FESTI NORDIC – BELLEVAUX prévue le 21 janvier 2017

CR réunion préparatoire du Mardi 22 novembre 2016 à Bellevaux

Présents :
Y.TARDY Foyer des Moises
M. CONVERSET Commune de Bellevaux / Foyer de fond T.MORTON ESF Vallée verte
P.BONDAZ Ski Club Bellevaux / Foyer de fond V.DUCHAUD Ski Club Bellevaux / Foyer de fond
I.BOULANGER AEM M. MEYNET Comité des Fêtes
B.BAUD Foyer de fond C.BERNAZ Remontées mécaniques Bellevaux/Hirmentaz
S. BATUT ESF Bellevaux
Excusés : C. GOUNAND Remontées mécanique Hirmentaz
P. MUGNIER Handi sport P. MOREL ESF Bellevaux/ Foyer de fond
ESF VALLEE VERTE A.PLACE Loca Ski
FAVRAT SPORTS C.MERMIN Traineaux Passion
Philippe MEYNET AEM I. CURT COMTE OT Les Alpes du Léman
A.NIERMARECHAL AEM à Bellevaux M.FAVRAT Foyer de fond Bellevaux
P.DUCROD AEM P.LANDINI HSN
C.ALLIER HSN

Avant le 20 décembre, les partenaires indiqueront par mail à Charlotte à HSN (com@haute-savoie-nordic.com) :

 le nombre de personnes disponibles définitif (ou au mieux) pour l’encadrement de leur atelier et leur NOM PRENOM
 le nombre de bénévole ou étudiant pour les inscriptions à leur atelier et leur NOM PRENOM
 s’ils ont besoin ou non d’un bénévole pour la prise d’inscription à l’atelier
 le matériel pour les initiations dont ils auraient besoin, qu’ils ne peuvent pas fournir
 les offres retours proposées (par chaque prestataire d’activité, pour inciter les participants à revenir pratiquer de manière plus approfondie et régulière
sur le territoire. Possible sur les 4 saisons…)

NB : les bénévoles qui participeront à l’évènement (rôle : inscriptions sur les ateliers) seront invités à la dernière réunion préparatoire sur site début janvier
afin de leur préciser les modalités de l’évènement et leur rôle le Jour J.

Point sur site pour fixer le plan d’implantation et le damage : HSN / domaine nordique de Bellevaux en décembre

Prochaine réunion tous ensemble : 15 jours avant l’évènement au Foyer de ski de fond de Bellevaux (4 janvier 2017 : date à reconfirmer)

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 INFOS REUNION OCTOBRE 2016
INFOS REUNION NOVEMBRE 2016

PARTENAIRES PERSONNES ET
ACTION/ORGANISATION DETAILS ORGANISATION
SOLLICITES MATERIEL

Accueil centralisé à la tente accueil HSN pour gestion des flux arrivée des participants et
inscription obligatoire OTSI : 2 pax
1 tente accueil HSN pour inscriptions
1 tente OTSI avec infos touristique sur le site, les offres nordiques sites + possibilité de 1 tente OTSI ?
diffuser les informations et les offres retours des partenaires et prestataires

HSN + OTSI + Une tranche d’inscription aux ateliers / initiations matin et une l’après-midi. Horaires
ACCUEIL/INFORMATION bénévoles proposés : 10h 12h30 et 13h30 16h (dernier départ en activité).

Rappel : les visiteurs qui ont terminé les initiations ramènent le passeport d’activité a la tente
accueil (pour les stats) et reçoivent un petit goodies (tour de cou) fourni par HSN, possibilité
d’avoir aussi un petit goodies donné par le territoire des Alpes du Léman)

A la tente des Alpes du Leman (info touristique) : mise en place possible d’un jeu-
concours avec promo et lots des partenaires.

ACCUEIL
INSCRIPTIONS : 1
pax fixe : bénévole
Bellevaux
Mise en place d’un badge multi-activité obligatoire pour être sur les pistes = 1 Pass par
+ renfort de l’OTSI
INSCRIPTIONS HSN famille
si besoin
Gestion des inscriptions aux ateliers.
HSN : charlotte +
1 feuille inscription par atelier (constitution de groupe)
Pierre si besoin
selon affluence

1 tente HSN

Communication départementale par HSN :

Affiche A3 + Flyers
Diffusion du communiqué de presse général des Festi
Campagne Radio (Radio France bleu)
Info dans Récréamomes Hiver (agenda/blog/chronique TV sur 8 Mont-Blanc)
COMMUNICATION HSN
Infos sur le site Internet bi départemental
Publicité demie page dans « Actu Montagne » (75 000 ex diffusé)
Mise à disposition de banderoles annonce de l’évènement avec dates (entrée et sortie du
site)
Signalétique devant les tentes ateliers et accueil

2/5
 Signalétique routière fournie par HSN la semaine avant l’évènement

Communication locale OTSI :

Contacts presse correspondants locaux diffusion du CP
COMMUNICATION OTSI
Diffusion information écoles du territoire (mot dans les cahiers de liaison des élèves)
Création et diffusion d’un flyer avec le programme local détaillé avec les éléments du « kit
communication » donné par HSN
PARTENAIRES
INITIATIONS DETAILS ORGANISATION
SOLLICITES

Initiation d’1 heure comprenant 15 minutes d’équipement et 15 min de déséquipement

Le moniteur accueille son groupe, l’équipe, fait l’initiation, accompagne le groupe pour le
déséquiepement et s’assure que le matériel prêté est remis au prestataire concerné.

Grand Atelier avec tentes / barnum (fermés en cas de neige/ bancs /tables/ moquette/ 1 tente SDF
espace couvert) 1 tente com com
 une zone matériel de ski de fond dans des racks ou placés sur cordes (classique et 1 tente « trail des
skating) grandes tailles et petites pointures : 50% classique et 50% skating. Prêt de allobroges »
matériel possible par le foyer des moises.
 Tente matériel de FAVRAT SPORT
 Tente matériel de LOCA SKI
 un espace bancs et moquette sur la neige pour faciliter l’équipement déséquipements
des visiteurs (confort / accueil)
 une zone inscription avec une tente ESF et un moniteur ESF qui construit les
Foyer de ski de fond groupes selon le niveau des visiteurs, le moniteur et la pratique (si pas assez de
LOCA SKI moniteur ESF dispo = par HSN)
Ski de fond SKI CLUB Besoin de bien identifier l’ESF sur le site avec une tente ESF ou on enregistre
ESF Vallée Verte l’inscription SDF. L’inscription se fait par un moniteur qui saura juger du niveau des
ESF Bellevaux participants et organiser des groupes homogènes.
HSN
ESF Vallée Verte : 2 moniteurs dispos
ESF Bellevaux : 2 moniteurs dispos à ce jour + 1 moniteur ESF retraité

Info : des « skis tests » peuvent être organisés par les loueurs de matériels pour leurs
clientèles et futures clientèles

Question sur le séchage des chaussures de SDF : pas de dispositif spécial pour le
séchage des chaussures entre chaque initiations (HSN précise qu’avec le roulement il
n’y a pas vraiment de pb sur ce point lors des Festi)

Alexandre Place de LOCA SKI et FAVRAT sports amènent leurs rateliers/racks

Il est proposé d’amener 4 palettes en bois / cordes pour mettre en place les
équipements de ski de fond si besoin en plus des racks.

ESF moniteurs dispos : 1 (Bellevaux) +2 (Habere Poche) + 2 jeunes du ski club

3/5
 (biathlon) + 1 coach ski club + Philippe (moniteur retraité) = 7

Ski test par Thierry (accompagné d’une personne) Ski teste aussi par Alexandre
(également accompagné par une personne de la marque Rossignol à confirmer)

Chaque loueur peut mettre à dispo 100 paires de ski de fond /bâtons /chaussures
+ 50 environ par les Moises

Prêt de 4 carabines laser par Théo

Prêt de 4 carabines par l’ESF Vallée Verte
Prêt de 4 carabines par le ski club
Encadrement : 1 encadrant pour 4 personnes avec 1 carabine chacun 1 tente « trail des
Biathlon
Ski Club + ESF 3 encadrants (moniteurs ESF / Ski Club / foyer de fond) allobroges »
A définir

Encadrement : 1 moniteur + 2 jeunes du club

Tapis + tente par Théo
Prévoir si possible avec le matériel SDF l’initiation à ski

Groupe de max 10 personnes par AEM. Matériel : 12 paires de raquettes chacun (soit 24
paires sur site)
Départs en initiation raquettes dans la partie boisée avec découverte thématique trace et
nature. 1 tente ?
Alain MARESCHAL
Démonstration de marche nordique en alternance avec départ en initiation-ballade (maxi 30
Isabelle
Raquettes à neige min)
BOULANGER
Philippe MEYNET
Alain + Philippe + Pascal + Isabelle
30-45 min
Prêt possible de raquettes par l’ESF et aussi par les Moises si besoin
Tente avec 1 bénévole ou 1 étudiant (AEM s’en charge) pour la prise des inscriptions
pdt que les AEM sont en initiation

Plan du parcours disponible à la tente accueil géré et fourni par l’ESF. Parcours à faire en
autonomie par les visiteurs entre deux initiations, pas d’inscription.
Ski orientation ESF
Patrick de l’ESF de Bellevaux dispo si besoin accompagnement

Luge nordique
Handiglisse Lui demander s’il a
M. MUGNIER Contact pris pour public handi (Narcisse à Villard) et des membres de l’association
une tente
Voir avec lui s’il peut amener une tente
1 tente « trail des
Initiation pulka tirée par chien proposées aux enfants (enfant seul dès 8 ans). Si enfants de allobroges » ?
Chiens de traîneaux Catherine MERMIN
4 à 8 ans avec 1 parent. Age max = 11 ans
Apprendre à préparer puis partir en balade de 30 minutes environ soit 1h de rotation
4/5
 en tout. Boucle d’1 km environ sur la piste piétonne (traçage par scooter de 2/3 km sur
piste piétonne)
8 chiens / 6 pulkas

Atelier à définir avec eux lors de la prochaine réunion d’organisation

Pisteurs de la station Pisteurs de la station, si disponibilité, présents toute la journée

Secours / DVA
d’Hirmentaz Initiation : 30 min d’explication pour groupe de 10 max
1 arva pour 2
Les AEM peuvent en prêter si besoin

Parc de 10 fat bike. Découverte de 45 minutes sur la boucle piéton.

FAT BIKE électriques Foyer des Moises Yannick + 1 personne 1 tente foyer des
Prévoir 1 bénévole pour inscription moises
Durée : 30 min (attention charge batterie) jusqu’à 12h puis recharge batteries dans le
foyer de 12h à 13h30 jusqu’à reprise à 13h30

Très apprécié et très convivial, le point chaud serait à placer de manière centrale.
Trépied réchauds et autre matériel par le ski club.
A voir utilisation d’eco-cup sur l’évènement.
Vente de boissons chaudes froides, gâteaux et sandwichs au profit du ski club pour 1 grande tente
financement actions ski club. nécessaire du
Point chaud Ski club
Comité des Fêtes
Eco cup ok
Soupe/ sandwich/gâteau
Café chocolat Thé

Repas bénévoles : sandwich/soupe/boisson/gâteau

Equipements / matériels :
La commune mettra à disposition du matériel évènementiel, barrières, matériel de la salle des fêtes (bancs chaises…) et du personnel municipal.
SESAT gèrera l’organisation du parking pour l’optimiser toute la journée.

5/5