MINISTERE DE LA SANTE, DE

REPUBLIQUE TOGOLAISE
L’HYGIENE PUBLIQUE ET DE Travail-Liberté-Patrie
L’ACCES UNIVERSEL AUX SOINS
.................................................
HOPITAL SAINTE JOSEPHINE BAKHITA
…………………………
DIRECTION
………………………………
LABORATOIRE DE L’HOPITAL SAINTE JOSEPHINE BAKHITA

PROCEDURE D’ACCEPTATION OU DE REJET DES

ECHANTILLONS

PARE-HSJB-01

Nom et poste : Signature

Auteur ADAMA Ekoué Aziangnon,
Responsable Qualité
BELEI Maguiliwè,
Vérificateur R. Biosécurité
FOLLY Yao Anani
Validateur Responsable du laboratoire
 Code : PARE-HSJB-01
PROCEDURE
D’ACCEPTATION OU Version :01
DE REJET DES
ECHANTILLONS Nombre de pages :
Laboratoire de l’hôpital sainte Joséphine
Bakhita 13BP119 Tel : +228 70 47 06 62 Date d’application :

TABLE DE MATIERE

1-Obectif et portée.........................................................................................................5
2-Définitions et Abréviation...........................................................................................5
3-Références...................................................................................................................5
4-Responsabilités...........................................................................................................5
5-Mode opératoire..........................................................................................................6
5-1-Tâches initiales à la réception de l'échantillon....................................................6
5-2-Informations requises dans le formulaire de demande d'examen.........................6
5-3-Exemples de critères de rejet de l'échantillon......................................................7
5-3-1. Échantillons mal ou non étiquetés...............................................................7
5-3-2. Échantillons en double.................................................................................7
5-3-3. Récipients présentant des fuites...................................................................8
5-3-4. Échantillons contaminés..............................................................................8
5-3-5. Origine inappropriée des échantillons.........................................................8
5-3-6. Retards dans le transport et le traitement de l'échantillon...........................8
5-4Actions à entreprendre si les échantillons sont rejetés...........................................9
6-Documentation..........................................................................................................10

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1-Objectif et portée
Cette procédure explique les critères d'acceptation ou de rejet d'un échantillon.
Cette procédure garantit une réception et un traitement appropriés des échantillons du
patient.

2-Définitions et Abréviation

Acceptation : c’est le fait d’accepter prendre un échantillon pour réaliser les examens
de laboratoire.
Rejet : c’est le fait de refuser de prendre un échantillon pour réaliser les examens de
laboratoire.
Echantillon primaire : partie discrète d'un liquide corporel, d'une haleine, d'un
cheveu ou d'un tissu prélevé à des fins d'examens, d'étude ou d'analyse d'une ou
plusieurs grandeurs ou propriétés pour déterminer le caractère de l'ensemble

ALAT : Aspartate aminotransférases

ASAT : Alanine aminotransférase
ECBU : Examen cyto-bactériologique des urines
NFS : Numération formule sanguin
RQ : Responsable qualité
RL :Responsable du laboratoire

3-Références
ISO 15189

4-Responsabilités
Le Responsable qualité est chargé d'élaborer les politiques relatives aux critères
d'acceptation ou de rejet d'un échantillon, qui sont alors approuvées par le
Responsable du laboratoire.

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Tout le personnel du laboratoire a pour responsabilité d’appliquer ces politiques

d'acceptation ou de rejet.

5-Mode opératoire

5.1.Tâches initiales à la réception de l'échantillon

 Noter la date et l'heure de réception de l'échantillon.

 Vérifier que l'identité du patient dans le formulaire de demande d'examen
correspond à l'identité figurant sur l'échantillon.
 Examiner visuellement l'échantillon afin d'évaluer son acceptabilité.
 Examiner et évaluer la demande d'examen afin de déterminer si le type
d'échantillon prélevé correspond à celle-ci.
 Déterminer si les conditions de transport conviennent à l'examen demandé, en
tenant notamment compte des facteurs suivants :
o Milieu de transport ou agent de conservation de l'échantillon
o Température de l'échantillon à la réception
o Temps écoulé entre le prélèvement de l'échantillon et sa réception
o Récipient de transport intact (pas de fuites ou de fissures).

5.2.Informations requises dans le formulaire de demande d'examen

Le formulaire de demande d'examen doit comprendre les informations suivantes :
 Identification complète du patient ( nom, prénom, date de naissance, âge,sexe,)
 Adresse et Numéro de téléphone du patient ;
 Patient hospitalisé ou externe 
 Description précise et complète du type d'échantillon ;
 Date et, le cas échéant, heure du prélèvement ;
 Examens demandés ; (Exemple : NFS, ECBU, ASAT/ALAT) 

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 Diagnostic proposé ou description de l'examen clinique ;

 Nom et coordonnées (p. ex. numéro de téléphone et adresse) du médecin ou du
prestataire de soins qui a demandé l'examen.
 Diagnostic proposé ou description de l'examen clinique (renseignements
cliniques) ;
 Date et heure du prélèvement ;
 Nom et contact du préleveur
 Type d’échantillon primaire (Exemple : Sang, urines, selles, secrétions
vaginales)
 Date et heure de réception de l’échantillon
 L’identité du réceptionniste

5.3.Exemples de critères de rejet de l'échantillon

5.3.1. Échantillons mal ou non étiquetés
Se référer à la POS Étiquetage des échantillons.

5.3.2. Échantillons en double

La plupart des échantillons dédoublés reçus le même jour sont inacceptables et ne
doivent pas être traités.
 Si la personne qui a effectué le prélèvement d'échantillons a vérifié que deux
échantillons reçus en même temps sont identiques alors, si l'examen le
nécessite, ces échantillons peuvent être mélangés et traités comme un seul
échantillon.
 Si des doubles d'échantillons sont reçus à différents moments de la journée,
prévenir le médecin ou l'infirmière du patient, et documenter. S'il est
acceptable de ne pas traiter l'échantillon, mentionner « Échantillon en double :
examen non effectué », et noter le numéro de référence de l'échantillon qui a
été traité.

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5.3.3. Récipients présentant des fuites

 Un échantillon est inacceptable lorsque l'extérieur du récipient est de toute
évidence contaminé par l'échantillon. Dans ce cas, demander un nouvel
échantillon.
 Si le récipient fuit, n'analyser l'échantillon que s'il n'est pas compromis et si la
fuite ne présente pas de risques de contamination de l'équipement du
laboratoire lors du processus d'examen.

5.3.4. Échantillons contaminés

 Les échantillons contaminés sont inacceptables. Les types de contamination
comprennent les cas où un autre type d'échantillon est mélangé avec
l'échantillon désiré. Par exemple, un échantillon d'urine ne doit pas contenir de
selles, et vice-versa.
 Dans le cas d'un échantillon contaminé, demander un autre échantillon.

5.3.5. Origine inappropriée des échantillons

Les échantillons qui ne correspondent pas au type d'échantillon requis pour l'examen
demandé ne sont pas acceptables.
 Par exemple:
o Les échantillons d'urine de 24 heures ou plus ne sont pas acceptables
pour les cultures bactériologiques de routine.
o Le type d'anticoagulant pour un échantillon sanguin (ou l'absence d'un
anticoagulant) doit correspondre au type d'examen sanguin demandé.
 Si le type d'échantillon reçu est incorrect ou inapproprié, demander un nouvel
échantillon et spécifier quel échantillon correspond à l'examen demandé.

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5.3.6. Retards dans le transport et le traitement de l'échantillon

 Idéalement, tous les échantillons doivent être reçus dans les 2 heures suivant le
prélèvement.
 Le milieu de transport ainsi que des instructions détaillées doivent être
disponibles pour le transport des échantillons vers les laboratoires (se référer à
la POS Transport des échantillons).
 Si le temps écoulé entre le prélèvement de l'échantillon et sa réception est trop
long pour qu'un examen valable soit effectué, conformément aux exigences
d'échantillonnage relatives à l'examen demandé, demander un nouvel
échantillon.
 Noter le cas où un échantillon est reçu après un long délai mais n'est pas rejeté
par le laboratoire et indiquer le temps écoulé entre le prélèvement et la
réception de l'échantillon.

5.4.Actions à entreprendre si les échantillons sont rejetés

 Si l'échantillon inacceptable peut être remplacé, notifier le prestataire de soins

qui a fait la demande d'examen.
 Documenter la raison de l'inacceptabilité de l'échantillon et demander un autre
échantillon.
 Ne pas jeter l'échantillon avant que le prestataire de soins du patient ait
confirmé qu'un autre échantillon peut être prélevé.
 Documenter le cas où le patient a déjà commencé un traitement antimicrobien
ou lorsqu’un nouvel échantillon ne peut être prélevé.
 Si un nouvel échantillon n'est pas disponible, documenter le problème et
procéder à l'examen si cela est possible.

Liste de quelques échantillons primaires irremplaçables ou critiques

- Prélèvement per-opératoire

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- Prélèvements des nouveaux-nés

6.Documentation
POS Étiquetage des échantillons Réf /PARE-HSJB-01
POS Transport des échantillons Réf /PTE-HSJB-01

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