Breve Tutorial de Introduccin a SAP por Exequiel Lpez

Febrero 10, 2003

Febrero 10, 2003,

Montevideo - Uruguay

Breve Tutorial de Introduccin a SAP

Por Exequiel Lpez ( exequiel@adinet.com.uy )

Introduccin En este tutorial vamos a explicar brevemente que es SAP y cual ha sido su evolucin histrica hasta llegar a convertirse en el sistema que es hoy en da.

Este tutorial esta dirigido a personal NO tcnico tal como gerentes, administradores y jefes de seccin que necesiten hacerse una idea clara, concreta y concisa de que es SAP, como funciona y para que sirve.

Tambin ser til para aquellos profesionales que deseen introducirse al mundo de la consultoria empezando desde cero.

La idea de este tutorial no es el de una historia extensiva del sistema ni mucho menos un manual del mismo, este tutorial es una primera aproximacin de carcter muy general y sobre todo muy BREVE y SIMPLE que sea fcil y rpida de asimilar para personas que no saben nada acerca del mismo y quieren hacerse una idea de que es con rapidez.

Bsicamente esta compuesto por un conjunto de preguntas frecuentes que hemos recibido a lo largo de los anos cada vez que debamos ir a realizar una implementacin de SAP en una empresa donde nunca haban escuchado hablar antes de SAP, sistemas ERP, CRM o trminos y conceptos similares.

El lenguaje utilizado en este tutorial es deliberadamente simple y los conceptos vertidos en el son lo suficientemente genricos como para que cualquier persona sin un conocimiento profundo en sistemas de informacin pueda entenderlos, esto ha sido hecho as a propsito ya que una de las caractersticas que he notado en muchos trabajos de iniciacin al sistema SAP es que usan terminologa extremadamente tcnica y oscura, muchas veces para ocultar carencias propias o ignorancia que para ser exactos.

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Que es en concreto SAP R/3 y para que sirve ?

Todas las compaas del mundo tienen al menos una seccin en la empresa encargada de la contabilidad, es decir un conjunto de personas, maquinas, archivadores, computadoras y dems dedicadas a llevar las finanzas de la empresa, realizando tareas como pago de sueldos, pago a los proveedores, cobro de deudas, manejo de los libros diarios contables o manejo del libro mayor.

Si la empresa produce algn bien o mercadera que deba almacenarse como relojes, latas de comida o telfonos celulares por ejemplo ha de tener entonces tambin personas y recursos fsicos dedicados a llevar el inventario de las cosas producidas, a llevar el control de como estas mercaderas y materiales son almacenadas o retiradas de sus bodegas o en donde son almacenadas.

Si dicha empresa es relativamente grande entonces tendr asimismo como parte de su patrimonio propiedades tales como edificios, oficinas, muebles, mesas, computadoras, archivadores, escritorios y vehculos, es decir tendr lo que se llama comnmente activos fijos que debern ser gestionados, saber donde y en que estado estn, para que se estn usando y por quien.

Tambin si la empresa esta bien organizada deber tener un control sobre sus recursos humanos, relaciones publicas, comunicacin y atencin de su personal, control de vacaciones, licencias por enfermedades, etc.

La empresa tambin tendr que tener un control sobre sus canales de distribucin de servicios y mercaderas, es decir tendr que tener alguna manera de llevar adelante la venta y distribucin de su produccin.

Por lo general (aunque no siempre) las empresas tienen variados programas de computadora, separados y diferentes entre si, que hacen estas y muchas mas tareas.

A veces algunos de esos programas son creados por los programadores de la misma empresa, es decir son creados por empleados directos de la empresa, por lo general dependientes de la gerencia de sistemas o de la gerencia de finanzas lo que significa que mas de una unidad dentro una misma empresa puede crear programas.

Tambin se da el caso de que la empresa (adems de escribir sus propios programas) compre algunos programas hechos por otras empresas o por terceras personas para realizar alguna de estas tareas.

Adems, tambin se da el caso de que la empresa usa programas genricos como Microsoft Excel por ejemplo para llevar adelante algunas tareas de procesamiento de datos que no son cubiertos ni por los programas propios ni por los programas comprados a terceros.

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En resumidas cuentas: en las empresas puede llegar a generarse un verdadero caos de distintos sistemas, programas y aplicaciones funcionando en paralelo, lo que en determinadas circunstancias puede llegar a representar un serio problema, puede llegar a darse el caso de que sea imposible procesar debidamente la informacin necesaria para permitir a la empresa alcanzar sus logros o simplemente funcionar con normalidad.

Por esta razn es que fue creado SAP y este es justamente el problema que SAP resuelve.

SAP es un sistema gigante conocido bajo la clasificacin E.R.P. ( Enterprise Resource Planing planificacin de recursos empresariales ) que hace todas estas tareas y muchsimas mas teniendo toda la informacin almacenada en una NICA base de datos centralizada por lo que no existen problemas de repeticin de datos o inconsistencia entre los mismos.

Es por decirlo en palabras simples, un sper sistema gigante de gestin empresarial que cubre todas las necesidades de procesamiento de datos de una empresa, corporacin, fabrica u oficina publica o privada.

Es decir es un sistema de gestin de informacin que lo abarca todo dentro del negocio.

A estos sistemas, capaces de realizar todas estas tareas simultneamente tambin se los conoce como sistemas Back Officce.

Otra de las formas en las que SAP suele ser llamado es Sistema Operativo de la empresa.

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Que son los mdulos de SAP ? SAP esta dividido en mdulos, es decir esta dividido en diferentes partes que se encargan de los distintos aspectos de la gestin de informacin de una empresa. Tiene una seccin dedicada a la contabilidad ( Modulo de Finanzas), otra seccin dedicada al manejo de mercaderas ( Modulo de materiales ) otra dedicada a la venta y distribucin (Modulo SD), otra dedicada a los activos fijos ( Modulo AA ), otra dedicada a los recursos humanos ( Modulo HR ) y as cubriendo no menos de 20 mdulos hoy en da. Toda la informacin de SAP esta almacenada en una nica base de datos centralizada y todos los mdulos tienen acceso a esta informacin por lo cual el sistema se define como Consistente.

Como se ve en el esquema arriba mostrado, todos los mdulos de SAP giran alrededor de una base de datos comn por lo que comparten toda la informacin relevante de la empresa.

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Que es una implementacin de SAP ?

Al proceso de instalar en la empresa al sistema SAP, al proceso de recabar informacin sobre la empresa y al proceso de preparar a las personas que trabajan en la empresa para utilizar SAP se le denomina Implantacin o implementacin del sistema. Habitualmente esta tarea es llevada adelanta por otra empresa conocida como la consultora y los profesionales que llevan adelante esta tarea son conocidos como los consultores SAP o consultores de modulo de SAP, tambin se les llama analistas funcionales o simplemente funcionales. La empresa donde se va a implementar SAP es conocida por parte de los consultores (funcionales) de la consultora como El Cliente. En el proceso de implantacin el cliente aporta el personal que conoce el da a da de los procesos de la empresa, a estas personas seleccionadas para participar en el proyecto se los conoce bajo el nombre genrico de usuarios claves, es decir son empleados de la empresa que conocen todos los detalles del funcionamiento de la misma, como se hacen las cosas, que documentos deben completarse, cuales son las reglas internas, cuales son los procesos, cual es el organigrama general, etc, etc. Los funcionales de la consultora pasan largas horas, a veces durante semanas, entrevistndose con los usuarios claves y generando documentos que describen el estado actual de las cosas, como pueden mejorarse en caso se ser necesario, entendiendo los procesos de la empresa y generando documentos que describen como sern las operaciones de la empresa una vez implantado SAP, tambin entrenan al usuario en el uso del sistema SAP. Es comn que una vez que se implante SAP todos los dems sistemas que se usaban hasta el momento dejen de existir o de usarse ya que SAP cubre todas las necesidades en el 90 % de las empresas donde se instala. Los procesos de implantacin regularmente cubren la totalidad de las actividades de procesamiento de datos de la empresa. SAP tambin tiene un lenguaje de programacin propio ( llamada ABAP ) que permite ampliar la capacidad del sistema original para cubrir reas de trabajo o necesidades sumamente especificas. SAP adems viene con su cdigo fuente original disponible para la empresa por lo que siempre se sabe lo que esta pasando adentro de SAP aunque no se desarrolle nada nuevo por lo cual el cliente que compra SAP nunca queda esclavo de la compaa. SAP tiene unas 25,000 implementaciones de empresas grandes en todo el mundo y es el lder de los sistemas ERP.

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Breve desarrollo histrico El nombre SAP es al mismo tiempo el nombre de la compaa que produce el sistema SAP y el nombre del sistema en si mismo. La corporacin SAP fue fundada en 1972 en Alemania por cinco programadores escindidos de IBM y ha crecido hasta convertirse en una de las mayores empresas productoras de software del mundo con oficinas en todos los continentes y sub regiones del planeta. SAP es el acrnimo de: Systems Aplications and Products in data processing es decir, la traduccin mas aceptada es: Sistemas, Aplicaciones y Productos en el procesamiento de datos

Que significa R1, R2 y R3 ? Como se dijo anteriormente SAP fue fundada en 1972 por cinco ex empleados de IBM cuyos apellidos son: Hector, Plattner, Wellenreuther, Hopp y Tschira. Mientras trabajaban para IBM desarrollaron un paquete de contabilidad extremadamente bueno y completo para uno de los clientes de IBM que funcionaba en tiempo real y tenia caractersticas que eran nicas para la poca. SAP compr los derechos de este paquete a la empresa Naturin ( el cliente para el cual haba sido desarrollado el paquete ) y amplio el diseo original. Asimismo se desarrollo un paquete de manejo de materiales que se convirti en el segundo modulo estndar del sistema, por lo cual SAP quedo compuesto en este entonces por el modulo de finanzas (FI) y el modulo de materiales (MM). A este sistema se le llamo originalmente R y luego se rebautizo como R/1 ya que mas adelante se agregaron mas mdulos al sistema para conformar lo que se conoci como el sistema R/2. Posteriormente al agregar aun mas mdulos y capacidades aun se conformo lo que se conoce como sistema R/3 hoy en da el cual fue originalmente presentado en 1992. Desde entonces SAP no ha dejado de ganar mercados y clientes y de crecer ininterrumpidamente a la vez que va adaptando a R/3 a las cambiantes necesidades del mercando siendo hoy en da SAP Netweaver, SAP CRM y SAP Portales los ltimos componentes agregados que mas crecimiento le han brindando al que ha sido en ser llamado el Sistema Operativo de las empresas.

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La arquitectura SAP Lo primero que debemos saber es que SAP esta basado en un tipo de sistema al que se conoce como arquitectura Cliente / Servidor. En trminos generales en una arquitectura Cliente/Servidor existe una computadora llamada Server en la cual se centraliza la ejecucin de los programas y existe una o varias computadoras ejecutando un programa llamado Cliente que recibir los resultados de esa ejecucin y nos lo presentara. En nuestra implementacin de SAP por lo general nuestra computadora portable personal o nuestra computadora de escritorio en nuestro trabajo ser el cliente. Lo segundo que debemos saber es que existe un repositorio central de informacin, la denominada comnmente Base de Datos, en el cual esta concentrada toda la informacin necesaria para el funcionamiento de la empresa y que es el lugar donde SAP deposita o almacena toda la informacin que maneja. Un esquema general de SAP es el siguiente:

SAP Database

SAP Core SERVER

SAP Front End CLIENT

ABAP

Oracle SyBase etc

4 GL Languaje

UNIX Open VMS MPE/iX Windows NT

El sistema SAP esta enteramente desarrollado en un lenguaje de programacin propietario llamado ABAP 4. Los cdigos fuentes del sistema ( es decir las instrucciones de computadora que le dicen a SAP que hacer ) estn disponibles en la empresa que compra las licencias de SAP por lo cual este tipo de sistema evita un problema muy comn con el software desarrollado por terceros que es el denominado sndrome de la caja negra, es decir las empresas quedaban prisioneras de un solo proveedor de software ya que este nunca le provea informacin interna sobre el sistema que haban comprado o sobre como estaba configurada la base de datos del mismo.

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Para la mayor parte de la empresas del mundo esta caracterstica es DETERMINANTE a la hora de adquirir un software pues les brinda la seguridad de que tienen control absoluto sobre los sistemas que han adquirido y que nunca quedaran desprotegidos o a merced de un nico proveedor de software ya que al ser el sistema conocido mundialmente y existir una gran cantidad de profesionales que trabajan en el se puede reclutar personal capaz de solucionar cualquier problema o necesidad que pudiesen surgir en el futuro.

Que es el Front End tambin conocido como SAP Gui ? De la misma manera que un navegador como el Internet Explorer permite descargar y ver paginas WEB en nuestra computadora el Front End de SAP es el programa que servir como cliente para poder ver y utilizar las pantallas y programas del sistema SAP que se estn ejecutando en el servidor central de SAP. Cada computadora que vaya a ser utilizada como Cliente deber tener instalado por lo tanto el Front End de SAP.

Que son los mandantes, tambin conocidos en ingles como Clients ? Lo primero es no confundirlos con el concepto Cliente / Servidor. Los mandantes ( o clients en ingles ) no son servidores, son lo que se denominan en trminos tcnicos Instancias. Para entender por que existe este concepto debemos entender primero como es que se trabaja en una implementacin de SAP. Digamos para empezar que una de las caractersticas mas buscadas en el mundo es la capacidad de realizar cosas, probarlas en un ambiente donde no exista riesgo y a continuacin poder utilizarlas en la vida real. Por ejemplo, si quisiramos saber como va a funcionar un nuevo programa que vamos adquirido para nuestra empresa seria fantstico si pudisemos ejecutar una completa simulacin de cmo va a comportarse en la vida real bajo parmetros de la vida real y con datos de la vida real y ver como interacta con el resto de la organizacin como si estuviese en la realidad y sin correr ningn riesgo. Pues bien, para poder llevar adelante esta forma de trabajo SAP esta dividido en tres instancias principales: DESARROLLO TEST & TRAINING PRODUCTIVO

Cada una de estas instancias contiene al inicio de la implementacin del proyecto las mismas caractersticas, pero todo proyecto de SAP comienza su vida con infinidad de pruebas que se realizan en el mandante de Desarrollo. Cuando se realiza cualquier desarrollo en SAP, este desarrollo no pasa directamente a ser utilizado en la empresa.

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El desarrollo se hace en un contexto en el cual no existe el riesgo de poner en peligro las aplicaciones que actualmente estn trabajando correctamente. A este ambiente se le denomina ambiente de desarrollo y en el pueden cometerse todos los errores que se quiera, no habr consecuencia alguna para el sistema pues lo que se haga solo se utilizara en la vida real una vez que halla pasado por un gran numero de pruebas en el denominado mandante de Test. Solo una vez que los directores de sistemas y de proyectos estn seguros que aquello que se ha desarrollado funciona bien y es seguro para la organizacin ser que este objeto lgico recin desarrollado pasara a existir en el mndate de produccin. De hecho, pueden existir multitud de ambientes o mandantes de cada uno de los tres tipos mencionados arriba, tantos como la organizacin necesite, pero por regla general cada organizacin solo tiene un mndate de produccin. A la accin de mover un objeto lgico desde Desarrollo hacia Test y luego de Test hacia produccin se le denomina Transporte.

El concepto de Orden de Transporte Cada objeto, programa, configuracin o accin que se crea en SAP esta asociada indisolublemente a un numero de serie nico que le pertenece y la identifica unvocamente. A este numero se le denomina Orden de Transporte. La mejor manera de figurrselo es imaginar a la orden de transporte como si se tratara de una caja. Cada vez que por ejemplo se escribe un programa en SAP en el mandante de desarrollo este ser depositado en el interior de una caja virtual la cual estar identificada por su correspondiente numero de serie. Cuando el programador halla terminado de escribir el programa ser necesario probarlo por lo cual ser necesario depositarlo en el mandante de Test, es decir ser necesario transportarlo o moverlo al mandante donde se hacen las pruebas. Para ello se ejecutara una accin especial del sistema llamada justamente Transporte que usando este numero de identificacin nico mover al programa desde el ambiente de desarrollo al ambiente de Test. Esta operacin requiere de la autorizacin de la persona encargada de vigilar la calidad de los desarrollos en la empresa, un rol que habitualmente esta representando como QA ( Quality Assurance ). Si todo funciona correctamente y las pruebas son exitosas entonces ser necesario mover el programa desde el ambiente de test al ambiente de produccin para que el personal de la empresa pueda utilizarlo, por lo tanto se har un nuevo transporte desde Test a produccin. Este ciclo de trabajo es el que siempre se utiliza en SAP y es el que garantiza que ningn programa con defectos pueda llegar a produccin.

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Que es la Parametrizacion tambin conocida como Configuracin ? El concepto basico involucrado aqu es ADAPTACION, una de las caractersticas mas sobresalientes de SAP es que se trata de un sistema que puede ser adaptado a cualquier empresa y a cualquier entorno de trabajo. Como se logra esto ? Para empezar debemos saber que el sistema no se se comporta siempre igual ni de la misma manera en todos los lugares donde es instalado, tiene la habilidad de permitir ser configurado o parametrizado para comportarse de diferentes maneras frente a una misma situacin segn sean las necesidades especificas de la empresa. Consideremos este simplsimo ejemplo: la forma de tratar y manejar contablemente los impuestos varan de un pas a otro, por ejemplo el IVA ( Impuesto al Valor Agregado ) tiene al momento de escribir este tutorial un valor de 23% en Uruguay, el pas donde yo nac, pero tiene un valor diferente, 19% en la vecina Republica Argentina y a su vez tiene diferentes valores en otros pases. Una configuracin bsica es establecer cual es el valor del IVA, pero adems el monto de lo recaudado por IVA debe ser depositado en diferentes cuentas de la empresa y debe ser tratado en diferentes maneras segn sea el pas en el cual se esta haciendo al implantacin de SAP, adems existen empresas que tienen diferentes oficinas en varios pases por lo que deben llevar la contabilidad de la empresa segn las leyes de cada pas y a su vez tener una visin global de cual es el comportamiento econmico de compaa a nivel global. Parametrizacion es entonces la capacidad del sistema SAP de ser adaptado a las diferentes necesidades de la empresa, incluso a necesidades cambiantes dentro de una misma empresa en un mismo pas o mercado a lo largo del tiempo.

Para obtener mas informacin puede dirigirse a los siguientes enlaces en la red: www.sap.com - La web oficial de SAP www.sap4.com - Uno de los mas populares foros en Internet sobre SAP. www.mundosap.com - Uno de los foros en espaol mas conocidos en Internet. www.sapgenius.com - Foro mas conocido en ingles sobre SAP.

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