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Perfectionnement Audit qualit interne

Audit des procdures qualit et des processus et du Systme de Management de la Qualit


26/06/2011 Audit qualit interne 1

Grard Larch
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Sommaire :
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Place dans la qualit, les Systmes de Management Intgrs Dfinitions, objectifs Prparation Excution Synthse dauditeurs, audits Rapport final Actions correctives Organisation systme daudit Passer la
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Introduction :
    

Nouvelle forme de management Nouvelles exigences des clients Dlgation, responsabilisation Autre regard Un apprentissage pour les cadres et collaborateurs

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Dfinition :
Examen mthodique et indpendant pour dterminer si les activits et les rsultats satisfont aux dispositions prtablies. Et si elles sont mises en uvre de faon effective, et aptes atteindre les objectifs.
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MEMENTO Les tapes des audits


tapes 1- Initialisation Objectifs et spcificit - Dfinir le primtre et l'objet de l'audit - Le processus ? Les activits ? Le site? Qui audite ? Indpendance des auditeurs - Informer les diffrents acteurs - Rassembler et analyser les lments ncessaires la ralisation - Documents de rfrence du processus, certains documents de rfrences de processus de management et support - Rdiger le planning de l'audit - Runir les auditeurs et les responsables de l'activit audite en vue de facilit le bon droulement de l'examen de l'audit - Valider le planning de l'audit et les modalits pratiques - Interviewer les audits - Apprcier les rponses et observer les faits et les actions - Synthtiser les commentaires (carts; points forts; points amliorer) des auditeurs sur le processus - Rdaction des carts - Guider les responsables de l'activit audite dans l'tude et la mise en place d'actions correctives - Prsenter les principales remarques aux responsables de l'activit audite - Lever les ventuelles ambiguts - Remerciements - Les responsables de l'activit audite propose des actions correctives - Le responsable d'audit valide la proposition la Passer - Mise en uvre de l'action premire page

2- Prparation

3- Runion d'ouverture 4- Examen du terrain

5- Rapport

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6- Runion de clture

7- Le suivi

Diffrentes formes :
     

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Audit des procdures Audit dvaluation Audit defficacit Audit de conformit Audit interne ou externe Audit social, financier, technologique, Audit qualit
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Objectifs dun systme daudit :




   

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Vrifier en interne la conformit du SMQ Vrifier lapplication du systme valuer lefficacit du systme Identifier les carts Vrifier la mise en place des actions correctives En vrifier lefficacit
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Conditions :


Pas daudit sans rfrentiel :


 Interne  Externe

(ISO 9001, ISO 14001, lgislation)

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Laudit nest pas un contrle Collaboration avec les intresss Exploitation des audits prcdents

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Organisation de laudit :
     

Planifier les audits Avertir les audits Prparer laudit Excuter laudit Conclure laudit Agir pour corriger les carts

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Prparation de laudit :
  

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Dfinir le champ de laudit Dfinir ce que lon va observer Prendre rendez-vous avec les audits Rviser les rfrentiels Prparer les questions Naller sur le terrain que prt !


Clair dans sa tte


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Attention :


Aller lessentiel :
 Observer

objectivement  Mesurer les impacts  Enregistrer les rsultats des observations




Lauditeur ne pense pas :


 Il

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observe et compare au rfrentiel  Il formalise les carts  Il en rend compte Passer la premire page

Runion dintroduction :
 

Avec les responsables concerns But :


 Se

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prsenter  Prsenter laudit  Prsenter la mthode  Crer des conditions favorables  Grer le temps et les contraintes  Grer le local et les points pratiques

Dure :
 Courte

: 1/4 h 1/2 h

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Excution de laudit :
  

Prsentation aux audits de la mthode Visite du site Droulement de laudit :


 Observations

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de terrain  Notation des pices observes  Interviews  Remerciements

Synthse entre auditeurs Passer la premire page Synthse avec audits ensuite

Droulement de laudit (1):


     

Recueillir des preuves Documenter ces preuves Confirmer les indices Ou les oublier au bnfice du doute Travailler sur des faits Ne pas se contenter daffirmation

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Droulement de laudit (2):


    

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Utiliser le questionnaire avec intelligence Fouiller en cas dindice dcart Tirer sur le fil qui dpasse Noter les rponses Mettre en vidence tout de suite les carts Analyser le caractre occasionnel ou non
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Questionnaire daudit :
  

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Prparer lavance Laisse de la place pour les rponses Rponses confirmes par des preuves Vrifier : existence, application, efficacit Balayer ladquation : objectif, moyen, mthode, milieu Surveiller cas particulier (si absent...)
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Difficults possibles :
 

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Objectif mal dfini Manque de temps ou de coopration Contestation des conclusions Auto-recommandations Conflits, diversion, Camouflage Informations spontanes
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Importance du contact :
 

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Attention cette situation agresseur/agress Donc soigner : attitude, respect, coute Sadapter linterlocuteur Respecter lordre dfini et mthode Rester impartial et objectif Ouvert et confiant priori Rigide et souple la fois
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Prcautions (1) :
 

 

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Pas de conclusion chaud Pas de remarques ou conseils pendant laudit Rester sa place Ne jamais intervenir sur les dispositifs audits Attendre davoir tous les lments pour conclure
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Prcautions (2) :


Bien utiliser le triangle de l analyse :


 Rfrentiel

externe  Rfrentiel interne  Ralit de terrain




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carts formaliss entre les trois niveaux Vrai aussi pour lefficacit

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Technique daudit (1) :


 

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Point damlioration = pas un cart, mais faire progresser cart = remarque, ne remet pas en cause le systme cart = non conformit, non satisfaction exigence spcifie Observation = constat tay par des preuves tangibles Preuve tangible = observation Passer la factuelle qui peut tre vrifie premire page

Technique daudit (2) :


     

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Disposer la liste doc qualit jour Utiliser documents disponibles Vrifier leur matrise Questions ouvertes ou fermes Garder la matrise de laudit Rester dans les domaines de comptence Ne pas laisser les responsables rpondre la place des intresss
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Technique daudit (3) :


     

Pas de piges Reformuler si besoin Procder par sondage Garder la matrise de la slection tendre le sondage si doute Prendre rfrence ou modle de tout document sujet dcart

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Technique daudit (4) :




carts :
 Savoir

les rdiger sans anticiper laction corrective  Savoir les clarifier :


par rapport aux rfrentiels par rapport aux exigences

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Technique daudit (5) :




Surveiller carte des processus :


 Notamment

processus de ralisation par rapport aux processus de soutien et processus de management


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Vrifier liens et renvois Se construire une carte d analyse

Les acteurs de laudit :




Lauditeur :
 Responsable  Auditeur  Rapporteur

daudit

Laudit :
 Chef

de service  Audit de terrain


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La direction

Runion de synthse des auditeurs :


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Se mettre daccord Lever les doutes Si besoin, retourner sur le terrain Ne garder que ce qui est prouv Prparer la prsentation Ne pas se contredire Nommer un rapporteur

Runion de synthse avec audits :


 

Remercier les audits Donner les grandes lignes :


 Expliquer

toutes les remarques  Lever tous les dsaccords




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Accepter les contestations justifies Rigueur de la prsentation :


 Crdibilit

de lauditeur  Ne pas abandonner une remarque Passer la juste premire page

Rapport daudit :


Deux usages :
 Interne

pour action pour preuve

dtection carts, maintien vigilance


 Externe

permet traabilit progrs




Contenu :
 Observations

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et carts,  Noms des personnes rencontres

Annexes :
 Preuves
Passer la (documents conservs) premire page

Actions correctives :
  

Selon procdure en place dans lentreprise Seul le mode de dtection change Mettre jour le P.A.Q.

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Suivi actions correctives :


  

Suivre ralisation et pertinence Traces rsultats dans le P.A.Q. Et dans les tableaux de bord

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Organisation :
   

Planifier les audits lanne Pour tous les groupes dauditeur Suivre leur travail Maintenir et valuer comptence

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Consquences :
  

 

Changement de regard Leon dhumilit Acceptation de lanalyse et des notifications dcarts Pertinence accrue des choix Une autre manire de travailler

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Conclusions :


Nouveaux horizons :
 Un

autre management  Pour dautres responsabilits assumes


 

Ncessit de sadapter Mais survie du SMQ

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Documents de travail :
    

Notification daudit Fiche dcarts Dossier daudit Grille danalyse Grille personnalise entreprise

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Dossier de lauditeur :
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Normes ISO 9001-2000 Norme ISO 19011 Questionnaire audit type Planning annuel des audits Carte processus Document interne lorganisme Manuel qualit Procdure d audits internes Listes de rfrence :
Processus, imprims, ...
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