RESUMEN ACCESS

TIPO DE DATOS DE LOS CAMPOS

Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dgitos. Tiene una longitud por defecto de 255 caracteres. Conviene modificar tamaos. Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.535 caracteres. Numrico: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas. Moneda: para valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos matemticos. Ejemplo: Precios. Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno). Los campos Autonumricos no se pueden actualizar. S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). En las Consultas es sustituible por 1 0. Ejemplo: Pagado? Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, una imagen, un grfico o un sonido). Hipervnculo: Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Ejemplos: Pgina Web y Correo electrnico. Asistente para Bsquedas: Creacin de desplegables en la Tabla.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Tamao del campo Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Salen por defecto de 255 caracteres y valor mximo de 255. Conviene modificar tamao. Habr casos de TAMAOS EXACTOS, por ejemplo, el Cdigo Postal.

Formato Se utiliza el signo > (mayor) para indicar que lo escrito en ese campo concreto saldr en MAYSCULAS de forma automatizada.

Mscara de entrada Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, se puede crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: 00 000 00 00 Con este tipo de mscara obligamos a la persona que introduce los datos a que ponga obligatoriamente 9 dgitos. 0 es una posicin obligatoria para llenar y 9 es posicin optativa.

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Lugares decimales Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Numrico o Moneda, por ejemplo, 2.

Valor Predeterminado Si se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor Predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Valencia. Si aparece un cliente de otra localidad se puede cambiar.

Regla de validacin Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo, si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad poniendo >=100 y <=2000 Otro ejemplo sera en un video club poner DVD or cinta Si recordamos, en los ejercicios sala otra Regla de Validacin que era <>ertico lo cual quera decir que la entrada deba ser distinta de esa palabra.

Texto de validacin En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el por qu de su error y pueda solucionarlo. En el caso del Vdeo Club sera, por ejemplo, Slo podr introducir DVD o cinta

Requerido Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor S, en caso contrario, el valor ser el de No.

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RELACIONAR TABLAS
Se relacionan las Tablas POR EL CAMPO QUE TIENEN EN COMN.

Requisitos para la Relacin: - Los Campos No tienen porqu estar escritos de la misma manera sino que tienen que representar lo mismo, por ejemplo, puedo relacionar, el Campo Cod_Cliente con el Campo Cdigo Cliente porque aunque no estn escritos de igual manera representan lo mismo. Los campos que se relacionan deben ser del mismo tipo, es decir, texto con texto, numrico con numrico, etc. La Tabla est definida por un Campo Clave o Clave Principal que viene representado por una llave que es tambin, el smbolo del programa Access. La clave vendr determinada por un Campo nico, por ejemplo, el D.N.I. de la persona es un campo nico porque 2 personas no pueden tener un D.N.I. igual, lo mismo pasara, por ejemplo, con el Cdigo o la Referencia de un Artculo ya que, por ejemplo, el Art. 150-B slo es un artculo concreto y no pueden ser 2, en cambio, ni el nombre ni el apellido de la persona podran ser Clave Principal puesto que muchas personas se pueden llamar, por ejemplo, Juan o Gonzlez, etc.

Los tipos de relaciones son: A. Relacin uno a uno. Un registro de una Tabla slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla y viceversa. B. Relacin uno a varios. Un registro de la tabla principal puede tener ms de un registro relacionado en la tabla secundaria y un registro de la tabla secundaria slo puede estar relacionado con un nico registro de la tabla principal, por ejemplo, si tenemos dos tablas, una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer (estar empadronado) a una nica poblacin. C. Relacin varios a varios. Se da cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo, tenemos dos tablas, una con los datos de clientes y otra con los artculos que se venden en la empresa, entonces, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo podr ser vendido a ms de un cliente. Este tipo de relacin no puede ser gestionada por el programa Access y ser necesaria la creacin de una tabla intermedia entre las dos para que no aparezca la relacin de varios a varios.

Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access que no nos deje introducir datos en la TABLA SECUNDARIA si previamente no se han introducido en la TABLA PRINCIPAL, por ejemplo, no nos dejar introducir un pedido de un Cliente, si ese Cliente no est introducido antes en la Tabla Clientes.

La integridad referencial dispone de dos acciones: A. Actualizar registros en cascada: Cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria, por ejemplo, si cambiamos el nombre de la poblacin Lrida por Lleida en la tabla de poblaciones, automticamente todos los habitantes de Onteniente se cambiarn a Lleida en la tabla secundaria.

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B. Eliminar registros en cascada: Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria.

Consultas de Seleccin
Son consultas para visualizar datos. Ejemplos: 1. El caso ms simple consiste en seleccionar la tabla que se necesita, seleccionar el campo o campos que se requieren, no aplicar ningn criterio y ejecutar la consulta. 2. Visualizar un dato que empiece por una letra concreta, por ejemplo, todas las provincias que empiecen por la letra B. Escribimos: B* El asterisco determinar que sea cualquier cantidad de letras. Access se ocupa de poner la palabra Como y las comillas. 3. Datos que empiecen por An. Escribimos: An* El asterisco determinar que sea cualquier cantidad de letras. Igualmente, Access se ocupar de poner la palabra Como y las comillas. 4. Un dato que empieza por B y al que slo siguen 5 letras que no sabemos cules son. Escribimos: Como B????? El interrogante slo determina una letra. 5. Buscar, por ejemplo, palabras de las que se desconoce la 2 y la 4 letra. Escribimos: ?a?a 6. Listado de todos los contactos que se llamen Mnica. Escribimos: Mnica Otro ejemplo, listado de los registros de Zaragoza, escribimos: Zaragoza Otro ejemplo, listado de registros del ao 2009, escribimos: 2009 7. Listado de registros con ciudades distintas de Barcelona. Escribimos: <>Barcelona Tambin se puede expresar Negado como Barcelona 8. Si selecciono un campo que es S/No en ese campo el criterio ser o bien S o bien No, en funcin de lo que se busque, por ejemplo, podemos buscar los que han pagado o los que no han pagado, etc. Mucha atencin a escribir el S con acento puesto que si no funciona. Si no funcionara se sustituye por, 1 para el S y 0 para el No. 9. Listado de todos los contactos que se llamen Mnica o Manuela. Escribimos Mnica or Manuela Otro ejemplo, listado de los registros que sean Zaragoza o Barcelona. Escribimos: Zaragoza or Barcelona Obviamente, esto no solamente puede hacerse con 2 criterios sino que es a partir de 2. 10. Visualizar precios, cantidades, etc. superiores a 125. Escribimos: >125 11. Visualizar precios, cantidades, etc. inferiores a 125. Escribimos: <125 12. Visualizar precios, cantidades, etc. iguales a 125. Escribimos: =125, o simplemente, 125 13. Visualizar precios, cantidades, etc. iguales o superiores a 125 pero no superiores a 200. Escribimos: >=125 y <=200 14. Visualizar precios, cantidades, etc. superiores a 125 pero no superiores a 200. Escribimos: >125 y <=200 15. Visualizar precios, cantidades, etc. iguales o superiores a 125 pero inferiores a 200. Escribimos: >=125 y < 200 Merc Camarasa Prez

16. Visualizar precios, cantidades, etc. distintos de 125. Escribimos: <>125 17. Listado de clientes cuyo primer pedido lo hicieron entre las fechas 02/02/09 y 04/08/09. Escribimos: >=02/02/09 y <=04/08/09 Otra forma de escribirlo es: Entre 02/02/09 y 04/08/09 18. Si queremos consultar datos referentes a la fecha de hoy mismo podemos escribir: =Ahora() Supongamos que la fecha de hoy es 8 de noviembre de 2009, entonces, tambin sera factible escribir: =08/11/09 19. Para mostrar cualquier fecha de un ao concreto, por ejemplo, el 2009, escribimos: */*/2009 Access pondr la palabra Como y las comillas. Obviamente tambin poda haberse escrito entre fechas, es decir, >=01/01/2009 y <=31/12/2009.

Consultas de Actualizacin
Utilizadas para actualizar o cambiar datos. Ejemplos: A. Tenemos pisos en propiedad y nos dedicamos a alquilarlos y queremos realizar un aumento de 25 . Si seleccionamos, por ejemplo, el Campo Alquiler mensual de la Tabla Clientes en el apartado de Criterios escribimos: [Alquiler mensual]+25 Para poder escribir esta expresin, Alquiler mensual debe ser el nombre del Campo, por lo que si el Campo se llama de otra manera, por ejemplo, Alquiler, entonces se escribira [Alquiler]+25 Se hace clic en el men Consulta y se elige Consulta de actualizacin. Se le da al botn ejecutar. B. Nos hemos dado cuenta de que el stock de seguridad de nuestros artculos es muy bajo y vamos a fijarlo en 15 unidades ms. En este caso, suponiendo que el Campo se llame StockSeguridad, la expresin a escribir sera: [StockSeguridad]+15 Se terminan todos los pasos como en el caso anterior, es decir, men Consulta, eleccin de Consulta de actualizacin y pulsar el botn ejecutar. En este tipo de Consultas hay que tener cuidado porque si le damos ms de una vez a ejecutar nos podemos encontrar con que el aumento no sea de 15 sino de 30, 45, etc., en funcin, de los errores que hayamos cometido. C. En el caso B, por ejemplo, podemos querer aumentar el stock de seguridad en 15 unidades pero slo para aquellos artculos que lo tengan fijado en 30 unidades o menos, entonces, escribiremos: <=30 Posteriormente, haremos clic en el men Consulta, elegiremos Consulta de actualizacin y es ahora cuando en Actualizar a: escribiremos: [StockSeguridad]+15 y le daremos al botn ejecutar. Como podemos comprobar en el mismo Campo se habrn pedido 2 condiciones. D. Puede ser cualquier otra operacin, es decir, restar, multiplicar, dividir, etc.

Consultas de Totales
1. Imaginemos que queremos realizar un clculo con el campo de una tabla. Elegimos la tabla con la que queremos trabajar y el campo que necesitamos. Se hace clic en el botn Totales () de la Barra de Herramientas y se selecciona la operacin en concreto que se quiere realizar desplegando Agrupar por. Se puede realizar varias operaciones como, por ejemplo, suma, promedio, mnimo, mximo, cuenta, ltimo, etc. Se le da al botn ejecutar. 2. Podemos tener consultas en las que entre ms de una operacin, por ejemplo, Agrupar por cuenta, Agrupar por suma, por promedio, por mximo, por mnimo, etc. Sacamos el campo varias veces.

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Consultas con Campos calculados

Podemos necesitar, por ejemplo, multiplicar 2 campos concretos de una Tabla. Un campo se puede llamar, por ejemplo, Artculos y el otro campo se puede llamar PrecioUnitario. En este caso, una vez elegida la tabla que corresponda, creamos nosotros mismos un campo en la consulta que diga, por ejemplo: Valor: [Artculos]*[PrecioUnitario]. Como siempre se hace se pulsa el botn ejecutar. De la misma manera hubisemos podido sumar ( + ), ( - ), ( / ).

Consultas Paramtricas
En Criterios introduciremos una frase entre corchetes. El texto es libre. Access nos devuelva una o ms preguntas. Imaginemos que un da quiero preguntar por una Provincia especfica y otro da por otra, entonces, en Criterios introduzco una frase como, por ejemplo, [Introducir provincia:] El texto es libre.

Consultas Avanzadas
Son consultas con ms de una Tabla, por tanto, las tablas deben estar relacionadas: 1. El caso ms simple consiste en seleccionar las tablas que se necesitan, seleccionar el campo o campos que se requieren de cada una y ejecutar la consulta. 2. Lo dicho en apartados anteriores referente a los Criterios que se aplican a las Consultas sirve para este apartado porque lo que se hace con los campos de una sola tabla tambin se hace con los campos de ms de una tabla.

Consulta sobre una Consulta

Una Consulta puede hacerse sobre una Tabla o sobre otra Consulta ya hecha previamente.

Observaciones de las Consultas en general

1. En general, en una consulta puede necesitarse un solo Criterio o ms de un criterio a la vez. Por ejemplo, podemos querer ver el listado de trabajadores que ganan ms de 1.600 al mes, que sean de la provincia de Barcelona y que hayan nacido a partir del 1 de enero de 1.970. 2. Normalmente, se seleccionan ms campos que el estrictamente necesario porque sino el resultado de la Consulta carecera de sentido. Por ejemplo, si quiero ver los precios superiores a 125 , es lgico, que adems del Campo Precios, seleccione tambin el Campo Artculos, puesto que sin hacerlo as el resultado no se podra interpretar correctamente. El resultado de la consulta ha de tener sentido. Seleccionaremos los campos que consideremos convenientes. Puede que, en ocasiones, slo se necesite seleccionar un slo campo para que el resultado de la consulta tenga sentido.

Formularios
Creacin con el Asistente o desde Vista Diseo. Permiten ver registro a registro. Se usan para introducir datos. Es ms cmodo introducir datos en un Formulario bien elaborado que en una tabla.

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Tienen una esttica ms agradable que la Tabla ya que se pueden disear segn el gusto, ponerles un fondo decorativo, etc. Desde Vista Diseo podemos modificar el Formulario. En la Caja de Herramientas que podemos ver desde Vista Diseo y en la Pestaa Organizar encontraremos todos los elementos para: Poner el Ttulo al Formulario. Poner Fecha y Hora. Etiquetas A mayscula para escribir (por ejemplo, en el Pie del Formulario). Botones de accin que realicen diversas tareas. Pestaa Organizar: podemos Apilar las Etiquetas. Pestaa Organizar: cambiar el Autoformato. Podemos cambar tipo de letra y tamao y dar todo tipo de Formato (colores, sombras, etc.).

Formulario Control Ficha

Se hace con Tablas relacionadas directamente. Pueden ser varias. Se realizan desde Vista Diseo. De la Caja de Herramientas se saca el Control Ficha. Cada pestaa ser para 1 Tabla. Se pueden ir aadiendo pestaas.

Los Campos se arrastran a la Cuadrcula seleccionndolos y pulsando la mayscula de la flecha hacia arriba. Los Campos se ponen de color naranja. La pantalla debe ponerse de color negro, puesto que si no se pone de este color, entonces, no ha funcionado el arrastre de Campos.

SubFormularios
Se pueden crear Subformularios de manera inmediata, entre 2 Tablas Relacionadas. Simplemente, escogemos o marcamos la Tabla Principal y hacemos Crear Formulario. En la parte de arriba saldr la Tabla Principal y en la de abajo saldr la Secundaria.

Informes
Es un documento apto para ser presentado, por ejemplo, en una reunin puesto que tiene un formato normal de documento como si estuviese hecho con un tratamiento de textos. Normalmente, lo realizaremos con el Asistente para Informes. Se puede basar en una Tabla o en una Consulta. Si no queda bien (por ejemplo, campos que no se leen bien) se modifica desde Vista Diseo.

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Etiquetas
Se crean desde el Asistente para etiquetas que se encuentra en el Apartado Informes. Muy usadas para el envo de correo. Siguiendo los pasos del Asistente es realmente un proceso muy fcil. Puede elegirse hacerlas de forma estndar o de manera personalizada. De manera estndar elegimos una marca de etiquetas y de manera personalizada debemos entrar las medidas de las etiquetas. Debemos fijarnos en NO ENGANCHAR Campos.

Exportar a Word o Excel o Importar

Directamente desde la Tabla o Consulta clicando con el Botn Derecho del ratn sale Exportar. Otra opcin es seleccionando la Tabla o Consulta ir a Datos Externos Exportar. Hay que vigilar porque las Exportaciones NO se guardan dentro de la Base de Datos. elige directorio o carpeta de destino. Lgicamente para Importar alguna Tabla u otro elemento, Importar. Se

iremos a Datos Externos

Desplegable en Tabla
Crear Desplegables para elegir entre varias opciones. Ejemplo: Barcelona, Tarragona, Lleida, Girona. Se hace desde Vista Diseo de la Tabla y se selecciona Asistente para bsquedas. Nos preguntar si escribimos los datos que queramos o si los buscamos en otra Tabla ya creada. Puede que, al final, obtengamos algn mensaje que nos pueda confundir pero aceptemos.

Macros
La macro automatiza una accin, hace que al ejecutarla siempre ocurra algo concreto, por ejemplo que se abra un Formulario, una Tabla concreta, etc. Se elige una Accin. Por ejemplo, si se indica Abrir Formulario, abajo, indicar cul, eligiendo de un desplegable. Se le puede poner un Comentario (al lado). Cuadro Msj. Abajo, se escribe el Mensaje que se ver al abrir la Macro. Se guarda la Macro con un Nombre significativo de la accin que va a hacer. hay que

Compactar la Base de Datos

Al hacer esta operacin la Base de Datos reducir su tamao. Botn de Office Administrar Compactar y Reparar Base de Datos.

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