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BOLETIM

INFORMATIVO DA ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS ANO 15 NMERO 01 - JAN JUN 2006
DIRETORIA Lucia Maria Velloso de Oliveira - Presidente Eliana Balbina Flora Sales Vice - Presidente Renata Silva Borges 1 Tesoureiro Carolina da Conceio B. Machado 2 Tesoureiro Laura Regina Xavier 1 Secretrio Isabel Cristina Borges de Oliveira 2 Secretrio CONSELHO DELIBERATIVO Membros Efetivos: Ana Cherker Gorender Ana Lcia Louzada Werneck Leila Estephanio de Moura Maria Rosangela da Cunha Mariza Bottino Paulino Lemes de Sousa Cardoso Suplentes: Francisca Helena B. Lima (solicitou desligamento desde 07/2005) Mrcia dos S. Bastos (licenciada desde 12/ 2005) Rosangela Florido Rangel CONSELHO FISCAL Membros Efetivos Carlos Augusto Ditadi Margareth da Silva Marize B. Pinheiro Suplentes Marli S. P. Pestana Myrian Regina da S. C. de Oliveira COORDENAES Cursos: Lucia Maria Velloso de Oliveira Boletim: Paulino Lemes de Sousa Cardoso

EDITORIAL

Em carter extraordinrio o editorial do Boletim divulga as recomendaes do XIV Congresso Brasileiro de Arquivologia, realizado na cidade do Rio de Janeiro, no perodo de 23 a 28 de abril de 2006. Na sesso de encerramento do XIV Congresso Brasileiro de Arquivologia, em 28 de abril de 2006, na sede do Arquivo Nacional, foram aprovadas as seguintes recomendaes:

Av. Presidente Vargas, 1733 Sala 903 Centro Rio de Janeiro RJ 20210-030 Tel/Fax (21)3852-2541 / 2507-2239 E-mail: Site: www.aab.org.br

1. Que seja aprovada a proposta de nova Tabela de reas do Conhecimento CNPq/ CAPES/ FINEP na qual a Arquivologia considerada como rea de conhecimento, com suas respectivas sub-reas; 2. Que o Congresso Brasileiro de Arquivologia volte a ser realizado de dois em dois anos; 3. Que o formato organizacional e cientfico adotado no XIV Congresso Brasileiro de Arquivologia seja mantido em suas prximas edies; 4. Que sejam ampliados os esforos para assegurar a maior participao de alunos dos cursos de arquivologia, nas futuras edies do Congresso Brasileiro de Arquivologia; 5. Que seja analisada a proposta encaminhada pela professora Clara Kurt, presidente da Associao Estadual dos Arquivistas do Rio Grande do Sul, de que o XV Congresso Brasileiro de Arquivologia e o III Congresso Nacional de Arquivologia sejam realizados no mesmo perodo e mesmo local; 6. Que seja realizado, com apoio da AAB o II Congresso Internacional de Arquivos de Arquitetura, na Cidade do Rio de Janeiro em 2007; 7. Que seja realizado em 2006 a II Mesa Redonda Nacional de Arquivos, no mbito do CONARQ/AN para aprofundar o debate sobre a poltica nacional de arquivos; 8. Que o XV Congresso Brasileiro de Arquivologia seja realizado na cidade de Goinia conforme proposta apresentada publicamente por representantes das Universidades Catlica e Federal do Estado de Gois.

aab@aab.org.br

Informativo da Associao dos Arquivistas Brasileiros Ano 15 - n 01 JAN JUN 2006

O papel da arquivologia na sociedade de hoje


MICHEL DUCHEIN (Inspetor Geral dos Arquivos Nacionais da Frana)
Conferncia pronunciada a convite da AAB e do Departamento Geral de Documentao da Secretaria de Estado de Justia - RJ, em 31 de agosto de 1978.

Fiquei feliz com o convite para proferir esta palestra, principalmente por j ser, h algum tempo, scio da Associao dos Arquivistas Brasileiros. Assim, por estar entre colegas e amigos, este encontro ser mais um bate-papo informal. A ocasio me parece oportuna para falarmos sobre o papel da Arquivologia na sociedade de hoje; vejamos as questes que essa sociedade prope, os desafios que enfrenta e as respostas que pode dar. Os arquivos so o produto natural e orgnico das diversas atividades administrativas, pblicas ou privadas e caracterizam-se por preservar a documentao em sua forma original de criao, respeitando a estrutura da entidade geradora. Nesta definio esto encerradas as diferenas fundamentais entre arquivos e bibliotecas, entre arquivos e documentao e, conseqentemente, as diferenas profissionais entre arquivistas, bibliotecrios e documentalistas. As trs profisses so parte do que hoje conhecemos como Cincia da Informao. Tm laos comuns, so parentes mas so bem distintas. Seno vejamos: o bibliotecrio manipula documentos diversos, de vrias procedncias (livros, peridicos, folhetos, etc.), lida em geral com todos os assuntos referentes ao conhecimento humano e atende a uma clientela variada, desde s crianas at aos eruditos. O documentalista trabalha em profundidade sobre um assunto mais restrito e fornece informaes a usurios mais especializados, e o arquivista se dedica sobretudo aos documentos nicos, criados no curso das atividades das instituies e indivduos, responsabilizando-se pela administrao desses documentos, sua seleo para fins de conservao definitiva, e de sua classificao para assegurar o acesso rpido e preciso. pois impossvel a um arquivista improvisar-se em bibliotecrio, ou a um bibliotecrio fazer-se, as vezes, de arquivista. Como estou falando a arquivistas no preciso convenc-los disso. O que realmente desejvamos que, no Brasil, como em outras partes do mundo, as autoridades polticas e administrativas tambm estivessem convencidas.

Falemos agora sobre a finalidade dos arquivos. Para todos ns se coloca de imediato uma questo fundamental: Por que preservar os arquivos? A resposta tradicional que os arquivos so os armazns da Histria e o arsenal da Administrao. uma verdade mas, no mundo atual, j no basta. Quando falamos de administrao queremos nos referir a administrao pblica e privada, a qual funciona cada vez menos voltada para o passado, servindo-se cada vez mais do computador. Tanto isso verdade que o computador chamado de memria. Esta a razo pela qual o administrador pergunta: - Por que organizar o arquivo j que o computador pode conservar tudo na memria? a esta pergunta que vamos tentar responder agora. O fenmeno que caracteriza nossa poca a necessidade cada vez maior de se obter informaes rpidas e imediatas, bem como a de procurar referncias no passado. A investigao do passado uma necessidade que vem se estendendo a todos os campos de atividades. A responsabilidade dos arquivistas se exerce pois, em dois planos: o do presente e o do passado; so ambos igualmente importantes e essenciais. comum rotular-se o arquivista como homem do passado; a verdade que, se conservamos os traos do passado visando servir ao futuro. E, muito mais que homens do passado, os arquivistas so os homens do futuro. No fossem os arquivista de hoje, os homens do futuro no conheceriam nada de nossa poca. essa a nossa misso: - assegurar a informao do futuro, ns somos o trao de unio de duas pocas. Entretanto, a responsabilidade primeira do arquivista para com o homem de nosso tempo. Tal responsabilidade se exerce no apenas com relao Nao, ao Estado e Administrao, mas, sobretudo ao cidado, encarado como indivduo que . Este a nosso ver o aspecto mais importante. O Estado e a Administrao intervm cada vez mais na vida privada das pessoas.

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Antigamente as ligaes entre o cidado e o Estado eram raras e se limitavam a poucos aspectos da vida. Hoje d-se o oposto. A interveno cada vez maior, e se quisermos nos convencer disso basta pensar na quantidade de problemas administrativos que temos que enfrentar todos os dias: aluguis, impostos, segurana social, etc. Cada uma dessas atividades produz papis. Sua conservao importante para a Administrao e, sobretudo, para o cidado, uma vez que freqentemente lhe solicitada a apresentao de provas ou documentos que garantem seus direitos. No passado isso era mais raro. A documentao mais procurada era a que se referia ao registro civil e ao direito de propriedade. Hoje, a cada momento, recorremos aos arquivos para provar nossos direitos. Tentarei ilustrar o fato com uma histria que me contatam e que me parece bastante adequada por estar ligada realidade brasileira: H alguns anos, uma senhora de 80 anos chegou a Arquivo Nacional para fazer uma pesquisa. Ela no tinha o hbito de pesquisar e estava completamente perdida dento do AN. Assim que chegou apertou mo de todos os leitores que se encontravam na sala. Explicou que era alem, que havia muito tempo e que tinha necessidade de provar isso para dar cumprimento a uma exigncia administrativa. Naquela poca, disse, talvez tivessem lhe dado um certificado mas, se isso aconteceu, ela j o havia perdido. O nico dado de que se lembrava era a data de sua chegada. Penalizados, todos os presentes deram incio procura da informao na documentao da Alfndega e acabaram por encontr-la. A senhora, chorando de alegria, disse, eu sabia que tinha chegado ao Brasil nesse dia! Acho essa histria maravilhosa e penso que ilustra de maneira irrefutvel a importncia e a utilidade dos arquivos no dia a dia do cidado. Outro aspecto da utilidade dos arquivos atualmente, o da responsabilidade administrativa. Isso se aplica especialmente a documentos tcnicos. H alguns anos houve na Frana um grave acidente ferrovirio: quando o trem passava em determinado tnel, este ruiu e muitas pessoas ficaram soterradas. Imediatamente foi levantado o problema da responsabilidade da companhia de estrada de ferro para com as famlias das vtimas. Os documentos relativos construo do tnel, bastante antigos, pois datavam de 1870, foram procurados. Encontraram, ento, alm do projeto, o Parecer de inspeo tcnica,. Graas a esse documento a estrada de ferro pde provar no ter

nenhuma responsabilidade no acidente, pois a manuteno tinha sido feita regularmente. Mais tarde, verificou-se que a causa do desastre havia sido a infiltrao de gua. Temos a um exemplo prtico de participao do arquivo na soluo de um problema tcnico. O terceiro exemplo da utilidade dos arquivos diz respeito economia que podem proporcionar. O exemplo que trago agora para ilustrar africano. Um Estado da frica, antiga colnia alem antes de 1914, passou ao domnio francs no ps-guerra, tornando-se independente em 1960. O desenvolvimento desse pas foi cuidadosamente planejado por especialistas internacionais. O planejamento inclua projetos para as florestas do interior e de acesso ao litoral. Decidiu-se ento construir uma via frrea de 400 km de extenso ligando o interior ao litoral, enfrentando-se, para tanto, todos os problemas decorrentes de terrenos montanhosos. Os tcnicos internacionais (talvez da ONU ou da UNESCO) iniciaram os estudos para a construo da estrada. Certo dia, um antigo empregado informou j ter visto, em algum lugar, papis relativos a uma estrada de ferro. Deveriam estar em cima de algum armrio ou num poro qualquer. Iniciou a busca e acabou por encontrar um conjunto de documentos empoeirados e meio comidos pelos bichos. Seu achado levou descoberta de que, anteriormente a guerra de 1914, os alemes j haviam feito um levantamento topogrfico para a construo da estrada, proporcionando, assim, uma economia de milhes de dlares. um exemplo raro, mas bastante convincente, da utilidade prtica dos arquivos. O ltimo aspecto da importncia dos arquivos para a poca atual que eles servem de fonte de referncia para a tomada de decises. Na semana passada, em Braslia, me contaram uma histria que ilustra bem o caso. Quando o Papa Paulo VI faleceu deveria ser enviada a Roma uma delegao diplomtica para representar o Brasil nas exquias. O Itamaraty no sabia informar com preciso como essa delegao deveria ser composta. A arquivista do Ministrio das Relaes Exteriores apresentou ento o dossi referente morte de Joo XXIII e ali foram encontrados os procedimentos corretos a serem adotados. Evitou-se dessa forma qualquer erro diplomtico. Disse-me a arquivista do Itamaraty que os que foram a Roma deviam-lhe esse favor.

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Foram mencionados aqui alguns exemplos que comprovam a utilidade prtica dos arquivos nos tempos atuais. Na realidade, porm, essa utilidade pouco duradoura. So raros os documentos cuja importncia prtica ultrapasse o tempo de durao da vida de um homem. J que estou contando tantas anedotas contarei uma para mostrar a importncia que, imprevistamente, pode adquirir um documento do sculo XIII, por exemplo. Naquela poca havia discenses, divergncias entre a Frana e a Espanha quanto a questo de pastagens. Nos Pirineus havia muitos rebanhos de carneiros e os atritos eram freqentes porque os rebanhos franceses invadiam os pastos espanhis e vice-versa. Por fim, os reis dos dois pases decidiram assinar um tratado que definisse os direitos de pastagem. O tratado existe at hoje, em duas cpias, estando uma no Arquivo Nacional de Paris e outra nos Arquivos de Madri. So ambas em pergaminho e contm selos e assinaturas que evidenciam os direitos de cada um. Que valor podem ter tais documentos nos tempos de hoje, uma vez que nem existem mais rebanhos de carneiros nos Pirineus? Pois bem. H algum tempo a Frana e Espanha voltaram a ter problemas nos Pirineus, dessa vez devido a operaes militares levadas a efeito naquela rea, considerada como zona neutra. No creio que tenha havido risco de guerra mas no dvido que o impasse tenha sido sanado graas quele tratado assinado no sculo XIII fixando os limites entre os dois pases. O perigo de guerra foi afastado graas a um documento datado de tantos sculos atrs. O caso acima relatado tem mais carter de anedota pois esse uso do arquivo rarssimo. Na realidade, como j disse anteriormente, os arquivos em geral perdem sua utilidade administrativa aps o perodo correspondente ao de uma vida humana. Nesse momento evidencia-se o segundo aspecto da responsabilidade do arquivista, qual seja, sua responsabilidade em relao ao futuro. nossa misso transmitir ao futuro a memria de nosso tempo, da mesma forma que a memria do passado nos foi transmitida. Entramos assim no campo da Histria. No sculo XX todas as cincias passaram por profundas mudanas, e, dentre ela talvez tenha sido a Histria a que sofreu modificaes maiores abrangendo hoje todos os campos da atividade humana e entrando especialmente pelos domnios da Demografia, da Economia e da Sociologia. Os arquivos foram, desde sempre, considerados fonte

de documentao histrica. J no tempo dos faras os arquivos egpcios eram consultados para se obter informaes sobre as enchentes do Nilo. Sabemos ainda que os historiadores da Antigidade grega, sem qualquer objetivo de ordem prtica, recorriam aos arquivos apenas para conhecer o passado. Podemos citar dois exemplos clssicos: Tcito e Suetnio escreveram a histria de Roma recorrendo aos arquivos sobre histria imperial. Se hoje conhecemos fatos histricos da Idade Mdia devemos isso aos monges que consultaram os arquivos, hoje destrudos, para escrever a histria que chegou at ns. Para demonstrar a importncia clssica dos arquivos vou citar um; frase de Michelet, historiador do scuio XIX que pesquisou muito nos arquivos da Frana. No comeco de um de seus livros de Histria ele nos conta como, um dia, ouviu o apelo do passado. (Seu estilo , naturalmente, extraordinrio e eu vou tentar reproduzir da melhor forma as suas palavras): "Nos corredores vazios do arquivo no me sentia sozinho, e sim muito bem acompanhado de tantos homens e mulheres que viviam nas folhas dos volumes encadernados em pergaminho e em meus ouvidos soava o grito dos sculos passados, um grito que chamava os homens de hoje e dizia: somos como vossos pais, vossos semelhantes e vossos irmos!". Esta frase, clebre na Frana, demonstra claramente que os arquivos no so uma coisa morta, muito ao contrrio, so algo vivo e constantemente utilizado. Infelizmente no somos todos um Michelet. Daquele tempo at nossos dias a Histria expandiu bastante seus domnios. Hoje o campo da pesquisa histrica se estende ao que antigamente no era considerado como domnio da Histria. Selecionei para vocs alguns ttulos de estudos histricos feitos ultimamente, exatamente para mostrar a variedade e de temas da pesquisa histrica: A Histria da Sade e da Higiene: livro sobre as epidemias numa provncia da Frana no sculo XVII; A Histria da morte e das atitudes mentais diante da morte: no sei por que, mas o assunto est em moda ultimamente; A Histria da alimentao no sculo XlX; A Histria dos levantes camponeses na Idade Mdia e suas causas psicolgicas e econmicas; A Histria da loucura, de seu tratamento e de seu conceito social; A Histria do sentimento religioso da prtica catlica antes da Revoluo Francesa; A Histria do casamento e da condio feminina:

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tambm um assunto do momento; livros sobre o tema so lanados quase todos os meses; A Histria da situao operria no sculo XIX. H muitos outros. Procurei apenas exemplificar com o que de mais recente e foi publicado na Frana. claro que para documentar esses estudos os autores tiveram acesso a vrios arquivos. Por essa mesma razo que arquivos considerados sem nenhum interesse ou importncia prtica so tidos atualmente como fontes histricas valiosssimas. Arquivistas do passado destruram inmeros documentos cuja perda hoje lamentada. Na Frana, arquivistas do passado destruram vasta documentao econmica como livros de contas que, na poca, pareciam no ter qualquer interesse mas que hoje se constituem numa das principais fontes de Histria Econmica. Outro fenmeno recente da evoluo histrica a interpenetrao da Histria e da Futurologia. Conheo inmeros estudos sobre Futurologia baseados em arquivos antigos, sobretudo nos campos da Demografia e da Economia. Para ns arquivistas esse um territrio totalmente novo, pois trata-se de estudos histricos que tm ao mesmo tempo interesse prtico. Nesse campo milita um novo tipo de pesquisador: no o historiador puro, um analista. Eis alguns exemplos da mutao por que passaram a Histria e a Pesquisa Histrica. J que estamos tratando dos problemas a serem enfrentados pelos arquivistas de nosso tempo, no podemos deixar de falar sobre os arquivos que surgiram recentemente como conseqncia da tecnologia moderna. So eles: os audiovisuais e os automatizados, isto , arquivos constitudos de documentos produzidos em decorrncia do processamento de dados. Tais documentos no existiam antes dos tempos atuais, e para eles temos que inventar uma nova arquivstica, tendo presente que o xito das futuras pesquisas depender do tratamento que dermos hoje a tal documentao. Esses so os desafios que o mundo atual nos lana. E de que meios dispomos para responder a tais desafios? Temos a disposio, sobretudo os meios materiais; se a poca moderna nos coloca novos problemas oferecemos tambm os recursos para resolv-los.

Isso se d principalmente no campo da conservao. As tcnicas de conservao de papis evoluram muito nos nossos dias. As tcnicas de construo de prdios de arquivo, de climatizao, de proteo contra insetos e outros agentes de destruio, de restaurao, os equipamentos especficos e todo o arsenal da qumica e da fsica nos permitem assegurar a conservao dos documentos de modo bem mais eficiente que em tempos passados. Existem em vrios pases do mundo edifcios de arquivo especialmente concebidos para essa finalidade e tenho a certeza de que o Brasil, dentro de curto perodo de tempo, ter edificaes semelhantes. Tomei conhecimento de inmeros projetos nesse sentido e espero que pelo menos alguns deles se concretizem. Entretanto, os meios materiais no so o essencial. Temos atualmente nossa disposio toda uma nova metodologia. Podemos mesmo dizer que a era em que vivemos viu nascer a Cincia dos Arquivos ou a Arquivologia. Antigamente a Arquivologia era mais uma prtica que uma cincia. Somente h quarenta anos, mais ou menos, que os especialistas se detiveram no estudo dos mtodos, dando origem a essa nova cincia da qual um dos fundadores Schellenberg, que os senhores conhecem. Uma das principais caractersticas da moderna arquivologia, que evolui a cada momento, a importncia que se d triagem e ao tratamento das grandes massas documentais. A classificao tambm um dos grandes problemas a serem enfrentados. Se alguns desses obstculos foram superados, outros permanecem intransponveis. Creio que estamos todos de acordo em que a maior dessas barreiras a do volume de papis e a causa do aumento desse volume , como disse no incio, a contnua e cada vez maior interferncia do Estado na vida econmica, social etc. A resposta para a reduo dessa massa documental pode estar em dois procedimentos distintos: O primeiro reduzir a massa de papis pela triagem ou amostragem. Evidentemente no podemos conservar todos os documentos produzidos e, mesmo que isso fosse possvel, os historiadores do futuro no teriam condies de utiliz-los. Somos ento obrigados a optar pela triagem ou pela amostragem. A amostragem a soluo do futuro. Consiste na preservao de uma parcela

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significativa de cada conjunto de documentos. a nica maneira de transmitirmos as geraes futuras informaes sobre o nosso tempo sem corrermos o risco de submergir num mar de papis. A triagem a reduo da massa documental feita aps cuidadosa anlise e avaliao. O segundo procedimento para reduo do volume de papis o emprego da microfilmagem, ou seja, a transferncia das informaes contidas num documento para um suporte de dimenses reduzidas. A tecnologia est altamente desenvolvida e podemos ficar razoavelmente seguros quanto conservao do microfilme. Na Frana temos microfilmes com mais de 50 anos que se encontram perfeitamente conservados. O grande inconveniente do microfilme no de ordem tcnica e sim financeira: os altos preos do equipamento, do material fotogrfico, da mo-de-obra qualificada, alm do tempo gasto nessa atividade. Em meu pas fizemos, h pouco tempo, com a ajuda de especialistas, um estudo comparativo dos preos de um metro linear de documentos microfilmados e dessa mesma metragem armazenada em estantes, incluindo-se nessa avaliao o custo do prdio onde seriam preservados. O estudo foi feito por duas equipes diferentes e o resultado foi claro: a equipe constituda por funcionrios dos Arquivos Nacionais concluiu que a preservao em microfilme custava trs vezes e meia mais cara do que a guarda em estantes. O outro grupo, pertencente Kodak estimou essa diferena em cinco vezes e meia a mais. Este dever ser o argumento usado quando o diretor de uma empresa se decidir pela microfilmagem. inegvel que o emprego da microfilmagem importante para o arquivo, entretanto o fator determinante de sua aplicao no deve ser o da reduo de volume e sim o de garantir a segurana dos documentos. Acredito que no Brasil, como em outros pases, os documentos antigos, frgeis, sejam microfilmados para assegurar sua conservao. A consulta e a pesquisa so feitas no microfilme. Finalmente, o ltimo problema a ser resolvido o da organizao e administrao dos arquivos. Conheo vrios pases em que as dificuldades tcnicas esto praticamente superadas enquanto que as administrativas permanecem. Os arquivistas brasileiros conhecem bem o assunto.

O primeiro aspecto que se apresenta o da subordinao administrativa dos arquivos. No Brasil o Arquivo Nacional est subordinado ao Ministrio da Justia. Diante dessa realidade ocorre-nos a pergunta: - o que tem o Ministrio da Justia a ver com os arquivos? Na Frana o Arquivo Nacional est subordinado ao Ministrio da Cultura. Tambm no a melhor soluo pois os arquivos no podem ser encarados apenas pelo lado cultural; h o aspecto administrativo para o qual o Ministrio da Cultura no tem a menor competncia. A melhor soluo seria subordin-los diretamente Presidncia da Repblica, ou ao 1 Ministro, uma vez que eles so por definio, interministeriais. nesse sentido que devemos trabalhar. Outro ngulo da questo a ser considerado o da legislao referente aos arquivos, que varia de pas para pas e est intimamente ligada ao sistema administrativo e econmico de cada um deles. Apesar disso existem alguns princpios gerais que devem ser respeitados, particularmente o que diz respeito obrigao de todas as administraes de recolherem seus Arquivos e o referente ao livre acesso do pblico aos acervos documentais aps determinado tempo. Sob este aspecto o Brasil ainda precisa evoluir muito e este progresso mais difcil devido a estrutura federativa do pas. A regulamentao da profisso de arquivista e sua formao outro problema relevante. Cada pas, de acordo com sua realidade, dever resolv-lo mediante legislao especfica, obedecendo, entretanto, a princpios comuns a todos. O primeiro deles que a profisso de arquivista deve ser uma profisso independente. Gostaria de poder falar mais detalhadamente sobre cada um desses assuntos mas como isso no possvel procurei focalizlos para evidenciar a interpenetrao e a complexidade existente nos arquivos. No tenho a pretenso de conhecer os arquivos brasileiros. Estou no Brasil apenas h duas semanas e num perodo to curto impossvel conhecer um pas to grande e complexo. Com grande prazer tomei conhecimento de que, dentro de pouco tempo, o Presidente da Repblica ir sancionar a te, que cria o Sistema Nacional de Arquivos. Tal Sistema devera ser a base de toda a organizao dos arquivos no Brasil futuramente. Ele ir fornecer um quadro geral e estar a cargo

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de vocs, arquivistas brasileiros, preencher esse quadro. impossvel pensar-se em estabelecer no Brasil uma organizao centralizada como encontramos nos pequenos pases da Europa. A organizao dos arquivos no Brasil dever ser feita em trs nveis: a nvel federal, estadual e municipal. Entre eles no dever existir uma relao de autoridade hierrquica e sim uma relao de coordenao e cooperao. O rgo central de coordenao tcnica e organizacional ser o Arquivo Nacional, e, nessa tarefa dever ser auxiliado pela associao a que vocs pertencem. A AAB dever representar na organizao dos arquivos do Brasil um papel fundamental, pois nela esto reunidos arquivistas de todos os nveis. Por seu intermdio se far uma ampla troca de experincias e poder ento ser elaborada a doutrina arquivistica brasileira. Ao final de minha estadia no Brasil posso afirmar que guardo uma impresso muito favorvel. um pas jovem e dinmico, cheio de confiana no futuro e possuidor, desde j, de um quadro de arquivistas competentes e principalmente entusiastas. Sim, talvez tenha sido o entusiasmo o que mais me impressionou em todos os contatos profissionais que tive neste pas. Para, um europeu uma sensao reconfortante ver que, no Brasil, quando um problema se apresenta pensa-se imediatamente numa soluo. possvel que a realizao no siga o mesmo ritmo, mas isso acontece em diversos pases. A UNESCO presta sua colaborao tanto para construo de prdios para arquivos e aquisio de equipamentos, quanto no campo da formao profissional, oferecendo bolsas de estudos para participao em cursos estgios. Os pedidos devem ser encaminhados por intermdio do Conselho Internacional de Arquivos. Pessoalmente aprendi muito nesta visita ao Brasil. Aprendi, principalmente, que no campo dos arquivos tudo est ainda por fazer mas tudo j est encaminhado. E, acreditem, no se pode dizer tal coisa de muitos outros pases. Aqui, todos aqueles com quem mantive contato estavam conscientes dos problemas, ao contrrio do que ocorre em outros pases onde os problemas no existem simplesmente porque as pessoas no se do conta da sua existncia. Para terminar quero dizer da minha emoo pela acolhida calorosa e amiga com que

fui recebido no Brasil. Notei que uma companhia de aviao brasileira tem como slogan: "O Brasil uma pessoa". Estou de acordo e acho que uma pessoa que no podemos conhecer sem am-la. H duas semanas que me encontro aqui e levo a impresso de ter aumentado em muito o nmero de amigos. Podem estar certos de que, ao fazer meu relatrio de viagem UNESCO, a palavra que vou usar para retratar o Brasil ser CONFIANA. Confiana voltada para o futuro dos arquivos brasileiros e para a conservao do riqussimo patrimnio histrico-documental desse grande pas.

Perguntas e Respostas 1 ) Como deve ser constituda uma equipe para planejar - e construir um prdio de arquivo? R: Esse um problema que conheo bem. E, talvez, o assunto do qual mais entendo pois, quando fui Chefe dos Servios Tcnicos dos Arquivos. Constru 53 edifcios para arquivo. O essencial quando se quer construir um edifcio ter um plano preciso. O primeiro passo saber o que se vai colocar nesse prdio e depois saber se ser uma edificao destinada a arquivos histricos, arquivos intermedirios ou a ambos. Da resposta a essa pergunta vai depender todo o programa da construo. Um edifcio para arquivo histrico ir necessitar, alm dos depsitos, de salas para pesquisa. J o arquivo intermedirio ter que ter, alm dos locais de armazenamento, sai as para triagem, catalogao e classificao. Se o prdio for abrigar os dois tipos de arquivos dever contar com salas para pesquisa, triagem, catalogao e classificao alm dos depsitos. E preciso reservar ainda, locais para os servios tcnicos de microfilmagem, restaurao e encadernao, e se for no Brasil, por exemplo, onde o clima tropical, prever salas para desinfeco e desinfestao. Alm dessas dependncias deve-se reservar reas para a realizao de exposies, conferncias e reunies. A primeira providncia que se impe a formao de uma equipe de arquivistas, sem arquitetos no incio, de modo a definir as reais necessidades do arquivo tais como: a quantidade de arquivos a ser colocados no prdio. A regra geral que 1000 metros lineares de documentos ocupam 170 m2 de rea.

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Dessa maneira torna-se fcil calcular o espao de que se vai precisar. Basta medir a quantidade de documentos em metros lineares e multiplicar por 170. Obviamente quando se vai construir um prdio de arquivo deve-se prever crescimentos futuros, reservando-se rea para os documentos que ainda iro ser produzidos. Se o prdio se destina a um arquivo municipal ser necessria uma visita a todos os rgos da administrao municipal para se ter uma idia aproximada do volume da documentao existente. O mesmo procedimento deve ser adotado em relao aos arquivos estaduais - o clculo da rea destinada aos pesquisadores. Em princpio destina-se 5 m2 de sala para cada leitor. Isto quer dizer que, se se pretende receber vinte leitores mesmo tempo ser necessria uma sala de 100 m2. Esta uma norma internacional. - previso do nmero de funcionrios que iro trabalhar no prdio, em cada setor do arquivo: arquivo textual, arquivo impresso, audiovisual, etc. Portanto, antes de se construir o prdio, deve-se ter uma idia clara do organograma de seu funcionamento. Somente aps a concluso dessa etapa de trabalhos pela equipe de arquivistas. que o arquiteto inicia sua tarefa. De modo geral no o arquivista quem escolhe o arquiteto. Ocasionalmente se faz um concurso mas quase sempre o Estado ou a Cidade quem o escolhe. O concurso possibilita maiores opes de escolha mas custa caro pois necessrio pagar a todos pela apresentao dos projetos concorrentes. Na Frana adotamos uma forma mais simples, pedindo diretamente a um arquiteto que apresente um anteprojeto. Se aprovado constrise seguindo suas diretrizes; caso contrrio solicitase ao arquiteto a sua reformulao. O chefe do arquivo deve sempre dar sua aprovao ao projeto. Conheo um pas na frica, no vou citar o nome, em que o projeto de construo do arquivo foi aprovado pelo governo sem que o chefe do arquivo dele tivesse conhecimento. Essa edificao era to adequada para um arquivo como para um hospital. Para a construo de arquivos existem normas tcnicas Essas normas esto publicadas e disposio para consulta em muitas obras que podem ser encontradas, sobretudo no Arquivo Nacional. .

2) Gostaria que M. Duchein dissesse alguma coisa sobre conservao de arquivos mdicos, especialmente de pronturios. R: No possuo muitas informaes a esse respeito, mas sei que na Frana os arquivos mdica. So muito bem organizados especialmente no Hospital de Lyon e no de Cretenil. Fornecerei os endereos para maiores informaes. A Associao dos Arquivistas Franceses possui uma seo especializada em arquivos de hospitais. Tambm esse endereo lhe ser fornecido. 3) No que diz respeito a segurana dos arquivos, especialmente o combate a incndios, o que o Sr. poderia nos dizer sobre os processos utilizados na Frana? R: Todos os arquivos modernos so equipados com clulas foto-eltricas que detectam incndios. O sistema acionado no momento em que h fumaa e to sensvel que quando alguma fumaa da rua entra pelas janelas ele comea a funcionar imediatamente. No momento em que o sistema de alarme acionado todas as portas se fecham automaticamente. Todos os depsitos de arquivos franceses so divididos em compartimentos de 200 m2 no mximo. Na Frana no existe o sistema de sprinklers. De modo geral os especialistas europeus so contra o emprego desse sistema. Nem na Frana, nem na Inglaterra, Alemanha ou Itlia esse sistema utilizado. Os Estados Unidos, entretanto o adotam em seus arquivos. H divergncia de opinies entre os especialistas. Na Frana no se usa o sistema por apresentar risco de inundaes. Nos depsitos de arquivas de documentos raros utilizado o gs halon, que tambm entra em funcionamento to logo se inicie o fogo, entretanto seu preo muito elevado. Nos grandes depsitos de arquivos o alarme contra incndios est ligado diretamente ao Corpo de Bombeiros. 4) Tem conhecimento do uso de processamento de dados como suporte s atividades de arquivo? R: Na Arquivo Nacional da Frana existe um setor de Informtica que funciona em dois campos de atividades: 1 - automao de catlogos de arquivo (j existem trs experincias em funcionamento); 2 automao das relaes de recolhimento (ainda em estudos) a ser adotada nos arquivos intermedirios instalados em Fontainebleau. 5) O arquivo intermedirio de Fontainebleau est pronto?

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R: Ainda no. Sero construdos 10 blocos dos quais apenas dois se acham concludos. Quando terminar a construo ser o maior depsito de arquivo da Europa. O terceiro bloco est em fase de construo. Cada bloco possui capacidade para armazenar 100.000 m lineares de arquivos. Isto quer dizer que cada bloco isoladamente representa muito mais que o conjunto dos arquivos brasileiros. 6) Quando foram feitos os estudos de viabilidade econmica de utilizao da microfilmagem nos arquivos da Frana foi includo, para efeito de clculo, o valor do aluguel do imvel? R: Foi calculado o preo de construo do imvel para alojar 1000 m de documentos, e o preo de 1000 m de microfilmagem. 7) Na pergunta anterior no me referia ao preo da construo mas ao valor do aluguel R: No temos prdios alugados. Somos sempre proprietrios. Quando se calculou o preo da microfilmagem calculou-se tambm o salrio dos operadores. 8) Quais as principais qualidades de um arquivista e que nvel de escolaridade deve possuir? R: A pergunta difcil de ser respondida; depende da natureza dos arquivos a serem preservados. Tratando-se de um arquivo histrico ser necessria uma formao histrica adiantada, conhecimentos de Paleografia, etc. Um arquivo administrativo exigir conhecimento de administrao. O arquivista responsvel pelo arquivo mdico dever conhecer a fundo o funcionamento do hospital a que o mesmo serve. Um arquivo de Universidade exige conhecimentos do sistema universitrio. H, porm, um formao bsica comum a todos e a esto includas a classificao, a seleo, a catalogao, mas a especializao dever ser feita de acordo com o ramo de arquivo onde sero desempenhadas as atividades profissionais. 9) Quais as principais caractersticas a serem observadas na construo dos arquivos intermedirios? R: As mesmas adotadas para a construo de um depsito clssico de arquivo, contudo: l o equipamento mais reduzido, menos custoso (prateleiras industriais, climatizao menos aperfeioada etc.)

2 os locais de trabalho so reservados ao pessoal de arquivo e no h consulta por parte do pblico; da a ausncia de salas de leitura, de exposies, de conferncias, etc. 3 os locais de triagem e classificao devem merecer ateno especial e ser particularmente bem equipados. 10) Para ns brasileiros, qual a influncia do arquivo intermedirio nos arquivos correntes? R: Quando existe um arquivo intermedirio distinto dos arquivos permanentes as transferncias so feitas dos arquivos correntes para esse depsito intermedirio. Ali os documentos so selecionados e, apenas os que apresentem interesse histrico so posteriormente recolhidos aos arquivos histricos. 11) No planejamento da construo de um prdio para arquivo devem ser previstas reas extensas ou compartimentos menores e isolados uns dos outros? R: Toda a rea de depsito de mais de 200m2 deve ser separada por uma parede corta-fogo. 12) O Sr. tem conhecimento de iniciativas na Amrica do Sul para a construo de prdios de arquivo, segundo normas modernas? R : Existe um projeto recente para o Archivo Central de Ia Nacin em Caracas (Venezuela) e um outro em Bogot (Colmbia). Tenho conhecimento tambm da existncia de um projeto para o Archivo de Ia Nacin de Buenos Aires (Argentina) e outros projetos (notadamente na Costa Rica), porm no os conheo pessoalmente. 13) Em sua opinio, quais os requisitos mnimos fundamentais para a instalao de um arquivo? R: - Proteo contra incndios (estantes metlicas, instalao eltrica subterrnea conforme as normas de segurana); - Proteo contra a luz solar (janelas pequenas, postigos ou persianas); Se possvel, temperatura de 18 a 20 e 50% de umidade relativa. Se no for possvel, pelo menos um bom arejamento (circulao de ar); Separao dos locais de trabalho dos locais de armazenamento por portas corta-fogo. 14) Os arquivos correntes recebem orientao e superviso dos Arquivos Nacionais ou do Arquivo Intermedirio? R: Segundo o sistema praticado na Europa, nos Estados Unidos, no Canad, etc., o Diretor do Arquivo Nacional exerce sua autoridade sobre os arquivos intermedirios que, por sua vez,

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colaboram com os arquivos correntes. A regulamentao em todos os niveis estabelecida pela Direo do Arquivo Nacional. Os arquivos intermedirios no tm autonomia regulamentadora. 15) O Brasil inicia agora uma nova etapa no estabelecimento dos Cursos Superiores de Arquivo. Uma das idias que surge a da montagem de laboratrios de arquivo dentro da universidade, onde os alunos possam receber aulas prticas. Para ns a idia totalmente nova. Gostaramos, portanto, de saber se, na Frana, j existe esse tipo de experincia, e, em caso afirmativo, o que deve ser feito e em que consiste exatamente esse laboratrio? R: No tenho conhecimento de experincia deste tipo na Frana. Neste sentido existe um ensino

arquivstico ainda embrionrio na Universidade de Mulhouse (Alto-Reno) e que at agora no foi reconhecido pelo Estado para fins de recrutamento de arquivistas para Arquivos Pblicos. A iniciativa brasileira me parece excelente e muito promissora, a exemplo do que vem sendo feito no Arquivo Pblico Mineiro. 16) Qual a sua opinio sobre exposies itinerantes de documentos originais histricos? .R: Sou contra. Entretanto, se realizadas, devem ser constitudas apenas por documentos dos quais existam vrias cpias. 17) Algum pas faz isso? R: No. Que eu saiba.

Conhea outro texto de Michel Duchein :"O respeito aos fundos em arquivstica: Princpios tericos e problemas prticos", bem como, uma parte do pensamento arquivstico nos ltimos trinta anos, encontra-se no CD-ROM Comemorativo venda na sede da Associao dos Arquivistas Brasileiros AAB.

INFORMES
1) XIV CONGRESSO BRASILERIO DE ARQUIVOLOGIA O evento com o tema A Arquivologia e a construo social do conhecimento reuniu cerca de 300 profissionais e estudantes em torno da questo, no perodo de 23 a 28 de abril, na cidade do Rio de Janeiro. O formato do Congresso, com poucos eventos paralelos, permitiu o aprofundamento das discusses. Como resultado do alto nvel apresentado, uma das recomendaes da plenria indica a realizao do evento no mesmo formato e a cada dois anos. Durante o Congresso foram lanados o novo exemplar da Revista Arquivo & Administrao, com artigos de Armando Malheiro da Silva, Joo Vieira, Jos Maria Jardim e Wilson Santiago da Silva, e um CD com Anais e Programas de Congressos anteriores e exemplares da Revista Arquivo & Administrao at 1999. A todos os envolvidos na realizao do XIV Congresso Brasileiro de Arquivologia a AAB parabeniza. 2) Cursos realizados no 1 semestre Gernciamento Eletrnicos de Documentos GED 3) Cursos previstos para o 2 semestre Curso Microfilmagem e Digitalizao de Documentos, Leonardo Machado Borges, scio da FEMADE Tecnologia Ltda previsto para o perodo de 16 e 17 de outubro de 2006. Curso "Arquitetura de Arquivos", com a arquiteta doutora Claudia S. Rodrigues de Carvalho, o evento est programado para os dias 8 e 9 de novembro de 2006, no horrio de 9hs s 17hs. 4) II Encontro de Bases de Dados sobre Informaes Arquivsticas A Associao dos Arquivistas Brasileiros AAB promover o II Encontro de Bases de Dados sobre Informaes Arquivsticas, com o apoio da Fundao Casa de Rui Barbosa e do Arquivo Nacional, acrescentando ao modelo anterior, no s a perspectiva de relatos de experincias, como tambm a possibilidade de reflexo sobre a prtica e a teoria voltadas construo, recuperao e disseminao de bases de dados oriundas da prtica cientfica e tecnolgica. 5) Ms do Arquivista Em outubro teremos o Ms do Arquivista. No perca os eventos programados. Maiores informaes www.aab.org.br 6) Anais do XIV Congresso Brasileiro de Arquivologia Em breve ser lanado os Anais do XIV Congresso Brasileiro de Arquivologia

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