INTRODUCCIN

Los papeles de trabajo se preparan conforme a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas mediante los papeles de trabajo, el contador pblico dejar constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del contador, se preparan conforme a las normas de auditora generalmente aceptadas (NAGA).

Los papeles de trabajo podrn ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos por la ley. Dichos papeles estn sujetos a reserva y debern conservarse por un tiempo no inferior a cinco aos, contados a partir de la fecha de su elaboracin.

Estos papeles que prepara y mantiene el contador, son soportes que debe elaborar el profesional para evidenciar el cumplimiento de las normas de auditora generalmente aceptadas en este caso la que dice que "Debe obtenerse evidencia valida y suficiente por medio de anlisis, inspeccin, observacin, interrogacin, confirmacin y otros procedimientos de auditora, con el propsito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los estados financieros sujetos a revisin".

Los papeles de trabajo pueden tomar forma de planillas contables, las cuales permiten al anlisis de cuentas de la contabilidad.

PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo sirven para registrar los elementos de juicio especfico que se emplean para acumular las evidencias necesarias que sean la base para fundamentar la opinin o dictamen que emite el Auditor.

Tambin se puede decir que los papeles de trabajo, son el conjunto de cdulas en las que el Auditor registra los datos y la informacin obtenida de la empresa que est examinando y de esta manera acumula las pruebas encontradas y la descripcin de las mismas.

Los papeles de trabajo constituyen una historia del trabajo realizado por el Auditor y de los hechos precisos en que basa sus conclusiones e informes, los papeles de trabajo deben ser elaborados de tal forma que muestren:

a.- Las informaciones y hechos concretos, b.- El alcance del trabajo efectuado, c.- Las fuentes de la informacin obtenida, d.- Las conclusiones a que lleg.

Desde el punto de vista del personal que labora en la auditora, los papeles de trabajo constituyen esencialmente un informe que facilitar la revisin del trabajo desarrollado y que deben ser tan completos que no requiera informacin verbal adicional. Los papeles de trabajo deben ser preparados de tal manera que en cualquier fecha futura un miembro de la empresa auditora o de la Contralora General de la Repblica, que no haya estado relacionado con el trabajo, pueda revisar los papeles y atestiguar con respecto a la labor realizada y a la evidencia contenida en los mismos.

Los papeles de trabajo deben ser elaborados de acuerdo a las tcnicas y normas existentes, y en concordancia con los principios generalmente aceptados de Contabilidad y de Auditora. OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben estar elaborados de tal manera que constituyan:

- Evidencia del trabajo realizado y que sea la base y sustento de las conclusiones a que se lleg y que sirvieron de fundamento a los informes u opiniones del Auditor sobre la auditora efectuada. El contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar la opinin del Auditor y todo el contenido del informe o dictamen, adems debe servir para facilitar la revisin y supervisin del trabajo realizado.

- Una fuente a la que se pueda acudir para obtener detalles de los saldos de las cuentas y de las partidas de los estados financieros o cualquier otro dato preciso acumulado en relacin con la Auditora. Los datos utilizados por el Auditor al redactar su informe se encuentran en los papeles de trabajo. El grado de confianza en el sistema de control interno. Los papeles de trabajo incluyen los resultados de los cuestionarios aplicados sobre el control interno, que permitan la evaluacin del mismo.

- Un medio que permita, a travs de su revisin: a.- Determinar la efectividad y suficiencia del trabajo realizado y la solidez de las conclusiones consignadas. b.- Estudiar modificaciones a los procedimientos de auditora y el programa para el prximo examen a fin de mejorar la calidad del examen.

- Un medio de respaldo del informe o dictamen emitido por el Auditor, para el caso de los procesos judiciales que se pueden aperturar contra las personas involucradas en hechos delictivos. TIPOS DE PAPELES DE TRABAJO

En funcin de la fuente de la que procedan los papeles de trabajo, stos se podrn clasificar en tres grupos:

a) Preparados por la entidad auditada. Se trata de toda aquella documentacin que la empresa pone al servicio del auditor para que pueda llevar a cabo su trabajo: estados financieros, memoria, escritura, contratos, acuerdos.

b) Confirmaciones de terceros. Una parte del trabajo de auditora consiste en la verificacin de los saldos que aparecen en el balance de situacin a auditar.

c) Preparados por el auditor. Este ltimo grupo estar formado por toda la documentacin elaborada por el propio auditor a lo largo del trabajo a desarrollar: cuestionarios y programas, descripciones, detalles de los diferentes captulos de los estados financieros, cuentas, transacciones. REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo de cada cliente comprenden dos secciones principales: el legajo o legajos de cada perodo cubierto por la auditora y el expediente continuo de auditora que contiene informacin apropiada y til durante un perodo largo de tiempo. Cada seccin es parte integrante y necesaria de los papeles de trabajo de auditora correspondiente a cualquiera de los aos en que se efecto la auditora.

Los legajos de auditora de un perodo corriente son incompletos si falta el expediente continuo de auditora, puesto que este contiene el trabajo de auditora e informacin aplicable, tanto al perodo objeto del examen como a perodos anteriores.

El Expediente Continuo de Auditora, en general, debe contener toda la informacin importante que conserve su inters para el futuro. Los documentos y cdulas de esta naturaleza, as como la constancia del trabajo realizado en relacin con los mismos, no deben ser incluidos en los legajos de papeles de trabajo corriente ni aun en forma duplicada, sino que deben figurar nicamente en el ECA. Las cdulas del ECA constituyen parte integrante de los papeles de trabajo de cada ao y al mismo tiempo que efectuamos nuestro trabajo deben revisarse y ponerse al corriente en relacin con el perodo que se examina.

Los papeles de trabajo deben ser diseados de modo que los detalles importantes no escapen a la atencin de quienes los utilicen o los revisen. Existen tantos detalles en una auditora, particularmente en la de una empresa grande, que los conceptos importantes pueden quedar escondidos por deficiencia en la elaboracin de los papeles de trabajo. La distribucin de informacin apropiada, debe facilitar una comparacin inmediata entre cifras del ao actual y las del ao anterior. Tales comparaciones son de gran importancia en la revisin de operaciones y permiten localizar aquellas partidas que pueden requerir una investigacin ms a fondo. ORGANIZACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Es aconsejable que exista uniformidad razonable en la organizacin de los legajos de auditora. Por consiguiente, el marco en que se encuadran los papeles de trabajo de auditora puede describirse brevemente en la forma que sigue:

- Hojas de Trabajo: Las hojas de trabajo deben elaborarse con los conceptos y cifras en el mismo orden de los estados financieros para facilitar la presentacin de los mismos o el cotejo de estos contra nuestros papeles de trabajo. - Cdulas Sumarias: Por cada concepto o partida principal de los estados financieros debe existir una cdulas sumaria, en estas se deben relacionar las cuentas individuales del mayor general que se agrupan como una partida de los estados financieros. La cdula sumaria de los inventarios, por ejemplo, podr incluir las cuentas del mayor general para materias primas, productos en proceso, productos terminados y materiales y suministros. - Relaciones de Cuentas: Cuando las cuentas de mayor tienen subcuentas se requiere de cdulas llamadas relaciones que integran el saldo de dichas cuentas, debern elaborarse las relaciones a fin de integrar cada cuenta de control o acumulativa. - Cdulas de Detalle o Analtica: Generalmente hay una o varias cdulas de detalle para cada cuenta del mayor que es objeto de trabajo de auditora, estas cdulas deben contener la evidencia de los anlisis y pruebas efectuadas para formar una opinin sobre el saldo de la cuenta. El saldo final que se muestra en la cdula sumaria debe coincidir con el saldo de la cuenta individual que aparece en la sumaria. Si fuese necesario, se presentarn subcdulas para registrar pruebas de los datos que respaldan las transacciones o para desarrollar otros trabajos de auditora necesarios. ORDENAMIENTO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Al archivar los papeles de trabajo de la auditora en curso, debe darse a los legajos un volumen que permita sean manejados cmodamente. Por consiguiente, los papeles de trabajo deben dividirse en tantos legajos como sea necesario, de acuerdo con la extensin del trabajo. EL orden de los papeles de trabajo, independientemente

del nmero de legajos individuales, ha de ser relativamente uniforme en todas las auditoras.

En la auditora de una empresa de tamao ms que mediano es aconsejable mantener por separado, un legajo general o de control con todos los papeles de trabajo de importancia para la administracin de la auditora. Este legajo puede incluir el programa de auditora del ao, los puntos de auditora que debern considerarse el ao siguiente, las cartas de manifestaciones, estados financieros firmados, memorndums y hojas de sugerencias, etc.

El archivo completo y ordenado de los papeles de trabajo, servirn como medio para que el Auditor pueda verificar la autenticidad de los saldos iniciales del cliente, en caso de auditoras sucesivas. INDICE DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Si los papeles de trabajo han de tener referencias cruzadas, se hace indispensable la utilizacin de un sistema de ndices adecuado.

Como ayuda para el archivo y manejo ordenado de los papeles de trabajo, cada uno de estos debe ser marcado con lpiz rojo en la esquina superior derecha con un nmero o letra uniforme, como ndice. Este ndice ser utilizado, a travs de todos los legajos siempre que tenga que hacerse una referencia cruzada a ese papel de trabajo en particular a una cifra que aparezca en el mismo.

Comnmente, se utiliza en las auditoras una combinacin alfabtica y numrica de ndices para los papeles de trabajo. Para designar el activo se usan letras sencillas, para el pasivo se emplean letras repetidas, para ingresos y egresos se utilizan cifras de dos guarismos y para pruebas de los procedimientos o comprobacin detallada (donde corresponda) se usan nmeros de tres guarismos. Este sistema puede ser ampliado de varias maneras, y el encargado o el gerente de la

auditora deben ser consultados en cada caso, para mantener uniformidad en cada juego de papeles de auditora. CONTROL DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Teniendo en cuenta que los papeles de trabajo son propiedad del Auditor y constituyen la evidencia del trabajo realizado y la base de la opiniones e informes emitidos, es importante que los mismos estn protegidos en formas adecuada y controlados en todo momento. Deben tomarse las precauciones necesarias para evitar el acceso no autorizado a los papeles de trabajo. Estas medidas tienen como finalidad impedir la divulgacin inadvertida de informacin confidencial, as como evitar la posibilidad de alteracin o substraccin de evidencia de los papeles de trabajo. CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo contienen toda la informacin relativa a la auditora a realizarse, dicha informacin debe contener datos completos referente a los estados financieros, asientos de ajuste a realizarse, conciliaciones bancarias, confirmaciones obtenidas de terceros, notas y observaciones efectuadas por el Auditor.

El contenido de los papeles de trabajo deben ser tan claros y completos, de tal manera que cualquier otro Auditor que revise los mismos pueda entenderlos sin tener la necesidad de recurrir a la fuente de la informacin.

Cada papel de trabajo debe contener un apartado (parte superior) que comprende el nombre de la compaa, el ttulo de la cdula o memorndum, la naturaleza del trabajo (auditora) y la fecha del examen. Tambin en la parte superior derecha del papel de trabajo se anotar el nmero o letra del ndice correspondiente y si la cdula estuviera compuesta por ms de una hoja, esto se indicar mediante la numeracin de cada una de estas: "1 de 3", "2 de 3", etc.

Cada papel de trabajo debe ser firmado y fechado por la persona o personas que efectuaron cualquier anotacin en el papel de trabajo de tal modo que se indique el trabajo realizado por cada uno. Si el papel de trabajo fue preparado originalmente por la Empresa para nuestra revisin, esto se indicar con las letras "PPE" (preparado por la Empresa) encima de la firma de nuestro representante.

Los encargados de la auditora asumen responsabilidad por los papeles de trabajo preparados por los auxiliares bajo su supervisin, y deben indicar la revisin y aprobacin del trabajo consignado con sus iniciales, en cada cdula, cerca de la firma de la persona que hizo el trabajo. Las cdulas comnmente se preparan con lpiz de tal forma que sean legibles, sin llegar a manchar. Las cifras negativas deben ser mostradas entre parntesis y signos similares, para poder identificarlas. Los ndices y referencias cruzadas de los mismos deben anotarse en lpiz rojo, porque el uso de un color ayuda en la revisin de los papeles de trabajo. Deben trazarse as mismo, lneas sencillas debajo de todas las columnas que hayan de totalizarse, y doble lnea debajo de los totales.

CALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo debern ser completos en todo sentido y no requerir explicaciones adicionales posteriormente. Por lo tanto, cada cdula debe contener, por lo menos, la informacin siguiente:

- Fuente de la informacin: por ejemplo, cuenta del mayor general, hojas de conteo fsico de la Empresa, etc. -Descripcin clara del trabajo de auditora desarrollado. Esto debe incluir una cuidadosa explicacin de la documentacin examinada. En los papeles de trabajo principales de cada seccin deben mostrarse las conclusiones a que hemos llegado como resultado del trabajo de auditora efectuado. Estas conclusiones deben reunir los siguientes requisitos: a) representar la opinin de

la persona que efectu el trabajo, b) ser definitivas y precisas y c) responder a los objetivos de la auditora. Las conclusiones no deben ser alteradas o cambiadas por otras personas y los comentarios adicionales o modificaciones por parte del encargado superior o socio, deben consignarse por separado y firmarse.

Sin perjuicio de ser completos y precisos, los papeles de trabajo deben ser presentados en forma concisa. Los anlisis efectuados deben resumir e interpretar los datos y no representar, simplemente, una copia o transcripcin de las cuentas. Evtense las observaciones a la ligera, los comentarios no justificados y las conclusiones precipitadas, que no se fundamenten en los hechos.

Debe tenerse cuidado, asimismo, en no anotar conclusiones o comentarios que salgan del campo de nuestra competencia y responsabilidad. No deben expresarse, conclusiones ligeras y sin respaldo en tales campos. Esto no quiere decir que limitemos nuestro inters o nuestras investigaciones y preguntas en asuntos legales, poltica de mantenimiento, cobertura de seguros y otros asuntos de naturaleza similar que afecten la auditora, sino que indica, nicamente, que no debemos llegar a lo que signifique o pueda interpretarse como conclusiones de un perito en campos ajenos a nuestra prctica y competencia.

Las dudas o notas sobre determinados asuntos que requieran investigacin adicional deben incluirse en las hojas de puntos, y no en las cdulas de auditora. Los papeles de trabajo nunca deben contener puntos o dudas pendientes de aclaracin.

CONCLUSIONES

Los papeles de trabajo no estn limitados a informacin cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador pblico, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y y omitir otros y su opinin respecto a la calidad de la informacin examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisin.

Los papeles de trabajo deben ser claros, completos y concisos, y adems deben suministrar un testimonio inequvoco del trabajo realizado y las razones que fundamenten las decisiones adoptadas sobre aspectos controvertidos. Debe evitarse la inclusin de informacin excesiva e innecesaria. El auditor debe concentrarse entonces en la calidad de los papeles e intentar limitar su cantidad. Para ello las planillas que slo copian informacin disponible en los registros del ente no deben preparadas, ni debe solicitarse al ente que las prepare.