El procedimiento para liquidar la nmina ya se de forma mensual, quincenal o semanal es el mismo a excepcin el auxilio de transporte.

Se tiende a creer que la forma en que se liquida la nmina varia dependiendo de si esta es semanal, quincenal o mensual, algo que no es as. El procedimiento siempre ser el mismo y el resultado final no sufrir variacin alguna puesto que todo se calcula con base a porcentajes. Tanto las apropiaciones como las deducciones de nmina se calculan en porcentaje, lo que cambia es el valor sobre el cual se aplican los diferentes porcentajes, es decir, el sueldo, el cual puede ser semanal, quincenal o mensual. Veamos un ejemplo Supongamos un sueldo mensual de $800.000. Por simplicidad, para la explicacin solo se calcular un concepto [cajas de compensacin familiar que es del 4%], los dems sern exactamente igual. Bien, el aporte mensual a la caja de compensacin familiar sera de $32.000 (800.000*0,04) Si el periodo de pago se pacta de forma quincenal, el valor de la quincena ser de $400.000, luego el aporta a la caja de compensacin familiar ser de $16.000 (400.000*0,04). Si periodo de pago pactado fue semanal, lo devengado cada semana ser de 200.000, por tanto el aporte a la caja de compensacin familiar ser de $8.000 (200.000*0,04). Aqu vemos que el resultado final es exactamente igual. Quincenalmente se aportan $162.000 y como el mes tiene dos quincenas, multiplicamos por 2 y tendremos $32.000. Semanalmente se aportan $8.000 y como el mes se compone de 4 semanas aproximadamente, se multiplica por 4 y tendremos $32.000. En cualquiera de los casos, el aporte mensual ser de $32.000 y el procedimiento ha sido el mismo: multiplicar el salario base por el porcentaje correspondiente a cada concepto. La nica diferencia se presenta en el auxilio de transporte, puesto que ste no es un porcentaje sino un valor absoluto y no est calculado sobre ningn valor, puesto que independientemente del valor del sueldo, siempre que no sea superior a dos salarios mnimos, el valor del auxilio de transporte siempre ser el mismo.

Para el caso del auxilio de transporte, ste se puede dividir por 2 si el pago es quincenal, o por 4 si el pago es semanal. Es posible tambin que se acuerde pagar todo el auxilio de transporte en la segunda quincena o en la cuarta semana, depende ya de la poltica de cada empresa. Se concluyen entonces que no hay un tratamiento especial o diferente para calcular una nmina mensual, quincenal o semanal, e inclusive de forma diaria.

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Por observacin de uno de nuestros mas asiduos visitantes, aclaramos que cuando se trata del pago semanal, se debe determinar el nmero exacto de semanas que tiene cada mes, puesto que algunos meses tienen mas de 4 semanas, por lo que el valor del sueldo mensual se debe dividir entre el numero exacto de semanas que se determine para cada mes. Mensualmente la empresa debe proceder a liquidar y contabilizar su respectiva Nmina. A continuacin se expone un ejemplo de la liquidacin y contabilizacin de una nomina. Para hace el ejercicio mas gil y comprensible, el ejemplo se trabajara con un solo empleado, el cual tenga derecho al Auxilio de transporte, a horas extras y a comisiones. Supuesto: Salario bsico. 700.000 Comisiones. 100.000 Horas extras. 50.000 Auxilio de transporte. 50.800 (2007) Total devengado 900.800 Liquidacin. Deducciones de nmina. (Conceptos a cargo del empleado) Salud (4%). 850.000*0.04 = 34.000 Pensin (4%). 850.000*0.04= 34.000 Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte. Seguridad social a cargo del empleador. Salud (8.5%). 850.000*0.085 = 72.250

Pensin (12%). 850.000*0.12= 102.000 A.R.P. (Segn la tabla). 850.000*.00522 = 4.437 Prestaciones sociales. Prima de servicios. 900.800*0.0833 = 75.037 Cesantas. 900.800*0.0833 = 75.037 Intereses sobre las cesantas. 75.037*0.12 = 9.004 Vacaciones. 700.000*.0417 = 29.190 Nota: 1. El artculo 192 del C.S.T contempla que para el clculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas extras. 2. Para el clculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario bsico, puesto que en vacaciones no tendr ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario. 3. Segn la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el clculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras. 4. Para el clculo de las cesantas se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusin de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario. 5. Para el calculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 das de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 das de salario, toda vez que la norma habla de 15 das hbiles de descanso, lo que por lo general significan 18 das calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son das hbiles. El sbado es da hbil solo si en la empresa se labora ese da, de lo contrario tampoco es da hbil. Aportes parafiscales. Cajas de compensacin familiar (4%). 850.000*0.04 = 34.000. I.C.B.F. (3%). 850.000*0.03 = 25.500. Sena. (2%). 850.000*0.02 = 17.000. Nota. Para el clculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nmina. Mensual de la empresa, excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial.

Neto a pagar al empleado. Total devengado 900.800 (-) Salud 34.000 Pensin 32.938 Neto pagado 833.862 Para liquidar los diferentes conceptos que se pueden derivar de un Contrato de trabajo, se utilizan las siguientes formulas: Cesantas: (Salario mensual * Das trabajados)/360 Intereses sobre cesantas: (Cesantas * Das trabajados * 0,12)/360 Prima de servicios: (Salario mensual * Das trabajados en el semestre)/360 Vacaciones: (Salario mensual bsico * Das trabajados)/720 Hora extra diurna: Valor hora ordinaria * 1,25 Hora nocturna: Valor hora ordinaria * 1,35 Hora extra nocturna: Valor hora ordinaria * 1,75 Hora ordinaria dominical o festiva: Valor hora ordinaria * 1,75 Hora extra diurna dominical o festiva: Valor hora ordinaria * 2 Hora extra nocturna dominical o festiva: Valor hora ordinaria * 2,5 Indemnizaciones Contrato de trabajo a trmino fijo: En los contratos a trmino fijo, el valor de los salarios correspondientes al tiempo que faltare para cumplir el plazo estipulado del contrato; o el del lapso determinado por la duracin de la obra o la labor contratada, caso en el cual la indemnizacin no ser inferior a quince (15) das Contrato de trabajo a trmino indefinido: En los contratos a trmino indefinido la indemnizacin se pagar as: a) Para trabajadores que devenguen un salario inferior a diez (10) salarios mnimos mensuales legales: 1. Treinta (30) das de salario cuando el trabajador tuviere un tiempo de servicio no mayor de un (1) ao.

2. Si el trabajador tuviere ms de un (1) ao de servicio continuo se le pagarn veinte (20) das adicionales de salario sobre los treinta (30) bsicos del numeral 1, por cada uno de los aos de servicio subsiguientes al primero y proporcionalmente por fraccin; b) Para trabajadores que devenguen un salario igual o superior a diez (10), salarios mnimos legales mensuales. 1. Veinte (20) das de salario cuando el trabajador tuviere un tiempo de servicio no mayor de un (1) ao. 2. Si el trabajador tuviere ms de un (1) ao de servicio continuo, se le pagarn quince (15) das adicionales de salario sobre los veinte (20) das bsicos del numeral 1 anterior, por cada uno de los aos de servicio subsiguientes al primero y proporcionalmente por fraccin. Nota. 1. El trabajo diurno va desde las seis de la maana hasta las diez de la noche. 2. Por regla general se entiende por Salario la asignacin bsica en dinero o en especie ms comisiones, honorarios y otros conceptos pactados como tal. Cuando se liquida lo nmina de un trabajador que labora jornadas inferiores a las 8 horas diarias, se suelen presentar algunas confusiones que trataremos de aclarar. En primer lugar, recordemos que la jornada laboral ordinaria es la pactada en el contrato de trabajo, la cual no puede ser superior a la jornada laboral mxima contemplada por la ley, que es de 8 horas al da. Adems, la jornada laboral es mxima, no mnima, de modo que se pueden pactar jornadas de 6 o menos horas, como en el caso de la jornada de medio tiempo. El hecho de que la jornada sea inferior a la ordinaria legal, no quiere decir que para efectos de liquidar los diferentes conceptos de nmina, se deba determinar la proporcionalidad de las horas trabajadas respecto a las 8 horas legales. As, si el empleado ha trabajado 4 horas, no quiere decir que tcnicamente se ha trabajado medio da, o que si trabaja 12 horas al da, no se debe entender que ha trabajado da y medio. Para efectos de liquidar los conceptos de nmina donde se toman como referencia los das trabajados, se contar un da por cada da trabajado, sin importar que en el da se trabajen ms o menos de 8 horas al da.

Por ejemplo, si el trabajador labora 6 o 4 horas al da, durante tres meses, al momento de liquidar las cesantas, se debern tener en cuenta 90 das: (Salario mensual * 90)/360. Para una mejor ilustracin supongamos un trabajador trabajo medio tiempo durante 6 meses, con un sueldo de $1.000.000. En este caso, las cesantas seran: (1.000.000180)/360 = 500.000. Si consideramos que el seor slo trabajaba medio tiempo, y por consiguiente esos 180 das los dividimos por la mitad, el resultado de las cesantas sera: (1.000.00090)/360 = 250.000, valor que no corresponde al real, puesto que la norma dice que por cada ao de trabajo, el empleado debe recibir un sueldo por concepto de cesantas, y en este caso, el trabajador labor medio ao y recibira slo un cuarto del salario, cuando debe recibir medio salario. Igual sucede con los dems conceptos de nmina que se calculan con base a los das trabajados. En resumen podemos decir que se contar un da de trabajo as se labore una o diez horas al da. Un usuario ha realizado una consulta muy particular, y tiene que ver con el valor de la hora extra en jornadas de medio tiempo. Plantea este usuario que si se ha pactado un salario de $400.000 por medio tiempo, cuanto se debe pagar por una hora extra. Cuando hablamos de una jornada laboral de 8 horas, es decir la mxima legal, dividimos el salario por 240 para determinar el valor de la hora y as hacer el respectivo clculo. Pero en las jornadas de medio tiempo no se pueden tomar 240 horas al mes, sino la mitad, esto es 120. Ahora, un salario de $400.000 por una jornada de medio tiempo, equivale a un salario de $800.000 en una jornada completa, esto es de 8 horas o de 240 horas mensuales. En nuestra opinin, para determinar el valor de la hora en el caso de un salario de $400.000 en una jornada de medio tiempo, debemos dividir 400.000 entre 120 que son las horas que se supone se trabajan en el mes, o caso contrario, tomar su equivalente a la jornada completa 800.000 y dividirlo entre 240, que es lo mismo.

As las cosas, segn el ejemplo la hora tiene un valor de 400.000/120 = 3.333 aproximadamente. Si hacemos lo contrario, esto es tomamos el salario equivalente a una jornada completa, tendremos 800.000/240 = 3.333. Esto suponiendo que el medio tiempo sea igual a la mitad de la jornada laboral mxima legal, esto es que se trabajan 4 horas diarias. Teniendo el valor de la hora ordinaria, basta aplicar el respectivo recargo. Por ejemplo el valor de la hora extra diurna que tiene un recargo del 25% sera de $4.166 [3.333x1,25].