critères comme :


• la faculté d'adaptation,
• la sécurité financière
• et la pérennité de l'entreprise
sont également à prendre en compte.

Une fois les offres analysées sur la base de ces critères, quelques
fournisseurs sortent du lot et l'acheteur peut engager les négociations
commerciales avec ceux qui répondent le mieux à ces critères

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La comparaison des offres


Les critères pour sélectionner le fournisseur sont de deux ordres.
- D’une part le prix
- et d’autre part, celui qui répond le mieux au cahier des charges.

Le service achat va aussi veiller à contrôler le nombre d’offres reçues. Si


elles sont trop peu nombreuses, il y a lieu de revoir la demande (trop
complexe ?).

Les achats établissent une grille critériée qui permettra la sélection en


ayant donné une pondération selon l’importance des critères exigés.
(Cette grille doit idéalement être établie en coordination avec le
demandeur).

Le but de l’analyse comparative des offres fournisseurs est de retenir les


offres les plus intéressantes pour déterminer avec quels fournisseurs ont
va entamer des négociations.

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Grille simplifiée

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Grille simplifiée

15 15 12 9

8 10 8 6

5 15 15 12 3

5 5 4 1

5 10 5 10 8 10

5 5 4 3

16 20 16 12

15 9 12 6

5 5 5 4 5

94 94 80 55

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La mise au point technique des offres


On va demander aux fournisseurs sélectionnés d’éventuelles modifications à
leur offre initiale. Ces modifications peuvent être au niveau du prix mais
surtout au niveau technique.
Une nouvelle grille est établie en incluant le prix, les délais, les garanties, …

5600

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Règles d’attribution de notes

Régle1 : 5 est attribué au meilleur fournisseur, 2 au moins bon

Régle2 : 5 est attribué au meilleur fournisseur et -1 pour chaque tranche de


200€ d’écart

Régle 3 : 5 est attribué au meilleur fournisseur et -1 pour chaque semaine


de délai supplémentaire

Régle 4 : 5 est attribué au meilleur fournisseur et -1 pour chaque mois de


délai de paiement en moins d’écart

Régle 5 : 5 est attribué au meilleur fournisseur et -1 par tranches de 3 mois


de diminution de la durée de garantie

Régle 6 : 5 est attribué au meilleur fournisseur et -1 pour chaque tranche


de 20€ d’écart sur le cout de la maintenance

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Grille simplifiée
Remplissant la grille ensembles :

Offre F1 Offre F2 Offre F3 Offre F4


Exigence technique coeff
Note Total Note Total Note Total Note Total

Niveau technique 6 30 5 30 5 30 4 24 2 12

Prix HT 4 20 3 12 4 16 5 20 5 20

Délai de livraison 3 15 3 9 4 12 5 15 3 9

Délai de paiement 2 10 3 6 4 8 3 6 5 10

Garantie 3 15 5 15 3 9 3 9 1 3
Contrat de
maintenance 2 10 3,5 7 2 4 5 10 2,5 5

Total 100 79 79 84 59

Résultat : On garde les 3 premiers fournisseurs et on élimine d’office le


4ème fournisseur.

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Analyser les offres : Les 4 dimensions à considérer


Spécifications techniques Coût / prix

• Description du produit
• Prix : ferme ? ou révisable ?
• Conditions d'utilisation
• Port compris ?
• Conditionnement
• Assurance comprise ?
• Emballage •
• ...

Délais Comportements

• de livraison • conditions de réception


• de paiement • aspects juridiques
• astreintes ? • formation
• pénalités de retard ? • maintenance
• ... • assistance à la mise en route

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La Négociation :
INTRODUCTION

- La stratégie est axée sur les cibles à atteindre et les


cheminements cruciaux pour y parvenir.
La Stratégie répond à la question : que faire ?

- Les techniques correspondent aux manoeuvres


Les Techniques répondent à la question : comment faire à
partir des objets de la négociation ?

- et les tactiques aux démarches opportunistes et


ponctuelles.
Les Tactiques répondent à celle : comment faire à ce
moment précis compte tenu des circonstances et
immédiates ?

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La Négociation :
A partir de ces approches, nous pouvons clarifier les
concepts de la manière suivante :

• La stratégie définit les grands axes, les actions majeures,


la cible à atteindre ;

• Les techniques définissent la manière dont le négociateur


va traiter du sujet, dont il va manier les objets de la
négociation ;

• Les tactiques sont des initiatives ponctuelles pour


lesquelles le négociateur saisit les opportunités de
circonstance et contourne les obstacles.

Exemple : match de foot

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La Négociation :

.
NIVEAU FONCTIONS ACTION
1- STRATÉGIQUE Grandes orientations Je pense à ma cible et je supporte celle de
Options l’adversaire
Cibles Comment atteindre ma cible

2- TECHNIQUES Manière de traiter l’objet Je cherche à faire avancer mes prétentions


ou à organiser ma défense
Choix de la technique

3- TACTIQUES Actions ponctuelles J’agis sur le champ en fonction des


et opportunistes circonstances,
de l’opportunité, de l’improvisation
Je fais des coups.

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La prise de rendez vous avec le fournisseur

Pour la négociation, quelques règles à suivre :

- Normalement, lors du processus de sélection, le service


achat a dû visiter les installation des fournisseurs.
- Il est préférable de faire venir le fournisseur dans
l’entreprise.
- Les réunions de négociations doivent se faire en salle
neutre.
- Les horaires sont à choisir :10h ou 15h.
- L’acheteur doit être bien habillé, bien rasé (homme), bien
coiffée (femme),
- ….

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PREPARER LA NEGOCIATION

SE PREPARER
ENCORE SE PREPARER
TOUJOURS SE PREPARER

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On ne naît pas négociateur…


On le devient !

Parce qu'elle est un élément de la vie quotidienne, la


négociation semble intuitive. Mais pour la pratiquer en
entreprise dans les règles de l'art, il faut un zest de
psychologie et une grosse dose de technique.

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La négociation n’est pas une affaire d’instinct !!

Négocier est un acte, un processus complexe qui ne s’improvise pas

 80 % du succès d’une négociation repose sur la préparation

 20 % seulement du temps de l’acheteur doit être consacré à l’entretien


face à face .

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"Si j'avais huit heures pour abattre un arbre, j'en


passerais six pour affûter ma hache."

Abraham Lincoln
seizième président des États-Unis

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○○○ Préparation
La préparation est un investissement en temps, investissement gagnant car il est
générateur de bénéfices

Bénéfice d‘efficacité
moins de perte de temps
moins d’erreurs – oublis
moins de dispersion

Bénéfice d‘image
Bonne image personnelle (professionnalisme)
Bonne image de l‘entreprise

Bénéfice de confort
Moins d’imprévus
Plus d’assurance
Plus d’anticipation

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La préparation de la négociation

Quatre conditions sont indispensables et constituent les principes


fondamentaux de la négociation fructueuse selon le concept
d´Harvard :

1. Les personnes concernées doivent dissocier individus et problèmes.

2. Ce qui compte, ce sont les intérêts et non les positions.

3. Il faut développer pour soi-même et aussi communément avec les


partenaires de négociation des alternatives qui procurent des
avantages aux deux parties.

4. Toutes les personnes concernées doivent se mettre d´accord sur des


critères objectifs permettant de mesurer le résultat de la négociation.

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La préparation de la négociation
L´observation des douze règles suivantes vous aide à libérer les
négociations des « conflits personnels » :

1. Mettez-vous dans la situation de l´autre personne. Essayez de


comprendre sa façon de penser et son point de vue.

2. Discutez des idées des deux parties.

3. N´attribuez pas la responsabilité de vos propres problèmes à la partie


adverse.

4. Faites participer la partie adverse au résultat: Veillez à ce qu´elle


intervienne dans le processus de négociation.

5. Adaptez vos propositions au système de valeurs de l´autre partie.


donnez-lui la possibilité de « sauver la face ».

6. Articulez vos émotions et reconnaissez leur bien-fondé.

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La préparation de la négociation

7. Autorisez la partie adverse à décompresser. Mais ne réagissez pas aux


explosions émotionnelles.

8. Utilisez des gestes symboliques tels que serrer la main, un petit présent,
une excuse.

9. Ecoutez attentivement et donnez un retour d´informations sur ce qui vient


d´être dit.

10. Parlez de manière à ce que l´on vous comprenne aussi.

11. Parlez de vous et non de la partie adverse.

12. Etablissez des relations actives. Apprenez à connaître l´autre partie.

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La préparation de la négociation

Lorsque vous aurez identifié les critères objectifs et les procédures,


il ne vous restera plus qu´à suivre les 3 principes cités ci-dessous
dans la négociation :

1. Transformez chaque différend en une recherche commune de critères


objectifs.

2. Argumentez raisonnablement – et soyez vous-même ouvert aux


arguments qui reposent sur des critères compréhensifs et qui traduisent
la manière dont il faut les mettre en oeuvre.

3. Ne cédez jamais à une pression quelconque, soumettez-vous


uniquement à des principes (pertinents).

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La préparation de la négociation

Oui, Mais …
Que se passe-t-il quand la partie adverse est manifestement plus puissante ?

Il est tout d’abord nécessaire de se protéger en fixant un seuil non


négociable au delà duquel on refuse d’aller. Pourtant, ceci possède aussi
des risques car il fige la négociation

Une Meilleure Solution de Rechange ou MESORE présente ici de nombreux


avantages. Elle décrit le résultat que l’on souhaite atteindre sans
négociation. Elle doit être doublée avec un signal d’alarme qui permet de
détecter le moment à partir duquel un accord est en passe de devenir
défavorable.
Pour mettre au point une bonne MESORE, il faut inventer une série de
solutions de repli auxquelles on peut raisonnablement se résoudre si l’accord
était impossible

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La préparation de la négociation
Que se passe-t-il quand la partie adverse refuse de jouer le jeu ?

3 voies sont à suivre dans ce type de situation :

 La 1ère concerne ce que l’on doit faire pour mettre en œuvre la


méthode décrite précédemment, qui est souvent une tactique
contagieuse. Mais peut être insuffisant.
 Une 2nde voie consiste à mettre en œuvre la négociation jiu-jitsu.
Cette approche consiste à se concentrer sur ce que l’adversaire peut
faire. Pour pratiquer la négociation jiu-jitsu on dispose de deux armes :
- Le silence est aussi une arme de négociation
- Les questions et attendre.

 La 3ème voie est celle du recours à la médiation d’un tiers extérieur.

Au total, il faut retenir que quelque soit la méthode utilisée, il est possible
d’amener la partie adverse à jouer le jeu.

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La préparation de la négociation
Que se passe-t-il quand la partie adverse triche ou a recours à des moyens
déloyaux ?

2 attitudes lorsque l’on est confronté à ce type de négociateur :


- la plus répandue consiste à en prendre son parti,
- la seconde est de répondre avec les mêmes armes.
Pourtant, ces deux solutions ne sont pas à privilégier.
NB : Il ne faut toutefois pas confondre tricher et cacher une partie de son
jeu, qui est un acte autorisé dans une négociation, alors que la triche ne
l’est pas.

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Approches de négociation
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Approches de négociation

•Gagnant -perdant

S’il y a un gagnant, alors, par définition, il doit y avoir un


perdant. C’est souvent l’approche que choisissent les gens
en négociation.

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Approches de négociation
•Perdant- perdant

Si les deux parties sont déterminées à ne pas laisser l’autre gagner, elles
peuvent toutes deux finir par ne pas atteindre leur objectif.

Ceci peut souvent arriver quand les deux parties adoptent une approche
de négociation perd- gagne et sont peu motivées par les résultats,

les deux étant plutôt déterminés à ne pas céder.

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Approches de négociation
•Gagnant - gagnant

C’est la situation dans laquelle les deux parties obtiennent au moins


partiellement ce qu’elles veulent.

En réalité, cela signifie probablement que les deux parties sont satisfaites
du résultat des négociations.

Elles n’ont sans doute pas tout ce qu’elles avaient demandé initialement,
mais toutes deux reçoivent quelque chose.

Personne ne se sent volé ou dupé.

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Approches de négociation

Gardez toujours à l’esprit que :

– Vous devrez sans doute continuer à travailler ou à négocier avec l’autre


partie après la première phase de négociation.

– Votre comportement actuel déterminera les attentes vis-à-vis de votre


comportement futur. Aussi vaut-il mieux opter pour une situation gagne-
gagne.

– Souvenez-vous que si vous voulez faire plus d'affaires avec le fournisseur


à l'avenir, vous devez viser l'atteinte d'un contrat qui satisfera les deux
parties.

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LES QUATRE PHASES DE LA NEGOCIATION:


Les 4 C

- Connaître : la préparation de l’entretien qui va suivre.


- Contact : le début de l’entretien avec le vendeur
- Convaincre : le cœur du processus pour obtenir ce que
l’on veut
- Conclure : formalisation de l’accord mutuel

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Résumé de la négociation

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La contractualisation

C’est le résultat de la négociation, c'est une étape relativement


simple si les autres phases se sont bien déroulées.
Mais il faut rester vigilant afin d'éviter les surprises après la
signature du contrat.
La contractualisation consiste à établir un contrat d'achat ou un
bon de commande entre l'entreprise et le fournisseur. C'est un
lien juridique entre les deux parties. Ce contrat reprend tous
les termes des accords convenus lors de la négociation.
Définition du besoin
Attention !! Les contrats à l’international surtout Recherche Fournsseur

en anglais doivent être vus par un expert juridique Lct appel d’offre

Analyse des offres

maitrisant les lois internationales La négociation

Contractualisation

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Le Contrat
Tout contrat doit contenir un certain nombre d'informations
indispensables :

 Les parties ou contractants doivent être mentionnés en début


du document,
 le nom de l'entreprise qui achète,
 celui du fournisseur
 leurs adresses.
 L'objet du contrat,
 La qualité requise y est aussi précisée,
 le cahier des charges (matières, dimension...). Définition du besoin

Recherche Fournsseur

 Le prix, Lct appel d’offre

Analyse des offres

La négociation

Contractualisation

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Le Contrat Définition du besoin

Recherche Fournsseur
 la quantité, Lct appel d’offre

 les dates de livraison, Analyse des offres

La négociation

 les pénalités de retard, Contractualisation

 les incoterms (modalités de la transaction)


 la garantie
 Une juridiction doit être choisie pour régler d'éventuels litiges.
 Dans le cas d'un contrat long,
• la durée doit être précisée
• les conditions de rupture
• les conditions de reconduction de contrat.
La signature du contrat ne peut intervenir qu'après acception du
contenu par les deux parties. Cette signature traduit leur
engagement à respecter toutes les clauses du contrat.
Voir exemple de contrat Voir exemple de
d’achat de sous-traitance contrat de service

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