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El informe
Autor: Elena Cichanowski

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Presentacin del curso

El informe es un documento escrito en prosa discursiva (cientfica, tcnica, administrativa o comercial), con el objeto de comunicar la informacin. Aprende con este curso a hacer un buen informe orientado al tema que quieras tratar.

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1. Caractersticas
Tiene caractersticas propias que la diferencian netamente de los escritos literarios, como el cuento, la novela, el ensayo, la poesa o el drama, y aun el periodismo. 1- el informe es generalmente redactado para un superior, como una obligacin profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en muy pocos casos se redacta un informe para un publico amplio. 2- El contenido del informe no depende de la eleccin del autor, sino de la exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un asunto tcnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, estudios o labores realizadas por el informante. 3- Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir claramente el pensamiento: fotografas, diagramas, grficos, estadsticas, cuadros numricos, documentos originales, anexos ilustrativos o demostrativos. 4- El estilo se ajusta a las conveniencias o costumbres establecidas por la prctica de cada caso (frmula, frases, vocabulario), y en tal sentido, debe ser preciso, claro correcto y completo. 5- Los prrafos son caractersticamente cortos y concisos, sin intencin artstica. Muchas veces se adaptan frmulas expresivas ya elaboradas por la tradicin, que deben respetarse. 6- El vocabulario es usual en la materia que se trata, y por ello resulta generalmente especializado, con neologismos, tecnicismos y aun barbarismos. 7- Los modos bsicos de un informe: La narracin, la descripcin, la exposicin y la argumentacin.

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2. Contenido de los informes

Los informes varan mucho en cuanto a su extensin y estructura, de acuerdo con la prctica de la organizacin para lo cul se elaboran. Pero, bsicamente, todos se ajustan a un contenido comn que comprende: Propsito: todo informe contiene una exposicin declarada del propsito o finalidad con que se expresa (Para qu?). Mtodo o procedimiento: Explica la forma, procedimiento, tcnica o mtodo empleado en la recoleccin de datos o en la investigacin, para que el lector juzgue la exactitud veracidad o grado de confiabilidad en la informacin que se le proporciona (Cmo?). Hechos: Incluye tambin una descripcin o narracin de los hechos encontrados, en forma objetiva, lgica, clara y analtica (Qu?). Anlisis y discusin: La informacin que se proporciona debe ser analizada y evaluada con el criterio del informante, para que su destinatario decida sobre su valor. Conducciones, recomendaciones o solicitaciones: El informe concluye con la opinin o el punto de vista del autor; o con una recomendacin al lector para asociarlo en la decisin; o a veces concluye con una solicitud o pedido de normas para actuar (Qu debe hacerse?).

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3. Estructura del informe

Estos contenidos suelen agruparse segn las normas de las institucin dentro del cual circula el informe, aunque sin embargo la estructura y esquema ideal y completo de un informe debera organizarse en la siguiente forma: Cubierta o portada Tabla de Contenido Cuerpo Apndices

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4. Cubierta o portada
Es la primera pgina bajo la cubierta debe contener: - El ttulo: que debe dar una indicacin clara del tema con el menor nmero posible de palabras. - Una indicacin de la naturaleza del informe: si es un borrador, un informe provisional o un informe final. - El nombre: del autor o del organismo, la empresa, unidad, etc. donde se origina el informe. - La fecha de elaboracin. - Otros aspectos, cantidad de pginas (opcional), la direccin de la organizacin que ha elaborado el informe, cualquier advertencia sobre su carcter confidencial, el copyright, etc.

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5. Tabla de contenido
ndice Debe aparecer tras la portada y no al final del informe, como a veces se hace en otro tipo de documentos. En el ndice se consignan los captulos y secciones del informe. Tambin se indica la pgina donde aparecen. El ndice es la mejor expresin de la estructura de un informe. Si los ttulos de los captulos y las secciones estn redactados cuidadosamente, el ndice puede dar al lector una buena idea del contenido y naturaleza del informe. Sumario Si bien el uso de un sumario(sntesis parecido al ndice de los temas tratados) no es tan frecuente en los informes, de acuerdo a su contexto es aplicado o no( Si se los pide, si es algo extenso, etc). Introduccin Su misin es dar cuenta, en unas pocas pginas, del contenido del informe. Por ello, debe redactarse en ltimo lugar, una vez que ya sepamos cual es el contenido del cuerpo principal del informe y, en su caso, de los anexos. La importancia de la introduccin reside en el hecho de que a travs de ella el lector recibe una primera impresin no slo del asunto y objetivos del informe, sino tambin de la relevancia e inters que ste tiene. De la introduccin depender en muchas ocasiones que el informe sea o no ledo. Por otra parte, hay personas que, por escasez de tiempo, slo leern la introduccin al informe. La introduccin se convertir, en consecuencia, en el nico elemento con que dichas personas contarn para valorar la totalidad del informe. La extensin de la introduccin debe ser proporcional a la del cuerpo principal del informe. De cualquier forma, se estima que la introduccin no debe sobrepasar en ningn caso las seis pginas. Si en el caso de un informe largo, de unas cien pginas o ms, se estima que una introduccin de seis pginas no es suficiente para dar cuenta del contenido, lo ms conveniente es hacer, adems de la introduccin, una versin abreviada del informe principal que sea un documento independiente de ste. Los primeros prrafos de la introduccin deben ocuparse de los solicitantes y de la finalidad del estudio: de qu trata el informe, quin pidi que se hiciera, a quin se lo pidi y por qu. Adems de resumir el contenido del informe, en la introduccin se debe hacer referencia a los siguientes aspectos: - Finalidad u objetivos del informe. - Metodologa que se ha seguido para elaborar el informe. - Conclusiones y recomendaciones del informe. Las conclusiones y recomendaciones se expondrn al final de la introduccin. Luego sern repetidas a lo largo del informe. En un informe extenso esta repeticin es til, ya que, por una parte, algunas personas slo leern la introduccin y, por otra, quienes lean el informe completo podrn a travs de esta reiteracin retener los puntos ms importantes, las conclusiones. En un informe corto (de menos de diez o quince pginas) no resulta necesario referirse a las conclusiones en la introduccin.

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6. Cuerpo principal
Propsito - Mtodo o procedimiento -Hechos - Anlisis y discusin - Conclusiones, recomendaciones o solicitud. El cuerpo principal es la parte del informe que primero se debe redactar, ya que las otras partes (introduccin, conclusiones, portada) dependen lgicamente de l. Slo los apndices guardan cierta autonoma en relacin con el cuerpo principal. La forma concreta en que se organiza el cuerpo principal del informe depende, obviamente, del asunto que all se trate. Existen, de cualquier forma, ciertos principios complementarios entre s que conviene observar, especialmente, a la hora de redactar el cuerpo principal de un informe. Son la claridad, la unidad y la primaca. El cuerpo principal de un informe se divide en captulos, que a su vez se dividen en secciones. En el caso de un informe muy breve (de menos de diez pginas), el cuerpo principal puede estar dividido en una pocas secciones. No se pueden dar normas exactas sobre la extensin de los captulos y de las secciones. Una seccin puede constar de un solo prrafo o necesitar una docena de ellos ms varios diagramas y tablas. Un captulo puede tener una sola seccin o doce. Se ha aconsejado que, siempre que resulte posible, los captulos de un mismo informe deben tener una extensin similar. Tambin se ha dicho que un captulo no debe superar las seis pginas. Si es necesario incluir ms informacin, se puede remitir a un apndice. Se recomienda que cada captulo comience con un prrafo previo a la aparicin de la primera de sus secciones. Es conveniente que los ttulos de captulos y secciones resulten informativos en relacin con el contenido de stos. Ningn aspecto clave de los que se tratan en el texto debe carecer de ttulo y de una referencia en el ndice para llamar la atencin sobre l. Si el informe es corto, puede agregar dos o ms partes en una sola o prescindir de alguna. Los informes largos, pueden dividirse en subttulos para facilitar su lectura, comprensin y recordacin. Cuando las divisiones y subdivisiones son muchas dentro de un texto, suelen utilizarse normalmente dos tipos de series de designacin o numeracin: Con letras y nmeros I, A, 1, a, (1) y (a) Con nmeros 1 . 1. 1.1.1 1.1.2 1 . 2. 1.2.1 1.2.2 2 . Etc.

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7. Conclusiones
Las conclusiones pueden ser referidas en la introduccin si el informe es extenso. Tambin suelen acompaar a cada captulo o seccin del cuerpo principal en relacin con el asunto en ellos tratado. De cualquier forma, es conveniente incluir en el informe un ltimo captulo dedicado a reunir todas las conclusiones, hayan sido o no expuestas. Este captulo contendr: - Las conclusiones propiamente dichas, esto es, las que se derivan de lo expuesto con anterioridad en el cuerpo principal del informe. El resto de las principales apreciaciones o juicios de valor realizados por el autor a partir de lo ya expuesto. - Las recomendaciones que el autor haga a tenor de lo expuesto. - La relacin de las ventajas que se derivarn de adoptar las recomendaciones. - Al igual que en el caso de la introduccin, la extensin del captulo dedicado a las conclusiones debe ser proporcional al tamao del cuerpo principal del informe. As mismo, se recomienda que las conclusiones no sobrepasen en ningn caso las seis pginas.

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8. Apndices
Bibliografa. Ilustraciones, grficos o todo otro material complementario. La funcin de los apndices es recoger toda aquella informacin que, por un lado, se cree que resultara farragoso consignar en el cuerpo principal del informe, pero por otro, tambin se cree que tiene el suficiente inters como para figurar, de algn modo, en el informe. En otras palabras, slo se debe apelar al apoyo que en relacin con el cuerpo principal suponen los apndices cuando se estime verdaderamente necesario. En caso contrario, la informacin suplementaria se deber incluir en los "papeles de trabajo" que acompaan a la elaboracin del informe (y que pueden ser solicitados en cualquier momento por el lector de ste), pero no en el propio informe. Estamos ante una aplicacin de la regla segn la cual un informe debe ser tan breve como sea posible. Si bien los apndices pueden recoger todo tipo de informacin, hay ciertas clases de ella que normalmente figuran como apndices. En general las tablas de cifras largas y complicadas, las comprobaciones matemticas, los fragmentos largos de otros informes, las muestras de documentos, los glosarios, las bibliografas y las listas de notas y referencias deben excluirse del texto e incluirse al final del informe en atencin a aquellos lectores que necesitan comprobar los detalles. Se exceptan de esta norma los casos en que uno de los objetivos principales del informe sea aportar una tabla de cifras concretas. Se debe hacer referencia en el texto a todo el material incluido en los apndices. Algunas veces esta referencia adoptar la forma de una tabla abreviada o de un breve resumen o de detalles importantes del material que se ofrece ampliado en los apndices.

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9. Tipos de informe
Existen muchos tipos de informes segn la funcin que se les da. Los principales son: Informe formal: tiene un contenido amplio y detallado, y se usa en casos y plazos ya establecidos por la empresa o institucin (Preliminar, en marcha, final, diario, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual) Monografa: Es un informe sobre un asunto limitado que se ha investigado acadmicamente segn un mtodo cientfico o tcnico, es la expresin del resultado de esa investigacin. Se usa en las escuelas y especialmente en las Universidades. (Al ser un informe complejo, la monografa tiene sus propias reglas y estructura que lo diferencia de los dems ejemplos. Posee sus propios pasos, presentacin, tipo de letras y mrgenes, etc.) Tesis: Designa la proposicin que se mantiene con razonamiento para llegar a una conclusin vlida, fundada. Orales: Finalmente cabe decir que los informes de todo tipo pueden ser escritos, pero tambin pueden ser orales.

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10. Consideraciones tcnicas

Legibilidad Los elementos que favorecen esa legibilidad son: - El empleo de palabras breves, antes que largas. - Palabras simples, no las rebuscadas. - Deben evitarse las redundancias. - No utilizar palabras vacas, que lo que hacen es disminuir el inters y la calidad del escrito. Se pueden emplear giros y trminos tcnicos necesarios, pero siempre de una forma clara y simple, pensando en quien va a recibir el escrito. - Si se piensa que quien va a recibir el escrito no conoce el significado de algn trmino, se le debe definir discretamente en su primera aparicin en el texto. Fuente( en caso de usar un procesador de texto). El tipo de letra que se usa frecuentemente, es Times New Roman. Tambin Arial u otra fuente de igual aspecto. Si bien, en este sentido no se exige tanto, debe predominar la legibilidad por encima de la esttica. La modalidad usada para el cuerpo es (No exagerar en esto) de 11 o 12. Nunca uses fuentes de diversos colores sino, negro o azul oscuro. Quien elabora a mano (menos recomendable) deber usar cursiva para ello e imprenta par los ttulos. La exigencia en este sentido pasa por la legibilidad y comprensin del trabajo. Con respecto al tipo de hoja, en todos los casos debern ser blanca (a4 u oficio para el procesador de texto y la mquina de escribir) y hojas de cuaderno universitario para quien lo elabore a mano. Ttulos Se suele distinguir entre ttulos, que encabezan los captulos, y subttulos, que encabezan las secciones. Hay mltiples mtodos grficos para diferenciar a los ttulos de los subttulos y a ambos del resto del texto (subrayado, letra cursiva, etc..). Lo ms habitual es: - Escribir los ttulos en maysculas. Si es posible, se utilizar adems la letra negrita. No conviene subrayar los ttulos ni escribirlos con letra cursiva. - Escribir los subttulos en minsculas. Si es posible, se utilizar preferentemente la letra cursiva. Si sta no est disponible, se subrayar el subttulo. Es tambin admisible usar las posibilidades anteriores (minsculas cursivas o minsculas subrayadas) combinadas con el tipo de letra negrita. - Siempre colocarlos de forma horizontal y nunca de manera vertical. (Acurdate que tu trabajo es informar a otra persona de un hecho o propsito y que lo pueden rechazar en caso de presentar dificultades para su lectura o excesivos tonos de colores y garabatos). Interlineado Al decidir si utilizar un interlineado de uno, uno y medio o dos espacios hay que considerar la longitud y la finalidad del informe. Los borradores se suelen

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mecanografiar a doble espacio para poder hacer correcciones y cambios. Para informes largos se recomienda un espacio, porque as se reduce el nmero de pginas. Sin embargo con el interlineado a un solo espacio hay que procurar que los prrafos sean bastante cortos y que haya dos espacios entre ellos. Esto le da un aspecto atractivo a la pgina, aunque la escritura sea densa. Para informes de extensin media o pequea, digamos de menos de veinte o treinta pginas, se recomienda espacio y medio Grficos y diagramas Es recomendable su inclusin, ya que permiten una valoracin ms rpida e intuitiva de los datos. Deben ir acompaados de una breve explicacin y de una referencia en el texto: "el diagrama del la figura 2.1 nos muestra que...". Si es previsible que algunos lectores del informe no estn familiarizados con los signos convencionales utilizados en grficos y diagramas, es necesario incluir una tabla con las claves. Si es posible, las tablas y los diagramas que aparezcan en el cuerpo principal del informe deben ocupar menos de una pgina para que cualquier descripcin o comentario de ellos pueda aparecer en la misma pgina. Si no es posible, lo mejor es utilizar la pgina siguiente con este propsito. Mrgenes Lo ms usual es dejar un margen de 2,5 centmetros en las cuatro direcciones que encuadran el texto. Si se utiliza un sistema de encuadernacin que ocupe algo de espacio a la izquierda, debe tenerse en cuenta. Suele ser suficiente con aadir medio centmetro. En la primera pgina de un captulo o de una seccin importante, el margen superior puede ser mayor, por ejemplo, de cinco centmetros. Este espacio actuar de seal visual para el lector. Con respecto a la sangra primera lnea, basta con dos o tres espacios para diferenciarse. Numeraciones Adems de la numeracin de las pginas, en el informe existen otros tipos de numeraciones. Existen diversos mtodos para numerar los prrafos. Tal vez el ms sencillo sea el consistente en insertar al comienzo de cada prrafo dos nmeros separados por un punto. El primero se refiere al captulo en que se inserta el prrafo y el segundo a la posicin que el prrafo ocupa en relacin con el resto de los prrafos del captulo. Por ejemplo, el prrafo vigsimo del captulo tercero se numerara "3.20". Otro medio de numerar el texto del informe es el referido a los captulos y las secciones. Nuevamente, existen diversidad de mtodos. Uno de los ms sencillos, similar al expuesto en el prrafo anterior, consiste en insertar al lado del ttulo de cada captulo el nmero que le corresponde. Al lado del ttulo de cada seccin se insertar, en primer lugar, el nmero del captulo en que la seccin se integra; en segundo lugar y separado por un punto, el nmero que la seccin ocupa en relacin con el resto de las secciones del captulo. Los diagramas y tablas que aparecen en el informe se numerarn de igual forma que los prrafos. As en el captulo primero: diagrama 1.1, 1.2,... Los apndices tambin se citan con un nmero, adems de con su ttulo.

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