Sistema de Gestin de la Calidad

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1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE Cdigo: 122121 Regional: Bogot Estructura Formacin curricular o Programa Fecha: Mayo 2011 Centro de formacin: Servicios financiero de Duracin en horas, etapa 440 Lectiva Duracin en horas, etapa 440 productiva Total en horas, de la Formacin Duracin en horas: 108

TCNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

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NORMA DE COMPETENCIA: 1- Producir los documentos que se originen de

las Funciones Administrativas, siguiendo la norma tcnica y la legislacin vigente. 2- Apoyar el sistema de informacin contable en concordancia con la normatividad.

Unidad de Aprendizaje:

Duracin en horas: 108

Modalidad(es) de formacin: PRESENCIAL Resultados de Aprendizaje: 1. Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semntica y de sintaxis, las normas tcnicas colombianas vigentes para la elaboracin y presentacin y las normas de gestin de la calidad. 2. Elaborar los documentos comerciales, contables y ttulos valores teniendo en cuenta normas contables y comerciales. Actividad de Enseanza Aprendizaje Evaluacin: Guas, trabajo autnomo, talleres Duracin en horas: 73 presenciales 35 autnomas

2. INTRODUCCIN
Continuando en su proceso de autoformacin en el tema de Administracin, en donde en esta ocasin reforzaremos los temas en cuanto a la planeacin y/o direccionamiento estratgico al interior de la empresa, as mismo daremos un breve repaso a las normas gramaticales ya que son de gran importancia a la hora de elaborar los diferentes tipos de documentos comerciales e

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iniciaremos en la parte contable el cual es un tema que va muy de la mano con el perfil del ASISTENTE ADMINISTRATIVO. 1. PLANEACION ESTRATEGICA Retomando el tema en la gua anterior, daremos los lineamientos y conceptos en cuanto a la MISION, VISION, OBJEYTIVOS, POLITICAS Y METAS al interior que toda organizacin y/o empresa debe definir para as mismo tener el horizonte claro a lo que se dedicara la empresa desde el mismo momento de su creacin. MISIN: Se puede definir misin a lo que se decida y a quien sirve con su funcionamiento una empresa, orientando y planificando todo el funcionamiento de ella misma. La Misin proyecta la singularidad de tu organizacin, sin importar el tamao. Idealmente la Declaracin de la Misin debe constar de 3 partes: 1. Descripcin de lo que la empresa hace, 2. Para quin est dirigido el esfuerzo, el target, el mercado objetivo. 3. Presentacin de la particularidad, lo singular de la organizacin, el factor diferencial VISION: Es a lo que pretende llegar y proyectar una empresa en el futuro mediante la realizacin de sus objetivos, estas por lo general se planifican en un lapso de tiempo de 2 aos. Respndete Qu es lo realmente queremos? Debe ser factible alcanzarla, no debe ser una fantasa. La Visin motiva e inspira. Debe ser compartida. Debe ser clara y sencilla, de fcil comunicacin OBJETIVOS CORPORATIVOS: Una organizacin no posee un nico objetivo, sino que al igual que existen distintos niveles dentro de una organizacin, tambin existen distintos objetivos, segn para cada realizacin de la empresa. Los objetivos de los distintos niveles jerrquicos se deben acomodar para las necesidades de las diferentes dependencias y sobre todo de acuerdo con la norma de cada empresa. POLITICAS: Manera de alcanzar objetivos bajo procedimiento establecido y conocido por los agentes componentes de la organizacin. "Es un plan permanente que proporciona guas generales para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones especficas. MANUAL DE FUNCIONES: Es un libro que confiere todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y operacin del rea correspondiente. Este manual documenta los conocimientos, experiencia y tecnologa del rea, para hacer frente a sus retos y funciones, con el propsito de cumplir adecuadamente con su misin. El manual describe la organizacin formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidades. Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe o trabajador por escrito lo que se espera de l, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de la empresa. MATRIZ DOFA: Una vez definido el sueo, el horizonte, cuando ya podemos visualizar esa catedral que vamos a construir, debemos pasar inmediatamente a la accin. El primer paso es saber exactamente donde estamos parados, cual es la situacin del terreno, con qu elementos contamos, o que tenemos que adquirir, que sabemos hacer bien, o que tenemos que aprender a hacer y con quien vamos a competir. Esta herramienta, tambin conocida como matriz FODA o anlisis SWOT, en ingls, fue concebida
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originalmente para la enunciacin y evaluacin de estrategias de negocios. Es fundamentalmente utilizada en el medio empresarial, sin embargo es igualmente aplicable a personas, situaciones, pases, negocios, relaciones. DOFA son las siglas de: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Fortalezas y debilidades est referido a los factores internos a la empresa, que agregan o restan valor. Entre las fortalezas y las debilidades se cuentan los recursos, activos, habilidades, y cualquier elemento susceptible de aportar valor. Oportunidades y amenazas son elementos externos, y como tales estn fuera del control directo de la empresa. Estn incluidos en estos la competencia, la demografa, economa, poltica, factores sociales, legales o culturales. El procedimiento para crear una matriz DOFA es bastante simple: para cada uno de los cuatro cuadrantes, se hace una lista de factores. A continuacin, se les asigna un valor o ranking, dependiendo de las prioridades de la empresa o ente que se evala. 2. GRAMATICA Dando paso y para apoyar el proceso anterior es muy importante recordar las normas gramaticales para las normas de redaccin elaboracin y construccin de prrafos, siglas acrnimos y abreviaturas, as mismo a travs de los siguientes ejercicios recordaremos la aplicacin de las normas mencionadas. A continuacin encontrars una serie de tcnicas que te ayudarn a mejorar tu expresin escrita as como a evitar determinados errores que frecuentemente se cometen al redactar. Cada una de estas tcnicas va acompaada de actividades para que puedas practicarlas. REGLA ACTIVIDADES

Orden sintctico.- Por el 1. Rectifica el orden de estas oraciones: momento, acostmbrate a Hacia la entrada giraron su cabeza los asistentes. construir las oraciones con la En un banco del parque dej el fotgrafo la cmara. siguiente ordenacin: Lo he elegido este tema porque me parece muy interesante. SUJETO VERBO Al gobierno canario para su proyecto el empresario exigi mejoras. COMPLEMENTOS. Concordancia.- Comprueba 2. Corrige estas oraciones: que los sujetos concuerdan Mi primo de ocho aos se le antoj tirar un petardo. con los verbos en nmero y No me impresiona nada tus palabras. persona. Ten cuidado con la Durante el fin de semana hubieron varios espectculos teatrales. confusin de yo y a m, t y a Mara le gustaba mucho hacer deporte. ti, etc. Me molestan mucho este tipo de personas. Repeticiones.En la escritura ha de evitarse la repeticin de una misma palabra. A veces la podemos sustituir por un sinnimo o directamente suprimirla. Tambin debe evitarse la repeticin de algunas palabras de la misma familia 3. Corrige estos textos evitando repeticiones: Manolo es corpulento. Sus hombros son anchos, sus brazos son largos y sus manos son grandes y fuertes. En mi pueblo hay un monasterio antiguo. En el monasterio hay un claustro grande y en el claustro hay esculturas de mrmol. El director intent convencernos de que acudiramos por la tarde, pero no pudo convencer a mis compaeros. Lo malo del deporte es que un exceso de deporte puede provocar lesiones. La reunin que se reuni ayer termin a las diez.

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Conjunciones.Una 4. Corrige estos textos. repeticin que debe evitarse No he venido antes porque perd el autobs porque me entretuve en es la de ciertas conjunciones el trabajo. como porque, y, etc. Algunas Me perd cuando sal del hotel cuando iba hacia el teatro. veces pueden sustituirse por Primero se cortan las patatas, luego se fren, luego se echa la signos de puntuacin. cebolla y luego se mezcla todo con el huevo. Adverbios en -mente.5. Sustituye uno de los adverbios que aparece en estas oraciones: Cuando aparezcan dos Me tena que presentar urgentemente en su casa. Rpidamente sal adverbios en -mente muy hacia aquel lugar. prximos, sustituye uno por Respondi secamente que iba a actuar amablemente conmigo. un adjetivo o por una locucin Sal inmediatamente de all y cerr suavemente la puerta. adverbial. Adjetivos.- Intenta ser parco 6. Escribe estas oraciones eliminando los adjetivos que sean en el empleo de los adjetivos, innecesarios: innecesarios cuando los Discutimos por una pequea cosilla sin importancia. sustantivos estn bien El fro hielo calm la quemazn ardiente de la herida. elegidos. Pero utiliza el El terrible conflicto se origin principalmente por dos grandes adjetivo cuando sea preciso. causas. 7. Simplifica estas oraciones sustituyendo las proposiciones de Proposiciones de relativo.- La relativo por adjetivos o participios: abundancia de proposiciones La asamblea que se reuni el da 13 tom la medida que ya te he de relativo hace que los dicho. textos resulten pesados y Esa es la obra que he citado y a la que alude el crtico. dificulta su claridad. El ro que se desbord por la lluvia baja de una montaa que est Sustityelas siempre que cerca del pueblo. puedas por adjetivos o Los que son partidarios de la medida apoyaron la propuesta que participios. present Ana. 8a. Sustituye decir por otro verbo de significado ms preciso: El ministro dijo su plan para sanear la economa del pas. No ha dicho a nadie lo que ha visto. Precisin expresiva.- Evita, Le pregunt y dijo que no lo haba visto. siempre que puedas, las Mi padre le dijo que si lo haba encontrado y l volvi a decir que no. palabras "comodn" de 8b. Sustituye hacer por otro verbo de significado ms preciso: significado poco preciso. Los terroristas hicieron un terrible atentado. En el barrio han hecho un edificio de ocho plantas. Mozart hizo esta sinfona a los nueve aos. El proyecto fue hecho por cuatro personas. 9. Vuelve a escribir las oraciones que te parezcan incorrectas: Ya va siendo hora de que vengas. Dequesmo.- Evita el uso El alcalde plante de que se limpiara la zona. incorrecto de la preposicin No piensas de que deberamos comprar un ordenador nuevo? "de" ante la conjuncin "que". No me acordaba de que iban a venir. Me parece injusto de que los notarios ganen tanto. Los defectos de las siguientes frases tienen relacin con alguna de las reglas vistas anteriormente. Indica cul es la regla y luego intenta mejorar la redaccin: 1. En mi casa hay muchos problemas porque no hay dinero y hay muchas cosas que arreglar.
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2. En la oscura noche los malvados criminales huyeron dejando sus pisadas en la blanca nieve. 3. Cuando su padre le dice que lo va a castigar l le dice que le da igual. 4 .A la playa el viernes pasado fueron muchos alumnos de tercero de excursin. 5. Mis padres me felicitaron porque aprob las matemticas porque hice un gran esfuerzo. 6. Le rob limpiamente el baln y lo pas inteligentemente a un compaero desmarcado. 7. Me encantara de que te lo compraras. 8 .Estas son las medidas que han adoptado los Estados Unidos y que no acepta la Comunidad Europea. 9. En aquella playa no haban tantos turistas. Ahora que has trabajado todas las reglas, debes revisar y corregir las siguientes frases mal redactadas: 1. Los jvenes no se dan cuenta en el vicio que se estn metiendo 2. Hay mujeres que los maridos las amenazan 3. Lo he elegido porque me parece este tema muy interesante 4. Es uno de esos temas que siempre hablan la gente 5. Esas cosas son la mayora de la gente por las que mueren, pero la gente no se dan cuenta 6. La mayora en estos casos las vctimas somos las mujeres A continuacin tienes un texto completo mal redactado. Debes seguir los siguientes pasos: 1) Localiza los errores. 2) Vuelve a escribir el texto, pero mejorando en lo posible su redaccin. El sbado pasado estuve en la fiesta del Instituto Lope de Vega y lo pas estupendamente porque rpidamente me anim. En la fiesta haba muchas chicas que eran guapsimas y tambin muchos amigos mos y tambin una msica muy guay. En la fiesta estuve durante dos horas ms o menos y estuve muy a gusto. Mi amigo Ricardo me present a una amiga que se llamaba Mari Pepi que me dijo que me conoca y que yo le dije que tambin la conoca porque me sonaba su cara porque la haba visto mucho por el barrio. Mari Pepi fumaba mucho continuamente y luego me dijo que si yo fumaba y yo le dije que no fumaba y luego se fue a bailar con unas amigas y yo no fui porque yo, la verdad, es que no me apeteca bailar yo solo con tantas chicas que no conoca y prefer irme con Ricardo otra vez que me lo paso mejor. 3. Ahora desarrollaremos una pequea introduccin a la parte contable, ya que como habamos mencionado anteriormente, esta es una materia muy importante que va ligada a la parte administrativa en muchos de los quehaceres diarios de un Administrador, as que iniciaremos con conocer que son los ttulos valores. TITULOS VALORES: Son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autnomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de participacin, y de tradicin o representacin de mercancas. Requisitos legales. El art. 621.del c.c., establece los requisitos para los ttulos valores: Adems de lo dispuesto para cada ttulo-valor en particular, los ttulos-valores debern llenar los requisitos siguientes: 1. La mencin del derecho que en el ttulo se incorpora, y

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2. La firma de quin lo crea. La firma podr sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del ttulo, por un signo o contrasea que puede ser mecnicamente impuesto. Clasificacin de los ttulos valores. Segn su derecho incorporado: Ttulos jurdico-obligacionales o cambiarios: Se definen como aquellos que incorporan un derecho de crdito. Ej. Cheque, letra de cambio, pagar (incluye los creados por las tarjetas de crdito) entre otros. Ttulos jurdico-personales o de participacin: Estos se definen como aquellos que atribuyen a su titular una determinada posicin en el mbito de una entidad organizada. Ej. Las acciones de las S.A. Ttulos jurdico-reales o de tradicin: Vienen definidos como aquellos que incorporan la posesin y en muchos casos la disponibilidad de unas determinadas mercancas. Ej. El depsito en almacenes generales. (CDM). Segn la circulacin: Ttulos nominativos: Se definen como aquellos que designan como titular a una persona determinada, persona cuya titularidad se recoge en el propio ttulo valor. El ejemplo ms claro lo constituye el cheque nominativo. S el ttulo valor nominativo est emitido individualmente, debe dirigirse al deudor, s no, este puede negarse a pagar al nuevo acreedor. S por el contrario el ttulo valor nominativo est emitido en serie, la comunicacin deber emitirse al emisor. Ttulos valores a la orden: Son aquellos que designan como titular a una persona determinada pero permiten la designacin de otros titulares en el propio documento. Ej. Letra de cambio: aqu aparece un titular originario llamado librador si bien este puede transmitir a travs del endoso a un nuevo tomador. Ttulos valores al portador: Son aquellos que legitiman como titular al mero poseedor siempre que exista justa causa determinante de la transferencia posesoria (legtima al poseedor causal). Los ttulos valores se transmiten a travs de la mera transferencia posesoria siempre que esta obedezca a una causa lcita o por negociacin como el factoring. CONCEPTO DE DOCUMENTOS SOPORTES CONTABLES Los soportes contables son de gran importancia no slo por la comprobacin o justificacin de la transaccin, sino que adems se constituyen en un elemento esencial para el registro en la contabilidad. Son prueba integra y verificable por terceras personas. El Art. 123 decreto 2649 de 1993 establece que los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronolgico y de tal manera que sea posible la verificacin. Los documentos soportes contables deben contener por lo menos la siguiente informacin: Nombre o razn social de quien lo emite Nombre del documento Nmero consecutivo Ciudad y fecha de expedicin Nombre o razn social de con quien se hace la operacin comercial Valor en cifras y en letras Concepto de la transaccin Firmas de quien elabor, revis, aprob y contabiliz el documento Codificacin contable del documento.
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3. 1.

PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

De acuerdo al punto No. 1 PLANEACION realice las siguientes actividades:

1.1. Realice la Misin, visin, Objetivos Corporativos, Polticas, la matriz D.O.F.A., y el manual de funciones para cada puesto de trabajo desarrollado al interior de su empresa. 1.2 Investigue los pasos para la elaboracin de polticas empresariales. 1.3 Investigue que son las metas de la empresa y elabrelas para su organizacin 1.4 Cul es la diferencia entre Manual de funciones y manual de procedimientos? 1.5 Investigue los pasos para la elaboracin de polticas empresariales. 2. De acuerdo al punto 2 GRAMATICA realice las siguientes actividades: 2.1. Cules son las normas generales de redaccin? 2.2. Cuntos tipos de prrafos existen? Elabore un ejemplo con una experiencia personal por cada uno. 2.3. Qu es una oracin y como se compone la misma? 2.4. Qu es una SIGLA, ACRONIMO Y ABREVIATURA, cual es la diferencia entre cada una de ellas? Y d 50 ejemplos de cada una. 2.5. Realice todas las actividades expuestas en el cuadro anteriormente anexado. 3. De acuerdo al Punto 3: 3.1 Identifique de acuerdo a la clasificacin dada cuales son los ttulos valores correspondientes con su respectivo lleno de los requisitos legales y con las caractersticas para cada ttulo valor. Dibuje cada uno de ellos. 3.2 Cules son los tiempos de caducidad de los ttulos valores? 3.3 Cules son los documentos no contables?, Ejemplos de cada uno de ellos. 3.4 Cules son las normas legales vigentes para el archivo y conservacin de los documentos legales? 3.5 Investigue el concepto y clasificacin de los documentos contables.

4. EVALUACIN EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE Evidencias de conocimientos

Conocimientos en la planeacin estratgico y ttulos valores. Reconocimiento reglas gramaticales Ortografa, redaccin, legibilidad, precisin. Socializacin desarrollo de proyecto Desarrollo de gua(as) Lista de chequeo Sustentacin

CRITERIOS DE EVALUACION

TECNICAS E INSTRUMENTOS DE EVALUACION

Evidencias de Desempeo
Portafolio de evidencias Ortografa, redaccin, legibilidad, precisin y elaboracin. Exposiciones, evidencias, socializacin

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5. AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDCTICOS

Guas, Biblioteca, Aulas presenciales

6. BIBLIOGRAFIA
www.google.com.ar www.ccb.gov.cosupersociedades .gov.co. http://www.datacredito.com http://www.covinoc.com http://www.cifin.com http://www.superfinanciera.gov.co http://www.gerencie.com/category/emprendimiento www.monografas .com

Cdigo de comercio. Gua Legis para la pequea empresa. 2009. LEGIS LEGIS. Manual de retencin en la fuente. 2010 LEGIS. Cartilla laboral. 2010 DIAN. Manual de IVA. 2009 Normas Contables. Editorial Lito imperio 2008 Fierro, ngel Mara. Contabilidad de activos. ECOE EDICIONES www.empresariosaldia.com
www.worldwritting.com

Elaborada por: ANDREA DEL PILAR LOPEZ Y CARLOS Fecha ROJAS Ajustada por: Fecha

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