Gestin de Proyectos

Elena A. Fuertes Hernndez

Gestin de Proyectos
Qu es un proyecto?
Un proyecto es un tarea temporal desarrollada para crear un producto, servicio o resultado nico.

Caractersticas de un proyecto
Cada proyecto tiene un comienzo y un trmino definido La condicin temporal no se aplica generalmente al producto o servicio creado por el proyecto.

Introduccin a la Gestin de Proyectos

Producto o servicio nico
La presencia de elementos repetitivos no cambia la caracterstica de ser nico. Las caractersticas que distinguen al producto o servicio deben ser elaborados progresivamente y definidas de manera amplia durante la ejecucin del proyecto. La elaboracin progresiva de las caractersticas debe ser coordinada con una apropiada definicin del alcance del proyecto.

Introduccin a la Gestin de Proyectos

Fases de un proyecto
En ocasiones es conveniente dividir un proyecto en fases para administrar su nivel de incertidumbre. Cada fase debe tener como resultado una o ms entregas que generen un producto verificable. Ejemplos: Factibilidad, Requerimientos, Diseo, Construccin, Puesta en marcha, Operacin.

Introduccin a la Gestin de Proyectos

Normalmente la salida de un fase es la entrada a la fase siguiente e involucra algn grado de intercambio. Una fase subsiguiente puede iniciarse antes de la aprobacin de las entregas de la fase anterior, cuando los riesgos involucrados se consideran aceptables.

Tipos de Proyectos
Proyectos tipo tareas (proyectos-tareas)
Pequeos en esfuerzo (horas a 1 o 2 das) y tiempo. Se posee gran cantidad de los mismos. Suelen ser administrados mediante un to do list.

Proyectos independientes.
Proyectos de varios das o semanas o meses. Proyectos no directamente conectados con otros. Los recursos son independientes en cada proyecto.

Tipos de Proyectos
Proyectos Interdependientes.
Proyectos largos. Poseen tareas complejas, que consumen tiempo. Los proyectos estn estrechamente relacionados o conectados.

Otra forma de Clasificar un proyecto es por su tipo de requerimiento

Proyectos Nuevos Proyectos Adaptativos Proyectos Correctivos

Ciclo de Vida del Proyecto

Caractersticas: Costos y Staff bajos al inicio del proyecto. Baja probabilidad de que termine exitosamente. La certidumbre aumenta en la medida que avanza el proyecto. As como tambin los costos y los recursos Al inicio, los Stakeholder tienen mayor capacidad de influir en las decisiones del proyecto. Cualquier cambio es ms costoso, mientras ms avanzado el proyecto

Etapas del Ciclo de vida del Proyectos

Estadsticas

Estadsticas

Estadsticas
Estos datos son originados por:
Problemas en la definicin de requerimientos. Problemas de Presiones Problemas para identificar la cadena de valor del negocio Problemas de Coordinacin y Comunicacin en la produccin Falencias de mtodos y tcnicas Falta de integracin a nivel de herramientas

Administracin de Proyectos
Definicin:
Es la aplicacin racional de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a travs de una serie de actividades interrelacionadas.

Un proyecto es Exitoso si alcanza los objetivos planteados:

En el tiempo proyectado Con el costo presupuestado Logra el nivel de calidad y desempeo deseado Con eficiencia en el uso de los recursos Es aceptado por el cliente

Administracin de Proyectos
Factores de xito
Clientes internos/externos involucrados Apoyo de la Gerencia/Directivos Objetivos de Negocio claros Director de Proyecto experimentado Entregas frecuentes Requerimientos claros Equipo competente Estimacin adecuada Planificacin adecuada

Administracin de Proyectos
Es necesario administrar las expectativas y necesidades de los actores clave para asegurar el xito del proyecto.
Administradores del proyecto Ejecutores del proyecto Patrocinador/Directivos Cliente/Sociedad

Las diferencias se deben resolver a favor del cliente.

Administracin de Proyectos

Administracin de Proyectos
Habilidades clave para la gestin de Proyectos:
Liderazgo Comunicacin Negociacin Resolucin de problemas Influencia en la organizacin

Administracin de Proyectos
Liderazgo
Establecer direccin: Desarrollar una visin de futuro y estrategias para producir los cambios necesarios. Alinear a las personas: Comunicar la visin por medio de palabras y actos a todos aquellos cuya cooperacin podr ser necesitada para alcanzar esa visin. Motivar e inspirar: Animar a las personas a energizarse para sobreponer barreras polticas, burocrticas y de recursos para lograr un cambio. El Liderazgo no est limitado al administrador del proyecto (liderazgo del proyecto, liderazgo tcnico, liderazgo de equipo).

Administracin de Proyectos
Comunicacin
La comunicacin involucra intercambio de informacin. Quien enva un mensaje es responsable de que la informacin sea clara, no ambigua y completa para que se reciba de manera correcta. El que recibe es responsable por asegurarse de que la informacin se recibe de forma completa y se entiende en su totalidad. La comunicacin tiene muchas dimensiones (verbal, escrita, interna, formal, vertical)

La Administracin de Comunicaciones es la aplicacin de estos conceptos amplios a las necesidades especficas de un proyecto.

Administracin de Proyectos
Negociacin
La negociacin es el proceso por el que las partes interesadas resuelven conflictos, con la finalidad de llegar a un entendimiento u obtener resultados que sirvan a los intereses mutuos. Durante un proyecto, el personal tendr que negociar probablemente alguno de los siguientes tpicos:
Alcance, costo y objetivos de la programacin. Cambios al alcance, costos y programacin. Trminos y condiciones del contrato Asignaciones Recursos

Administracin de Proyectos
Resolucin de Problemas
La resolucin de problemas combina la definicin de problemas y la toma de decisiones. La definicin del problema requiere distinguir entre causas y sntomas (internos, externos, tcnicos, administrativos o interpersonales). La toma de decisiones incluye analizar el problema para identificar soluciones viables y seleccionar la mejor opcin. Las decisiones tambin consideran una variable temporal, la decisin correcta pueden no ser la mejor si se hace o muy temprano o muy tarde.

Administracin de Proyectos
Influenciar la Organizacin
Influenciar la organizacin involucra la habilidad para hacer las cosas. Requiere de un entendimiento de las estructuras formales e informales de las organizaciones involucradas, as como un entendimiento de la mecnica del poder y la poltica Se relaciona con la habilidad para influenciar el comportamiento, sobreponerse a la resistencia y hacer que las personas hagan cosas que de otra manera no haran.

Ciclo de vida Ciclo de vida Procesos

Ciclo de vida - Procesos

El ciclo de vida generalmente define:
Qu trabajo tcnico ser llevado a cabo en cada fase. Quin estar involucrado en cada fase.

Generalmente se describe en cada fase:

Niveles de Costo y staffing a lo largo del proyecto. La probabilidad de completar el proyecto analizada en cada fase (aumenta a medida que avanza el proyecto). La habilidad y posibilidad que existe de modificar caractersticas a lo largo del proyecto (es ms fcil cambiar cosas al inicio, y menos costoso).

reas Project Management

Project Scope Management. Project Time Management. Project Cost Management. Project Quality Management. Project Human Resource Management. Project Communications Management. Project Risk Management. Project Procurement Management. Project Management Integration (Definicin, ejecucin y control de cambios del plan)

Administracin de Proyectos
Gestin del Alcance
Procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido para completar el proyecto de manera exitosa. Se orienta principalmente a definir y controlar lo que est incluido y no est incluido en el proyecto. Incluye:
1. Iniciacin del proyecto (Inicio) 2. Planificacin del alcance (Planificacin) 3. Definicin del alcance (Planificacin) 4. Verificacin del alcance (Ejecucin) 5. Control de cambios al alcance (Control)

Administracin de Proyectos
Gestin del Tiempo
Procesos requeridos para asegurar el trmino del proyecto en el tiempo establecido. Incluye:
Definicin de las actividades (Planificacin) Secuencia de las actividades (Planificacin) Estimacin de duracin de las actividades (Planificacin) Desarrollo de la programacin (Ejecucin) Control de la programacin (Control)

Administracin de Proyectos
Gestin del Costo:
Procesos requeridos para asegurar que el proyecto concluya dentro del presupuesto aprobado.

Incluye:
Planificacin de recursos (Planificacin) Estimacin de los costos (Planificacin) Presupuesto (Planificacin) Control de costos (Control)

Administracin de Proyectos
Gestin de Calidad
Procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisfaga los requerimientos para los que fue desarrollado. Incluye:
Planificacin de la calidad (Planificacin) Aseguramiento de la calidad (Ejecucin) Control de la calidad (Control)

Administracin de Proyectos
Gestin del recurso Humano
Procesos necesarios para organizar y administrar el equipo del proyecto. El equipo del proyecto est compuesto por personas Que tienen roles y responsabilidades asignadas dentro del proyecto. Incluye:
Planificacin organizacional (Planificacin) Adquisicin del staff (Planificacin) Desarrollo del equipo (Ejecucin)

Administracin de Proyectos
Gestin de las Comunicaciones
Procesos requeridos para asegurar la oportuna y adecuada generacin, recoleccin, distribucin, almacenamiento y disposicin final de la informacin del proyecto. Incluye:
Planificacin de las comunicaciones (Planificacin) Distribucin de la informacin (Ejecucin) Reportes de desempeo (Control) Cierre administrativo (Cierre)

Administracin de Proyectos
Gestin de Riesgos
Procesos relativos a la identificacin, anlisis, respuestas, monitoreo y control de los riesgos del proyecto. El objetivo de la administracin de riesgos es incrementar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad e impacto de los eventos negativos. Incluye: 1. Identificacin del riesgo (Planificacin) 2. Cuantificacin del riesgo (Planificacin) 3. Desarrollo de respuesta al riesgo (Planificacin) 4. Control de respuesta al riesgo (Control)

Administracin de Proyectos
Gestin de las Adquisiciones:
Procesos requeridos para adquirir bienes y servicios desde el exterior de la organizacin que ejecuta el proyecto Incluye:
Planificacin de las adquisiciones (Planificacin) Planificacin de las solicitudes de oferta (Planificacin) Solicitud de ofertas (Planificacin) Seleccin de proveedores (Ejecucin) Administracin de los contratos (Ejecucin) Cierre de los contratos (Cierre)

Administracin de Proyectos
Gestin de la Integracin
Procesos requeridos para asegurar que los distintos elementos del proyecto estn adecuadamente coordinados y se realizan de acuerdo con lo planificado. Involucra unificar, consolidar, articular e integrar acciones que son cruciales para la finalizacin exitosa del proyecto; logrando cubrir los requerimientos y satisfaciendo las expectativas de los interesados del proyecto. Incluye:
Desarrollo del plan del proyecto (Planificacin) Ejecucin del plan del proyecto (Ejecucin) Control general de cambios (Control)