CDG31/ Pôle Emploi Territorial et Mobilités / Service conseil en organisation

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Outil
10
bis
Fiche méthodologique
:
Plan de recrutement
1
ère
étape
:
état de la population existante
Cette étape vise
, dans un premier temps,
à recenser les ressources humaines disponibles par service
et par poste
(en nombre d’agents)
.
Dans
un deuxième temps,
il s’agit
de prendre en compte la durée hebdomadaire de travail afin de
transposer
le nombre d’agent en équivalent temps plein.
Le troi
sième temps est consacré à l’anticipation, il
consiste à
définir
les mouvements prévisibles
des
agents, et les motifs, personnels ou collectifs, à l’
origine de ces mouvements.
E
xemple
:
2
ème
étape
: revue de l’organisation des ressources
Cette étape vis
e
dans un premier temps à identifier les futurs métiers indispensables à la
structure et
les compétences clés associées à chaque poste.
Dans un second temps, il faudra identifier les ressources en interne
susceptibles d’occuper les
nouveaux métiers.
Si
certains age
nts en interne ont le potentiel pour
remplir les nouvelles missions
,
il
faudra mettre en place les actions nécessaires à l’évolution de leur
s
poste
s (formations...)
. Dans le
cas contraire, il faudra envisager un recrutement externe.

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3
ème
étape
: planification du recrutement
Cette dernière étape vise concrètement à planifier, par service, le
nombre de recrutements
nécessaire sur chaque métier, en précisant la durée hebdomadaire du
service, la date prévisionnelle
de recrutement et la d
ate d’inscription au budget

Selon une étude Lumesse, 67% des responsables RH suivent le coût global de leurs initiatives en
faveur de la gestion des talents
Et si vous pouviez objectiver l’ensemble des bénéfices financiers induits par le recrutement ? Si
l’exercice n’est pas aussi simple que cela, c’est pourtant toute l’ambition d’un recrutement axé ROI.
Quels en sont les principes, et comment procéder ? Suivez le guide dans cet article !

1) Pourquoi axer son recrutement ROI ?

79% des RH estiment que leurs dirigeants sont conscients de la nécessité d’une gestion efficace des
talents

Le ROI permet de mesurer la rentabilité du recrutement

Le ROI désigne le Retour Sur Investissement (ou en Anglais : Return On Investment). C’est un
indicateur très classique que l’on retrouve systématiquement dans toute activité. Il permet de
mesurer la rentabilité d’un investissement : combien vais-je recevoir grâce à mon investissement de
départ ? S’il est positif, cela veut donc dire que l’activité est rentable.

Ce qui est moins courant, c’est de l’utiliser en recrutement, en particulier dans les entreprises (par
opposition aux cabinets). Pourtant, le ROI peut s’appliquer à toute activité qui génère de l’argent (ou,
par la même occasion, des bénéfices autres que financiers). Or, le recrutement génère
indéniablement du profit pour l’entreprise. Axer son recrutement ROI, c’est décider de mesurer ce
profit, et de le confronter aux investissements initiaux dans l’activité recrutement. Autrement dit,
c’est la manière de mesurer l’efficacité économique du recrutement.

2) ROI : la définition des coûts

Selon une étude LinkedIn, les entreprises ayant une marque employeur performante divisent par 2
leurs coûts de recrutement !

Les coûts d’un recrutement peuvent être variés : salaire du recruteur, salaire du candidat, ou encore
outils dédiés

La première étape d’un recrutement axé ROI est de définir ce qui constitue justement
l’investissement, et le bénéfice en retour de l’investissement.
La partie investissements est généralement la plus facile à appréhender. Ce sont l’ensemble des
coûts directement induits par le recrutement. Il y a donc, en premier lieu, les salaires chargés du ou
des recruteurs. Si le recrutement n’est réalisé que par une seule personne, il faudra pondérer son
salaire en fonction de la proportion de temps passé à faire du recrutement, ce qui peut être plus
complexe à mesurer. Le salaire d’un candidat embauché est, lui aussi, un coût à prendre en compte,
puisqu’il constitue bien un investissement initial. Viennent ensuite tous les coûts en matière d’outils :
ordinateurs, licences des logiciels, solutions SaaS, accès à des bases de CVs, diffusions d’offres
d’emploi, comptes LinkedIn, hébergement du site carrières … la liste peut être longue en fonction des
choix.

Certains de ces coûts peuvent d’ailleurs être optimisés. Il est en effet possible de choisir une solution
unique offrant plusieurs services en même temps. Par exemple, la solution DigitalRecruiters permet
de gérer le processus de recrutement de la création du site carrières jusqu’à la préqualification des
candidats, tout en passant par le suivi statistique des recrutements en cours, ainsi que la multi
diffusion des offres d’emploi.

En allant plus loin, il est aussi possible de prendre en compte des coûts indirectement liés au
recrutement, mais qui sont pourtant existants. Par exemple, il est possible de prendre en compte
tout le temps consacré à l’onboarding d’un nouveau salarié, des aspects administratifs à sa formation
et son intégration. Ces indicateurs sont en revanche plus difficiles à mesurer, ce qui incitera à être
prudent sur les coûts calculés, quitte à volontairement les sous-estimer pour ne pas faire d’erreurs.

3) ROI : que rapporte un recrutement ?

Seuls 24% des responsables RH suivent la marge de bénéfices rapportés par le recrutement

Le calcul du bénéfice induit diffère dans sa complexité en fonction des postes pour lesquels on
recrute

Un recrutement peut rapporter beaucoup, mais seul le calcul du ROI pourra vous l’indiquer. La
difficulté vient du fait que les bénéfices de chaque recrutement peuvent différer en fonction du poste
pour lequel une entreprise recrute. Immédiatement, l’exemple le plus simple à expliquer est celui du
commercial. Lorsqu’un commercial est recruté, l’entreprise attendra évidemment du nouveau salarié
une performance sur ses ventes. Ainsi, le salarié recruté génèrera directement des bénéfices de par
son poste, ce qui rendra le ROI très facile à mesurer. Il sera même possible de tenir compte de
l’investissement initial ayant été nécessaire pour le recrutement afin de déterminer les objectifs du
commercial. Ainsi, on saura exactement au bout de combien de temps l’investissement aura été
rentabilisé.
Cependant, tout n’est pas aussi simple que dans cet exemple. Si l’on recrute une fonction support,
par exemple, le calcul est déjà plus délicat. Dans ce type de cas, le retour sur investissement ne se
mesurera pas en sommes financières directement, mais en résultat attendu par rapport au poste.
Une évolution du nombre de followers pour un Community Manager, une satisfaction client
augmentant pour un responsable du service client … les indicateurs peuvent être nombreux.

Un recrutement ROI permet de rationaliser davantage l’activité du recrutement, principalement à un

niveau économique. Cependant, il est absolument nécessaire de ne pas considérer le ROI en
recrutement comme le ROI au sens classique du terme. L’ensemble des coûts induits par le
recrutement peut faire peur lorsqu’il est calculé, mais ces coûts sont bien souvent nécessaires pour
garantir la qualité du processus.

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc « Les outils permettant
d’améliorer la qualité (efficacité et efficience) du recrutement » ou à nous contacter directement.

Tout le monde s’accorde à dire que l’efficacité du recrutement est un facteur clé de succès de
l’entreprise :

           Parce que le recrutement est un investissement stratégique. Aucune stratégie ne peut

être déployée sans les ressources appropriées. Une étude récente[1] montre même que dans
les entreprises ayant eu une performance exceptionnelle sur le plan boursier, le recrutement
des personnes clés a précédé systématiquement la définition de la stratégie gagnante.

           Parce que c’est un investissement coûteux – souvent même d’ailleurs le plus couteux
pour les entreprises du web connues pour limiter leurs investissements matériels.

Si le recrutement est un investissement pour l’entreprise, on devrait donc pouvoir en mesurer le

ROI[2] comme pour d’autres catégories d’investissement, avant d’investir pour valider la décision, et
après pour en mesurer l’efficacité.

Or peu d’entreprises évaluent le retour sur investissement de leur recrutement. Ceci tient en partie
au fait que, comme la plupart des investissements RH, le recrutement est par nature difficile à
évaluer sur le plan de sa rentabilité: se pose toujours la question du choix des bons indicateurs pour
en évaluer le coût et la valeur générée sur un plan chiffré. On se limite donc bien souvent à une
évaluation qualitative et souvent approximative.

Poser la question du ROI du recrutement, c’est poser la question de son efficacité, c’est-à-dire de sa
capacité à fournir à l’entreprise des recrues de qualité en utilisant le moins de ressources possibles.
Un problème que l’on peut simplement décomposer en deux questions:

           Combien coûte le recrutement à l’entreprise ?

            Combien lui rapporte-t-il ?

 La capacité de l’entreprise à répondre à ces questions dans le cadre d’un investissement aussi
coûteux et stratégique, est facteur de performance économique.

L’objectif de cet article est de donner quelques éléments méthodologiques pour guider cette
réflexion. Pour simplifier le raisonnement, on se placera dans l’hypothèse d’un recrutement sans
cabinet.

1.     Combien coûte le recrutement à l’entreprise?

Le recrutement est un process que l’on peut décomposer en quatre étapes principales :

           Définition du besoin

           Recherche des candidats

           Sélection/Evaluation des candidats

           Intégration/apprentissage des candidats

Les coûts du recrutement correspondent aux coûts associés à ces quatre étapes. On peut distinguer
deux catégories de coûts :

           Les coûts visibles :

o       ce sont d’abord les temps d’activité de l’équipe Recrutement investis dans le process (analyse
du besoin et détermination du profil du poste, rédaction des supports de communication, envoi des
annonces, tri des CV etc…)

o       ce sont également les coûts de structure de ces équipes (frais administratifs, téléphone etc..)

o       ce sont enfin tous les achats réalisés pour supporter le process de recrutement (annonces,
plate-formes e-recrutement, abonnements jobboards etc..)

           Les coûts invisibles :

o       Ce sont les temps d’activité des équipes opérationnelles investis dans le process. Il peut s’agir
du DG, du DRH, ou de Responsables au sein des Opérations concernées, ou bien encore du temps
consacré par les équipes administratives, informatique en support du process

Le coût du recrutement est souvent sous-estimé du fait de la non prise en compte de ces coûts
invisibles. Pour le chiffrer, on ajoutera donc le coût de l’investissement temps (nombre d’heures
consacrées au process par chaque acteur x salaire horaire correspondant), le coût de structure + le
coût des achats réalisés pour supporter le process.

2.     Qu’apporte le recrutement aux entreprises?

L’apport du recrutement est sa capacité à fournir des recrues de qualité. Pour évaluer cette capacité,
Jean-Yves Le Louarn et Thierry Wils[3] proposent de retenir trois indicateurs :

           Le rendement des nouveaux employés

            La progression de carrière des recrutés

           Leur stabilité

Sur le rendement, on peut distinguer trois catégories de bénéfices pour l’entreprise :

           Une augmentation de capacités  -> on évalue alors le rendement du recrutement par la

hausse de la production associée (ex : développeur)

           Une amélioration de performance (qualité, chiffre d’affaires, productivité, coûts…) -> on

évalue le rendement par l’amélioration de l’indicateur correspondant (ex : manager business
développement)

           Une transformation -> on évalue le résultat de la transformation réalisée en bas de

bilan au niveau du résultat (ex : chef de projet)

Dans l’évaluation du rendement, il faut également prendre en compte le coût du non recrutement
pour l’entreprise (ex : ressources temporaires de remplacement) ou de l’impact de la non réalisation
des missions incombant à la personne recherchée, voir des dysfonctionnements engendrés par son
absence.

Pour la progression de carrières, on pourra prendre par exemple la proportion de nouveaux recrutés
promue au bout d’un ou deux ans et pour la stabilité, le pourcentage de recrues encore en poste ou
bout d’un an.

Evidemment, de la même manière qu’il y a beaucoup de coûts invisibles associés au process de

recrutement, les bénéfices d’un recrutement réussi à un poste clé dépassent très largement la
mesure de son rendement direct.

Conclusion

Le ROI du recrutement est une notion complexe qui doit s’appréhender de manière spécifique à
chaque entreprise. Au-delà du résultat obtenu, c’est la réflexion autour des questions que pose
l’évaluation du ROI du recrutement qui sera source de performance à terme pour l’entreprise :

           Quel est notre investissement réel en recrutement ?

           Quels résultats obtenons-nous pour cet investissement ? Est-ce satisfaisant ?

           Comment pouvons-nous améliorer le rapport entre coût et rendement de notre

recrutement ?

Ce qui est sur, c’est que le recrutement est un investissement plus coûteux qu’on ne le perçoit
généralement et qui, en cas d’échec, coûte très cher à l’entreprise :

           Coûts du process de recrutement

           Coût salarial chargé sur la période

           Erreurs et échecs sur la période (opportunités de CA ratées, perte de clients…)

            Coûts éventuels de licenciement (indemnités + investissement temps RH + conseil RH)

           Départs de salariés de qualité

           Etc..

Bien piloter le ROI de son recrutement commence donc pour l’entreprise par en limiter le risque
d’erreur..

Tout commence par un besoin :

 Remplacement d'un collaborateur suite à un départ, une mutation...

  Création d'un poste pour absorber une charge de travail supplémentaire, etc.

Le besoin se matérialise par une décision de recruter, c'est le point d'entrée du processus.

L'embauche en interne ou en externe n'est pas toujours la seule réponse à un besoin. Des
solutions alternatives peuvent être possibles selon les situations : réorganisation du travail,
déplacement de personnel, recours à un intervenant ponctuel, etc.
Etape 1 - Préparation du recrutement : qui et comment ?

1.1- Définition du poste 

L'objectif est de décrire précisément le contenu du poste à pourvoir. La description est simple,
directe, elle s'appuie sur des verbes d'action. Elle donne lieu à une fiche de poste. 

Cette dernière contient :

 les grandes missions (finalités du poste dans l'activité de l'entreprise)

 les principales tâches et activités
 le positionnement du poste dans la structure (relations hiérarchiques...)
 les responsabilités et prérogatives (management d'équipe, budget géré, etc.)
 les liaisons avec les autres fonctions
 les conditions de travail
 les spécificités du poste (difficultés ...)

Voir aussi comment rédiger une fiche de fonction , un document proche, mais avec des
finalités différentes.

1.2 - Elaboration du profil du candidat

Après avoir rédigé une fiche de poste décrivant de manière générique l'emploi proposé, vous
devez définir le profil du candidat idéal à mettre en face. Il est principalement question de
compétences.

Vous pouvez utiliser un tableau comme celui-ci pour classifier les compétences que vous
recherchez
En colonne le type de compétences : 

 Savoirs : connaissances - matérialisés par le cursus et les diplômes obtenus

 Savoir-faire : les pratiques maîtrisées, de l'ordre de l'expérience
 savoir être : qualités personnelles, comportementales, sociales 

En ligne, l'importance accordée à chaque item :

 Indispensables : requises absolument pour la tenue du poste. Un manque éliminatoire

 Importantes :  les compétences "normales" attendues pour exécuter ses missions
convenablement
 complémentaires : un plus, pas indispensable, mais intéressant

Par exemple, la maîtrise de l'Anglais peut être une compétence indispensable pour un poste
en relation avec des partenaires internationaux. 

En plus de ces compétences, d'autres informations peuvent venir compléter le profil. Par
exemple :  la mobilité géographique, la détention du permis de conduire ou encore la
disponibilité (avec la date de début souhaité)

Cette grille est importante, car elle vous aidera à rédiger vos annonces d'offre d'emploi ,
évaluer et sélectionner vos candidats.

1.3 - Choix des méthodes et moyens de recrutement

La première question à vous poser est : faut-il recruter en interne ou externe ? Chaque
alternative possédant ses avantages et ses inconvénients , à vous de bien peser le pour et le
contre et faire le bon choix.

Ensuite se pose la question de la méthode à retenir...

Qui mène le recrutement ? Un cabinet extérieur ? Etc.

... et des canaux de recrutement (appelé aussi canaux de sourcing) :

  publication d'offre d'emploi (insertion dans la presse, sur des sites de recrutement
appelés aussi jobboards, via les réseaux sociaux, dans les écoles...),
 exploitation d'une base de CV (Pôle emploi, APEC),
  recherche dans votre vivier de candidatures spontanées,
  approche directe (chasseur de têtes),
   cooptation,
  affichage sur place (pour une boutique un restaurant...),
 job dating (rencontre flash entre candidats et recruteurs),
 forums et salons,
  gamification,
 ...

Attention de bien choisir les canaux et les médias (ou sources) en fonction du profil des
cibles .

Par exemple : publication d'une offre d'emploi sur le site de l'APEC pour recruter un
responsable marketing, sollicitation du vivier de pôle emploi pour un mécanicien.

Autre question : quels vont être les outils pour évaluer les candidats ?

 tests (de personnalité, d'aptitude, d'intelligence, mise en situation...)

 entretien en face en face
 entretien de groupe

Ces décisions débouchent sur l'estimation d'une enveloppe budgétaire pour mener la
campagne de recrutement.

Une fois les choix méthodologiques arrêtés, les sources de candidats choisies, il est temps de
passer à la phase d'action.

Etape 2 - Conduite du recrutement : recherche des candidats et sélection

2.1 - Préparation de la campagne de recrutement et de la sélection des candidats

La campagne de sourcing
Négociation des contrats avec les prestataires en cas d'externalisation, organisation du
planning du recrutement (à l'aide d'un diagramme de Gant ), fixation des dates et fréquences
de publication, rédaction des petites annonces, rédaction du plan d'action (si la complexité
l'exige).

La sélection des candidatures

Formalisation du processus de sélection, exemple avec 2 entretiens :

 Mais aussi organisation des journées de recrutement, briefing des intervenants, etc.

2.2 - Lancement du recrutement

Mise en oeuvre de plan d'action : réservation des espaces, mise en ligne des annonces, etc. 

2.3 - Sélection des candidatures

2ème partie de la phase opérationnelle : lancement du processus dès réception des

candidatures. Réalisation des tests, tenue des entretiens, sélections intermédiaires et décision
finale.
Etape 3 : Intégration du nouvel embauché dans l'entreprise

Pour donner le maximum de chance de réussite au nouveau venu, il est indispensable qu'il
suivre un programme d'intégration digne de ce nom . Il serait dommage de voir un bon
élément démissionner durant sa période d'essai à cause d'une intégration sommaire, voire
inexistante.

3.1 - Accueil du nouvel embauché

La réussite de cette phase repose sur une organisation bien ficelée des premiers jours, des
premières semaines, des premiers mois du nouveau collaborateur dans votre entreprise. Cette
intégration est émaillée de rencontres et de présentations pour bien connaître l'organisation et
le fonctionnement de l'entreprise, les gens qui la composent, ainsi que sa culture. 

Puis des rencontres plus focalisées avec le n+1 lui permettent de prendre son poste en main.

Un livret est généralement remis.

3.2 - Réalisation des formalités administratives

Recruter implique de nombreuses formalités qu'il convient de remplir le plus tôt possible dans
le processus : 

 rédaction du contrat de travail,

 envoi de la déclaration unique d'embauche,
  mise à jour du registre unique du personnel
 ...