LOS SISTEMAS OFIMTICOS Los sistemas ofimticos se utilizan para realizar de forma mecanizada las mltiples tareas de la oficina,

generalmente poco estructuradas. 1. la ofimtica en la empresa El termino ofimtica se puede definir como el conjunto eficiente de aplicaciones para la creacin de documentos, comunicacin y anlisis de informacin de negocios. La ofimtica extiende la productividad del equipo de escritorio a la Web, con la modernizacin de los procesos de trabajo y simplificando la forma en que los individuos comparten, acceden y analizan informacin de negocios. Las aplicaciones (software) que se incluyen en la ofimtica tienen un amplio mbito de utilizacin, por tanto estarn siempre orientadas a personal no especializado en informtica, abarcando un amplio abanico de funciones tpicas de la gestin de una oficina como: Automatizacin de correspondencia Presentacin de informes y propuestas Creacin de documentos para imprimir Mantenimiento de ficheros (miembros de organismos, acuerdos, etc.) Mantenimiento de datos que requieren continuos clculos (presupuestos) Control del flujo de trabajo dentro de los distintos departamentos Los sistemas ofimticos, con la mecanizacin de las tareas menos estructuradas, complementan a los S.I de gestin, que dan soporte al tratamiento de la informacin mas estructurada. Los requerimientos demandados a las aplicaciones ofimticas son:

Fcil manejo Interfaz de usuario amigable y personalizable Necesidad de formacin mnima Compatibilidad con los productos que ya se poseen Proteccin de la inversin exigiendo una trayectoria de adaptacin a las nuevas tecnologas y una estrategia de futuro que garantice la continuidad del producto. Interoperabilidad con otras aplicaciones. Facilidad para las comunicaciones con otros entornos operativos. Seguridad de los datos. Soporte de distintas plataformas fsicas y sistemas operativos. Soporte de los dispositivos requeridos. Manuales en castellano.

Se distinguen 2 grupos fundamentales dentro de los sistemas ofimticos:

- Sistemas ofimticos de trabajo individual. Estos proporcionan al usuario herramientas para facilitar las tareas que realiza sin interaccionar con otros usuarios. Podemos citar los sistemas de tratamiento de textos, hojas electrnicas, programas de presentaciones. Fueron los primeros en aparecer, y se popularizaron con la generalizacin del ordenador personal (PC). - Sistemas de trabajo en grupo. Estos sistemas facilitan el proceso de comparticion de informacin, especialmente informacin textual no completamente estructurada entre los distintos usuarios. Pueden estar limitadas a una empresa o unir usuarios entre varias empresas. Estos sistemas se han popularizado con la generalizacin en las empresas de las redes de comunicaciones (LAN y WAN). 2. Sistemas de trabajo individual Son distintas herramientas informticas que un usuario puede utilizar autnomamente. Pueden ejecutarse tanto en ordenadores personales como en grandes ordenadores. Estas herramientas consisten en un paquete estndar de programas de software, diseado y desarrollado por alguna compaa especializada y luego comercializado para su utilizacin por parte de miles o millones de usuarios. Estn diseadas para facilitar una tarea frecuente y tener facilidad en su uso, por lo que una gran parte del trabajo de desarrollo se emplea en su interfaz de usuario. 3.1. Procesador de textos facilita las tareas relacionadas con la creacin, modificacin y archivo de documentos escritos. Es la herramienta ofimtica ms bsica y la ms extendida. Es necesario matizar y diferenciar entre: editores de texto, procesadores de texto y paquetes de autoedicin. Los editores de texto son programas muy sencillos cuyo fin principal es el crear ficheros de texto. No ofrecen la posibilidad de dar formato a un documento. Los procesadores de texto son programas que permiten dar formato a un texto y realizar un gran numero de operaciones, permiten la inclusin de grficos, el diseo de pagina en varias columnas y otras funcionalidades. Los programas de autoedicin son el escaln superior a los procesadores de texto, aunque ambos poseen las capacidades de escritura y correccin de un procesador de textos y su potencia se encuentra en el formato y diseo. (ver cuadros paginas 303 y 304) 3.2 Hoja electrnica La hoja electrnica es la herramienta bsica para los profesionales que requieren manipular cifras. Es la segunda herramienta en extensin e importancia, despus del tratamiento de textos. Es un programa de ordenador que permite al usuario organizar una matriz de celdas y definir relaciones generalmente matemticas entre todos o algunos de sus elementos. Las hojas electrnicas muestran en la pantalla del ordenador el equivalente a una hoja de papel cuadriculada, con las filas y las columnas numeradas. Las casillas o celdas, vienen identificadas, como en una matriz, por las correspondientes fila y columna. Este grado de flexibilidad permite al usuario crear supuestos en funcin de parmetros introducidos y obtener los resultados de forma inmediata en la pantalla del ordenador. En general cualquier informacin que se pueda organizar en forma de tabla ser susceptible de ser tratada por una hoja de calculo. (ver cuadro paginas 305 y 306) 3.3Gestion de bases de datos individuales Las empresas utilizan Sistemas de Gestin de Bases de Datos para almacenar los datos utilizados en el negocio y compartidos por mltiples usuarios.

Los SGBDs permiten incorporar nuevos elementos a la base de datos, modificarlos, darlos de baja y generar listados o informes de los datos contenidos con un orden y criterio determinados. Un SGDB permite relacionar varias bases de datos a travs de un campo comn. (ver cuadro pagina 307 y 308) 3.4 Herramientas de presentaciones (PowerPoint) Estos programas ofrecen la posibilidad de generar diapositivas, notas para el ponente y la proyeccin del documento en la pantalla de un ordenador a modo de pelcula, o bien, apoyndose en hardware especial. (ver cuadro pagina 308 y 309) 3.5 Otras herramientas Existen otras herramientas disponibles para facilitar las tareas de transformacin de informacin realizadas a nivel individual. Podemos citar: herramientas de grficos, gestin de agendas, paquetes estadsticos... 3.6 Tendencias de la integracin

integracin de unas herramientas con otras integracin con los S.I. corporativos

4. Herramientas de trabajo en grupo Son distintas herramientas informticas orientadas a facilitar el trabajo en equipo, simplificando los flujos de informacin entre sus usuarios. Estas herramientas requieren que exista una infraestructura de comunicaciones que una los puestos de trabajo de los distintos usuarios. El auge de estas se ha producido por la coincidencia de dos factores:

A nivel tecnolgico, la creciente disponibilidad de infraestructuras de comunicaciones A nivel organizativo y de negocio, la creciente globalizacin de las empresas y el nfasis en el trabajo en equipo, que requiere herramientas eficientes no solo para los flujos de informacin estructurados y formales, sino tambin para el resto.

Herramientas ms comunes: 4.1 Correo electrnico Permite que un usuario envie mensajes, por medios informaticos, a los usuarios destinatarios. Los mensajes consistan tradicionalmente en texto escrito. En los ltimos aos, los sistemas de correo electrnico han avanzado para permitir transmitir cualquiera de los tipos de informacin: texto, hojas electrnicas, graficos, e incluso imagen y sonido. El correo electrnico se ha convertido para la mayora de las empresas en una herramienta esencial para el trabajo diario. Algunas ventajas a citar son:

Rapidez y fiabilidad en la recepcin de los mensajes No requiere que el usuario que enva el mensaje y el que lo recibe estn disponibles simultneamente Facilidad de archivo, reenvo, e integracin con el resto de las herramientas.

4.2 intranet

La intranet es una herramienta software que permite un acceso sencillo por parte de los usuarios a la informacin, se apoya en la infraestructura informtica y de comunicaciones general de la empresa. 4.3 Conferencias electrnicas Facilitan los flujos de informacin, generalmente horizontales, que se producen entre empleados que trabajan en temas relacionados. Estn organizados por reas de inters conferencias. El usuario que tiene un problema concreto o una experiencia que desea compartir pone una nota en la correspondiente conferencia. Otros usuarios interesados aportan notas de respuesta. Tanto las notas originales como las respuestas quedan almacenadas, a disposicin de cualquier empleado para futuras consultas. 4.4 Flujos de trabajo o encaminamiento de expedientes Los sistemas de encadenamiento de expedientes permiten definir, de una forma sencilla, la ruta (la secuencia de personas o puestos de trabajo) que debe seguir cada tipo de expediente, as como las acciones que puede tomar cada involucrado (aprobar, rechazar, aadir informacin, etc.) y las implicaciones 5. Sistemas de gestin y tratamiento avanzado de imgenes y sonido Las principales aplicaciones de los sistemas de gestin de imgenes son:

Gestin de planos. En instalaciones industriales, existen decenas de miles de planos que es necesario consultar para reparaciones, mantenimiento... La gestin electrnica de sus imgenes evita su degradacin con el tiempo y el uso, y permitir su consulta simultanea por varios usuarios. Archivos muertos: permite almacenar los documentos que previsiblemente ya no vayan a ser actualizados, con unos requerimientos de espacio muy inferiores y una facilidad de localizacin muy superior a la de los archivos en papel.

El almacenamiento de imgenes, actualmente la mayora de los sistemas de gestin de imgenes utilizan sistemas de discos pticos. Tipos fundamentales de sistemas con capacidad de gestin de sonido:

Sistemas en los que el intercambio de sonido con el usuario es unidireccional; envan sonido al usuario como las enciclopedias electrnicas (que almacenan no solamente las imgenes o videos de los objetos descritos, sino tambin los sonidos asociados). Sistemas que interaccionan bidireccionalmente mediante sonido con el usuario. En estos sistemas, percusores de los futuros ordenadores gestionados por voz, reconocen ordenes sencillas.

La aplicacin quiz ms significativa actualmente es la de los sistemas automatizados de atencin telefnica, gestionados por software IVR (Interactive bice Recognition). 6. El mercado de los sistemas ofimticos En la actualidad, el mercado de productos ofimticos esta prcticamente copado por los productos de Microsoft (su suite Office) En los ltimos tiempos, esta apareciendo software libre, con cdigo abierto, dedicado a este fin. El fabricante Sun ha creado el software StarOffice, actualmente en su versin 6.0, parte de cuyos programas utilizan cdigos fuente abiertos. Disponible para Solaris, Linux y Microsoft. La introduccin de competencia en este mercado supondr los siguientes beneficios:

Incremento en el ratio calidad/ precio para el usuario. Descenso de las altas cifras de piratera de software existentes.

Otra suite ofimtica de software libre y gratuita, basada en StarOffice, es el OpenOffice, disponible para linux y para Windows. La suite OpenOffice contiene cinco aplicaciones:

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Herramienta para la edicin de textos Realizacin de hojas de calculo Presentacin de diapositivas Diagramas, dibujos y grficos Representacin de formulas matemticas.