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REPUBLIQUE DU CAMEROUN

Paix-Travail-Patrie REPUBLIC OF CAMEROON


------------------- Peace-Work-Fatherland
MINISTERE DES ENSEIGNEMENTS SECONDAIRES -------------------
- MINISTRY OF SECONDARY EDUCATION
MINISTERE DE L’EMPLOI ET DE LA FORMATION -
PROFESSIONNELLE MINISTRY OF EMPLOYMENT AND VOCATIONNAL
------------------- TRANAING
PROJET D’APPUI AU DEVELOPPEMENT DU SECONDAIRE -------------------
ET DES COMPETENCES POUR LA CROISSANCE ET SECONDARY EDUCATION AND SKILLS DEVELOPMENT
L’EMPLOI PROJECT
------------------- -------------------

TERMES DE REFERENCE

ATELIER DE REDACTION DU MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES, COMPTABLES


ET DE PASSATION DES MARCHES

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1- CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Le Gouvernement de la République du Cameroun a reçu un crédit de l’Association Internationale pour le
Développement (IDA) dans le but de financer les activités identifiées dans le cadre de préparation du Projet d’Appui
au Développement du Secondaire et des Compétences pour la Croissance et l’Emploi (PADESCE / P 170561).
Eu égard aux défis identifiés, dans la stratégie sectorielle du secteur de l’éducation et de la formation (2013-
2020), dans les sous-secteurs de l’enseignement secondaire et de la formation professionnelle en termes de qualité,
de pertinence, d’équité et de gouvernance, le PADESCE envisage : (i) d’accroître un accès équitable à une
éducation de qualité et la rétention des apprenants dans l’enseignement secondaire général, dans des zones ciblées
en mettant un accent sur les filles ; et, (ii) d’améliorer l’accès, la qualité et la pertinence des programmes de
développement des compétences dans certains secteurs économiques de croissance.
Les résultats clé attendus de la mise en œuvre des activités à identifier de ce projet incluent :
- L’amélioration de l’accès au secondaire général dans des zones ciblées avec une attention sur les
filles et les personnes vulnérables ;
- La réduction du taux d’abandon dans l’enseignement secondaire général des zones ciblées avec une
attention sur les filles ;
- L’amélioration du taux d’achèvement du premier et du second cycle de l’enseignement secondaire
général dans des zones ciblées ;
- L’appui aux établissements d’enseignement secondaire général pour qu’ils atteignent des standards
de qualité déjà identifiés ;
- L’amélioration de la qualité et de la pertinence des programmes et renforcement des capacités
institutionnelles du système de développement des compétences ;
- L’amélioration de l’accès équitable aux programmes de développement des compétences ;
- L’amélioration de l’efficacité et l’efficience de la gestion du sous-secteur des Enseignements
secondaires.
Le projet est placé sous une double tutelle technique des Ministères des Enseignements Secondaires
(MINESEC) et de l’Emploi et de la Formation Professionnelle (MINEFOP). La gestion fiduciaire des fonds extérieurs
(IDA) ainsi que les ressources propres du Gouvernement (FCP), dédiés au projet, la coordination opérationnelle des
activités qui en découlent sont assurées par une Unité de Coordination du Projet (UCP).
Ainsi, pour une meilleure opérationnalisation du projet en conformité avec la politique opérationnelle de la
Banque mondiale, il est indispensable que sa gestion fiduciaire soit encadrée par un manuel des procédures
Administratives, financières, comptables et de passation des marchés.
Le projet a inscrit sur les fonds PPA le recrutement d’un consultant pour l’élaboration de ce manuel. Au vu
des délais impartis pour la rédaction d’un tel document et compte tenu du caractère participatif qui doit sous-tendre
son approche méthodologique, le projet en concertation avec l’équipe de la BM a changé le mode d’élaboration de
ce document. L’approche en régie, avec le personnel du projet, quelques responsables du MINESEC et MINEFOP,
des experts des autres projets choisis en raison de leur compétence et expériences, a été privilégiée.
C’est l’objet des présents termes de référence qui encadrent l’organisation et le déroulement dudit travail.

2- OBJECTIFS
L’objectif de l’atelier est de doter le PADESCE d’un manuel des procédures administratives, financières,
comptables et de passation des marchés unique, consensuel et de permettre aux parties prenantes qui en seront les
futurs utilisateurs de commencer à s’approprier ledit manuel.
Le manuel de procédures visera les objectifs spécifiques suivants :
 décrire l’organisation institutionnelle existant du PADESCE, fixer les tâches et niveau de responsabilité
des différents acteurs et entités impliqués dans le fonctionnement des procédures ;
 fournir des instruments adaptés et formalisés pour la rédaction, la transmission, le contrôle et le
traitement des documents administratifs, comptables et de passation des marchés ;
 décrire les procédures et les opérations relatives au fonctionnement du système de gestion mis en place
pour le PADESCE;
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 permettre l’élaboration de situations fiables et sincères sur le point d’exécution du budget, des
engagements financiers, de passation des marchés, des risques, des consommations et des coûts,
 assurer le contrôle périodique de l’ensemble des opérations,
 servir de référence pour le contrôle périodique de l’ensemble des opérations administrative, comptable,
financière et de passation des marchés.

3- RESULTATS ATTENDUS
Le manuel de procédures administrative, financière et comptable finalisé approuvé par le PADESCE et la Banque
mondiale est disponible.

4- CONTENU DU MANUEL
Le manuel de procédures doit préciser pour le compte du PADESCE, l’organisation, les principes de gestion, les
tâches et procédures à appliquer. Les normes et procédures qui s’y trouveront doivent s’appliquer à l’ensemble des
contributions financières (fonds d’origine extérieure et budget national) et aux activités du PADESCE. Les
procédures administratives, financières, comptables et de passation des marchés sont regroupées par grandes
fonctions. A chaque fonction correspondent plusieurs tâches à mener, chacune d’elles s’analysant en termes
d’opérations successives à exécuter. Les chapitres souhaités qui doivent faire l’objet de développement dans le
manuel sont les suivants :
 Principales phases du Projet ;
 Présentation et organisation du Projet ;
 Procédures budgétaires ;
 Procédures administratives ;
 Procédures de passation des marchés ;
 Procédures de gestion financière;
 Procédures comptables ;
 Procédures d’audit et de supervision ;
 Procédures de contrôle et gestion des travaux.

5- METHODOLOGIE
Le manuel de procédures du PADESCE doit s’inspirer des précédents manuels existants élaborés par la Banque
Mondiale. Il doit toutefois, reprendre la description institutionnelle conformément aux arrangements institutionnels
dans le document de projet, s’adapter aux mécanismes de passation des marchés et de décaissement impliquant
les DLIs. Il complète les dispositions en vigueur dans le cadre de l’exécution du budget d’Etat. Le manuel de
procédures administrative, financière et comptable du PADESCE sera élaboré selon la méthode participative dans le
cadre d’un atelier.
La matrice ci-dessous résume la démarche à suivre par les participants à l’atelier.
Module Travail à faire Résultat attendu Responsable Livrable attendu
 Présentation du Projet CT
Cadre RSE Module définitif
 Exécution du Projet par composantes
institutionnel Rédiger le cadre RIF élaboré
 Mécanisme institutionnel
 Gestion du courrier et des documents ;
Module définitif à
Procédures  Procédures de gestion des ressources humaines ; Synthèse des
RAF / RSE intégrer dans le
administratives  Procédure de gestion du patrimoine ; travaux
document final
 Procédures de gestion des missions et des ateliers
Procédures de  Intérêt de la gestion budgétaire ; RAF Module définitif à
gestion  Programmation des activités ; Synthèse des intégrer dans le
budgétaire  Elaboration du Plan de Travail Budget Annuel travaux document final
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(PTBA)
 Types de marchés et procédure de passation
 Exécution des marchés
 Réception des biens et services
Procédures de
 Dispositions communes à tous les marchés Synthèse des
passation des SPM Module définitif à
 Système de classement des dossiers travaux
marchés intégrer dans le
 Plan de passation des marchés ; document final
 Cycle de passation des marchés ;
 Responsabilité des différents acteurs ;
 Organisation de la gestion budgétaire ;
Procédures de Module définitif à
 Gestion des relations avec la CAA ; Synthèse des
gestion RAF intégrer dans le
 Mise à jour de la procédure de gestion de la travaux
financière document final
trésorerie
 Organisation comptable
 Règles comptables
Procédures RAF/ Module définitif à
 Pièces et documents comptables Synthèse des
comptables Comptable intégrer dans le
 Planning des travaux comptables travaux
document final
 Documents Modèles
Procédures
 Exécution des missions d’audit et de supervision Module définitif à
d’audit et de Synthèse des RAF/
 Audit interne intégrer dans le
révision des travaux Comptable
 Opérations de clôture du Projet document final
comptes
Conclusions Manuel de
Synthèse et Equipe de la
Formuler les conclusions des travaux d’atelier pertinentes procédures
restitution mission
disponibles actualisé

6- PARTICIPANTS
Comme indiqué plus haut, les participants à l’atelier d’élaboration du manuel des procédures administratives,
financières, comptables et de passation des marchés seront issus des ministères sectoriels, de l’Unité de
Coordination du projet, des administrations partenaires et des autres projets financés par la Banque mondiale.
I- Ministère des Enseignements Secondaires
N° Noms et Prénoms Qualité
1. Mme KOUAMO Lyly Madeleine, CEA (DPPC/MINESEC)
2.
3. Mme MBAZOA Bénédicte Sous –Directeur (DESG/MINESEC)
II- Ministère de l’Emploi et de la Formation Professionnelle
N° Noms et Prénoms Qualité
1. ALHADJI Ahmed
2. MONGLO Athanase
3. MBOUTCHOUANG Apollinaire IGF/MINEFOP
III- L’Unité de Coordination du PADESCE
N° Noms et Prénoms Qualité
1. Mme MBENOUN Sophie CT / C2
2. M. NGUIMBOUS NGUE Jean CT / C1
3. M. BAYIHA Marius RAF
4. M. NZUKAM Guillaume RSE

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5. M. NJOYA Jean RIF

IV- Administration Partenaires


N° Noms et Prénoms Qualité
1. Un Responsable de la CAA CAA
2. Un Responsable du MINEPAT/DGCOOP MINEPAT
3. Un Responsable du MINEPAT/DGEPIP MINEPAT
4. Un Responsable du MINFI/DGTCM MINFI
5. Un Responsable du MINMAP MINMAP
V- Personnels des autres projets
N° Noms et Prénoms Qualité
1. BOUBE MATCHA Charles SPM / PNDP
2. NGOH ESSOH David RSE / PEPS
3. MBAH TSOUNGUI Joseph Richard SPM / PRECASEM
4. Mme AVEBE Christiane RAF / PRECASEM
5. KUATE Victor RAF / CAB
6. Un Comptable Comptable

7- COMPOSITION DES ATELIERS


7.1 Atelier 1 : Cadre logique et orientations stratégiques
 Mme MBENOUN Sophie ;
 M. NGUIMBOUS NGUE Jean ;
 Le Représentant du MINEPAT/DGCOOP ;
 Un Représentant du MINESEC ;
 Un Représentant du MINEFOP ;
 M. NJOYA Jean.

7.2 Atelier 2 : Procédures Passation des marchés


 Monsieur MBAH TSOUNGUI Joseph Richard ;
 Monsieur BOUBE MATCHA Charles ;
 Monsieur NGOH ESSOH David ;
 le Représentant du MINMAP.
7.3 Atelier 3 : Procédures administratives, d’audit et de révision des comptes
 M. KUATE Victor ;
 M. BAYIHA Marius ;
 Un Représentant du MINESEC ;
 Un Représentant du MINEFOP ;
 M. NZUKAM Guillaume.

7.4 Atelier 4 : Procédures budgétaires et financières


 M. BAYIHA Marius ;
 Un Représentant de la CAA ;
 Le Représentant du MINEPAT/DGPIP ;
 Le Représentant du MINFI/DGTCM.

7.5 Atelier 5 : Comptables


 Mme AVEBE Christiane ;
 Un Représentant du MINESEC ;
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 Un Représentant du MINEFOP ;
 Un Comptable.

8- BUDGET PREVISIONNEL
N° Eléments U Qté PU PT
1 LOGISTIQUE        
1.1 Location salle de conférence avec vidéoprojecteur U 5 125 000 625 000
1.2 Forfait secrétariat et reprographie FF FF FF 100 000
1.3 Eau en salle 1,5 L (22 x 2 x 5j) Btle 220 1 000 220 000
1.4 Pause-café (22 Pax- pauses café) x 5 jours U 110 4 000 440 000
Déjeuner buffet avec soft drink (22 Pax-
1.5 U 110 10 000 1 100 000
Déjeuners x 5 jours)
Sous Total 1 2 485 000
2 PRISE EN CHARGE DES PARTICIPANTS        
2.1 Frais de mission des participants (22 x 6j) H/J 132 61 200 8 078 400
Frais de déplacement des participants (Yaoundé-
2.2 A/R 22 20 000 440 000
Kribi) Transport en commun (22 x 1)
Sous total 2 8 518 400
3 MESURES ANTI COVID
Masques de protection pour 25 participants pendant 05
3.1 U 220 500 110 000
jours (22 x 2 x 5j)
Gel Hydro-alcoolique pour 22 participants pendant 5
3.2 U 22 3 000 66 000
jours (22 x 1)
Sous total 3 176 000
4 CONFECTION TROUSSE DES PARTICIPANTS
1 stylo, 1 crayon, 1 taille crayon, 1 gomme, 1 bloc note
4.1 grand format, 1 porte document et une clé USB (22 x U 22 5 000 110 000
1)
Sous total 3 110 000
TOTAL GENERAL 11 289 400

9- DELAI ET LIEU
Les travaux en atelier vont se dérouler pendant cinq (05) jours dans l’une des villes (Douala, Ebolowa, Kribi).

10-FINANCEMENT
L’activité d’élaboration de manuel de procédures du PADESCE sera financée par les fonds PPA 1 du PADESCE

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