EXCEL 

: LES BASES

CONTENU
1 Commencer......................................................................................................................1
2 Création du tableau de base............................................................................................2
3 Remplissage du tableau et calculs simples......................................................................4
4 Références relatives et absolues.....................................................................................5
5 Validation de données.....................................................................................................7
6 Fonctions conditionnelles................................................................................................9
7 Mise en forme conditionnelle........................................................................................10
8 Verrouillage des données..............................................................................................11
9 Impression......................................................................................................................12

L’objectif de cette formation est de vous permettre d’appréhender les bases d’Excel, à
travers la création d’une application typique.
Excel est un tableur. C’est-à-dire une application qui sert à faire des tableaux, et des calculs
dans ces tableaux. Nous allons utiliser ce logiciel pour réaliser un exemple de gestion d’un
tableau de gestion des stocks. Lors de cette activité, nous allons créer visuellement le
tableau, le mettre en forme. Nous allons ajouter des formules de calcul permettant de
mettre automatiquement à jour certaines valeurs. Nous allons aussi voir comment Excel
peut mettre en forme nos résultats, et ce de façon automatique.
Nous ne couvrirons pas l’intégralité des fonctions d’Excel. Un livre de 1000 pages n’y suffit
pas. Par contre, nous aurons une base suffisante pour pouvoir expérimenter et avancer de
nous-même…ou suivre la formation Excel avancée.

1 COMMENCER
Ouvrez Excel. Un classeur vide apparaît. Nous avons au centre de la feuille un quadrillage,
qui est le cœur de notre tableur. C’est là que nous allons créer notre tableau. Nous avons
aussi quelques éléments importants autour. Un peu de vocabulaire :

Le Ruban. La grande majorité des fonctions Excel s’y trouvent. Elles sont réparties entre
plusieurs onglets. A noter que la majorité des fonctions dont nous avons couramment besoin
se trouvent dans l’onglet Accueil, qui est celui qui s’affiche par défaut.
Page 1 sur 13
Des onglets supplémentaires, colorés, peuvent apparaitre lorsque l’on travaille avec des
objets particuliers (images, diagrammes,…)
Certaines fonctions avancées sont un peu plus cachées. En dessous de certains groupes de
fonctionnalités, une petite flèche permet d’ouvrir plus d’options :

En dessous de ce ruban, nous avons la barre de formules :

Lorsque nous sommes en train de travailler dans une cellule, le contenu de cette cellule est
reporté dans cette barre, ce qui nous permet d’avoir plus de place pour l’éditer facilement.
En bas, nous avons des onglets représentant les différentes feuilles de notre classeur

Le bouton mis en valeur permet d’ajouter une feuille supplémentaire à notre classeur.
En faisant un click droit sur un onglet, nous avons accès aux options permettant d’ajouter,
supprimer, redimensionner, déplacer, renommer,…chaque feuille.
Nous allons travailler au départ avec une seule feuille. Supprimez les autres onglets.

2 CRÉATION DU TABLEAU DE BASE

Notre objectif est de créer un tableau de gestion de stocks. Pour simplifier le problème,
imaginons que nous sommes dans un magasin qui entrepose un seul type de produit,
conditionné en différentes quantités, à destination de plusieurs clients. Nous aimerions
pouvoir connaitre en temps réel la valeur marchande de notre stock.

Cliquez dans la case A1. Tapez « Désignation » puis Entrée. Faites de même pour B1, C1, D1.
Avec les textes « Client, Quantité, Valeur »

Nous allons à présent réaliser un quadrillage. Prévoyons une vingtaine de lignes de données,
ce sera suffisant pour l’exemple.
Sélectionnez les cases A1 à D21. Ouvrez l’outil de bordures (dans l’onglet accueil, bloc police)

Page 2 sur 13
Cliquez sur « Toutes les bordures ». Faites de même avec « Bordures extérieures ».
Enfin, sélectionnez A1 : D1 et faites « Bordures extérieures.
Mettons le texte en forme. Sélectionnez les cases A1 à D1. Dans l’onglet Accueil – Polices,
nous avons tous les outils nécessaires pour mettre en valeur le texte. Expérimentez et créez
votre format personnalisé. Pas de crainte de casser quelque chose. Si vous vous trompez,
vous avez le bouton Annuler :

Ou le raccourci clavier Ctrl + Z.

Dernier point : l’alignement. C’est juste à droite du bloc Police…

Note : Les boutons Couleur de Police et Couleur de remplissage devraient donner par défaut
les couleurs PCAS.

Si ce n’est pas le cas : Onglet Mise en page – thèmes – couleurs – PCAS…

Page 3 sur 13
Votre mise en page va donner quelque chose qui peut ressembler à ceci :

La taille des cellules est devenue inadaptée au contenu. Pour redimensionner, il suffit de
mettre le curseur entre la case A et la case B. Le curseur se transforme. Cliquez et laissez
appuyé. Faites glisser votre souris à droite. Relâchez.

Notre trame est prête. C’est le bon moment pour faire une sauvegarde. Trois méthodes :
 Onglet Fichier – enregistrer
 Bouton Disquette
 Raccourci clavier Ctrl + S.

Prochaine étape : remplir le tableau

3 REMPLISSAGE DU TABLEAU ET CALCULS SIMPLES

Nous allons commencer à remplir le tableau et à améliorer ses fonctionnalités au fur et à
mesure.
Remplissez quelques lignes avec des données quelconques. Laissez vide la case valeur. Par
exemple

Page 4 sur 13
Notez qu’Excel aligne les textes à gauche et les nombres à droite. Si cela ne vous plait pas,
vous savez comment le changer.
Notre prochain objectif est qu’Excel calcule automatiquement la valeur de notre lot.
Supposons pour cela qu’une unité coûte 20 €. Il suffit donc de multiplier la quantité par 20.
Cliquez sur D2. Appuyez sur la touche =. Tout texte qui commence par = est considéra par
Excel comme un calcul. Cliquez maintenant sur la case C2. Le texte de D2 se transforme en
« =C2 ». Complétez au clavier. La formule est « =C2*20 ». Validez avec Entrée.
Il faut reprendre une formule similaire sur les 20 lignes. Nous n’allons pas taper 20 fois la
même formule, mais utiliser un outil appelé « Gizmo » :

C’est le tout petit rectangle en bas à droite de la case sélectionnée.

Sélectionnez D2. Attrapez le gizmo avec la souris et faites glisser vers le bas. Excel recopie la
formule et l’adapte automatiquement.

Prochaine étape : nous aimerions avoir un total. Placez-vous en ligne 23 et réalisez un bloc
« Total » de ce type :

Et dans la case correspondante, entrez la formule : « =SOMME(D2:D21) »

Pour tester l’ensemble, modifiez à volonté les quantités…

4 RÉFÉRENCES RELATIVES ET ABSOLUES

Et si demain le produit ne vaut plus 20 € mais 25 ? Il faut refaire les formules. Il y a peut-être
plus simple.

Page 5 sur 13
Insérez deux lignes en début de tableau. Pour cela, placez-vous sur la ligne 1 et faites un click
droit => Insertion. Deux fois. Observez que les formules se sont décalées toutes seules en
conséquence.
Modifiez les cases C1 et D1 pour qu’elles ressemblent à ceci.

Editez la case D4. Elle doit contenir la formule « =C4*20 ». Remplacez par la nouvelle
formule « =C4*D1 », ce qui correspond bien à « quantité * prix unitaire »
Modifiez le prix unitaire pour vérifier que la formule fonctionne.
Enfin, utilisez le gizmo pour reporter la formule sur la colonne. Et là, c’est le drame…

Plus rien ne marche. Pourquoi ?

Cliquez sur D5 et regardez la formule. Excel multiplie C5 (c’est bien) par D2 (c’est moins bien.
Il faudrait D1). Pourquoi ? Parce que c’est ce qu’on lui a demandé. Lorsque l’on a reporté la
formule, Excel a décalé les liens en conséquence. C’est ce qui permet d’avoir bien un lien
vers C5. Ce qu’il faut, c’est être capable de dire à Excel « Ne décale jamais cette case, elle
reste fixe ». Nous faisons ça en ajoutant des symboles $ dans le nom de la case. Essayez la
formule suivante dans D4 : « =C4*$D$1 ». Reportez avec le Gizmo. Et observez. Ouf !

En fait, il existe quatre type de références :

C4 : référence relative. La cellule sera décalée lorsque l’on décale les formules

Page 6 sur 13
$C4 : on fixe la colonne C, et le numéro de ligne peut varier en fonction des décalages
C$4 : on fixe la ligne 4, et le numéro de colonne peut varier en fonction des décalages
$C$4 : référence absolue. La cellule est fixe quoi que l’on fasse.

5 VALIDATION DE DONNÉES.
Le système est fonctionnel, mais il est fragile. A la place d’une quantité, entrez « environ 5 »
Évidemment, cela ne fonctionne pas. Excel ne peut pas multiplier « environ 5 » par un
chiffre. Il faut donc verrouiller les cellules pour empêcher à l’utilisateur de faire n’importe
quoi. Sélectionnez les cellules C4 à C23 (toutes les quantités). Dans l’onglet Données – outils
de données, cliquez sur Validation de données.

Dans la page qui s’ouvre, reportez ces données :

(profitez-en pour voir l’étendue de ce qui est imaginable. Optionnellement, allez dans
Message de saisie et Alerte d’erreur). Cliquez sur OK.
Testez. On ne peut plus faire n’importe quoi sur cette case.
Autre problème. La colonne client doit pouvoir accueillir un petit nombre de choix. Il est de
plus fastidieux de devoir retaper le nom du client à chaque fois. Nous allons donc créer un
menu déroulant. Ouvrez un nouvel onglet. Dans cet onglet, tapez le nom des clients :
Page 7 sur 13
Retournez sur l’onglet principal. Sélectionnez les cases B4 : B23. Retournez sur la validation
de données. Autorisez « Liste ». Cliquez dans la case à droite de Source :

La barre se réduit. Sélectionnez le second onglet, et les cellules contenant la liste. Validez
avec le bouton à droite de la sélection :

Et validez. C’est immédiatement actif.

Pensez à sauvegarder avant la suite. Une sauvegarde très régulière est un bon réflexe.
Pensez à Ctrl + S, c’est rapide et facile.

Page 8 sur 13
6 FONCTIONS CONDITIONNELLES
Compliquons un (petit) peu les choses. À partir de 10 objets, nous allons offrir une remise de
10% à nos clients. Comment allons-nous faire ceci ? Regardons le cas de la première ligne (la
ligne 4).
Si C4 est inférieur à 10, nous utiliserons la formule habituelle, à savoir =C4*$D$1. Si C4 est
supérieur ou égal à 10, il faudra utiliser une autre formule, qui sera =C4*$D$1*0,9. Soit 90%
de ce que calcule la formule habituelle.
Comment faire comprendre ça à Excel ?
Grâce à la fonction SI.
Entre
z dans la case D4 et tapez =Si(
Cliquez sur le bouton fx. Celui-ci va vous aider à utiliser cette fonction que l’on ne connait
pas. (bien sûr, on peut entrer une fonction si sans utiliser ce bouton si l’on sait comment ça
fonctionne).

Le système vous propose trois champs : test logique, valeur si vrai, valeur si faux. Nous
remplissons donc ces cases avec les formules dont nous venons de discuter :

Validez. Reportez la formule et testez.

Cliquez encore une fois dans D4 et observez la formule. Nous retrouvons nos trois blocs (test
logique, valeur si vrai et valeur si faux) séparés par un point-virgule. Maintenant que vous
connaissez cette syntaxe, vous pouvez même vous passer du bouton fx.

De très nombreuses fonctions sont disponibles sur Excel. Une liste non exhaustive, mais
néanmoins déjà impressionnante, est fournie en annexe.

Page 9 sur 13
7 MISE EN FORME CONDITIONNELLE
Nous voulons repérer très rapidement les lignes qui présentent une valeur supérieure à 300
€. Le principe est assez proche de ce que l’on a fait juste au-dessus. Si la valeur est
supérieure à 300, alors colorie la case.
Sélectionnez toutes les cases de la colonne « Valeur ». Cliquez sur Accueil – Style – Mise en
forme conditionnelle.

Sélectionner « Nouvelle Règle »

Complétez les valeurs comme indiqué

Cliquez sur le bouton Format et réglez les paramètres graphiques comme il vous plait.

Page 10 sur 13
(un petit exemple utilisant les couleurs PCAS)
Validez avec OK
Testez en faisant varier le nombre d’objets sur plusieurs lignes

Prenez le temps d’expérimenter avec les différentes options. Les possibilités sont
gigantesques.

8 VERROUILLAGE DES DONNÉES

Nous avons un tableau complexe, avec des formules, des mises en forme, ... Nous ne
voulons pas que quelqu’un ne puisse détruire notre travail. Nous allons donc verrouiller la
page de ce classeur.
Sélectionnez toutes les cellules que vous voulez AUTORISER à modifier (cela peut
éventuellement être fait en plusieurs fois). Dans Accueil, ouvrez le menu supplémentaire de
Police, Alignement ou Nombre (les trois mèneront à peu près au même endroit).

Page 11 sur 13
Ouvrez, dans cette fenêtre, l’onglet Protection, et décochez Verrouillée.

Dernière étape : Onglet Révision – Modification – Protéger la feuille :

Gardez les options telles quelles. Entrez éventuellement un mot de passe pour protéger
votre document. Validez. Testez.

9 IMPRESSION
Un classeur Excel peut prendre des proportions titanesques : 1 048 576 lignes sur 16 384
colonnes. Nous avons rarement besoin d’imprimer l’ensemble du classeur. Il faut donc
indiquer à Excel comment décider ce qu’il faut imprimer.
Toutes les options sont dans l’onglet Mise en Page. La principale est « définir la zone
d’impression »

Page 12 sur 13
Sélectionnez la zone que vous voulez imprimer, et faites Mise en page – Mise en page –Zone
Impr – Définir. Excel sait maintenant ce qu’il doit imprimer.
Vous pouvez affiner la mise en page grâce aux boutons Marges, Orientation, Taille et Mise à
l’échelle. C’est intuitif, faites des essais.

Pour terminer, imprimons.

Tout est dans le menu Fichier – Imprimer. Pensez à régler les paramètres de votre
imprimante si besoin. Et n’imprimez que ce qui est nécessaire….
Pour terminer, un raccourci clavier ? Ctrl + P lance l’impression.

Page 13 sur 13