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CCMX eXPERT Winner

Executive
Version 2.00

Manuel de référence
Table des matières

TABLE DES MATIERES

1 – PRESENTATION

Documentation ..................................................................................................................... 1.3


- Manuel d’utilisation .......................................................................................................... 1.3
- Aide en ligne ..................................................................................................................... 1.4
- Aide référentielle ............................................................................................................... 1.5

2 - INSTALLATION

Votre matériel et son environnement ..................................................................................... 2.3


- Configuration minimum recommandée ............................................................................. 2.3
Connaissances préalables et formations ................................................................................. 2.4
- Connaissances préalables .................................................................................................. 2.4
- Formations ........................................................................................................................ 2.4
- Avant toute installation ...................................................................................................... 2.4
Installation du Module Executive de votre logiciel Production Comptable............................. 2.5
Mise en œuvre de Executive avec Microsoft WORD ............................................................ 2.6
Mise en œuvre de Executive avec Microsoft EXCEL .............................................................. 2.7
Désactiver Executive dans Microsoft WORD ........................................................................ 2.10
Désactiver Executive dans Microsoft EXCEL .......................................................................... 2.11
Supprimer Executive dans Microsoft WORD ........................................................................ 2.12
Supprimer Executive dans Microsoft EXCEL .......................................................................... 2.14

3 - ORGANISATION

Bienvenue dans Executive ..................................................................................................... 3.3


Présentation du produit ......................................................................................................... 3.4
- Le module Executive et votre solution .............................................................................. 3.4
- Les fonctions de Executive ................................................................................................ 3.5
- Le Menu CCMX ................................................................................................................ 3.6

4 – PRODUCTION DE DOCUMENTS

Accéder aux documents et dossiers ........................................................................................ 4.3


- Etablir la liaison avec le module Comptabilité ou Plaquette .............................................. 4.3
- Créer un document ........................................................................................................... 4.3
- Ouvrir un document .......................................................................................................... 4.4
- Ouvrir un dossier .............................................................................................................. 4.5
- Changer de dossier ............................................................................................................ 4.6
Modifier le document ............................................................................................................ 4.7
- Adapter le document à un dossier ..................................................................................... 4.7
- Enregistrer sans formules ................................................................................................... 4.7
- Insérer ou modifier des formules avec la calculette formule ............................................... 4.7
- Ajouter des montants analytiques ou budgétaires .............................................................. 4.10
- Insérer une liste de comptes .............................................................................................. 4.12
- Insérer une liste d’écritures ................................................................................................ 4.15
- Préparer la consolidation des dossiers ............................................................................... 4.16
- Actualiser le document ...................................................................................................... 4.18
- Modifier la forme du document ......................................................................................... 4.18

Production Comptable : Executive – Juin 2004 -1-


Table des matières

4 – PRODUCTION DE DOCUMENTS (SUITE)

Détail de la calculette formule ............................................................................................... 4.19


- Présentation ....................................................................................................................... 4.19
- Ajouter une information permanente du cabinet ................................................................ 4.20
- Ajouter une information permanente du dossier ................................................................ 4.21
- Ajouter un paramètre propre à la situation (date de situation, dates d’exercices) ................. 4.22
- Insérer un nommage issu de Plaquette ............................................................................... 4.23
- Insérer une cellule issue d’un tableau de Plaquette ............................................................ 4.24
- Insérer une constante ......................................................................................................... 4.25
- Ajouter le solde d’un compte ou de radicaux ..................................................................... 4.26
- Ajouter une date en cours d’exercice, date à saisir, à calculer ............................................ 4.28
- Ajouter un solde en cours d’exercice ................................................................................. 4.29
- Appeler une fonction ......................................................................................................... 4.31
- Fonction date et heure… .................................................................................................... 4.32
- Fonctions mathématiques… ............................................................................................... 4.34
- Autres fonctions ................................................................................................................. 4.35
- Mémoriser ......................................................................................................................... 4.36
Imprimer les documents ........................................................................................................ 4.38
- Imprimer un document ...................................................................................................... 4.38
- Imprimer tous les documents du dossier ............................................................................ 4.38
Fermer le dossier ................................................................................................................... 4.39

5 - INDEX

Index ..................................................................................................................................... 5.3

-2- Production Comptable : Executive – Juin 2004


Table des matières

Notes

Production Comptable : Executive – Juin 2004 -3-


Table des matières

Notes

-4- Production Comptable : Executive – Juin 2004


1 - Présentation
1 - PRESENTATION

DOCUMENTATION ....................................................................................................................1.3
- MANUEL D’UTILISATION .......................................................................................................1.3
- AIDE EN LIGNE .......................................................................................................................1.4
- AIDE REFERENTIELLE ..............................................................................................................1.5

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 1.1 -


Documentation 1- Présentation

- 1.2 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


1- Présentation Documentation

R DOCUMENTATION

Manuel d’utilisation
Ce manuel constitue un outil complet de prise en main du module Executive.

Il vous en révèle les astuces qui en facilitent l’usage quotidien. De plus, vous y trouverez la solution de
tout problème usuel ou particulier. En outre, il ne remplace pas l’aide en ligne intégrée au logiciel, celle-
ci vient en complément. En effet, lorsque vous cherchez une réponse, cherchez-la d’abord dans le
manuel. Il vous indique la procédure à suivre pour obtenir le résultat désiré. Puis, lors de la mise en
œuvre de la solution, consultez l’aide en ligne pour plus de détails sur la fonctionnalité en question.

Ce manuel vous propose une organisation vous permettant d’utiliser au mieux le logiciel selon les
besoins et selon les choix de votre entreprise.

Ce manuel papier facilitera votre premier contact avec le logiciel car il est moins fatigant de feuilleter et
lire les pages d’un livre que de consulter la même documentation à l’écran.

Néanmoins, il n’est pas réaliste de mettre en œuvre ce logiciel sans en avoir suivi la formation. Elle vous
aidera à acquérir une meilleure productivité et accélèrera votre maîtrise du logiciel.

Ce manuel ne traite pas de la sécurité des données. En effet, Executive établit un lien entre vos dossiers
traités dans le logiciel Production Comptable et vos documents. La sauvegarde de vos dossiers est
traitée dans votre intégrateur. Celle de vos documents est laissée à votre initiative puisque ceux-ci
dépendent soit de Microsoft EXCEL ou de Microsoft Word.

Au fur et à mesure de votre lecture, vous serez amené à rencontrer les 2 symboles suivants :

Vous indique une astuce d’utilisation

Vous signale un point ou une remarque importante.

Lorsque vous recherchez des explications relatives à une fonction particulière, nous vous conseillons
d’utiliser l’index situé en fin de ce manuel. Il vous guidera à l’aide de mots clés.

Nous avons fait de notre mieux pour vous proposez un manuel clair qui réponde à toutes les questions
que vous vous posez. N’hésitez pas, cependant à nous faire part de vos remarques, elles nous
permettront d’améliorer nos prochaines éditions.

Bonne découverte du module Executive.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 1.3 -


Documentation 1- Présentation

Aide en ligne
Une aide écran est disponible à tout instant lors de l’utilisation quotidienne de Executive. Les
informations d’aide présentées se rapportent à l’opération en cours.

Pour y accéder, vous pouvez :

• de manière générale, appuyer sur la touche F1,

• ou le cas échéant, cliquer sur le bouton de la boîte de dialogue affichée à l’écran,

Consultation des sujets d’aide

Plusieurs moyens vous sont proposés pour orienter vos recherches dans l’aide en ligne.

DEPLACEMENTS GUIDES GRACE AUX MOTS CLES

Le pointeur se transforme en main lors de son passage sur ces caractères de couleur contrastée.
Appuyez sur le clic droit de la souris pour afficher le sujet, lié à ce mot clé.

Tabulation provoque le passage de mot clé en mot clé. Entrée affiche le contenu de la rubrique
explicative.

AUTRES DEPLACEMENTS

Plusieurs boutons sont destinés à la navigation entre les différents écrans d’aide :

- accèdent aux sujets d’aide voisins.

ramène à la rubrique visualisée précédemment.

propose les titres de toutes les rubriques précédemment consultées. Double-cliquez sur
celle que vous souhaitez revoir.

offre la possibilité de rechercher un mot ou un groupe de mots dans les différents sujets
d’aide.
A la première utilisation de cette fonctionnalité, la chaîne de caractères à chercher est conservée. Le
bouton devient .

Utilisez F6 ou dans le menu PARCOURIR l’option Chercher pour modifier le texte de référence.

UTILISATION DES SIGNETS

Un signet permet d’accéder rapidement à la rubrique qui lui a été associée.

Pour associer un signet au sujet en cours de visualisation, utilisez F7. Le nom du signet devient alors
une option du menu SIGNETS.

Note
Il est possible de définir 9 signets au plus.

- 1.4 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


1- Présentation Documentation

Aide référentielle
Cette fonctionnalité est destinée à faciliter la recherche d’un élément parmi une liste d’éléments de
même nature (documents, type d’activité de l’entreprise, collaborateurs du cabinet, régime fiscal…).

Ainsi un simple clic sur Flèche basse permet l’affichage de la liste. Un double clic sur l’élément retenu
provoque sa sélection et la validation de la zone.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 1.5 -


Documentation 1- Présentation

Notes

- 1.6 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


2 - Installation
2 - INSTALLATION

VOTRE MATERIEL ET SON ENVIRONNEMENT .............................................................................2.3


- CONFIGURATION MINIMUM RECOMMANDEE ......................................................................2.3
CONNAISSANCES ET FORMATION .............................................................................................2.4
- CONNAISSANCES PREALABLES ...............................................................................................2.4
- FORMATIONS .........................................................................................................................2.4
- AVANT TOUTE INSTALLATION ...............................................................................................2.4
INSTALLATION DU MODULE EXECUTIVE DE VOTRE LOGICIEL
PRODUCTION COMPTABLE ......................................................................................................2.5
MISE EN ŒUVRE DE EXECUTIVE AVEC MICROSOFT WORD ...................................................2.6
MISE EN ŒUVRE DE EXECUTIVE AVEC MICROSOFT EXCEL .....................................................2.7
DESACTIVER EXECUTIVE DANS MICROSOFT WORD .............................................................2.10
DESACTIVER EXECUTIVE DANS MICROSOFT EXCEL ...............................................................2.11
SUPPRIMER EXECUTIVE DANS MICROSOFT WORD ...............................................................2.12
SUPPRIMER EXECUTIVE DANS MICROSOFT EXCEL .................................................................2.14

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 2.1 -


Votre matériel et son environnement 2 - Installation

- 2.2 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


2 - Installation Votre matériel et son environnement

R VOTRE MATERIEL ET SON ENVIRONNEMENT

Configuration minimum recommandée

Matériels – systèmes - logiciels

Configuration MINIMUM Solution


Recommandée Winner

Microprocesseur Pentium, 200MMX

Mémoire vive station 64 Mo

Ecran 15 pouces

Logiciels Module Comptabilité ou


Surveillance

Module Plaquette

• Microsoft office 97 minimum

De plus, consulter le cahier des procédures.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 2.3 -


Connaissances préalables et formations 2 - Installation

R CONNAISSANCES ET FORMATIONS

Connaissances préalables
Le module Executive de l’offre Production Comptable requiert de l’utilisateur une bonne expérience
des outils bureautique du marché (tableur, traitement de textes, grapheur) en environnement Windows,
notamment Microsoft WORD et Microsoft EXCEL.

Formations

Formation à la Comptabilité

Pour utiliser Executive sur les données comptables du dossier il est nécessaire d’avoir suivi la formation
du module Comptabilité.

Formation à la production de Plaquette

Pour utiliser Executive sur les données issues de Plaquette, c’est la formation de base nécessaire à tous
les collaborateurs. Elle vous permet de mieux appréhender les fonctions du module Executive. En effet
la plupart des fonctionnalités de Executive se retrouvent dans Plaquette.

Avant toute installation


Lisez attentivement le cahier des procédures et la fiche version qui accompagne votre module
Executive.

Vérifiez que vous disposez de suffisamment de place disque.

Si vous avez déjà utilisé Executive, n’oubliez pas de sauvegarder s’il y a lieu, les informations modifiées
sous Microsoft EXCEL et/ou Microsoft WORD.

Pour sauvegarder vos documents et informations saisies dans Executive, reportez-vous aux
fonctions Enregistrer de Microsoft EXCEL ou WORD.

- 2.4 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


2 - Installation Installation du Module Executive de votre logiciel Production Comptable

R INSTALLATION DU MODULE EXECUTIVE DE VOTRE LOGICIEL


PRODUCTION COMPTABLE

Procédez comme indiqué sur la fiche version qui accompagne votre module Executive.

De plus, lors d’une première installation vous devez impérativement effectuer la ou les
opérations suivantes :

- Mise en œuvre de Executive avec Microsoft WORD

- Mise en œuvre de Executive avec Microsoft EXCEL

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 2.5 -


Mise en œuvre de Executive avec Microsoft WORD 2 - Installation

R MISE EN ŒUVRE DE EXECUTIVE AVEC MICROSOFT WORD

Après l’installation de Executive, lancez le logiciel Microsolft WORD.

Cliquez sur son menu OUTILS puis choisissez Options.

La fenêtre Options s’ouvre, cliquez sur l’onglet Dossiers par défaut.

Parmi les types de fichiers affichés, optez pour Fichiers de démarrage.

Puis sélectionnez le chemin de la façon suivante :

Cliquez sur le bouton Créer, Changer ou Modifier.

La fenêtre suivante s’affiche.

Microsoft Copyright

Indiquez le chemin où est installé le module Plaquette


ou Comptabilité
Remplacez éventuellement D: par le disque adéquat.

Confirmez votre choix en quittant la fenêtre avec le bouton .

De même, validez la fenêtre Options en cliquant sur le bouton .

Pour prendre en compte les mises à jour, sortez de Microsoft WORD. Dans le menu FICHIER,
sélectionnez l'option Quitter.

Puis lancez à nouveau Microsoft WORD.

- 2.6 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


2 - Installation Mise en œuvre de Executive avec Microsoft EXCEL

R MISE EN ŒUVRE DE EXECUTIVE AVEC MICROSOFT EXCEL

Après l’installation de Executive, lancez le logiciel Microsoft EXCEL.


Cliquez sur son menu OUTILS puis choisissez Macros complémentaires.

Puis cliquez sur le bouton afin de sélectionner le chemin où est installé le module
Comptabilité ou Plaquette de la façon suivante :
Cliquez sur le bouton Créer ou Modifier.
La fenêtre suivante s’affiche :

Microsoft Copyright
Choisissez le disque où est installé votre logiciel Production Comptable.

Puis sélectionnez le répertoire CCSQL par un double clic sur celui-ci.


De la même façon, double-cliquez sur PGM.
La fenêtre suivante s’ouvre :

Microsoft Copyright

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 2.7 -


Mise en œuvre de Executive avec Microsoft EXCEL 2 - Installation

Sélectionnez le fichier ccwinner.xla.

Validez votre choix en appuyant sur le bouton .

Dans certaines circonstances la fenêtre suivante s’affiche.

Répondez Oui à la question proposant le remplacement.

La fenêtre suivante s’ouvre éventuellement.

Répondez impérativement Non à la question proposant la copie de ccwinner.xla .

Puis validez la fenêtre ci-après.

Microsoft EXCEL Copyright

- 2.8 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


2 - Installation Mise en œuvre de Executive avec Microsoft EXCEL

La fenêtre suivante s’ouvre lors du premier clic sur une option du menu CCMX.

Pour continuer la mise en œuvre de Executive, cliquez sur le bouton


pour accéder aux données du module Comptabilité ou PLaquette. Puis répondez aux éventuelles
questions qui suivent.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 2.9 -


Désactiver Executive dans Microsoft WORDEL 2 - Installation

R DESACTIVER EXECUTIVE DANS MICROSOFT WORD

Vous avez mis en œuvre Executive, par conséquent, la fenêtre suivante s’affiche dès que vous lancez
une option du menu CCMX.

Pour utiliser Microsoft WORD comme auparavant, il vous suffit de cliquer sur le bouton ,
ainsi Executive ne sera pas exécuté.

- 2.10 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


2 - Installation Désactiver Executive dans Microsoft EXCEL

R DESACTIVER EXECUTIVE DANS MICROSOFT EXCEL

Vous avez mis en œuvre Executive, par conséquent, la fenêtre suivante s’affiche dès que vous lancez
une option du menu CCMX.

Pour utiliser Microsoft EXCEL comme auparavant, il vous suffit de cliquer sur bouton , ainsi
Executive ne sera pas exécuté.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 2.11 -


Supprimer Executive dans Microsoft WORD 2 - Installation

R SUPPRIMER EXECUTIVE DANS MICROSOFT WORD

Lancez Microsoft WORD. Cliquez sur son menu OUTILS puis sélectionnez Options.
La fenêtre Options s’affiche, cliquez sur son onglet Dossiers par défaut.

Microsoft Copyright

Choisissez la ligne Fichier de démarrage puis appuyez sur le bouton Changer.


La fenêtre suivante s’ouvre.

Microsoft Copyright

- 2.12 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


2 - Installation Supprimer Executive dans Microsoft WORD

Supprimez le nom de dossier D:/CCSQL/PGM. puis validez par le bouton .

De même, validez la fenêtre Options par .

Pour prendre en compte ces mises à jour, sortez de Microsoft WORD en cliquant sur Quitter dans le
menu FICHIER et redémarrez le poste.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 2.13 -


Supprimer Executive dans Microsoft EXCEL 2 - Installation

R SUPPRIMER EXECUTIVE DANS MICROSOFT EXCEL

Lancez le logiciel Microsoft EXCEL.

Cliquez sur son menu OUTILS, puis choisissez Macros complémentaires.

La fenêtre suivante s’ouvre.

Décochez
la case

Microsoft Copyright

Décochez la case Ccwinner, puis validez cette modification par un clic sur le bouton .

Pour prendre en compte cette mise à jour, sortez de Microsoft EXCEL en cliquant sur Quitter dans le
menu FICHIER.

- 2.14 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


2 - Installation Supprimer Executive dans Microsoft WORD

Notes

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 2.15 -


Supprimer Executive dans Microsoft EXCEL 2 - Installation

Notes

- 2.16 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


3 - Organisation
3 - ORGANISATION

BIENVENUE DANS EXECUTIVE ...................................................................................................3.3


PRESENTATION DU PRODUIT ....................................................................................................3.4
- LE MODULE EXECUTIVE ET VOTRE SOLUTION ......................................................................3.4
- LES FONCTIONS DE EXECUTIVE .............................................................................................3.5
- LE MENU CCMX ..................................................................................................................3.6

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 3.1 -


Bienvenue dans Executive 3 - Organisation

- 3.2 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


3 – Organisation Bienvenue dans Executive

R BIENVENUE DANS EXECUTIVE

Présentation du produit
Le module Executive effectue le lien entre vos documents créés dans Microsoft EXCEL ou Microsoft
WORD et vos dossiers traités dans Production Comptable. Ainsi, les informations accessibles dans
Comptabilité ou Plaquette le sont aussi dans Executive.

Son but est de vous permettre de compléter les documents de votre cabinet. Et ce, grâce aux données
disponibles dans Comptabilité ou Plaquette.

Les documents sont obtenus à partir :

- De vos documents Microsoft EXCEL ou/et Microsoft WORD.

- Et d’un dossier Production Comptable.

- Et des données saisies dans votre document grâce à Microsoft WORD ou Microsoft EXCEL.

Executive alimente automatiquement vos états avec les données décrites ci-dessus. Il suffit pour cela de
définir les formules adéquates dans vos documents avec l’option calculette formule du menu CCMX.

Executive ne vous impose aucun document. Vous avez toute liberté pour créer vos documents dans
Microsoft WORD et Microsoft EXCEL.

Executive exploite les données comptables créées grâce au module Comptabilité ainsi que la situation
en cours du dossier dans Plaquette. Pour changer celle-ci, il vous suffit d’accéder à Plaquette. Puis,
créez une nouvelle situation ou effectuez un changement de situation dans ce module.

Si pour le dossier, aucune situation de Plaquette n’est créée, seules les données comptables sont
exploitées. Par contre, lorsqu’une situation en cours existe, c’est celle-ci qui est utilisée, notamment
pour les dates de situation et de comparatifs.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 3.3 -


Présentation du produit 3 - Organisation

R PRESENTATION DU PRODUIT
Le module Executive et votre solution

Comptabilité CCMX eXPERT


ou Surveillance Ecritures, Immobilisations Ressources
Dotations
Amortissements

Journal
Grand-Livre
Balance

Informations
Révision des comptes permanentes
du dossier

Etats
2054 et 2055
Journal, Grand- 2033c
Livre, Balance
révisés

Plaquette

Documents - Situations Plaquette (créés par Documents


EXCEL - Affectations comptables le cabinet) WORD
- Informations complémentaires
saisies

Microsoft EXCEL ou Word

Executive

Documents EXCEL
ou Word du dossier

- 3.4 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


3 – Organisation Présentation du produit

Les fonctions de Executive

Microsoft EXCEL ou WORD

• Ouvrir le document

CCMX Executive

• Ouvrir le dossier

• Insérer des formules

• Insérer des listes comptes

• Insérer des listes écritures

• Insérer des montants analytiques

• Actualiser

• Dupliquer pour plusieurs dossiers

• Saisir dans le document

• Imprimer le document

• Enregistrer sous

• Enregistrer sans formules

• Fermer le dossier

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 3.5 -


Présentation du produit 3 - Organisation

Le menu
Fichier CCMX

Microsoft EXCEL ou WORD Copyright Ouvrir un dossier

Fermer le dossier

Actualiser

Afficher les formules

Dupliquer pour x dossiers

Enregistrer sans formules

Calculette formule

Calculette analytique

Calculette liste comptes

Calculette liste écritures

A propros

Le barre de menu

La barre de menu principal est celle affichée par Microsoft WORD ou EXCEL.

MENU CCMX

Ce menu regroupe toutes les fonctions de Executive :

• Ouverture de dossier, avec mise à jour automatique du document en cours.


• Fermeture de dossier.
• Actualisation de document suite à l’insertion ou modification d’une formule.
• Calculette formule. Elle permet de constituer une formule à partir de :

– Mots clés issus de la fiche client, des éventuels paramètres de la situation, des nommages
alimentés dans Plaquette et/ou Comptabilité.
– Constantes.
– Soldes de comptes ou de radicaux.
– Fonctions, (par exemple la totalisation de plusieurs données).

Les fonctionnalités de la calculette formule sont équivalentes à celles de la calculette formule


dans Plaquette.

• Calculette liste comptes ou écritures


Elle donne le détail des comptes ou des écritures désirés.

Cette fonctionnalité existe uniquement dans Executive sous Microsoft EXCEL.

- 3.6 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


3 – Organisation Présentation du produit

• Afficher les formules


Cette option vous permet de visualiser et de modifier toutes les formules CCMX.

Cette option est disponible exclusivement dans Microsoft WORD.

• Calculette analytique
Elle donne les montants des différents axes analytiques afin d’établir vos états analytiques.

Cette fonctionnalité existe uniquement dans le module EXECUTIVE sous EXCEL.

• Dupliquer pour x dossiers


Cette fonction prépare la consolidation de vos dossiers.

Cette fonction existe uniquement dans le module EXECUTIVE sous EXCEL.

• Enregistrer sans formules


Cette option enregistre le document valorisé avec les montants du dossier.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 3.7 -


Présentation du produit 3 - Organisation

Notes

- 3.8 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 - Production des documents
4 – PRODUCTION DES DOCUMENTS

ACCEDER AUX DOCUMENTS ET DOSSIERS ................................................................................4.3


- ETABLIR LA LIAISON AVEC LE MODULE COMPTABILITE OU PLAQUETTE .............................4.3
- CREER UN DOCUMENT ..........................................................................................................4.3
- OUVRIR UN DOCUMENT ......................................................................................................4.4
- OUVRIR UN DOSSIER ............................................................................................................4.5
- CHANGER DE DOSSIER ...........................................................................................................4.6
MODIFIER LE DOCUMENT .........................................................................................................4.7
- ADAPTER LE DOCUMENT A UN DOSSIER ..............................................................................4.7
- ENREGISTRER SANS FORMULES ..............................................................................................4.7
- INSERER OU MODIFIER DES FORMULES AVEC LA CALCULETTE FORMULE ............................4.7
- AJOUTER DES MONTANTS ANALYTIQUES OU BUDGETAIRES ...............................................4.10
- INSERER UNE LISTE DE COMPTES ...........................................................................................4.12
- INSERER UNE LISTE D’ECRITURES ...........................................................................................4.15
- PREPARER LA CONSOLIDATION DES DOSSIERS .....................................................................4.16
- ACTUALISER LE DOCUMENT ..................................................................................................4.18
- MODIFIER LA FORME DU DOCUMENT ..................................................................................4.18
DETAIL DE LA CALCULETTE FORMULE .......................................................................................4.19
- PRESENTATION ......................................................................................................................4.19
- AJOUTER UNE INFORMATION DU CABINET .........................................................................4.20
- AJOUTER UNE INFORMATION PERMANENTE DU DOSSIER ...................................................4.21
- AJOUTER UN PARAMETRE PROPRE A LA SITUATION
(DATE DE SITUATION, DATE ‘EXERCICES) .............................................................................4.22
- INSERER UN NOMMAGE ISSU DE PLAQUETTE .......................................................................4.23
- INSERER UNE CELLULE ISSUE D’UN TABLEAU DE PLAQUETTE ..............................................4.24
- INSERER UNE CONSTANTE .....................................................................................................4.25
- AJOUTER LE SOLDE D’UNE COMPTE OU DE RADICAUX .......................................................4.26
- AJOUTER UNE DATE EN COURS D’EXERCICE, DATE A SAISIR, A CALCULER ..........................4.28
- AJOUTER UN SOLDE EN COURS D’EXERCICE ........................................................................4.29
- APPELER UNE FONCTION ......................................................................................................4.31
- FONCTION DATE ET HEURE… ...............................................................................................4.32
- FONCTIONS MATHEMATIQUES… .........................................................................................4.34
- AUTRES FONCTIONS ..............................................................................................................4.35
- MEMORISER ...........................................................................................................................4.36
IMPRIMER LES DOCUMENTS ......................................................................................................4.38
- IMPRIMER UN DOCUMENT ....................................................................................................4.38
- IMPRIMER TOUS LES DOCUMENTS DU DOSSIER ...................................................................4.38
FERMER LE DOSSIER ....................................................................................................................4.39

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.1 -


Accéder aux documents et dossiers 4 – Production de documents

- 4.2 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Accéder aux documents et dossiers

R ACCEDER AUX DOCUMENTS ET DOSSIERS

Etablir la liaison avec le module Comptabilité ou Plaquette


Cette liaison est indispensable pour utiliser Excecutive. Elle permet d’utiliser certaines fonctions de
Plaquette et d’accéder aux données comptables des dossiers traités dans Production Comptable.

Avant d’établir la liaison, vous devez effectuer la mise en œuvre de Executive avec
Microsoft WORD et/ou Microsoft EXCEL.

Lancez Microsoft EXCEL pour traiter vos documents de type tableur ou Microsoft WORD pour
renseigner vos documents de type texte.

Dès l’accès à l’une des options du menu CCMX, la fenêtre suivante s’ouvre :

Pour continuer la mise en œuvre de Executive, cliquez sur le bouton .


Puis répondez aux éventuelles questions qui vous seront posées.

Cliquez sur le bouton pour désactiver la liaison.

Créer un document
Sélectionnez l’option Nouveau du menu FICHIER. Utilisez les fonctionnalités appropriées de Microsoft
WORD ou Microsoft EXCEL et de Executive pour concevoir votre document.

Après la création d’un document, nous vous conseillons de toujours ouvrir un dossier. Vous
vérifierez ainsi plus facilement le résultat de vos formules.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.3 -


Accéder aux documents et dossiers 4 – Production de documents

Ouvrir un document
Sélectionnez l’option Ouvrir du menu FICHIER.

La fenêtre suivante s’ouvre :

Microsoft Copyright

Choisissez le fichier qui contient le document désiré.

- 4.4 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Accéder aux documents et dossiers

Ouvrir un dossier
Cette fonction vous permet de choisir un dossier traité dans l’offre Production Comptable. Ainsi, le
document sera automatiquement complété avec les données issues de Plaquette ou Comptabilité.

Dans le menu CCMX, optez pour Ouvrir un dossier puis, choisissez le dossier grâce à la fenêtre suivante.

Puis, cliquez sur le bouton pour valider votre choix.


Dès lors, les montants, les dates et autres informations propres au dossier s’affichent.

1er exemple
Les éléments du dossier apparaissent dans le document de Microsoft EXCEL : EXEMPLE.XLS sous
C:\CCSQL\PGM\ (Cf. Chapitre Ouvrir un document).

Microsoft EXCEL Copyright

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.5 -


Accéder aux documents et dossiers 4 – Production de documents

2ème exemple
Les éléments du dossier créés dans Plaquette apparaissent dans le document de Microsoft WORD :
ATTEST.DOC sous C:\CCSQL\PGM.

Microsoft WORD Copyright

Il est indispensable de vérifier si le dossier possède bien une situation ouverte à la date
désirée dans Plaquette.

Changer de dossier
Lorsque vous avez traité tous les documents d’un dossier, vous pouvez faire de même pour un autre.

Sélectionnez alors, l’option Ouvrir un dossier dans le menu CCMX.

Celle-ci ferme le dossier un cours et vous permet d’en choisir un nouveau.

Pour plus de précisions, consultez le chapitre ci-dessus Ouvrir un dossier.

- 4.6 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Modifier le document

R MODIFIER LE DOCUMENT

Adapter le document à un dossier


Executive ne possède pas de fonction automatique de personnalisation de document pour un dossier
particulier, contrairement à Plaquette. Vous devrez donc créer autant de documents que vous aurez de
dossiers particuliers.

Si vous désirez modifier le document pour un dossier, faîtes les adaptations adéquates puis
sauvegardez-le sous un autre nom de fichier. Incorporez dans ce nom, le code ou le nom du
dossier afin de le retrouver plus facilement.
Par exemple, nom de fichier : « Etats-Créances-Sté-Durand.doc ».
N’oubliez pas de le rappeler lors de futurs éventuels traitements sur ce dossier.

Enregistrer sans formules


Cela vous permet de conserver le document avec les valeurs qui correspondent à la situation du dossier
en cours.

--- Exemple --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Dans l’exemple ci-dessus, le document DEMO.XLS est conservé sous le répertoire du dossier
WINCO.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Insérer ou modifier des formules avec la Calculette formule


Pour toutes les formules liées à votre dossier comptable, il est indispensable d’utiliser les fonctionnalités
de Executive, telle que la Calculette formule.

Vous disposez de 2 méthodes pour renseigner une formule :

– 1ère méthode, saisir directement la formule dans le document


– 2ème méthode, appeler la calculette formule

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.7 -


Modifier le document 4 – Production de documents

1ère méthode, saisir directement la formule dans le document

Vous avez cette possibilité dans Microsoft EXCEL, uniquement.

Positionnez le curseur à l’endroit même où le résultat de la formule devra apparaître.

Saisissez toujours un = en début de formule. Puis renseignez le reste de la formule.

Par exemple,
=ccmx_evalue("_CSS_640_644";"")
Vous obtiendrez ainsi le solde à date de situation des comptes 640 à 644.

Ce principe s’adresse aux utilisateurs ayant déjà utilisé la 2ème méthode. Car vous devez
connaître la syntaxe des formules.

2ème méthode, appeler la calculette formule

Cette 2ème méthode est conseillée aux utilisateurs n’ayant pas acquis la connaissance complète de la
syntaxe des différentes formules.
Positionnez le curseur à l’endroit précis où le résultat doit s’afficher.
Choisissez l’option Calculette formule du menu CCMX.

La fenêtre suivante s’affiche :

Vous disposez des mêmes possibilités que dans Plaquette.

Le bouton Tableaux n’est pas présent lorsque le module Plaquette n’est pas installé.

- 4.8 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Modifier le document

Pour obtenir encore plus de détails, consultez l’aide en ligne grâce à un clic sur le bouton

Pour afficher la formule dans un document WORD, sélectionnez l’option Afficher les
formules dans le menu CCMX.
Pour visualiser le document sans les formules, optez pour Actualiser dans le menu CCMX.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.9 -


Modifier le document 4 – Production de documents

Ajouter des montants analytiques ou budgétaires


BUDGET

Pour intégrer le budget comptable du dossier dans un document, il doit être renseigné dans les
modules Comptabilité et Plaquette.

Cliquez sur Calculette formule du menu CCMX.

Microsoft Excel Copyright

La calculette formule s’affiche, cliquez sur le bouton "Soldes".

Indiquez ici le comparatif tel que défini dans la situation en cours


dans Plaquette.

Celui-ci doit contenir le budget désiré.

- 4.10 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Modifier le document

ANALYTIQUE

Renseignez-le au préalable dans le module Comptabilité.

Executive permet d’exploiter l’analytique renseigné sur le dossier comptable dans le module
Comptabilité.

L’utilisateur crée ses propres documents analytiques sous Excel à l’aide des fonctions CCMX
présentes dans le menu EXCEL.

Choisissez l’option Calculette analytique du menu CCMX.

La fenêtre suivante s’ouvre :

Indiquez les radicaux pour


lesquels les soldes
analytiques sont renseignés.

Précisez les axes


analytiques tels qu’ils sont
définis dans le module
Comptabilité.

Microsoft Excel Copyright


Cochez cette case Indiquez la période à considérer
pour obtenir les
soldes avec les
extra-comptables
analytiques.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.11 -


Modifier le document 4 – Production de documents

Insérer une liste de comptes


Cette fonction est disponible uniquement dans Executive sous Microsoft EXCEL.
Elle permet d’obtenir des états détails avec des listes de comptes. De plus vous pourrez y ajouter des
totalisations par groupe de radicaux.
Pour paramétrer une liste de comptes il est préférable de fermer le dossier. Ainsi, vous visualiserez
parfaitement les lignes insérées automatiquement par l’option Calculette liste comptes.
Positionnez le curseur sur une ligne, dans la colonne où vous désirez voir débuter votre liste de
comptes.

Par exemple : Dans le document Demo.xls (sous ccsql/pgm), positionnez-vous dans la feuille
détail des charges puis sur la ligne 10 et colonne D (ou 4ème colonne). La formule de la liste de
comptes s’affiche alors dans la barre d’édition.
Sélectionnez l’option Calculette liste comptes dans le menu CCMX.

Puis, saisissez le radical ou les radicaux dans la fenêtre suivante. De plus, sélectionnez les informations
grâce au bouton Ajouter. Pour définir l’ordre d’apparition dans la ligne, utilisez les boutons Enlever et
Ajouter.

Cette fonction vous permet d’obtenir la liste détaillée des comptes souhaités. Pour afficher celle-ci,
ouvrez un dossier puis sélectionnez l’option Actualiser dans le menu CCMX.

Si vous ne sélectionnez aucune information parmi les éléments disponibles,


elles seront toutes prises en compte.

- 4.12 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Modifier le document

Dans le cas où vous établissez une liste de compte dans l’un de vos documents, vous
disposez du bouton "Espacer" pour intégrer une colonne vide. Celle-ci permet d’inclure des
données ou formules autres que celles de Executive.

Par exemple.
1. Indiquez les radicaux 670 à 674, comme dans la fenêtre ci-dessus, puis validez-la.
2. Sélectionnez ensuite l’option Actualiser du menu CCMX.
Vous constaterez alors que la ligne 10 contient bien :
=ccmx_liste(« 670 » ; « 674 »)
Deux lignes supplémentaires sont cachées et réservées par la fonction Calculette liste comptes. Ce
sont les Lignes 11 et 12, comme le précise la fenêtre ci-dessous.

Lignes 11
et 12
masquées
La liste de
comptes
débutera
ici

Microsoft EXCEL Copyright

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.13 -


Modifier le document 4 – Production de documents

3. Si vous désirez insérer un total, procédez de la façon suivante.


– Positionnez-vous sur la ligne 13, immédiatement après les deux lignes masquées, et dans
la colonne adéquate, par exemple la colonne G.
– Appelez la fonction SOMME (1ER paramètre : 2ème paramètre) de Microsoft EXCEL
– Dans le 1er paramètre, indiquez la ligne/colonne G10. Elle contient
« =ccmx_liste(« 670 » ; « 674 ») ».
– Dans le 2ème paramètre indiquez à la dernière ligne/colonne : soit G12.

Ce qui nous donne la fonction suivante :


SOMME(G10 : G12)
Bien entendu, les lignes/colonnes sont des adressages relatifs qui évolueront lors de l’insertion de
lignes et de colonnes.

Fonction
somme

Microsoft EXCEL Copyright

4. Pour vérifier votre document, optez pour Ouvrir un dossier du menu CCMX.
5. Puis, sélectionnez l’option Actualiser dans le menu CCMX.

Ainsi la fenêtre suivante s’affiche :

Microsoft EXCEL Copyright

Pour chacun des comptes, vous obtiendrez une ligne comportant les informations suivantes dans l’ordre
que vous avez défini.

Ne réalisez aucune modification dans la liste de comptes obtenue car elle ne sera pas
conservée.

- 4.14 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Modifier le document

Insérer une liste d’écritures


Dans le module Executive sous Excel, vous intégrez une liste d’écritures Comptables dans l’un de vos
documents.
Cliquez sur l’option Calculette liste écritures dans le menu CCMX, la fenêtre suivante s’ouvre.

Renseignez le radical, la période, les codes journaux et le types des écritures qui vous intéressent.
Précisez quel niveau de détail vous souhaitez pour les mouvements centralisés. Optez soit pour le
détail, soit pour le total global de vos ventilations ou contreparties de trésorerie.
Ensuite choisissez les informations que vous imprimerez.

Par exemple.
Après, avoir cliqué sur Actualiser, vous avez la liste d’écritures.

Ne réalisez aucune modification dans la liste d’écritures obtenue car elle ne sera pas
conservée.

Les écritures extra-comptables sont accessibles lorsque vous possédez le module Plaquette.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.15 -


Modifier le document 4 – Production de documents

Préparer la consolidation des dossiers


Le module Executive vous permet d’appliquer une feuille de calcul Excel à plusieurs dossiers.
Dès lors, vous obtenez une feuille pour chacun d’eux. A partir de celles-ci vous créez un document
consolidé qui reprend le cumul des précédents dossiers, rubrique par rubrique.
Pour obtenir cette feuille consolidée, suivez le plan suivant :

1) Créez la feuille de calcul de référence.


2) Appliquez la feuille de référence aux dossiers.
3) Créez le document consolidé.

Mise en oeuvre

1) Créez la feuille de calcul de référence.


Utilisez la fonction Calculette formule du menu Ccmx pour renseigner chaque cellule.

Microsoft Excel Copyright

2) Appliquez cette feuille aux dossiers.


Sélectionnez Dupliquer pour x dossiers dans le menu Ccmx.

Après l’ouverture de la fenêtre suivante, choisissez les dossiers puis validez par .

- 4.16 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Modifier le document

Suite à la sélection des dossiers, une feuille de calcul par dossier est générée.

3) Créez le document consolidé.


Chacune de ses cellules doit cumuler les cellules correspondantes de chacune des feuilles des
dossiers.

Par exemple.
Dans la feuille Consolidé sélectionnez les cellules C7 à F22. Puis tapez = dans la ligne d’édition.
Cliquez sur l’onglet FIGECI et sur sa cellule C7. Tapez + dans la ligne d’édition.
Cliquez sur l’onglet LERP et sur sa cellule C7.
Frappez sur la touche Ctrl + Entrée.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.17 -


Modifier le document 4 – Production de documents

Actualiser le document
Cette fonction permet la prise en compte des données du dossier dans le document. Elle est nécessaire
après la modification d’une formule.

Optez pour Actualiser dans le menu CCMX.

Si le document en cours est un classeur EXCEL toutes ses feuilles sont valorisées.

Modifier le texte ou la forme du document


Utilisez les fonctionnalités de Microsolft WORD ou EXCEL pour effectuer ces évolutions. Si vous
désirez conserver celles-ci, sauvegardez le document avec votre option habituelle.

- 4.18 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Détail de la calculette formule

R DETAIL DE LA CALCULETTE FORMULE

Présentation
Ce chapitre s’adresse aux utilisateurs qui ne paramètrent pas couramment les documents dans
Plaquette.

Il vous donne une description simplifiée des fonctions utiles à la conception de vos formules liées aux
données du dossier.

Le bouton Tableaux est disponible lorsque vous avez installé le module Plaquette.

Pour obtenir encore plus de détails, sélectionnez le menu CCMX puis Calculette formule et

cliquez sur le bouton .

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.19 -


Détail de la calculette formule 4 – Production de documents

Ajouter une information permanente du cabinet


Grâce aux Mots clés, vous pouvez accéder à un certain nombre d’informations permanentes du cabinet.
Elles peuvent être utilisées pour mettre à jour vos en-têtes de documents, par exemple.

Cliquez dans le document à l’endroit précis où le résultat de la formule devra apparaître.

Choisissez l’option Calculette formule du menu CCMX.

Puis cliquez sur le bouton .

La fenêtre suivante s’ouvre :

Vous disposez des mots clés suivants :

IC_ADR1 Entité juridique adresse1, etc………….., IC_VILLE Entité juridique ville.

Par l’expression Entité juridique, il faut comprendre Entité du cabinet.

- 4.20 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Détail de la calculette formule

Ajouter une information permanente du dossier


Grâce aux Mots clés, vous pouvez accéder à un certain nombre d’informations permanentes du dossier.
Elles peuvent être utilisées pour mettre à jour vos documents.

Positionnez le curseur à l’endroit même où le résultat de la formule devra apparaître.

Choisissez l’option Calculette formule du menu CCMX.

Puis cliquez sur le bouton .

La fenêtre suivante s’ouvre :

Vous disposez des mots clés suivants :

ID_DENOM Dénomination sociale, etc………..,


XXA_TYCD Type de comptabilité désignation (BNC).

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.21 -


Détail de la calculette formule 4 – Production de documents

Ajouter un paramètre propre à la situation (date de situation,


dates d’exercices,…)
Grâce aux Mots clés, vous pouvez accéder à un certain nombre d’informations variables du dossier.
Elles seront largement utilisées pour mettre à jour vos documents.

Cliquez dans le document à l’endroit précis où le résultat de la formule devra apparaître.

Choisissez l’option Calculette formule du menu CCMX.

Puis cliquez sur le bouton .

La fenêtre suivante s’ouvre :

Cliquez ici
pour
sélectionner
les mots clés
de situation

Vous disposez des mots clés suivants :

PD_COMP1 date comparatif 1, etc…….., PD_NUMPAGE numéro de page.

Le bouton Filtrer est disponible lorsque Plaquette est installé. Il permet d’obtenir tous les
nommages des cellules utilisées dans Plaquette.

- 4.22 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Détail de la calculette formule

Insérer un nommage issu de Plaquette


Positionnez le curseur à l’endroit même où le résultat de la formule devra apparaître.

Choisissez l’option Calculette formule du menu CCMX.

Puis cliquez successivement sur les boutons puis .

La fenêtre filtres d’affichage s’ouvre :

Sélectionnez la ligne Nommages cellules, puis validez votre choix par le bouton .

Vous disposez des mots clés suivants :

PD_DOT_PROV dotation aux provisions, etc…….., PS_U2151B_CZ Total reprise de l’exercice suite.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.23 -


Détail de la calculette formule 4 – Production de documents

Insérer une cellule issue d’un tableau de Plaquette


Cliquez dans le document à l’endroit précis où le résultat de la formule devra apparaître.

Optez pour Calculette formule du menu CCMX.

Puis cliquez sur le bouton . Dès lors, la liste des documents intégrés dans Plaquette

s’affiche. Sélectionnez l’un d’eux, puis validez votre choix par le bouton .

Dans le document qui s’affiche, choisissez une cellule. Cliquez ensuite sur l’option Valider la sélection
du menu TABLEAUX. Le nom de la cellule apparaît alors dans la Calculette formule.

Confirmez votre choix en cliquant sur le bouton .

- 4.24 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Détail de la calculette formule

Insérer une constante


Cette fonction vous permet de définir une valeur, un texte ou une date en tant que constante. Spécifier
une constante est judicieux lorsqu’elle est fréquemment utilisée dans vos formules.

Positionnez le curseur à l’endroit même où le résultat de la formule devra apparaître.

Choisissez l’option Calculette formule du menu CCMX.

Cliquez sur le bouton . Dès lors, la fenêtre suivante s’affiche :

Renseignez la constante puis confirmez votre choix par .

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.25 -


Détail de la calculette formule 4 – Production de documents

Ajouter le solde d’un compte ou de radicaux


La codification des soldes devant être strictement respectée, cette fonction a pour but de vous faciliter la
tâche. Elle vous guide dans l’élaboration d’une formule se référant à des comptes.
Positionnez le curseur à l’endroit même où le résultat de la formule devra apparaître.

Choisissez l’option Calculette formule du menu CCMX.

Cliquez sur le bouton . Dès lors la fenêtre suivante s’affiche :

Cliquez ici pour ouvrir l’aide référentielle et faîtes votre choix parmi les
informations proposées.

Complétez les éléments de cette fenêtre afin d’obtenir le solde adéquat.


Vous pouvez indiquer un "radical début" uniquement ou compléter également le "radical fin" si vous
souhaitez prendre en compte une fourchette de comptes.

Puis, confirmez votre choix par un clic sur le bouton .


Pour ajouter ou soustraire un autre solde de radicaux :
– Cliquez sur le signe + ou – (ou autre) dans la calculette formule.
– Appelez à nouveau la fonction Soldes par un clic sur le bouton .
– Renseignez les radicaux.
– Puis validez la fenêtre Soldes.

Vous obtenez alors une formule de ce type :

- 4.26 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Détail de la calculette formule

Puis, validez-la par clic sur .

La fenêtre Calculette formule se ferme. La formule s’affiche dans la barre d’édition et dans la cellule du
document Microsoft EXCEL.

Barre
d’édition

Microsoft EXCEL Copyright

De même si vous travaillez sous Microsoft WORD, le résultat de la formule s’affiche dans le document.

Microsoft WORD Copyright

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.27 -


Détail de la calculette formule 4 – Production de documents

Ajouter une date en cours d’exercice, date à saisir, à calculer


Il s’agit, en général, d’une date à fin de mois. Celle-ci à pour but, l’édition d’un solde de comptes à cette
date.

Définissez-la dans votre document en lui associant un format date.

Lors du traitement de vos dossiers, il est parfois nécessaire de calculer ou saisir ces dates
lorsqu’elles ne font pas partie des dates prédéfinies dans l’option CCMX – Calculette
formule – Mots clés.

Exemple

Dans le document Demo.xls sous CCSQL/PGM, vous pouvez saisir les dates suivantes.

Dates à
saisir

Microsoft EXCEL Copyright

Les soldes comptables correspondants aux dates doivent exister dans le module
Comptabilité.

- 4.28 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Détail de la calculette formule

Ajouter un solde en cours d’exercice


Pour obtenir un solde de comptes ou de radicaux en cours d’exercice vous devez effectuer les deux
opérations suivantes :

- Définir une cellule pour saisir ou calculer la date.

- Définir une cellule pour afficher le solde.

Définir une cellule pour saisir ou calculer la date.

Consulter le chapitre Ajouter une date en cours d’exercice, date à saisir, à calculer.

Définir une cellule pour afficher le solde.

Positionnez le curseur à l’endroit précis où le résultat de la formule devra apparaître.

Choisissez l’option Calculette formule du menu CCMX.

Cliquer sur le bouton la fenêtre Solde s’ouvre.

Validez Frappez un radical ou un


compte

Ne renseignez pas
ces champs

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.29 -


Détail de la calculette formule 4 – Production de documents

Ajoutez un signe s’il y a lieu puis validez la fenêtre Calculette formule.

Validez

Cliquez sur la cellule où le solde doit s’afficher, ex : G9.

Positionnez le curseur dans la barre d’édition de Microsoft EXCEL.

Définissez
les dates à
saisir.
Ex : G7

Microsoft EXCEL Copyright


Dans la formule insérez la ligne/colonne dans laquelle vous avez défini la date, ex : G7.

- 4.30 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Détail de la calculette formule

Appeler une fonction


Ces fonctions vous éviteront de fastidieuses constructions de formules. N’hésitez donc pas à les utiliser.
Elles sont constituées de formules de calcul pré-paramétrées. Vous pouvez aussi intégrer une fonction
dans l’une de vos formules de calcul.

Positionnez le curseur à l’endroit même où le résultat de la formule devra apparaître.

Choisissez l’option Calculette formule du menu CCMX.

Cliquez sur le bouton Fonctions afin de choisir la fonction appropriée à votre besoin, dans la fenêtre
suivante.

Sélectionnez
la fonction
de votre
choix

Sélectionnez le type Syntaxe à respecter


de fonction recherché

Cliquez ici pour


valider la fonction

Sélectionnez le type de fonction, puis la fonction elle-même.

Validez votre choix au moyen d’un clic sur le bouton .

De multiples possibilités vous sont offertes grâce à la combinaison de fonctionnalités de


Executive et de Microsoft EXCEL ou Microsoft WORD.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.31 -


Détail de la calculette formule 4 – Production de documents

Fonctions date et heure


Celles-ci sont couramment utilisées lors de la conception de documents.

Positionnez le curseur à l’endroit même où le résultat de la formule devra apparaître.

Choisissez l’option Calculette formule du menu CCMX.

Cliquez sur le bouton Fonctions.

Cochez le type Date et heure, puis choisissez l’une des fonctions affichées.

Validez votre choix au moyen d’un clic sur le bouton .

Pour que le résultat soit correct, il est nécessaire de lui appliquer un format.

Il exite 2 façons de l’appliquer :

– Utilisez un Format grâce à la fonctionnalité adaptée de Microsoft EXCEL.


– Employez la fonction STRING de la Calculette formule dans Microsoft WORD.

Utilisez un Format grâce à la fonctionnalité adaptée de Microsoft EXCEL

Microsoft EXCEL possède ses propres formats. Employez-les en priorité, surtout si vous êtes un
utilisateur familier d’EXCEL.

Pour plus de détails sur cette fonction recourrez à l’aide en ligne Microsoft.

- 4.32 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Détail de la calculette formule

Employez la fonction STRING de la Calculette formule dans Microsoft WORD sur une date ou heure

Dans Microsoft WORD, STRING vous permet d’appliquer un format sur une valeur.

1. Positionnez le curseur en début de formule.


2. Cliquez sur le bouton Fonctions.
3. Sélectionnez le type Texte.
4. Puis la fonction @STRING(val;format).
5. Validez la fenêtre Fonctions.
6. Modifiez la formule, de façon à obtenir, par exemple :

Précisions sur le format des dates de la fonction STRING


Pour le jour, utilisez d, dd, ddd, dddd
Pour le mois, entrez m, mm, mmm, mmmm
Pour l’année, saisissez yy ou yyyy
Les séparateurs admis sont l’espace, la barre oblique /, le tiret -

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.33 -


Détail de la calculette formule 4 – Production de documents

Fonctions mathématiques
Celles-ci sont souvent utilisées lors de la conception de documents. On peut en distinguer deux
catégories :

1. Les opérations mathématiques les plus courantes


2. Les autres fonctions mathématiques

1. Les opérations mathématiques les plus courantes

Celles-ci sont directement accessibles dans la calculette formule.

Positionnez le curseur à l’endroit même où le résultat de la formule devra apparaître.

Choisissez l’option Calculette formule du menu CCMX.

La fenêtre suivante s’ouvre :

Opérateurs
mathématiques
les plus courants

Renseignez vos mots clés, radicaux ou constantes, etc… grâce aux boutons respectifs Mots clés, Soldes,
Constantes.

Puis cliquez sur l’un des opérateurs ci-dessus (+,-,[,],/,%,…).

Lorsque votre formule est complète, validez-la par un simple clic sur le bouton .

- 4.34 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Détail de la calculette formule

2. Les autres fonctions mathématiques

Positionnez le curseur à l’endroit même où le résultat de la formule devra apparaître.


Choisissez l’option Calculette formule du menu CCMX.
Cliquez sur le bouton Fonctions afin de choisir la fonction mathématique appropriée à votre besoin,
dans la fenêtre suivante.

Cochez le type Math et trigo, puis choisissez l’une des fonctions affichées.

Validez votre choix au moyen d’un clic sur le bouton .

De multiples possibilités vous sont offertes grâces à la combinaison des fonctionnalités de


Executive et de Microsoft EXCEL ou Microsoft WORD.

Autres fonctions
La fonction $ est disponible uniquement dans Executive sous Microsoft EXCEL.
Dans vos formules, la fonction $ précise un adressage absolu, soit pour une ligne, soit pour une
colonne. Au contraire, lorsque le caractère $ est absent, il s’agit d’un adressage relatif.

Exemple
=$h9

La fonction STRING permet de choisir la présentation des données.

Par exemple :
Présenter un montant dans Microsoft WORD :
STRING (_CSS_512 ; ‘# ### #0,00’)

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.35 -


Détail de la calculette formule 4 – Production de documents

Mémoriser
Dans le menu CCMX, optez pour l’option Calculette formule.
Les fonctions qui permettent de mémoriser tout ou partie d’une formule sont appelées par les boutons
suivants :
– Mots clés
– Soldes
– Tableaux
– Constantes

Par exemple, cliquez sur le bouton , ainsi la fenêtre suivante s’ouvre.

Renseignez un radical puis cliquez sur le bouton .


Dès lors, ce radical est stocké dans la mémoire.
Pour rappeler l’une des informations préalablement enregistrées dans la mémoire, afin de ne pas la
frapper à nouveau, il vous suffit de choisir l’option Calculette formule du menu CCMX. Puis cliquez sur
le bouton Mémoire.

Afficher le
contenu de
la mémoire

- 4.36 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Détail de la calculette formule

Sélectionnez une ligne, puis validez-la par . Ainsi, cette information s’affiche dans la
Calculette formule et sera prise en compte dans votre formule.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.37 -


Imprimer les documents 4 – Production de documents

R IMPRIMER LES DOCUMENTS

Imprimer un document
L’impression du document s’effectue grâce aux fonctions d’impression de Microsoft WORD ou
Microsoft EXCEL.

Vous pouvez aussi imprimer tous les documents d’un classeur EXCEL.

Imprimer tous les documents du dossier


Les documents créés dans le module Executive peuvent s’imprimer dans la plaquette d’un dossier grâce
au module Plaquette.

- 4.38 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


4 – Production de documents Fermer le dossier

R FERMER LE DOSSIER

Vous permet de libérer le dossier préalablement ouvert.

Ensuite, soit vous ouvrirez un autre dossier et votre document en cours sera automatiquement revalorisé,
soit vous quitterez Microsoft EXCEL ou Microsoft WORD.

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 4.39 -


Fermer le dossier 4 – Production de documents

Notes

- 4.40 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


5 - Index
5 - INDEX

INDEX .........................................................................................................................................5.3

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 5.1 -


Index 5 - Index

- 5.2 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


5 - Index Index

R INDEX

—A—
Adressage 4.35
Aide en ligne 1.4, 4.9
Aide référentielle 1.5, 4.26

—B—
Barre d’édition 4.5

—C—
Calculette formule 4.7, 4.20, 4.21, 4.22, 4.23, 4.24, 4.25, 4.34, 4.36
Comptabilité 2.3, 3.3
Plaquette 2.3, 2.4, 2.8, 3.3
Ccmx_evalue 4.8
Ccwinner.xla 2.8, 2.14
Cellule 4.24, 4.27
Colonne 4.14
Compte 4.26
Configuration minimum 2.3
Constante 4.25, 4.34, 4.36

—D—
Dates 4.33

—F—
Filtres d’affichage 4.23
Fonctions 4.31, 4.34
Format 4.32
Formule 3.3, 4.8, 4.18, 4.20, 4.21, 4.22, 4.23, 4.24, 4.25, 4.31

—I—
Informations permanentes du cabinet 4.20
Informations permanentes du dossier 4.21
Informations variables du dossier 4.22
Installation 2.5, 2.6, 2.7

—L—
Liaison 4.3
Ligne 4.14
Liste de comptes 4.12

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 5.3 -


Index 5 - Index

—M—
Macros complémentaires 2.14
Mémoire 4.36
Module Comptabilité 2.3
Module Comptabilité ou Plaquette 2.7, 3.3
Module Plaquette 2.3, 2.6
Mots clés 3.6, 4.20, 4.21, 4.22, 4.34, 4.36

—N—
Nommages 4.23

—O—
Ouvrir un dossier 4.4, 4.5

—P—
Production Comptable 2.4, 3.3, 4.3, 4.5

—R—
Radicaux 4.12, 4.26, 4.34

—S—
Sauvegarder 2.4
Signets 1.4
Situation 3.3
Solde 4.26, 4.36
Somme 4.14
STRING 4.32

—T—
Tableaux 4.36

—$—
$ 4.35

- 5.4 - Production Comptable : Executive – Juin 2004


5 - Index Index

Notes

Production Comptable : Executive – Juin 2004 - 5.5 -


Index 5 - Index

Notes

- 5.6 - Production Comptable : Executive – Juin 2004

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