Revista de Gesto da Tecnologia e Sistemas de Informao Journal of Information Systems and Technology Management Vol. 1, No. 1, 2004, pp.

28-44 ISSN online: 1807-1775

A TECNOLOGIA DA INFORMAO COMO SUPORTE GESTO ESTRATGICA DA INFORMAO NA PEQUENA EMPRESA

INFORMATION TECHNOLOGY AS A SUPPORT TO THE STRATEGIC MANAGEMENT OF INFORMATION IN SMALL BUSINESSES Giseli Diniz de Almeida Moraes Universidade de So Paulo, Brasil Ana Cludia Fernandes Terence Universidade de So Paulo, Brasil Edmundo Escrivo Filho Universidade de So Paulo, Brasil

RESUMO
O objetivo deste artigo discutir a contribuio da Tecnologia da Informao (TI) como suporte gesto estratgica da informao nas pequenas empresas. Trata-se de uma questo extremamente importante para este setor, no qual so escassas as informaes sobre o assunto e pouco conhecimento se tem de sua relevncia no processo estratgico. Em decorrncia deste fato, a maior parte dos dirigentes de empresas de pequeno porte no visualiza a tecnologia da informao como uma ferramenta capaz de auxiliar no processo decisrio e cumprir propsitos estratgicos, empregando-a, muitas vezes, apenas em tarefas administrativas e operacionais. Outro motivo que contribui para que a tecnologia da informao ainda no se encontre disseminada no segmento das pequenas empresas a falta de sua adequao a este ambiente, no qual implementada, sem que se considerem suas especificidades de gesto. A literatura sobre o assunto apresenta uma srie de barreiras a serem transpostas, para se utilizar a tecnologia da informao no processo estratgico das pequenas organizaes, tais como: implementar tecnologias acessveis financeiramente, conseguir maior envolvimento do proprietrio-dirigente no processo de implementao, fornecer treinamento e educao apropriados aos funcionrios e proprietrios. Assim sendo, no mbito das pequenas empresas, relevante fazer pesquisas que viabilizem a adequao da tecnologia da informao s suas necessidades, para melhoria de sua gesto estratgica.

_____________________________________________________________________________________ Recebido em/Manuscript first received: 08/04/2004 Aprovado em/Manuscript accepted: 30/05/2004
Endereo para correspondncia/ Address for correspondence
Giseli Diniz de Almeida Moraes, Mestranda em Engenharia de Produo - EESC/USP Av. Trabalhador So-Carlense, 400 CEP 13.566-590 So Carlos/SP E-mail: giseli@sc.usp.br Fone: (16) 3371-1833 - Fax (16) 3371-3408 Ana Cludia Fernandes Terence, Doutoranda em Engenharia de Produo - EESC/USP E-mail: aclaudia@sc.usp.br Fone: (16) 3374-3947 Edmundo Escrivo Filho, Prof. Dr. do Programa de Ps Graduao em Engenharia de Produo EESC/USP E-mail: edesfi@ prod.eesc.usp.br Fone: (16) 3373-9428

ISSN online: 1807-1775 Publicado por/Published by: TECSI FEA USP - 2004

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A tecnologia da informao como suporte gesto estratgica da informao na pequena empresa

PALAVRAS-CHAVE: tecnologia da informao, gesto estratgica da informao, pequena empresa, informao e estratgia.

ABSTRACT
The present article aims to discuss the contribution of information technology (IT) as a support to the strategic management of information in small businesses. This is a relevant subject to this sector, in which the information on the subjects is scarce and there is little knowledge of its relevance in the strategic process. Thus, most entrepreneurs do not visualize the information technology as a tool capable of aiding in the decision and strategic process, using it, many times, just in administrative and operational tasks. Another reason that contributes to a minor dissemination of the information technology in the small businesses segment is its lack of adaptation to the environment, where it is implemented without considering the principal management specificities of the small enterprises. The literature about the use of information technology in the strategic process of small organizations shows a series of obstacles to be overcome, such as: implementing financially accessible technologies, involving the entrepreneur in the implementation process and supplying adapted training to employees and entrepreneurs. Therefore, for small businesses it is relevant to develop researches that allow the adaptation of information technology to its needs to improve the strategic management. KEY WORDS: Information Technology, Information Management, Small Business and Strategy

INTRODUO Um dos grandes vetores das transformaes no cenrio competitivo a contnua evoluo da tecnologia que, em virtude de sua grande disseminao, afetou de modo significativo todas as atividades humanas e fez crescer o grau de incerteza e imprevisibilidade do futuro. Dentre as novas tecnologias, destaca-se a Tecnologia da Informao (TI), que passou a ser um importante componente competitivo para as organizaes (ALBANO, 2001). Torquato e Silva (2000), ao esclarecerem a ligao entre tecnologia e estratgia, afirmam que, na criao e renovao de vantagens competitivas, fatores necessrios sobrevivncia das empresas, a tecnologia surge como um elemento-chave na busca de peculiaridades que as distingam favoravelmente de seus concorrentes. Para que as organizaes se mantenham competitivas em ambientes caracterizados por constantes mudanas, precisam acompanhar eventos e tendncias significativos que esto ocorrendo no ambiente externo. Esta necessidade pode implicar um estudo para monitorao ambiental, entendido como um processo de busca e utilizao de informaes externas para subsidiar decises estratgicas (BARBOSA, 1997, p.52). A turbulncia no ambiente empresarial, que gera um clima de incerteza para a tomada de decises, estimula os profissionais a procurarem entender de modo mais amplo as contribuies que as tecnologias podem oferecer gesto estratgica da informao. No setor das pequenas empresas no se registra o conhecimento amplo de suas informaes teis nem de suas respectivas fontes. Assim, este artigo importante porque tem, como objetivo, abordar, a partir da reviso da literatura da rea, a utilizao da tecnologia da informao como suporte gesto estratgica da informao na pequena empresa.

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A gesto da informao Pode-se descrever a informao como uma mensagem de comunicao audvel ou visvel, em geral apresentada sob a forma de documento, que envolve um emitente e um receptor e cuja finalidade mudar o modo como o destinatrio v algo ou exercer algum impacto sobre seu julgamento e comportamento. Diferente dos dados, a informao tem significado e se organiza tendo em vista algum fim (DAVENPORT e PRUSAK, 1998). A evoluo da importncia da informao nas organizaes ocorreu da seguinte forma: na dcada de 50, considerava-se a informao um requisito burocrtico necessrio, que contribua para reduzir o custo do processamento de muitos papis; nos anos 60 e 70, via-se a informao como um suporte aos propsitos gerais da empresa, que auxiliava no gerenciamento de diversas atividades; a partir das dcadas de 70 e 80, passou-se a compreender a informao como um fator de controle e gerenciamento de toda a organizao, que ajudava e acelerava os processos de tomada de deciso, e, da dcada de 90 at os dias atuais, passou-se a reconhecer a informao como um recurso estratgico, uma fonte de vantagem competitiva para garantir a sobrevivncia da empresa (LAUDON e LAUDON, 1996). H poucas dcadas, existia um ambiente menos instvel, onde tudo se processava de maneira mais lenta, mas que, a partir do incio dos anos 90, novos fatores, como a abertura aos produtos estrangeiros, concorrentes mais agressivos, fornecedores mais fortes e clientes mais exigentes, tornaram o mercado mais dinmico e competitivo. Para assegurar a permanncia e os lucros, as organizaes resolveram adotar uma estratgia inovadora, apoiada com firmeza na informao, ento compreendida como um capital estratgico, que possibilitava s empresas conhecerem seu prprio ambiente, mercados, consumidores e competidores (PAPA FILHO e VANALLE, 2002). Sofisticando-se os mercados, tornou-se necessrio aperfeioar as reas de informao das empresas, agregando-se estratgias para obter sucesso. A mensagem estratgica que uma economia fundamentada na informao transmite to visvel, que a informao passou a ser a base para a competio, capaz de acionar as alternativas tecnolgicas para o seu gerenciamento (McGEE e PRUSAK, 1994). Acredita-se que nenhuma empresa pode escapar aos efeitos da revoluo causada pela informao. Os gestores cada vez mais gastam recursos com a tecnologia da informao e se envolvem na sua gesto (PORTER e MILLAR, 1985). A empresa deve ter conscincia de que a informao um requisito to importante quanto os recursos humanos, pois dela que depende o sucesso ou o fracasso das decises tomadas por seus responsveis e tambm por todos os seus colaboradores. A informao , por conseguinte, um elemento primordial nas organizaes, que torna possvel estabelecer as condies necessrias para atingir seus objetivos e aumentar sua competitividade (FREIRE, 2000; SANTOS, 2001). Alm disso, preciso considerar que a estratgia sempre se formula com base nas informaes disponveis e que por isso nenhuma estratgia ser melhor do que a informao da qual deriva. Deste modo, o que determinar a excelncia de uma empresa ser o fato de ser capaz de coletar, organizar, analisar e implementar mudanas a partir de informaes, integrando-as no processo de melhoria contnua de suas atividades (REZENDE, 2001). A informao fundamental no apoio s estratgias e aos processos de tomada de deciso, porque, conforme afirma Beuren (2000), possibilita um maior controle das

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operaes empresariais. Para a autora, utilizar a informao significa interferir no processo de gesto com a possibilidade de provocar uma mudana organizacional, uma vez que este uso afetaria os diversos elementos que compem tal sistema. Pode-se considerar a gesto como um conjunto de processos que englobam atividades de planejamento, organizao, direo, distribuio e controle de recursos de qualquer natureza, visando racionalizao e efetividade de determinado sistema, produto ou servio (MARCHIORI, 2002). Sob esta perspectiva, a gesto da informao deve incluir, em dimenses estratgicas e operacionais, mecanismos para obter e utilizar recursos humanos, tecnolgicos, financeiros, materiais e fsicos para o gerenciamento da prpria informao, que ento deve ser disponibilizada como insumo til e estratgico para indivduos, grupos e organizaes (PONJUN DANTE1 apud MARCHIORI, 2002). A gesto da informao engloba a sinergia entre a tecnologia da informao, comunicao e os recursos/contedos informativos, visando o desenvolvimento de estratgias e a estruturao de atividades organizacionais. Portanto, a gesto da informao implica mapear as informaes necessrias, fazer sua coleta, avaliar sua qualidade, proceder ao seu armazenamento e sua distribuio e acompanhar os resultados de seu uso (MARCHIORI, 2002). Gesto estratgica da informao, portanto, significa o uso da informao com fins estratgicos para obter vantagem competitiva (LESCA e ALMEIDA, 1994). Ao se analisar o cenrio em que as empresas esto inseridas, possvel constatar o quanto a turbulncia deste as pressiona, fazendo-as interagirem com um ambiente em constante mutao, que oferece tanto oportunidades quanto ameaas. De fato, de vital importncia que os gestores usem a informao como instrumento que lhes permita conhecer melhor a empresa e o ambiente competitivo em que atua, de modo que, identificando as ameaas e oportunidades nele presentes, possam desenvolver aes capazes de dar uma soluo eficaz turbulncia ambiental (BEUREN, 2000).

TECNOLOGIA DA INFORMAO COMO SUPORTE GESTO DA INFORMAO A tecnologia da informao alterou o mundo dos negcios de forma irreversvel. Desde que foi introduzida sistematicamente, em meados da dcada de 50, houve uma mudana radical no modo de operar das organizaes (MCGEE e PRUSAK, 1994). Na atualidade, tanto sob a perspectiva acadmica quanto do mundo dos negcios, uma questo de grande relevncia. Antonialli (1996) concorda que fortes tendncias e fatores tecnolgicos so os responsveis por contnuas adaptaes da postura estratgica empresarial. A tecnologia da informao abrange uma gama de produtos de hardware e software capazes de coletar, armazenar, processar e acessar nmeros e imagens, que so usados para controlar equipamentos e processos de trabalho e conectar pessoas, funes e escritrios dentro das empresas e entre elas (WALTON, 1993). A tecnologia da informao corresponde a objetos (hardware) e veculos (software) destinados a criar
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PONJUN DANTE, G. (1998). Gestin de informacin en las organizaciones: principios, conceptos y aplicaciones. Santiago: CECAPI.

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sistemas de informaes que, por sua vez, resultam da implementao da TI atravs do uso de computadores e da telecomunicao (BALARINE, 2002). De um modo mais amplo, pode-se afirmar que a tecnologia da informao refere-se a um conjunto de hardware e software que tem, como funo, o processamento das informaes, que implica coletar, transmitir, estocar, recuperar, manipular e exibir dados, tarefas que podem estar includas em microcomputadores, conectados a redes ou no, mainframes, scanners (leitoras) de cdigos de barra, estaes de trabalho, softwares como planilhas eletrnicas ou banco de dados, alm de outros (CAMPOS FILHO,1994). Albertin (1996) apresenta tambm uma abrangente definio da tecnologia da informao, uma vez que a conceitua como tudo aquilo com que se pode obter, armazenar, tratar, comunicar e disponibilizar a informao. Para o autor, investimentos em TI so expressivos e as empresas esperam, atravs destes, ampliar a relao de objetivos gerenciais que venham a influenciar o seu desempenho. A tecnologia da informao considerada relevante para as organizaes, pois: proporciona a inovao de muitos produtos e servios e viabilizado o surgimento de importantes capacidades dentro das organizaes como, por exemplo: entrega online de informao; acesso eletrnico a servios; habilidade de solicitar e obter servios especficos; pagamento e apresentao eletrnica de contas e habilidade de utilizar vrios produtos de software, sem que seja preciso realimentar os dados (ALBERTIN, 2000); trata-se de uma das maiores e mais poderosas influncias no planejamento das organizaes, podendo inclusive colaborar com a estratgia competitiva das empresas por oferecer vantagens competitivas; diferenciar produtos e servios; melhorar o relacionamento com clientes; facilitar a entrada em alguns mercados; possibilitar o estabelecimento de barreiras de entrada, auxiliar a introduo de produtos substitutos e permitir novas estratgias competitivas com o uso de sua prpria tecnologia (ALBERTIN, 2001); responsvel pelo armazenamento de dados provenientes do ambiente externo. A ferramenta mestra para esta funo o banco de dados - repositrio central de todas as informaes pertinentes ao relacionamento de uma empresa com seus clientes e/ou fornecedores (NEWEL, 2000). Apesar de sua notria importncia, no basta apenas coletar e armazenar dados. essencial transform-los em informaes relevantes ao processo de gesto estratgica. Logo, para o sucesso e a viabilidade de seu emprego, principalmente no ambiente das pequenas empresas, necessrio utilizar uma ferramenta que fornea respostas rpidas aos usurios finais da maneira mais simples e econmica possvel. Para implantar com xito uma tecnologia de informao, as empresas precisam levar em conta algumas condies bsicas, como: integr-la a outras ferramentas de gesto, considerando que adot-la apenas uma varivel de deciso estratgica, e ter conscincia de que os benefcios realmente significativos viro a mdio e longo prazo (SILVA e FISCHMANN, 2002). Walton (1993) esclarece que, para facilitar a implementao da tecnologia da informao na empresa, necessrio criar uma viso estratgica, isto , uma viso que, no contexto estratgico, seja no s capaz de alinhar as estratgias de negcios, de organizao e de tecnologia da informao, mas tambm de abranger a estratgia competitiva e os modelos organizacionais que podero direcionar o sistema de

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tecnologia da informao ou ser direcionados por ele. Para o autor, a tecnologia da informao abrange trs ngulos que formam o denominado tringulo estratgico.

Estratgia de Negcios

Estratgia em TI

Estratgia de Organizao

Figura 1: Alinhamento estratgico entre negcios, organizao e tecnologia Fonte: Walton (1993)

Para Laurindo et al. (2001) necessrio utilizar a tecnologia da informao sob o enfoque da eficcia de seu emprego, comparando e analisando os resultados de sua aplicao no negcio das organizaes, os impactos de seu uso na operao e estrutura das empresas. Aps estudarem os modelos que tratam do papel da tecnologia da informao nas organizaes, ou seja, de como ela pode contribuir de modo eficaz para seu sucesso ou maior competitividade, os autores destacam os seguintes pontos relevantes: necessidade de uma clara viso estratgica tanto do negcio quanto da TI, ou seja, necessidade de que se considere a TI um meio para obteno de vantagens competitivas no negcio, um meio voltado ao mercado e ao usurio de TI; manuteno da vantagem competitiva por mais tempo, com base na gesto da TI e no alinhamento estratgico com o negcio; considerao de aspectos tcnicos e operacionais, para que se atualizem as evolues em TI e haja uma integrao entre as estratgias e sua estrutura; busca da eficcia, no somente da eficincia, por medir os resultados relativamente aos objetivos e s metas da organizao; importncia de um bom relacionamento entre os executivos de TI e dos negcios; avaliao da TI a partir de critrios variados, abrangendo aspectos tcnicos, organizacionais e estratgicos; gesto e avaliao dinmicas da TI, com acompanhamento contnuo e flexvel, a fim de que se possam promover mudanas e atualizaes externas. Na atual economia de informao, a concorrncia entre as empresas baseia-se em sua capacidade de adquirir, tratar, interpretar e utilizar a informao de forma eficaz (McGEE e PRUSAK, 1994). A tecnologia da informao, que apoia todos estes processos, pode ser um fator importante no aperfeioamento do uso da informao estratgica presente no ambiente, informao esta capaz de criar grande valor e manter as organizaes unificadas. Gesto de pequenas empresas Pode-se notar que a relevncia das pequenas empresas inquestionvel para o bem-estar econmico, pois elas produzem uma parte substancial do total de bens e servio e, alm disso, na medida em que fornecem novos empregos, introduzem
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inovaes, estimulam a competio, auxiliam as grandes empresas e produzem bens e servios com eficincia. (LONGENECKER, MOORE e PETTY, 1997, p.34). A pequena empresa uma organizao que pode ser administrada ou dirigida por uma nica pessoa. No caso de as competncias decisrias ficarem a cargo do proprietrio, isto , no serem delegadas, tudo fica sob o peso de sua gesto centralizada e de sua prpria avaliao (GONALVES e KOPROWSKI, 1995). De acordo com Van Horn2 apud Lima (1999), as pequenas organizaes possuem cinco caractersticas relevantes no processo estratgico e que podem ser vistas como particularidades em comparao s empresas de grande porte: tcnicas e procedimentos administrativos pouco desenvolvidos ou inexistentes, para avaliar com regularidade a posio estratgica e control-la, de modo que as informaes relevantes para o processo estratgico nem sempre esto disponveis ou so confiveis, a natureza destas informaes mais qualitativa do que quantitativa e os agentes em geral no sabem que informaes so estrategicamente importantes; membros da administrao ou colaboradores so em geral pessoas formadas na prtica do trabalho quotidiano, de forma que os dirigentes estabelecem a estratgia confiando em informaes e experincias armazenadas em sua memria, fator que influencia diretamente no apenas a maneira como o nvel hierrquico inferior percebe suas tarefas e seus mtodos de trabalho mas tambm seu prprio modo de comunicao com os superiores; tipos de atividade (produtos, tecnologias, servios, know-how) planejados em nmero limitado, na maioria das vezes para alcanar um grupo especfico de consumidores ou determinadas reas geogrficas, o que contribui para que estas empresas tenham uma base comercial mais restrita em relao s grandes e sejam mais vulnerveis a um declnio da atividade comercial; recursos e capacidade restritos, especialmente quanto ao capital (emprstimos difceis e fluxo de caixa reduzido) e formao daqueles que atuam na administrao e assessoria cujas habilidades e informaes necessrias ao planejamento estratgico adequado so com freqncia insuficientes. Assim, alm do tamanho da empresa, tambm a atitude dos dirigentes configura-se como barreira ao processo estratgico; cargos administrativos e algumas atividades em geral sob a responsabilidade de membros da famlia do fundador da empresa, o que favorece uma presena maior de argumentos no racionais no processo de tomada das decises estratgicas importantes. As especificidades das pequenas empresas, sobretudo seu papel de geradoras de empregos, despertaram a ateno de observadores que acreditam ser o conhecimento mais profundo da gesto neste setor um aspecto que contribui para ajudar a administrlo e, conseqentemente, para diminuir a taxa de mortalidade de que so vtimas suas empresas (LEONE, 1999). A autora classifica as caractersticas especficas das empresas de pequeno porte em trs tipos: as organizacionais, que se relacionam forma como se estruturam e organizam; as decisionais, que se referem sua maneira de tomar deciso e as individuais, que relacionam o comportamento do seu dirigente no exerccio de suas funes.
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VAN HOORN, T. P. (1979). Strategic planning in small and medium-sized companies. Long Range Planning, v.12, n.2, p.84-91.

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Da mesma forma, estudos realizados pelo Grupo de Estudos Organizacionais da Pequena Empresa (GEOPE), do Departamento de Engenharia de Produo da Escola de Engenharia de So Carlos/Universidade de So Paulo (NAKAMURA, 2000; MOTTA, 2000; TERENCE, 2002) organizaram as particularidades das pequenas organizaes em trs categorias: particularidades estruturais, que se referem a aspectos internos, decorrentes de sua organizao, entre as quais esto: a informalidade das relaes, a administrao noprofissional, a propriedade e a administrao exercidas pela mesma pessoa, a estrutura organizacional no formalizada e reduzida, a falta de recursos, a inadequao ou no utilizao das tcnicas gerenciais; particularidades contextuais, que se relacionam com o ambiente externo e refletem no processo estratgico, mas no so controlveis pela ao individual dos dirigentes empresariais, e; particularidades comportamentais, que dizem respeito a aspectos pessoais do pequeno empresrio, refletindo seus valores, suas ambies e ideologias, sua viso etc., e que, de forma geral, implicam conservadorismo, individualismo, centralizao de poder, tendncia ao obsoletismo, falta de habilidade na gesto do tempo e utilizao do improviso no do planejamento da ao, decorrentes de uma gesto intuitiva. O processo estratgico nas pequenas organizaes deve ser um contnuo aprendizado. Com o tempo, seus membros vo aprendendo cada vez mais sobre as capacidades e limitaes destas empresas, as ameaas e oportunidades de seu ambiente e o prprio processo. Por isso, importante que os administradores das pequenas empresas percebam que, nestas, o processo estratgico no implica necessariamente alto custo. Conseqentemente, a gesto estratgica de seu ambiente no precisa ser cara, exigindo grande investimento em tecnologia complexa, quantitativa ou mesmo muito formal, podendo ser realizada em escala modesta, com participao de funcionrios e concentrao nas informaes relevantes para seu negcio e suas necessidades (TERENCE, 2002). Barbosa e Teixeira (2003) afirmam a importncia de se estabelecerem condies que favoream o pensamento estratgico nas pequenas empresas, de forma que venham a ter base para competir em um ambiente de mudanas rpidas. A atual presso ambiental, gerada pela crescente competitividade, parece impor, para as pequenas empresas, a necessidade de atuarem na coleta de informaes do ambiente clientes, fornecedores, concorrentes e agentes legais, sociais e tecnolgicos, entre outros. Estas informaes so muito teis para tais organizaes, em particular no processo decisrio. Entretanto, como o pequeno empresrio no tem conscincia da importncia da anlise ambiental, no percebe a necessidade de se fazer um esforo objetivo e imaginoso para averiguar as possibilidades futuras. Nota-se ainda que, nas empresas de pequeno porte, o tempo despendido na procura de informaes varivel e no gasto de modo sistemtico (MENEZES e ALMEIDA, 1997). Para os autores mencionados acima, as informaes necessrias para o processo estratgico da empresa de pequeno porte, na viso dos empresrios, dependem da situao da empresa, ou seja, se est em dificuldades financeiras, necessita de informaes do sistema financeiro ou se o mercado est favorvel, necessita de informaes sobre clientes e assim por diante. Este enfoque denota uma necessidade situacional e at mesmo reativa. Como o pequeno empresrio no possui conhecimento amplo das diversas informaes que podem ser teis sua empresa nem de suas
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respectivas fontes, assim como sabe pouco sobre as atividades de seus concorrentes, a utilizao que faz das informaes inferior ao nvel de importncia que atribui a elas. A Tecnologia da Informao como suporte gesto estratgica da informao nas pequenas empresas Uma das maiores dificuldades encontradas pelas pequenas empresas obter informaes sobre os ambientes internos e externos, imprescindveis tomada de decises, uma vez que todas parecem ser importantes e merecer que sejam analisadas. Desta forma, conveniente compreender as razes pelas quais no fcil, para tais empresas, conseguir vantagens efetivas com o uso da tecnologia da informao, embora esta possa auxiliar a gesto estratgica da informao, por disponibilizar variveis apropriadas e significantes ao processo decisrio (Vasconcelos Filho, 1985). Segundo Migliato (2003), em relao gesto da informao, a pequena empresa apresenta as seguintes especificidades na gesto da informao: os dirigentes tendem a no dar a devida ateno informao, que , de forma geral, obtida casualmente; a ao sobre as informaes subestimada; os dirigentes tm dificuldades em obter informaes externas, pois seu sistema de informaes simples e; os dirigentes no possuem o hbito de procurar informaes e questionar, e assim, tm dificuldades para desenvolver qualquer tipo de anlise de seu ambiente. Portanto, as pequenas organizaes apresentam dificuldade em trabalhar com a informao como recurso estratgico. Por este motivo, considera necessrio auxili-las, oferecendo-lhes os meios de capacitao empresarial, entre os quais a tecnologia da informao, que se configura como um importante impulso, capaz de torn-las mais eficientes e competitivas (RODRIGUES, 2002). O nmero de empresas de pequeno porte que utilizam a tecnologia da informao vem aumentando nos ltimos anos. Segundo pesquisa realizada no Estado de So Paulo, 47% das pequenas empresas estavam informatizadas em 2002, representando um crescimento de 51% em comparao com os resultados de 1997 (31%). Porm, h uma heterogeneidade no nvel de informatizao por setores, por segmentos especficos de atividade e por tempo de funcionamento das organizaes. Em geral, a informatizao maior no setor industrial, em atividades mais sofisticadas, em empresas de maior porte, com mais estrutura e tempo de fundao (SEBRAE, 2003). Uma caracterstica marcante das pequenas empresas no possuir, em geral, sistemas informatizados e, como conseqncia, ter de fazer todos os seus controles por meio de papeladas interminveis (BERALDI e ESCRIVO FILHO, 2000). As pequenas empresas carecem, portanto, de tecnologias que lhes dem suporte e melhorem a qualidade tanto dos seus processos decisrios estratgicos quanto da gesto estratgica de seus negcios. Estes autores consideram que a razo deste fato a falta de ferramentas computacionais adequadas ao contexto das pequenas organizaes, uma vez que as empresas geradoras destas ferramentas esto voltadas para as de maior porte, e assinalam a necessidade de um banco de dados que armazene exclusivamente os estratgicos, aqueles que sirvam de apoio s atividades destas empresas, como o fornecimento de informaes estratgicas necessrias ao seu processo decisrio (BISPO e GIBERTONI, 2002). O pouco uso da TI em pequenas empresas deve-se possivelmente ao fato de a maior parte das pesquisas sobre sua utilizao ser realizada em grandes empresas. Embora o custo da tecnologia j seja mais acessvel e os resultados das investigaes apontem para o seu emprego em empresas de qualquer porte, acredita-se que estes

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resultados no se aplicam s necessidades e realidade das pequenas empresas. (RIEMENSCHNEIDER e MYKYTYN JR, 2000). As solues oferecidas pela tecnologia da informao no esto disseminadas nas empresas de pequeno porte porque, em geral, exigem uma mudana de atitude do dirigente, no se prestando apenas a atend-lo em suas necessidades imediatas e concretas. Para a incorporao da tecnologia da informao pelas pequenas empresas, espera-se uma adaptao do dirigente tecnologia e no o inverso, comportamento este que modificaria o conceito que a indstria de tecnologia da informao tem sobre as pequenas organizaes, ao argumentar que so antiquadas e avessas tecnologia (FIRMINO, 2003). No entanto, inmeros empresrios utilizam a tecnologia da informao como suporte ao negcio, demonstrando que esta tecnologia tem lugar no setor das empresas de pequeno porte desde que a indstria reconhea que necessrio oferecer solues de acordo com a necessidade do segmento. Os pequenos negcios precisam de aplicaes que facilitem o dia-a-dia e ajudem a incrementar a produtividade de forma concreta ou mesmo a enxergar novas perspectivas de negcio, mas com a mnima mobilizao de ativos tecnolgicos e sem a perturbao cultural que as grandes revolues provocam (FIRMINO, 2003). Palvia e Palvia (1999) conduziram um estudo em pequenas empresas com o objetivo de avaliar a varivel satisfao com o uso da TI em ambientes diferentes dos das mdias empresas, uma vez que, no segmento das pequenas organizaes, h predominncia de sistemas de gerenciamento de informaes que ainda so informais, cujos principais usurios so seus proprietrios, que freqentemente realizam funes da TI de carter substitutivo, como operador do sistema, analista, programador, entre outras. Os resultados da pesquisa mostraram que a principal insatisfao, na pequena empresa onde se utiliza a TI, diz respeito ao treinamento, educao dos usurios, que representa um dilema para a organizao, uma vez que seu proprietrio se ocupa com tarefas cotidianas e no dispe de tempo e recursos necessrios para um treinamento apropriado. Alm desse, outras exigncias geram insatisfao como: manuteno de softwares, quando estes precisam ser modificados ou melhorados, documentao, manuais de procedimentos que orientam o uso e conserto do sistema e ainda o suporte dos vendedores, uma ajuda que deve ser disponibilizada em caso de erros no software (PALVIA e PALVIA, 1999). O uso da tecnologia da informao nas empresas de pequeno porte est em constante progresso, porm, ainda considerado fraco relativamente sua aplicao em mdias e grandes empresas. Apesar de as tendncias indicarem crescimento no emprego de tecnologias da informao em pequenas organizaes, deve-se considerar o fato de que so utilizadas essencialmente para realizarem tarefas operacionais e administrativas, no para cumprirem propsitos estratgicos ou auxiliarem na tomada de decises (PALVIA e PALVIA, 1999; FULLER, 1996). A tecnologia da informao deve ser usada de acordo com os objetivos estratgicos das pequenas organizaes, atendendo-se s suas necessidades atuais e futuras, uma prtica que, no entanto, limitada nestas empresas onde o futuro estratgico no diagnosticado e, conseqentemente, no planejado. A propsito, ressalta-se que seus proprietrios sabem disto e tm averso ao planejamento (FULLER, 1996).

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A necessidade de uma perspectiva estratgica para a tecnologia da informao implica, pois, o envolvimento do dirigente da pequena empresa. Fuller (1996) argumenta que o envolvimento e o entusiasmo do proprietrio na implementao da TI um fator de sucesso. A distino entre o uso da tecnologia da informao em processos de gesto e em atividades estratgicas no se apresenta de maneira clara na literatura. Segundo Fuller (1996), para a tecnologia da informao ter um valor estratgico necessita ser parte integral das funes estratgicas da empresa. Para Bispo e Gibertoni (2002) de suma importncia que a pequena organizao utilize a tecnologia da informao para dar o devido suporte ao gerenciamento de suas estratgias. Obstculos ao uso da TI na gesto das pequenas empresas evidente a importncia de se usar a TI nas pequenas empresas como um instrumento capaz de criar e sustentar a competitividade. No entanto, devido limitao financeira, nem todos os recursos da TI so acessveis a este segmento (BERALDI, 2002). Por se entender que o principal entrave expanso da informatizao nas micro e pequenas empresas a dificuldade financeira (SEBRAE, 1998), convm avaliar se a infra-estrutura da tecnologia a ser implantada cara e complexa em relao s particularidades destas organizaes. Em virtude de o fator financeiro ser de grande relevncia no contexto das pequenas organizaes, porque seus recursos so limitados (WELSH e WHITE, 1981; FULLER, 1996; SEBRAE, 1998; THONG, 2001; BERALDI, 2002; SEBRAE, 2003), sobretudo quanto ao ambiente computacional (PALVIA e PALVIA, 1999), a escolha da tecnologia deve estar de acordo com o tipo do negcio em questo. Ademais, importante no considerar a tecnologia como um gasto desnecessrio e sim como um investimento, pois, quando os recursos de informtica so bem aplicados, podem ajudar a empresa a reduzir custos, tornando-a mais eficiente e produtiva (GUIA DE TECNOLOGIA, 2003). H alguns mitos, citados pelo Guia de Tecnologia (2003), que precisam ser superados pelos pequenos e microempresrios, tais como: a tecnologia cara e requer grandes investimentos; a tecnologia difcil, exigindo um pouco de conhecimento; h necessidade de um tcnico para tomar conta dos equipamentos; o uso de ferramentas tecnolgicas no seguro; o negcio no exige tecnologia. De acordo com o resultado obtido em uma pesquisa realizada em pequenas empresas hoteleiras, a maior dificuldade encontrada na utilizao da tecnologia da informao a resistncia por parte dos funcionrios. Tal resistncia deve-se falta de treinamento e explicaes - anteriores sua implantao - sobre os benefcios que esta traria s atividades rotineiras, levando os funcionrios a pensar que poderiam perder seus postos de trabalho para a tecnologia da informao, cultura tradicional da empresa em como realizar suas tarefas e mudana devido a provvel e temerosa percepo da alterao do modo operacional (PRATES, SARAIVA e CAMINITI, 2003). De acordo com Beraldi (2002), para que a implantao da tecnologia da informao ocorra de modo eficiente, nas pequenas empresas, alguns obstculos precisam ser superados, a saber:
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no padronizao de processos e operaes; desconhecimento do proprietrio acerca dos benefcios que a TI pode proporcionar em termos de maior controle; dificuldade em associar os produtos de TI disponveis no mercado com seu ambiente flexvel e informal, uma vez que estes so projetados para as empresas de grande porte e exigem alto grau de padronizao e formalizao de processos e tarefas; falta de produtos que atendam a suas necessidades de maneira simples e com preo acessvel, em razo de terem sido criados sem levar em conta suas caractersticas e, finalmente, carncia de recursos para investir em tecnologias, pois, como a maioria das pequenas organizaes sequer conhece as fontes de recursos disponveis para este tipo de investimento, sua obteno torna-se quase inacessvel. Vantagens da utilizao da TI na gesto das pequenas empresas Atualmente, alguns mitos j foram superados e argumentos favorveis aos investimentos em tecnologia so analisados. Algumas das principais vantagens para as pequenas empresas empregarem seus recursos em tecnologia da informao podem ser: automatizar tarefas especficas, que passam a ser realizadas em menos tempo, resultando na diminuio do custo, da monotonia de executar tarefas repetitivas, na melhora do processo produtivo, por focar as tarefas mais importantes, obtendo maior produtividade (ZIMMERER e SCARBOROUGH, 1994; GUIA DE TECNOLOGIA, 2003) e aumento da competitividade (PRATES, SARAIVA e CAMINITI, 2003); auxiliar o gerente a testar algumas decises antes de coloc-las em prtica, propiciar a melhoria das informaes para tomada de decises, tornando-as mais acuradas, disponibilizar a informao em tempo oportuno e aprimorar o controle interno das operaes e capacita o reconhecimento antecipado de problemas (ZIMMERER e SCARBOROUGH, 1994); possuir atendimento satisfatrio ao cliente: decorrncia de uma tecnologia bem aplicada, que, por satisfazer o cliente, pode torn-lo fiel, mesmo sem o uso de sistemas complexos de fidelizao empregados em grandes empresas. Pode-se utilizar, de modo eficiente, uma tecnologia simples e acessvel s micro e pequenas organizaes como uma linha telefnica e um identificador de chamadas, que possibilita identificar o cliente e oferecer-lhe um atendimento personalizado (GUIA DE TECNOLOGIA, 2003; ZIMMERER e SCARBOROUGH, 1994); integrar o uso da tecnologia que pode proporcionar vendas maiores para clientes potenciais, talvez por levarem o processo de compra para portais que fazem transaes eletrnicas entre empresas ou por meio de compras eletrnicas (GUIA DE TECNOLOGIA, 2003); utilizar a internet como uma ferramenta capaz de expandir mercados, essencial para a comunicao com parceiros de negcios e clientes, um recurso disponvel s organizaes de todos os portes, inclusive s micro e pequenas empresas (GUIA DE TECNOLOGIA, 2003; BERALDI, 2002). Destacam-se entre os fatores de xito na utilizao da tecnologia da informao em pequenas organizaes, a percepo da necessidade de seu emprego pelos usurios e o apoio da cpula administrativa. Mesmo resistindo inicialmente, aps a implantao da tecnologia da informao, os usurios e os dirigentes percebem sua importncia nos

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processos, medida que esta aumenta a capacidade de trabalho, levando a empresa a aumentar sua competitividade. Apesar de, na maioria das organizaes, considerar-se a tecnologia da informao como um custo e no uma vantagem competitiva, constatouse numa pesquisa realizada, que os nveis hierrquicos superiores apoiaram o processo de implantao a partir do momento que constataram que no haveria outra maneira de permanecer no negcio, caso no melhorassem os controles gerenciais e aumentassem a produtividade (PRATES, SARAIVA E CAMINITI, 2003). Um argumento que as micro e pequenas empresas usam para evitar a tecnologia da informao de que algo complexo e que representa um alto custo para o negcio. Entretanto, com a crescente evoluo tecnolgica houve um grande avano em termos tcnicos e tambm de interface com os usurios, o que tornou seu uso cada vez mais simples. Alm disso, as ferramentas de informtica esto mais acessveis a cada dia que passa, no sendo mais exclusivas apenas das organizaes de grande porte (Guia de Tecnologia, 2003). Destaca-se que, embora as empresas estejam visualizando como a tecnologia da informao pode ser til, ainda no conseguiram avaliar, em termos de custo/benefcio, o investimento realizado. Os benefcios esto relacionados com a melhoria de compreenso das funes produtivas, principalmente o aumento da satisfao do usurio, em melhoria de controles dada pelo aumento de velocidade de resposta (PRATES, SARAIVA e CAMINITI, 2003).

CONCLUSES De acordo com o levantamento bibliogrfico realizado, pode-se constatar que a TI apresenta-se como suporte gesto da informao na pequena empresa a partir dos seguintes aspectos: disponibiliza informaes para a tomada de decises e gerenciamento estratgico do negcio; possibilita a automatizao de tarefas rotineiras; auxilia o controle interno das operaes; aumenta a capacidade de reconhecer antecipadamente os problemas; pode ser utilizada como ferramenta estratgica no processo de planejamento, direo e controle. Apesar do aumento do nmero de pequenas organizaes que utilizam a TI no gerenciamento de seus negcios, percebe-se que poucas conseguem efetivar o potencial que esta ferramenta proporciona em relao vantagem competitiva, pois o seu uso est voltado s tarefas operacionais e rotineiras e no a atividades do processo estratgico. Desta forma, faz-se necessrio o desenvolvimento de pesquisas que abordem a utilizao da TI como uma ferramenta estratgica nas empresas de pequeno porte, que pode auxiliar o dirigente das pequenas empresas a elaborar, implementar e controlar estratgias, a monitorar o ambiente e tomar decises, proporcionando assim uma possvel vantagem competitiva a este segmento de empresas. De modo mais especfico, de suma importncia que as tecnologias da informao implementadas nas pequenas empresas considerem suas especificidades, com o intuito de suplantar barreiras e entraves inerentes a este ambiente, como: limitaes financeiras, dificuldades em usar tecnologias complexas, resistncia dos funcionrios, que temem serem substitudos pela tecnologia, dvidas referentes s principais vantagens que a TI pode proporcionar e at mesmo a falta de percepo de sua real necessidade para o processo gerencial nestas organizaes.

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