Cmo hacer una buena presentacin oral

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Cmo hacer una buena presentacin oral?

Domingo Mery En este documento se pretende resumir algunos consejos prcticos que pueden ser de gran ayuda al preparar una presentacin oral. Se asumir que la temtica de la presentacin estar relacionada con las ciencias de la ingeniera, sin embargo no descarta la posibilidad de que estos consejos sirvan para otras reas. Una buena preparacin debe contar con los siguientes cuatro pasos: recopilacin de informacin previa, preparacin de transparencias, retrica y conocimiento del lugar de la exposicin. A continuacin se presenta una descripcin de cada una de estas etapas. 1. Recopilacin de informacin previa En este primer paso la persona que va a realizar su exposicin, que llamaremos el expositor, debe recopilar toda la informacin necesaria para llevar a cabo la presentacin. Se supondr que la investigacin previa ya ha sido finalizada y que ya se cuenta con los resultados que se desea presentar. No es recomendable empezar a preparar una presentacin sin contar con estos resultados. Adicionalmente, el expositor deber conocer muy bien cul es el objetivo de su presentacin con el fin de aclarar el mensaje que tendr su exposicin. En esta etapa se debe conocer a priori cul es el nivel de conocimiento que tiene el pblico al cual ser dirigida la exposicin. Esto con el objeto de hacer provechosa y entendible la exposicin. Es necesario tomar en cuenta que si el nivel de conocimiento del auditorio es elevado el expositor deber entonces evitar las explicaciones que resulten obvias. En caso contrario, si la exposicin pretende explicar temticas que no son de dominio del pblico, la presentacin deber preferiblemente dedicar algunos minutos adicionales a la introduccin del tema. En esta etapa tambin debe conocerse el nmero de personas que asistirn a la presentacin: una exposicin para un pblico de slo 10 personas es completamente distinta a una destinada a 600 personas. Asimismo, el expositor deber saber cul es el tiempo que ha sido programado para su exposicin, y si este tiempo incluye las preguntas del pblico. Uno de los objetivos de una presentacin oral es el intercambio de conocimientos con el pblico, por lo cual es recomendable dejar un tiempo razonable para las preguntas que puedan surgir. Tpicamente, las exposiciones en seminarios y congresos duran alrededor de 15 a 20 minutos y las preguntas de 5 a 10 minutos. En la defensa de una tesis, la exposicin es de unos 30 minutos y las preguntas de la comisin evaluadora se pueden prolongar comnmente hasta las 2 horas. Finalmente, en esta etapa se debe seleccionar las fotografas, diagramas, grficas, tablas y textos que se desea poner en la exposicin. Esto es un buen ejercicio para saber -antes de hacer las transparencias- lo que se desea mostrar en la presentacin. 2. Preparacin de transparencias Es necesario considerar que el nmero de transparencias a presentar en la exposicin oral no debe ser ni muy grande ni muy pequeo. Demasiadas transparencias cansan y distraen al auditorio, en caso contrario si son muy pocas transparencias el pblico se aburre y no presta atencin. Ambos errores indican que la presentacin ha sido mal estructurada y conllevan a que el pblico no entienda la exposicin. Una estimacin tpica es dedicar 1 a 2 minutos de la exposicin por transparencia.

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Antes de hacer las transparencias es necesario definir la esttica a usar. Esta esttica debe ser la misma en cada una de las transparencias. A manera de ejemplo, se define en esta etapa que todas las transparencias sean de fondo azul con letras tipo Arial 16 de color amarillo para los ttulos, Arial 14 para los textos, etc. La homogeneidad en la forma en las transparencias ayuda a que el pblico no se distraiga del contenido de la exposicin. Es de gran ayuda poner en cada transparencia en los bordes superior e inferior datos como: nombre del expositor, ttulo de la exposicin, ttulo de la transparencia actual y nmero de la transparencia. La esttica definida debe respetarse a lo largo de todas las transparencias, no es recomendable usar distintos tipos de letra o colores en las transparencias. Tpicamente la exposicin debe tener cuatro partes: introduccin a la exposicin, introduccin al tema, parte principal y conclusiones. Introduccin a la exposicin: esta parte consta de slo dos transparencias: i) ttulo y ii) estructura de la exposicin. En la primera transparencia se debe poner el nombre de la exposicin, el nombre del expositor, la fecha, el nombre de la universidad, facultad, departamento y/o instituto en donde el expositor ha realizado el trabajo que expone. En la segunda transparencia se debe enumerar a manera de ndice los puntos que se tratarn en la exposicin. El expositor en esta transparencia explicar muy brevemente cules sern los puntos que se presentarn. Introduccin al tema: en esta parte, de unas 2 a 3 transparencias, o bien el equivalente al 25-30% del nmero total de transparencias, se plantear el problema, se explicar el estado del arte y se sealar cul es la solucin propuesta. Es muy bueno ilustrar esta parte de la exposicin con diagramas de bloques. Por lo general, los detalles no son parte de la exposicin debido a la falta de tiempo. Los interesados en los detalles pueden hacer preguntas al final de la exposicin. Parte principal: por ser sta la parte ms importante de la exposicin es necesario dedicarle un 60-70% del nmero total de las transparencias. En esta parte se deben incluir los aportes al conocimiento, los resultados obtenidos, y el significado de este trabajo para el futuro. Es muy importante transmitir esta parte de la mejor manera posible al auditorio. Conclusiones: esta parte consta de una sola transparencia en la que se le repite al auditorio de manera resumida cul ha sido el principal aporte de este trabajo. En esta repeticin se asegura que el pblico reciba la idea principal que se ha deseado transmitir en la presentacin. Adicionalmente, se pueden mencionar tambin las sugerencias para trabajos futuros.

En cuanto al uso de colores se debe considerar el alto contraste en los dibujos y en el texto. No es recomendable por ejemplo usar amarillo, anaranjado o celeste con fondo blanco; o bien azul o verde oscuro con fondo negro. Tampoco es recomendable usar lneas muy delgadas en los diagramas. Un consejo prctico para el diseo es que la informacin expuesta en una transparencia debe ser captada por el pblico en unos 15 segundos y entenderse en 1 a 2 minutos. La animacin de las transparencias en caso de hacer una presentacin con medios computacionales (como PowerPoint con DataShow) debe considerarse con especial atencin. Por regla general se puede usar la animacin, mas no se debe abusar de ella. La animacin se debe usar cuando hace algn aporte a la transmisin o explicacin de una idea. A manera de ejemplo, introducir textos animados en forma de espiral no aportan en este sentido, ms bien distraen al pblico y lo hacen pensar ms en la forma de la presentacin que en su contenido. Por el contrario, introducir las partes de la transparencia en la medida que se vayan explicando, ayuda a la concentracin del pblico.

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No es recomendable disear una presentacin en la que el expositor tenga que saltarse algunas transparencias o que tenga que retroceder a transparencias anteriores. Estos saltos desordenan la presentacin y distraen muchsimo al pblico. Adicionalmente se pueden preparar lo que se llaman transparencias de relleno, las que pueden servir para las preguntas si hay alguien del pblico interesado en profundizar sobre algn tema. Tambin es posible utilizar estas transparencias de relleno si es que ha sobrado algo de tiempo al final de la exposicin y el expositor considere que profundizar sobre algn tema sera un aporte para la exposicin. De la misma manera, en caso de que falte tiempo, es decir que el expositor se haya demorado ms de lo previsto en la primera mitad de la exposicin, se debe disear la presentacin de tal forma que las ltimas transparencias de la parte principal puedan no presentarse. Muchas veces es muy importante respetar el tiempo fijado para la exposicin. 3. La retrica La retrica por lo general se subestima en la preparacin de una exposicin. Esta subestimacin es un grave error porque muchas veces lo que se dice resulta ser ms importante que lo que se muestra en las transparencias. Una presentacin con mala retrica (independientemente de la calidad de las transparencias y del trabajo a exponer) difcilmente logra transmitir el mensaje que debe recibir el pblico. Es necesario en esta parte de la preparacin, pensar muy bien qu se va a decir en cada parte de cada transparencia. Por regla general no debe quedar ninguna parte de la transparencia sin mencionar. La secuencia como se explica cada parte de la transparencia tambin es importante, es necesario ensayar para determinar la secuencia correcta. Tpicamente se empieza por los diagramas. Otro aspecto recomendable es enlazar las transparencias con frases introductorias al pasar de una transparencia a otra. Se recomienda hacer pruebas de presentacin ante colegas que puedan opinar sobre el contenido y la forma de la exposicin. Tambin sirve grabar la exposicin con una cmara de vdeo o bien simplemente con un grabador para poder escucharse y/o verse. Este tipo de pruebas tambin le dan al expositor una idea del tiempo que necesita para su exposicin. Si no se cuenta con estos medios el expositor podr hacer un ensayo sin pblico midiendo el tiempo con un reloj para poder determinar de manera precisa el tiempo de la presentacin. 4. Conocimiento del lugar de la exposicin Es sumamente recomendable que el expositor conozca el lugar de la exposicin con anterioridad. Esto le permitir al expositor familiarizarse con el ambiente en el que tendr que realizar su presentacin. Dentro de esta familiarizacin se puede hacer un ensayo general tal como si fuera la presentacin real. As el expositor se dar cuenta si domina la escena. Si esta prueba no se puede realizar es necesario que el expositor pruebe con anticipacin el manejo del proyector, esto evita tener problemas durante la exposicin. Un error tpico en las presentaciones con computador es que ste no lee bien los diskettes, o que no tiene suficiente memoria para presentar las fotografas, etc. Se recomienda probar el equipo con todas las transparencias diseadas con un da de anticipacin. Como nota final debe indicarse que si el expositor prepara su exposicin siguiendo estos cuatro pasos, ganar una seguridad tan grande que podr, en la gran mayora de casos, contrarrestar significativamente el nerviosismo que impone una presentacin en pblico.

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Referencias bibliogrficas
[1] [2] [3] Brezinski, C.: "El oficio de investigador". Siglo XXI de Espaa Editores, Madrid, 1993. Friedrich, C.: "Trabajos escritos en estudios de ciencias e ingeniera" (en alemn), Duden, Mannheim, 1997. Razo, C.: "Cmo elaborar y asesorar una investigacin de tesis", Prentice Hall Hispanoamericana, Mxico, 1998.

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