REPUBLIQUE DU BENIN

DEPARTEMENT DE L’ATLANTIQUE
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COMMUNE DE TOFFO
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DECISION N°53/____/MC-TOFFO/SE/SA
Portant attributions, Organisations et Fonctionnement des
Services Administratifs et Techniques de Mairie de Toffo

Année 2022

La Secrétaire Exécutive de la Mairie de Toffo ;

Vu la loi n° 90-32 du 11 décembre 1990 portant Constitution de la République du Bénin

telle que modifiée par la loi n° 2019-40 do 07 novembre 2019 ;

vu la loi n° 2015-18 du 1er septembre 2017 portant statut général de la fonction publique
telle que modifiée et complétée par les lois n° 2017-43 du 02 juillet 2018 et n° 2018-
35 du 05 octobre 2018 ;

vu la loi n° 2021-14 du 20 décembre 2021 portant code de l’administration territoriale

en République du Bénin ;

vu l’arrêté préfectoral n° 4/285/PDB/SG/STCCD du 28 mai 2020 portant constatation des

résultats de l’élection de maire, des adjoints au maire et des chefs d’arrondissement
de la commune de Toffo ;

vu les procès-verbaux des résultats du tirage au sort des secrétaires exécutifs des
mairies du 31 mars et du 07 avril 2022 ;

vu l’arrêté communal n° 53/012/MC-BKE/SG/SGA/SA du 22 avril 2022 portant

nomination de la secrétaire exécutive de la mairie de Toffo ;

vu les procès-verbaux des résultats de tirage au sort des hauts responsables

administratifs et techniques des mairies du 15 avril et du 10 mai 2022 ;

Considérant la lettre circulaire n° 032/MDGL/DC/SGM/SP-CONAFIL/SA du 09

septembre 2022 fixant les mesures transitoires relatives à l’organisation et à la
structuration des services administratifs et techniques des Mairies ;
Considérant la lettre n° 0104/SGPR/CSCGC du 12 septembre 2022 de la Cellule de
Suivi et de Contrôle de la Réforme relative au respect des dispositions de la circulaire
du MDGL fixant les mesures transitoires relatives à l’organisation et à la structuration
des services administratifs et techniques des Mairies ;
Considérant les nécessités de service ;
DECIDE

Article 1er : D’organiser les Services Administratifs et Techniques de la Mairie de Toffo

comme suit :

BP : TOFFO E-mail : mairietoffo@yahoo.fr

BP : TOFFO E-mail : mairietoffo@yahoo.fr
Chapitre 1 : Organes de la Commune et le Secrétariat Exécutif

Le Conseil Communal, le Conseil de Supervision et le Maire sont les organes politiques de la

commune.
Le Maire exerce, dans les cas prévus par les lois et règlements, le pouvoir réglementaire
dans les domaines de compétences de la commune.
Le Secrétariat Exécutif est l’organe administratif et technique de la commune.
Le Maire veille à la bonne gestion de l’administration de la commune par la Secrétaire
Exécutive (Art 106).

Section1 : Des Rapports entre le Maire et la Secrétaire Exécutive

Article 2 : Le Secrétariat Exécutif est sous la ligne hiérarchique ou fonctionnelle du Maire
selon qu’il s’agisse respectivement d’attributions propres du Maire ou de ses attributions
propres (l’article 140 du code de l’administration territoriale ci-dessus visé).

Maire Maire
Attributions Attributions
propres du Maire propres de la SE

SE SE
Section 2 : Des Attributions propres de la Secrétaire Exécutive

Article 3 : La SE, premier responsable de l’administration communale, met en œuvre la

politique de développement de la commune décidée par les organes politiques de la
commune et assure, par un management efficace, la gestion des services administratifs et
techniques communaux en veillant à leur bon fonctionnement. Dans ce cadre, la Secrétaire
Exécutive assure :

1. L’organisation de services communaux et l’exécution du service :

o Elaborer l’organigramme des services de la Mairie pour délibération par le
conseil de supervision ;
o organiser le processus d’élaboration des documents de planification ;
o proposer le plan de travail annuel de la Mairie pour validation par le Conseil de
supervision ;
o nommer aux emplois communaux pour lesquels la loi ou la réglementation ne
fixe pas de dispositions particulières de nomination ;

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 o mettre fin, en cas de nécessité, aux fonctions des personnes nommées et en
rendre compte au conseil de supervision ;
o nommer la personne responsable des marchés publics ;
o organiser la gestion des services de voirie, d’assainissement et d’hygiène ;
o délivrer les permis et autres autorisations que prévoient les lois et règlements
dans les domaines de compétence de la commune.
2. La gestion des ressources humaines, financières et matérielles de la commune :
o conserver et administrer les propriétés de la commune ;
o veiller à la bonne planification et à l’exécution des marchés publics communaux ;
o approuver les marchés publics ;
o suivre la gestion des établissements communaux ;
o soumettre le budget primitif, le collectif budgétaire et le compte administratif à
l’adoption du conseil de supervision, à la validation du conseil communal et à
l’approbation de l’autorité de la tutelle ;
o exécuter le budget communal ;
o gérer a carrière du personnel de la Mairie.
3. La gestion de l’information et de la communication de la commune :
o organiser la gestion des archives ;
o publier les règlements dans le ressort de la commune ;
o publier les délibérations et les travaux du conseil communal.
4. La représentation de la commune :
o représenter la commune dans la vie civile et pour tout ce qui relève de ses
compétences propres ;
o gérer les relations de travail technique avec les services déconcentrés de l’Etat ;
o suivre l’exécution des conventions entre l’Etat et la commune portant sur
activités relevant du domaine de compétence de la commune ;
o assurer la promotion de l’image de la commune à l’intérieur et à l’extérieur.
5. L’exercice des pouvoirs délégués :
o signer les actes d’état civil sur délégation du maire ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Conseil de
Supervision.

Chapitre 2 : Des Directions techniques et administratives directement rattachées à la

Secrétaire Exécutive.

Au Secrétariat Exécutif sont rattachées :

 la Direction des Affaires administratives et financières (DAAF) ;

 la Direction des Affaires Domaniales et Environnementales (DADE) ;
 la Direction des Services Techniques (DST) ;
 la Direction du Développement Local et de la Planification (DDLP) ;

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  la Direction des Systèmes d’Information (DSI) ;
 la Personne Responsable des Marchés Publics (PRMP) ;
 la Cellule de Contrôle des Marchés Publics ;
 la Cellule Juridique.

Section 1 : La Direction des Affaires Administratives et Financières (DAAF) comprend cinq
(05) services :

- Services des Affaires Générales et de l’Etat Civil ;

- Services des Ressources Humaines et la Promotion de l’Emploi ;
- Services des Affaires Financières ;
- Services des Affaires Economiques et Marchandes ;
- Service de la Comptabilité des Matières.
Direction des Affaires
Admnistratives et
Financières (DAAF)

Règle des Dépenses

Services des Affaires Service des Ressources Services des Affaires Service de la
Service des Affaires Comptabilité des
Générales et de Humaines et Promotion Economiques et
Financières Matières
l'Etat Civil de l'Emploi Marchandes

Division Relations Division Gestion des

avec les Services Division du budget Division Régie des
Carrières et Des
Infra-communaux et et Comptabilité Recettes
Talents
du Fonctionnement
des Organes

Division Promotion Division Solde, Division

Division Culture de l'Emploi des Traitements et Mobilisation des
Tourisme et Jeunes Salaires Ressources Locales
Relations avec les
Usagers

Sous l’autorité et le contrôle de la Secrétaire Exécutive, la Direction des Affaires

Administratives et Financières (DAAF) assure la gestion financière, la gestion administrative,
la gestion des ressources humaines et la comptabilité de la commune en conformité aux lois
et règlements. De façon spécifique la DAAF est chargée de :

o préparer l’avant-projet du budget de la commune ;

o assurer la gestion financière de la commune ;
o assurer la mobilisation des ressources financières propres de la commune ;

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 o contribuer à la mobilisation des ressources fiscales ;
o contribuer à l’élaboration des documents des documents de planification de la
commune ;
o préparer l’avant-projet du compte administratif de la commune ;
o participer à l’élaboration des dossiers d’emprunt ;
o assurer la préparation et le suivi des volets financiers des conventions et contrat de
location, de gestion, d’affermage, de concession de services publics ;
o suivre la passation des marchés publics communaux ;
o gérer le stock et le patrimoine de la commune ;
o réaliser les études en matière financière au sein de la commune ;
o assurer la préparation et le suivi de la mise en œuvre des actes de gestion de la
carrière du personnel de la commune ;
o promouvoir l’économie locale à travers le développement d’une politique mettant
l’accent sur les secteurs porteurs de richesses (Culture, Tourisme, attractivité
territoriale, infrastructures économiques et marchandes, etc.)
o élaborer et mettre en œuvre les plans de formation répondant aux nouvelles
compétences à acquérir par le personnel ;
o assurer le bon fonctionnement des organes infra communaux ;
o élaborer les PTA et rapports mensuels, trimestriels et annuels ;
o veiller à la mise en œuvre du système de gestion de la performance des agents de la
Mairie (y compris notamment l’élaboration des fiches de poste, la définition des
objectifs annuels de performances, les conversations trimestrielles de performance,
les évaluations à mi-parcours et annuelles des objectifs de performances) ;
o répondre de manière proactive aux problèmes de performance des agents grâce à
un feedback et à un encadrement régulier, constructif et honnête ;
o veiller à la création d’un climat de convivialité au sein de l’administration
communale et au respect des normes et bonnes conditions de travail pour réduire
le stress ;
o veiller à ce que l’espace soit disponible pour permettre au personnel communal de
se développer et d’innover ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel, et annuel à adresser à la Secrétaire
Exécutive.

Article 4 : Le Service des Affaires Générales et de l’Etat Civil a deux (02) divisions et un(e)
agent(e) chargé(e) de l’Etat Civil à savoir :

 La Division Relations avec les Services Infra-communaux et du Fonctionnement

des Organes ;
 La Division Culture Tourisme et Relations avec les Usagers

Sous l’autorité du DAAF, le Service des Affaires Générales et de l’Etat Civil est chargé de :

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 o élaborer des avant-projets des textes, politiques, stratégies et programmes relevant
de l’administration communale ;
o préparer et le rapportage des travaux liés aux tenues des sessions des divers
organes communaux et infra-communaux ;
o transmettre des comptes rendus de ces sessions à l’autorité de tutelle dans des
délais réglementaires ;
o suivre des dossiers dans le circuit d’approbation ;
o superviser des activités des secrétaires administratifs d’arrondissement ;
o appuyer au bon fonctionnement des services infra communaux ;
o coordonner et le suivi des activités menées en son sein, notamment dans les
domaines de l’état civil, de l’action touristique, culturelle et éducative, des relations
avec les usagers et de la sécurité de la commune en général et de la Mairie en
particulier ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Directeur.

 Sous la supervision et la coordination du Chef de Service, la Division Relations avec

les Services Infra-communaux et du Fonctionnement des Organes a pour
responsabilités de :
o centraliser et analyser les comptes rendus des réunions du conseil
d’arrondissement chaque fin de mois et faire une proposition au Chef ;
o centraliser et analyser les rapports des faits d’état civil des arrondissements ;
o coordonner les activités des bureaux d’Arrondissements et des Chefs de Villages ou
Quartiers de Villes ;
o centraliser les rapports des différentes commissions permanentes et des conseils de
villages ;
o participer aux opérations de sensibilisation de la population pour un changement de
comportement ;
o participer au règlement et à la gestion des conflits entre chefs coutumiers, religieux
et autres ;
o suivre les opérations de formation et de l’éducation non formelle en liaison avec les
services techniques compétents ;
o assurer les relations avec les enseignants et leur corps d’encadrement ;
o recenser les besoins de la population en matière de services scolaires et proposer
des initiatives nouvelles ;
o produire le rapport d’activités mensuelles, trimestrielles et annuelles à transmettre
au Chef de Service des Affaires Générales.

 La Division Culture Tourisme et Relations avec les Usagers sous la supervision du

Chef Service, a pour responsabilité de :
o élaborer un référentiel en matière de la culture et du tourisme ;
o mettre en œuvre la politique communale en matière, de la culture et du tourisme ;

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 o concevoir des initiatives pour la promotion du tourisme et de la culture ;
o élaborer les projets de valorisation des sites touristiques ;
o concevoir un répertoire des sites touristiques ;
o initier des activités de valorisation de la culture ;
o accueillir, renseigner et orienter les usagers/clients et les citoyens ;
o mettre à la disposition des usagers/clients et des citoyens les documents et des
formulaires utiles à leurs requêtes ;
o constituer des dossiers sur les requêtes des usagers/clients par service ;
o ventiler les dossiers constitués à l’issue des requêtes des usagers/clients dans les
services constitués de façon diligente ;
o suivre l’évolution des dossiers des usagers dans les différents services ;
o ramener les livrables issus du traitement des dossiers des usagers/clients ;
o remettre les livrables aux usagers/clients ;
o contribuer à l’amélioration du processus de prestation de services fournis par
l’administration communale ;
o tenir une statistique permanente des usagers/clients et des services fournis ;
o émettre des avis ou faire des recommandations sur toute question relevant de sa
compétence dans le cadre de l’amélioration continue des prestations aux
usagers/clients, aux citoyens et autres contribuables ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au chef de service.

L’agent chargé de l’Etat Civil a pour responsabilités de :

o assurer l’enregistrement et la centralisation des demandes de non inscription ;
o contribuer à la satisfaction des demandes formulées par les usagers de la Mairie
relatives à la délivrance des copies conformes des actes d’état civil ;
o participer aux opérations de recensement de la population et de recrutement
militaire ;
o gérer les dossiers électoraux (suivi administratif des élections présidentielles,
législatives et communales, recensement électoral, organisation de consultations
démocratiques au niveau des villages et quartiers de ville, etc.) ;
o tenir le registre de dépôt de signatures ;
o exécuter les opérations de certifications de documents ;
o exécuter toutes autres tâches confiées par le chef du Service des Affaires Générales
dans le cadre des activités de l’administration communale ;
o produire un rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Chef Service.

Article 5 : Le Service des Ressources Humaines et Promotion de l’emploi des jeunes

Sous l’autorité de DAAF le Service des Ressources Humaines et Promotion de l’Emploi des
Jeunes est chargé de :

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 o promouvoir la culture communale et la culture du service public au sein des agents ;
o élaborer la fiche de poste des agents ;
o coordonner le processus de définition et d’évaluation des objectifs annuels de
performances des agents ;
o suivre le niveau de performance des agents dans leur service ;
o gérer et suivre la carrière administrative du personnel ;
o élaborer et suivre les indicateurs de gestion prévisionnelle des emplois et
compétences et carrières (GPEC) ;
o identifier les besoins de formation ;
o élaborer et mettre en œuvre le plan de renforcement de capacités des agents ;
o produire un rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au DAAF.
Il comporte deux divisions à savoir :
 La Division Gestion des carrières et des talents ;
 La Division Promotion de l’emploi des jeunes.

 La Division gestion des carrières et des talents est chargée de :

o gérer et suivre la carrière administrative du personnel notamment les dossiers
d’avancement ;
o élaborer et suivre les indicateurs de gestion prévisionnelle des emplois et
compétences et carrières (GPEC) ;
o tenir à jour les dossiers des agents ;
o veiller au respect des normes de travail ;
o élaborer les projets de décision d’affectation et de nomination ;
o participer au traitement des demandes d’autorisation d’absence ;
o traiter les dossiers de récompenses et de sanctions disciplinaires ;
o identifier les besoins de formation ;
o rechercher les formations adéquates au profit des cadres et autres agents ;
o tenir un répertoire des structures de formations nationales et étrangères et le
mettre à jour périodiquement ;
o assurer la gestion du recrutement d’agents, la formation des agents et des élus, le
stage de perfectionnement professionnel, en collaboration avec le Service des
Affaires Financières ;
o suivre la présence au poste des agents et en rendre compte à la Secrétaire
Exécutive ;
o programmer les congés annuels du personnel administratif ;
o suivre la jouissance des congés annuels et des autorisations d’absence ;
o préparer les réunions du personnel, les manifestations, réceptions et autres
cérémonies officielles ;
o gérer les relations entre la Secrétaire Exécutive et le délégué du personnel ;

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 o prendre des initiatives pour renforcer le leadership des agents engagés et
susceptibles d’assumer d’autres responsabilités ;
o mettre en place de coaching des agents pour leur développement personnel ;
o produire le rapport trimestriel et annuel à adresser au Chef du Service.

 La Division Promotion de l’emploi des Jeunes

La division a pour attributions de :

o promouvoir l’emploi des jeunes ;

o concevoir un répertoire des jeunes de la commune ;
o accompagner les initiatives prises par les jeunes ;
o initier des projets au profit des jeunes diplômés sans emploi ;
o rechercher des financements extérieurs au profit des jeunes ;
o partager les opportunités d’emploi avec les jeunes ;
o coordonner les actions des partenaires intervenant dans le domaine de l’emploi des
jeunes ;
o entretenir et renforcer le partenariat avec l’Agence Nationale de Promotion de
l’Emploi (ANPE) ;
o produire un rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Chef du Service.

Article 6 : Le Service de la Comptabilité des Matières

Sous l’autorité et la supervision du DAAF, le Service de la Comptabilité des Matières exécute

les missions ci-après :

o tenir la comptabilité des matières dans GBCO ;

o commander et gérer les fournitures de bureaux (en collaboration avec la personne
chargée de conduire les commandes en dessous du seuil de dispense) ;
o préparer en collaboration avec le service technique, les spécifications techniques de
matériels à acquérir ;
o suivre la passation des marchés publics communaux ;
o participer à la réception des marchés publics communaux ;
o assurer la gestion saine du patrimoine de la Commune (bâtiments administratifs ;
fonctionnement de la résidence du Maire, tout autre patrimoine, matériels et
mobiliers de bureaux, etc.) ;
o assurer la gestion et la comptabilité du matériel, (matériels informatiques,
téléphone, matériels et mobiliers de bureaux, etc.) ;
o assurer l’organisation matérielle des manifestations, cérémonies et réceptions
officielles ;
o gérer les produits consommables (carburant lubrifiant, pneumatique), l’entretien et
les petites réparations ;

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 o disposer d’un portefeuille de patrimoine de l’Etat existant dans la commune ;
o organiser la gestion et l’entretien du matériel du parc (véhicule, équipement,
engins, outils matériels technique de la commune) avec pour objectif de maintenir
en bon état le matériel affecté aux services communaux ;
o tenir une comptabilité bilan (inventaire périodique) ;
o produire le rapport trimestriel et annuel à adresser au Directeur.

Article 7 : Le Service des Affaires Economiques et marchandes

Sous l’autorité et la supervision du Directeur des Affaires Administratives et Financières, le

Service des Affaires Economiques et marchands a la charge de l’élaboration des avant-
projets des textes, politiques, stratégies et projets relevant de son domaine.

Il est notamment chargé de coordonner, animer, suivre et contrôler les activités menées en
son sein, notamment dans les domaines des opérations de dépenses et de la mobilisation
des ressources propres. De façon spécifique, il est chargé de :

o coordonner la gestion des valeurs inactives ;

o organiser le recrutement des collecteurs ;
o mettre en œuvre le plan d’accroissement des ressources ;
o superviser la mobilisation des ressources ;
o faciliter et suivre la tenue régulière des réunions de comité de mobilisation des
ressources ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Directeur.

Le Service des Affaires Economiques comprend deux (02) divisons à savoir :

 la Division de la régie des recettes ;

 la Division de la mobilisation des ressources.

 La Division de la régie des recettes

La division est chargée de :

o gérer les valeurs inactives ;

o proposer et soumettre à l’approbation les assiettes ;
o suivre le mécanisme de recouvrement des recettes ;
o accompagner le recrutement d’agents collecteurs ;
o veiller au bon fonctionnement des comités de gestion des marchés ;
o assurer le renforcement des capacités des agents collecteurs ;
o assurer le versement des recettes à la Trésorerie Communale ;
o produire les rapports mensuels, trimestriels et annuels à adresser au Chef du Service.

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 La Division de la mobilisation des ressources
o élaborer le plan d’accroissement des ressources ;
o veiller à la tenue régulière des réunions des comités de mobilisations ;
o mettre un dispositif de surveillance des collecteurs ;
o collecter les taxes au niveau des marchés, boutiques et autres infrastructures
marchandes ;
o mobiliser, en relation avec la division de la gestion des infrastructures génératrices de
revenus, les ressources sur les équipements marchands en relation avec les comités
de gestion des marchés, gares routières, barrages et autres retenues d’eau, abattoirs,
etc. ;
o assurer la perception des taxes sur les panneaux publicitaires et sur l’occupation des
domaines publics ;
o gérer les agents collecteurs et assurer leur suivi sur le terrain ;
o assurer régulièrement la comptabilité des valeurs inactives ;
o assurer la perception des taxes liées aux infrastructures marchandes et à l’occupation
des domaines publics ;
o participer au recouvrement de la TDL en collaboration avec les services des impôts de
la police républicaine ;
o régler les conflits entre les contribuables et les agents collecteurs ;
o assurer le suivi des infrastructures et autres patrimoines mis en affermage par la
Mairie ;
o examiner et traiter les demandes d’ouverture et de tenue de débits de boisson, de
motels, d’auberges, d’hôtels, de vidéoclubs, de couvents, de maisons closes en
collaboration avec la police républicaine, ainsi que le suivi de ces centres ;
o promouvoir le développement des recettes à travers la création et la gestion des
structures et infrastructures génératrices de recettes (marchés, gares routières,
abattoirs, établissements publics communaux, régies, etc.) ;
o concevoir en collaboration avec le Service de la Planification et du Développement
Local des plans, stratégies des actions et mesures incitatives à l’amélioration des
recettes de la Commune ;
o conseiller, informer et orienter les promoteurs d’entreprise ;
o suivre la mise en application correcte desdits plans, stratégies et actions ;
o préconiser des mesures incitatives en faveur des opérateurs économiques désireux
d’entreprendre des activités dans les domaines du tourisme, de l’hôtellerie, de
l’artisanat, du commerce, du tertiaire, de l’agriculture, de l’élevage, de la pêche, de
l’environnement, etc.) ;
o inciter à l’aménagement des zones économiques (zones artisanales, zones
touristiques, zones industrielles, zones franches, zones commerciales, zones
viabilisées, zones d’activités, etc.) ;
o contrôler la situation mercuriale (produits vivriers, fluctuations des prix des denrées
de première nécessité).

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 o Produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Chef du Service.

Article 8 : Le Service des Affaires Financières

Sous l’autorité et la supervision du DAAF, le Service des Affaires Financières a pour missions
de :

o conduire le processus d’élaboration et exécution budgétaire ;

o produire et transmettre au DAAF un plan trimestriel de trésorerie ;
o préparer l’avant-projet du budget, du collectif et du compte administratif
conformément aux procédures ;
o mettre à jour en avec le DAAF, le GBCO ;
o faciliter les missions d’audit ;
o traiter les salaires et autres perdiems ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au DAAF.

Le service des Affaires Financières comporte deux divisions :

 Division budget et comptabilité ;

 Division Solde, Traitements et Salaires.

 La Division Budget et Comptabilité

La division est chargée de :
o mettre en exécution le budget conformément à la réglementation en vigueur ;
o rationnaliser les dépenses communales ;
o tenir les livres comptables ;
o veiller à la régularité des pièces comptables ;
o mettre à jour en lien avec le DAAF, le GBCO ;
o appuyer l’élaboration du compte de gestion par le comptable de la commune ;
o préparer les missions d’audits ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Chef Service ;
o exécuter toutes les tâches connexes.

 La Division Solde, Traitements et Salaires

La Division a pour attributions de :

o traiter mensuellement les salaires des agents communaux ;

o traiter mensuellement les rémunérations des élus locaux et communaux ;
o rembourser à bonne date les perdiems des participants aux sessions ;
o rembourser dans les meilleurs les primes de participation aux différents travaux des
commissions et comités mis en place officiellement au niveau de la Mairie ;

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 o assurer le remboursement les primes de performances dans les délais requis ;
o faire le rapprochement des comptes de la trésorerie et de la Mairie ;
o veiller à la disponibilité des fonds avant tout engagement ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel au Chef du Service.

 La Division de la Régie des dépenses

La division est chargée de gérer la régie d’avance en exécutant entre autres les tâches ci-
après :

o émettre les ordres de paiement à bonne date ;

o faciliter l’exécution des missions ;
o veiller à la bonne justification des dépenses par les pièces probantes ;
o gérer la caisse de mini dépense ;
o établir mensuellement les fiches d’expression de prévision de dépenses à soumettre
au DAAF ;
o tenir les réunions mensuels ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au DAAF.

Section 2 : La Direction du Développement Local, de la Planification

La Direction du Développement Local et de la Planification comprend trois (03) services :

- le Service de la Planification et du suivi-évaluation ;

- le Service de la Coopération Décentralisée, de la coordination et du suivi des
partenaires Techniques, Financiers et Privés ;

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 - le Service des Affaires Sociales, Jeunesse et Sports ;

La Division du Développement Local, de la Planification

Sous l’autorité et la supervision de la Secrétaire Exécutive, le Directeur du Développement

Local et de la Planification, assure l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi-évaluation du
Plan Annuel d’Investissement, et des programmes et projets locaux, nationaux,
internationaux et de coopération intercommunale et décentralisée. Il veillera à l’application
rigoureuse des règles et procédures qui régissent l’exécution des activités qui incombent à
son service et à l’assurance-qualité des livrables. De façon spécifique, le DDLP a pour
missions de :

o conduire l’élaboration et le suivi des documents de planification de la commune

(Schéma Directeur d’Aménagement de la Commune, Plan de Développement
Communal, Plan de Travail Annuel; Plan Annuel d’Investissement,…) ;
o mettre en place les dispositions institutionnelles de mise en œuvre et de suivi-
évaluation du PDC ;
o élaborer et mettre en œuvre un plan de suivi-évaluation du PTA (Evaluation/Etude
de référence, Cadre de Mesure de Performance des indicateurs de gouvernance et
des cibles prioritaires des ODD, des IOV du PTA, Revues mensuelles et trimestrielles,

Direction de la Planification
et du Développement Local
(DDLP)

Service de la Coopération
Service de la Panification et Service des Affaires
Décentralisée coordination
du suivi-évaluation Sociales, Jeunesse et Sports
et suivi des PTF et privé

Division des Etudes, Division Coopération

Décentralisée et Promotion du Leadership
Politiques, Plans,
Intercommunalité des Jeunes (H-F) et Sports
Programmes/Projets

Promotion et Protection
Division Suivi Evaluation et
Division Coordination et des Droits des Femmes des
Gestion des données et du
Suivi des PTF et Privés Enfants et autres Couches
Savoir
Vulnérables

Suivi des interventions sur le terrain, Reddition des comptes, Collecte des données,
rapports mensuels et trimestriels, Rapports annuels de performances…..) ;

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 o faire remonter les besoins des populations en vue de leur prise en compte dans les
documents de planification (sur la base des deux séances de reddition des comptes
à organiser par An) ;
o consolider les Plans Mensuels de Travail des services communaux et suivre leur
exécution ;
o conduire le mécanisme de rapportage mensuel des réalisations physiques et
financières des services communaux et du secrétariat exécutif ;
o appuyer le fonctionnement des organes infra communaux ;
o suivre l’exécution des projets d’Investissements publics de l’Etat ;
o instituer le cadre intégrateur et organiser ses réunions ordinaires et
extraordinaires ;
o organiser les cadres de concentrations périodiques avec les Services déconcentrés
de l’Etat ;
o conduire les études prospectives de faisabilité des projets/programmes de
développement ;
o tenir le répertoire des groupements, associations, ONG et tout partenaire au
développement œuvrant dans la commune ;
o tenir et mettre à jour régulièrement une base de données socio-économique de la
Commune ;
o contribuer à l’établissement des partenariats locaux, nationaux et internationaux ;
o rédiger les projets de coopération avec les partenaires extérieurs ;
o assister les services concernés par les accords et partenariats extérieurs ;
o effectuer le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre des accords de jumelage et de
coopération ;
o apporter un appui aux partenaires extérieurs dans le cadre de la gestion des accords
de jumelage et de coopération ;
o veiller à ce que l’espace soit disponible pour permettre au personnel de se
développer et d’innover ;
o planifier et mettre en œuvre des formations répondant aux nouvelles compétences
à acquérir par le personnel ;
o répondre de manière proactive aux problèmes de performance des agents grâce à
un feedback et à un encadrement régulier, constructif et honnête ;
o veiller à la création d’un climat de convivialité au sein de l’administration
communale et au respect des normes et bonnes conditions de travail pour réduire
le stress ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser à la Secrétaire
Exécutive.

Article 9 : Le Service de la Planification, du Développement Local

Le Service de Développement Local et de la planification a pour attributions de :

16
 o participer à l’élaboration et le suivi des documents de planification de la commune ;
o mettre en place les dispositions institutionnelles de mise en œuvre et de suivi-
évaluation du PDC ;
o susciter l’organisation des cadres de concentrations périodiques avec les Services
déconcentrés de l’Etat ;
o organiser le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre des projets et programmes
communaux ;
o élaborer et mettre en œuvre un plan de suivi-évaluation du PTA ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Directeur.

Il comprend deux (02) divisions à savoir :

 Division des Etudes, Politiques, Plans, Programmes/Projets ;

 Division Suivi évaluation et gestion des données et du savoir.

 La Division des Etudes, Politiques, Plans, Programmes/Projets

La division est chargée de :

o suivre l’élaboration des documents de planification à savoir : le Schéma Directeur

d’Aménagement de la Commune, les Plans de Développement Communaux, les
Plans de Travail, et autres documents de planification etc. ;
o assurer le secrétariat des comités de pilotage pour l’élaboration des documents de
planification ;
o élaborer les programmes/projets pour la mise en œuvre des PDC ;
o suivre l’exécution des projets inscrits au Programme d’Investissement Public de
l’Etat et de la Commune ;
o organiser les communautés à la base autour de projets de développement ;
o assurer un appui-conseil et un accompagnement nécessaires aux communautés à la
base dans l’élaboration et la gestion de leurs projets de développement socio-
économique ;
o centraliser et reverser les besoins et les projets des communautés dans le PDC ;
o faire le recensement des secteurs : artisans, opérateurs économiques, etc…. ;
o faire remonter les besoins des populations pour leur prise en compte dans les
documents de planification de la commune ;
o aider également les élus à faire le feedback de ce qu’ils font à l’endroit des
populations dans le sens de la satisfaction des besoins exprimés par ces derniers
(reddition de compte) ;
o sensibiliser et encourager les acteurs de ce secteur à sortir de l’informel pour le
formel ;
o préparer le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Chef Service.

17
  La Division Suivi Evaluation, Gestion des données et du savoir
o organiser la gestion des données et leurs remontées aux partenaires ;
o organiser les revues trimestrielles d’exécution des PTA et projets/programmes
communaux ;
o réaliser les études de base des projets et programmes communaux ;
o élaborer les cadres de mesures des performances des projets et programmes
communaux ;
o organiser des évaluations à mi-parcours et les évaluations finales ;
o documenter les évidences/preuves des indicateurs figurant dans le cadre des
mesures de performances ;
o produire des rapports trimestriels d’exécution des PTA et des projets/programmes
communaux ;
o suivre et rapporter les progrès accomplis dans l’atteinte des cibles spatialisées des
ODD ;
o réaliser les sondages d’opinions sur les interventions réalisées ;
o rédiger des témoignages des bénéficiaires, des histoires de vies, des récits et
documenter les échecs ;
o capitaliser les acquis surtout les succès mais aussi les échecs des
projets/programmes à travers les rapports d’évaluation, des études de satisfaction,
des images (photos vidéo), leçons apprises et bonnes pratiques ;
o produire des rapports mensuels et/ou trimestriels et annuels à adresser au Chef
Service.

Article 10 : Le Service de la Coopération Décentralisée, et suivi des Partenaires Techniques et

Financiers (PTF) et Privés

Le Service de la Coopération Décentralisée, et Suivi des PTF et Privé comporte deux

divisions :

 Division Coopération Décentralisée et Intercommunalité ;

 Division Coordination et Suivi des PTF et Privés.

Sous l’autorité et la supervision du Directeur, le service est chargée de :

o suivre et entretenir des relations avec les associations, les ONG nationales
étrangères, les partenaires de la Coopération Décentralisée, les Communes ou villes
jumelées ou candidates au jumelage et les institutions ou agences de coopération ;
o rechercher les partenariats dans le domaine de la coopération décentralisée et
l’intercommunalité ;
o développer le partenariat public et Privé dans les secteurs économiquement
rentables pour la commune ;
o élaborer les indicateurs de pauvreté dans les villages et quartiers de ville ;

18
 o réaliser les sondages d’opinion sur les interventions réalisées ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Directeur.

 La Division Coopération Décentralisée et Intercommunalité

La Division a pour attributions de :

o exécuter les projets dans le cadre des coopérations décentralisées conformément

aux conventions entre les Communes ;
o suivre tous les engagements liés aux coopérations ;
o produire les rapports contractuels de haute qualité ;
o documenter les témoignages et récits de changement, images (photos/vidéos) et
les diffuser ;
o rechercher et établir de nouvelles coopérations décentralisées ;
o rechercher les partenariats intercommunaux ;
o tenir une base de données socioéconomiques de la commune ;
o préparer les missions ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Chef de Service.

 La Division Coordination et Suivi des PTF et Privés

o tenir un répertoire des partenaires et associations intervenant dans la Commune et
les aider à se faire enregistrer au besoin ;
o organiser et animer les cadres de concertation entre la Mairie et les Services
Déconcentrés de l’Etat ;
o organiser et animer les cadres de concertation entre la Mairie et les PTF (cadre
intégrateur, sous commissions thématiques, plateformes sectorielles,…) ;
o produire les rapports des concertations à bonne date et suivre l’exécution des
recommandations qui y sont découlées ;
o coordonner les actions des ONG locales et autres partenaires ;
o établir les synergies entre les interventions des partenaires et celles de la Mairie ;
o mettre en place un plan de capitalisation des acquis des diverses interventions ;
o participer aux ateliers de programmation annuelle et pluriannuelle des PTA ;
o étudier et faire les feedbacks sur les rapports d’activités des PTF ;
o animer les forums des partenaires ;
o produire des attestations de présence et de reconnaissances aux partenaires ;
o appuyer l’élaboration les profils de pauvreté des villages et quartiers de ville ;
o co produire des nouveaux projets/programmes avec les partenaires ;
o produire un rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Chef du Service.

19
Article 11 : Le Service des Affaires Sociales, Jeunesse et Sports

Le Service des Affaires Sociales, Jeunesse et Sports sous la coordination du Directeur,

exécute les tâches ci-après :

o élaborer une politique communale de protection sociale en collaboration avec le

CPS ;
o accompagner les initiatives d’accès de tous à des services sociaux (eau, santé,
éducation, énergie, cadre de vie sain, …) ;
o suivre les actions des structures déconcentrées de l’Etat dans les secteurs de santé,
eau, éducation, énergie, mines, nutrition, emploi des jeunes, affaires sociales, etc.
de la Commune ;
o représenter la Commune dans les dossiers contentieux avec les tiers ;
o participer aux opérations de sensibilisation de la population ;
o veiller à l’application des instruments juridiques de protection sociale et des droits
des femmes et des enfants à travers leur prise en compte dans les plans,
programmes et projets communaux ;
o instaurer un annuaire statistique dans les domaines du Genre et de la Protection
sociale ;
o organiser une revue annuelle sur le genre et la protection au niveau de la
commune ;
o produire un rapport social au niveau communal et le partager avec le conseil
communal pour une prise décision ;
o élaborer un répertoire des compétences des femmes dans tous les secteurs
économiques (à travers les filières) ;
o initier et accompagner les initiatives et projets d’autonomisation des femmes et des
jeunes ;
o participer au règlement et à la gestion des conflits entre chefs coutumiers, religieux
et autres ;
o organiser en relation avec les services communaux, départementaux et nationaux
de la protection civile, les ONG et autres intervenants, des secours et assistance en
cas de catastrophes naturelles, d’incendie, d’inondations, de maladies épidémiques,
d’accidents et de fléaux calamiteux ;
o promouvoir les opportunités d’apprentissage des jeunes ;
o construire et réhabiliter des cadres d’échanges, d’apprentissage et des espaces
conviviaux au profit des jeunes ;
o rénover la Maison des jeunes des arrondissements ;
o développer des initiatives de promotion des sports au niveau de la commune ;
o accompagner les équipes des différents disciplines sportives existantes ;
o assurer la visibilité de la commune à travers les sports ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Directeur.

20
 Il comporte deux liaisons

 La Division Promotion du Leadership des Jeunes (H-T) et Sports ;

 La Division Promotion et Protection des Droits des Femmes des Enfants et autres
Couches Vulnérables.

 La Division Promotion du Leadership des Jeunes (H-T) et Sports

La Division a pour attributions de :

o animer et promouvoir les activités sportives, de jeunesse et loisirs ;

o concevoir des initiatives pour la promotion du sport ;
o élaborer les projets d’espaces sportifs ;
o veiller à une gestion efficace des maisons des jeunes et des loisirs ;
o initier des activités pour l’épanouissement de la jeunesse ;
o superviser la gestion et l’utilisation des locaux sportifs ;
o mobiliser la jeunesse autour de thèmes instructifs ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel.

 La Division Promotion et Protection des Droits des Femmes des Enfants et autres
Couches Vulnérables
o promouvoir le droits de l’enfant et des femmes ;
o recenser les besoins des femmes en matière de services sociaux et développer des
initiatives d’autonomisation économiques des femmes ;
o structurer les groupements de femmes au niveau communal, arrondissement et
village en réseaux pour le développement des initiatives économiques ;
o initier les projets d’assistance aux personnes vulnérables ;
o veiller à la prise en compte du genre dans les documents de planification ;
o gérer les dossiers relatifs aux problèmes sociaux tels que les mariages forcés,
arrangés, la violente faite aux femmes, l’excision des jeunes filles, les problèmes
d’équité et de genre, d’exclusion sociale, d’indigence, des handicapés physiques et
mentaux, d’orphelins, des enfants abandonnés, des retraités/personnes du
troisième âge, de veuvage, de chômage, etc. ;
o produire un rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Chef du Service.

Section 3 : La Direction des Services Techniques

La Direction des Services Techniques est composée de deux services à savoir :
- le Service des Etudes et des Travaux ;
- le Service de l’Eau, de l’Hygiène et de l’Assainissement.

21
 Direction des Services
Techniques

Service de l'Eau, de l'Hygiène et

Service des Etudes et Travaux
l'Assainissement

Division Etudes et
Division Eau
Réglementation

Division Travaux Division Hygiène et

Publics Assainissement

La Direction des Services Techniques

Sous l’autorité et la supervision de la Secrétaire Exécutive, le Directeur des Services
Techniques à la charge de l’élaboration des avant-projets des textes, politiques, stratégies et
projets relevant de son domaine. Il assure la conception et la mise en œuvre de la politique
de la commune en matière de travaux, de l’eau, l’hygiène, l’assainissement, de
développement urbain et d’entretien des infrastructures et équipements en conformité aux
lois et règlements. Il veillera à l’application rigoureuse des règles et procédures qui régissent
l’exécution des activités qui incombent à son service et à l’assurance-qualité des livrables. De
façon spécifique, le DST a pour mission de :
o organiser les études sur les stratégies de développement urbain de la commune, en
collaboration avec le Responsable des affaires domaniales et le Responsable de
développement local ;
o suivre l’état de l’évolution des infrastructures et équipements publics (voirie,
réseaux de drainage, patrimoine immobiliser communal) ;
o planifier, suivre et contribuer à l’entretien des réseaux et équipements ;
o définir et appliquer les modalités d’entretien et de renouvellement du patrimoine
communal ;
o participer aux activités de transports et de la sécurité routière (stationnement,
signalisation, …) ;
o préparer et suivre les études techniques des projets d’investissements de la
commune ;
o assurer la préparation et le suivi des cahiers de charge des acquisitions, prestations
techniques et travaux ;

22
 o organiser et coordonner les opérations de fourniture et de distribution de l’eau
potable, le cas échéant, conformément aux conventions signées avec l’Etat ou
autres opérateurs ;
o assurer la gestion des plans d’urbanisme, d’aménagement et d’occupation de la
commune ;
o gérer les données techniques communales ;
o assurer la préparation matérielle des manifestations officielles ;
o planifier, exécuter et suivre toutes les commandes de services, fournitures et
travaux en dessous du seuil de dispense ;
o élaborer les PTA et rapports mensuels, trimestriels et annuels du service ;
o veiller à ce que l’espace soit disponible pour permettre au personnel de se
développer et d’innover ;
o planifier et mettre en œuvre des formations répondant aux nouvelles compétences
à acquérir par le personnel ;
o veiller à la création d’un climat de convivialité au sein du service et au respect des
normes et bonnes conditions de travail pour réduire le stress ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser à la Secrétaire
Exécutive.
Article 12 : Le Service des Etudes et des Travaux
Le Service des Etudes et des Travaux comporte deux Divisions à savoir :
 La Division Etudes et Règlementation ;
 La Division Travaux Publics.
Sous l’autorité et la supervision du Directeur, le service des Etudes et des Travaux est
chargée de :
o conduire le processus de passation des marchés en dessous du seuil ;
o planifier et programmer des investissements relatifs à la réalisation des
infrastructures et équipements communaux ;
o proposer des actions techniques liées à la planification du développement spatial ;
o examiner les dossiers techniques et préparer les commandes en collaboration avec
le service en charge des finances ;
o assister le maître d’Ouvrage Public dans le cadre de la réalisation des travaux ;
o participer à la gestion du personnel technique (ouvriers, manœuvres, tâcherons,
etc.) ;
o mettre en application la réglementation en matière d’urbanisme, de construction
d’aménagement du territoire, d’hygiène et assainissement public, le contrôle des
ouvrages à partir des programmes définis, la gestion et l’exploitation des infracteurs
et équipements ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Directeur.

 La Division Etudes et Réglementation

o coordonner des interventions techniques sur le domaine public communal ;

23
 o définir et appliquer des modalités d’entretien et de renouvellement du patrimoine
communal ;
o gérer les données techniques communales ;
o contrôler la qualité des prestations de ce personnel technique ;
o préparer des cahiers de charges et des appels d’offres pour les fournitures et
travaux ;
o instruire les dossiers d’occupation de domaine public ;
o faire le suivi et le contrôle des réalisations des ouvrages confiés aux entreprises
dans tous les domaines techniques, de la voirie, de l’assainissement, de l’hygiène et
de l’hydraulique ;
o faire le suivi-contrôle technique de la réalisation des ouvrages d’aménagement des
bas-fonds et de protection, le contrôle les inondations ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Chef du Service.

 La Division Travaux Publics

o coordonner et contrôler le travail des techniciens de chantiers, conducteurs d’engin
et agents d’entretien ;
o participer aux activités d’organisation des transports et de la sécurité routière
(stationnement, signalisation, etc.) ;
o concevoir des plans des ouvrages à partir des programmes bien définis ;
o planifier, suivre et contribuer à l’entretien des réseaux et équipements ;
o définir et appliquer les modalités d’entretien et le renouvellement du patrimoine
communal ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Chef du Service.

Article 13 : Le service de l’Eau, de l’Hygiène et de l’Assainissement

Le service de l’Eau, de l’Hygiène et de l’assainissement comporte deux Divisions :
 Division Eau ;
 Division Hygiène et Assainissement.
Sous l’autorité et la supervision du Directeur, le service de l’Eau, de l’Hygiène et de
l’Assainissement est chargée de :
o établir les besoins en pièces de rechange et autres consommables ;
o recevoir et contrôler les équipements et les pièces ;
o requérir, en cas de besoin, le service de spécialistes ;
o suivre les réparations ;
o asseoir et développer les respects des règles d’hygiènes et d’approvisionnement en
eau potable ;
o suivre les activités d’hydraulique villageoise ;
o veiller à la gestion et au bon fonctionnement des ouvrages hydrauliques (forages de
pompes à motricité humaine, adductions d’eau villageoise, etc.) ;

24
 o concevoir la politique communale de gestion des déchets ;
o préserver des conditions d’hygiènes et de la salubrité publique autour des
habitations et agglomérations, toutes actions visant à développer une culture
environnementale chez les citoyens communaux et à lutter contre les atteintes à
l’environnement en collaboration avec le Service de Protection de l’Environnement ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Directeur.

 La Division Eau
o veiller à la couverture intégrale de la commune en ouvrages hydrauliques ;
o mettre en œuvre des redditions de compte dans le secteur de l’Eau et de
l’Assainissement ;
o identifier des besoins d’extension du réseau SONEB et d’installation de pompes à
motricité humaine ;
o suivre le fonctionnement des forages et des adductions d’Eau Villageoises (AEV) ;
o suivre des activités de l’interprétation sociale ;
o contribuer à la réalisation des ouvrages d’aménagement des bas-fonds et de
protection contre les inondations et la fourniture et la distribution de l’eau potable
en liaison ;
o participer à l’acquisition et à l’entretien des matériels, équipements et outillages ;
o suivre les contrats de prestations dans le domaine de la fourniture d’eau et de
l’assainissement ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Chef du Service.

 La Division Hygiène et Assainissement

o suivre les prestataires de service et les ONG impliqués dans les activités de gestion
des déchets ou de nettoyage des voies et les amener à se conformer aux clauses de
contrat les liant à la commune ;
o assurer l’appui à la vulgarisation de tous les documents de stratégies en matière de
salubrité publique ;
o activer la fonctionnalité du plan d’hygiène et d’assainissement communal (PHAC) ;
o promouvoir la collecte, le traitement et l’évacuation des déchets solides, liquides et
des eaux pluviales ;
o coordonner les actions d’assainissement de base dans la commune ;
o gérer les places publiques, jardins, parcs et cimetières et assurer leur maintien en
bon état ;
o veiller aux activités de reboisement et de plantation en vue de développer en liaison
avec les services compétences ;
o participer au pavoisement lors des manifestations officielles ;
o contribuer à la sensibilisation des populations en vue de développer la construction
de latrines familiales et publiques ;

25
 o organiser les journées annuelles pour un environnement sain ;
o contribuer à la réglementation des eaux usées et des ordures ménagères autour des
habitations en liaison avec les acteurs concernés ;
o faire entretenir les canaux de drainage et des équipements annexes du patrimoine
bâti de la commune (Parcs, jardins, place publique et cimetière) ;
o assurer la gestion, l’exploitation et l’entretien des canaux de drainage et des
équipements annexes ;
o faire collecter des ordures ménagères ;
o faire nettoyer la voirie et les marchés ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Chef du Service.
Section 4 : La Direction des systèmes d’Information
La Direction des Systèmes d’Information comprend deux services que sont :
- le Service des Technologies de l’information et de la Communication ;
- le Service de Pré archivage et de la Documentation.
La Direction des Systèmes d’information
Sous l’autorité et la supervision de la Secrétaire Exécutive, le Directeur des Systèmes
d’Information assure la conception, la mise en œuvre, la coordination et le suivi-évaluation
de la politique de la commune dans les domaines du développement numérique, du pré
archivage, de la communication et de la documentation et veiller à l’alignement du système
d’information de la commune avec la politique nationale de gouvernance électronique et la
stratégie sectorielle du ministère de tutelle.

Il est responsable du maintien en conditions opérationnelles du système d’information, de sa

sécurité et de sa qualité. De manière spécifique, il est chargé de :

o conduire l’élaboration, la mise à jour et l’exécution opérationnelle du schéma

directeur communal des systèmes d’information ;
o assurer la conduite des projets et programmes numériques de la commune ;
o assurer la promotion et l’accélération de la transformation digitale de la commune
et notamment, promouvoir l’accès en ligne des services de la commune ;

Direction des Systèmes

d'Information

Service de la Technologie de
l'Information et de la Service de Pré archivage et de la
Communication Documentation

26
 o mettre en œuvre et garantir la cohérence technique et applicative des systèmes
d’information ;
o coordonner les fonctions des systèmes d’information des structures de la
commune ;
o garantir la sécurisation formelle, l’authentification et la sauvegarde des documents
administratifs et autres productions intellectuelles en accord avec les règles et
politiques en vigueur ;
o mettre en œuvre la politique de sécurité des systèmes d’information en accord avec
les politiques et les règles en vigueur ;
o élaborer et mettre en œuvre la politique archivistique et de gestion des savoirs de la
commune ;
o organiser la mutualisation des ressources informatiques au sein de la commune ;
o faciliter les relations entre les services techniques et les usagers pour un service
public efficient ;
o superviser la production de supports audiovisuels sur la politique socioéconomique
de développement mise en place par l’autorité communale ;
o assurer le pré archivage de tous les courriers arrivés et départs de son service ;
o gérer la mémoire de la commune à travers la banque d’informations sur la
commune et ses partenaires ;
o gérer l’archivage de tous les documents administratifs ;
o veiller à ce que l’espace soit disponible pour permettre au personnel de se
développer et d’innover ;
o planifier et mettre en œuvre des formations répondant aux nouvelles compétences
à acquérir par le personnel ;
o veiller à la création d’un climat de convivialité au sein de la Direction et au respect
des normes et bonnes conditions de travail pour réduire le stress ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser à la Secrétaire
Exécutive.

La Direction des Systèmes d’information comprend deux (02) services à savoir :

- Service de la Technologie de l'Information et de la Communication ;

- Service de Pré archivage et de la Documentation.

Article 14 : Le Service de la Technologie de l'Information et de la Communication

Sous l’autorité et la supervision du Directeur, le service est chargé de :

o assurer la sécurité des données du réseau informatique de la Mairie ;
o assurer la maintenance et la sécurité du matériel informatique et réseau de la
Mairie ;
o garantir la qualité du réseau internet dans la Mairie ;

27
 o assurer l’élaboration et la mise en œuvre du plan de communication local du
Maire ;
o assurer la conception des programmes et plans de communication de la Commune ;
o assurer la définition de la politique communale en matière d’information,
d’éducation et de la communication ;
o promouvoir la formation du personnel en méthodologie de communication ;
o élaborer et superviser la production de supports audiovisuels sur la politique
socioéconomique de développement mise en place par l’autorité communale ;
o faire la promotion de l’image de la Commune à l’intérieur et à l’extérieur ;
o faire l’évaluation des impacts des activités accomplies par l’administration
communale ;
o assurer la gestion du journal et de la plateforme internet (site web, réseaux sociaux,
…) de la Commune ;
o contribuer par le biais de la radio communautaire à informer les populations locales
et autres structures des activités de la Commune pour son réel développement
socioéconomique et culturel ;
o préparer les discours du Maire ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Chef Service.

Article 15 : Le Service du Pré archivage et de la Documentation

Sous l’autorité du DSI, le service est chargé de :

o assister les autres services communaux dans l’organisation de leurs fonds

documentaire ;
o assurer la conservation de tous les documents administratifs ;
o assurer la conservation des registres de déclaration de naissances, de mariages,
d’adoptions et de décès ;
o assurer la gestion de la mémoire de la Commune à travers la banque d’informations
sur la commune et ses partenaires ;
o assurer la gestion du centre d’information et de la documentation ;
o assurer la mise à disposition des usagers, des informations fiables ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser au Directeur.

Section 5 : La Direction des Affaires Domaniales et Environnementales

La Direction des Affaires Domaniales comprend deux (02) services que sont :

- le Service des Affaires Domaniales ;

28
 - le Service de la Protection de l’Environnement.

Sous l’autorité et la supervision de la Secrétaire Exécutive, le Directeur des Affaires

Domaniales et Environnementales, assure la conception et la mise en œuvre de la politique
de la commune en matière de gestion domaniale et foncière et de protection de
l’environnement. De manière spécifique, il est chargé de :

o organiser le contrôle et le respect des plans d’urbanisme ;

o mettre en œuvre les documents de planification nécessaires notamment :
le schéma d’aménagement de la commune ;
les plans d’urbanisme dans la zone agglomérée ;
les règles relatives à l’usage et à l’affectation des sols ;

Direction des Affaires

Domaniales et
Environnementales

Service des Affaires Service de la Protection de

Domaniales l’Environnement et
l'Urbanisme

les plans de détails d’aménagements urbains, de lotissement et de

recasement ;
o coordonner et contrôler les opérations de lotissement et les travaux d’urbanisme et
d’aménagement foncier ;
o suivre l’évolution de l’occupation des parcelles et zones loties et gérer les réserves
foncières administratives de la commune ;
o établir les conventions de vente de parcelles et les certificats administratifs
concernant les parcelles, les inscriptions et les radiations de gages ;
o participer à l’instruction des dossiers de permis de construire et de démolir ;
o appuyer les structures en charge des opérations de lotissement ;
o participer à l’élaboration des documents de planification et de gestion de l’espace
communal ;
o gérer les données cartographiques, statistiques et documentaires relatives à
l’aménagement urbain ;
o contribuer à la bonne gestion des places publiques, jardins et cimetières et
d’assurer leur maintien en bon état ;
o contribuer au règlement des litiges domaniaux ;
o contribuer à l’amélioration de la qualité de l’environnement ;
o suivre la mise en œuvre des plans de gestion environnementale des grands projets
en cours dans la commune ;

29
 o étudier les évolutions du territoire et apprécier les enjeux ;
o veiller au reboisement des espaces dédiés de la commune ;
o contribuer à la vulgarisation des lois et règlements en matière de gestion foncière et
environnementale ;
o veiller à ce que l’espace soit disponible pour permettre au personnel de se
développer et d’innover ;
o planifier et mettre en œuvre des formations répondant aux nouvelles compétences
à acquérir par le personnel ;
o veiller à la création d’un climat de convivialité au sein de la Direction et au respect
des normes et bonnes conditions de travail pour réduire le stress ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser à la Secrétaire
Exécutive.

Article 16 : Le Service des Affaires Domaniales

Sous l’autorité et la supervision du Directeur, le service est chargé de :

o organiser le contrôle et le respect des plans d’urbanisme ;

o mettre en œuvre les documents de planification nécessaires notamment : le
schéma d’aménagement de la commune ; les plans d’urbanisme dans la zone
agglomérée ; les règles relatives à l’usage et à l’affectation des sols ; les plans de
détails d’aménagements urbains, de lotissement et de recasement ;
o gérer les données cartographiques, statistiques et documentaires relatives à
l’aménagement urbain ;
o organiser les travaux de lotissement ;
o participer aux travaux d’élaboration, de suivi, d’évaluation et de mise à jour des
documents d’urbanisme ;
o tenir les registres d’état des lieux, des recasements et des réserves foncières ;
o surveiller et de réprimer les occupations anarchiques du domaine public, en liaison
avec les services techniques compétents ;
o organiser les constats sur le terrain avant signature des conventions de vente de
parcelle ;
o organiser les enquêtes fiscales (extensions et/ou actualisation) ;
o assister le Receveur des Impôts dans la distribution des avis d’imposition ;
o réaliser la cartographie et l’adressage des parcelles ;
o mettre en œuvre les documents de planification nécessaire (SDAC, PDU, PT, etc.) ;
o préparer les documents de transactions foncières ;
o vérifier l’authenticité des propriétés et délivrer les documents y afférents ;
o participer aux opérations de lotissement et de recasement aux côtés des
techniciens ;
o bien gérer le patrimoine foncier ;

30
 o mener des activités de prévention des litiges domaniaux au démarrage de tout
processus de lotissement ;
o participer aux processus de règlement à l’amiable des litiges domaniaux suite aux
plaintes adressées au Maire par les usagers ;
o contribuer à la bonne gestion des places publiques, jardins, parcs et cimetières et
d’assurer leur maintien en bon état ;
o participer à l’instruction des dossiers d’occupation du domaine public ;
o établir les conventions de vente de parcelles, les permis d’habiter, les certificats
administratifs concernant les parcelles, les inscriptions et les radiations de gages ;
o produire le rapport trimestriel et annuel à adresser au Directeur.

Article 17 : Le Service de la Protection de l’Environnement et de l’Urbanisme

Sous l’autorité du Directeur, ledit service est chargé de :

o veiller à la création et à l’entretien des espaces verts ;

o veiller aux activités de reboisement et de plantations communautaires ou
villageoises en liaison avec les services compétents ;
o veiller au respect des couloirs de passage et aires de pâturage des animaux ;
o participer aux opérations de salubrité dans la commune ;
o réguler les exploitations anarchiques du bois de feu ;
o veiller à la protection des ressources naturelles de la commune en liaison avec les
différents acteurs ;
o proposer des actions à court, moyen ou long terme pour prévenir les effets néfastes
des changements climatiques ;
o contrôler les activités des prestataires de la Mairie et des populations sur le
domaine public et les espaces verts ;
o organiser les journées mensuelles pour un environnement sain ;
o organiser les journées de reboisement pour la commune ;
o suivre les prestataires de service et les ONG impliqués dans le nettoyage des voies
principales et secondaires et les amener à se conformer aux clauses de contrat ;
o mettre en œuvre la politique communale de gestion des déchets ;
o veiller à la matérialisation des parcours pastoraux (couloirs de passage, aires de
pâturage, parcs de vaccination et points d’abreuvement du bétail) ;
o sensibiliser les agriculteurs et les éleveurs à la cohabitation pacifique ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel au Directeur.

Section 6 : La Personne Responsables des Marchés Publics

31
La Personne Responsable des Marchés Publics comporte deux (02) structures à savoir : le
Secrétariat permanent et la commission d’ouverture et d’évaluation des offres.

Article 18 : Personne Responsable des Marchés Publics

Sous l’autorité et la supervision de la Secrétaire Exécutive, la Personne Responsable des

Marchés Publics, assure au nom de la commune, les procédures de passation et d’exécution
des marchés publics et dans ce cadre, accomplir les actes nécessaires depuis le choix de la
procédure jusqu’à la désignation de l’attributaire et l’approbation du marché définitif. Il

Personne Responsable
des Marchés Publics

Chef Secrétariat Commission

d'ouverture et
PRMP d'évaluation des offres

Membre Membre Membre

veillera à l’application rigoureuse des règles et procédures qui régissent l’exécution des
activités qui incombent à son service et à l’assurance-qualité des livrables.

Elle est chargée de mettre en œuvre les procédures de passation et d’exécution des
marchés, notamment :

o planifier les marchés publics dont les montants prévisionnels hors taxes sont
supérieurs au seuil de dispense ;
o publier, à titre indicatif, l’avis général de passation des marchés publics ;
o s’assurer de la réservation du crédit avant l’approbation du marché ;
o élaborer les dossiers d’appel à concurrence en collaboration avec les services
techniques compétents ;
o lancer les appels à concurrence ;
o publier le procès-verbal d’ouverture des offres et des propositions ainsi que les
résultats d’attribution provisoire et définitive par les mêmes canaux que ceux de
l’avis d’appel à concurrence ;
o rédiger ou coordonner la rédaction des contrats et avenants ;
o suivre ou coordonner le suivi de l’exécution administrative des marchés ;
o organiser ou coordonner l’organisation des réceptions d’ouvrages, fournitures et
services, objet des marchés ;

32
 o tenir les statistiques et les indicateurs de performances ;
o rédiger à l’attention du secrétaire exécutif à la fin de chaque trimestre un rapport
comportant : i) un point global de l’évolution de la passation et de l’exécution des
marchés ; ii) une analyse des niveaux de réalisation des indicateurs fixés ; et iii) un
point des difficultés rencontrées et des mesures prises ou suggérées en vue de
l’amélioration de la performance de l’organe de passation des marchés publics ;
o mettre en œuvre l’ensemble des procédures d’enregistrement des différentes
phases de la passation des marchés, qu’elles soient administratives, techniques ou
financières et procéder à l’archivage des dossiers de marchés publics par des
méthodes modernes efficiente veiller à ce que l’espace soit disponible pour
permettre au personnel de se développer et d’innover ;
o planifier et mettre en œuvre des formations répondant aux nouvelles compétences
à acquérir par le personnel ;
o veiller à la création d’un climat de convivialité au sein du service et au respect des
normes et bonnes conditions de travail pour réduire le stress ;
o élaborer les PTA et rapports mensuels, trimestriels et annuels du service.

La Personne Responsable des Marchés Publics est assistée dans l’exécution de sa mission par
un secrétariat permanent et.

 Le Secrétariat permanent de la Personne Responsable des Marchés Publics : il est

chargé notamment des tâches ci-après :
o tenir un fichier des marchés ;
o tenir les procès-verbaux des réunions ainsi que les registres infalsifiables, cotés et
paraphés, acquis auprès de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics ;
o assurer la bonne tenue des archives des marchés attribués ;
o produire et adresser à la Personne Responsable des Marchés Publics un rapport
trimestriel et annuel d’activités.
 La Commission d’Ouverture et d’Evaluation des offres est une commission ad hoc
placée sous le contrôle de la Personne Responsable des Marchés Publics. Elle a pour
missions de :
o examiner les dossiers d’appel d’offres avant leur transmission à la Cellule de
Contrôle des Marchés Publics ;
o procéder à l’ouverture et au dépouillement des offres ;
o valider, dans le respect des dispositions de la Loi N° 2020-26 du 29 septembre 2020
portant code des marchés publics en République du Bénin, les résultats des travaux
de la Sous-commission d’analyse ;
o assurer la transmission du rapport de dépouillement et des fiches d’analyse à la
Cellule de Contrôle des Marchés Publics ;
o procéder à un réexamen du dossier lorsque la Direction Nationale de Contrôle des
Marchés Publics émet des observations sur le rapport ;

33
 o produire et adresser à la Personne Responsable des Marchés Publics un rapport
périodique d’activité.

Section 7 : La Cellule de Contrôle des Marchés Publics

La Cellule de Contrôle des Marchés Publics est composée de trois membres en plus de son
Chef :
Article 19 : La Cellule de Contrôle des Marchés Publics (CCMP) assure le contrôle a priori des
opérations de passation des marchés publics dont les montants sont inférieurs aux seuils
fixés par les textes.
A ce titre, elle est chargée de :
o procéder à la validation du plan de passation des marchés de l’Autorité
Contractante et des dossiers d’appel d’offres avant le lancement de l’appel à
concurrence ;

Chef/fe Cellule de
Contrôle des
Marchés Publics

Membre Membre Membre

o accorder les autorisations et dérogations nécessaires à la demande de l’Autorité

Contractante ;
o assister aux opérations d’ouverture des plis ;
o procéder à la validation du rapport d’analyse comparative de propositions et du
procès-verbal d’attribution provisoire du marché ;
o procéder à la validation des projets d’avenants ;
o élaborer et adresser à la personne Responsable des Marchés Publics un rapport
semestriel et annuel d’activités.
Section 8 : La Cellule Juridique

34
La cellule juridique comprend deux membres dont son Chef :

Chef/fe Cellule
Juridique

Collaborateur

Article 20 : Sous l’autorité et le contrôle de la Secrétaire Exécutive, la Cellule Juridique

exécute les missions ci-après :
o suivre les affaires juridiques et les dossiers de contentieux en liaison avec les
services et les avocats conseils de la commune ;
o apprécier les documents soumis à la délibération du Conseil Communal du point de
vue du respect des dispositions des textes applicables ;
o assurer les liaisons avec le Service de Tutelle de la Préfecture pour l’approbation des
délibérations prises en Conseil Communal ;
o suivre la mise en œuvre des corrections demandées par l’autorité de tutelle ;
o initier et suivre l’exercice des voies de recours du Conseil Communal lorsque cette
modalité résulte de l’acte de l’autorité de tutelle ;
o suivre la représentation en justice du Conseil Communal par le Maire ;
o étudier les dossiers de saisine du Maire en préalable à toute action judiciaire ou sur
mémoire du contribuable et proposer les démarches juridiques appropriées pour
leur règlement ;
o appuyer et suivre le processus juridique de l’adhésion de la mairie à un organisme
décentralisé ou à une organisation internationale ;
o participer aux processus de contractualisation et de gestion des contrats, en liaison
avec les structures impliquées dans la passation des marchés publics ;
o souscrire tous les contrats d’assurance, en assurer la gestion et en suivre les
échéances (assurance maladie, assurance automobile, assurance immeubles, etc.) ;
o assurer le renouvellement desdits contrats ;
o recevoir, des services communaux, toutes informations utiles permettant une
bonne gestion des contrats d’assurance ainsi que la conformité juridique du
règlement des sinistres survenus ;
o assurer l’étude technique des dossiers de permis de construire ;
o suivre les opérations de délivrance des permis de construire ;
o surveiller avec la commission locale, départementale ou nationale chargée de
l’instruction des dossiers de permis de construire, les constructions d’immeubles
dans le commune de Toffo ;
o tenir les registres de permis de construire ;
o procéder au règlement amiable des conflits domaniaux.

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Chapitre 3 : Services directement rattachés au Secrétariat Exécutif
Les Services Directement rattachés au Secrétariat Exécutif sont :
- le Service de la Transmission ;
- le Secrétariat Administratif.

Section 1 : Le Service des Transmissions

Le Service des Transmissions comprend deux membres dont son/sa Chef/fe :

Chef/fe du Service
des Transmissions
Radio

Collaborateur

Article 21 : Sous l’autorité et le contrôle de la Secrétaire Exécutive, le Service des

Transmissions exécute les missions ci-après :
o recevoir et transmettre les messages radios ;
o maintenir en bon état les équipements de transmission de la Mairie ;
o recevoir, décoder et transmettre les messages codés ;
o assurer la bonne circulation de l’information entre les Communes et l’Etat ;
o assurer la protection des fréquences et indicateurs d’appels établis ;
o produire le rapport trimestriel et annuel à adresser à la Secrétaire Exécutive.

Article 22 : Le Secrétariat Administratif

Le Secrétariat Administratif comprend deux (02) membres et son/sa Chef/fe :

Chef/fe Secrétariat

Membre Membre

Sous l’autorité et le contrôle de la Secrétaire Exécutive, le Secrétariat Administratif gère le

courrier ordinaire de toute nature adressé au Maire et à la Secrétaire Exécutive.
Dans ce cadre, il est chargé de :

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 o gérer le courrier « arrivée-départ » ;
o saisir tous les documents à caractère administratif ;
o trier les urgences et d’acheminer l’ensemble du courrier vers les autorités ;
o transmettre ou ventilé le courrier annoté vers les différentes directions ;
o collationner, enregistrer et transmettre le courrier « départ » ordinaire après
signature ;
o enregistrer, de multiplier et de ventiler les arrêtés du Maire, les décisions de la
Secrétaire Exécutive et tous actes communaux ;
o réceptionner les assignations des huissiers de justice ;
o exécuter toutes autres tâches confiées par les autorités dans le cadre des activités
de l’administration communale ;
o participer activement à l’équipe interne et de contribuer au développement
professionnel du personnel de la Mairie ;
o produire le rapport mensuel, trimestriel et annuel à adresser à la Secrétaire
Exécutive.
Le Chef du Service élabore et adresse à la Secrétaire Exécutive un rapport mensuel,
trimestriel et annuel d’activités.

Article 23 : La présente décision qui abroge toutes dispositions antérieures contraires,
notamment celle de l’arrêté N° 53/043/MC-TOFFO/SG/SAG/SA du 26 juillet 2021 portant
création, organisation, attributions et fonctionnement des services de la Marie de Toffo,
prend effet pour compter de sa date de signature. Il sera enregistré, communiqué et partout
où besoin sera.

Toffo, le __ Octobre 2022

Aqueline Isabelle BEHANZIN

Ampliations :
- PDB……………………………………………… 01
- Conseiller…………………………………….. 25
- Tous Directeurs……………………………. 06
- Cellule de Suivi et de Contrôle de la
Réforme………………………………………. 01
- TC………………………………………………… 01
- Chrono + Archives………………………… 04

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