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Verso 1.0
( este documento perde a validade quando outra for publicada )
20/03/2011
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Sumrio
Introduo....................................................................................................................................................4 Instalao..................................................................................................................................................... 4 Executar o Sistema de Ordem de Servio .................................................................................................11 Ativao do Registro..................................................................................................................................11 Tela de Login.........................................................................................................................................12 Menu Cadastro.......................................................................................................................................15 Recursos para a operao e gerenciamento da tela de Cadastro........................................................16 Menu Servios........................................................................................................................................... 18 Programa de OS Ordem de Servio....................................................................................................18 1.Incluir um Servio...........................................................................................................................19 2.Pesquisar um Servio em Andamento............................................................................................ 19 Imprimir Recibo da Ordem de Servio..............................................................................................21 Recursos disponveis somente no Mdulo Financeiro...........................................................................22 Acessar Servios Realizados..................................................................................................................24 Relatrios...............................................................................................................................................25 Consultando e Imprimindo Servios em andamento......................................................................25 Imprimindo Servios Realizados ......................................................................................................25 Opes de Impresso......................................................................................................................... 25 Visualizao do Relatrio na tela...................................................................................................... 26 Caixa..........................................................................................................................................................27 Controle de Caixa...................................................................................................................................... 27 Configurando o Controle de Caixa.................................................................................................... 27 Plano de Contas..................................................................................................................................27 Caixas.................................................................................................................................................27 Lanamento de Crdito / Dbito........................................................................................................28 Consultando movimentaes no Caixa..............................................................................................28 Relatrio Simples...............................................................................................................................28 Relatrio por Grupo...........................................................................................................................29 Controle Financeiro................................................................................................................................... 30 Controle de Cheques..............................................................................................................................31 Incluso..............................................................................................................................................31 Consulta............................................................................................................................................. 31 Registrar o Depsito do Cheque........................................................................................................ 32 Relatrio de Cheques.........................................................................................................................32 Contas Receber....................................................................................................................................33 Contas Receber....................................................................................................................................33 Incluir uma Conta.............................................................................................................................. 33 Modo de Exibio das Contas............................................................................................................33 Imprimindo Contas Receber........................................................................................................... 34 Quitar uma Conta...............................................................................................................................35 Quitar vrias Contas...........................................................................................................................35 Tipo de recebimento para vrias contas.............................................................................................36 Consultar............................................................................................................................................36 Consultar Vrias.................................................................................................................................36 Contas Atrasadas................................................................................................................................36 Contas Pagar........................................................................................................................................37
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Incluir Contas Pagar........................................................................................................................37 Pesquisar uma conta...........................................................................................................................38 Arquivo Inativo..................................................................................................................................38 Saldo das Movimentaes..................................................................................................................39 Segurana...................................................................................................................................................40 Controle de Acesso................................................................................................................................ 40 Cadastrar Usurio...............................................................................................................................40 Alterar Senha..................................................................................................................................... 40 Perfil do Usurio................................................................................................................................40 Backup....................................................................................................................................................... 41
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Introduo
Este manual contm informaes importantes para a correta instalao e utilizao do sistema de Ordem de Servio e mdulo financeiro. Antes de iniciar o processo de instalao leia todas as informaes aqui contidas.
Instalao
Execute o arquivo instalar.exe. Ao executar aparecer a tela abaixo: Clique em avanar
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Na tela ao lado, exibido o local da instalao. Clique em avanar para manter a o local padronizado. Para instalar em outro local, Informar o caminho ou clicar em procurar.
A tela Procurar Pasta exibe as pastas existentes no computador. Selecione a pasta desejada e clique no boto OK, depois em Avanar.
Na tela ao lado, clique em Avanar. Ser criado a pasta CenterClick no menu iniciar.
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Ao exibir a tela ao lado, clique em OK para que seja instalado o Gerenciador de Banco de Dados Firebird-2.0.3. Esse programa distribudo por outra empresa. Se o programa j estiver instalado em sua mquina, exibir a seguinte mensagem:
Se a mensagem acima no aparecer, significa que sua mquina ainda no tem o Firebird2.0 instalado e executando. Clique em Seguinte para iniciar o processo de Instalao do FireBird.
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Aps ler o contrato de Licena, Clique em Seguinte para aceitar e iniciar o processo de instalao do Firebird 2.0
Clique em Seguinte para que o FireBird 2.0 seja instalado no local padro recomendado.
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Clique em Seguinte
Clique em Seguinte
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Agora, clique em Instalar para iniciar a cpia dos arquivos para o computador.
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xaz Pronto! Deixe marcada a opo Executar Ordem de Servio Clique em Concluir para Finalizar a instalao. O Sistema de Ordem de Servio ser executado.
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Ativao do Registro
Ao executar o sistema pela primeira vez, ser exibida a tela para ativao do Registro. Nessa tela ser necessrio digitar a chave para ativao do registro. Para obter a chave, seguir os seguintes passos: Copiar a identificao do produto exibida no campo da figura ao lado. Enviar para o e-mail: suporte@centerclick.com.br No e-mail, informar: Assunto: Registro Nome completo Identificao do produto Exemplo: Assunto: Registro JOS DA SILVA C38D-058A-ECD0-6FBD Envie o e-mail e aguarde o retorno.
Voc receber um e-mail contendo a chave para efetuar o Registro. Digite a chave corretamente nos campos acima e clique no boto Efetuar Registro.
Pronto! Agora seu sistema est licenciado e ativado para uso permanente. Seu sistema poder ser utilizado normalmente. Basta executar o sistema novamente, pelo cone, na rea de trabalho, ou em Programas, no Menu Iniciar. Observaes importantes:
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Tela de Login
Ao Clicar no cone do Programa, ser exibida a tela de Login. Digite o Login e a Senha. Deixe a opo Mdulo Administrativo, selecionada como o padro e clique no boto OK.
Ao clicar em OK, o sistema iniciar. Observao: A senha do administrador disponibilizada atravs do envio de e-mail ao cliente.
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Tela Principal
A tela abaixo contm o menu do Sistema, onde possvel acessar as telas dos programas para manuteno e consulta dos dados, conforme a figura abaixo.
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Menu Cadastro
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Primeiro Registro
Registro Anterior
ltimo Registro
Procurar Registro Procurar Registro Procurar Registro Ao preencher os campos, basta clicar em Confirma
Prximo Registro
Novo Registro
Alterar Registro
Cancelar Registro
Na tela ao lado realizado cadastramento dos clientes. Esse procedimento necessrio para que o Servio ou venda seja relacionado com o cliente.
Na tela ao lado realizado o cadastro da tabela de municpio, que ser utilizado para informar o municpio do endereo do cliente.
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Na tela ao lado realizado o cadastro da tabela de Bairro, que ser utilizada para informar o Bairro do endereo do cliente.
Segue abaixo, outras tabelas de dados que so indispensveis para o funcionamento do sistema: a\ ea
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Menu Servios
No menu Servios possvel gerenciar todos os processos, utilizando programas para abertura de Ordem de Servio, emitindo relatrios estatsticos.
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1. Incluir um Servio
Nessa tela necessrio o cadastro das informaes bsicas. Os campos data e hora recebem os valores automaticamente, conforme o horrio do sistema, mas podero ser atualizados. Informar tambm o cliente que dever ser pr-cadastrado ou se preferir registrar a OS para um cliente ainda no cadastrado, desmarcar a opo Cliente Cadastrado e digitar o nome no campo livre. Aps o registro da OS, poder ser cadastrado o cliente. Aps preencher os demais campos, basta clicar no boto Gravar para terminar o registro da OS.
Para exibir todas as informaes do Servio, basta dar um duplo clique ou Pressionar a tecla ENTER no Servio selecionado.
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Clique na Guia Soluo para descrever os servios realizados para a correo do problema.
Clique na Guia Peas/Equipamentos para E digite a quantidade, descrio e valor dos componentes utilizados para realizao da manuteno do equipamento. Depois clique em Adicionar.
Para excluir basta clicar no item desejado e aps destacar o item, clicar no boto Excluir.
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Imprimir
Ser exibido na tela o comprovante da Ordem de Servio com todas as informaes. Para imprimir basta clicar no boto Imprimir, localizado na barra superior da tela.
Encerrar um Servio
Clique no boto Encerrar Servio. Ser exibida a tela ao lado. Se ainda no estiver preenchido o campo Servios executados, preencha as informaes, confirme os dados do tcnico, data, hora e Clique no boto Gravar.
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Aps gravar o Encerramento da Ordem de Servio, o programa exibir a tela de opes para pagamento. Selecione a opo de pagamento e tecle ENTER.
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Pagamento Vista
Ao clicar na opo Vista, ser exibida a tela de Lanamento de Crdito no Caixa. Automaticamente os campos: Data, Histrico, n. do documento e Conta ser preenchidos, podendo ser alterados. Devendo ser preenchido o campo Valor e Caixa. Aps o preenchimento dos campos, clique em gravar. Pronto! Esse Lanamento ficar registrado no Fluxo do Caixa, no mdulo financeiro, podendo ser consultado no Programa de Controle de Caixa.
Pagamento Prazo
Ao clicar na opo Vista, ser exibida a tela de Lanamento de Crdito no Caixa. Automaticamente os campos: Data, Histrico, n. do documento e Conta ser preenchidos, podendo ser alterados. Devendo ser preenchido o campo Valor e Caixa. Aps o preenchimento dos campos, clique em gravar. Pronto! Esse Lanamento ficar registrado no Fluxo do Caixa, no mdulo financeiro, podendo ser consultado no Programa de Controle de Caixa.
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Total de Cheques a registrar. Ao clicar na opo Cheque, ser exibida a tela de Lanamento Cheques. Informar o nmero de cheques e valor total. Ao receber um cheque, por segurana, o sistema exige o pr-cadastramento do cliente. Informe o cliente e emitente. Preencha os dados do cheque nos campos e no final selecione o caixa que ir receber os cheques. Clique em Gravar para finalizar o registro.
Essa tela semelhante a tela de Servios em andamentos. Qualquer servio executado poder ser reaberto. Basta clicar no boto na parte superior direita. Voc poder navegar por todos os Servios executados atravs das setas de direo, conforme o padro de telas do sistema. Poder alterar, excluir, consultar ou imprimir uma segunda via do Recibo.
Clique em Reabrir O.S. para que ela retorne a tela de O.S. em andamento.
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Relatrios
Consultando e Imprimindo Servios em andamento
Para acessar os relatrios de Servios, aponte para Relatrios no Menu Servios Com os dois relatrios ao lado ser possvel visualizar todos os servios em andamento, filtrando por Cliente ou listando todos os servios. Ao clicar na opo Servios em andamento conforme a figura acima, Ser aberta a tela para realizar a consulta, conforme a figura ao lado. A consulta poder ser filtrada por Cliente. Aps escolher o tipo de consulta, basta clicar no boto Consultar. Para imprimir os resultados da consulta, basta clicar no boto Imprimir. Ser gerado um relatrio na tela, pronto para ser impresso, bastando para isso clicar no cone referente a impressora conforme a figura abaixo.
Ao lado, um exemplo de relatrio. Para imprimir, clicar no boto na barra de tarefas do relatrio.
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Caixa
Controle de Caixa
Na tela Principal do Sistema, aponte o mouse para o menu Caixa e depois clique em Controle de Caixa, conforme a figura acima. Ser exibida a tela de Controle de Caixa, conforme a figura ao lado.
Plano de Contas
A tela de Plano de Contas apresenta algumas contas cadastradas de Dbito e Crdito. Conforme a necessidade ser possvel incluir outras contas para utilizao nos lanamentos do caixa. Clique em imprimir para listar as contas.
Caixas
No menu Configuraes clique na opo Caixa, conforme a figura acima. possvel registrar diversos caixas, conforme sua necessidade.
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Relatrio Simples
Ao clicar em Imprimir ser exibida a opo ao lado. Selecione a opo desejada e clique no boto Imprimir para visualizar o relatrio na tela.
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Controle Financeiro
No menu Controle Financeiro ser possvel realizar todas as operaes financeiras da empresa e gerenciar todas as informaes de maneira simples e segura.
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Controle de Cheques
Incluso
Na tela acima ser registrado todos os cheques provenientes de servios ou vendas, e tambm de outras origens. Nela ser possvel: Incluir um cheque. Navegar entre os cheques para manuteno ou consulta. Consultar cheques por cliente Excluir um Cheque Registrar o depsito do cheque e devida compensao em um caixa, que poder ser uma conta bancria.
Para incluir um cheque, basta clicar no cone Incluir Registro, conforme exemplo acima que ser exibida a tela para o preenchimento do cheque. Aps preencher todos os dados do cheque, clique em gravar e observe que o cheque registrado j estar no controle de cheques. Para cadastrar vrios cheques de uma vez, basta informa o Nmero de cheques digitar, conforme exemplo acima.
Consulta
Clique no cone Procurar. Ser exibida a tela ao lado. Inicialmente sero listados todos os cheques cadastrados aguardando depsito. Se preferir, informe o cliente e clique no boto Consultar. Dessa forma ser listado apenas os cheques do cliente selecionado.
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Relatrio de Cheques
Clique no menu Relatrio na tela Controle de Cheques. Ser exibida a tela ao lado. Informe o Perodo desejado. possvel tambm filtrar por Cliente, Banco e emitente. Se desejar, marque as opes de Filtros e informe os valores desejados. Depois clique no boto Imprimir. Ser exibido a listagem com todos os cheques em aberto e o valor total de cheques, conforme a tela que ser exibida logo abaixo.
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Nessa tela informe o perodo desejado. Para imprimir todas as contas de um cliente, basta marcar a opo Informar Cliente. Para gerar o relatrio na tela, basta clicar no boto Imprimir.
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Para quitar a conta, escolha a opo Tipo de recebimento. O Recebimento poder ser vista ou em Cheque. Informe a data do Pagamento e o valor a ser Pago. Clique em Confirmar. Conforme o Tipo de recebimento escolhido, a tela correspondente ser exibida. Para Recebimento vista, a tela Lanamento de Crdito no Caixa ser exibida e para Cheque a tela Incluso de Cheques ser exibida. As telas Lanamento de Crdito no Caixa e Incluso de Cheque sero explicadas detalhadamente mais adiante. Se o valor a ser pago for inferior ao total da conta, a conta permanecer em aberto, porm constando o pagamento no quadro de pagamentos efetuados na tela principal de Contas receber. Se o valor pago for igual ou maior ao valor da conta, o registro da conta ser quitado e transferido para o Arquivo Inativo no programa de Contas Pagas, que veremos mais adiante.
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Ao clicar nos botes Dinheiro e Cheque, ser exibida a tela correspondente para a entrada do valor. Conforme foi visto nesse manual anteriormente, basta informar os dados e clicar no boto Gravar para que seja registrado o valor do pagamento.
Contas Atrasadas
Ao clicar nos botes Dinheiro e Cheque, ser exibida a tela correspondente para a entrada do valor. Conforme foi visto nesse manual anteriormente, basta informar os dados e clicar no boto Gravar para que seja registrado o valor do pagamento.
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Contas Pagar
possvel nessa tela registrar todas as compras e compromissos futuros. Emitir relatrios do tipo listagem por perodo de data do pagamento e por fornecedor, com totalizador do valor para pagamento. Dessa forma, ser possvel gerenciar todos os compromissos e planejar os investimentos futuros. Para acessar ao programa, clique no menu Contas Pagar, no menu Controle Financeiro , conforme a figura abaixo:
Para incluir uma conta, clique no boto Incluir Registro na barra de tarefas. Preencha todos os campos e clique em gravar. Essa conta ser exibida na tela acima Manuteno de Contas Pagar e poder ser consultada.
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Ser exibida uma grade com todas as contas pagar. Pata selecionar uma conta, basta dar um clique sobre o item desejado.
Arquivo Inativo
Para acessar contas recebidas, pagas e cheques depositados, Clique em Arquivo Inativo e escolha a opo desejada.
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Segurana
Controle de Acesso
As opes para o gerenciamento de acesso aos programas so realizadas no menu Sistema, Segurana. possvel Cadastrar Usurio, alterar Senha, conceder ou restringir acessos.
Cadastrar Usurio
Clique no boto Incluir Registro Informe o nome para Login, Informe uma senha, repita a senha, clique em Confirmar.
Alterar Senha
Informe o Login, senha atual e digite a nova senha.
Perfil do Usurio
A tela ao lado possibilita disponibilizar programas ao usurio selecionado ou restringir o acesso. Aps cadastrar um usurio, torna-se necessrio a permisso de programas ao novo usurio. Obs.: O usurio ADM tem a permisso total.
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Backup
Ao utilizar o sistema, os dados registrados sero armazenados em um banco de dados localizado em seu computador. Para que se tenha a garantia da integridade dos dados, torna-se necessrio a cpia de segurana dos dados. A freqncia dessa cpia poder ser definida pelo administrador. Recomendamos que seja realizada no mnimo, uma cpia por dia. Segue abaixo a tela para efetuar o Backup do banco de dados:
Clique no boto Gerar Backup. Aguarde a mensagem de realizao do backup. Verifique o local do arquivo gerado. Geralmente o arquivo ser gerado no endereo c:\Sistemas\ O nome do arquivo criado com o dia do ms. Exemplo: Copia_dia_08.gbk Observao importante: Para finalizar a cpia de segurana necessrio efetuar a cpia do arquivo gerado para uma mdia removvel. Um CD, DVD, Pendrive ou outro dispositivo de armazenamento de arquivos.