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Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região Secretaria de Tecnologia da Informação

PACOTE DE COLABORAÇÃO ZIMBRA

12 de Fevereiro de 2009

é baseado no

software de colaboração Zimbra (www.zimbra.com). Trata-se de um software de código aberto (livre), desenvolvido e mantido pelo Yahoo. Como suíte de colaboração, integra várias funcionalidades, tais como Webmail, porta-arquivos, agenda (calendário e

gerenciador de tarefas), lista de contatos, dentre outras, as quais serão brevemente apresentadas neste documento.

O novo serviço de correio eletrônico (e-mail) do TRT 21ª Região

Webmail

Interface gráfica mais dinâmica, utilizando a tecnologia Ajax (mesma do Google – Gmail) que permite, por exemplo, arrastar e soltar e-mails para transferí-los entre pastas;

Novos filtros antispam e antivírus no servidor, com possibilidade de edição de regras de bloqueio de e-mail por remetente, assunto, tamanho, etc;

Marcação de mensagens (e-mails) para definir prioridades ou não esquecer de respondê-las;

Opção de organizar as mensagens por tópico de conversação (assunto), permitindo assim relacionar facilmente as mensagens e suas respectivas respostas, identificando o fluxo de uma conversa (semelhante ao Gmail);

Uso de atalhos de teclados permitindo maior rapidez no manuseio da ferramenta;

Lista de endereços (contatos) que pode ser facilmente editada pelo usuário:

Ao receber uma mensagem clicando com o botão direito sobre o remetente pode-se escolher “Adicionar aos contatos” para adicioná-lo à lista de endereços;

Possibilidade de criação de listas (grupos) que podem conter diversos contatos. Assim, ao enviar uma mensagem para o grupo ela é automaticamente encaminhada para todos os contatos que fazem parte do grupo;

Um e-mail pode ser arrastado e solto para dentro de um lista para fazer que aquele contato se torne parte do grupo;

O sistema armazena automaticamente todos os contatos para os quais um determinado usuário enviou mensagens, ainda que não cadastrados na lista de endereços, utilizando-os para sugerir o preenchimento do campo “Para: “ em e- mails futuros;

Possibilidade de pesquisa de contatos a partir do cadastro global de endereços de e-mail do TRT;

Possibilidade de importar a lista de contatos a partir de clientes de e-mail como o Outlook, Thunderbird e outros.

Pesquisa de mensagens: O usuário pode digitar uma palavra no campo de busca para realizar uma busca rápida na Caixa de Entrada. Pode, ainda, clicar em Busca Avançada para efetuar buscas baseadas em informações específicas como datas, tipos de anexos, marcadores, etc. É possível salvar uma pesquisa para efetuá-la novamente de maneira mais rápida.

Porta-arquivos

O usuário pode carregar arquivos (documentos, planilhas, etc.) no servidor, para, por exemplo, baixá-los em casa;

Opção de compartilhar os arquivos com outros usuários.

Opção de compartilhar os arquivos com outros usuários. Agenda • O usuário poderá criar diferentes agendas

Agenda

O usuário poderá criar diferentes agendas pessoais e de trabalho, marcar compromissos e reuniões, agendar atividades periódicas, configurar para informar o horário livre/ocupado, e compartilhar suas agendas com outros.

Tarefas: O aplicativo permite que o usuário preencha uma agenda de compromissos e lista de tarefas com a possibilidade de lembretes por e-mail configurados, por exemplo, para 10 minutos antes do horário marcado;

É possível criar uma solicitação de reunião com seus contatos simplesmente clicando e arrastando uma mensagem, conversação ou contato para uma data na agenda.

O Webmail Zimbra: como acessar ? O Webmail poderá ser acessado da mesma maneira que

O Webmail Zimbra: como acessar ?

O Webmail poderá ser acessado da mesma maneira que tradicionalmente é realizado, ou seja:

Através da Intranet do TRT: Acessando abaixo.

“Webmail” como mostrado na figura

: Acessando abaixo. “Webmail” como mostrado na figura • Através do sítio do TRT na Internet:

Através do sítio do TRT na Internet: utilizando “Webmail” no grupamento “Acesso Rápido” como apontado na figura abaixo:

• Digitando diretamente o endereço no navegador: ATENÇÃO !!! O endereço mudará de “webmail.trt21.gov.br” para

Digitando diretamente o endereço no navegador:

ATENÇÃO !!!

O endereço mudará de “webmail.trt21.gov.br” para “correio.trt21.jus.br”

para “correio.trt21. jus .br” O Webmail Zimbra: fazendo o Login (acesso) Após fazer uso

O Webmail Zimbra: fazendo o Login (acesso)

Após fazer uso de uma dessas formas de acesso, chegamos a tela de acesso ao Webmail (ver figura abaixo). Essa tela permite a autenticação usando nome de usuário e senha (iguais aos usados na versão anterior do Webmail do TRT 21a Região!). Nesta tela inicial temos duas opções:

Lembrar meus dados neste computador: Caso esta opção esteja marcada, se o usuário logado não sair da conta usando o item Sair sua sessão permanecerá aberta até que ela expire, mesmo que o computador seja reiniciado ou o navegador internet seja fechado.

Qual versão gostaria de usar? Permite a seleção de modos diferenciados de interação com os usuários. As mais importantes opções são:

Padrão/Padrão(HTML): Interface de interação básica, indicada para conexões lentas ou para quem prefere interfaces HTML;

Avançado (Ajax): interface plena de recursos permitindo, por exemplo, arrastar e soltar mensagens de e-mail para pastas e recursos semelhantes no calendário e lista de endereços.

e recursos semelhantes no calendário e lista de endereços. O Webmail Zimbra: após o Login Abaixo

O Webmail Zimbra: após o Login

Abaixo podemos ver uma figura destacando os diversos itens da interface de usuário do pacote de colaboração, sendo os principais destacados através de balões explicativos dispostos na própria figura.

Observações finais

Este documento visa fazer uma breve introdução sobre o novo serviço de correio eletrônico do TRT 21a Região. O manual do usuário contendo mais detalhes sobre o uso da ferramenta Zimbra está disponível no seguinte endereço: http://ftp.trt21.gov.br/adm/sti/ Zimbra_User_Guide-4.5_pt_BR.pdf. Infelizmente, o manual em português é de uma

versão anterior (4.5). A versão do Zimbra que utilizaremos é 5.0 e ainda não existe tradução dos manuais para nosso idioma. Para aqueles familiarizados com a língua

inglesa, a documentação atualizada

em:

pode

ser

obtida

Outras observações importantes:

Quando da migração para o novo sistema de correio eletrônico, mudaremos simultaneamente o domínio das contas de “@trt21.gov.br” para “@trt21.jus.br”. O antigo domínio ainda será mantido para recebimento de mensagens, mas, no envio, será adotado apenas o domínio “trt21.jus.br”;

Os nomes de usuários e senhas, para as contas pessoais, irão permanecer iguais aos atuais. Alguns e-mails institucionais poderão sofrer alterações no nome de login (a mais comum será a retirado do prefixo “trt-”). Nestes casos, mensagens destinadas ao antigo nome permanecerão sendo recebidas.

As mensagens existentes nas caixas postais do webmail atual, bem como os contatos, serão todos migrados para o novo servidor, nas suas respectivas contas;

Durante a migração haverá um breve período de indisponibilidade do e-mail do Tribunal. A migração será realizada durante um dia não útil. As datas serão comunicadas oportunamente e com antecedência na Intranet;

A Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) promoverá, tão logo implantada a nova ferramenta, mini-tutoriais para explicar suas principais funcionalidades, apresentar dicas de uso e esclarecer dúvidas. Os detalhes sobre o treinamento serão divulgados pela Intranet em momento oportuno.

Para dúvidas e sugestões contatar a STI no ramal 3292.