FINAL DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Unidad 1 : Sistemas y Administracin I.

1- Sistema: conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente en lazados entre si. Siempre existe un subconjunto de partes que son necesarias para llevar a cabo las funciones bsicas. Ejemplos: Operativo o Informtico: Programa o conjunto de programas que efectan la gestion de los procesos bsicos de un sistema informtico y permite la normal ejecucin del resto de las operaciones Administrativo: Red de procesos relacionados de acuerdo a un esquema integrado, tendientes al logro de los fines de la organizacin. Sus elementos son: objeto del sistema, estructura (objetivos polticas, recursos, integrantes), etc. Tipos de sistemas: De informacin: Brinda informacin sobre determinados aspectos. Contiene informacin necesaria para operaciones y en su caso la toma de decisiones. Son primarios porque brindan informacin relacionada a un tema particular. Como salida brindan ratios (productividad, rentabilidad) De control: Permiten efectuar controles necesarios en el proceso administrativo para verificar que los mtodos y procedimientos aseguren el cumplimiento de polticas y plantes. Tambin se los conoce como sistemas de validez. De procesos: Destinados a llevar a cabo determinados tipos de tareas rutinarias que normalmente se realizan en la empresa. Caractersticas: Sistemas cerrados: Sistema que no intercambia informacin con el medio ambiente que los rodea, no influyendo en l ni tampoco siendo influidos. Sistemas abiertos: Sistemas que intercambian informacin, materiales y energia con el ambiente que los rodea, adaptndose a los cambios que se producen en el mismo para preservar su existencia. Atributos y Particularidades Oportunidad: tiene que ver con el momento y con la frecuencia con que el sistema logra su objetivo. Ejecucin en el momento oportuno. Confiabilidad: Informacin lo suficientemente confiable para poder tomar decisiones a partir de ella. Deben ser confiables los datos primarios y sus posteriores transformaciones. Flexibilidad: Adaptacin a los cambios. Vinculado con la satisfaccin de las cambiantes necesidades de informacin de los ejecutivos y de la organizacin. Utilidad: Toda salida de un sistema de informacin debe satisfacer una necesidad. Economa: Hay informacin que genera costos totalmente intiles debido a que la misma no es confiable, oportuna o til, por lo tanto hay que analizar correctamente como se toma la informacin. Particularidades: Las tareas repetitivas que no aportan elementos positivos para el funcionamiento deberan ser eliminadas. Existen individuos que intentan formar su propio entorno creyendose los dueos. Se necesita automatizar de acuerdo con los procesos. Analizar la resistencia al cambio

Tipos de errores: Integridad: Falta de registro de una operacin Realidad: registro de una operacin inexistente Propiedad: Registro de una operacin de otro Valuacin: En la valuacin Imputacin: Registrar en cuenta incorrecta Totalizacin: Aritmticos Centralizacin: Transferencia entre registros 2-Procesos: Conjunto de actividades relacionadas entre s, que, partiendo de una o ms entradas las transforma en salidas. El proceso administrativo es un conjunto de acciones u operaciones lgicas e interdependientes que conforman la funcin de administracin e involucra diferentes actividades para la consecucin de un fin a travs del uso ptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos. Cabe destacarse que el valor de un proceso slo existe cuando el cliente lo percibe. Todo proceso tiene: entradas, transformaciones y salidas. Todo proceso debe retroalimentarse a travs del control y la toma de decisiones. Toda salida ser utilizada por funcionarios internos y terceros interesados, por lo tanto debe cumplir con los requisitos que antes se enunciaron. Clases: *Fundamentales o claves: son aquellos que crean valor y son valorados por clientes y accionistas ya que son ellos los clientes finales. Se trata bsicamente de compras ventas y produccin. Aqu hay tres subprocesos: el de adquisicin ( tiene en cuenta a factores recibidos y factores comprados) de trasformacin (factores disponibles y productos elaborados) y de comercializacin (productos ofrecidos y productos vendidos) (grafico filmina 14). *Estratgicos: Tienen relacin directa con la misin y la visin de la compaa. Se utilizan para gestionar otros procesos. Estan referidos a la investigacin y desarrollo, presupuestos, planeamiento y calidad. *De soporte: Son aquellos que poseen clientes internos y estn focalizados en el xito operativo. Las mejoras deben incrementar la rentabilidad del negocio. Estn focalizados en la prevencin y monitoreo, son centros de costos para las unidades de negocio. Por ejemplo procesos de mantenimiento de inventario permanente, de cuentas a cobrar y pagar, etc. Se resume en: percibir a la organizacin como un sistema, donde los responsables de las funciones interactan estando estimulados a resolver problemas con pares de otras reas. Habr una mayor comprensin de las tareas de conjunto y se compatir la informacin relevante entre gerentes. Se conocen salidas y entradas necesarias para cada uno de los procesos. Para decidir se miran los resultados y procesos siendo estos gerenciados. Al disear procesos simples, flexibles y giles tienen como fin lograr ventajas competitivas, diferenciar la empresa frente a la copetencia, generar valor agregado percibido por el cliente y contribuir a satisfacer a los clientes. Cada proceso de tener un mapa que documente los pasos y las funciones a seguir, un conjunto de indicadores para medir desempeo, trabajadores del proceso que regularmente identifiquen e implementen mejoras, procedimientos para analizar causas y efectos. Todo esto sirve para poder entender, medir, controlar y mejorar los procesos.

Para medir se necesitan indicadores de desempeo que son herramientas para diagnosticar preventivamente y permiten monitorear la gestin tcnica, operativa, etc. Posibilitan detectar desvos y posteriormente corregirlos. Los indicadores pueden ser: De calidad: num y porcentaje de piezas defectuosas o reclamos de clientes. De volumen: volumen fisico producido por dia De eficiencia: relacin costo incurrido con producto obtenido Financiero: rentabilidad econmica financiera. 3. Procedimiento: Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen en una unidad de funcin a la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin, todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, determinacin de tiempos de mtodos de trabajo y de control. 4. Control de la gestin: los controles bsicos pueden ser de validez (la informacin debe ser real, verdadera, correcta o adecuada) de integridad (si se ha procesado la totalidad de la informacin) y de reproceso (si los cmputos u operaciones de rutina se llevaron de la forma adecuada). Preguntas referidas al control: los procesos generan pruebas necesarias para la AFIP? Qu controles se ejecutan sobre cuentas corrientes de proveedores y clientes? Cmo se realiza el inventario de productos o materias primas? existe algn proceso que realice las conciliaciones bancarias? los formularios son acordes a requerimientos legales e impositivos? 5. Manuales: De funciones: Expresin escrita y detallada de las tareas que deben llevar a cabo los funcionarios (funciones a realizar, supervisar y controlar). Existe cierta incompatibilidad de ciertas funciones en manos de la misma persona, por lo tanto aqu se intenta prevenir y evitar situaciones anmalas. De procedimientos: descripcin de las etapas que deben cumplirse para ejecutar una determinada funcin. De autorizaciones: fija qu personas pueden realizar determinadas tareas y los lmites a los que deben someterse De cuentas: Explica, en el mbito contable, cmo traducir un hecho real. Debe permitir tener uniformidad y homogeneidad al encasillar o imputar hechos contables. Plan de cuentas: Listado ordenado de las cuentas contables de la organizacin. Debe ser sistematizado, poseer flexibilidad y ser codificado. UNIDAD II: Gestin de ventas y clientes 1. Ventas: pueden venderse en toda empresa productos fabricados, productos comprados para la reventa y servicios. Toda transaccin debe generar en la contabilidad la informacin necesaria para responder a cuatro preguntas bsicas: 1Qu transaccin se ha realizado? 2cundo ocurri la transaccin? 3Qu efecto caus la transaccin? (cuantitativo o cualitativo) 4Cunto dinero est implicado en la transaccin?

Cuando se produce una VENTA: Aumenta: un activo (caja o clientes), un ingreso contable (ventas), gasto contable (costo de mercaderia vendida, comisiones a favor del vendedor, impuestos que gravan una venta) Disminuye: Stock, un pasivo (anticipo de clientes) Informacin y documentos respaldatorios necesarios: -fecha de la transaccin -cliente -producto o servicio adquirido, cantidad y precio unitario -impuesto que grava dicha venta, con su tipo de documento -remito que conforma la recepcin por parte del cliente -documentacin adicional necesaria, debiendo sta ser prenumerada. Preguntas orientadoras: Quien pide? A quien lo solicita? Con que documento lo hace. Como y cuando se archiva la documentacin? Quien vende entrega y coloca? Como se controla la calidad? como se realiza la cobranza? Determinacin del lmite de crdito a cobrar: Para tener una idea general de cuanto puede ser el monto mximo de ventas a crditos que una empresa puede tener. Se toma este lmite a fin de proteger a la empresa. Una recomendacin es que ningn sector o funcionario tendr a su cargo mas de una de las siguientes funciones: 1.realizacin y aprobacin de la venta 2.aprobacin de los crditos 3.despacho de la mercadera 4.facturacin 5.cobranza 7.registro de la operacin Actividades relacionadas con ventas: son una serie de operaciones tendientes a lograr que los clientes adquieran los productos o servicios ofrecidos donde se contempla: -Negociacin con el cliente-recepcin del pedido -Anlisis del pedido, aprobacin o rechazo segn la capacidad de crdito u otra causa. -Produccin o preparacin de lo pedido -Control e informes -Emisin del remito-recepcin por parte del cliente -Remito conformado -Emisin de la factura (ok para su cobranza) Dentro de este proceso en el rea de expedicin el responsable debe firmar un comprobante cada vez que recibe y a su vez cada vez que entrega (otro comprobante) para respaldar la salida de la mercaderia debe firmar con quien la retirar. Deben encontrarse separadas las funciones de registros de existencias, otrogamiento de crdito, facturacin y cobranza. La documentacin de respaldo consiste en notas de pedido, informes de calidad, remitos conformados total o parcialmente, factura, contrato de servicio, etc. Controles tpicos: Subdivisin de tareas (quien registra contablemente no debe tener acceso a fondos, autorizacin para descuentos, baja por incobrables, etc) Crear una carpeta de crditos del cliente (antecedentes) Recopilacin de informacin financiera externa Recopilar informacin interna de cumplimiento del cliente Estudio econmico-patrimonial del cliente (para conocer el lmite) Seguimiento y renovacin del monto de crdito Aprobacin excepcional de los pedidos

Interdiccin de cuentas por razones crediticias Intercambio de informacin crediticia(con colegas) Facturacin (cantidad, precios) Cobranzas Registraciones Indicadores Anticipos de crditos por ventas (Saldo prom cr vtas x periodo) / Vtas a cred + iva Plazo de cobro de ventas (Saldo prom cr vtas x periodo) / Vtas totales +iva Crecimiento de ventas (vtas vtas periodo anterior x100) / vtas periodo anterior Vtas por zona Nivel de devoluciones Vtas Presup. Vs vtas reales Mezcla de ventas UNIDAD 3