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Fluxograma

Definio O fluxograma uma maneira grfica de visualizar as etapas de um processo. Existem muitos estilos que podem ser usados para desenhar um fluxograma. Alguns usam figuras, outros usam smbolos de engenharia e outros usam apenas quadrados ou retngulos para todo o diagrama. No h uma maneira certa ou errada de mostrar a informao. O verdadeiro teste de um fluxograma o entendi mento daqueles que o utilizam e executa. Finalidade O fluxograma tem como finalidade principal esquematizar de processo atravs de figuras e smbolos. O fluxograma pode ser usado para: compreender e melhorar o processo de trabalho; criar um procedimento padro de operao; mostrar como o trabalho dever ser feito. TIPOS DE FLUXOGRAMA: - Diagrama de Blocos: Apresenta uma seqncia de atividades contnua e sem envolvimento de deciso. Pode ser utilizado em Instrues de Trabalho Simples ou Macro Fluxo de Processos. No Macro Fluxo s funciona para demonstrar relaes contnuas entre os processos. - Fluxograma de Processo Simples: Mostra as relaes entre as fases e necessidades bsicas de qualquer processo. Considero muito til para Auditorias Internas quando o processo verificado isoladamente, pois no apresenta o fornecedor nem o cliente do processo. - Fluxograma Funcional: Mostra a seqncia das atividades de um processo entre as reas ou sees por onde ele flui. til para processos que no se completam em uma nica rea pois indica tambm os responsveis por cada fase. Uma variante desse fluxograma apresenta tambm uma linha do tempo cronolgica que permite a identificao de gargalos do processo. - Fluxograma Fsico ou Geogrfico: Mostra o caminho percorrido por um processo no ambiente. geralmente confeccionado sobre uma planta do setor ou da fbrica. (Lembra de mapas do tesouro? parecido) - Fluxograma ANSI: o mais complexo deles, mas tambm o mais completo, apresentando uma relao fiel (se for bem feito) da interao das etapas do processo. Para execut-lo, normalmente comeamos com um Diagrama de Blocos onde vamos detalhando e incluindo alternativas de tomada de deciso at que tenhamos um retrato do processo o mais prximo possvel da realidade. Ele possui uma simbologia internacionalmente compreendida, criada pelo American National Standards Institute (ANSI). Como fazer A maioria dos fluxogramas e elaborada a partir de alguns smbolos bsicos: Operao: O retngulo representa os diversos passos que possam existir em uma rotina. A identificao da operao e de quem a executa registrada no interior do smbolo.

Fluxo dos dados/documentos: A linha reta representa os dados de entrada / sada de cada operao ou deciso.

Deciso: Representada pelo losango, a operao de deciso determina o caminho a seguir dentre os vrios possveis. A identificao da deciso e as alternativas do caminho devem ser registradas no interior e ao lado do smbolo.

Incio e fim: O retngulo, com cantos arredondados representa o incio ou fim de um processo.

Conexo na pgina: o crculo define os pontos de conexo na prpria pgina e o tringulo, conexes entre pginas respectivamente.

Documentos externos e/ou referncias: os smbolos a seguir podem ser utilizados para inserir, referenciar ou citar outros documentos e registros:

CONSTRUINDO FLUXOGRAMAS Todo processo suprido com servios e produtos de algum(ns) fornecedor(es). Da mesma forma, cada processo prov produtos ou servio para alguns outros processos - seus clientes. H algumas regras que nos auxiliam na elaborao de um fluxograma: Regra 1 - As pessoas certas tem que ser envolvidas na elaborao do fluxograma. Regra 2 - Todos os membros do grupo tem que participar. Regra 3 - Todos os dados devem ser visveis para todas as pessoas todo o tempo. Regra 4 - Deve ser alocado tempo suficiente. Regra 5 - Quanto mais perguntas, melhor. Aplicaes Existem muitas maneiras de usar o fluxograma no "cho de fbrica" como por exemplo para diagramas de equipamento, etc. Os empregados devem ser acostumados a trabalhar com fluxogramas. Os fluxogramas podem ser mais proveitosos se os empregados fizerem as perguntas j listadas, particularmente aquelas sobre o que poderia ser medido. Enquanto que os fluxogramas so importantes em fabricao, os avanos mais substanciais sero obtidos usando-os nas funes administrativas.

Exemplos de fluxogramas: Processo para ligar a TV

O Fluxograma tem como funo a abordagem de forma simples , porm deve ser realizado um anlise no processo buscando a real situao e pontos de melhorias, neste primeiro modelos, como entender abordando o conceito de um processo desde o inicio at o fim, de forma muito simples.

O programa utilizado o BizAgi Process Modeler ao qual de forma simples e fcil, voc poder modelar seus fluxogramas, ganhando produtividade e designer. Um Fluxograma de Processo uma das maneiras mais eficazes de apresentar uma Instruo de Trabalho (IT), que quando desenvolvida em texto, geralmente ocupa vrias pginas. Para o exemplo, antes eu tinha um documento com cinco pginas. O fluxograma desenvolvido mostra com mais clareza como flui o processo, facilita o treinamento de novos integrantes do CQ e ocupa apenas uma pgina. uma IT sobre Tratamento de No Conformidades e Aes Corretivas/Preventivas, que orienta como utilizar o formulrio de NC/Aes. um processo relativamente complexo, executado em etapas e que passa por vrias pessoas (nem sempre as mesmas) at sua finalizao. Para conseguir esse resultado o fluxograma so acompanhadas de bales explicativos das atividades, um recurso til para incluir mais informao nos pontos exatos onde ela for necessria. Alm disso, existem atividades paralelas decorrentes do processo, mas que no ocorrem precisamente no mesmo tempo dos eventos. Para resolver isso graficamente, elas foram apresentadas num quadro destacado, como se fossem parte de um outro processo, mas no so. Apenas ocorrem num tempo diferente.

Benefcios dos Fluxogramas As companhias que usam fluxogramas dos processos alcanam muitos benefcios incluindo os seguintes: * Permite uma melhor compreenso do conjunto. - Os componentes da equipe de elaborao do fluxograma tem pleno conhecimento do seu setor no processo mas nem sempre do processo como um todo. O fluxograma supre essa falta de conhecimento a nveis sem precedentes. - As pessoas que trabalham no processo entendem o processo. Eles comeam a control-lo ao invs de serem vtimas dele. * Fornece explicaes mais claras. - O fluxograma torna mais fcil explicar o processo aos gerentes que no fizeram parte da equipe, alm de serem ferramentas valiosas em programas de treinamento para novos empregados. * Identifica clientes anteriormente negligenciados. - Tem sido amplamente aceita a idia de que "todos sabem" quem so os clientes. Porm, percebeu-se que sem a disciplina de preparar um fluxograma, alguns clientes essenciais estavam sendo negligenciados ou at mesmo menosprezados. * Identifica oportunidades para melhoramentos. - Uma vez que o processo pode ser visto objetivamente no fluxograma, melhorias podem ser facilmente identificadas. - A maioria dos fluxogramas apresenta subprocessos ou "retornos" , que so necessrios para lidar com eventos no padronizados. Por exemplo, o produto da etapa A deve ser inspecionado antes de ser enviado a etapa B. Quaisquer erros encontrados durante a inspeo so enviados de volta ao estgio A para serem corrigidos. A existncia do retorno prova a existncia de uma oportunidade. Se pudssemos eliminar a causa das falhas evitaramos todo esse servio adicional. * Facilita a fixao de limites. - Quando nos prontificamos a planejar ou replanejar algum processo, logo percebemos que necessrio estabelecer limites nossa misso. Isto se deve ao fato de que qualquer processo interage com outros processos da empresa: internos ou externos. Em ltima instncia, todos os processos da empresa so afetados, mas os efeitos vo se tornando menores a medida que nos distanciamos da nossa misso especfica. fora de propsito verificar essas interaes at o fim, pois acabaramos por replanejar o trabalho de toda a companhia. Dessa maneira, nos estabelecemos um limite baseado em nosso critrio. O fluxograma fornece um recurso grfico que auxilia na determinao desse limite. - Os empregados compreendero como eles esto includos no processo total, e visualizaro seus fornecedores e clientes como parte do processo total. Isto proporcionara melhor comunicao entre os departamentos e as reas de trabalho. As pessoas que participam da elaborao de fluxogramas tornam-se defensores entusiastas de todo o esforo para melhoria da qualidade. O benefcio mais importante em se usar fluxogramas de processo que o pessoal todo entender o processo nos mesmos termos. Este entendimento conduz a empregados mais contentes, os quais podem controlar seus destinos, processos mais econmicos, menores perdas em funes administrativas, e melhores relaes cliente - fornecedor entre os departamentos.