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NOTE ET BILAN DEXPRIENCE

Les plans de classification en archivistique*


Gilles Hon

INTRODUCTION
onds darchives ou srie dun fonds darchives? Structures organisationnelles ou fonctions et activits? Tels sont les grands dilemmes qui alimentent encore les dbats de la classe archivistique.
En dehors du respect des fonds, tout travail archivistique ne peut tre quarbitraire, subjectif et dpourvu de rigueur... (Duchein, 1977, p. 75). La rvision du concept de fonds est une tape essentielle lentre de larchivistique dans lre des technologies appliques aux sciences de linformation (Sencal, 1991, p. 41).

Que ces dbats se teintent des expressions approche maximaliste ou approche minimaliste ou encore des ralits fonds clos ou fonds ouverts, ils sont le lot de tous les archivistes quils soient confronts aux archives de gestion ou aux archives dfinitives. Quil sagisse de structurer les archives dHydro-Qubec, composes de multiples entreprises nationalises ou de structurer les archives des Biens des Jsuites qui ont travers les sicles, larchiviste fait face un premier dfi! Quelles sont les limites des ensembles documentaires quil a devant lui? cette tape, il examinera les lments structurels. Ainsi dans quel environnement administratif se situent les documents et leurs crateurs? Quel est le statut de ces derniers? Par quel document juridique est-il nonc? Quel est leur pouvoir de dcision? Quelle est leur autonomie de gestion? Ayant dfini les rgles du jeu, larchiviste devra ensuite les appliquer avec rigueur dans lenvironnement qui est le sien. Cest la premire tape dune normalisation bien comprise. Et comme le disait Napolon au sujet de la guerre, cest un art simple et tout dexcution, la condition, doit-on prsumer, que les premiers canons tonnent, il en va de mme pour larchivistique.

* Ce texte a t prsent Madame Martine Cardin, en avril 1995, dans le cadre du cours Traitement de linformation, de la matrise en archivistique lUniversit Laval. A RCHIVES ,
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Ds lors, il sagira pour larchiviste de structurer lensemble documentaire quil aura isol des autres ensembles documentaires. Tous ses efforts tendront crer un plan de classification. Lampleur et la complexit de la tche en feront hsiter plus dun et daucuns chercheront consulter des modles, identifier des mthodologies, sappuyer sur un processus classificatoire normalis. Est-ce raliste? O en est larchivistique qubcoise cet gard?

ARCHIVES DE GESTION OU ARCHIVES DFINITIVES? 1


Il hsitait laisser les profanes pntrer dans son sanctuaire, ferm comme le Saint des Saints. Une atmosphre de mystre stait cre dans le Sminaire autour des archives, [...] Ces volets de fer poss aux fentres... semblant souvrir sur le royaume des tnbres, ntaient pas faits pour attnuer la curiosit. (Lebel, 1992, p. 27).

Ainsi sexprimait labb Honorius Provost au sujet de son prdcesseur, Mgr Amde Gosselin, lequel, dit-on, aurait rdig plus de 100,000 fiches de sa main. Quelle image saisissante et combien rvlatrice des archives, voici peine 60 ans! prime abord, lquation historien = archiviste semble vidente. On me qualifie dhistorien, je ne suis quun archiviste (Lebel, 1992, p. 29). Pourtant Mgr Gosselin, lauteur de cette citation, deviendra suprieur du Sminaire de Qubec et recteur de lUniversit Laval. Il est significatif aussi quil ait t le premier archiviste en titre dune institution tricentenaire. En effet, jusqu sa nomination en 1904, les archives avaient relev des procureurs et de leurs assistants. Demble, une autre remarque simpose: linaccessibilit des archives ne saurait tre confondue avec leur inutilit, puisquelles ont t gnralement rattaches un lieu stratgique dans les institutions. Ainsi donc, deux mythes qui ont cours encore, faisant des archives de vieilles paperasses inutiles et, par voie de consquence, des archivistes des personnes inutiles, mriteraient tout le moins dtre rvalus.
Aux yeux des non-initis, les archivistes ont une ressemblance un gardien de cimetire. [Cest une] personne barbe blanche, parvenue en fin de carrire, parfois gteuse, travaillant dans un endroit sombre, rempli de vieilles paperasses et de poussire (Gagnon-Arguin, 1992, p. 120).

Pour peu que lon y regarde de prs, les archives ont gnralement t gres par un personnage qui, au contact quotidien des administrateurs et des documents, devenait le spcialiste incontournable des affaires de ces organisations, leur historien en quelque sorte, rputation quil ne pouvait acqurir que par son travail discret et cach auprs des documents, en raison mme de leur confidentialit et de leur nombre.

LA RECHERCHE DUN LANGAGE CLASSIFICATOIRE


Depuis ce temps, et notamment depuis quelques dcennies, la croissance des organisations et la complexit des relations dveloppes tant lintrieur qu lextrieur de celles-ci, ont fait exploser les masses documentaires grer. Du traitement la pice, on a d passer celui du dossier. Du document manuscrit sur feuille mobile ou sur registre, on a d passer aux disquettes et aux banques de donnes. Le film, lenregistrement sonore et le vido sont apparus, gnrant aussi leur propre spcialisa-

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tion. Les technologies informatiques et de reproduction ont modifi les rythmes et procdures du travail traditionnel. Larchiviste, peu peu, voit se multiplier les intervenants et donc les disciplines parmi lesquelles il se doit dapporter sa contribution professionnelle. Quil sagisse du gestionnaire, du juriste, de linformaticien, du communicateur, de lingnieur, etc, il doit dsormais uvrer avec chacun pour assurer la protection des archives, cest-dire de la mmoire organique et consigne de lorganisation qui lemploie, quels quen soient les crateurs spcifiques. De plus larchiviste, et particulirement larchiviste qubcois, uvre dans un contexte juridique privilgi. LAssemble nationale adoptait, le 22 juin 1982, la Loi sur laccs aux documents publics et sur la protection des renseignements personnels. Rsultant dune part de la croissance de laction conomique et sociale de ltat, de mme que de lexpansion des communications, devenues une valeur aussi significative que lconomie, le politique et le juridique, rsultant aussi de laugmentation des exigences des citoyens en matire de protection de la vie prive et de transparence des interventions publiques (Gagnon-Arquin, 1992, p. 26), cette loi oblige tout organisme public classer ses documents de manire en permettre le reprage. Ainsi il doit tablir et tenir jour une liste de classement indiquant lordre selon lequel les documents sont classes (L.R.Q., c. A-2-1, art. 16). Cette double obligation se verra, finalement, raffine par la Loi sur les archives, adopte 18 mois plus tard, laquelle mettra laccent sur la confection obligatoire des calendriers de conservation. Ces lois sont ainsi venues confirmer les tendances voques plus haut. Elles feront de larchiviste un rouage oblig de la gestion documentaire, elles le forceront sortir de sa solitude sculaire, elles lobligeront se donner une pratique normalise, et ce, notamment en matire de classification. Les langages classificatoires ne sont pas nouveaux et ont t appliqus, pourrait-on dire, avec les meilleures volonts du monde. Le plus connu est lapproche matire-sujet telle que la pratique nos collgues bibliothcaires. Prsente dans les bibliothques publiques et plus particulirement dans celles de nos institutions religieuses, nos anciens archivistes sen sont largement inspir, faute de normes. Ils ont constitu des milliers de dossiers ordonns par sujets au dtriment des principes qui nous sont aujourdhui familiers. Ainsi au Saguenay Lac Saint-Jean, Mgr Victor Tremblay a dtruit de la sorte des centaines de fonds darchives en reclassant les archives rgionales par sujet. Sil avait eu lintuition de les classer par activits, peut-tre aurions-nous pu parler du Fonds Socit historique du Saguenay ? Il est aussi significatif que les Archives nationales du Qubec naient connu leur premier plan de classification quen 1968, soit prs de 50 ans aprs leur fondation. Pourtant des milliers de fiches et des dizaines de publications dcrivaient la pice les importantes archives qui sy trouvaient ranges immuablement. Ce plan de 1968 avait son propre langage, soit par priodes chronologiques: NF pour Nouvelle-France, 25 sries; QBC pour Qubec et Bas-Canada, 28 sries; PQ pour Province de Qubec, 15 sries; Copies darchives dautres dpts; Archives prives. Ce langage classificatoire pour le moins simpliste, sil avait lavantage de faire ressortir les grandes sries historiques et de proposer un dbut dordonnancement logique des ensembles documentaires, avait 75

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limmense dfaut de couper arbitrairement des sries chevauchant deux priodes chronologiques, comme celles des Biens des Jsuites, des Grands voyers et de plusieurs Cours de justice. De plus, comment auraient t classes les archives civiles qui navaient pas t intgres au plan propos, alors quelles taient dj les plus consultes? Ces deux exemples, lapproche sujet et lapproche chronologique, laissent entrevoir lampleur du travail de formation et de rflexion venir. Que de ttonnements, que dhsitations! Sans doute en raison mme de la difficult de concevoir de tel plan, les archivistes ont tard aborder franchement la question. Hormis les plans des archives des Clercs de Saint-Viateur et de celles des Hospitalires de lHtel-Dieu de Qubec prsents dans la revue Archives 73.1, aucun auteur nosa aborder franchement le sujet avant la proposition dun plan de classification-type des archives religieuses en 1976. Franois Beaudin, dans un texte sur les instruments de recherche, exhorte larchiviste tablir un organigramme des structures administratives, par tapes chronologiques, de linstitution pour laquelle il travaille et, surtout, un tableau des fonctions administratives [...]. laide de ces donnes, il pourra ensuite tablir un cadre de classement [... qui] pourra tre diffrent selon quil sagit de classer des fonds issus dune structure administrative dont lorganigramme est prim ou selon quil sagit de fonds issus de la structure administrative actuellement en vigueur (Beaudin, 1969, p. 39-40). Plusieurs aspects sont esquisss dans ce passage: structures, fonctions, fonds clos, fonds ouverts, notion de crateur qui feront lobjet de plus amples dveloppements plus loin dans le prsent travail. Mais une certaine confusion des concepts ressort lvidence. Dans son texte sur le principe de provenance, Robert Garon rappelle quun fonds darchives est un compos organique qui sest fait au jour le jour et dans lequel chaque lment a une place bien dtermine, et par la date laquelle il est apparu ou a t produit, et par le rle quil a jou dans ladministration qui la produit ou conserv (Garon, 1969, p 13-14). Organicit et unit de la structure cratrice doivent se reflter dans le plan de classification. Pour Robert Garon, lapplication de ce principe aura lavantage de respecter la valeur de preuve des documents et de faciliter leur traitement intellectuel et matriel. Ces prises de position conceptuelles des Beaudin et Garon ne seront reprises que 5 ans plus tard en 1974-1975 et, significativement, dans le domaine de la gestion des archives de gestion par les auteurs Frenire et Renaud. Dentre de jeu, le premier convient quun systme de classement uniforme est toujours fonction de la structure et des activits de lorganisme pour lequel il a t cr. [...] Il ne pourrait sappliquer ailleurs et ceci vaut pour chacun des systmes (Frenire, 1974, p. 30). Ainsi selon le type de documents et, faut-il prsumer, le type dactivits, ce systme admet une classification alphabtique, numrique, thmatique et mme gographique. Repoussant cette approche, car les systmes de classement en usage (alphabtique, numrique, gographique) ne permettaient nullement le regroupement des sries analogues (Renaud, 1975, p. 13-14), Jacques Renaud affirme plutt que la classification par sujet base sur les GRANDES FONCTIONS [sic] assure linstauration dun 76

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vritable guide de classement uniforme et quau surplus le systme de classification choisi constitue dans une perspective long terme llment le plus important dun programme de gestion des documents, [car il influencera] la cration des index de reprage, la confection dinventaires pour le dclassement, llimination et larchivage des dossiers (Renaud, 1975, p. 15). De fait, il sera le premier Qubcois proposer un mode doprationalisation dun systme de classification distinguant les fonctions de gestion des fonctions dexploitation, le choix dune codification approprie, lutilisation de supports alternatifs et la protection des documents essentiels. On est dj bien loin des volets de fer poss aux fentres de Mgr Amde Gosselin! Peu peu voit-on ainsi se dessiner les contours dune normalisation. Premier temps fort, la publication de Les archives au XXe sicle: une rponse aux besoins de ladministration et de la recherche en 1982 et de La gestion des documents administratifs en 1983, en mme temps que lAssemble nationale lgifre. Deuxime temps fort, le dbut des cours darchivistique lUniversit de Montral et lUniversit du Qubec Montral galement en 1983. Jusque-l corpus de pratiques et de recettes sans rationalit scientifique (Rousseau et Couture, 1994, p. 269), dsormais larchivistique tend sillustrer comme discipline. Elle devient un lieu de recherche et de rflexion, elle dfinit ses valeurs et ses principes. Confronte la gestion dune mmoire massive, multiple, complexe, mouvante, synthtique, larchivistique se sent envahie par les disciplines apparentes et, lors mme quelle croyait tenir les moyens de contrler linformation dite traditionnelle, elle se voit interroger par lmergence des technologies informatiques. Face tous ces dfis, la recherche empirique, source de normalisation, demeure sa seule planche de salut. Parmi ces sujets de recherche, de normalisation, se trouve au premier chef le plan de classification.
... llaboration dun cadre de classification adquat exige que lon possde une vision densemble des documents classifier. telle enseigne, cet lment du travail archivistique constitue peut-tre le meilleur moyen de mesurer la comptence dun archiviste (Garon, L., 1992, p. 118).

Ainsi le plan de classification fournit la preuve tangible de lapplication du principe de respect du fonds darchives. Cest par lui que seront fixes les limites externes des fonds (plan de classification gnral) et les structures internes des mmes fonds (plan de classification spcifique). Le plan de classification constitue le premier instrument de reprage intellectuel des documents quelque niveau documentaire que ce soit, facilitant ainsi le processus de prise de dcision et les dmarches de recherche administrative et historique. Son existence stabilise en quelque sorte les processus de gestion en proposant un cadre commun de rfrence et de procdures. Il acclrera la confection des instruments de reprage spcifiques et les processus de transfert et de versement des documents concerns. Ce faisant, il contribuera une gestion matrielle efficace et efficiente de ces mmes documents. Finalement, il deviendra un support essentiel au respect des lgislations en vigueur puisque daucuns lutilisent comme liste de classement au sens de la Loi sur laccs aux documents... ou encore comme modle de base de leur calendrier de conservation, comme nous le verrons plus loin.

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Cette belle convergence vers une professionnalisation de nos principes et de nos pratiques par le recours la recherche notamment en matire de normalisation na pas pour autant crer lunanimit des archivistes du Qubec. Effet du hasard? Concours de circonstances? Toujours est-il que les auteurs des deux ouvrages cits plus haut, se sont non seulement retrouvs responsables des cours darchivistique dans deux universits concurrentes, mais ont aussi dvelopp une approche distincte de cette science. Pour les premiers, Carol Couture et Jean-Yves Rousseau, larchivistique touche lensemble du cycle de vie des documents alors que le second, Michel Roberge, distingue la gestion des documents de celle des archives, affirmant que seul leur valeur de recherche ou de tmoignage justifie leur conservation permanente. Ces diffrences ont donc conduit un processus parallle dlaboration, de conception et dimplantation du langage classificatoire.

LE PLAN DE CLASSIFICATION DES ARCHIVES DE GESTION


Dun abord plus sduisant, empruntant un vocabulaire plus dynamique et moderne, lapproche qui consiste distinguer la gestion des documents de celle des archives tire son origine dune exprience de travail plus diversifie o la micrographie, lordinateur quelque soit sa taille le traitement de texte et le vidodisque (Roberge, 1983, p. 18) ctoyaient le papier. Son auteur, Michel Roberge, navait-il pas prsid aux premiers dveloppements informatiques des Archives nationales du Qubec? Ce courant fort rpandu aux tats-Unis allait donc prendre ici une tangente technologique incontournable vu les dveloppements de linformatique telle quelle imposera le slogan Un bureau sans papier. Efficacit, rentabilit, qualit totale deviennent les objectifs absolus. On devine le vocabulaire des sciences de ladministration o chaque entreprise constitue un systme. Le systme entreprise devient un sous-systme dun systme plus vaste et est lui-mme constitu de sous-systmes, chacun deux tant des systmes composs leur tour de sous-systmes. Do lappellation approche systmique. Pour Roberge, la gestion des ressources informationnelles devient un sous-systme aussi important que ceux de la gestion des ressources humaines, matrielles et financires dans le systme entreprise. On comprendra ds lors que le sous-systme gestion des ressources informationnelles devienne lui-mme un systme compos de sous-systmes, dont celui de la classification des documents. Cette classification, essentielle au reprage des documents donc la gestion de linformation, source des prises de dcision et mme du fonctionnement quotidien de lentreprise, prend ainsi une valeur, non seulement oprationnelle, mais aussi symbolique. En ce sens, on la concevra comme un systme corporatif intgr, touchant lensemble des activits et du personnel de lentreprise.
Un systme de classification efficace est donc un outil essentiel de gestion de linformation administrative. Il est la base sur laquelle repose le systme de conservation et dlimination ainsi que le systme de description et de reprage des documents (Roberge, 1992, p. 135).

En outre, le systme de classification reposera sur une structure qui tient compte de la spcificit de chaque entreprise. On distinguera deux catgories, dune 78
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part les fonctions de gestion et dautre part les fonctions dexploitation. Les premires tant communes la plupart des entreprises, les secondes leur tant spcifiques. Pour chacune des catgories, on distinguera les fonctions (classes) et les sous-fonctions (sous-classes) de mme que les activits (divisions) et les sous-activits (divisions de niveaux infrieurs). Enfin selon les cas, il sera possible dintroduire des subdivisions uniformes par nature de documents (politiques, procdures, rapports, procs-verbaux, etc), des subdivisions spcifiques ou encore des subdivisions nominatives. Dans son ouvrage La classification universelle des documents administratifs publi en 1985, Michel Roberge propose une structure de classification pouvant atteindre huit niveaux: Structure de classification universelle Catgories: Classes: Sous-classes Divisions (D4): Divisions (D5): Divisions (D6): Divisions (D7): Subdivisions uniformes(U)2 : Subdivisions spcifiques(S) :
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Gestion Exploitation 9 classes possibles 9 sous-classes possibles 90 divisions possibles 90 divisions possibles 90 divisions possibles 9 divisions possibles 9 possibilits 900 possibilits 900 possibilits

G X G1 G9 X1 X9 19 10 99 010 099 10 99 19 19 010 099 100 999

Subdivisions nominatives(N) 2:

EXEMPLE Rservation dhtel pour Gilles Hon: G 4 3 60 025 15 1 124 Gestion Ressources humaines Conditions de travail Transport et voyage Htels recommands Qubec Rservations Chteau Frontenac Gilles Hon Catgorie Classe Sous-classe D4 D5 D6 D7 S.N.

G4 360 025 151 124 pourrait tre la cote de ce dossier. Cette structure logique permet didentifier plus de 106 millions de sujets (Roberge, 1985, p. 18). Pour parvenir un tel dveloppement, il faut sastreindre une mthodologie simple, mais rigoureuse. En raison de son importance stratgique dans le
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processus de prise de dcision, llaboration du plan de classification, en tant que soussystme de la gestion de linformation, doit dcouler dune volont et dun mandat explicites de la direction de lentreprise. Ses incidences sur laccs aux dossiers, sur les processus de travail du personnel, sur lutilisation des quipements spcialiss et des espaces de mme que sur les cots engendrs, ne sauraient autoriser qui que ce soit entreprendre une telle tche sans laval des autorits concernes. Cette obligation tant respecte, il faudra identifier et dfinir les fonctions et les sous-fonctions de mme que les activits et les sous-activits de lentreprise. Cette opration ncessite trois types dinterventions: la consultation des documents constitutifs de lentreprise, la rencontre du personnel et, finalement, lexamen de certains ensembles documentaires. On conviendra que ces dmarches sont particulirement pertinentes pour lidentification des activits dexploitation, lesquelles sont spcifiques lentreprise. Les lois, lettres patentes, organigrammes, rapports annuels; les mandats et les cahiers de procdures, les descriptions de tches et les attentes du personnel constituent autant de sources qui documentent les fonctions principales et secondaires de lentreprise dans la socit. Nous avons vu que la structure de classification propose par Michel Roberge admet neuf fonctions principales (classes) et pour chacune delles, neuf fonctions secondaires (sous-classes) autant pour la catgorie Gestion que pour la catgorie Exploitation. La consultation du personnel savrera aussi instructive, sinon obligatoire, pour dfinir les activits et sous-activits rattaches chaque fonction et sous-fonction. Quil sagisse du responsable de lunit administrative, dune personne-ressource ou de lutilisateur mme des documents, il faut, par entretien ou par questionnaire, recueillir les informations les plus pertinentes et ralistes, notamment sur les processus pour identifier correctement les ensembles documentaires. Enfin, on procdera un examen du contenu de certains dossiers dans les cas les plus complexes. cet gard, on assiste une modification majeure de la procdure dlaboration du plan de classification. En effet, lauteur Roberge ne retient plus la ncessit de linventaire exhaustif, comme il le proposait en 1983:
Pour identifier les documents administratifs dun organisme. [...] il faut ncessairement en avoir une excellente connaissance. Pour ce faire, on doit dabord les dcrire dans le cadre dun inventaire [...] qui consiste localiser et identifier tous les documents [...] (Roberge, 1983, p. 95).

Les problmes relis linterprtation et lidentification des dossiers, dus en particulier au fait quils ont t constitus par un personnel utilisant des principes et des mthodes variables, souvent dpourvus de rigueur, pouvaient fausser la ralit documentaire dune organisation (Roberge, 1992, p. 23). Sans compter, les cots affrents une telle dmarche et ce, il faut bien le dire, dans une conomie de march! Bien que lauteur Roberge affirme quil existe trois types de codification qui puissent tre associs au langage classificatoire par classes, sous-classes, divisions et subdivisions, il faut reconnatre lintime relation entre ces codes et le langage choisi. Ainsi, comme son systme alphanumrique significatif nadmet que neuf classes et neuf sous-classes pour chacune delles, il faudra sen tenir neuf fonctions et neuf sous-fonctions. Une grande entreprise ou un grand ministre pourrait tre ltroit dans ce carcan lors de lidentification de ses fonctions dexploitation par exemple. 80
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Aussi, le choix du systme de cotation devrait suivre llaboration du plan de classification par classes, sous-classes et divisions puisque le plan de classification doit fidlement reflter la ralit organisationnelle de lentreprise. Lanne mme de la parution de La gestion des documents administratifs, la firme Jol Raiffaud et Associs distribuait un cahier intitul La gestion documentaire. Reprenant sensiblement les mmes lments que Michel Roberge, version 1983, linventaire physique du dossier compris, il proposera lutilisation de la codification numrique dcimale pour reflter la structure des activits communes et spcifiques de lentreprise. Ainsi le code sera compos de quatre chiffres reprsentant: les milliers les dizaines les units 1000 1110 1111 les centaines 1100

Chacune des parties du code est une subdivision de la prcdente et offre neuf possibilits, le zro tant exclu. ce code primaire de 4 chiffres, sajouteront un code secondaire (01-991) qui distinguera les sujets principaux et un code tertiaire (01-99) qui prcisera les sujets secondaires. Nous nous retrouvons donc avec un systme de sept niveaux, la catgorie Gestion tant identifie par le symbole graphique sur les dossiers. Toutefois, en rservant les cotes 1000 aux dossiers de gestion, cela ne laisse encore la possibilit didentifier que huit autres grandes fonctions spcifiques, cotes de 2000 9000. Une proposition rcente de Denis Casault des Archives nationales du Qubec, retient cette approche numrique dcimale pour les dossiers de gestion des ministres et organismes gouvernementaux: 1000 2000 3000 Organisation et management Lgislation et affaires juridiques Gestion des ressources humaines 3100 Gestion des emplois et effectifs 3130 valuation des emplois 3133 Description des emplois 4000 ... Ce modle classificatoire innove en laissant des cotes libres, ainsi les niveaux 8000 et 9000 de mme que certaines nomenclatures de quatrime niveau afin de permettre lintgration de nouvelles activits (Casault, 1995). De plus, comme Roberge et Raiffaud, il prvoit des subdivisions uniformes au nombre sept: 01, Politiques et directives; 02, Normes et procdures; 03, Compte rendu de Comits, groupes de travail et runions; 04, tudes, analyses, rapports; 05, Mmoires; 06, Statistiques; 07, Ententes, conventions, protocoles, contrats. Malheureusement, lauteur Casault ne propose aucune piste pour la classification des documents rsultant des activits dexploitation, ceuxl justement qui posent le plus de difficults aux gestionnaires. Cependant, en proposant une codification numrique discontinue, il confirme une voie que la Rgie de
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lassurance maladie du Qubec (RAMQ) avait dj adopte en 1986, suite la prsentation des Orientations de la structure du plan de classification par Jacques Thriault. Ancien collaborateur de Michel Roberge, Jacques Thriault connat bien les langages classificatoires. Lui aussi utilise les notions de systme, sous-systme pour prsenter son projet dimplantation de la gestion des documents la RAMQ. Pour lui, le plan de classification intgre tous les documents sur quelque support quils soient et sert trois fins, outre celles du traitement et du reprage des informations. Dabord, le plan de classification, constitu de la nomenclature des classes, sous-classes, des divisions et subdivisions, permet au public dexercer son droit linformation. De plus, lorsque les titres des dossiers y sont ajouts, il devient le rpertoire des documents de lorganisme. Enfin, puisque les dlais de conservation sont les mmes pour tous les dossiers dun mme niveau de classification, le plan de classification adquatement complt tient lieu de calendrier de conservation. Toutefois, cest le choix de la codification qui caractrise la proposition de Thriault. Pour lui, ce choix est primordial parce quil ne peut tre facilement chang par la suite. En fait, un changement signifie plutt la cration de systmes parallles. Primordial aussi parce quil devra tre utilis par plusieurs intervenants dans un contexte dvolution technologique de plus en plus performant. Et, bien quil reconnaisse la justesse de la hirarchisation des niveaux de classification, il propose un modle de codification numrique discontinue sans distinction des niveaux classes, sous-classes, divisions, subdivisions par un code compos de 5 chiffres au maximum (de 0 99999). Ce modle ne rserve donc pas de code spcifique aux activits de gestion et aux activits dexploitation. Ces codes sont attribus au fur et mesure du dveloppement du plan de classification, lequel se raffine constamment lors de laddition de nouveaux mandats et de nouvelles procdures. Ainsi dans lactivit Gestion des ressources humaines, on retrouvera lordre hirarchique suivant: Systme TIGRE Gestion des emplois Description des emplois tat des postes Gestion des effectifs Dotation des emplois Mouvement du personnel ... Recrutement 1112 dans lequel pourront tre intercals de nouveaux intituls, identifis par de nouveaux codes quelques niveaux que ce soient. Ce systme est analogue lenregistrement dune donne sur ordinateur. On lui donne un nom et lordinateur la place telle adresse dans sa mmoire. En questionnant ce nom, lordinateur repre ladresse que nous ignorons et nous affiche la donne recherche. De mme pour les dossiers de la RAMQ, ils sont rangs par ordre numrique dans les classeurs, le numro tant accessible par le plan de classification et les index qui y rfrent. Cest dailleurs le mode daccs par index multiples, gnralement informatiss, que tous les auteurs tudis jusquici retiennent. 82
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Ce survol des modles de classification uniforme appelle quelques commentaires gnraux. Une premire vrit saute aux yeux: un seul organisme gnre un seul ensemble documentaire rparti en catgories, classes et divisions. Toutefois, cet ensemble nest pas identifi par un terme gnrique tel que fonds ou collection. On insiste aussi sur la notion de hirarchisation des lments de la structure classificatoire. Sagitil vraiment dune organisation des ensembles documentaires par subordination successive de valeurs? Si oui, lesquelles? En quoi la fonction Gestion des ressources matrielles est-elle une valeur suprieure ou infrieure la fonction Gestion des ressources financires par exemple? Est-ce un ordre logique bas sur la squence des oprations? Si cela tait, peut-tre ne serait-il applicable quaux niveaux infrieurs de la structure? Cette absence de rigueur devient manifeste dans lutilisation des expressions fonction, activit, sujet auxquelles certains accoleront en plus les qualificatifs primaire et secondaire. Cette confusion est importante puisquelle entrane la cration des catgories, classes, sous-classes, divisions et subdivisions dans le plan de classification. En outre, ce dcoupage des structures de classification produit des distorsions selon que lon utilise le systme Roberge ou ceux des Raiffaud, Casault et Thriault. quoi correspond la division (D5) de Roberge dans les structures proposes par ses collgues?
La structure de classification facilite ainsi lapplication des rgles de conservation aux niveaux des dclassements, du transfert au dpt des documents semi-actifs, de llimination ou du versement au centre darchives. ce dernier endroit, elle continue son rle didentification des archives (Roberge, 1992, p. 162).

De plus, ny a-t-il pas un danger vu cette confusion, de vouloir y rattacher des dlais de conservation alors que le mme cadre classificatoire est utilis la fois par les dtenteurs principaux et par les dtenteurs secondaires des dossiers? Est-ce dire aussi que tous les documents dun mme chelon (mais lequel?) dans la structure de classification doivent obir au mme dlai, quils reclent les mmes valeurs archivistiques? Malgr ces rserves, force est de constater que les archivistes responsables des archives de gestion, cest--dire les gestionnaires de documents, ont contribu plus que tout autre leffort de systmatisation de leur tche, donc dun aspect essentiel de la discipline quest larchivistique.

LE PLAN DE CLASSIFICATION DES ARCHIVES DFINITIVES


Une comprhension commune des mmes units de travail favoriserait un usage uniforme, modul en fonction de linformation vise et des besoins exprims et aiderait renforcer la discipline archivistique, (Rousseau et Couture, 1994, p. 115)

Nous venons de voir quen matire de classification des archives de gestion, un effort de systmatisation a t fait quoique les units de travail demeurent encore fonction des interprtations quen font les crateurs des plans de classification. Sagitil de catgories, de classes ou de divisions, celles-ci distingueront des fonctions, des activits ou des sujets dont les contours restent dfinir. La mme ambigut subsiste chez les archivistes responsables des archives dfinitives. Ainsi lorsquils recevront, chose relativement nouvelle, des archives dj classes par catgories, classes, etc., ils devront sinterroger sur lidentit du fonds luiA RCHIVES ,
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mme (approche maximaliste ou minimaliste), sur lunicit de ce fonds (fonds clos ou ouvert), sur le dcoupage de sries, sous-sries, sous sous-sries, dossiers et pices, autant de ralits sinon ignores de leurs collgues responsables des archives de gestion, tout le moins traites diffremment. Force est de constater que, comme ces derniers, les archivistes chargs des archives dfinitives nont pas su encore dfinir avec rigueur les ralits appeles soutenir les diffrentes structures de leur plan de classification. Les dfinitions suivantes de srie sont fort rvlatrices de cette lacune.
Srie... suite de documents darchives de mme nature lintrieur dun fonds donn (Elseviors Lexicon of Archive Terminology 1964, cit par Couture et Rousseau, 1982, p. 425). Srie... division du cadre de classement dun fonds darchives dans laquelle on retrouve une suite de documents de mme nature (Champagne et Chouinard, 1987, p. 162). Srie... division premire lintrieur dun fonds darchives dfinie par un cadre de classement (ANQ, 1992, p. 150). Srie... division qui englobe tous les aspects dune activit, dune fonction ou dun sujet donn (Division des archives de lUniversit Laval 1977, cit par Couture et Rousseau, 1982, p. 425).

De mme utilise-t-on indiffremment, selon les sources, les expressions activit, fonction et sujet. Pourtant des efforts sont faits. Rousseau et Couture nous proposent un modle universel bas sur les units de travail suivantes, articules en amont ou en aval du fonds darchives: Patrimoine archivistique commun Archives dtat Archives dun organisme Groupes de fonds Fonds Sries Articles Pices Documents Donnes Chacune de ces units mriterait une tude exhaustive car, premire vue, les dfinitions suggres peuvent parfois porter confusion. Ainsi le Patrimoine archivistique commun est-il constitu des archives de plusieurs organismes dun mme tat ou de celles des organismes internationaux? Articles, pices, documents deviennent-ils des contenants ou des supports par rapport la nouvelle unit Donnes? Pour esquisser une rponse ces questions, la communaut archivistique canadienne vient de se donner un modle de structure qui distingue les units de description (niveaux intellectuels) des units de rangement (supports matriels) dans le document intitul Rgles pour la description des fonds darchives. Ainsi sont retenues les units suivantes:

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Fonds Srie Sous-Srie Sous sous-srie Dossier Pice auxquelles sajoute la subdivision: Units de rangement. Cette approche vacue lambigut, notamment de la notion darticle, que nous avons souleve dans le texte Larticle dans les rpertoires: lment de cotation ou lment de rangement (Hon, 1986). Ce modle peut connatre des variantes selon les institutions o il est appliqu. Aux Archives nationales du Qubec, en effet, le plan gnral de classification admet les groupes de fonds quil identifie par des classes et divisions quoique, ici, elles correspondent des ralits autres que celles voques plus haut dans ltude des systmes de classification uniformes. Ainsi chaque fonds darchives notariales sera cot CN suivi dun numro conscutif: C tant la classe Pouvoir judiciaire archives civiles; N tant la division Greffes de notaires. Les Archives nationales du Qubec retiennent donc 11 classes et 21 divisions auxquelles sont subordonns les autres niveaux de classification. Bien plus, pour viter lcueil des numrotations restrictives (les 9 units si souvent retenues ailleurs), une norme interne commande de recommencer 1 chaque niveau de description, soit le fonds, la srie, la sous-srie, etc.. Telle est la rgle simple dapplication du plan de classification spcifique touchant les niveaux se situant en aval du fonds darchives. Toutefois, ces modles classificatoires laissent entier le problme de la nature des documents classer. Champagne et Chouinard admettent des sries par fonction ou activit (aide financire, encadrement pdagogique, etc.), par support de document (photographies, films, imprims, etc.), par type de document (correspondance, statuts, tat financiers, etc. ) et mme par classement chronologique (Champagne et Chouinard, 1987, p. 82 ss). Couture et Rousseau, par ailleurs, affirment quil importe de ne pas tenter daligner ce cadre gnral de classement sur lorganisation structurelle de linstitution concerne car cette hirarchie [...] est par trop phmre. [...] il sera avantageux de le fonder sur les grandes fonctions de linstitution (Couture et Rousseau, 1982, p. 239). Louis Garon abonde dans le mme sens: il faut surtout viter de tomber dans le pige de la structure administrative [...] Larchiviste aura donc intrt fonder le cadre de classification sur les fonctions et les activits cause de leur plus grande stabilit (Garon, L., 1992, p. 119). Est-il besoin de rappeler aussi que le classement par structures organisationnelles ne trouve plus preneur parmi les responsables de la gestion des documents. Les plans de classification labors pour les documents actifs sarticulent partir des fonctions et activits (Doyle, 1991, p. 64). Cette dernire approche, bien quelle nie certains gards celles des Franois Beaudin et Robert Garon que nous avons soulignes dans le premier chapitre (elles datent, il faut le dire, de plus de 25 ans), fait maintenant lunanimit ds lors quil sagit didentifier les units de description des fonds darchives. Pour y parvenir, larchiviste dispose dune foule de voies qui peuvent tenir lieu de mthodologie. Le traitement des archives dfinitives commande larchiviste de recourir lhistoire, notamA RCHIVES ,
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ment celle du pays ou de la rgion do origine le fonds. Cette mise en contexte permet de classifier les intentions du lgislateur, sil sagit dun organisme public, ou du crateur du fonds dans les autres cas, donc de comprendre le mandat premier, la raison dtre de la personne morale ou physique qui a cr le fonds darchives. Ensuite, par le biais des lois, lettres patentes, rapports annuels, monographies, il tchera de reconstituer grands traits lhistoire de cette personne morale ou physique. Il pourra ds lors discerner ses fonctions et ses activits. Les recherches historiques permettront aussi de hirarchiser par ordre dimportance ces diffrentes fonctions et activits en raison, notamment, de linfluence externe et interne quelles ont eue sur la vie du crateur des archives ou encore de leur dure dexercice, etc. Enfin, larchiviste valuera lintrt informationnel des documents mme en les rattachant aux fonctions et activits identifies. Il procdera du gnral au particulier, cest--dire par ensembles documentaires, par dossiers et mme dans certains cas par pices. Il devrait ds lors tre en mesure de crer sa structure classificatoire dfinitive. Cependant, ces considrations gnrales ne doivent pas faire perdre de vue les pralables suivants: un archiviste traite les documents quil a devant lui, en fonction de leur crateur et non de lorganisme verseur. Il respecte lordre original sil existe ou tente de sen approcher le plus possible. Larchiviste tient aussi compte de l uvre de ses devanciers et, face un instrument de recherche tmoignant dune intervention antrieure significative sur les documents, il en respectera louvrage.

LANGAGE CLASSIFICATOIRE INTGR?


De fait, existe-t-il une distorsion si significative entre les approches voques jusquici, cest--dire celle de la classification uniforme des archives de gestion et celle de la classification propose pour les archives dfinitives? Il faut exclure tout de suite, les distinctions relies aux modes de codification. Bien quils peuvent en quelque sorte constituer la face visible dun systme, ils nen sont pourtant quaccessoires moins que lon ne leur attribue une importance telle quils prsident ou orientent le choix du systme classificatoire. Par ailleurs, des points de ralliement existent, le premier tant lunit de travail elle-mme. En effet les plans de classification touchent, quelque tape du cycle de vie que lon soit, un ensemble de documents produits ou reus par une personne physique ou morale, bien identifie, dans lexercice de ses activits et conservs pour leur valeur dinformation. Un grand pas est galement amorc par la constitution dinstruments de travail globaux. Que le plan de classification serve aussi de calendrier de conservation, bien que tenant compte des nuances voques plus haut, peu sen faudra quil serve, du moins en partie, comme bordereau de transfert et comme bordereau de versement et, pourquoi pas, comme instrument de recherche. Dans le monde technologique daujourdhui, il est impensable que toutes ces tapes gnrent encore des instruments de travail autonomes et distincts. De plus, les mthodologies pour apprhender cet ensemble documentaire sont analogues. Sur la base des documents constitutifs, par consultation des principaux intervenants et par lexamen des documents eux-mmes, on dterminera les structures

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de lensemble documentaire. Bien sr, lenqute historique travers les sources imprimes remplacera lenqute orale dans le cas des archives dfinitives, mais la dmarche et les objectifs de celle-ci demeurent les mmes, soit de dfinir les fonctions et les activits exerces par le crateur et gnratrices des documents traiter. Finalement, les deux approches procdent des mmes postulats comme nous venons de le voir: fonction, activit, sujet ayant prsid la cration des documents. Il ny a pas de doute quune recherche exhaustive permettrait de prciser la signification de ces termes. De postulats, ils deviendraient principes, entranant ds lors un ajustement des structures classificatoires internes des ensembles documentaires que daucuns persistent appeler fonds darchives.

CONCLUSION
La dlimitation des ensembles documentaires en classes et divisions ou encore en fonds et sries demeure la tche la plus ardue des archivistes, celle o ils tmoignent le mieux de leur comptence, celle o ils imposent le mieux leur discipline. Et bien quils se soient donn des modles que nous avons passs en revue dans le prsent travail, la dfinition mme des concepts utiliss demeure imprcise. Quest-ce quune structure, de quel niveau est-elle? Quest-ce quune fonction, sur quel texte repose-telle? Quest-ce quune activit, sur quelle base sexerce-t-elle? Quest-ce quun sujet? Des auteurs ont propos une chelle dintervention, comme nous le disions, en amont et en aval du fonds darchives, bien conscients que, dans un mme service darchives, quelles soient dfinitives ou de gestion, il puisse sy trouver plusieurs fonds. Cest l aussi une donne environnementale dont doit tenir compte larchiviste lorsquil labore son plan de classification. En outre, il ne faudrait pas que, sous le couvert dune approche minimaliste, il tombe dans le travers de la classification par sujets. Il ne faudrait pas confondre objet dune activit et activit exerce en vertu dun mandat, ce serait oublier notre dnominateur commun quest la mmoire organique. Un autre cueil est souvent voqu: les frquents transferts de comptence dun organisme un autre et quelque niveau que ce soit dans la structure organisationnelle. Ces transferts peuvent aussi prendre toutes les formes, quils soient partiels ou complets. Dernirement, au gouvernement du Qubec la Direction gnrale de lInspection du ministre du Travail devenait la Rgie du btiment. Larchiviste du ministre du Travail transfra donc son nouveau collgue de la Rgie plus de 200 botes de documents, constitus des archives de gestion, des archives intermdiaires et des archives dfinitives de la dfunte Direction gnrale de lInspection. Du coup, la mmoire du ministre du Travail sest trouve ampute dune fonction, activit, sujet quil a exerc pendant de nombreuses annes. Pourtant les concepts qui supportent la notion de cycle de vie des documents et, partant, la confection des calendriers de conservation auraient d inspirer larchiviste de conserver les archives dfinitives de cette direction gnrale et de transfrer tous les autres documents la nouvelle Rgie comme le suggre, avec -propos, les Archives nationales du Qubec:
Lors dun transfert de comptence, les documents inactifs correspondant la comptence transfre appartiennent au fonds de lorganisme qui exerait cette comptence avant le transfert. Les documents actifs et semi-actifs correspondant la comptence A RCHIVES ,
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transfre appartiennent pour leur part au fonds de lorganisme qui exerce dsormais cette comptence... (ANQ, 1992, p. 62).

On pourra rtorquer que la difficult est dun autre ordre lorsquil sagit de transferts anciens souvent peu documents. Au tournant des annes 1980, voulant regrouper les documents relatifs la gestion des terres publiques, on a cr la srie Intendant lintrieur du fonds Ministre des Terres et Forts, cr en 1905. Or lintendant de la Nouvelle-France a cess ses activits en 1759 et ses registres nont pas t modifis depuis cette date. Ils ont toujours t considrs parmi les Anciennes Archives franaises et ont relev du Secrtaire de la province, notamment depuis 1867, passant ainsi aux Archives de la Province de Qubec en 1921. Ils nont donc jamais t sous la garde du ministre des Terres et Forts, lequel toutefois en avait fait faire des transcriptions pour son usage. Tel est lobjet de cette profession. Situer les documents dans leur contexte de cration, en ordonner larrangement par le biais dun plan de classification et en faciliter laccs pour les gestionnaires dabord, pour les citoyens et pour les chercheurs ensuite. Gilles Hon Lauteur est archiviste aux Services aux ministres et aux organismes gouvernementaux la Direction des Archives nationales de lEst du Qubec.

NOTES
1. Pour les fins de ce travail, nous avons retenu le vocabulaire suggr par messieurs Jean-Yves Rousseau et Carol Couture. 2. Un des trois types de subdivisions seulement est utilis et rattach lun ou lautre des niveaux prcdents.

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