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LA REDACCIN DE DOCUMENTOS TCNICOS

Los hombres nos comunicamos de diversas formas, pero cualquiera que sea el medio, existir un efecto sicolgico ocasionado por el emisor sobre el receptor y viceversa. En la comunicacin verbal, la presentacin fsica del interlocutor, es decir su vestido bien cuidado, su rostro, sus gestos, las palabras que emplea, conforman la primera impresin, la cual es bsica en el desarrollo del proceso comunicativo y en el logro de resultados positivos. En la comunicacin escrita sucede algo similar; de la presentacin que se d al texto, depender la efectividad del mensaje transmitido; de ah la importancia de que ste cuente con algunas caractersticas, las cuales se clasifican en primarias y secundarias, para facilitar su estudio. CARACTERSTICAS PRIMARIAS CLARIDAD Es fundamental en el texto escrito; con ella se busca que el destinatario capte inmediatamente el mensaje. Los elementos que hacen parte de este factor son: ORDEN DE LAS IDEAS Es clave contar con una gua de redaccin, con el fin de organizar nuestras ideas en el papel (plan). ORACIONES CORTAS Este tipo de estructura permite expresar el pensamiento en forma breve y clara, facilitando la comprensin de las ideas que se desea transmitir. Una buena manera para lograrlo es evitar el exceso de palabras. VOCABULARIO ADECUADO Cuando redactas debes evitar el uso de palabras cuyo significado no es muy preciso: La cosa fue tan complicada que Evitar palabras tcnicas propias de la organizacin y de difcil comprensin para el lector. Se debe utilizar un lenguaje comn al lector. La utilizacin de sinnimos es apropiado, pues nos permite enriquecer y variar la redaccin. Sin caer en lo sofisticado. Se deben evitar los vulgarismos y barbarismos en la expresin, es redaccin formal y la imagen de la institucin se ve deteriorada. Los datos que se aportan deben ser exactos, evitar las ambigedades y ser lo ms descriptivo posible.

PRESENTACIN ESTTICA La redaccin debe ser clara, limpia, agradable, libre de errores ortogrficos. Su agradable distribucin, su clara redaccin y su toque personal, sern la mejor muestra de la calidad profesional de los funcionarios de la organizacin. CONSICIN Brevedad y precisin son palabras que definen en forma ms aproximada este trmino. Una misma idea puede expresarse de distintas formas; es necesario recordar que de la sencillez con que la escriba depender la rpida comprensin e inmediata atencin del lector. INTEGRIDAD Consiste en expresar el mensaje completo sin que falte nada. Ello se logra con buena planeacin, de tal forma que no se olvide incluir detalles importantes en el momento de escribir. CORTESA Escribir documentos es un arte que despierta las emociones del lector, pues ste es quien le concede el significado a su mensaje, lo cual exige un esmerado cuidado en el tratamiento que se le d. Si se quiere lograr un mensaje efectivo, la afabilidad, la sinceridad, el reconocimiento y la gratitud, deben ser las expresiones cotidianas de este tipo de escritos. PLANEAR ANTES DE ESCRIBIR Planear los textos antes de producirlos, permitir que el proceso sea ms efectivo. Las siguientes son algunas recomendaciones para lograrlo: Tener los antecedentes e informacin necesaria relacionada con el objeto de la comunicacin. Precisar la razn principal del escrito: solicita? reclama? agradece? Anticipar la posible reaccin del lector y buscar cmo manejarla positivamente. Ordenar las ideas. Elaborar borradores hasta conseguir el orden deseado. Buscar el momento adecuado para redactar; por lo general las primeras horas de la maana son las ms apropiadas, ya que hay menos congestin en la oficina. DESARROLLAR UNA IDEA POR PRRAFO

Un prrafo debe desarrollar slo una idea, presentndola de manera coherente y organizada. Incluir ms de una idea en su construccin atenta contra uno de los principios ya estudiados: la claridad. La poca exige que se est acorde con el sabio principio: lo ms importante es aquello que resulte de inters para todos y la realidad actual as lo confirma; tenemos que recordar la trascendencia presente, pero sobre todo futura, que tienen los textos que se redacten. Este mdulo es sumamente importante, pues aqu vamos a conocer los pasos que se deben seguir para la confeccin de los diferentes documentos de uso comercial y empresarial. Trabajaremos con las diferentes clases de informes, la carta, el memorando y el trabajo escrito. EL INFORME

Esta comunicacin est destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de actividades pasadas o presentes partiendo de hechos ya comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, en algunos casos, el informe contiene la interpretacin del emisor, as como sus conclusiones y recomendaciones en torno al problema que lo motiva. El informe no es subjetivo, pues su intencin comunicativa no es la de ofrecer su punto de vista o forma de ver las cosas; ste es objetivo por cuanto que ofrece una respuesta a una pregunta planteada. La finalidad del informe es llegar a un conocimiento perfecto de la realidad de un problema, sin que interfieran visiones personales deformadoras. La redaccin del informe suele ser impersonal, directa y para que sea eficaz ha de exigirse en el informante un gran esfuerzo de atencin, objetividad y probidad profesional. A continuacin tendr algunos consejos prcticos que debe tener en cuenta a la hora de redactar: Sea sobrio. La sobriedad es un requisito a la hora de redactar el informe, pues un documento que se usa para la toma de decisiones y la informacin debe estar en un estilo sencillo.
Evite las frases largas y de gramtica complicada.

No abuse de los adjetivos y de las palabras innecesarias (verborrea-hojarasca)

Sea objetivo. El informador debe ser fiel al sentido de los hechos por medio

de una documentacin slida y no cambiarlos dndoles un matiz personal o que se piense que es su opinin. Destierre todo signo de parcialidad. Nada de imaginaciones desbordadas; nada de sentimiento, indignacin o lirismo entusiasta.

 Cancele el servilismo. Algunas veces se le pide al informador -prctica deshonesta- que en la preparacin del informe favorezca determinados intereses o puntos de vista. El informador no puede prestarse a ello. A la hora de redactar este documento evite: a. Falsear o exagerar los hechos.
b. Deformar la informacin recabada, omitiendo algn pormenor.

c. Hacer demostraciones matemticas no convincentes. d. Confundir los hechos con las opiniones. e. Incurrir en contradicciones. f. Desarrollar en forma incompleta algn punto. g. Disponer secciones o prrafos en forma desordenada. h. Emplear periodos largos y complicados. i. Repetir innecesariamente palabras o frases. j. Abusar de tecnicismos innecesarios. De acuerdo al tipo de informacin que se solicite ser el informe que se redacte. Entre ellos tenemos el sencillo o simple. La estructura es la siguiente: INFORME SIMPLE N____ Ttulo: _________________________________ Fecha: _____________ Para: Destinatario (la persona, institucin, empresa que solicit el informe o a quien va dirigido) De: Remitente (el que realiza las investigaciones para la solucin del problema o recaba la informacin solicitada) Objetivos: Se redacta con un infinitivo verbal. Contenido: Aqu se plasma la informacin obtenida despus de la investigacin. Firma: La persona responsable del informe. Un documento sin firma no tiene validez. INFORME DE ENSAYO O INFORME EFECTUADO EN LABORATORIO

En el informe de ensayo debern detallarse los anlisis realizados en los laboratorios, paso a paso y los resultados obtenidos del experimento. Es pertinente recordarles que este documento es importante para la toma de decisiones, razn por la cual el manejo de la muestra se debe dar con mucho cuidado y los datos que se plasmen deben ser fidedignos. N______ Ttulo: _________________________________ Fecha: _____________ Para: De:
1. Objetivos: Se redacta con un infinitivo verbal. 2. Alcance del informe: Aqu se especifica exactamente lo que se va a realizar. 3. Especificaciones de la muestra: Se describe la muestra, la fecha cuando fue

tomada, el lugar de donde se tom, las dimensiones: longitud, dimetro, das.

4. Descripcin del ensayo: Describes en qu consiste el ensayo, explicas paso a

paso lo que vas a realizar y el equipo que se va a utilizar para realizar la prueba.
5. Resultados: lo que se obtuvo despus del laboratorio, Se puede presentar en

forma descriptiva, cuadros, grficas o las tres formas.

6. Firmas: Firma el responsable directo del laboratorio y la persona que ayuda, el

asistente. INFORME DE LABORATORIO N____ Ttulo: _________________________________ Fecha: _____________ Para: Destinatario De: Remitente
1. Objetivos: Se redacta con un infinitivo verbal. 2. Procedimiento: Descripcin de los pasos que se dieron para la realizacin del

laboratorio.
3. Anlisis: Observacin de las propiedades de la muestra y definicin de:

a. % de humedad

b. Consistencia c. Densidad d. Permeabilidad ( si es posible)

4. Resultados: Descripcin de las observaciones realizadas. 5. Observaciones: Si se dio algo imprevisto que incide en los resultados. 6. Firmas: Los responsables del laboratorio.

EL INFORME COMPLETO En el informe completo se deben presentar las razones o argumentos que se esgrimen para llevar al convencimiento a la persona (destinatario- receptor) de la necesidad de ejecutar acciones propuestas o llevarlo a la toma de decisiones en construcciones, campaas, etc. El informe completo tiene una estructura ms compleja que la del informe simple. En el informe completo debe seguir los siguientes pasos:
1. La determinacin del tema: Cul es el problema? Este aspecto debe redactarse

en forma breve y precisa.

2. La

argumentacin: Se presenta un resumen que sustente la necesidad de realizar lo programado. Para su redaccin se usa el gnero narrativo y descriptivo. En el gnero descriptivo se explican las diferentes partes y las consideraciones del asunto a resolver. El gnero narrativo se caracteriza por la relacin de los hechos. soluciones al problema que permitieron la conveniente evasin de las consecuencias.

3. La conclusin: Despus de sustentados los argumentos, se exponen las

Los informes complejos, analticos y argumentativos deben considerar los siguientes elementos: La portada El ndice La introduccin Objetivo La presentacin del problema El contenido

 Compendio del escrito (sntesis) Conclusiones y recomendaciones Referencias bibliogrficas Apndice Bibliografa Es importante sealar que en algunos estudios se agregan elementos como los antecedentes del estudio que se est realizando, las fuentes de informacin y la metodologa empleada. El formato que se use depender del objetivo que se persiga y el tipo de informe que se haya solicitado.

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