MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SARLAFT- BANCOLOMBIA S.

NDICE DE CONTENIDO

CAPITULO I ................................................................................................................ 3
1. ASPECTOS GENERALES ............................................................................................................................. 3 1.1 DEFINICIN DEL RIESGO DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIN DEL TERRORISMO ....................................................................................................................................................... 3 1.2 COMPONENTES .................................................................................................................................... 3 1.3 ETAPAS ................................................................................................................................................... 4 1.4 OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN DEL RIESGO DEL LA/FT .............................................. 4 1.4.1 GENERAL ........................................................................................................................................... 4 1.4.2 ESPECFICOS ................................................................................................................................... 5 1.5 MARCO LEGAL ...................................................................................................................................... 5 1.6 MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................................ 6

CAPITULO III .............................................................................................................. 8

3. POLTICAS PARA LA ADMINISTRACIN DEL RIESGO DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIN DEL TERRORISMO ..................................................................................................................... 8 3.1 GENERALES........................................................................................................................................... 8 3.2 PARTICULARES .................................................................................................................................... 9 3.2.1 METODOLOGA PARA LA ADMINISTRACIN DEL RIESGO ....................................................... 9 3.2.1.1 PLANEACIN DE LA ADMINISTRACIN DEL RIESGO ............................................................ 9 3.2.1.2 IDENTIFICACIN DE LOS RIESGOS ............................................................................................ 9 3.2.1.3 CALIFICACIN DE LOS RIESGOS................................................................................................. 9 3.2.1.4 CONTROL DE LOS RIESGOS ....................................................................................................... 10 3.2.1.5 MONITOREO DE LOS RIESGOS .................................................................................................. 10

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CAPITULO I

1.
1.1

ASPECTOS GENERALES
DEFINICIN DEL RIESGO DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIN DEL TERRORISMO

Se entiende por riesgo del Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo (LA/FT), la posibilidad de prdida o dao que pueda sufrir Bancolombia al ser utilizado, directamente o a travs de sus operaciones, como instrumento para el lavado de activos y/o canalizacin de recursos destinados a actividades terroristas y cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo del LA/FT al que se expone Bancolombia cuando es utilizado para stas actividades se materializa a travs de los riesgos asociados, a saber: el legal, reputacional, operativo y el de contagio, con el consecuente efecto econmico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera. 1.2 COMPONENTES

El anlisis del riesgo del LA/FT, comprende los siguientes aspectos bsicos:

Los factores de riesgo son los agentes generadores del riesgo del LA/FT. Para efectos del Sistema de Administracin de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo (SARLAFT), Bancolombia tendr en cuenta como mnimo los siguientes factores: Clientes/usuarios, Productos, Canales de Distribucin y Jurisdicciones. Los riesgos asociados al LA/FT, son los riesgos a travs de los cuales se materializa el riesgo del LA/FT, as: El riesgo reputacional es la posibilidad de prdida en que se incurre por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, veraz o no, respecto de la institucin y sus prcticas de negocios, que cause prdida de clientes, disminucin de ingresos o procesos judiciales. El riesgo legal es la posibilidad de prdida en que se incurre el Banco al ser sancionada u obligada a indemnizar daos como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. El riesgo legal surge tambin como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalizacin o ejecucin de contratos o transacciones. El riesgo operativo es la posibilidad de incurrir en prdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones en el recurso humano, los procesos, la tecnologa, la infraestructura o por la

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ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definicin incluye el riesgo legal y el de reputacin, asociados a tales factores. El riesgo de contagio es la posibilidad de prdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente por una accin o experiencia de un vinculado. El relacionado o asociado incluye personas naturales o jurdicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad. Una categora de riesgo del LA/FT, puede ser ocasionado por varias causas o factores de riesgo y a su vez puede originar varios tipos de prdidas, ya sean econmicas o de imagen. 1.3 ETAPAS

El SARLAFT comprende como mnimo las siguientes etapas: Identificacin, Medicin o Evaluacin, Control y Monitoreo.

IDENTIFICACIN IDENTIFICACI

MONITOREO

MEDICIN O MEDICI EVALUACIN EVALUACI

CONTROL

Identificacin: Consiste en identificar el riesgo LA/FT inherente a los factores de riesgo. La identificacin del riesgo LA/FT se debe realizar previamente al lanzamiento de cualquier producto y/o la modificacin de sus caractersticas, la incursin en un nuevo mercado, la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones y el lanzamiento o modificacin de los canales de distribucin. Medicin o evaluacin: En esta se establece la criticidad de los riesgos identificados, determinada por el impacto (prdida econmica, de imagen, etc.) y la frecuencia (posibilidad de ocurrencia del riesgo en un perodo de tiempo determinado), asociados al evento de riesgo. Posteriormente y luego de analizar la efectividad de las acciones de mitigacin, se obtiene el riesgo residual. Control: Se debe contar con polticas, procesos, procedimientos, herramientas, metodologas y cdigos para controlar y mitigar el riesgo del LA/FT. Monitoreo: Consiste en implementar un proceso para monitorear regularmente los perfiles de riesgo del LA/FT y su exposicin material a prdidas, basado en la definicin de indicadores de riesgo que faciliten la gestin proactiva del mismo. 1.4 1.4.1 OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN DEL RIESGO DEL LA/FT GENERAL

Facilitar el cumplimiento de la misin y objetivos de Bancolombia, a travs del Sistema de Administracin del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo.

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1.4.2

ESPECFICOS

Generar una visin armnica acerca de la administracin y evaluacin de riesgo del LA/FT, as como del rol de las diferentes reas de responsabilidad. Evitar que Bancolombia sea utilizado para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalizacin de recursos destinados a actividades terroristas. Incorporar los controles necesarios para mitigar el riesgo del LA/FT dentro de los diferentes procesos y subprocesos que conforman la cadena de valor, en las metodologas, herramientas y cdigos. Involucrar y comprometer a todas las personas que laboran en Bancolombia, en la bsqueda de acciones encaminadas a prevenir y administrar el riesgo del LA/FT. Asegurar el cumplimiento de normas, leyes, regulaciones y mejores prcticas en materia del LA/FT. Definir los lineamientos para la identificacin del riesgo del LA/FT en Bancolombia. Dar a conocer las atribuciones y los roles de las diferentes instancias frente a los riesgos del LA/FT identificados. Dar a conocer las variables necesarias en la implementacin de los planes de accin requeridos para mitigar el riesgo del LA/FT, a tener en cuenta en la toma de decisiones. 1.5 MARCO LEGAL

Debido a su carcter global, el lavado de activos y la financiacin del terrorismo representan una gran amenaza para la estabilidad del sistema financiero y la integridad de los mercados. Consciente de ello, la Superintendencia Financiera de Colombia imparti, mediante la Circular Externa No. 026 de junio 27 de 2008, que modifica la No. 061 de diciembre 14 de 2007 y la No. 022 de abril 19 del mismo ao, las instrucciones a travs de las cuales busca que las entidades vigiladas implementen un Sistema de Administracin del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo, con el fin de prevenir que las mismas sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalizacin de recursos destinados a actividades terroristas. Es por ello que en desarrollo de lo sealado en los artculos 102 y siguientes del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, en consonancia con el artculo 22 de la Ley 964 de 2005 y dems normas complementarias, la Superintendencia Financiera de Colombia, mediante las circulares antes mencionadas, establece los criterios y parmetros mnimos que las entidades vigiladas deben atender en el diseo, implementacin y funcionamiento del SARLAFT. Es importante resaltar que el SARLAFT se compone de dos fases: la primera, que corresponde a la prevencin del riesgo y tiene como objetivo prevenir que se introduzcan al sistema financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiacin del terrorismo; la segunda, que corresponde al control y tiene como propsito detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado con la intencin de dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT. El SARLAFT debe abarcar todas las actividades que realiza la entidad en desarrollo de su objeto social principal y deber prever adems, procedimientos y metodologas que las protejan de ser utilizadas en forma directa, a travs de sus accionistas, administradores y vinculados, como instrumento para el lavado de activos y/o canalizacin de recursos destinados a actividades terroristas y al ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

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Tambin es importante destacar que la administracin del riesgo del LA/FT tiene una naturaleza diferente a la de los procesos de administracin de los riesgos tpicamente financieros (crdito, tcnicos de seguros, mercado, liquidez, etc.), pues mientras los mecanismos para la administracin del riesgo del LA/FT se dirigen a prevenirlo, detectarlo y reportarlo (oportuna y eficazmente), los mecanismos para la administracin de los riesgos tpicamente financieros se dirigen a asumirlos ntegra o parcialmente en funcin del perfil de riesgo de la entidad y la relacin rentabilidad / riesgo. Es deber de la entidad revisar peridicamente las etapas y elementos del SARLAFT a fin de realizar los ajustes que considere necesarios para su efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento. 1.6 MARCO CONCEPTUAL

La administracin del riesgo es un proceso implcito en todos los negocios y especialmente en el negocio financiero. Es ms, a partir de los aos 90 se han presentado al respecto cambios significativos en el sistema financiero mundial, que han incidido notablemente en las operaciones financieras y demandado mayores exigencias a las instituciones del sector, con el fin de evitar fallas y mejorar su manera de operar en este nuevo ambiente. Adicionalmente, aspectos como la globalizacin, el desarrollo de actividades financieras diversas y complejas, productos y negocios financieros nuevos y ms sofisticados, el uso de tecnologa avanzada, el auge del comercio electrnico, el aumento en el nmero de fusiones y adquisiciones, el uso del outsourcing, las exigencias de las agencias calificadoras, las nuevas regulaciones y la accin delictiva, han obligado a las empresas que desarrollan esta actividad a operar bajo estndares que exigen transparencia, solidez, seguridad y uniformidad en el desarrollo de sus operaciones, convirtiendo a la administracin del riesgo en una herramienta para la supervivencia. El mayor riesgo que puede tener cualquier negocio, es no entender los riesgos a los que est expuesto. Administrar adecuadamente los riesgos, le permite mejorar su proceso de toma de decisiones y su relacin riesgo-retorno, incrementando as el valor del negocio. La identificacin, medicin y toma de decisiones frente a la administracin del riesgo es responsabilidad de todas las personas que laboran en la entidad, y requiere el establecimiento de unas polticas, procesos, herramientas y metodologas acordes con su apetito de riesgo, su tamao, infraestructura y mejores prcticas nacionales e internacionales. En el SARLAFT implementado se ha considerado los siguientes enfoques para la administracin del riesgo: Enfoque Bottom Up: Tiene como objetivo identificar, evaluar y cuantificar los riesgos de cada una de las operaciones del negocio, a partir de la identificacin de las deficiencias en los controles asociados a los procesos de cada rea de la organizacin. Este enfoque y sus herramientas se constituyen en el principal insumo para rganos de control y reas que administran riesgo. Enfoque Top Down: Permite identificar, evaluar y cuantificar los riesgos que reflejan la exposicin global de la organizacin al riesgo de un proceso o de un negocio. Apoya la toma de decisiones financieras y de seguros con relacin a los riesgos asumidos y permite el clculo de los requerimientos de capital. De igual forma permite identificar aquellas reas en las cuales es necesario enfocar esfuerzos y recursos adicionales.

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Por ltimo, relacionamos en el Anexo No. 01 las definiciones de algunos conceptos para facilitar la comprensin del Manual, as como para que en Bancolombia se maneje un lenguaje comn sobre los mismos.

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CAPITULO III

3.

POLTICAS PARA LA ADMINISTRACIN DEL RIESGO DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIN DEL TERRORISMO
GENERALES

3.1

Estas polticas, basadas en un anlisis completo de los riesgos a mitigar, eliminar o evitar, establecen los criterios que permiten a la entidad tomar las mejores decisiones frente al riesgo del LA/FT y mantener informada a la Alta Direccin y a la Junta Directiva sobre la exposicin y administracin de los mismos. a. Bancolombia contar con un rea que garantice la existencia de herramientas y metodologas para administrar los diferentes riesgos a que est expuesta y que asegure que las metodologas de Autoevaluacin de riesgo, incorporan los riesgos y controles requeridos para la mitigacin del LA/FT. b. Los riesgos, agentes, causas y controles requeridos para la mitigacin del riesgo de LA/FT, se incorporarn en las metodologas de riesgo operacional correspondientes. c. Previo al lanzamiento de cualquier producto y/o la modificacin de sus caractersticas, la incursin en un nuevo mercado, la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones y el lanzamiento o modificacin de los canales de distribucin, se realizar la Autoevaluacin de Riesgo Operacional correspondiente. d. Las Autoevaluaciones de riesgo de los procesos deben realizarse mnimo una vez al ao, y sobre las mismas se harn talleres para su actualizacin. e. En el diseo de nuevos procesos o modificacin de los existentes se considerarn los controles para la mitigacin del riesgo de LA/FT, aprobados por la Junta Directiva. f. Los riesgos residuales de LA/FT deben ser mitigados, mediante planes o proyectos integrados a la estrategia de Bancolombia. g. Los planes de accin de mitigacin de los riesgos residuales de LA/FT sern implementados o se sometern a aceptacin, de acuerdo con la relacin beneficio/costo. Para determinar la relacin beneficio/costo de la implementacin, se deben remitir a la metodologa de riesgo operacional - Relacin Beneficio - Costo. La decisin de aceptacin del riesgo, siempre debe ser sometida a la aprobacin de la Administracin de la entidad y la Junta Directiva o a travs de quien se delegue esta funcin. h. Los planes de accin de mitigacin tendrn un seguimiento hasta la finalizacin de su implementacin.

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3.2 3.2.1 3.2.1.1

PARTICULARES METODOLOGA PARA LA ADMINISTRACIN DEL RIESGO PLANEACIN DE LA ADMINISTRACIN DEL RIESGO

a. Como cualquier otro proceso, la administracin del riesgo del LA/FT se planear y programar como parte del quehacer de Bancolombia. b. La administracin del riesgo del LA/FT es un proceso dinmico que se desarrolla a travs del tiempo, e incluye una serie de pasos definidos de manera precisa que deben ser aplicados en Bancolombia, sus funcionarios, procesos y dems actividades. c. La administracin del riesgo del LA/FT hace parte del control interno de la entidad, el cual se ha fundamentado en el Modelo COSO. d. Para valorar los riesgos de LA/FT en Bancolombia se emplearn mtodos cualitativos. e. La valoracin del riesgo se har bajo un enfoque estratgico, de procesos e integrado, ya que se identifican los riesgos que pueden afectar los objetivos estratgicos de Bancolombia, as cmo tambin, los que afectan los objetivos de los procesos y proyectos. 3.2.1.2 IDENTIFICACIN DE LOS RIESGOS

a. Para la identificacin de los riesgos se adopt el Mtodo RISICAR. b. Como resultado de la etapa de identificacin del riesgo, la entidad identificar los factores de riesgo y los riesgos asociados a los que se ve expuesta por los fenmenos del LA/FT. c. Todos los atributos que se determinen para calificar a los diferentes factores de riesgo, contarn con la fuente de informacin, que permita sustentar esta calificacin. d. La escala de calificacin de los factores de riesgo, es la siguiente:
COMPONENTE MUY ALTO ALTO MEDIO BAJO MUY BAJO IMPORTANCIA 5 4 3 2 1

3.2.1.3

CALIFICACIN DE LOS RIESGOS

a. Para la calificacin del riesgo se adopt el Mtodo RISICAR, ya que se califica con las variables, frecuencia e impacto. b. Las descripciones para establecer la frecuencia e impacto de los riesgos en los diferentes factores son: Muy Alta, Alta, Medio, Baja y Muy Baja.

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c. El valor del impacto se estimar por la magnitud de la prdida econmica, que podra resultar de una exposicin real. d. El resultado de la calificacin de gravedad del Riesgo es: Tolerable, Moderado, Significativo, Crtico y Severo. e. En esta etapa se establecern tambin las mediciones agregadas en cada factor de riesgo y en sus riesgos asociados. 3.2.1.4 CONTROL DE LOS RIESGOS

a. Las medidas de control del riesgo del LA/FT, sern las mismas que se utilizan para el control del riesgo operacional (ARO), exceptuando la de transferir y asumir el riesgo. b. A partir de la calificacin del riesgo se han determinado las siguientes medidas de tratamiento del riesgo, a saber:
NIVEL DE RIESGO TOLERABLE MODERADO SIGNIFICATIVO CRTICO SEVERO TRATAMIENTO Se precisan medidas adicionales de reduccin. Se precisan medidas normales de reduccin. Se precisan medidas sustanciales de reduccin. Se debe eliminar, evitar, prevenir y/o proteger el riesgo. Se debe eliminar, evitar, prevenir y/o proteger el riesgo.

c. En esta etapa se tomarn las medidas conducentes a controlar el riesgo inherente, en razn de los factores de riesgo y de los riesgos asociados. d. Se establecern los niveles de exposicin en razn de la calificacin dada a los factores de riesgo, y se realizarn los reportes de operaciones sospechosas que sean del caso a la Unidad Administrativa Especial de Informacin y Anlisis Financiero UIAF. e. Las medidas de control adoptadas buscarn como resultado una disminucin de la posibilidad de ocurrencia y/o del impacto del riesgo del LA/FT, en caso de materializarse. 3.2.1.5 MONITOREO DE LOS RIESGOS

a. Se har seguimiento al perfil de riesgo y en general al SARLAFT y se realizar la deteccin de operaciones inusuales y/o sospechosas. b. Para el seguimiento al perfil de riesgo y en general al SARLAFT se contar con procesos efectivos que faciliten la rpida deteccin y correccin de las deficiencias del sistema. c. El seguimiento al perfil de riesgo y en general al SARLAFT, se fundamentar en: Comparar el riesgo inherente y residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados. Asegurar que los controles de todos los riesgos sean comprensivos y que los mismos estn funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente. Establecer indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien potenciales fuentes de riesgo de LA/FT. Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptacin establecidos por la entidad.

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Comparar la evolucin del perfil de riesgo inherente con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad. Desarrollar los reportes que permitan establecer las evoluciones del riesgo, as como la eficiencia de los controles implementados. Determinar las operaciones inusuales y sospechosas, y sobre estas ltimas, proceder con su reporte a la Unidad Administrativa Especial de Informacin y Anlisis Financiero UIAF.

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