QUESTIONNAIRE DE

CADRAGE DE PROJET
Index
1 Objectif de ce document ...................................................................................................................... 3
2 Le cadre du projet ................................................................................................................................ 3
2.1 La définition du projet et son contexte ........................................................................................ 3
2.1.1 Veuillez nous décrire brièvement le projet et ses objectifs................................................... 3
2.1.2 Pour quelles raisons lancez-vous le projet à ce moment ? .................................................... 4
2.1.3 Disposez déjà de cahier de charges ou d’expressions de besoins rédigés par vos équipes ?
Si , oui, merci de bien vouloir nous les fournir. .............................................................................. 4
2.1.4 Quels sont les objectifs prioritaires à accomplir ? ................................................................. 4
2.1.5 Qui sont les sponsors et les décideurs de ce projet ? ............................................................ 5
2.1.6 S’agit-il d’un projet au niveau de votre siège ou toutes vos filiales et divisions sont elles
concernées ? ................................................................................................................................... 5
2.1.7 Cochez le périmètre que couvre votre projet : ...................................................................... 5
2.2 La structure de votre société ........................................................................................................ 6
2.2.1 Comment est organisée votre société ? ................................................................................ 6
2.2.2 Veuillez expliquer s'il vous plaît, votre mode de gestion de la société au niveau du siège : 6
2.3 Organisation de la Direction Financière........................................................................................ 6
2.3.1 Veuillez nous fournir une copie scannée de l’organigramme de la Direction Financière. ... 6
2.3.2 Comment la Direction Financière est-elle organisée ? .......................................................... 6
2.4 Analyse de l’existant ..................................................................................................................... 7
2.4.1 Quels sont les systèmes de reporting actuels ? ..................................................................... 7
2.4.2 Quelles sont les règles de consolidation des données ? Quelles sont les étapes du
processus ? Quels sont les acteurs ?............................................................................................... 7
2.4.3 Quel est le nombre de rapports financiers et de rapports d’activité existant ? .................... 7
2.4.4 Source de données ................................................................................................................. 7
3 Questions Fonctionnelles ..................................................................................................................... 9
3.1 Le cycle de reporting ..................................................................................................................... 9
3.1.1 Quel est la fréquence du reporting ? ..................................................................................... 9
3.1.2 Quel est la nature des données contenues dans vos états financiers et dans votre
reporting des activités : .................................................................................................................. 9
3.1.3 Combien de fois collectez-vous les données lors de la procedure budgétaire ou de
prevision ? ....................................................................................................................................... 9
3.1.4 Pour chaque cycle de reporting, comment sont affichées les données ? ............................. 9
3.1.5 A quel niveau de granularité les données sont-elles récupérées au siège ? ......................... 9
3.2 Workflow process ....................................................................................................................... 10
 3.2.1 Comment les données sont transférées (chargées) dans les base de données ? ............... 10
3.2.2 Où sont stockées les données ? ........................................................................................... 10
3.2.3 Comment est validée la qualité des données saisies et agrégées ? .................................... 10
3.2.4 Veuillez décrire votre mécanisme de traitement des opérations intra groupe : ................ 10
3.2.5 Comment sont passées les écritures d’ajustement comptables ? ...................................... 11
3.2.6 Veuillez décrire votre règle de Consolidation comptable des données au niveau du siège :
...................................................................................................................................................... 11
3.2.7 Qui sont les créateurs des états financiers : ........................................................................ 11
3.2.8 Sous quel format sont distribués les rapports d’activité et les états financiers : ................ 11
4 Questions Techniques ........................................................................................................................ 12
4.1 Veuillez nous fournir une copie de votre architecture technique .............................................. 12
4.2 Quel est le nombre de personnes qui seront connectés aux futures applications informatiques
?......................................................................................................................................................... 12
4.3 Combien de personnes seront connectés de manière simultanée à une même application ?. 12
4.4 Quel est l’organisation informatique actuelle ? ......................................................................... 12
4.5 Quel est le moyen de communication ? ..................................................................................... 12
5 Gestion de projet, Formation et Transfert de compétences ............................................................. 12
5.1 Quel est la date de mise en production souhaitée ? .................................................................. 12
5.2 Le directeur de projet interne est il identifié ? ........................................................................... 12
5.3 L’équipe projet en interne est elle constituée ? ......................................................................... 13
5.4 Quel sera le nombre de personnes dédiées à la réalisation du projet et leur niveau
d’implication ?................................................................................................................................... 13
5.5 Vos équipes ont-elles déjà des compétences sur les solutions SAP ? ........................................ 13
5.6 Combien de personnes seront à former ? .................................................................................. 13
5.7 Combien de périodes et d’années d’historique de données souhaitez vous migrer dans les
nouvelles applications informatiques ? ............................................................................................ 13
5.8 Les données à migrer sont-elles déjà disponibles ? .................................................................... 14
6 Zone de commentaires libres ............................................................................................................ 14
1 Objectif de ce document
Ce document vise à identifier les besoins fonctionnels et techniques de votre organisation dans votre
démarche de mise en place d’une nouvelle plate-forme informatique et d’un ensemble
d’applications pour un meilleur suivi et pilotage de votre activité économique.

Vos éléments de réponse permettront à SAP et ses partenaires de vous fournir des réponses
adéquates sur :

- Les solutions informatiques pour répondre à vos besoins

- La méthodologie d’implémentation
- La gestion de projet et son chronogramme ainsi que ressources humaines et techniques
nécessaires
- Le programme de formation pour vous garantir une montée en compétence et une
autonomie
 accrue sur la maintenance de votre futur système d’information.

Toutes données d’archives, tout schéma informatique sur votre architecture sont des éléments

annexes qui seront très utiles.

2 Le cadre du projet
2.1 La définition du projet et son contexte
2.1.1 Veuillez nous décrire brièvement le projet et ses objectifs
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2.1.2 Pour quelles raisons lancez-vous le projet à ce moment ?

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2.1.3 Disposez déjà de cahier de charges ou d’expressions de besoins rédigés par vos
équipes ? Si , oui, merci de bien vouloir nous les fournir.
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2.1.4 Quels sont les objectifs prioritaires à accomplir ?

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2.1.5 Qui sont les sponsors et les décideurs de ce projet ?

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2.1.6 S’agit-il d’un projet au niveau de votre siège ou toutes vos filiales et divisions sont
elles concernées ?
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2.1.7 Cochez le périmètre que couvre votre projet :

 . Acquisition de bases de données
 . Acquisition d’un progiciel de gestion intégrée (ERP) pour un travail collaboratif de toute
l’organisation
 . Mise en place d’’outils de chargement et de traitements des fichiers externes et des
données
 . Mise en place d’applications informatiques par direction et/ou par filiales
 . Mise en place d’applications pour l’élaboration budgétaire
 . Mise en place d’un outil de simulation
 . Mise en place d’une solution de gestion de la relation client
 . Création de rapports d’analyse décisionnelle
 . Mise en place d’applications pour l’analyse des coûts et la comptabilité analytique
  . Mise en place d’application pour la consolidation des données au niveau siège

2.2 La structure de votre société

2.2.1 Comment est organisée votre société ?

 . Par Activité ou métier

 . Par Site Géographique
 . Un mix de site géographique spécialisé par activité ou métier
 . Par filiales ayant une certaine autonomie
 . Autre organisation. Merci de détailler :
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2.2.2 Veuillez expliquer s'il vous plaît, votre mode de gestion de la société au niveau du
siège :
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2.3 Organisation de la Direction Financière

2.3.1 Veuillez nous fournir une copie scannée de l’organigramme de la Direction
Financière.
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2.3.2 Comment la Direction Financière est-elle organisée ?

 . Quel sont le début et la fin de votre année fiscale ?
 . Quelle sont les périodes d’arrêtés comptables ?
 . Est-ce que les états financiers sont construits par la Direction Informatique ?
 . Comment sont gérées la maintenance et l’évolution des vos normes comptables ( création
de nouveaux comptes, création de nouveaux rapports d’analyse, règles de gestion et de
calcul des coûts,…..)
2.4 Analyse de l’existant
2.4.1 Quels sont les systèmes de reporting actuels ?

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2.4.2 Quelles sont les règles de consolidation des données ? Quelles sont les étapes du
processus ? Quels sont les acteurs ?

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2.4.3 Quel est le nombre de rapports financiers et de rapports d’activité existant ?

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2.4.4 Source de données

Quelles sont les sources de

données actuelles ?

S’agit-il de sources de type base

de données ou fichier

Les données sont-elles normées ?

Disposez-vous d’un outil
d’extraction de transformation et
de chargement des données ?

Les données consolidées sont

traitées dans plusieurs
applications ?

Par quel moyen la comptabilité

analytique est traitée ?

Veuillez nous fournir un schéma de votre système d’information pour répondre plus rapidement et
clairement à cette question
3 Questions Fonctionnelles
3.1 Le cycle de reporting
3.1.1 Quel est la fréquence du reporting ?

 . Journalière
 . Hebdomadaire
 . Mensuelle
 . Trimestrielle
 . Annuelle

3.1.2 Quel est la nature des données contenues dans vos états financiers et dans votre
reporting des activités :
 . Réalisé
 . Budget
 . Prévision
 . Trésorerie
 . Activité
 . Autre

3.1.3 Combien de fois collectez-vous les données lors de la procedure budgétaire ou de

prevision ?
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3.1.4 Pour chaque cycle de reporting, comment sont affichées les données ?
 . Montant spot
 . Montant Cumulé arrêté à la période en cours (Year To Date)

3.1.5 A quel niveau de granularité les données sont-elles récupérées au siège ?

Par exemple, pour le données du Réalisé, le siège traite les données sur le même niveau que les
autres directions ou filiales. Pour les données du Budget, le le siège traite les données à un niveau
supérieur agrégé que les autres directions ou filiales

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3.2 Workflowprocess
3.2.1 Comment les données sont transférées (chargées) dans les base de données ?
 . Saisie manuelle
 . Chargement automotique avec un programme informatique
 . Chargement automatique avec un logiciel de chargement des données (ETL)

3.2.2 Où sont stockées les données ?

 . 1 seule base de données centrales
 . Plusieurs bases de données gérées par chaque direction
 . Autres

3.2.3 Comment est validée la qualité des données saisies et agrégées ?

 . Après publication et lecture de rapports de contrôles
 . Directement dans la base de données
 . Autres

3.2.4 Veuillez décrire votre mécanisme de traitement des opérations intra groupe :

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3.2.5 Comment sont passées les écritures d’ajustement comptables ?

 . Saisie dans un journal d’écritures
 . Chargement manuel d’un fichier sur les données d’ajustement
 . Autre

3.2.6 Veuillez décrire votre règle de Consolidation comptable des données au niveau du
siège :

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3.2.7 Qui sont les créateurs des états financiers :

 . Direction Informatique
 . Direction Métier
 . Autres

3.2.8 Sous quel format sont distribués les rapports d’activité et les états financiers :
 . Web
 . PDF
 . XLS
 . XBRL
 . Autres
4 Questions Techniques
4.1 Veuillez nous fournir une copie de votre architecture technique
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4.2 Quel est le nombre de personnes qui seront connectés aux futures
applications informatiques ?
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4.3 Combien de personnes seront connectés de manière simultanée à une

même application ?
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4.4 Quel est l’organisation informatique actuelle ?

 . Applications centralisées au siège avec un support technique central
 . Applications décentralisées dans chaque filiale ou division avec un support technique local
 . Autres

4.5 Quel est le moyen de communication ?

 . Client lourd avec accès aux répertoires des serveurs de bases de données
 . Extranet
 . Internet
 . Autres

5 Gestion de projet, Formation et Transfert de compétences

5.1 Quel est la date de mise en production souhaitée ?

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5.2 Le directeur de projet interne est il identifié ?

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5.3 L’équipe projet en interne est elle constituée ?

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5.4 Quel sera le nombre de personnes dédiées à la réalisation du projet et

leur niveau d’implication ?

Profil de l’équipe Nombre de personnes Nombre de jours d’affection au projet

par semaine
Fonctionnel
Informatique
Direction de projet

5.5 Vos équipes ont-elles déjà des compétences sur les solutions SAP ?

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5.6 Combien de personnes seront à former ?

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5.7 Combien de périodes et d’années d’historique de données souhaitez

vous migrer dans les nouvelles applications informatiques ?

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5.8 Les données à migrer sont-elles déjà disponibles ?

 . une base de données centrale
 . Un ensemble de fichier au format adéquat
 . Autre

6 Zone de commentaires libres

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