Manual para Utilizao do Novo Saffor

Sistema de Acompanhamento Fsico e Financeiro do Oramento

NDICE
INTRODUO...................................................................................................................... 3 CONFIGURAES MNIMAS............................................................................................ 4 INSTALAO....................................................................................................................... 4 PROBLEMAS COM MACROS ............................................................................................ 6 UTILIZAO ........................................................................................................................ 7 CADASTRAMENTO DE NOVOS USURIOS .................................................................. 7 CADASTRAMENTO DE NOVOS USURIOS .................................................................. 8 ALTERAO DE SENHA ................................................................................................... 8 POPULAO ........................................................................................................................ 9 ASPECTOS FSICOS .......................................................................................................... 10 ORAMENTO..................................................................................................................... 11 PRAA DE ATENDIMENTO ............................................................................................ 13 MANUTENO DA CIDADE........................................................................................... 14 ORDENS DE SERVIO...................................................................................................... 17 EXEMPLOS DE PREENCHIMENTO:............................................................................... 25 DVIDAS E SUGESTES ................................................................................................. 26

INTRODUO
O Novo Saffor foi desenvolvido pela subprefeitura Vila Mariana em parceria com a ATPLAN com o intuito de reunir e disponibilizar de modo gil e transparente as informaes gerenciais de todas as subprefeituras, bem como o Gabinete, SPUA e Abastecimento.

A atualizao do Saffor, denominada Novo Saffor, foi uma iniciativa da ATPLAN em parceria com a INDG, que consiste na fuso do Dirio de Produo com o antigo Saffor. Esse novo sistema inclui o acompanhamento quantitativo dos servios de manuteno executados pelas subprefeituras, sendo reforado pela digitalizao das Ordens de Servio.

Outra melhoria do Novo Saffor que os dados esto interligados e sendo gerenciados pela PRODAM. Assim, qualquer alterao nele automaticamente salvo e disponibilizado em rede.

Este manual tem como objetivo facilitar o entendimento do Novo Saffor e servir de orientao para as dvidas iniciais.

CONFIGURAES MNIMAS
Office 2002 (mnimo Server Pack 2) ou superior.

INSTALAO
http://web4.prodam/sr1906/default.asp

Para utilizar o Saffor no computador, basta abrir a planilha do Saffor sempre que for utiliz-la; Ao acessar a planilha, a seguinte caixa de dilogo dever aparecer. Sempre clicar em ativar macros: Ao fechar a planilha, no salva-la na rea de trabalho pois ele ir ficar desatualizado.Sempre entrar pelo link disponvel.

PROBLEMAS COM MACROS

Caso essa caixa de dilogo no aparea, significa que o nvel de segurana das macros no adequado para a execuo do programa. Para adequ-la, ir em Ferramentas Segurana Macro

Mdio. Aps isso, fechar o programa e salvar as alteraes. Ao reabrir o

Novo Saffor, basta clicar em ativar macros.

UTILIZAO
Ao entrar no programa, basta clicar na clula com o nome das subprefeituras e alter-la para a sua unidade. Cada subprefeitura tem acesso somente aos seus dados.

O ano de exerccio alterado na pgina inicial.

CADASTRAMENTO DE NOVOS USURIOS

Para acessar qualquer item do programa necessrio estar cadastrado no sistema. Para cadastrar-se, entrar em contato com a Secretaria de Coordenao das Subprefeituras nos telefones 3101-5050 r: 324 e 261

ALTERAO DE SENHA

Para alterar sua senha, clicar em Usurios. Uma tela com o seu nome e login cadastrado ser aberta. Clicar no seu nome. Digitar no campo Senha a nova senha desejada. Clicar no campo amarelo Salvar. Confirmar a senha e clicar em ok.

POPULAO
Diariamente as subprefeituras trabalham com vrios dados, fornecidos por vrios setores, muitas vezes com informaes incompatveis. Esses itens foram adicionados no Novo Saffor com o intuito de uniformizar essas informaes. A planilha Populao contm informaes sobre a estimativa da populao da regio, a sua composio etria, indicadores educacionais e IDH (ndice de desenvolvimento humano).

Preenchimento

Basta preencher os campos em branco. Alguns deles estaro travados, pois contm frmulas e sero preenchidos automaticamente. Os grficos sero gerados conforme a alimentao dos dados.

ASPECTOS FSICOS
Tambm funciona como uma ferramenta de uniformizao dos dados. Contm estimativas da rea das subprefeituras e equipamentos pblicos.

Preenchimento

Basta alimentar os campos em branco. As colunas indicadas com (%), (Por Habitante) e (Total) so preenchidas automaticamente.

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ORAMENTO
Contm informaes financeiras teis ao gerenciamento de cada subprefeitura.

Preenchimento

Selecionar a dotao, o elemento de despesa e o ano desejado nos respectivos campos. Nessa nova verso foram cadastradas todas as dotaes, porm ATPLAN s vai analisar as dotaes de Manuteno da Cidade (2323, 2341,2366 e 2367) e as dotaes de Administrao (2365, 2304, 2334 e 2300).

A primeira parte da planilha so preenchidas com dados do Novoseo na Consulta, Grupo 2, Dotao Oramentria.

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A segunda parte o Cronograma de Empenhos, que deve ser preenchido da seguinte forma:

Os sub-elementos de despesa so adicionados abaixo do campo Total. Uma nova planilha de sub-elemento ser gerada automaticamente, sem quantidade limitada.

Varivel Quantidade de equipes, horas, equipamentos, dias, etc.

Previso No primeiro campo colocar o valor unitrio da varivel, ou seja, se a varivel for equipe colocar o valor unitrio de uma equipe. Em seguida colocar a previso ms a ms do Orado Disponvel, ou seja, o Orado Atual menos o Congelado.

Valor Empenhado Valor empenhado ms a ms separado por sub-elemento.

Valor Liquidado Caixa Valor no ms da liquidao realizado no Novoseo.

Valor Liquidado Competncia Valor correspondendo ao ms do servio executado (ex: perodo da medio).

Descongelamento Valor necessrio a ser descongelado no ms. Aps ser concedido o descongelamento apagar o valor da linha do sub-elemento e atualizar a primeira planilha (Bloqueio Congelamento).

Suplementao Valor necessrio a ser suplementado no ms. Aps ser concedida a suplementao apagar o valor da linha do sub-elemento e atualizar a primeira planilha (Crd. Adicional Suplementar).

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PRAA DE ATENDIMENTO
Fornece as informaes dirias e mensais sobre as atividades da Praa de Atendimento.

Preenchimento

Preencher as informaes relacionadas ao dia da atividade. Para visualizao dos totais mensais, clicar no campo Resumo Mensal.

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MANUTENO DA CIDADE
Fornece as informaes dos servios de manuteno executados por cada subprefeitura. Este o antigo Dirio de Produo.

Preenchimento 1.Freqncia: As planilhas compartilhadas so preenchidas pelas Subprefeituras diariamente e as informaes devem estar disponibilizadas at as 12 (doze) horas do dia subseqente quele da realizao dos servios. As informaes referentes s sextas-feiras e sbados devero estar disponibilizadas at as 12 horas das segundas-feiras.

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2.Atraso no Preenchimento

Caso a disponibilizao dos dados dirios, por motivo de fora maior, tenha deixado de ser efetuada a tempo, eles devero ser inseridos no dia subseqente, e sero aproveitados nos relatrios mensais e daro consistncia ao tratamento estatstico efetuado e aos estudos de produtividade e custos que iro subsidiar estudos oramentrios. 3.Assiduidade do preenchimento

A falta de informaes dirias compromete o resultado do conjunto de estudos realizados com os dados do Dirio de Operao. A Assessoria Tcnica de Planejamento (ATPLAN) efetuar sistematicamente o acompanhamento do Dirio de Produo, com o objetivo de garantir a assiduidade da disponibilizaro de informaes. A no disponibilizaro dos dados at as 12 horas do dia subseqente, ser anotada e semanalmente ser enviado ao Subprefeito correspondente, o resultado da assiduidade da sua Subprefeitura.

4.Critrios no preenchimento

Nos casos de inexistncia de contrato, da equipe no ter sado a campo ou da mesma ter sido desviada para atender emergncia em outra atividade, dever ser informado o valor (zero). Para melhor acompanhamento dos trabalhos e respectiva disponibilizaro dos dados, todas as clulas da Planilha Compartilhada devero sempre ser preenchidas. Os itens Limpeza de Bocas de Lobo e Limpeza de Poos de Visita constantes na planilha de preenchimento dirio pelas Subprefeituras, devero ser preenchidos com os valores correspondentes s bocas de lobo e poos de visita efetivamente limpos. Aqueles inspecionados e considerados limpos devero ser informados na linha correspondente,

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Quant. de BL inspecionadas e Quant.de PV inspecionados criados neste novo relatrio. As Subprefeituras, por meio dos seus funcionrios responsveis pelo preenchimento da planilha diria, devero prestar especial ateno nas unidades de medida indicadas na planilha. Um mesmo servio pode ser quantificado de mais de uma maneira e a no observncia da exatido da unidade de medida indicada, inevitavelmente levar a erro e provocar a distoro nos relatrios e estudos posteriores. As guias e sarjetas implantadas devero ser informadas como extenso nica, ou seja, a Subprefeitura dever cuidar para que no seja contado duplamente este servio.

5.Consistncia dos dados Os valores informados diariamente pelas Subprefeituras passaro por um primeiro critrio de consistncia, representado por uma limitao inferior e superior para uma determinada clula que est sendo preenchida. Isto , a planilha oferecer ao funcionrio que a estiver preenchendo, a possibilidade de fazer um primeiro cheque do valor que est sendo introduzido, impedindo ou reduzindo o cometimento de erros tpicos de digitao. 6.Grficos possvel gerar grficos para acompanhamento dos indicadores de produtividade. frente de cada item de verificao, h o cone . Ao clic-lo, sero gerados os grficos

de produo diria, mensal e anual, e de produtividade por equipe.

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ORDENS DE SERVIO

Este um item novo, no qual as ordens de servio so digitalizadas. Alm disso, ao preencher cada OS um relatrio pode ser gerado e entregue a equipe que realiza o respectivo servio.

Ao entrar no campo Ordens de Servio, a primeira tela que surge mostra todas as Ordens de Servio Emitidas pela subprefeitura.

Filtro de Ordens de Servio Cadastradas: Conforme o envio das Ordens de Servio, o sistema acaba ficando lento e por esta razo foram criados filtros para melhorar a velocidade e organizao do Campo Ordens de Servio.

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Os filtros podem ser realizados atravs dos seguintes campos:

Servio: clicando nesta clula, a lista de servios de manuteno aparece e selecionando um servio apenar as ordens correspondentes ao mesmo so mostradas. Empresa: digitando o nome de uma contratada, sero mostradas apenas ordens referentes mesma. Perodo: preenchendo os dois campos do perodo so descritas as Ordens Referentes somente ao perodo selecionado. Repetindo o dia sero mostradas apenas ordens referentes ao dia repetido.

Procedncia: so filtradas as ordens referentes procedncia da Ordem de Servio. N da OS: informado o nmero da OS somente a ordem com o nmero correspondente mostrada.

NOTA: Existe a possibilidade de combinao de filtros. Por exemplo, selecionando um servio e informando o perodo de trabalho, sero mostradas Ordens de Servio referente ao Servio selecionado e ao perodo. Podem ser usados todos os filtros se o usurio assim quiser.

Procedimento para criao de OS

Dever ser feita uma ordem de servio para cada servio que cada equipe realizar por dia. Exemplo: Caso a equipe X,Y e Z realize servios de podas de rvores, dever ser feita uma OS de poda de rvore para cada equipe por dia.

Criao de uma Nova OS

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Clicar em Nova OS. Selecionar Ordem de Servio em Branco. Clicar em Criar Ordem de Servio. Preencher todos os dados. Apertar a tecla ENTER. Clicar em Salvar. Criao de uma Nova OS a partir de outra OS

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Clicar em Nova OS. Selecionar a OS a qual deseja alterar. Clicar em Criar Ordem de Servio. Alterar os dados convenientes. Apertar a tecla ENTER. Clicar em Salvar, conseqentemente ser criada uma nova OS com os dados alterados. Filtro para escolha de OS existente

Alterar as datas iniciais e finais de acordo com as OSs existentes para fazer o filtro do perodo. Clicar em Procurar. Escolher a OS desejada para alterar.

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Preenchimento

Emisso Deve ser gerada diariamente uma OS para cada equipe de trabalho. A OS deve ser gerada no dia til anterior realizao do trabalho de modo a viabilizar o monitoramento quali-quantitativo de manuteno. Caso o servio no seja completamente executado no dia programado, acrescentar os logradouros faltantes na OS do dia seguinte.

Data preencher com o dia em que o servio ser executado. Assim, possvel gerar antecipadamente uma OS. Por exemplo, fazer uma programao semanal.

Horrio at que seja criado campo especfico, solicita-se que o horrio de incio e trmino seja colocado no campo Obs.

N da OS no preenchido manualmente. gerado automaticamente e em nmeros seqenciais entre todas as subprefeituras.

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Objeto clicando nesse campo, aparece uma lista com todos os servios de manuteno que o Saffor contempla. Basta selecionar o desejado.

Contratada nome da empresa que realiza o servio.

N ata, N contrato, N processo, N nota de empenho, Ordem de incio preenchidos de acordo com o Contrato / Ata.

N guia preenchido somente para o objeto Conservao de Pavimentos Virios (guia de requisio para retirada de massa asfltica em SPUA).

N equipe nomear as equipes com letras, por exemplo: equipe A, B, C e etc.

Equipamentos / Veculos, Placas lista de todos os veculos, com as suas respectivas placas e equipamentos que acompanham a equipe.

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Logradouro e Trecho Ao Clicar em umas das linhas do Logradouro ir aparecer uma caixinha como mostrado abaixo:

Selecione primeiro a opo desejada, se um Logradouro Oficial ou um Logradouro No Oficial; Se for Logradouro Oficial digitar no campo PESQUISA o nome da Rua (Sem a palavra Rua ou Avenida) e colocar Pesquisar. Selecionar o Logradouro correto e clicar em Confirmar;

Em Opes Selecionar a opo desejada: Extenso, Nmero ou Trecho. Se for NMERO digitar o nmero correspondente e se for TRECHO digitar o Nmero Inicial e o Nmero final.

Se for Logradouro No Oficial digitar o campo Endereo e CEP e clicar em Confirmar;

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Funcionrio relao de todos os funcionrios que realizaro o servio.

Registro para funcionrios registrados, preencher com o n da carteira de trabalho. Para funcionrios autnomos, preencher com o n de inscrio do INSS. Observaes espao reservado para qualquer informao relevante que no tenha campo fixo na OS ou para alguma emergncia / imprevisto que ocorra em campo.

* Lembramos que no incio do ano dever ser alterado o ano da pgina inicial do SAFFOR e criar uma nova O.S., pois os dados do exerccio anterior no so importados.

Configurar Impresso:

Clicar em Relatrios Clicar em Exibir Em seguida Visualizar Quebra de Pgina Verificar se cada relatrio est na pgina correspondente. Em seguida ir em Arquivo Em seguida Configurar Impresso Selecionar Retrato no menu Orientao Em seguida Dimensionar ajustar para X% do Tamanho Normal Onde X varia de acordo com o servio: Servio 001 Limpeza Manual de Boca de Lobo 002 Limpeza Manual de Galerias, Crrego e Canal 003 Limpeza Mecnica de Galerias, Ramais, Poos de Visita, Bocas 005 Conservao de Galerias e Demais Dispositivos de 55% X% do Tamanho Normal 57% 60% 56%

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Drenagem 006 Conservao de reas Urbanizadas / Ajardinadas / Praguejadas e Entorno 006.1 Poda e Remoo de rvores 006.2 Conservao Mecanizada de reas Urbanizadas / Ajardinadas 007 Manuteno e Conservao de Logradouros Pblicos 009 Pintura e Recuperao de Superfcies Pichadas 010 Conservao de Pavimentos Virios (com aplicao do material) 011 Limpeza Manual de Piscino 012 Limpeza Mecanizada de Piscino 67% 67% 67% 67% 67% 47% 68% 68%

Finalmente ir para Margens e zerar todos os campos Clicar Ok Realizando todos estes passos voc ter configurado para melhor aproveitamento da folha e maior tamanho possvel para impresso. Clicar em Arquivo Em seguida Imprimir Clicar Ok

Relatrio gerado a partir da Ordem de Servio ser impresso em uma folha com todos os dados do preenchimento. EXEMPLOS DE PREENCHIMENTO:

No campo Observao o horrio das equipes (que seria o horrio que as equipes exercem o seu respectivo servio).

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Exemplo:
OBSERVAES Horrio da equipe das 7:00 s 16:00h

No campo N da equipe identificar as equipes por letras exemplo: A, B, C, D, E...

Exemplo:
N equipe C

Tipo de Servio, por mais que seja repetitivo em relao ao nome do servio, necessrio informar.

TIPO DE SERVIO

Limpeza manual de BL Reforma de sarjeta

DVIDAS E SUGESTES
Em caso de dvidas e sugestes, entre em contato com a Secretaria de Coordenao das Subprefeituras.

Telefones: 11-3101-5050

Ramais: 324 , 261 e 289

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