Presentacin

Contenido

III

PRESENTACIN
Para los contribuyentes en general y para los contadores en especial,
la rendicin de informacin exgena, utilizando medios magnticos
se volvi algo de cotidianidad, es por ello que buscando brindar una
contribucin que facilite y en un idioma lo menos tcnico posible,
permita facilitar el cumplimiento de estas obligaciones, se hace esta
publicacin.
Para el ao gravable 2010, la Direccin de Impuestos y aduanas
Nacionales, expidi con antelacin (agosto 30 de 2010) las
resoluciones que sealan el contenido y las especificaciones tcnicas
de la informacin a brindar por los diferentes grupos de contribuyentes.
Esta cartilla, esta soportada en su mayora por informacin disponible
en la DIAN, o a travs de su pgina WEB, contenida en resoluciones,
conceptos, etc., pero tambin utiliza, aspectos de manejo de hoja
electrnica Excel, conocimientos propios de contabilidad y tributaria que
todo contador debe mantener actualizados, y sobre todo experiencia
obtenida con la prctica.
JORGE E. BELTRAN TRIANA
Contador Pblico

JORGE ENRIQUE BELTRN TRIANA

Profesional en Contadura Pblica, Especializado en Finanzas Publicas

Nacionales y Territoriales, autor del libro Informacin Exgena en
Medios Electrnicos para la DIAN Aos 2009 y 2010 y de la cartilla
Informacin Exgena en Medios Electrnicos para el Distrito Capital
2009, Docente de Postgrado de la Universidad Piloto en su programa
de Especializacin de Gerencia tributaria, Escritor y Conferencista
permanente del grupo Editorial Nueva Legislacin Ltda. de Bogot
y para la firma Monclou Asociados, de la Asociacin de Contadores
Pblicos del Huila, Cmara de Comercio de Girardot, entre otros.
Asesor y consultor tributario, con experiencia profesional en el sector
Pblico y Privado, de ms de veinte aos, Jefe de Oficina de Control
Interno de entidad Pblica, Auditor ISO 9000 y 14000.

Grupo Editorial
Nueva Legislacin Ltda.
Dirigida por:
Jorge Enrique Chavarro Cadena

Contenido

CONTENIDO
1. GENERALIDADES: ...................................................................3
1.1 Qu informacin puede solicitar la DIAN y basada en que? ..... 3
1.2 Cmo se formula la solicitud de informacin exgena? ............ 4
1.3 Quines deben reportar? ........................................................... 4
1.4 Qu deben reportar los obligados?: .......................................... 7
1.5 Cmo debe presentarse la informacin? ................................. 10
1.6 Quin debe efectuar la presentacin? ..................................... 10
1.7 Qu se necesita para efectuar la presentacin
de informacin exgena? ........................................................... 10
1.8 Cundo se presenta la informacin? ......................................... 10

2. CUADROS SINPTICOS APLICACIN PRCTICA.............13

INFORMACIN DE ENTIDADES VIGILADAS
POR LA SUPERFINANCIERA ...............................................15
Quines?........................................................................................ 15
Qu y cmo deben informar cuentas corriente,
de ahorro y AFC? ............................................................................. 15
Qu y cmo deben informar cuentas corriente,
de ahorro y AFC? ............................................................................. 15
Qu y cmo deben informar inversiones
en certificados o ttulos de depsito? ............................................... 16
Qu y cmo deben informar inversiones
en fondos de valores y fondos mutuos de inversin? ...................... 16
Qu y cmo deben informar los fondos
de pensiones, por ahorros voluntarios? ........................................... 17
Qu y cmo deben informar consumos
con tarjetas de crdito? .................................................................... 17
Qu y cmo deben informarse las ventas
a travs de tarjetas de crdito? ........................................................ 17

VI

Informacin Exgena en Medios Electrnicos para la DIAN

Qu y cmo deben informar los prestamos otorgados? ................ 18

Qu y cmo deben informar las diferencias
presentadas en los estados financieros y
la declaracin de renta y complementarios?.................................... 18

INFORMACIN CMARAS DE COMERCIO ........................19

Qu y cmo deben informar las Cmaras de Comercio
Las sociedades creadas? ................................................................ 19
Qu y cmo deben informar las Cmaras de Comercio
Las sociedades liquidadas? ............................................................. 19

INFORMACIN DE BOLSAS DE VALORES ........................20

Qu y cmo deben informar las Bolsa de Valores? ....................... 20

INFORMACIN DE COMISIONISTAS DE BOLSA ................21

Qu y cmo deben informar los Comisionistas de Bolsa? ............ 21

INFORMACIN REGISTRADURA
NACIONAL DEL ESTADO CIVIL ...........................................21
Qu y cmo debe informar la Registradura? ................................ 21

INFORMACIN NOTARIOS .................................................22

Qu y cmo deben informar los Notarios? .................................... 22

INFORMACIN PERSONAS O ENTIDADES

QUE ELABORAN FACTURAS O DOCUMENTOS
EQUIVALENTES .....................................................................23
Qu y cmo deben informar quienes elaboran facturas? ............. 23

INFORMACIN DE GRUPOS ECONMICOS

Y/O EMPRESARIALES ..........................................................23
Quin debe suministrar la informacin
de los grupos econmicos? ............................................................. 23
Qu y cmo deben reportar los grupos econmicos
la informacin de Estados Financieros Consolidados? ................... 24

Contenido VII

Qu y cmo deben reportar los grupos econmicos

la informacin de compaas subordinadas nacionales? ................ 25
Qu y cmo deben reportar los grupos econmicos
la informacin de compaas subordinadas del exterior? ................ 25

INFORMACIN DE ENTIDADES
PUBLICAS O PRIVADAS QUE CELEBREN
CONVENIOS DE COOPERACIN Y ASISTENCIA
CON ORGANISMOS INTERNACIONALES ...........................26
Quin debe suministrar la informacin
de convenios con organismos internacionales? .............................. 26
Qu y cmo deben reportar las entidades publicas
o privadas que celebren convenios de cooperacin
y asistencia con organismos internacionales? ................................ 26
Qu y cmo deben reportar las entidades publicas
o privadas que celebren convenios de cooperacin
y asistencia con organismos internacionales? ................................. 27

INFORMACIN PARA ESTUDIOS

Y CRUCES DE INFORMACIN .............................................27
Entidades obligadas a suministrar informacin
del Art. 631 del ET ........................................................................... 27
Qu y cmo se deben informar los socios
y accionistas y comuneros? (E.T. Art 631, lit a) .............................. 29
Qu y cmo se deben informar los pagos
o abonos en cuenta? (E.T. Art 631, lit e.) ......................................... 29
Informacin de las entidades
del Rgimen Tributario Especial ...................................................... 34
Qu y cmo deben informar
los Agentes de retencin? (E.T. Art 631, lit b) .................................. 34
Qu y cmo deben informar
las retenciones que le practicaron? (E.T. Art 631, lit c.) ................... 35
Qu y cmo deben informar los descuentos tributarios?
(E.T. Art 631, lit d.)............................................................................ 35

VIII Informacin Exgena en Medios Electrnicos para la DIAN

Qu y cmo deben informar los ingresos?

(ET. Art 631, Lit f.) ............................................................................ 36
Qu y cmo deben informar el impuesto sobre las ventas
descontable y generado? (E.T. Art 631, lit e. y f.) ............................ 36
Cmo se reporta el saldo de pasivos
a 31 dic? (E.T. Art 631, lit h) ............................................................. 37
Cmo se reportan los deudores activos?
(c xc) a 31 de dic (E.T. Art 631, lit i) ................................................. 37
Cmo reportar informacin de declaraciones tributarias?
(E.T. Art 631, lit k,) ............................................................................ 37
Cmo reportar informacin
los Consorcios y Uniones Temporales? ........................................... 38
Cmo reportar informacin de contratos para exploracin
y explotacin de hidrocarburos, gases y minerales? ....................... 39
Cmo reportar informacin de contratos de mandato
o de administracin delgada? .......................................................... 39
Qu informacin adicional deben suministrar
las Sociedades Fiduciarias? ............................................................ 40
Qu informacin deben suministrar los rganos
que financien gastos con recursos del tesoro nacional? ................. 40

3. INFORMACIN A REPORTAR ................................................43

3.1 Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera,
las cooperativas de ahorro y crdito, los organismos
cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del
cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y
los fondos de empleados que realicen actividades financieras
(Resolucin DIAN 8654 del 30 de agosto de 2010) ................... 43
ASPECTOS A TENER EN CUENTA .......................................... 54
3.2 Cmaras de Comercio
(Resolucin DIAN 8655 del 30 de agosto de 2010) ................... 56
COMENTARIOS......................................................................... 60
3.3 Bolsas de Valores y Comisionistas de Bolsa
(Resolucin DIAN 8656 del 30 de agosto de 2010) ................... 61
ASPECTOS A TENER EN CUENTA .......................................... 67

Contenido

IX

3.4 Registradura Nacional de Estado Civil

(Resolucin DIAN 8657 del 30 de agosto de 2010) ................... 68
COMENTARIOS......................................................................... 69
3.5 Notarios
(Resolucin DIAN 8658 del 30 de agosto de 2010) ................... 71
ASPECTOS A TENER EN CUENTA .......................................... 76
3.6 Personas o entidades que elaboren facturas o documentos
equivalentes
(Resolucin DIAN 8659 del 30 de agosto de 2010) ................... 77
ASPECTOS A TENER EN CUENTA .......................................... 82
3.7 Personas naturales, personas jurdicas, sociedades y
asimiladas, y dems entidades, que deben suministrar la
informacin a que se refieren los literales a), b), c), d), e), f),
h), i) y k) del artculo 631 del Estatuto Tributario y el Decreto
1738 de 1998.
(Resolucin DIAN 8660 del 30 de agosto de 2010) ................... 83
ASPECTOS A TENER EN CUENTA ........................................ 126
3.8 Grupos Empresariales
(Resolucin DIAN 8661 del 30 de agosto de 2010) ................ 129
ASPECTOS A TENER EN CUENTA ........................................ 134
3.9 Entidades pblicas o privadas que celebren convenios de
cooperacin y asistencia tcnica para el apoyo y ejecucin de
sus programas o proyectos, con organismos internacionales.
(Resolucin DIAN 8662 del 30 de agosto de 2010) ................. 135
ASPECTOS A TENER EN CUENTA ........................................ 141
3.10 Contribuyentes sujetos al rgimen de precios de transferencia
que se encuentren obligados a preparar documentacin
comprobatoria y presentar declaracin informativa individual
de precios de transferencia
(Resolucin DIAN 11188 del 29 de octubre de 2010) .............. 142
ASPECTOS A TENER EN CUENTA............................................... 147

Informacin Exgena en Medios Electrnicos para la DIAN

4. ELABORACIN DE ARCHIVOS,
VALIDACIN, PRESENTACIN ...........................................151
4.1 Como recolectar la informacin ............................................... 151
4.2 Prevalidador ............................................................................ 151
4.3 Como preparar la informacin .................................................. 160
4.4 Como presentar la informacin ................................................ 161
4.5 Como corregir informacion ....................................................... 165

5. REGIMEN SANCIONATORIO
y FIRMEZA DE LAS DECLARACIONES ..............................171
5.1. REGIMEN SANCIONATORIO ................................................. 171
5.2. FIRMEZA DE LAS DECLARACIONES EXOGENAS .............. 175

6. Suplemento 1 ........................................................................181
INFORMACIN EXOGENA AO GRAVABLE 2.009
Socios y accionistas ....................................................................... 184
Pagos o abonos en cuenta ............................................................ 185
Retenciones en la fuente practicadas ............................................ 187
Retenciones en la fuente que le practicaron .................................. 188
Descuentos tributarios ................................................................... 188
Ingresos recibidos en el ao .......................................................... 189
Impuesto sobre las ventas descontable ......................................... 190
Impuesto sobre las ventas generado ............................................. 190
Acreedores por pasivos ................................................................. 191
Deudores de crditos activos ......................................................... 192
Informacin de las declaraciones tributarias .................................. 193
Informacin de las declaraciones tributarias .................................. 195
Informacin de consorcios
y uniones temporales ..................................................................... 196
Informacin de contratos de asociacin
para exploracin y explotacin minera........................................... 197

Contenido

XI

Informacin de contratos de mandato

o de administracin delegada ........................................................ 197
Informacin adicional
de las sociedades fiduciarias ......................................................... 198
Informacin de los secretarios generales ..................................... 198

7. Suplemento 2 ........................................................................181
Aplicacin PUC
Informacin de socios, accionistas y cooperados .......................... 201
Salarios, prestaciones y demas pagos laborales ........................... 201
Honorarios...................................................................................... 202
Comisiones .................................................................................... 202
Servicios......................................................................................... 202
Arrendamientos .............................................................................. 204
Compras activos moviles ............................................................... 205
Compras activos fijos ..................................................................... 206
Cargos diferidos y/o pagados por anticipado (vr. pagado)............. 208
Amortizacin cargos diferidos y/o pagados por anticipado ............ 209
Aportes parafiscales SENA y caja de compensacin .................... 210
Aportes parafiscales a EPS, ISS Y ARP ........................................ 210
Aportes obligatorios de pensiones al ISS y fondos de pensin ..... 210
Donaciones .................................................................................... 210
Dems costos y deducciones .........................................................211
Retenciones en la fuente practicadas ............................................ 213
Retenciones en la fuente que le practicaron .................................. 213
Descuentos tributarios ................................................................... 214
Ingresos brutos operacionales ....................................................... 214
Ingresos no operacionales ............................................................ 219
Ingresos por intereses, rendimientos financieros........................... 222
IVA.................................................................................................. 222
Pasivos con proveedores ............................................................... 223

XII Informacin Exgena en Medios Electrnicos para la DIAN

Pasivos con compaas vinculadas, accionistas y socios ............. 223

Saldo de obligaciones financieras.................................................. 223
Pasivos por impuestos, gravamen y tasas..................................... 224
Pasivos laborales ........................................................................... 225
Demas pasivos............................................................................... 225
Cuentas por cobrar - clientes ......................................................... 227
Cuentas por cobrar accionistas, socios,
comuneros y compaas vinculadas .............................................. 227
Otras cuentas por cobrar ............................................................... 228
Provision de cartera ....................................................................... 229
Caja ................................................................................................ 229
Informacin inventarios .................................................................. 229
Inventario para ganaderos ............................................................. 235
Vr. Patrimonial dems activos ........................................................ 235
Vr. Patrimonial otros activos ........................................................... 236
Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional ............. 237
Rentas exentas ............................................................................. 237
Costos y deducciones .................................................................. 237
Saldo cuentas corrientes y/o ahorros en el pas ............................ 238
Saldo cuentas corrientes y/o ahorros en el exterior ....................... 238
Valor patrimonial bonos.................................................................. 239
Valor patrimonial certificados de deposito...................................... 239
Valor patrimonial ttulos .................................................................. 240
Valor patrimonial derechos fiduciarios ........................................... 240
Valor patrimonial dems inversiones ............................................. 240
Valor patrimonial acciones o aportes ............................................. 241
Informacin consorcios .................................................................. 242
Informacin contratos de exploracion minera ................................ 243
Informacin de contratos de mandato
o de administracin delegada ........................................................ 246

Contenido XIII

Informacin fideicomisos................................................................ 248

Informacin de los secretarios generales ...................................... 250
Entidades financieras ..................................................................... 251
Registradura Nacional................................................................... 253
Notarios .......................................................................................... 253
Grupos econmicos ....................................................................... 253
Quien elabore facturas ................................................................... 254
Cmaras de Comercio ................................................................... 254
Bolsas de valores ........................................................................... 255
Comisionistas de bolsa .................................................................. 255
Convenio de cooperacion internacional ......................................... 255
Clases de contrato ......................................................................... 255
Pagos o abonos en cuenta ............................................................ 256
Cuadro comparativo de informacin exgena No. 1 ................ 257
Cuadro comparativo de informacin exgena No. 2 ................ 258

8. CALENDARIO........................................................................261