Um Sistema para Gerenciamento de Hotis de Pequeno Porte

Alex Silveira da Rosa1, Rodrigo Prestes Machado1 Curso de Anlise e Desenvolvimento de Sistemas Faculdade de Tecnologia SENAC RS (FATEC/RS) Porto Alegre RS Brasil
alexipmsul@gmail.com, rodrigo@prestesmachado.com.br
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Abstract. This article deals with a system exclusively developed for small hotel businesses. Its goal is to automate simple daily actions in order to solve organizational issues the hotel. This system consists in the creation of a Web application in wich each establishment will mainly take advantage of online leases and reservations. The leasing management foresees the lodgings checking-in and out (in wich changes may occur). Yet, the online reservation management foresees the lodging access by the final client and the validation of the hotel manager. The system allows enable the client management, lodging, products and consumption. Resumo. Este artigo descreve um sistema desenvolvido exclusivamente para hotis de pequeno porte, cujo intuito disponibilizar uma forma de automatizar aes simples do dia-a-dia, resolvendo dificuldades de organizao do hotel. Este consiste na criao de uma aplicao Web, possibilitando a gerncia de diferentes hotis, sendo que cada estabelecimento desfrutar principalmente de funcionalidades como locaes e reservas on-line. O gerenciamento de locaes prev o cadastro (check-in) e fechamento (check-out) das hospedagens. J o gerenciamento de reservas on-line prev o cadastro de locaes pelo cliente e a validao do administrador do hotel. O sistema tambm possibilita a gerncia de clientes, acomodaes, produtos e consumo.

1.

Introduo

A informatizao tornou-se uma necessidade at nos pequenos estabelecimentos, que dispondo de menos empregados, precisam de mais funcionalidades (Eduardo Yzigi, 2001). Com toda a variedade de informaes disponveis para o desenvolvimento das empresas, no raro encontrarmos as que ainda tenham carncia de informatizao com sistemas que descompliquem as aes cotidianas destas. A grande maioria dos hotis de pequeno porte existentes hoje no Rio grande do Sul, no possuem sistema para facilitar o gerenciamento de funes rotineiras, como o cadastro de clientes ou a execuo do check-in (expresso que designa o registro do hspede no hotel). Isso ocorre muito pelos elevados custos das solues existentes e tambm pela pouca oferta de sistemas menores, mas funcionais, logo isso obriga os administradores de hotis a terem solues simples, como por exemplo, anotaes manuais ou a criao de planilhas eletrnicas para ajudar no controle de locaes e reservas. Esta dificuldade acentuada quando se tem o gerenciamento de consumo por locaes. Para este projeto, pequeno estabelecimento ou pequeno porte, so caracterizados como pousadas e hotis pequenos, como exemplo hotis de estrada e de cidades do interior, no descartando hotis da capital que possuem estrutura reduzida. Estes por conseqncia so definidos como estabelecimentos comerciais de hospedagem que oferecem aposentos mobiliados, com banheiro privativo ou no, para ocupao exclusivamente temporria, 1

oferecendo servio completo de alimentao, alm dos demais servios inerentes atividade hoteleira. Visando a dificuldade e o tempo gasto para gerenciar hotis sem ferramentas automatizadas, criou-se uma aplicao com objetivo de propor automatizao nas atividades rotineiras, que so primordiais no gerenciamento da estada de hspedes. O foco principal deste sistema so os hotis de pequeno porte, pois no possuem grande abrangncia para a criao de sistemas de gerenciamento via Web, que caracteriza um dos grandes objetivos deste projeto, junto com a organizao de locaes, consumos de produtos e tambm a reserva on-line. Esta ltima, o cliente pode solicitar reservas via Web e o administrador do hotel pode efetiv-las caso ache propcio. A demanda por sistemas computacionais na Web grande e urgente (Jair Leite, 2002). Assim, com a disseminao da Internet de alta velocidade, os profissionais da rea de Tecnologia da Informao (TI) esto encontrando em ferramentas Web, uma forma econmica para substituio de ambientes desktops. Trazendo o acesso descentralizado, pois no h necessidade de instalao do sistema no cliente; a facilidade na manuteno, uma vez que o sistema estar centralizado e as atualizaes refletem para qualquer usurio; a portabilidade, j que qualquer sistema operacional que tenha um navegador poder acessar o sistema Web; a integrao mais rpida dos dados; e a facilidade de dar suporte ao usurio. O presente trabalho est estruturado em cinco sees onde ser apresentado o desenvolvimento de uma ferramenta para ajudar na gerncia de hotis de pequeno porte. Na seo 2, ser apresentado um estudo comparativo entre ferramentas similares proposta neste projeto. Na seo 3, sero apresentadas as principais funcionalidades, metodologia e arquitetura de desenvolvimento e tecnologias utilizadas no sistema proposto. Na seo 4 fazse o estudo de caso, descrevendo testes e resultados. A concluso e trabalhos futuros sero apresentados na seo 5. Finalmente, a seo 6, apresenta o referencial bibliogrfico utilizado para a escrita do trabalho.

2.

Trabalhos Comparativos

Foram estudados trs sistemas existentes que possuem funcionalidades e caractersticas similares com o software proposto. A descrio dos softwares analisados so as seguintes: O sistema DESBRAVADOR 4.0 (DESBRAVADOR 4.0, 2007) que prev aes rotineiras como check-in e check-out (expresso que designa o encerramento das contas do hspede), e funes de gerenciamento de estoque e financeiro. J o sistema Quops Cosmos (Queps Cosmos, 2005) possui mdulo de locao e hospedagem, financeiro e estoque. E, por fim, o sistema PentHotel (PentHotel FrontOffice, 2001) que tem sua utilizao voltada para a administrao da recepo do hotel. Ambos os sistemas so proprietrios, necessitando de instalao no computador local e possui verso para sistemas operacionais Windows (Microsoft Corporation, 1975). Para chegarmos a uma anlise mais precisa dos sistemas ser apresentada uma tabela comparativa com as funcionalidades consideradas mais relevantes, so elas: Gerncia de reservas on-line: Consiste em cadastrar, editar e visualizar reservas via Web, tanto pelo cliente (pessoa interessada na locao de uma acomodao) quanto pelo administrador do hotel (responsvel pelo gerenciamento do hotel). O sistema deve possibilitar formas seguras para validao da reserva por parte do administrador do hotel. 2

 Gerncia de produtos e consumos: Consiste na incluso de novos produtos e a manipulao dos mesmos. E, tambm, na incluso de consumo para uma determinada locao, selecionando algum produto cadastrado, tendo sua visualizao em locao. O consumo deve ter a possibilidade de ser removido caso necessrio. Outras caractersticas relevantes para conceituar as aplicaes estudadas, fora do escopo de gerenciamento hoteleiro: Acesso descentralizado: A aplicao em questo possui acesso descentralizado, podendo ser acessada de qualquer microcomputador que possua Internet e browser; Sistema no proprietrio (Software Livre ou Open Source): O sistema analisado no possui custo para sua completa utilizao. Atualizaes refletem para todos os usurios: As atualizaes e novas funcionalidades refletem para todos os usurios, sendo elas transparentes para o mesmo. Portabilidade (Acesso de qualquer sistema operacional ou browser): O sistema analisado possibilita ao usurio acess-lo de qualquer sistema operacional ou browser. Segue na tabela 1 uma comparao entre os sistemas estudados e os conceitos apresentados:
Tabela 1 - Comparao dos Sistemas Estudados. Sistemas em anlise Conceito/Funcionalidade Sistema proposto Sim Sim Sim Sim(*) Sim Sim PentHotel No No No No No No DESBRAVADOR 4.0 Sim Sim No No No No Queps No Sim No No No No

Gerncia de reservas on-line Gerncia de produtos e consumos Acesso descentralizado Sistema no proprietrio Atualizaes refletem para todos os usurios Portabilidade

(*) Licena Apache (Apache License): uma licena para software livre (open source) de autoria da Apache Software Foundation (ASF, 1985). Licena que no obriga a disponibilizao do cdigo fonte.

3.

O sistema

A presente seo est estruturada em quatro tpicos, e ser apresentada com a seguinte distribuio: tpico 3.1, principais funcionalidades do sistema; tpico 3.2, metodologias de desenvolvimento; tpico 3.3, arquitetura do sistema; e, por fim, tpico 3.4, tecnologias utilizadas neste projeto. 3.1. Principais funcionalidades O sistema proposto no necessita instalao em uma mquina local, somente de um navegador com acesso a Internet, como por exemplo, o Internet Explorer (IE, 1995) ou o Firefox (Mozilla Firefox, 2004). A aplicao no possui um foco em somente um hotel, o que 3

significa que pode haver o cadastro de vrios hotis distintos, utilizando assim um sistema de concorrncia. Tornando este um portal Web que necessita de logon para acessar as funcionalidades do sistema, possuindo trs tipos de usurios, sendo eles:

Administrador do Sistema (AdmSys): responsvel pelo gerenciamento do portal, dos usurios de acesso de administrao do sistema e hotel e do cadastro de novos hotis. Administrador do Hotel (AdmHotel): responsvel pelo gerenciamento de locaes, reservas, acomodaes, produtos, consumo e clientes. Cliente: Pode cadastrar-se no portal, solicitar e visualizar suas locaes e editar seu cadastro.

Com isso, umas das principais abordagens deste projeto o gerenciamento de locaes, sendo o motivo central da aplicao. Com esta funcionalidade o AdmHotel poder efetuar check-in e check-out, tendo como controle, o status da locao. Segue na Figura 1, o diagrama de estados da locao.

Figura 1 - Diagrama de Estados da Locao

Efetuando o check-in, que consiste no cadastro e hospedagem do cliente, o AdmHotel ir selecionar a data de entrada e sada da locao (Figura 2, tela 1). Com essas informaes o sistema apresenta as acomodaes disponveis para o perodo, os clientes cadastrados, a lista de status possveis, e, por fim, o valor de desconto, caso possua (Figura 2, tela 2). Aps a seleo dos campos citados, ser apresentado o valor total das dirias, que consiste em multiplicar o valor da diria pelo nmero de dirias menos o desconto (quadro 1), este valor no fixo e no decorrer da locao pode ser alterado e recalculado caso surja necessidade (Figura 2, tela 3). A locao ficar disposio para consulta e possveis alteraes de datas, acomodaes entre outras informaes (Figura 2, tela 4). Na Figura 2 podem-se visualizar as etapas para o check-in e visualizao da locao. 4

Frmula: (valor da diria * numero de dirias) desconto = valor total das dirias
Quadro 1 Frmula para Clculo do Valor Total da Locao

Figura 2 - Fluxo de Cadastro e Listagem da Locao

Outra funcionalidade importante a de reservas on-line. Esta consiste no cadastro pelo cliente de uma locao em um determinado hotel. Com isso o cliente acessa o portal e tem a opo de cadastro de locao, podendo escolher o perodo e a acomodao desejada. Por fim, essa locao ser includa no sistema como uma solicitao de reserva, que aparecer para o administrador do hotel e o mesmo poder efetivar a reserva ou no. Ao acionar o boto Efetivar Locao, ser apresentado um aviso informando que ser efetivada a locao e enviado um e-mail de confirmao ao cliente (Figura 3). Caso efetive a reserva, o cliente ir receber um e-mail confirmando a locao (Figura 4).

Figura 3 - Tela que apresenta a lista de solicitaes de reservas e a efetivao da mesma.

Figura 4 E-mail de confirmao da efetivao da reserva

O cliente tem a possibilidade de visualizar as informaes, podendo verificar consumos, valores e caso deseje at mesmo cancelar uma solicitao de reserva ou reserva efetivada. A locao depois de efetivada, ou seja, o hspede estar dentro da acomodao, poder receber consumo. Esta opo depender de um cadastramento prvio do produto. O consumo ser cadastrado em cada locao, que ter a opo de adicionar diversos itens e se necessrio exclu-los (Figura 5).

Figura 1 - Tela de Detalhes da Locao e Consumos

Aps o fim do perodo de locao, o AdmHotel ir finalizar a locao atravs da operao de check-out, que consiste em fechar a conta, somando o valor total das dirias mais o valor total consumido, resultando no valor total a pagar (Quadro 2), na Figura 6 temos a tela de check-out. Por fim, a locao receber o status de finalizado, adicionando o valor total na tabela de faturamento. Frmula: (valor total das dirias + valor total consumido) = valor total a pagar
Quadro 2 Frmula para Clculo do Valor Total a Pagar

Figura 2 - Tela de Check-out

O sistema tambm disponibiliza uma tela onde so exibidas todas as acomodaes disponveis e com locaes ou reservas. Esta parte do sistema chamada de Mapa de Acomodaes e est ilustrada na Figura 7.

Figura 3 - Mapa de Acomodaes

3.2.

Metodologia de desenvolvimento

A metodologia de desenvolvimento utilizada foi o Modelo Iterativo, que concebido com base nas limitaes do modelo em cascata, combinando as vantagens deste com as do modelo Prototipao. A idia principal a de que um sistema deve ser desenvolvido de forma incremental, onde cada incremento vai adicionando ao sistema novas capacidades funcionais, at a obteno do sistema final. A cada passo realizado, modificaes podem ser introduzidas (Metodologias, 2006). Para este projeto, foram escolhidas trs abrangncias de desenvolvimento para cada iterao, sendo elas: projeto, que compreende a atividade de construo de modelos que expliquem as caractersticas ou o comportamento de um software; codificao, que compreende a criao do cdigo; e anlise, que so necessrios para a validao do cdigo. A escolha da forma de evoluo do projeto se deve ao desenvolvimento evolutivo proposto. Este projeto foi dividido em 7 (sete) Iteraes, sendo elas: 1. Gerncia de dados: Fez-se a criao da gerncia de hotis pelo AdmHotel; a gerncia de usurios pelo AdmSys; a gerncia de cliente pelo AdmHotel; e a gerncia de acomodaes pelo AdmHotel. 2. Gerncia de Sesses: Fez-se a criao do sistema de login para trs grupos de usurios (AdmSys, AdmHotel e Cliente). 3. Gerncia de Locao I: Fez-se a criao da gerncia de produtos pelo AdmHotel; o cadastro e edio de locaes pelo AdmHotel; e o cadastro de consumo durante a estada do cliente pelo AdmHotel. 4. Gerncia de Locao II: Fez-se a contabilizao dos custos ao finalizar locao (check-out) e o grfico de acomodaes; 5. Gerncia de Reserva I: Fez-se o cadastro de clientes via portal; a solicitao de reservas pelo Cliente; e a opo de efetivar reservas por parte do AdmHotel. 6. Gerncia de Reserva II: Fez-se o cadastro de reservas por parte do AdmHotel; o cancelamento de reservas por parte do Cliente; o envio do e-mail de efetivao e de cancelamento da reserva. 7. Gerncia do portal: Fizeram-se as funcionalidades de edio de cadastros; e o design e leiaute do portal. 3.3. Arquitetura de desenvolvimento

Foi escolhido para este projeto o padro MVC (Model-View-Controller ou ModeloViso-Controlador) que fornece uma maneira de dividir a funcionalidade envolvida na manuteno e apresentao dos dados de uma aplicao (Eric Freeman e Elisabeth Freeman, Head First Design Patterns, 2007). Ele separa a aplicao em trs partes principais: o model representa os dados e possui a lgica de negcio; a view representa a visualizao dos dados; e o controller manipula e roteia as requisies dos usurios. Entre as vantagens esto: facilidade na manuteno (cdigo organizado, depurao isolada de camadas e alteraes numa camada no afetam outras); simplificao da incluso de funcionalidades; melhora a estabilidade e facilita o reuso.

, tambm, utilizando o conceito de Servlet, para gerenciamento do controller, que basicamente uma classe que processa requisies e respostas dinamicamente, proporcionando dessa maneira novos recursos aos servidores. Essa tecnologia disponibiliza ao programador da linguagem Java (Java, 1991) uma interface para o servidor Web (ou servidor de aplicao), atravs de uma API (Application Programming Interface ou Interface de Programao de Aplicativos). As aplicaes baseadas no Servlet geram contedo dinmico e interagem com os clientes, utilizando o modelo request/response. Os servlets normalmente utilizam o protocolo HTTP (Hypertext Transfer Protocol), apesar de no serem restritos a ele. (Brian Basham, Kathy Sierra e Bert Bates, 2005) 3.4. Tecnologias utilizadas

Nesta seo sero apresentadas, brevemente, as tecnologias utilizadas para desenvolvimento deste projeto. A escolha destas tecnologias foi motivada, no apenas por serem gratuitas, mas tambm por terem grande aceitao no mercado. A linguagem de programao predominante no projeto Java. Java mlti plataforma. Quando um programa Java compilado um cdigo intermedirio gerado, chamado de bytecode. Este bytecode interpretado pelas mquinas virtuais Java (JVMs) para a maioria dos sistemas operacionais. Java uma linguagem poderosa em ambientes distribudos complexos como a Internet. Mas sua versatilidade permite ao programador ir alm, oferecendo uma poderosa linguagem de programao de uso geral, com recursos suficientes para a construo de uma variedade de aplicativos que podem ou no depender do uso de recursos de conectividade. O Tomcat um servidor Web Java, mais especificamente, um container de Servlets, e possui algumas caractersticas de um servidor de aplicao e tem a capacidade de atuar tambm como servidor Web, assim ele prov um servidor Web HTTP puramente em Java. Desenvolvido pela Apache Software Foundation (ASF, 1985), distribudo como software livre. O MySQL um sistema de gerenciamento de banco de dados (SGBD), que utiliza a linguagem SQL (Linguagem de Consulta Estruturada ou Structured Query Language) como interface. atualmente um dos bancos de dados Open Source mais populares do mundo, pois possui consistncia, alta performance, confiabilidade e fcil de usar (MySQL AB, 1995).

4.

Estudo de caso

Para validar a soluo proposta neste artigo, foi realizado um estudo de caso que apresentado na seo 4.1. A utilizao do sistema testada e validada por usurios da rea de hoteleira. 4.1. Cenrio de validao

Visando organizao e o gerenciamento de locaes e reservas on-line foram propostos testes de usabilidade para 10 (dez) usurios de nvel bsico que representam usurios de conhecimento inicial do segundo semestre do Curso Superior de Tecnologia em Hotelaria do SENAC/RS. Tambm se teve 4 (quatro) usurios de nvel avanado que representam os que possuem pleno conhecimento em administrao hoteleira. Os testes propostos foram os seguintes: 10

Cenrio A: Cadastro de um novo cliente e, conseqentemente, o cadastro de uma locao para um determinado perodo e tipo de acomodao (check-in). Posteriormente, foi adicionado consumo a locao e, por fim, foi feito o check-out da locao. Seguem abaixo as perguntas feitas para os usurios com suas respectivas respostas: 1) O sistema apresentado atende a necessidade de organizao no cadastro de clientes? Sim, parcialmente ou no.

Nvel Bsico Nvel Avanado

40% Sim

60% Parcialmente 100% Sim

2) O sistema apresentando atende a necessidade de organizao no cadastro de locaes (check-in)? Sim, parcialmente ou no.

Nvel Bsico Nvel Avanado

50% Sim

50% Parcialmente 100% Sim

3) O sistema apresentado atende a necessidade de organizao de consumos para cada locao cadastrada? Sim, parcialmente ou no.

Nvel Bsico Nvel Avanado

100% Sim 100% Sim

4) O sistema apresentado atende a necessidade na efetuao de check-out da locao? Sim, parcialmente ou no.

Nvel Bsico Nvel Avanado

50% Sim

50% Parcialmente 75% Sim 25% Parcialmente

Cenrio B: Cliente acessa o portal, cadastra-se, efetua login e verifica que existe possibilidade de solicitar uma reserva. Cliente solicita uma reserva, colocando o perodo e acomodao desejada. O AdmHotel verifica que existe uma nova solicitao de reserva no sistema e aps analisar a mesma resolve efetiv-la. Por fim, o sistema envia um e-mail de confirmao ao cliente. Seguem abaixo as perguntas feitas para os usurios com suas respectivas respostas:

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1) O sistema apresentando atende a necessidade de cadastro e login do cliente? Sim, parcialmente ou no.

Nvel Bsico Nvel Avanado

100% Sim 100% Sim

2) O sistema apresentado atende a necessidade de clientes efetuarem reservas online? Sim, parcialmente ou no.

Nvel Bsico Nvel Avanado

50% Sim

50% Parcialmente 75% Sim 25% Parcialmente

3) O sistema apresentado atende a necessidade de validao da reserva por parte do AdmHotel e a confirmao de efetivao da locao? Sim, parcialmente ou no.

Nvel Bsico Nvel Avanado

50% Sim

50% Parcialmente 75% Sim 25% Parcialmente

5.Concluso e trabalhos futuros

Neste artigo foi apresentada uma alternativa, diferente das existentes atualmente, para o gerenciamento de hotis de pequeno porte. Com esta alternativa, hotis que no possuem sistema automatizado para gerenciar locaes e reservas, entre outros pontos, podero ter uma boa organizao das tarefas dirias. Outro ponto importante, neste projeto, foi o desenvolvimento de um sistema para ambiente Web, que proporciona aos usurios maior mobilidade e portabilidade, levando em considerao que aplicaes com esta funcionalidade quase sempre so criadas para desktop. Como foi exposto na validao, o sistema proposto possui os requisitos necessrios para auxiliar o administrador do hotel. Suas funcionalidades foram testadas alcanando uma mdia de 63% de aceitao com usurios de nvel bsico e 90 % de aceitao com usurios de nvel avanado, que so conhecedores da realidade da administrao hoteleira. Segue o Grfico 1 para visualizao dos resultados.

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Avanado

90% Aceitao

Bsico 0% 20% 40%

68% 60% 80% 100%

Grfico 1 - Resultados expostos no estudo de caso

Umas das reivindicaes dos usurios foi a criao do mapa de ocupao para controle da ocupao das locaes, a aplicao j possui um mapa de acomodaes que disponibiliza parcialmente esta funcionalidade de uma forma mais geral, mostrando todas as locaes disponveis e ocupadas. Tambm foi sugerida a validao do cadastro do cliente de forma que no possibilite a incluso de vrios usurios de uma mesma mquina, este controle seria feito por Endereo IP (Internet Protocol) e tambm controle por CPF ou CNPJ para evitar fraude. Por fim, foi indicada a colocao do campo observao no cadastro do cliente, para que o mesmo possa especificar interesses e necessidades. Para trabalhos futuros, fica a inteno de agregar a este projeto, outros mdulos, utilizando a estrutura j desenvolvida para facilitar ainda mais o gerenciamento hoteleiro, tendo a abordagem no desenvolvimento das sugestes passadas pelos usurios. J em segundo plano, ser proposta a criao do mdulo de gerenciamento financeiro, que disponibiliza formas de organizar despesas e receitas. Tambm, a criao do mdulo de estoque que apresenta formas de organizar a entrada e sada de produtos. Ainda, em trabalhos futuros, existe a possibilidade da sofisticao da usabilidade do sistema, agregando a tecnologia Ajax (Ajax ou Asynchronous Javascript And XML, 2005) ou Flex (Adobe Flex, 2004), que torna as pginas mais interativas ao usurio, utilizando-se de solicitaes assncronas de informaes.

6.

Referncias bibliogrficas

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