Mdulo: Contabilidad General Instructivo: POSTEO AL MAYOR GENERAL

Controles y Procesos

Introduccin El presente instructivo describe los procesos que se seguirn para poder realizar un posteo al mayor, operacin que se sigue para poder modificar FISICAMENTE los balances del Libro Mayor a partir de los movimientos de las distintas cuentas, contenido en el Diario de Movimientos. Es propio sealar los siguientes cuidados que deben observarse antes de realizar este proceso: 1. Este proceso se realiza en un solo sentido: no puede deshacerse una vez ya se ha concluido, nicamente a travs de la restauracin de un copiado de respaldo (backup), y a manos de personal autorizado por SSP para estos efectos. 2. Antes de realizar fsicamente el proceso, se debern listar todos los reportes necesarios, los cuales debern ser firmados y autorizados por el personal al mas alto nivel de la empresa que tenga bajo su responsabilidad el rea de la contabilidad.

Verificacin Mensual de Aspectos Contables Los siguientes controles debern verificarse mensualmente antes de proceder con un posteo al mayor general. Esta verificacin se realiza por lo general al ltimo da de cada mes calendario, o a la fecha de la Conciliacin Bancaria, en caso que la misma corte al final del mes: 1. Facturacin (ventas directas) vs. CxC y Caja General.- Verificar que la facturacin del mes concilie con las cuentas de dbito: a. Cuentas por Cobrar, por las Ventas a crdito, y b. Caja General por las Ventas al contado. Se utiliza el Reporte del Mayor General versus el Reporte de Ventas del mismo perodo. 2. Caja General vs. Cuentas por Cobrar y Ventas al Contado.- Verificar que los valores de Caja General son el resultado de Cobros, mas Ventas al Contado, mas Recibos de Ingreso por Cuentas a Pagar (Aportaciones), Depsitos de Ahorros, Depsitos de Valores, menos Retiros de Ahorro en Efectivo. Se utiliza el Reporte del Mayor General versus los Reportes de Cobros y de Ventas y Caja del mismo perodo. 3. Caja General vs. Bancos.- Verificar que las entradas (dbitos) a Caja General han sido transferidas al Banco (o que al menos, el balance que aparece en esta cuenta en el Mayor General corresponde con el primer depsito del siguiente perodo). Se utiliza el Reporte del Mayor General, verificando que la cuenta de Caja General aparece en cero.

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4. Cuentas por Cobrar control vs. Auxiliares de CxC.- Verificar que la sumatoria de los Auxiliares de Cuentas por Cobrar sean igual al balance o saldo registrado en la cuenta control de Cuentas por Cobrar en el Mayor General. Se utiliza el Reporte del Mayor Genera versus el Reporte del Auxiliar de Cuentas por Cobrar. 5. Cuentas por Pagar (control) vs. Auxiliares de CxP.- Verificar que la sumatoria de los Auxiliares de Cuentas a Pagar sean igual al balance o saldo registrado en la cuenta control de Cuentas por Pagar en el Mayor General. Se utiliza el Reporte del Mayor Genera versus el Reporte del Auxiliar de Cuentas a Pagar. 6. Bancos vs. Conciliacin Bancaria.a. Verificar cuales de los cheques emitidos han sido pagados dentro del mismo perodo para comprobar los valores de cheques en trnsito; b. Verificar que los cargos bancarios por servicios del banco (Notas de Dbito Bancarias) han sido ingresadas al sistema; c. Verificar que las Notas de Crdito Bancarios (por pagos de intereses ganados) han sido ingresadas al sistema;

d. Verificar que el total de Depsitos registrados en la contabilidad coincidan con lo registrado por el banco, y as determinar si hay Depsitos en Trnsito, as como cualquier otro dbito o crdito por transferencia, o cualquier otro movimiento registrado por el banco. Se utilizan los Estados de Cuenta Bancarios y los Estados de Conciliacin Bancaria impresos por el sistema. 7. Justificacin de Pagos vs. Soporte de dichos pagos.- Verificar que todos los pagos estn soportados con sus facturas o recibos.

Se recomienda que estos controles se apliquen mensualmente al ltimo da de cada mes calendario. Para el mes de diciembre se recomienda que las operaciones de ese mes concluyan al da 30 de diciembre, dejando el ltimo da del mes (31 de diciembre) para registrar las Entradas al Diario que se originan a partir del Dictamen de Auditora, o fruto de cualquier ajuste, previo al Cierre anual. Esta recomendacin aplicar de igual manera en diferentes fechas, para el caso de que la empresa presente un cierre del ao fiscal diferente al final del ao calendario. Existen otros controles que se aplican a un perodo mayor (bimensual, trimestral, etc.), tales como la verificacin de inventario fsico mediante conteo fsico, lo cual valida la aplicacin del mtodo de inventario perpetuo, aunque en las empresas mas organizadas este control forma parte del juego de controles mensuales descritos anteriormente. Antes de realizar el Cierre anual de Contabilidad, se debern observar los siguientes controles adicionales: 1. Origen de las cuentas.- se deber verificar que el origen de las cuentas corresponde al correcto. 2. Clase de las cuentas.- se deber verificar que las cuentas Reales corresponden con los grupos 1, 2 y 3; y que las cuentas Nominales corresponden con los grupos 4, 5 y 6. 3. Cuentas de Orden.- verificar los balances de las cuentas de orden. Para esto se utilizar el Reporte del Mayor General, impreso con corte al 30 de diciembre de cada ao, o fecha de cierre del ao fiscal.

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Proceso paso a paso: 1. Comprobaciones.- Antes de iniciar este proceso, algunas verificaciones debern llevarse a cabo: Debe verificarse que la primera entrada a postear (cronolgicamente hablando), corresponde a una fecha que es posterior a ese primer da de posteo. Por ejemplo, si vamos a postear el mes de Abril del ao 2000, debemos verificar que ninguna entrada aparece en el Diario de Movimientos, ANTES DEL 1ro DE ABRIL DEL 2000. Para esto se ingresa por Datos > Contabilidad > Entradas al Diario, pulsando luego la tecla de <Inicio> o <Home> para moverse al primer registro. La primera lnea muestra la fecha de la primera Entrada que se va a postear. Si esta verificacin no se cumple, comunquese con el Administrador del Sistema para sanear esta situacin. El total de Dbitos y Crditos del Diario de Movimientos debe ser igual y no presentar diferencias. Para verificar esto se ingresa por Reportes > Contabilidad > Diario de Movimientos, y se pide el diario del periodo a postear, seleccionando Previsualizar. Una vez terminado esto, se pulsa la tecla <Fin> o <End> para ir a la ultima pgina y comprobar los totales. En caso de que esta verificacin no resulte, se localiza la diferencia y se corrige. Una manera fcil de encontrar la diferencia es a partir de este mismo listado cuando aparece en pantalla, donde buscaremos la palabra DIF. La ltima verificacin se trata de comprobar que el Reporte del Mayor General no posee diferencias. Se lista por Pantalla, en resumen, y se comprueba en la ltima pgina (Balance de Comprobacin Pre-cierre). 2. Diario de Movimientos.- Este listado se imprime con el fin de revisar las operaciones de diarizacin realizadas a travs de Entradas al Diario y a travs de la misma interfase a contabilidad del Sistema. Se ejecuta seleccionando desde el Men Principal las opciones de Reportes > Contabilidad > Diario de Movimientos y luego seleccionando las fechas para las cuales se quiere listar el Diario, as como para cuales tipos de documentos. Con respecto a esto ltimo, si se deja en blanco esta seleccin se listara el Diario para todos los tipos de operaciones, mientras que si por ejemplo se seala el tipo de documentos correspondiente a C1, reconocido como las diarizaciones del Libro de Bancos al registrar los cheques, el Diario de Movimientos solo contendr este tipo de documentos. Para este proceso, se debe observar que al final, en la ltima pgina cuadren los totales de dbitos y crditos, garantizando as que el sistema por partida doble funcion. En caso contrario, debe localizarse cual de las operaciones diarizadas fue la que fall para su correccin por parte de personal autorizado. Tambin es comprensible que este listado puede ser particularmente largo en algunas empresas donde se realicen muchas operaciones con los auxiliares del sistema, y la decisin de imprimir o no imprimir este reporte corresponder al personal encargado de la contabilidad de la empresa. 3. Listado del Mayor General (Pre-posteo).- Este otro listado es de particular inters, en el cual se obtendrn los resultados de los balances de las cuentas del catlogo o carta de cuentas, en papel, antes de proceder al posteo fsico de las operaciones diarizadas. Los balances, tal y como aparezcan en este listado corresponde a los valores tal y como quedarn en los archivos de la computadora, despus de concluido este proceso. Para producir este otro listado, se procede, desde el Men Principal a Reportes > Contabilidad > Mayor General y una vez all, se contestan las opciones para producir el listado, correspondientes a la fecha de corte a la cual se requiere realizar l posteo, y si se desea imprimir en Detalle (incluyendo todos los detalles de los movimientos y referencias que modificaron un balance de una cuenta de detalle), o Sumaria (no incluyendo lo anterior, siendo un reporte mas corto). Este reporte debera imprimirse en detalle nicamente para archivo, cuando ya se vaya a realizar l posteo definitivo. Despus de realizado l posteo, no se puede reimprimir este reporte. De suma importancia resulta tambin la obtencin del Balance de Comprobacin PreCierre, el cual indica si existe una diferencia en la aplicacin de las cuentas del Diario General del perodo que se va a postear.

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4. Copia de Respaldo.- Es necesario realizar una copia de como estaban los archivos antes de realizar l posteo. Es la nica salvacin en caso que se desee retroceder el proceso de posteo al mayor, y a realizar con este diskette de parte de personal autorizado por SSP para esto. 5. Posteo al Mayor.- Una vez realizado TODO lo anterior, se proceder a este paso, siguiendo desde el Men Principal Clculos > Posteo al Mayor y a continuacin solo se solicitar la fecha de corte, coincidiendo para esto con la que se utiliz para el paso 2 en este instructivo. A partir de all el proceso transcurrir solo hasta el final. An as, el nico error que pudiese ocurrir es motivado por la presencia de algn registro que contenga un movimiento con una cuenta de detalle que no aparezca en el catlogo de cuentas, situacin que tambin ocurrira de aparecer un registro en blanco.

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