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SGSI 18/09/2006--Version 1.

Destination : ETUDIANTS Auteur: A. Renson Contributions : Ch. Jacqmot

Manuel de SQUIRRELMAIL l'usage des tudiants.


SQUIRRELMAIL1 est une interface Web (Webmail) utilise pour traiter le courrier lectronique travers le rseau Internet. Un avantage d'une telle mthode de consultation est la possibilit de le faire partir de n'importe quelle machine connecte au rseau dans le monde, le courrier restant en permanence sur le serveur. Il faut savoir que sans utilisation d'un autre moyen de relve du courrier (via un logiciel tel Eudora configur pour exploiter le protocole POP, par exemple), le courrier reste en permanence sur le serveur et occupe de l'espace disque. Un dsavantage est un ralentissement possible si trop d'utilisateurs travaillent simultanment! 1) Le principe du courrier lectronique est proche de celui du courrier postal; il s'agit, par envois et rceptions de "messages" (lettres), d'entrer en contact avec un correspondant, le seul impratif - tout comme dans le courrier postal d'ailleurs - tant de connatre l'adresse de son correspondant. Tout utilisateur du courrier lectronique est en effet identifi au moyen d'une adresse lectronique. En tant qu'tudiant UCL, votre adresse lectronique UCL, reue l'inscription, a le format: prenom.nom@student.uclouvain.be Un identificateur sur la machine-serveur hbergeant le courrier et un mot de passe permettant l'identification sur cette machine sont aussi ncessaires et obtenus l'adresse: http://www.uclouvain.be/student-mail Le fait de possder une adresse lectronique UCL n'empche pas d'avoir, par ailleurs, une adresse lectronique prive : cela permet de sparer les messages professionnels et privs! 2) Atteindre le serveur Aprs dmarrage d'un logiciel de navigation internet (Internet Explorer, Netscape, Mozilla ou Firefox), le lien URL http://www.uclouvain.be/student-mail donne toutes les informations utiles relatives au courrier lectronique des tudiants ( lire absolument). Le lien Bulletin du courrier lectronique (tudiants) ( gauche ) donne ltat oprationnel du service. La connexion au serveur de courrier se fait en cliquant sur le lien SquirrelMail .

http://www.squirrelmail.org/

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Vous rentrez votre identifiant UCL et votre mot de passe.

Il est galement possible datteindre directement votre bote de courrier au travers du bureau virtuel du portail de l'universit, aprs identification (onglet Mon bureau , lien Mon email ) .

3) La premire fois La fentre gnrale suivante s'affiche :

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Elle est compose de deux cadres distincts : - gauche, un cadre reprenant les classeurs par dfaut destins au rangement des messages : Bote de rception pour les messages entrants, Corbeille pour les messages supprims, Brouillons pour les messages brouillons et Envoy pour les copies des messages envoys. L'utilisateur peut crer des classeurs de rangement personnels supplmentaires (onglet Dossiers, dans la partie droite); - droite, la partie o sont affichs les messages du classeur slectionn, ainsi que des onglets permettant diverses actions : Composer un message, Adresses pour crer/utiliser le carnet d'adresses, Dossiers pour grer les dossiers par dfaut et en crer de nouveaux, Options pour modifier ses Informations personnelles, Changer son mot de passe, Rechercher pour retrouver un message parmi les Dossiers disponibles. Filtres et Partage de dossiers seront explicits plus loin dans ce manuel. Fermer la session permet de quitter le service de consultation du courrier lectronique. Une aide en ligne est disponible en cliquant sur le bouton Aide, aide avec un sommaire des sujets traits (Sommaire) et navigation possible grce aux boutons Prcdent ou Suivant. Lors de la premire utilisation du WebMail Squirrelmail, l'utilisateur est invit vrifier ses options de configuration (onglet Options, Informations personnelles) afin de travailler avec une configuration correcte . Les informations Nom Complet, Adresse lectronique sont spcifies par dfaut, une autre Adresse de rponse peut tre donne si l'on dsire que les correspondants rpondent une autre adresse (option dconseille) ( si case vide, c'est l'adresse lectronique courante qui sera utilise), Signature et Utilisation de la signature au moins doivent tre compltes correctement. La Signature est un petit texte qui s'apposera automatiquement en fin de message si le choix est coch (Options de signature).

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D'autres options (Options) peuvent tre modifies dont celles concernant l'apparence de la fentre de navigation (Prfrences Dossiers, Mise en valeur des messages) mais cela ne modifie rien l'usage du courrier lectronique. 4) Traitement des messages Pour crer un nouveau message, cliquez sur Composer. La fentre ouverte, o se compose le message envoyer, comprend plusieurs zones remplir.

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: doit tre remplie par l'adresse lectronique du correspondant. Copie ou/et Copie cache : comprendra(ont) l'(les) adresse(s) lectronique(s) de la/des personne(s) qui recevra/recevront une copie du message. Il faut tre prudent dans l'usage de copies caches! Objet : comprend une brve expression signifiant le contenu du message. Le grand rectangle vide qui suit est le lieu o l'utilisateur composera son message. Suivant l'option dfinie dans les Informations personnelles, la signature se mettra automatiquement en fin du message ou non. Il est possible de donner un message une priorit (basse, normale ou haute) qui indiquera au correspondant le niveau d'importance accord au message par l'envoyeur. Il est aussi possible de demander au correspondant un accus de rception d'un message. A ne cocher que dans les cas indispensables car cela gnre, un peu inutilement, du trafic sur le rseau! Il est possible de joindre au message un document externe appel Annexe ou Pice jointe (voir ci-dessous : "Annexes"). Elle peut tre un document texte, une image, une photo et mme de la musique, tout en n'oubliant pas que ces derniers documents peuvent devenir rapidement volumineux! La taille maximale d'un message (annexe comprise) a t limite, sur le serveur, 10 MB. Une fois le message compos, il peut tre envoy directement (Envoyer) ou sauvegard en attendant son envoi (Enregistrer comme brouillon). Il est alors dpos dans le dossier Brouillon en attendant sa reprise pour envoi : pour ce, l'ouvrir et ensuite cliquer sur Reprendre ce brouillon pour le retransformer en mode envoi. Une copie du message envoy sera automatiquement conserve dans le dossier Envoy. Cette option a t configure d'office dans Options, Options des Dossiers mais peut tre modifie par l'utilisateur. Les messages reus arrivent automatiquement dans le dossier Bote de rception. Pour lire un message, il suffit de cliquer dessus pour l'ouvrir. Il est alors possible de rpondre au correspondant en cliquant sur Rpondre, ou de transmettre le message une tierce

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personne via Transfrer. Rpondre tous permet de rpondre toutes les personnes qui le message a t adress, par exemple celles qui en ont reu "Copie". Dans toute bote, une gestion courante des messages est possible : Inverser la slection, en transfrer dans d'autres dossiers ou en supprimer. Il est conseill de mettre rgulirement de l'ordre dans ses botes de messages : Slectionner et Supprimer les messages devenus obsoltes, Transfrer et Dplacer vers un(e) dossier/bote personnel(le) ou en mettre une copie sur une/un disquette/stick USB ou le disque dur (Tlcharger en tant que fichier). Les messages de Corbeille (poubelle) ne seront effacs qu'aprs avoir cliqu sur le (Vider) qui vient se mettre droite de la Corbeille quand des lments s'y trouvent. Cependant, dans un dossier, un message supprim reste gris et accessible pendant 7 jours moins d'appuyer sur Purger pour forcer l'effacement des messages du dossier (= suppression dfinitive). Chaque utilisateur dispose de 100 MB d'espace disque (quota) sur le serveur pour son courrier lectronique : une saine gestion est donc recommande. Le quota prend en compte l'espace occup par tous les dossiers, dossiers Envoy, Corbeille et SPAM compris. Un curseur d'utilisation de l'espace disque est visible dans le cadre gauche et l'utilisatuer est prvenu par le systme lorsque son occupation disque atteind 70% de l'espace octroy. Rafrachir (en haut, partie gauche) rcupre le nouveau courrier arriv et met jour l'tat des dossiers.

5) Carnet d'adresses Le carnet d'adresses (Adresses) permet d'enregistrer les adresses lectroniques des utilisateurs courants en leur donnant un surnom. Il est obligatoire de remplir au moins les zones Surnom, Adresse lectronique et Nom! Pour envoyer un message un correspondant ayant un surnom, soit, dans Composer, mettre directement le surnom dans la zone , soit partir de Adresses, cliquer sur l'adresse lectronique du surnom choisi. C'est galement au moyen de Adresses que l'on peut crer une petite liste de distribution. Mettre le nom donn la liste dans Surnom et les adresses lectroniques des membres de la liste dans Adresse lectronique, spares par une virgule. Il faudra aussi obligatoirement remplir le champ Nom.

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6) Annexes Une annexe est un fichier externe joint au message. On parle aussi de Pice jointe ou "attache". Les annexes peuvent avoir plusieurs formats (texte (doc, txt, pdf, rtf), son, image) mais celles les plus couramment envoyes sont des fichiers textes. Pour envoyer une annexe : situer, dans la hirarchie de l'ordinateur, le fichier qui constitue l'annexe, Composer le message et ensuite, dans le bas de l'cran, cliquer sur Parcourir pour slectionner le fichier que l'on va joindre comme annexe. Si plusieurs pices jointes doivent tre envoyes en mme temps, recommencer l'opration en cliquant sur Ajouter. La taille d'une annexe intervient dans le calcul de la taille maximale autorise d'un message envoy (10MB dans notre cas); il faut donc prendre cela en compte lors de l'envoi d'annexes. Pour recevoir une annexe : l'annexe arrive en mme temps que le message. Une fois le message ouvert, en bas de l'cran, le paragraphe Pices jointes indique la prsence d'annexe(s). Pour l'ouvrir, cliquer sur le nom de l'annexe ou sur tlcharger (dans ce cas, donner un nom au fichier qui sera tlcharg). L'annexe sera alors dpose sur le support choisi et pourra tre ouverte par un logiciel adquat. Lors d'changes de documents, la personne qui envoie une annexe doit se soucier auprs de son correspondant des ventuels problmes de lecture du fichier envoy. En effet, les configurations d'ordinateurs tant trs varies, il peut y avoir des problmes tenant des versions de logiciels diffrentes ou des formats de fichiers incompatibles. La suppression d'un message avec annexe du dossier Bote de rception supprime galement l'annexe de l'espace de courrier de l'utilisateur. Les noms des annexes ne peuvent contenir de caractres accentus, de caractre blanc ni de . (point) sauf celui de l'extension du document2. Certaines extensions seront refuses par le systme pour des questions de scurit: .exe par exemple. Comme autres motifs de refus de prendre en charge l'annexe, on trouve les fichiers contenant un virus connu et ceux dont la taille dpasse la limite autorise. Le systme envoie toujours un message signifiant son refus de prendre en charge l'annexe. 7) Changer le mot de passe du courrier Un utilisateur peut bnficier des services du courrier lectronique d'un serveur s'il est identifi sur cette machine. Son identification comprend un identifiant et un mot de passe. Pour des raisons de scurit, le mot de passe doit tre personnel, comprendre au moins 8 caractres (a-z, A-Z, 0-9 et quelques caractres spciaux tels -,!,&,$, ) et tre chang rgulirement. Cela se fait via Options et Modifier le mot de passe. En cas de perte du mot de passe de votre identifiant, vous trouverez les dmarches effectuer au lien URL: http://www.uclouvain.be/student-mail .

Listeconges.doc est un nom correct de fichier pour en faire une annexe tandis que Liste conges.doc , Listecongs.doc ou Liste.conges.doc ne seront pas accepts en tant que noms d'annexes.

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8) Filtres Via cette option, il est possible de crer des rgles de filtrage sur le courrier entrant, permettant ainsi une gestion automatique des messages. Cliquez sur Ajouter une nouvelle rgle pour la dfinir. Par exemple, tous les messages envoys par "etu.sise@student.uclouvain.be" peuvent tre classs directement dans le dossier "ETUSISE".

Le tri automatique des messages nots {SPAM? } ou {Virus?}et les dposant dans le dossier SPAM se base sur une rgle prdfinie de filtrage. Le dossier SPAM est vid automatiquement de ses messages vieux de 30 jours. Purger permet nanmoins leur suppression dfinitive.

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C'est via l'option Filtres que l'on peut crer une rponse automatique aux messages envoys (message d'absence, par exemple).

9) Partage de dossiers Via Partage de Dossiers, un utilisateur peut donner accs un de ses dossiers un autre utilisateur reconnu par le systme. Le dossier ainsi partag sera vu par "l'invit" comme un dossier supplmentaire de ses dossiers, aprs qu'il se soit abonn ce dossier (via Dossiers et Abonn).

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Les droits donns l'invit tant diffrents, les actions sur ce dossier partag seront rgies par les droits reus. 10) Dontologie du courrier lectronique Comme dans tout change, le courrier lectronique a ses rgles de dontologie. Parmi elles, retenons qu'il importe d'utiliser en toute conscience l'envoi de Copie Cache d'un message; lors d'envois d'annexes, toujours se soucier de la bonne rception de l'annexe (ouverture comprise cfr. ci-dessus) et lors d'une rponse via Rpondre un message reu, ne pas modifier (falsifier) la partie du message auquel on rpond. Ce moyen de communication est extrment facile et pratique, ce qui en fait un outil d'usage assez direct o nanmoins les rgles du savoir-vivre sont toujours d'application! Il est impratif d'utiliser bon escient l'adresse lectronique professionnelle (UCL). 11) Aide Il est possible de signaler tout problme ou dysfonctionnement non repris dans le lien Bulletin du courrier lectronique (tudiants) soit par mail, soit via un formulaire en ligne que vous trouverez au lien : https://webmail.sipr.ucl.ac.be/Assistance.php .

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