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Rentrée des doctorants 2015

Ma thèse = un premier projet de recherche à gérer

La gestion de projet: c’est quoi


exactement?
Bref aperçu et quelques outils pratiques…

Ophélie Ladrière , Dr.


Administration Recherche & Développement 22 Octobre 2015
Thèse = Chemin périlleux ou parcours d’obstacles?

Vue d’ensemble et méthodologie!


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Caractéristiques d’un projet

• Qu’est-ce qu’un projet?


Ensemble d’activités et d’actions entreprises
dans le but de répondre à un besoin défini
dans des délais fixés et dans la limite d'une
enveloppe budgétaire allouée.
– Besoin = un produit, un service ou un résultat
– Délais = Il a un début et une fin
– Il peut concerner une seule personne, une ou
plusieurs unités organisationnelles
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Composantes d’un projet

Gestion du
temps

Gestion des
Gestion du ressources
budget humaines

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Projet vs. processus

Mode « Projet » Vs. Mode « Processus»

Inédit et unique Répétition (pas de date de fin prévue)

Gestion des incertitudes

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Vocabulaire

• Ressources: humaines, matérielles,


équipements, informationnelles, financières
• Livrables = résultats attendus
• Jalons = étapes-clés (milestones)
• Tâches (workpackages)

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Qu’est-ce qu’un chef de projet?
Manager ou leader?

– Un manager (gestionnaire) s’assure au jour le jour


des détails permettant l’atteinte d’objectifs
spécifiques
– Un leader (meneur) se concentre sur les objectifs
à long terme (vue d’ensemble); guide et pousse
les gens à atteindre ces objectifs
– Les chefs de projet mènent souvent le rôle de
leader et de manager; ils sont responsables du
succès du projet

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Missions du chef de projet

Organiser/structurer le projet

Piloter le projet

communiquer

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Qu’est-ce que la gestion de projet?
• L’application des connaissances, compétences,
outils et techniques afin d’atteindre les objectifs
du projet
• Gérer un projet implique généralement de:
– Identifier les exigences et objectifs
– Répondre aux besoins, aux préoccupations et attentes
des parties prenantes (stakeholders, intervenants)
– Trouver un équilibre dans les contraintes de
compétitivité du projet, à savoir la qualité, le
calendrier (temps), le budget, les ressources et les
risques
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Qu’est-ce qu’un projet réussi?
• Un projet qui a atteint les objectifs de qualité
(exigences), de temps et de budget

SOIT:
• Un projet qui a satisfait le client/sponsor bien
qu’il n’ait pas rempli les objectifs de coût,
temps ou de qualité
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Les différentes phases d’un projet

Suivi et
Initiation Planification Exécution Clôture
contrôle

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Les phases de mon projet de doctorat

Définition Exécution
de la Planification formation
Suivi
question et travaux
Evaluation
de de
recherche recherche

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Les différentes phases d’un projet
(cadre logique)
Définir un nouveau projet ou une
nouvelle phase d’un projet existant

Suivi et
Initiation Planification Exécution Clôture
contrôle

Diagramme
Définir le cadre et les objectifs du Parties prenantes, de contexte
projet Obstacles, « Bête à cornes »
Objectifs, Solutions, Risques …
Forces en présence 13
Exemples de diagrammes de contexte

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15
A vous d’expérimenter!

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Définition des objectifs

• Un ou plusieurs objectifs SMART


– Spécifique
– Mesurable
– Atteignable
– Réaliste (ressources)
– Temporel

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Five W - CQQCOQP

COMBIEN
Quelles quantités?
Quel budget?

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Analyse SWOT

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A vous d’expérimenter!
• Analyse des intervenants
• Analyse des risques

impact
identification
Matrice

implication
Priorité/importance
Rôle?

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Exemple

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Communauté scientifique Labos, entreprises concurrentes
Utilisateurs du produit ou service

Bénéficiaires Opposants

Equipe
projet Comité de
Fournisseurs pilotage

Comité de thèse, promoteur


« Sponsors »

Bailleur de fond

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Communauté scientifique Labos, entreprises concurrentes
Utilisateurs du produit ou service

Bénéficiaires Opposants

Assurer la
Equipe avec
communication
/entreprojet
tous ces Comité de
Fournisseurs intervenants pilotage

Comité de thèse, promoteur


« Sponsors »

Bailleur de fond

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Analyse des intervenants - matrice
Nom/ Importa Niveau de Qu’est-ce Qu’attend Points de Comment
position nce soutien qui est -on de lui? blocage? susciter
(0/+/++) (- important son
/0/+/++) pour lui? soutien?

Opposants:

Bénéficiaires:

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Analyse de risques
1) Identifier les risques
2) Répertorier les risques
3) Planifier la stratégie de réponse au risque
 Prévention
 Réaction

Internes vs. externes

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Les différentes phases d’un projet
(cadre logique)
Développer le plan/calendrier pour
l’accomplissement des objectifs

Suivi et
Initiation Planification Exécution Clôture
contrôle

Plan d’action

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Gestion du temps

• Tenue d’un agenda!


• To Do List
• Éviter éléments perturbateurs – gestion des
interruptions
• Outils de planification – Gantt
(http://www.ganttproject.biz/)

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Diagramme de Gantt

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Les différentes phases d’un projet
(cadre logique)
Réaliser le travail et satisfaire les
objectifs

Suivi et
Initiation Planification Exécution Clôture
contrôle

Activités
Résultats

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Les différentes phases d’un projet
(cadre logique)
Indicateurs
Suivi, évaluation et contrôle de
objectivement l’avancement et des résultats
vérifiables

Suivi et
Initiation Planification Exécution Clôture
contrôle

Identifier les changements nécessaires

Étapes préventives ou correctives


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Gestion « équipe » et relation avec
promoteurs
• A tester
– Check-list relation avec promoteur
(http://www.ulg.ac.be/upload/docs/application/pdf/2012-03/bureau_du_doctorat_-
_ifres_check_list_b.pdf)

– Marché de compétences

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Gestion « équipe » - relation aves
promoteurs
• Pour désamorcer le conflit et faire une critique
constructive: appliquer le DESC.

-Décrire les faits, uniquement.


-Exprimer "mes" états émotifs (ne pas mettre l'autre
en cause mais exprimer ses propres états émotifs en
passant par le « je »)
-Solutions à proposer, adaptées pour l'autre et pour soi
-Conclure, se mettre d'accord et partir sur un nouveau
contrat

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Gestion du budget

- Identifier et estimer les différents postes


budgétaires
- Personnel (bourse doc, technicien, stagiaires, …)
- Amortissement équipement de laboratoire
- Coûts directs
- Consommables (fournitures de labo, de bureau, achats
divers: livres, revues, …)
- Missions/colloques (frais d’inscription, de déplacement,
d’hébergement, impression de posters, …)
- Frais de formations

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Les différentes phases d’un projet
(cadre logique)
Finalisation de toutes les activités

Suivi et
Initiation Planification Exécution Clôture
contrôle

Clôture officielle du projet ou de la phase de projet


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Les différentes phases d’un projet

Suivi et
Initiation Planification Exécution Clôture
contrôle

COMMUNIQUER !!!

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Mind mapping
• Schématiser ses idées
• Aide au processus décisionnel, à la prise de note, à visualiser
des concepts, …
Logiciels: X mind, Freeplane, …

◊ sujet central
◊ 1 nœud = 1 idée
◊ couleurs, images, symboles
◊ Pas plus de 6 ramifications par
idée
◊ Pas plus de 7 niveaux de
connection

Mise en place de
la structure d’un
document
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A vous de jouer !
• En réfléchissant et en discutant
• En expérimentant:
– Nouveaux outils
– Nouvelles techniques

• En continuant de s’informer…

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