SECRETARIAT

Enregistrement du courrier arrivé

Ventilation du courrier entre les services

Répartition et classement du courrier

Travaux effectues

1 enregistrement du courrier :

La direction général reçoit et envoie un nombre important des documents : lettres, rapport
d’expertise, message, facture, bordereau. Le traitement de chacun des types de courriers
s’effectue de la manière suivante :

A courrier arrivé :

A la réception du courrier arrivé, la secrétaire contrôle les documents, imposé le caché avec
la date d’arrivée du courrier au secrétariat. Apres avoir été cacheté, elle effectue un trier ou
les factures et bordereaux sont enregistré comme suite dans le cahier de registre :

Date Libelle Numéro et montant signature

La partie signature est destinée à la comptabilité qui affirme qui on bien reçu les factures.

Les lettres d’invitation (des réunions, cérémonies) et les rapports d’expertises sont
enregistrés dans un registre d’arrivée, elle ce présente de cette façon :

Date d’arrivée Date et n° de la Expéditeur objet Date et n° de la

correspondance reponse
Le………………….. Du……………………
N°…………………. N°……………………
Nous aussi d’autre lettre qui ne sont par enregistre, mais plutôt classé par ordre d’arrive
dans un classeur appel courrier arrivée. Après avoir fini l’enregistrement des diverses
courriers, elle effectue la dispersion suivant la nature de chaque correspondant concernant
les destinataires.

B courrier départ

Ce courrier est destiné à l’extérieur, il comprend tous documents et correspondances qui

concernent les autres services. Avant son expédition une photocopie est faite pour remettre
au destinataire afin de pouvoir faire une décharge qui prouve qu’ils sont bien reçu le
courrier, ils sont rangés dans un classeur appele courrier sortie. Pour le car des courriers
envoyés par mail, les copies sont scannées et envoyé par mail au destinataire, après l’envoi
elles sont rangé dans un classeur appelé courrier sortie.