AGENCIAS Y SUCURSALES

Las empresas mercantiles extienden sus actividades a zonas distantes geogrficamente, con el objeto de aumentar el volumen de sus ventas. Para llevar a cabo su extensin territorial, se puede utilizar agentes viajeros. Sin embargo, en algunas oportunidades, este procedimiento no es satisfactorio, por lo que se hace necesario instalar oficinas o centros de distribucin en algunas zonas geogrficas estratgicas. Ello facilita y acelera las operaciones de venta o la prestacin del servicio. El establecimiento de estas oficinas de distribucin, pueden hacerse adoptando la forma de una agencia o de una sucursal.

AGENCIA
Es un centro local, que funciona bajo la direccin de la oficina principal. Por lo general, no posee otro inventario de mercancas, que el que utiliza como muestrario para los clientes. Para cubrir sus gastos menores, disponen de un fondo fijo, similar a una caja chica, el cual es repuesto por la oficina principal cuando se va agotando. Los pedidos de mercancas o de servicios que coloca la agencia, los remite a la oficina principal, con el objeto de obtener de ella su aprobacin y despacho. Todo el manejo administrativo de las ventas, tales como facturacin y cobranzas, queda bajo la responsabilidad de la oficina principal. El costo de funcionamiento de la agencia, a excepcin de los gastos menores cancelados por ella, quedan a cargo de la oficina o casa principal. La oficina principal tiene la responsabilidad de llevar las cuentas derivadas de las ventas efectuadas por las agencias, de facturar a los clientes y de hacer las cobranzas, razn por la cual, tambin deber hacer el registro contable de esas operaciones. Dicho en otras palabras, la contabilizacin de las operaciones efectuadas por la agencia debe ser llevada a cabo en los libros de la oficina principal.

SUCURSALES
Son centros de distribucin locales que funcionan como unidades mercantiles separadas, aunque estn siempre sujetas a la autoridad de la casa u oficina principal, quien es el ente que determina el grado de independencia que se le conceder a cada sucursal. Las normas y procedimientos generales de la Empresa en s, sern siempre los mismos que se aplicaran en las sucursales, pero puede delegarse en ellas toda la autoridad que se requiera para la administracin de sus propias operaciones. El resultado de las operaciones de las sucursales,

ser evaluado de acuerdo con sus Estados Financieros. Las sucursales pueden vender o prestar el servicio, facturar, manejar efectivo recibido para cancelar sus propias compras o gastos.

CONTABILIDAD DE AGENCIAS
Como ya se explic, las agencias, por sus mismas caractersticas, no estn obligadas a llevar contabilidad, ya que la oficina principal es la responsable de registrar las operaciones que ellas realizan. Sin embargo y, para su propio control, las agencias pueden llevar un libro donde ser registren las entradas y salidas de efectivo, habidas en el fondo fijo que le fue asignado. El diseo de este libro es igual a cualquier Libro Auxiliar de Caja y su utilizacin ser similar. De igual manera podr llevar un libro donde se registren las Ventas realizadas. Peridicamente, la agencia, presentar a la oficina principal, una cuenta de gastos, donde relacione todos los pagos realizados, acompaada de sus respectivos comprobantes. Una relacin de las ventas efectuadas, servir a la oficina principal para efectos de conformar la remuneracin de algunos empleados de la agencia, cuando estos reciben su remuneracin con base a ventas.

CONTABILIDAD DE LAS SUCURSALES

Los sistemas posibilidades: de contabilidad de sucursales contemplan las siguientes

a. Registros Centralizados en la Oficina Principal En este caso las transacciones de la sucursal se registran en los libros de la oficina principal o en libro separados. La sucursal deber remitir toda la documentacin diariamente, o informes que detallen suficientemente las ventas, los cobros, las compras, los gastos, etc. b. Registro separado en la Oficina Principal y en la Sucursal En este caso la sucursal lleva sus propios libros y mantiene un sistema de informacin constante con la Oficina Principal. Sobre ciertas operaciones que afectan la contabilidad de las dos unidades y, al finalizar un perodo previamente establecido, la sucursal remite a la oficina principal sus Estados Financieros a efectos de que sta, los revise y efecte el registro definitivo de los resultados obtenidos por la sucursal. Este es el sistema ms utilizado y el que ser usado en clases.

Registro separado en la Oficina Principal y en la Sucursal Cuando la sucursal lleva sus propios libros abrir una cuenta que denominar Cuenta Oficina Principal; ocupa el lugar de la cuenta Capital de cualquier empresa. A dicha cuenta, se acreditaran todas las remesas que se reciban de la central y las utilidades que se obtengan en la Sucursal. Por otra parte, se le debitarn todas las remesas de fondos que haga la sucursal a la central y las prdidas en sus operaciones. El saldo de la Cuenta Oficina Principal se llevar tambin en una cuenta recproca, en la contabilidad de la Oficina Principal, que se denominar Sucursal, convenientemente identificada, en la que se cargaran todas sus contribuciones a la sucursal y las ganancias que le sean avisadas por la misma. Por otro lado, se acreditaran a esta cuenta todas las remesas que reciba de la sucursal y las prdidas que sta le comunique. EJERCICIOS QUE LA DOCENTE DESARROLLAR EN CLASES 1. La empresa Comercial Nern, C.A. con fecha 1/1/2008 establece una agencia de Ventas en San Antonio de los Altos, la cual opera bajo las siguientes condiciones: los ingresos, gastos y resultados de la agencia debern determinarse mensualmente. La empresa utiliza un mtodo permanente, para contabilizar las mercancas. El costo de venta de las mercancas vendidas por la agencia es un 40% menos que el monto facturado. Las transacciones que se llevan a cabo durante el primer mes fueron las siguientes: 1-1-08 Se dot a la Agencia de un fondo fijo de Bs. 15.000 7-1-08 Se enviaron mercancas para muestra por Bs. 10.000 15-3-08 La oficina principal aprob crditos de clientes de la agencia, despach y factur las correspondientes mercancas en Bs. 75.000 21-1-08 La oficina principal cobr por cuenta de la agencia Bs. 45.000 30-1-08 La Oficina Principal efectu los siguientes desembolsos correspondientes a la agencia Nmina de empleados Bs. 6.750 Arrendamiento del local Bs. 3.000 Material de promocin Bs. 2.750 31-1-08 La Oficina Principal, repone el fondo fijo, segn relacin de gastos recibida, la cual mostraba los siguientes desembolsos: Papelera Bs. 2500 Artculos de Escritorio Bs. 2.750 Caf y Refrescos Bs. 75 Limpieza Bs. 6.00 2. Redacte los asientos que se requieran para registrar en los libros de la Oficina Principal, las siguientes operaciones:

a. La transferencia de Bs. 50.000, en efectivo a una agencia, para establecerle el fondo fijo b. El despacho de pedidos a crditos hechos por la agencia por un monto de Bs. 120.000 (Inventario permanente, costo 67%) c. El despacho de pedidos a crditos hechos por la agencia por un monto de Bs. 70.000 (Inventario Peridico) d. Pago de los Sueldos de la Agencia por Bs. 25.000 e. Reposicin del fondo fijo, al recibir la Oficina Principal comprobantes por Gastos Generales por Bs. 45.000 3. El 1 de enero, El Martillo, C.A. establece una sucursal en El Tigre, la cual opera bajo las condiciones siguientes: La sucursal llevar su propia contabilidad y enviar un Balance General mensual, a la casa central durante los primeros 8 das de cada mes. Las mercancas sern facturadas a la sucursal al costo y el control de Activos Fijos se llevar en la Oficina Principal. Las operaciones efectuadas fueron las siguientes: 1-1 La oficina principal abre una cuenta corriente para ser movilizada por la sucursal en el Banco Banesco, depositndole un monto de Bs. 60.000 2-1 La sucursal compra de contado Mobiliario para sus oficinas por Bs. 30.000 7-1 La oficina principal enva mercancas a la sucursal por Bs. 120.000 10-1 La sucursal efecta las siguientes ventas: Al Contado Bs. 62.000 A crdito Bs. 31.000 15-1 La sucursal cancela los siguientes gastos Sueldos a empleados Bs. 16.000 Alquiler del Local Bs. 4.000 Gastos de Manten. Bs. 1.500 18-1 La oficina principal enva a la sucursal una nota de dbito, donde le hace los siguientes cargos: Seguro del mobiliario Bs. 350 Publicidad Bs. 3.900 Impuesto Municipal Bs. 250 20-1 La sucursal compra mercancas de contado por Bs. 5.000 30-1 La sucursal remite a la oficina principal la cantidad de Bs. 20.000 El inventario final de mercancas en la sucursal fue Bs. 80.000