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DocuWare version 7
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DocuWare GmbH
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Sommaire
1 Une nouvelle architecture technique pour toutes les tailles d’entreprise 5

1.1 Meilleure convivialité dans la nouvelle gestion des utilisateurs ....................6

1.2 Synchronisation d'utilisateurs pour DocuWare Cloud ...................................7
1.3 Installation simplifiée des solutions On Premises .........................................8

2 La collecte de données améliorée et simplifiée 9

2.1 Autoindex : nouvelle interface ........................................................................9

2.2 Surveiller et modifier automatiquement les entrées d'index ........................ 10
2.3 Démarrer Autoindex pour un document spécifique ..................................... 10
2.4 Le service de validation vérifie les entrées de formulaire ............................ 12
2.5 Masques de saisie pour les champs de formulaire ...................................... 13
2.6 Afficher et masquer les champs de formulaire avec une règle associée ..... 14
2.7 Liens et textes formatés pour les formulaires .............................................. 16
2.8 Protection en écriture pour les formulaires avec des
formulaires fusionnés ................................................................................... 17
2.9 Stockage intelligent des emails – Gestion des doublons ............................ 17
2.10 Les configurations d'imprimante et d'importation deviennent
le « traitement de documents »..................................................................... 18
2.11 Plus de champs « Montant » pour Intelligent Indexing ................................ 20
3 Autres nouveautés et améliorations de la convivialité dans la version 7 22

3.1 Utilisation de DocuWare ............................................................................... 22

3.1.1 Connexion DocuWare simplifiée avec DocuWare Cloud ........................................ 22
3.1.2 Fermer l'aperçu de la numérisation encore plus vite .............................................. 22
3.1.3 Nouveaux noms pour les utilisateurs de processus de travail ................................. 22
3.1.4 Afficher le document et l'historique des tâches de processus de travail terminées .. 22
3.1.5 Gestion des erreurs lors des décisions de processus de travail automatiques ........ 23

3
3.2 Configurer et gérer DocuWare ...................................................................... 23
3.2.1 Configuration DocuWare plus claire ....................................................................... 23
3.2.2 Nouveau module : rapports d'audit ........................................................................ 24
3.2.3 Nouveau module : transfert de documents............................................................. 26
3.2.4 Nouveau droit fonctionnel « Traitement de documents » ........................................ 27
3.2.5 Bac pour les utilisateurs importés automatiquement .............................................. 28
3.2.6 Sauvegarde redondante des données d'index dans les fichiers DWX .................... 28
3.2.7 Modifier les champs standard lors de la création d'une armoire.............................. 28
3.2.8 Inscription à DocuWare Administration via l'authentification Desktop Apps............. 29
3.2.9 Configuration requise modifiée .............................................................................. 29

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 Une nouvelle architecture technique pour toutes les tailles d’entreprise

1 Une nouvelle architecture technique pour toutes

les tailles d’entreprise

DocuWare version 7 – nouveau socle technique pour notre offre Cloud, pour une gestion
documentaire performante. La nouvelle architecture optimise les performances, la stabilité et
l'évolutivité, faisant de DocuWare Cloud l'outil idéal pour les PME, ETI et les grands
comptes. Et puisque le cloud et les solutions On Premises fonctionnent sur la même
architecture et intègrent le même niveau de fonctionnalités, tous les clients bénéficieront de
ce renouveau technologique.

Points forts de la technologie dans la nouvelle version :

▪ Les armoires et les bacs ont été complètement ré-implémentés. A la place de Content
Server DocuWare version 7 utilise les dernières technologies et fonctionne avec des
bases de données optimisées dans une architecture durable. L'avantage perceptible
pour tous les utilisateurs : des performances nettement meilleures. Rechercher environ
50 % plus vite, stocker les documents environ 35 % plus vite, modifier les données
d'index environ 75 % plus vite, pour ne citer que quelques exemples.
▪ Un nouveau moteur de Workflow garantit que vos tâches de processus de travail sont
contrôlées encore plus rapidement et de manière plus fiable. Ce moteur permet
également une gestion plus facile (à la page 23) si un processus de travail se trouve
confronté à une erreur.
▪ Toutes les tâches DocuWare Desktop sont désormais traitées directement à partir de
DocuWare Platform. Ainsi, les utilisateurs bénéficient d'une meilleure évolutivité qu'avec
les composants Desktop Server précédents.
▪ La gestion des utilisateurs (à la page 6) se trouve désormais dans la
Configuration DocuWare. La nouvelle technologie et la nouvelle interface facilitent
grandement la création et l'attribution de droits à de nombreux utilisateurs du système.
▪ La synchronisation des utilisateurs (à la page 7) entre Active Directory et
DocuWare Cloud figure également dans les nouveautés. Les utilisateurs et les groupes
ne doivent être gérés, par example créés ou supprimés, que dans le système principal.
Une gestion simplifiée et cohérente des utilisateurs est désormais également possible
pour les clients DocuWare Cloud.
▪ L’application App a été également repensée pour de meilleures performances et une plus
grande utilisation de DocuWare mobile.
▪ Une nouvelle configuration du serveur (à la page 8) garantit une installation plus facile et
plus rapide pour les solutions On Premises. Des rôles différents remplacent le choix des
composants à installer.
La combinaison de tous ces changements garantit une meilleure évolutivité du système. Le
travail avec DocuWare en est facilité, notamment pour DocuWare Cloud et les installations
sur site plus importantes.

Informations techniques supplémentaires :

▪ Changements avec DocuWare version 7 : pour tous ceux qui prévoient de mettre à
niveau leur système sur site

5
 Une nouvelle architecture technique pour toutes les tailles d’entreprise

1.1 Meilleure convivialité dans la nouvelle gestion des

utilisateurs
Composant : Configuration DocuWare

Dorénavant, les utilisateurs et leurs droits peuvent être gérés facilement et clairement dans
la configuration de DocuWare.

En quelques clics, un nouvel utilisateur est créé avec un bac personnel et tous les droits
nécessaires pour ses tâches. Les droits peuvent être attribués à l'utilisateur comme
d'habitude par le biais de son appartenance à des groupes et à des rôles et par l'attribution
de fonctions, de profils de fonctions et de profils d'armoires. Vous pouvez également indiquer
les boîtes de dialogue et les timbres que le nouvel utilisateur peut utiliser ici. Si le nouveau
collègue s'est enregistré via le message électronique d'inscription envoyé automatiquement,
il peut démarrer l’utilisation de DocuWare immédiatement.

La nouvelle interface intuitive facilite la création d'un nouvel utilisateur

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 Une nouvelle architecture technique pour toutes les tailles d’entreprise

Applications
▪ Créer des utilisateurs et leur attribuer des droits, des boîtes de dialogue et des timbres
▪ Modifier les droits d'utilisateur
▪ Débloquer les utilisateurs bloqués par des tentatives de connexion infructueuses
▪ Modifier le mot de passe pour des utilisateurs ou envoyer un message électronique
correspondant aux utilisateurs
▪ Supprimer des utilisateurs

Avantages
▪ Fournissez aux nouveaux utilisateurs les droits nécessaires et un bac initial
immédiatement lors de la création. Vous profiterez ainsi d'un démarrage en douceur avec
DocuWare.
▪ Débloquez un utilisateur ou envoyez un message électronique d'inscription en un clic
directement depuis la vue d'ensemble des utilisateurs.
▪ Lors de la suppression d'un utilisateur, supprimez également les bacs et autres
configurations ou transférez-les à l'administrateur. Ainsi, le système DocuWare est
toujours en ordre.
▪ La recherche et le filtrage dans la vue d'ensemble des utilisateurs simplifient
l'administration des utilisateurs dans les systèmes avec de nombreux utilisateurs

Comment faire

La nouvelle administration des utilisateurs se trouve dans la section Général de la

Configuration DocuWare.

1.2 Synchronisation d'utilisateurs pour DocuWare Cloud

Composant : Applications d'administration DocuWare

Avec les systèmes DocuWare Cloud, vous pouvez désormais facilement synchroniser les
utilisateurs et les groupes de votre domaine avec votre système DocuWare Cloud via LDAP,
sans avoir à créer manuellement les utilisateurs DocuWare dans DocuWare. Ainsi, la gestion
des utilisateurs est nettement plus facile, en particulier pour les solutions avec un grand
nombre d’utilisateurs.

Avantages
▪ Utilisateurs et groupes automatiques et cohérents dans le domaine et dans DocuWare
▪ La création d'utilisateurs et de groupes une seule fois au lieu de deux vous fait gagner du
temps
▪ Créez de nouveaux groupes DocuWare directement depuis l'interface de synchronisation
▪ Planification individuelle pour la synchronisation automatique

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 Une nouvelle architecture technique pour toutes les tailles d’entreprise

Comment faire

Installez l'application de synchronisation d'utilisateurs via Installation du client > Outils

d'administration. L'application est disponible pour les systèmes DocuWare Cloud et sur site.
Tous les utilisateurs et groupes d'Active Directory qui n'existent pas lors de la première
utilisation de l'outil dans DocuWare sont synchronisés avec DocuWare.

1.3 Installation simplifiée des solutions On Premises

Composant : installation de serveur

L'installation du serveur a été entièrement repensée, de sa technologie à l'assistance

utilisateur, en passant par sa conception. L'installation d'un nouveau système sur site
DocuWare est désormais plus simple et plus stable que jamais. Au lieu d'activer de manière
sélective des composants DocuWare individuels pour l'installation, il vous suffit de
sélectionner l'un des trois rôles que l'ordinateur serveur du système DocuWare doit
exécuter : fournir des services pour les clients, pour le traitement en arrière-plan ou pour le
traitement du plein texte. Cela facilite également l'installation sur plusieurs machines serveur
pour les grands comptes.

En outre, la mise à niveau d'un système existant est simple et fiable, puisqu'une simulation
est d'abord effectuée. S'il fonctionne sans erreur, vous pouvez mettre à jour votre système
en toute tranquillité. Sinon, un rapport détaillé vous dira comment procéder avant la mise à
niveau.

Applications
▪ Installation d'un nouveau système DocuWare sur site
▪ Mettre à niveau un système sur site existant vers la version 7

Avantages
▪ Choix aisé des composants DocuWare à installer à l'aide des rôles de serveur
▪ Assistance utilisateur intuitive dans beaucoup moins de boîtes de dialogue
▪ Plus grande stabilité de l'installation : plus de préconditions sont vérifiées dès le début et,
après chaque étape intermédiaire, un retour transparent est fourni à l'utilisateur.
« Nouvelle tentative » également possible avec des étapes intermédiaires échouées.
▪ Facilité d'extension du système et installation de systèmes distribués

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 La collecte de données améliorée et simplifiée

2 La collecte de données améliorée et simplifiée

La collecte de données est toujours la première étape fondamentale pour la gestion

documentaire et la bureautique. DocuWare offre un grand nombre d'options et d'outils pour
rendre cette étape largement automatisée, sans saisie de données inutile et chronophage.
Avec la version 7, de nouvelles fonctionnalités sont disponibles, telles que l'indexation
automatique avec Autoindex pour simplifier la saisie des données dans les formulaires.

2.1 Autoindex : nouvelle interface

Composant : Configuration DocuWare > Autoindex

Dans le cadre de la transition vers une nouvelle technologie (à la page 5),

l'interface Autoindex a été repensée. Autoindex est désormais configuré dans la section
Indexation de la Configuration DocuWare au lieu de DocuWare Administration comme c'était
le cas auparavant.

Outre des performances considérablement améliorées, en particulier lors du traitement de

gros volumes de documents, Autoindex offre désormais une configuration très simple. Tous
les paramètres dont vous avez besoin pour compléter automatiquement les données d'index
à partir de sources de données externes sont présentés de manière claire et
compréhensible.

Autre nouveauté, le déclenchement d'Autoindex suite au stockagr d'un document ou à la

modification d'index au sein d'une armoire (à la page 10). Les entrées d'index dans l'armoire
peuvent également être surveillées et modifiées (à la page 10) sans avoir à configurer au
préalable l'armoire comme une nouvelle source de données.

Configurez une tâche Autoindex de la condition de démarrage à l'écriture des données

d'index en seulement 4 étapes.

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 La collecte de données améliorée et simplifiée

2.2 Surveiller et modifier automatiquement les entrées

d'index
Composant : Configuration DocuWare > Autoindex

En plus de transmettre des données d'index à partir de sources de données externes,

Autoindex peut également être utilisé pour surveiller les données d'index à partir de
documents archivés et pour les modifier sans indiquer d'autre source de données. Cette
fonction peut être facilement configurée grâce au nouvel Autoindex : il vous suffit de
sélectionner l'option Indexer avec ... entrées fixes sous Source dans la configuration :

Application

Autoindex recherche dans l'armoire tous les contrats d'une durée inférieure à quatre mois et
définit l'état de ces documents sur Vérifier. L'employé responsable est alors informé par une
notification DocuWare préalablement établie afin qu'il puisse renégocier ou résilier les
contrats en temps voulu.

2.3 Démarrer Autoindex pour un document spécifique

Composant : Configuration DocuWare > Autoindex

Les documents qui sont entièrement indexés dans l'armoire dès le départ peuvent accélérer
considérablement un processus de travail. Pour faciliter la configuration, Autoindex (à la
page 9) offre désormais la condition de démarrage supplémentaire Événement d'armoire.
Vous indiquez par exemple en un clic qu'Autoindex doit démarrer lorsqu'un nouveau
document est stocké.

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 La collecte de données améliorée et simplifiée

Application
▪ Lorsqu'une facture est stockée dans DocuWare, Autoindex démarre immédiatement et
remplit les informations de comptabilisation des factures avec les données du
système ERP

Avantages
▪ Traitement rapide des données d'index
▪ Le document est entièrement indexé dès le début
▪ Configuration simple de la condition de démarrage
▪ Optimisation des processus opérationnels
▪ Les intégrations basées sur des valeurs d'index peuvent être utilisées immédiatement.
Par exemple, l'affichage d'un document dans DocuWare directement depuis le
système ERP via un bouton Smart Connect.

Comment faire

Sous Configuration DocuWare > Autoindex, sélectionnez Événement d'armoire comme

condition de démarrage. Utilisez les options et le filtre pour indiquer les critères par lesquels
Autoindex doit indexer les documents.

11
 La collecte de données améliorée et simplifiée

2.4 Le service de validation vérifie les entrées de

formulaire
Composant : DocuWare Forms

Le service de validation peut désormais être utilisé pour les formulaires. Ainsi, la précision
des données saisies dans le formulaire peut être automatiquement vérifiée et même
comparée à des sources de données externes. Ce n'est que si les entrées répondent aux
critères du service de validation que le formulaire sera envoyé.

Applications
▪ Le service de validation vérifie si le numéro de client du bon de commande correspond
au nom du client dans le CRM.
▪ Afin d'éviter les doublons, le formulaire d'inscription ne sera stocké dans l'armoire que si
l'adresse électronique saisie n'est pas encore disponible dans DocuWare.
▪ Le service de validation compare la date actuelle de l'envoi avec la date de naissance
indiquée de l'utilisateur. L'inscription ne sera enregistrée que si l'utilisateur a l'âge légal.

Avantages
▪ Seules des valeurs d'index valides sont stockées dans l'armoire
▪ Si une entrée ne satisfait pas aux critères, l'utilisateur est immédiatement averti afin de
pouvoir apporter des corrections
▪ Des sources de données externes telles que CRM sont disponibles pour validation

Comment faire

L'URL menant au service de validation est enregistrée dans la configuration de l'armoire

dans les paramètres d'une boîte de dialogue de stockage (Configuration DocuWare >
Armoires > Boîte de dialogue > Stockage). Pour utiliser la validation pour un formulaire,
sélectionnez cette boîte de dialogue de stockage dans la section Résultat de la configuration
du formulaire.

12
 La collecte de données améliorée et simplifiée

2.5 Masques de saisie pour les champs de formulaire

Composant : DocuWare Forms

Les formats aident l'utilisateur à remplir correctement les formulaires. Le formulaire ne sera
pas soumis avant que les entrées correspondent à la définition du format.

Dans les champs pour lesquels un format est stocké, des exemples d'entrée correcte sont
affichés

Application
▪ Le formulaire d'informations personnelles utilise un format pour définir comment saisir les
informations de sécurité sociale, le numéro d'assurance retraite, l'adresse électronique
ou les numéros de téléphone. Si l'entrée ne correspond pas à la définition du masque de
champ, l'utilisateur est averti afin que l'entrée puisse être corrigée.

Avantages
▪ Les données sont toujours saisies correctement, aucune vérification requise
▪ Les données telles que les numéros de téléphone sont épelées de manière cohérente
dans toute l'organisation
▪ Les formulaires sont plus faciles à remplir

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 La collecte de données améliorée et simplifiée

Comment faire

Les masques de champ sont disponibles pour les champs de texte à ligne unique. Faites-en
glisser un dans l'outil de conception de formulaires et sélectionnez le masque de champ
souhaité dans le menu déroulant des propriétés de champ. Tous les masques de champ de
votre organisation sont disponibles.
Créez un nouveau masque de champ dans la Configuration DocuWare sous Assistance
d'indexation.

2.6 Afficher et masquer les champs de formulaire avec

une règle associée
Composant : DocuWare Forms

Les comportements permettent à un formulaire d'afficher des champs ou de modifier des

propriétés de champ telles que Lecture seule et Obligatoire en fonction de la saisie par
l'utilisateur.

Applications
▪ Lorsque vous remplissez le formulaire de renseignements personnels, un nouveau
collègue choisit l'option : « Marié ». Dans ce cas, les champs pour les informations de
leur conjoint s'affichent.
▪ Le champ contenant les options pour « Chambre simple » et « Chambre double »
s'affichent uniquement si l'utilisateur sélectionne l'option « Avec nuitée » pour une
inscription. Pour s'assurer que l'utilisateur sélectionne un type de chambre, ce champ est
également défini sur Obligatoire.
▪ Le client et le propriétaire remplissent un contrat sur la tablette. Une fois que le client a
signé, tous les champs dans lesquels des données ont été saisies sont en lecture seule
afin de ne pouvoir apporter aucune autre modification.

Avantages
▪ Transparent : l'utilisateur voit uniquement les champs pertinents
▪ Un formulaire Web n'est créé qu'une seule fois avec tous les champs et options
nécessaires, même s'ils ne sont pas utilisés pour tous les utilisateurs

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 La collecte de données améliorée et simplifiée

Comment faire

Pour définir un comportement de champ, cliquez sur Comportement de champ > Nouveau
sous Configuration DocuWare > Formulaires > Concepteur Sélectionnez un ou plusieurs
champs dont le comportement doit dépendre du contenu. Configurez les conditions en
fonction du statut du champ : masqué, obligatoire ou en lecture seule. Vous pouvez vérifier
le nouveau comportement du champ dans l'aperçu du formulaire.

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 La collecte de données améliorée et simplifiée

2.7 Liens et textes formatés pour les formulaires

Composant : DocuWare Forms

Le texte de description dans les formulaires facilite le remplissage de ces derniers. Vous
pouvez formater les textes de sorte que même les passages plus longs soient faciles à lire.
Les termes importants peuvent être soulignés, affichés en italique ou en gras, ou séparés
par un alignement. Il est également possible d'inclure un lien vers d'autres informations.

Avantages
▪ Une meilleure lisibilité favorise une meilleure compréhension de ce qui est requis pour un
champ
▪ Intégration d'informations supplémentaires pour plus de clarté, c'est-à-dire des conditions
générales de vente
▪ Un éditeur de texte facile d'utilisation permet une saisie plus rapide avec l'accent
nécessaire

Comment faire

Sous Configuration DocuWare > Formulaires > Concepteur, entrez un champ pour Texte
fixe. Pour ouvrir l'éditeur de texte, cliquez sur Modifier texte dans les propriétés du champ.
Les modifications peuvent être prévisualisées après l'enregistrement.

16
 La collecte de données améliorée et simplifiée

2.8 Protection en écriture pour les formulaires avec des

formulaires fusionnés
Composant : DocuWare Forms

Lorsque vous créez un formulaire lié à un formulaire de fusion, précisez lors de la

configuration que les formulaires remplis ne peuvent pas être modifiés une fois qu'ils ont été
placés dans l'armoire.

Application
▪ Le brouillon d'un bail est envoyé au client pour approbation. Le formulaire est en lecture
seule, de sorte qu'aucune des entrées du brouillon ne peut être modifiée.

Avantage
▪ Formulaire protégé contre la manipulation après le stockage dans l'armoire

Comment faire

Sous Configuration DocuWare > Formulaires > Résultat du modèle de formulaire dans la
section Propriétés du PDF, sélectionnez l'option de stockage Non (PDF aplati).

2.9 Stockage intelligent des emails – Gestion des

doublons
Composant : Configuration DocuWare > Connect to Outlook

Connect to Outlook peut utiliser l'ID de message unique du système de messagerie pour
l'indexation. De cette manière, un message électronique ne sera pas stocké plusieurs fois. Si
aucun ID n'est trouvé par le système de messagerie, Connect to Outlook utilise l'expéditeur
et l'horodatage comme ID de message.

Application
▪ Un message électronique pour un projet est envoyé à plusieurs collègues en même
temps. Auparavant, tous les collègues pouvaient archiver ce message électronique, ce
qui signifiait que les recherches ultérieures causaient de la confusion avec toutes les
copies qui apparaissaient dans la liste des résultats. Désormais, grâce à la nouvelle
option, vous vous assurez que le message électronique ne peut être archivé qu'une
seule fois et comme l'armoire ne contient pas de doublons, vous n'obtenez que le résultat
exact lorsque vous recherchez le message électronique.

Avantages
▪ Empêche automatiquement les doublons de messages électroniques dans l'armoire,
permet d'obtenir des résultats clairs lors de la recherche de messages électroniques
▪ Résultats clairs lors de la recherche de messages électroniques

17
 La collecte de données améliorée et simplifiée

Comment faire

Chaque message électronique a un ID de message unique dans un système de messagerie.

Cette configuration est désormais disponible sous la forme d'une propriété de messagerie
électronique supplémentaire dans la configuration de Connect to Outlook. Assignez cet ID de
message à un champ de DocuWare défini comme « unique ». L'entrée dans ce champ peut
alors uniquement apparaître une fois dans l'armoire. Lorsque l'ID de message d'un message
électronique est présent dans l'armoire, les messages électroniques portant le même ID ne
peuvent plus être stockés dans la même armoire.

2.10 Les configurations d'imprimante et d'importation

deviennent le « traitement de documents »
Composant : Configuration DocuWare

Vous pouvez aisément stocker vos documents dans DocuWare : soit vous imprimez les
documents avec DocuWare Printer à partir de vos applications, soit vous numérisez les
documents, par exemple des factures entrantes, et les archivez automatiquement avec
DocuWare Import.

Créez et modifiez des configurations pour DocuWare Printer et DocuWare Import ensemble
dans le module repensé Traitement de documents dans la configuration DocuWare. Ce
système est plus moderne et intuitif.

Vous pouvez alterner entre les différents types de sources de scanner, de dossier et
d'imprimante à tout moment.

Une nouvelle configuration de traitement est toujours définie en quatre étapes :

1. Sélectionnez le type de source. En fonction de ce dernier, vous verrez les options
correspondantes dans les prochaines étapes.

18
 La collecte de données améliorée et simplifiée

2. Déterminez la cible de stockage et, si nécessaire, l'envoi par message électronique et la

signature électronique.
3. Déterminez comment les documents doivent être traités. L'indexation est exclue.

4. Enfin, assignez des autorisations pour les configurations individuelles aux utilisateurs de
la même manière que dans les autres modules.

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 La collecte de données améliorée et simplifiée

Nouvelles fonctionnalités dans le module « Traitement de documents »

▪ Nouvel opérateur : lorsque vous divisez des pages, « n'est pas vide » est également
disponible en tant qu'opérateur pour les zones de lecture de texte.
▪ Plus de règles pour la sélection automatique de la configuration : il existe désormais
trois options pour les règles d'identification au lieu des deux précédentes :
Le profil de stockage est utilisé si :
- toutes les conditions sont remplies : toutes les conditions de fichier et de contenu sont
remplies.
- une condition est remplie : l'une des conditions de fichier ou de contenu est remplie.
- tous les fichiers ou toutes les conditions de contenu sont remplies : au moins toutes les
conditions de fichier ou de contenu doivent être remplies.
▪ Importation et exportation de configurations : les configurations de traitement sont
importées ou exportées en tant que fichiers .JSON. Les configurations exportées avec
DocuWare version 6.12 ou les versions antérieures en tant que fichier XML ne peuvent
pas être importées avec DocuWare version 7.

Avantages du nouveau module

▪ Une utilisation encore plus intuitive
▪ L'interface repose entièrement sur HTML5
▪ La sélection selon le type de source réduit l'affichage des fonctions actives
▪ Desktop Apps : Numérisation et Importation montrent uniquement les configurations
pertinentes

Comment faire

Les configurations sont appelées dans la Configuration DocuWare, dans la section Capture.

2.11 Plus de champs « Montant » pour Intelligent Indexing

Il existe deux nouveaux champs pour Intelligent Indexing : Montant personnalisé 3 et
Montant personnalisé 4. Avec les champs Montant personnalisé 1 et 2, il existe désormais
quatre champs différents pour la lecture automatique de différents types de montants.

Application
▪ Grâce à Intelligent Indexing, vous pouvez désormais lire jusqu'à trois montants différents
des factures et les utiliser comme termes d'index. Par exemple, en plus du montant net et
du montant brut, vous pouvez également utiliser différents montants d'impôt.

Avantages
▪ Lecture automatique plus complète du contenu du document concerné
▪ Permet une meilleure collecte de données pour une utilisation ultérieure, pour établir des
rapports par exemple

20
 La collecte de données améliorée et simplifiée

Comment faire

Configurez Intelligent Indexing dans la boîte de dialogue de stockage souhaitée. Les deux
nouveaux champs sont disponibles lors de la sélection des champs Intelligent Indexing.

21
 Autres nouveautés et améliorations de la convivialité dans la version 7

3 Autres nouveautés et améliorations de la

convivialité dans la version 7

3.1 Utilisation de DocuWare

3.1.1 Connexion DocuWare simplifiée avec DocuWare Cloud

DocuWare Cloud

La connexion au Web Client DocuWare est devenue beaucoup plus facile pour les clients du
cloud : le nom d'utilisateur et le mot de passe suffisent. Il n'est plus nécessaire d'indiquer
l'organisation DocuWare car chaque système client DocuWare Cloud a une URL spécifique.

3.1.2 Fermer l'aperçu de la numérisation encore plus vite

Composant : DocuWare Desktop Apps

Pour fermer l'aperçu de la numérisation, vous disposez désormais d'une option

supplémentaire : il vous suffit de cliquer sur l'arrière-plan de l'interface. Le bouton Fermer est
toujours disponible.

3.1.3 Nouveaux noms pour les utilisateurs de processus de travail

Composant : Workflow Manager

Les noms des variables système ont été modifiés pour être plus conviviaux :
▪ La variable « Utilisateur actuel » s'appelle désormais « Utilisateur de la dernière
décision »
▪ La variable « Utilisateur de la tâche » s'appelle désormais « Utilisateur connecté »

3.1.4 Afficher le document et l'historique des tâches de processus de

travail terminées
Composant : Workflow Manager, Web Client

Vous pouvez même afficher le document et l'historique du processus de travail pour une
tâche terminée que vous ouvrez à l'aide d'un lien reçu par message électronique, par
exemple. Rétrospectivement, toutes les décisions prises peuvent être suivies.

22
 Autres nouveautés et améliorations de la convivialité dans la version 7

3.1.5 Gestion des erreurs lors des décisions de processus de travail

automatiques
Composant : Workflow Manager, Web Client

S'il y a une erreur dans une décision automatique lors de l'exécution d'une tâche, le
concepteur du processus de travail reçoit une tâche avec une description de l'erreur et des
options de décision appropriées :
▪ Répéter l'activité : l'activité passe à nouveau par le processus de travail
▪ Terminer le processus de travail : l'activité échoue et le processus de travail se termine
▪ Continuer avec l'activité XY : l'activité ayant échoué est ignorée et le système passe à
l'activité suivante

3.2 Configurer et gérer DocuWare

3.2.1 Configuration DocuWare plus claire

Composant : Configuration DocuWare

Avec DocuWare version 7, la conversion vers la technologie HTML5 est presque terminée
tout comme, par conséquent, la migration de la plupart des modules vers la
configuration DocuWare. Pour plus de clarté, des catégories supplémentaires ont été
ajoutées et les modules réorganisés :

23
 Autres nouveautés et améliorations de la convivialité dans la version 7

Pour les modules Assistance d'indexation, Armoires, Relations de documents, Notifications

et Bacs, il existe une vue en bloc en plus de la vue en tableau. Les données clés les plus
importantes d'une configuration peuvent être consultées directement dans la vue d'ensemble
des configurations ; cette clarté d'affichage est renforcée par les symboles plus grands.

Notifications en vue en bloc avec de grands symboles

3.2.2 Nouveau module : rapports d'audit

Composant : Configuration DocuWare, Web Client

Avec les nouveaux rapports d'audit, vous bénéficiez d'une transparence totale sur tout ce qui
se passe dans votre système DocuWare. Que ce soit au niveau du document, de l'armoire,
de l'organisation ou du système, avec l'autorisation appropriée, vous pouvez voir, par
exemple, qui a modifié quels paramètres ou quand les documents ont été stockés. Tous les
rapports d'audit peuvent être téléchargés au format CSV universel et utilisés pour des
évaluations dans de nombreux programmes.

Exemples d'événements consignés à chaque niveau, y compris la date, l'heure et

l'utilisateur :

Document : stocker, indexer les changements avec l'ancienne et la nouvelle valeur, afficher,
imprimer, annoter, etc.

24
 Autres nouveautés et améliorations de la convivialité dans la version 7

Les rapports d'audit du document au sein de Web Client

Armoire : nouveaux champs d'index, modifications apportées aux boîtes de dialogue de

stockage et de recherche ainsi qu'aux listes de résultats, nouveaux profils d'armoire, etc.
Tous les événements des documents de l'armoire également.

Organisation : nouvelles configurations et modifications des configurations existantes,

connexion et déconnexion de l'utilisateur (désactivé par défaut).

Système : modifications apportées aux paramètres du serveur, modifications apportées aux

plannings pour les processus automatiques tels que le transfert, les politiques de
suppression et la synchronisation.

Les rapports d'audit pour les niveaux de système, d'organisation et d'armoire sont ouverts
dans la Configuration DocuWare

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Applications
▪ Évaluation des activités au sein de DocuWare :
- À quelle fréquence un document particulier est-il accessible ?
- Qui a supprimé un document spécifique ?
- Qui a changé une configuration spécifique, et quand ?
▪ Démontrer le respect des directives en matière de conformité

Avantages
▪ Transparence sur tout ce qui se passe dans votre système DocuWare
▪ Évaluation facile des rapports d'audit au format universel CSV

Comment faire

Ouvrez les rapports d'audit de document dans Web Client via le menu contextuel du
document, par exemple dans la liste des résultats. L'élément de menu s'appelle Historique.
Les rapports d'audit pour l'armoire, l'organisation et le système sont appelés dans la
Configuration DocuWare, dans la section Général.

Afin de pouvoir ouvrir un Rapport d'audit de document, vous devez disposer du nouveau
droit d'armoire Afficher l'historique du document pour l'armoire correspondante. Ce droit n'est
inclus dans aucun des profils prédéfinis.
Afin de pouvoir accéder aux rapports d'audit pour le système, l'organisation ou l'armoire,
vous devez disposer des droits d'administrateur au niveau correspondant.

3.2.3 Nouveau module : transfert de documents

Composant : Configuration DocuWare > Transfert

Le nouveau module Transfert remplace le processus de travail d'exportation dans

DocuWare Administration. Les tâches de transfert peuvent désormais être configurées dans
la Configuration DocuWare. Le transfert est particulièrement utile pour copier ou déplacer de
gros volumes de documents à partir d'un système sur site. L'armoire cible sélectionnée peut
être située dans une autre organisation dans DocuWare Cloud ou dans un autre
système DocuWare sur site.

Contrairement au processus de travail d'exportation, toutes les versions de document

peuvent être transférées à l'aide de Transfert à condition que la gestion des versions soit
activée pour les deux armoires. Outre les entrées d'index, un transfert inclut également les
entrées du système et les informations de plein texte.

Application
▪ Dans votre système DocuWare avec licence Business, la taille de l'armoire est limitée à
quatre gigaoctets. Déplacez vos documents sur le cloud afin de dépasser cette limite.
Avec Transfert, vous fusionnez les armoires existantes du système sur site dans une
grande armoire cloud. Vous pouvez assigner les valeurs d'index dans la nouvelle
armoire.

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Avantages
▪ Transfert de masse pratique de documents
▪ L'utilisateur qui a enregistré le document à l'origine et la date sont conservés
▪ Configuration simple d'une tâche de transfert

Comment faire

Transfert est disponible sur les systèmes sur site à partir de DocuWare version 7. Accédez
au module dans la section Système de la configuration DocuWare.

Utilisez le filtre dans l'onglet « Général » du module de transfert pour indiquer précisément
les documents que vous souhaitez transférer.

3.2.4 Nouveau droit fonctionnel « Traitement de documents »

Composants : DocuWare Administration, Configuration DocuWare

Dans la lignée de la Configuration (à la page 18) modifiée, les droits fonctionnels

DocuWare Printer et Configurations de l'importation ont été consolidés dans le nouveau droit
fonctionnel Traitement de documents. Le nouveau droit est standard pour tous les
utilisateurs et profils précédemment dotés des droits DocuWare Printer et/ou Configurations
de l'importation.

Vous trouverez les droits fonctionnels dans l'Administration des utilisateurs dans la
Configuration DocuWare, ainsi que dans la zone d'organisation de DocuWare Administration
sous Gestion des utilisateurs > Profil d'utilisateur/de fonction > Fonctions.

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 Autres nouveautés et améliorations de la convivialité dans la version 7

3.2.5 Bac pour les utilisateurs importés automatiquement

Composant : bacs

Si les utilisateurs sont automatiquement transférés dans DocuWare via Active Directory ou
une autre interface, un nouveau bac est automatiquement créé pour chaque utilisateur. Le
bac est disponible immédiatement lorsque le nouvel utilisateur se connecte à
DocuWare Client pour la première fois.

3.2.6 Sauvegarde redondante des données d'index dans les

fichiers DWX
Composant : Configuration DocuWare > Armoires

Les métadonnées complètes telles que les données d'index, les annotations, les timbres et
les signatures sont désormais stockées dans la base de données et peuvent être restaurées
via la sauvegarde de la base de données en cas de dommages matériels. Par conséquent,
les fichiers d'en-tête help.docuware.com/en/#t60939 ne sont plus générés automatiquement
avec DocuWare version 7.

Vous pouvez cependant enregistrer les métadonnées en plus de la sauvegarde de la base

de données en tant que fichiers DWX dans l'emplacement de stockage de l'armoire. Pour ce
faire, dans les paramètres de l'armoire sous Général> Informations administratives, activez
l'option Sauvegarde des données d'index dans l'emplacement de stockage.

Les fichiers sont générés en arrière-plan et ne sont plus synchronisés avec l'action du
Web Client, garantissant ainsi de meilleures performances.

3.2.7 Modifier les champs standard lors de la création d'une armoire

Composant : Configuration DocuWare > Armoires

Lorsqu'une nouvelle armoire est configurée, les champs par défaut peuvent désormais être
modifiés. Vous pouvez renommer le champ et choisir un autre type de champ : Texte,
Numérique, Commentaire, Date, Mot-clé, Décimal, Date/Heure.

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3.2.8 Inscription à DocuWare Administration via l'authentification

Desktop Apps
Composant : DocuWare Administration

Outre l'authentification DocuWare et l'authentification Windows, il existe maintenant une

troisième option pour se connecter à DocuWare Administration : l'authentification
Desktop App. Vous pouvez l'utiliser pour vous connecter sans saisir de mot de passe.
L'authentification Desktop Apps est disponible si des applications Desktop sont installées et
qu'une connexion est active.

3.2.9 Configuration requise modifiée

Par rapport à DocuWare version 6.12, les modifications suivantes ont été apportées à la
configuration système requise :
▪ Office 2010 n'est plus pris en charge pour Connect to Outlook
▪ .NET 4.5 ou version ultérieure est requis pour démarrer une tâche DocuWare Request
créée avec DocuWare version 7.
Pour effectuer la mise à niveau vers la version 7, vous devez installer DocuWare version 6.7
minimum.

Comme d'habitude, la configuration requise complète est disponible dans le Centre de

connaissances.

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